UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI

BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT

FUNGSIAN

PENGENALAN
Sistem maklumat pengurusan merupakan sistem maklumat berasaskan komputer yang
direkabentuk untuk memenuhi keperluan maklumat oleh pengurus-pengurus dalam
sesebuah organisasi. Pengurus-pengurus memerlukan maklumat yang boleh membantu
mereka untuk menyelesaikan sesuatu masalah dan membuat sesuatu keputusan.

Maklumat yang disediakan oleh sistem maklumat pengurusan adalah dalam bentuk
laporan-laporan dan paparan kepada pengurus. Ia juga menyediakan output hasil
daripada simulasi dengan menggunakan model matematik. Maklumat yang dihasilkan
boleh disediakan dalam bentuk grafik atau jadual. Sistem maklumat ini perlu berinteraksi
dengan sistem pemprosesan urus niaga untuk memperolehi data-data yang berkaitan.
Perkembangan teknologi komputer yang semakin maju telah menyebabkan organisasi
beralih kepada penggunaan komputer dan memastikan penggunaan komputer
dimanfaatkan oleh semua pengurus bagi menyelesaikan sesuatu masalah.

Pemasaran merupakan bidang fungsian yang pertama menunjukkan minat dalam

menggunakan Sistem Maklumat Pengurusan, sebaik sahaja konsep Sistem Maklumat
Pengurusan diperkenalkan. Unit Pemasaran mengubahsuai Sistem Maklumat
Pengurusan untuk disesuaikan dengan bidang pemasaran, sehingga ia dikenali sebagai
Sistem Maklumat Pemasaran.

Sistem Maklumat Pembuatan menyokong fungsi-fungsi pengeluaran atau pengoperasian yang

merangkumi aktiviti-aktiviti perancangan dan pengawalan proses pengeluaran produk atau
perkhidmatan. Sistem maklumat yang digunakan untuk pengurusan operasi dan pemprosesan
transaksi dapat membantu organisasi-organisasi yang perlu melakukan aktiviti-aktiviti
merancang, mamantau dan mengawal inventori, pembelian dan pengaliran produk dan
perkhidmatan. Objektif sistem maklumat pembuatan ialah untuk menghasilkan produk yang
memenuhi kehendak pelanggan, bermula daripada bahan mentah yang disediakan oleh
pembekal sehingga kepada perkhidmatan dan produk siap yang diberikan kepada pelanggan
dengan kos yang rendah.

Fungsi pengurusan sumber manusia melibatkan pemprosesan maklumat yang berkaitan

dengan staf organisasi. Maklumat jabatan sumber manusia adalah untuk menguruskan
penggunaan sumber manusia organisasi dengan lebih berkesan dan cekap. Oleh sebab itu,
Sistem Maklumat Sumber Manusia direka bentuk untuk membantu perancangan dalam
memenuhi keperluan staf organisasi, pembangunan staf organisasi dan pengawalan terhadap
polisi dan program staf organisasi.

Transaksi adalah peristiwa yang berlaku dalam aktiviti perniagaan organisasi, seperti
penjualan, pembelian, pembayaran, dan sebagainya. Ia menggambarkan pertukaran
produk atau perkhidmatan dengan wang. Apabila berlaku sesuatu transaksi di antara
organisasi dengan pelanggannya atau pihak-pihak lain, data-data mengenai transaksi,
pelanggan, produk, jumlah wang yang terlibat, dan sebagainya perlu direkod dan
diproses. Ini adalah kerana, transaksi yang berlaku akan memberi kesan ke atas
kedudukan kewangan organisasi. Maka, aktiviti pemprosesan transaksi adalah sangat

OUM 61
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

diperlukan dalam organisasi untuk memastikan pemprosesan data-data transaksi

berjalan dengan lancar, kalau tidak operasi transaksi organisasi akan lumpuh. Sistem
maklumat berasaskan komputer yang mengendalikan aktiviti pemprosesan transaksi
ini dipanggil Sistem Pemprosesan Transaksi.

OBJEKTIF
Di akhir bab, anda seharusnya dapat:

1. mengenalpasti apa yang dimaksudkan dengan sistem maklumat pemasaran;

2. mengetahui empat aktiviti-aktiviti utama yang diuruskan oleh jabatan sumber manusia;
3. menakrifkan apa yang dimaksudkan dengan sistem maklumat pembuatan;
4. menerangkan tiga jenis penulisan laporan di dalam sistem maklumat pengurusan;
dan
5. menakrifkan apa yang dimaksudkan dengan Sistem Pemprosesan Transaksi;

5.1 SISTEM MAKLUMAT PEMASARAN

Sistem Maklumat Pemasaran mengumpul data-data yang menerangkan transaksi
pemasaran yang berlaku dalam organisasi. Data-data ini boleh diperolehi menerusi
penggunaan teknologi maklumat. Contohnya, seorang juru jual yang berada di pejabat
pelanggannya boleh menyimpan butir-butir pesanan yang diminta oleh pelanggan dengan
menggunakan komputer atas riba (laptop computer).

Malah teknologi Internet kini berupaya mengautomasikan kebanyakan aktiviti

pemprosesan maklumat untuk sokongan dan pengurusan aktiviti jualan. Pemasaran
secara interaktif, yang melibatkan penggunaan Internet, Intranet dan Extranet kini makin
meluas dan bertujuan untuk mewujudkan interaksi dua hala di antara organisasi dengan
pelanggannya.

Oleh itu, dengan kepesatan teknologi maklumat, pengumpulan data transaksi pemasaran
boleh dilakukan dengan pantas dan cepat. Data-data yang dikumpul digunakan untuk
menyediakan maklumat pemasaran dalam bentuk laporan berkala dan laporan khas.
• Laporan berkala disediakan mengikut jadual yang ditetapkan. Sebagai contoh, laporan
bulanan bagi analisis jualan mengikut jenis produk.
• Laporan khas ialah laporan yang disediakan apabila berlaku perkara yang di luar
jangkaan. Maklumat pemasaran yang disediakan oleh Sistem Maklumat Perakaunan
ialah dalam bentuk analisis jualan.

TAKRIFAN:
Analisis jualan ialah kajian ke atas aktiviti jualan organisasi.

62 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Pengurus-pengurus jualan mesti merancang, memantau dan membantu prestasi

jurujual-jurujual yang memasarkan produk organisasi. Oleh sebab itu, kebanyakan
organisasi mempunyai Sistem Maklumat Pemasaran berasaskan komputer bagi
menjanakan laporan analisis jualan yang menganalisa jualan mengikut produk,
pelanggan, jenis pelanggan, jurujual, wilayah jualan dan sebagainya. Laporan-laporan
sebegini boleh membantu pengurus pemasaran memantau prestasi jualan produk dan
jurujual. Di samping itu juga, membantu pengurus pemasaran untuk menyediakan
program-program yang boleh meningkatkan hasil jualan organisasi.

Sekiranya organisasi tidak mempunyai satu sistem maklumat perakaunan yang baik,
maka ia tidak dapat memberi maklumat yang baik bagi membantu pengurus-pengurus
menyelesaikan masalah pemasaran.

Latihan 5.1

1. Berdasarkan pemahaman anda, apakah yang dimaksudkan dengan

Sistem Maklumat Pemasaran.

2. Terangkan secara ringkas, subsistem-subsistem yang terdapat dalam

Sistem Maklumat Pemasaran.

3. Terangkan empat peringkat yang terdapat dalam Kitar Hayat Produk.

5.1.1 Prinsip-prinsip Pemasaran

Tidak dinafikan bahawa strategi pemasaran yang berkesan memainkan

peranan penting dalam sesebuah organisasi. Tahukah anda, strategi
pemasaran yang bagaimanakah paling berkesan untuk diguna pakai dalam
sesebuah organisasi.

Pemasaran merupakan bidang fungsian yang bertanggungjawab untuk:-

• menentukan identiti bagi produk (barangan atau perkhidmatan) yang ditawarkan kepada
pengguna;
• menentukan kaedah yang efektif bagi meletakkan harga, merancang, mempromosi,
menjual dan mengedar produk;
• mencipta produk dan pasaran baru kepada pengguna; dan
• meramalkan permintaan produk dan pendapatan yang dijangkakan.

Pengurus pemasaran dalam satu organisasi mempunyai pelbagai sumber untuk

melakukan aktiviti-aktiviti pemasaran. Namun demikian, objektif utamanya ialah untuk
menghasilkan strategi-strategi pemasaran yang baik dengan menggunakan sumber-
sumber yang ada bagi memasarkan barangan, idea dan perkhidmatan organisasi.
Strategi pemasaran yang lebih dikenali sebagai campuran pemasaran, terdiri daripada
gabungan beberapa elemen yang penting, iaitu produk, promosi, tempat dan harga.

OUM 63
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

• Elemen Produk merupakan sesuatu yang dibeli oleh pengguna untuk memenuhi
kehendak atau keperluannya. Produk boleh terdiri daripada barangan fizikal,
perkhidmatan atau idea.
• Elemen Promosi pula melibatkan cara-cara untuk menggalakkan penjualan produk,
termasuklah pengiklanan dan jualan secara peribadi.
• Elemen tempat melibatkan cara untuk mengedar produk kepada pengguna dengan
menggunakan saluran pengedaran.
• Elemen harga pula berkaitan dengan apa yang pelanggan bayar untuk suatu produk.

Pada tahun 1966, Profesor Philip Kotler [Mcleod,1998] telah mengenal pasti tiga jenis
maklumat pemasaran yang berkaitan dengan pengumpulan dan pemprosesan maklumat
pemasaran. Tiga jenis maklumat pemasaran ini digambarkan dalam Rajah 5.1.

Maklumat-maklumat yang Aliran maklumat

dikumpul dalam organisasi daripada persekitaran ke
dalam organisasi

Maklumat
pemasaran Maklumat risikan pemasaran
dalaman

PERSEKITARAN
ORGANISASI

Komunikasi pemasaran

Aliran maklumat daripada

organisasi ke persekitaran

Rajah 5.1: Aliran maklumat pemasaran

Kotler menyatakan bahawa keputusan-keputusan yang sukar dalam aktviiti pemasaran

seperti mengurangkan harga, meningkatkan belanja pengiklanan atau mengenalpasti
kawasan jualan boleh dilakukan menerusi penilaian awal dan penilaian selepas dengan
menganalisa secara saintifik data-data yang diperolehi.

5.1.2 Model Sistem Maklumat Pemasaran

TAKRIFAN:
Sistem maklumat pemasaran boleh didefinisikan sebagai satu sistem
berasaskan komputer yang berkerjasama dengan sistem maklumat fungsian
yang lain untuk membantu pengurusan organisasi dalam menyelesaikan
masalah pemasaran produk organisasi.

64 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Model sistem maklumat pemasaran yang diberikan oleh McLeod [1998] terdiri daripada
kombinasi subsistem input dan output dengan dihubungkan oleh satu pangkalan data.
Subsistem input mengumpul data dan maklumat pemasaran dan disimpan ke dalam
satu pangkalan data. Subsistem input pemasaran terdiri daripada sistem maklumat
perakaunan, subsistem perisikan pemasaran dan subsistem penyelidikan pemasaran.

Subsistem output pula akan menggunakan data yang disimpan di pangkalan data untuk
menghasilkan maklumat berkaitan dengan pemasaran produk, promosi, tempat dan
harga produk. Subsistem output terdiri daripada subsistem produk, subsistem tempat,
subsistem promosi, subsistem harga dan subsistem integrasi-campuran. Kesemua
subsistem ini akan diterangkan pada bahagian seterusnya. Data-data yang disimpan
dalam pangkalan data boleh dikongsi oleh bidang fungsian yang lain dan tidak terhad
kepada unit pemasaran sahaja. Model sistem maklumat pemasaran ini ditunjukkan pada
Rajah 5.2.

data
Sistem Subsistem
maklumat produk
perakaunan data
data

Subsistem
tempat
Sumber dalaman

Subsistem
maklumat
Subsistem promosi
penyelidikan
pemasaran
Subsistem
harga
Sumber persekitaran
Pangkalan
data Subsistem
Subsistem
intergrasi-
perisikan
campuran
pemasaran

Subsistem Input Subsistem Output

Rajah 5.2: Model sistem maklumat Pemasaran

Dengan menggunakan keempat-empat elemen pemasaran iaitu produk,

promosi, tempat dan harga, cuba anda lakarkan secara grafik yang
mengaitkan di antara setiap elemen ini.

OUM 65
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

5.2 SISTEM MAKLUMAT PEMBUATAN

Sistem Maklumat Pembuatan menerangkan subsistem-subsistem yang menghasilkan
maklumat berkaitan dengan operasi pengeluaran. Pendekatan yang telah lama
digunakan dalam menguruskan proses pembuatan adalah seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 5.3.

Titik Pesanan Perancangan

Semula (ROP) keperluan bahan

Pendekatan dalam
pengurusan proses
pembuatan

Perancangan
Just In Time
sumber pembuatan
(JIT)
bahan

Rajah 5.3: Pendekatan dalam pengurusan proses pembuatan

5.2.1 Perancangan Keperluan Bahan

Tahukah anda bahawa Perancangan Keperluan Bahan ialah strategi yang

proaktif dan tidak hanya menunggu bila hendak membuat pesanan.

Pada awal tahun 1960-an, Joseph Orlicky daripada syarikat J.I.Case telah
memperkenalkan pendekatan yang dipanggil perancangan keperluan bahan (PKB).

Pendekatan ini melihat kepada masa hadapan dengan mengenalpasti bahan-bahan

yang diperlukan, kuantiti bahan yang diperlukan dan bila bahan itu diperlukan. Komponen
sistem perancangan keperluan bahan ditunjukkan di dalam Rajah 5.4.

Sistem Penjadualan Pengeluaran memerlukan empat fail dalam menyediakan Jadual

Pengeluaran Utama (Master Production Schedule) iaitu Fail Pesanan Pelanggan, Fail
Ramalan Jualan, Fail Inventori Barangan Siap dan Fail Kapasiti Pengeluaran. Jadual
pengeluaran utama merancang pengeluaran untuk masa hadapan dengan
mengambilkira faktor ‘lead time’ dan masa pengeluaran.

Sistem Perancangan Keperluan Bahan menentukan kualiti bahan yang diperlukan

untuk mengeluarkan bilangan unit yang dikehendaki. Data inputnya terdiri daripada Fail
Jadual Bahan, Fail Jadual Pengeluaran Utama dan Fail Inventori Bahan Mentah. Perkara
yang perlu dilakukan ialah mendapatkan keperluan kasar dan keperluan bersih bahan.

TAKRIFAN:
Keperluan kasar adalah keperluan bahan yang diperlukan untuk
mengeluarkan produk yang dijadualkan.

66 OUM
UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Fail Pesanan Fail Ramalan Fail Inventori Fail Kapasiti

Pelanggan Jualan Barangan Pengeluaran
Siap

Sistem Penjadualan
Pengeluaran

Fail Inventori Jadual Fail Jadual

Bahan Pengeluaran Bahan

Sistem Perancangan
Keperluan Bahan

Jadual
Pesanan
yang telah
Laporan Dirancang
Perancangan

Sistem Keluarkan
Laporan Pesanan
Perestasi

Laporan
Pengecualian
Laporan Laporan
Keluaran Keluaran
Pesanan Pesanan
Laporan pada
Pesanan yang
Dirancang

Sistem Pembelian Sistem Kawalan

'shop floor'

Rajah 5.4: Sistem perancangan keperluan bahan [McLeod, 1998]

OUM 67
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

Keperluan bersih adalah item-item yang perlu dibeli untuk memenuhi jadual pengeluaran
utama. Berikut adalah formulanya:

Keperluan kasar = kuantiti bil bahan x bilangan unit yang hendak dikeluarkan
Keperluan bersih = keperluan kasar – bahan yang ada

Sistem Perancangan Keperluan Kapasiti berinteraksi dengan Sistem Perancangan

Keperluan Bahan untuk memastikan jadual pengeluaran sesuai dengan kapasiti kilang.
Sistem ini menghasilkan beberapa output, iaitu:
(i) Jadual pesanan yang telah dirancang (output utama)
(ii) Perubahan kepada pesanan yang telah dirancang
(iii) Laporan pengecualian
(iv) Laporan prestasi
(v) Laporan perancangan

Sistem Pengeluaran Pesanan menggunakan jadual pesanan yang telah dirancang

sebagai input dan cetak laporan pengeluaran pesanan untuk diberikan salinannya
kepada jabatan pembelian dan pengurus bahagian operasi pengeluaran (shop floor
manager).

5.2.2 Sistem ‘Just-In-Time’ (JIT)

Anda telah didedahkan dengan Titik Pesanan Semula, Perancangan

Keperluan Bahan dan Perancangan Sumber Pembuatan Bahan. Apakah
pula kepentingan “Just in Time” mengikut fikiran anda?

JIT dikenali juga sebagai sistem tarik (pull system). Ia menjadualkan aliran bahan
supaya tiba di semua stesen kerja tepat pada masa ia hendak digunakan. Komponen-
komponen atau item-item ditarik masuk ke proses pengeluaran yang seterusnya sebaik
sahaja ia telah bersedia. Inventori bahan mentah tiba ‘just-in-time’ untuk digunakan oleh
kilang. Manakala inventori dalam proses, disiapkan oleh satu proses sebaik sahaja ia
hendak digunakan oleh proses seterusnya.

Pendekatan ini mempunyai kurang atau tiada penyimpanan stok. Sistem JIT
meminimakan kos inventori dengan mengeluarkan item dalam kuantiti yang kecil. Saiz
lot yang sesuai bagi sistem JIT ialah 1. Saiz lot ini merupakan bilangan item yang
hendak dikeluarkan dalam satu masa. Ia memerlukan perancangan masa yang baik
dan kerjasama yang baik daripada pembekal.

Dalam proses penghantaran satu item kepada proses pengeluaran seterusnya, apabila
seorang pekerja sudah bersedia menerima item seterusnya, pekerja tersebut akan
memberi isyarat kepada pekerja sebelumnya untuk menghantar item yang diperlukan.
Kanban (bahasa Jepun) seperti kad atau lampu Rajah 5.5. Pendekatan JIT tidak
menekankan kepada penggunaan komputer.

68 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Bahan mentah kanban

ITEM
kanban

ITEM
kanban
Langkah
pengeluaran 1 ITEM

Langkah
pengeluaran 2

Langkah
pengeluaran 3

Langkah
pengeluaran 4

Rajah 5.5: Gambaran sistem JIT

5.3 SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA (HRMS)

5.3.1 Aktiviti Utama Pengurusan Sumber Manusia

Bagaimanakah dapat anda kaitkan Sistem Maklumat Pengurusan dengan

Pengurusan Sumber Manusia?

Kebanyakan organisasi telah menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer

untuk mengeluarkan slip gaji dan laporan gaji staf, menyimpan rekod-rekod staf dan
menganalisa penggunaan staf dalam operasi perniagaan organisasi. Empat aktiviti
utama yang dilakukan oleh pengurusan sumber manusia ialah:
• Pengambilan dan pengupahan staf.
• Pembangunan dan latihan staf.
• Pengurusan data staf.
• Pemberhentian dan pemberian faedah staf.

OUM 69
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

Aktiviti utama pengurusan sumber manusia ditunjukkan pada Rajah 5.6 yang
menggambarkan aliran sumber staf dalam organisasi.

Rajah 5.6: Pengurusan sumber manusia

Latihan 5.2

Kenapa perlu memberi latihan kepada staf organisasi?

5.3.2 Sistem Maklumat Sumber Manusia

Model sistem maklumat sumber manusia juga menggunakan model yang dicadangkan
oleh Mcleod[McLeod,1998]. Model sistem maklumat sumber manusia ini terdiri daripada
tiga subsistem input, pangkalan data dan enam subsistem output. Subsistem input
terdiri daripada sistem maklumat perakaunan, subsistem penyelidikan manusia, dan
subsistem perisikan sumber manusia. Subsistem output pula terdiri daripada subsistem
perancangan daya kerja, subsistem pengambilan, subsistem pengurusan daya kerja,
subsistem pampasan, subsistem laporan persekitaran dan subsistem faedah.
Subsistem-subsistem ini akan diterangkan di bahagian seterusnya.

Pangkalan data bagi sistem maklumat sumber manusia mengandungi data-data staf
dan data-data bukan staf. Data staf merujuk kepada penyimpanan data-data staf
mengenai staf organisasi. Manakala data bukan staf adalah penyimpanan data-data
yang diperolehi daripada persekitaran organisasi seperti kerajaan, kesatuan pekerja,
agensi pekerjaan dan sebagainya.

Sekiranya anda seorang kakitangan di sesebuah organisasi, pernahkah

anda fikirkan kenapakah segala maklumat peribadi anda diperlukan oleh
organisasi tersebut? Adakah maklumat yang disimpan ini mengikut model
yang sedang anda pelajari ini? Sekiranya tidak adakah anda merasakan
bahawa organisasi tersebut menggunakan modelnya yang tersendiri.

70 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

5.4 MODEL SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA

Model sistem maklumat sumber manusia juga menggunakan model yang dicadangkan
oleh Mcleod[McLeod,1998] dan ditunjukkan pada Rajah 5.7. Model sistem maklumat
sumber manusia ini terdiri daripada tiga subsistem input, pangkalan data dan enam
subsistem output. Subsistem input terdiri daripada sistem maklumat perakaunan,
subsistem penyelidikan manusia, dan subsistem perisikan sumber manusia. Subsistem
output pula terdiri daripada subsistem perancangan daya kerja, subsistem pengambilan,
subsistem pengurusan daya kerja, subsistem pampasan, subsistem laporan
persekitaran dan subsistem faedah. Subsistem-subsistem ini akan diterangkan di
bahagian seterusnya.

Pangkalan data bagi sistem maklumat sumber manusia mengandungi data-data staf
dan data-data bukan staf. Data staf merujuk kepada penyimpanan data-data staf
mengenai staf organisasi. Manakala data bukan staf adalah penyimpanan data-data
yang diperolehi daripada persekitaran organisasi seperti kerajaan, kesatuan pekerja,
agensi pekerjaan dan sebagainya.

Sekiranya anda seorang kakitangan di sesebuah organisasi, pernahkah

anda fikirkan kenapakah segala maklumat peribadi anda diperlukan oleh
organisasi tersebut. Adakah maklumat yang disimpan ini mengikut model
yang sedang anda pelajari ini. Sekiranya tidak adakah anda merasakan
bahawa organisasi tersebut menggunakan modelnya yang tersendiri.

Subsistem Input Subsistem Output

Subsistem
data Penyelidikan maklumat
Sistem Sumber Manusia
maklumat data
perakaunan
Subsistem
Pengambilan

Sumber dalaman Subsistem

Pengurusan
Subsistem Daya Kerja
penyelidikan
Sumber Manusia
Subsistem
Pampasan

Sumber persekitaran
Pangkalan Subsistem
Subsistem data Faedah
perisikan
Sumber Manusia
Subsistem
Laporan
Persekitaran

Rajah 5.7: Model sistem maklumat sumber manusia [Mcleod 1998]

OUM 71
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

Terdapat banyak Sistem Maklumat Sumber Manusia di pasaran berikutan

banyaknya permintaannya untuk sistem ini berdasarkan keperluan
organisasi yang pelbagai. Anda boleh melihat contoh-contoh sistem
dengan hanya menaipkan kata kunci ‘Human Resource Information
System’. Salah satunya dapat diperolehi dari laman web
http://www.dpsindia.com/dps/hris.html.

5.5 SISTEM MAKLUMAT PERAKAUNAN

Data-data yang diuruskan adalah elemen-elemen data staf dan perakaunan.
• Elemen data staf terdiri daripada data yang tetap dan tidak bersifat kewangan. Data ini
diperolehi semasa pengambilan staf (contoh: nama, umur, kelayakan, jawatan dan
sebagainya). Pengemaskinian data dilakukan jika terdapat perubahan data pada staf.
• Elemen data kewangan lebih dinamik dan bersifat kewangan seperti bilangan jam bekerja,
jumlah gaji bulanan, cukai pendapatan dan sebagainya.

5.6 SUBSISTEM PENYELIDIKAN SUMBER MANUSIA

Tahukah anda apakah fungsi dan kepentingan penyelidikan-penyelidikan yang

dilakukan oleh Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia?

Subsistem ini mengumpul data dengan mengendalikan projek-projek penyelidikan yang

khas seperti dalam Jadual 5.1.

Jadual 5.1: Senarai Projek Penyelidikan Khas Penyelidikan Sumber Manusia

Kajian Pewarisan: • Dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti calon staf

yang layak bagi mengisi kekosongan jawatan dalam
organisasi.
• Contoh: Menteri Kewangan Malaysia akan bersara,
maka siapa yang layak untuk menggantikan tempat
beliau.

Analisis dan Penilaian • Mengkaji setiap tugas dalam satu bidang untuk
Tugas: mengenalpasti skop tugas.
• Mengenalpasti pengetahuan dan kemahiran yang
diperlukan bagi sesuatu tugas yang ditawarkan dalam
organisasi.

Kajian Rungutan: • Mengumpul sebarang rungutan yang disuarakan oleh staf

organisasi.

72 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

5.7 SUBSISTEM PERISIKAN SUMBER MANUSIA

Subsistem ini mengumpul data berkaitan dengan sumber manusia yang diperolehi
daripada persekitaran organisasi. Elemen-elemen persekitaran yang menyediakan data-
data ini ditunjukkan dalam Jadual 5.2 di bawah.

Perisikan Kerajaan • Kerajaan beri maklumat yang dapat membantu

organisasi dalam mematuhi undang-undang staf.
Perisikan Pembekal • Contoh: syarikat insuran, agensi pekerjaan, pusat
pengajian tinggi dan sebagainya.
• Beri maklumat yang membolehkan organisasi melakukan
fungsi pengambilan dan pengupahan pekerja.
Perisikan Kesatuan Buruh • Beri data dan maklumat dalam menguruskan kontrak
buruh di antara kesatuan dan organisasi.
Perisikan Komuniti Global • Beri maklumat yang menerangkan sumber-sumber
tempatan seperti perumahan, pendidikan dan
sebagainya.
• Digunakan apabila pengambilan staf dilakukan
berdasarkan kepada ukuran kawasan, kebangsaan dan
antarabangsa.
Perisikan Komuniti • Beri maklumat ekonomi yang digunakan untuk
Kewangan perancangan staf.
Perisikan Pesaing • Mengumpul maklumat tentang pekerja dalam syarikat
pesaing yang terlatih dan berkemahiran.
• Mengumpul maklumat pekerja tertentu yang berpotensi
untuk diambil bekerja dengan organisasi.

Apakah perbezaan yang nyata antara penyelidikan manusia dengan

perisikan sumber manusia?

5.8 SUBSISTEM PERANCANGAN DAYA KERJA

Melibatkan aktiviti-aktiviti yang membolehkan pengurusan mengenalpasti keperluan staf
di masa hadapan. Antara aplikasi-aplikasi dalam perancangan daya kerja yang popular
digunakan ialah pencartaan organisasi, peramalan gaji, analisa dan penilaian tugas,
perancangan dan pemodelan daya kerja.

Cuba anda senaraikan apakah kesan-kesan yang akan berlaku jika

perancangan daya kerja tidak dikendalikan dengan baik.

OUM 73
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

5.9 SUBSISTEM PENGAMBILAN KERJA

Organisasi membawa masuk staf baru menerusi subsistem pengambilan staf. Fungsi
ini perlu disokong oleh sistem maklumat yang merekod dan menjejak sumber manusia
dalam organisasi supaya penggunaan staf dilakukan dengan maksima. Dua aplikasi
yang meluas digunakan ialah jejak pemohon dan carian dalaman.

Dengan adanya teknologi internet, membenarkan organisasi menggunakan

perkhidmatan pengambilan pekerja dan pangkalan data komersial untuk mendapatkan
staf-staf baru.

5.10 SUBSISTEM PENGURUSAN DAYA KERJA

Subsistem Pengurusan Daya kerja adalah subsistem yang mempunyai banyak aplikasi
tetapi peratus penggunaannya adalah rendah. Subsistem ini dapat membantu pengurus
sumber manusia merancang dan mengawasi program-program latihan dan
pembangunan staf dengan menganalisa kejayaan program staf yang dilakukan di masa
depan. Pengurus juga menganalisa status pembangunan kerjaya bagi setiap staf untuk
menentukan sama ada kaedah-kaedah pembangunan staf seperti latihan dan penilaian
prestasi patut dilakukan. Antara aplikasi di bawah subsistem ini ialah penilaian prestasi,
latihan, kawalan kedudukan atau jawatan, penempatan semula, kemahiran, pewarisan
dan displin atau tatatertib.

5.11 SUBSISTEM PAMPASAN

Sistem maklumat dapat membantu menganalisa pengagihan pampasan yang diberikan
kepada staf organisasi dan membuat perbandingan terhadap pampasan yang diberi
oleh organisasi lain yang mempunyai operasi perniagaan yang sama. Maklumat ini amat
berguna apabila hendak membuat perancangan ke atas pampasan staf, terutama
apabila melibatkan perundangan dengan kesatuan buruh. Subsistem ini juga dapat
membantu agar pampasan yang diberikan oleh organisasi adalah kompetitif dan adil,
di samping kos pampasan yang terkawal. Antara aplikasi yang popular ialah kenaikan
merit, bayaran gaji, pampasan eksekutif, insentif bonus dan kehadiran.

Sekiranya anda seorang kakitangan di sesebuah organisasi, anda

mungkin pernah mendengar bahawa terdapat kakitangan yang diberi
pampasan berhubung dengan beberapa perkara. Pernahkah anda
merenung sejenak, bagaimanakah sesuatu pampasan itu dinilai dan
apakah justifikasi yang dilakukan untuk memberi sesuatu pampasan.

5.12 SUBSISTEM FAEDAH

Memberi pakej faedah kepada staf sedia ada dan yang akan bersara. Sekiranya
pengurus sumber manusia menyediakan perancangan dan menetapkan sumbangan
dan faedah yang patut diperolehi oleh staf, maka ini dapat membantu staf mengetahui
dana persaraannya yang terkumpul. Ada juga organisasi yang menyediakan rangka
faedah yang fleksibel untuk membenarkan staf sendiri memilih faedah-faedah yang

74 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

dikehendaki. Antara aplikasi yang terdapat di bawah subsistem ini ialah sumbangan
yang ditetapkan, faedah yang ditetapkan, penyata faedah, faedah fleksibel, belian saham
dan pemprosesan tuntutan.

5.13 SUBSISTEM LAPORAN PERSEKITARAN

Laporan menjadi satu keperluan utama dalam mencari penyelesaian

kepada sesuatu keputusan. Tahukah anda apa itu Laporan Persekitaran?

Pada masa kini, penyediaan laporan kepada agensi kerajaan merupakan satu
tanggungjawab utama buat pengurusan sumber manusia. Oleh itu, kebanyakan
organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer bagi mengesan
statistik dan menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pihak kerajaan. Organisasi
perlu mematuhi peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan oleh kerajaan.
Laporan tentang polisi dan amalan staf organisasi perlu dihantar kepada kerajaan.
Sebagai contoh, penjanaan statistik kesihatan staf, bahaya di tempat kerja, prosedur
keselamatan dan sebagainya mesti dilaporkan kepada pihak kerajaan yang berkenaan.
Antara aplikasi bagi subsistem ini ialah rekod peluang pekerjaan yang adil, analisa
peluang pekerjaan yang adil, pertambahan persatuan, rekod kesihatan, bahan toksik
dan rungutan.

5.14 SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN (MIS)

5.14.1 Definisi dan Model Sistem Maklumat Pengurusan

Tahukah anda bagaimana data dikendalikan dalam sesebuah Sistem

Maklumat Pengurusan?

Sistem maklumat pengurusan boleh didefinisikan sebagai satu sistem maklumat

berasaskan komputer yang menyediakan maklumat kepada pengurus dalam bentuk
paparan dan laporan. Dalam kes-kes tertentu, sistem maklumat pengurusan
membenarkan pengurus mencapai maklumat secara atas talian untuk mengetahui
prestasi semasa organisasi dan rekod-rekod lepas.

Sistem maklumat pengurusan lebih fokus kepada pemprosesan maklumat dalaman

organisasi, dan bukan kepada maklumat luaran. Maklumat yang disediakan kepada
pengurus adalah selalunya secara mingguan, bulanan dan tahunan, bukannya secara
harian. Sistem maklumat pengurusan tidak fleksibel dan mempunyai keupayaan analisis
yang rendah. Sistem ini hanya menggunakan rutin yang mudah seperti melakukan
perbandingan dan membuat ringkasan laporan terhadap operasi yang berlaku dalam
organisasi.

Model sistem maklumat pengurusan ditunjukkan dalam Rajah 5.8. Pangkalan data
tersebut mengandungi data yang disediakan oleh sistem pemprosesan urus niaga. Data
dan maklumat daripada persekitaran dimasukkan ke sistem. Kandungan data di dalam
pangkalan data digunakan oleh perisian yang akan menghasilkan laporan berkala,

OUM 75
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

Persekitaran
Data Maklumat
Penyelesai
masalah
organisasi

Perisian
penulisan Model
laporan matematik

Sist em
maklumat Pangkalan
pengurusan data

Persekitaran

Rajah 5.8: Model sistem maklumat pengurusan

laporan khas, dan model. Hasil laporan adalah sama ada berbentuk salinan keras atau
lembut, dan digunakan oleh individu yang bertanggungjawab dalam menyelesaikan
masalah organisasi.

5.14.2 Perisian Penulisan Laporan

Terdapat dua jenis perisian yang dapat menghasilkan maklumat, iaitu penulisan laporan
dan model matematik. Perisian penulisan laporan mengandungi program yang
menghasilkan laporan berkala, laporan khas dan laporan permintaan. Laporan-laporan
ini kelihatan sama, cuma yang membezakannya ialah cara laporan itu disediakan.
• Laporan berkala disediakan mengikut jadual yang telah ditentukan, seperti mingguan,
bulanan dan tahunan. Laporan ini bertujuan membantu pengurus membuat perancangan
dan pengawalan terhadap operasi organisasi. Sebagai contoh, laporan analisis jualan
bulanan mengikut pelanggan, laporan tahunan bagi keuntungan yang diperolehi oleh
organisasi, dan sebagainya.
• Laporan khas disediakan apabila suatu keadaan yang luar biasa berlaku dan memerlukan
perhatian pengurus. Sebagai contoh, pengurus kredit di sebuah institusi kewangan akan
diberikan laporan yang mengandungi maklumat pelanggan yang melebihi had kreditnya.
Selain daripada laporan berkala dan khas, terdapat juga laporan permintaan.
• Laporan permintaan disediakan sekiranya terdapat permintaan daripada individu-individu
yang berkuasa dalam organisasi. Contohnya, permintaan daripada Pengarah Urusan
syarikat yang memerlukan laporan prestasi kewangan syarikat. Sila rujuk
Rajah 5.9 yang menunjukkan contoh sesuatu laporan.

76 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Rajah 5.9: Contoh laporan berkala

5.14.3 Model Matematik

Perisian lain yang digunakan dalam sistem maklumat pengurusan ialah model-model
matematik.

TAKRIFAN:
Model ialah abstraksi bagi sesuatu benda yang mewakili fenomena tertentu
(objek atau aktiviti).

Fenomena ini dipanggil entiti. Sekiranya satu model itu mewakili sebuah organisasi,
maka organisasi itu ialah entiti. Sekiranya satu model itu mewakili turun naik dalam
jumlah jualan organisasi maka jumlah jualan dikatakan sebagai entiti. Model matematik
boleh diklasifikasikan kepada tiga dimensi iaitu, pengaruh masa, darjah kepastian dan
kebolehan untuk mencapai tahap yang optima.

Cuba senaraikan model-model matematik yang anda ketahui dan buat

perbandingan dengan penulisan laporan.

Pengaruh Masa

Model boleh dikategorikan kepada model statik dan model dinamik.

• Model statik tidak mengambil kira faktor masa sebagai satu pemboleh ubah. Ia
melibatkan situasi yang berlaku dalam satu masa tertentu. Contohnya penyata
pendapatan tahunan, adalah statik.
• Model dinamik Sebaliknya, bagi model yang mengambil kira masa sebagai satu
pemboleh ubah, ia dikenali sebagai model dinamik.

OUM 77
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

Model ini mewakili tingkah laku bagi sesuatu aktiviti yang berlaku dalam satu tempoh
masa tertentu. Contohnya seperti membuat unjuran bagi keuntungan dan kerugian untuk
tempoh 5 tahun, di mana data inputnya seperti kos, harga, dan kuantiti adalah berubah-
ubah dari tahun ke tahun.

Darjah Kepastian

Model juga boleh diklasifikasi berdasarkan faktor kebarangkalian.

TAKRIFAN:
Kebarangkalian ialah kemungkinan sesuatu perkara itu akan berlaku

Nilai kebarangkalian adalah daripada 0.00 (untuk sesuatu yang tidak akan berlaku)
sehingga 1.00 (untuk sesuatu yang pasti berlaku). Model yang mempunyai faktor
kebarangkalian dipanggil model kebarangkalian. Jika sebaliknya ia dipanggil model
penentuan.

Kebolehan Mencapai Tahap yang Optima

Melibatkan model pengoptimuman dan sub-pengoptimuman. Model pengoptimuman

ialah model yang memilih penyelesaian yang terbaik di antara alternatif-alternatif
penyelesaian lain yang disenaraikan dalam menyelesaikan sesuatu masalah. Masalah
ini mesti distruktur dengan baik supaya mudah dan jelas difahami. Model sub-
pengotimuman juga dikenali sebagai model kepuasan. Model ini membenarkan
pengurus untuk memasukkan satu set keputusan. Seterusnya model ini akan
melakukan unjuran terhadap hasil penyelesaian. Model ini tidak mengenalpasti
keputusan yang akan memberi penyelesaian terbaik, malah tugas ini diserahkan kepada
pengurus untuk mencari penyelesaian yang terbaik.

5.14.4 Simulasi

Pada pendapat anda, bagaimanakah simulasi dapat dikaitkan dengan sistem

pengurusan maklumat?

Simulasi merujuk kepada satu teknik yang menjalankan eksperimen (seperti analisis
Apa-Jika) dengan komputer digital pada satu model bagi sistem maklumat pengurusan.
Konsep simulasi ialah ia cuba meniru peristiwa yang berlaku dalam dunia sebenar.
Simulasi melibatkan pengujian terhadap nilai-nilai tertentu bagi pemboleh ubah
keputusan atau pemboleh ubah di luar kawalan yang terdapat dalam model dan
seterusnya melihat kesan pengujian ini pada pemboleh ubah hasil. Teknik simulasi boleh
menggunakan sama ada model pengoptimuman atau sub-pengoptimuman. Proses
simulasi ditunjukkan dalam Rajah 5.10.

78 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Masalah
dalam dunia
sebenar

Perisian Perisian Perisian Perisian

penulisan penulisan penulisan penulisan
laporan laporan laporan laporan

Perisian Perisian Perisian

penulisan penulisan penulisan
laporan laporan laporan

Rajah 5.10: Proses simulasi

Anda boleh melawati laman web di http://www.intelligen.com/

product_features.htm untuk melihat beberapa jenis proses simulasi dan
maklumat bergrafik yang digunakan oleh Syarikat Intelligen,Inc.

5.14.5 Ciri-ciri Sistem Maklumat Pengurusan

Antara ciri sistem maklumat pengurusan, ialah seperti berikut:

• membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah yang berstruktur dan separa
struktur;
• membantu pengurus dalam membuat keputusan, berdasarkan kepada data-data lepas
dan semasa;
• berorientasikan laporan dan kawalan. Ia direka bentuk untuk melaporkan operasi
perniagaan organisasi. Fokus kepada maklumat dalaman organisasi;
• keperluan maklumatnya adalah stabil dan diketahui; dan
• mempunyai keupayaan analisis yang rendah.

Latihan 5.3

1. Berikan takrifan Sistem Maklumat Pengurusan.

2. Terangkan secara ringkas model sistem maklumat pengurusan.

3. Apakah kelebihan dan kelemahan menggunakan model dalam

penyelesaian sesuatu masalah.

4. Berikan ciri-ciri sistem maklumat pengurusan.

OUM 79
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

5.15 SISTEM PEMPROSESAN TRANSAKSI (TPS)

5.15.1 Konsep Sistem Pemprosesan Transaksi

Tahukah anda apakah proses-proses yang terlibat dalam pemprosesan

transaksi.

Sistem Pemprosesan Transaksi memproses data-data yang diperolehi hasil daripada

transaksi bisnes. Seterusnya fail-fail dan pangkalan data dikemaskini untuk
menghasilkan pelbagai maklumat untuk tujuan kegunaan dalaman dan luaran.

TAKRIFAN:
Sistem Pemprosesan Transaksi ialah sistem maklumat berasaskan
komputer yang digunakan di peringkat operasi dalam sesebuah organisasi.

Sistem pemprosesan transaksi melakukan tiga fungsi utama, iaitu simpan kira,
penjanaan dokumen, dan penyediaan laporan kawalan. Fungsi-fungsi ini diterangkan
secara ringkas pada Jadual 5.3.

Jadual 5.3: Fungsi Utama Sistem Pemprosesan Transaksi

Fungsi Keterangan

Simpan kira Menyimpan rekod-rekod transaksi organisasi

dengan tepat
Penjanaan dokumen Mengeluarkan dokumen-dokumen seperti invois,
cek pembayaran, penyata bulanan, resit belian,
dan sebagainya
Laporan kawalan Laporan yang dikeluarkan hasil daripada operasi
pemprosesan transaksi. Bertujuan untuk
mengawal operasi transaksi organisasi

Sistem pemprosesan transaksi melibatkan lima langkah, iaitu : kemasukan data,

pemprosesan transaksi, pemprosesan fail dan pangkalan data, penjanaan dokumen
dan laporan, dan pemprosesan pertanyaan. Kitaran pemprosesan transaksi ini
ditunjukkan dalam Rajah 5.11.

80 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Kemasukan data Penjanaan dokumen

dan laporan

Pemprosesan
urus niaga
berkelompok
atas talian

Proses fail & Proses

pangkalan data pertanyaan

Rajah 5.11: Kitaran pemprosesan transaksi

Langkah yang pertama dalam kitaran pemprosesan transaksi ialah proses kemasukan
data. Dalam proses ini, ia melibatkan proses mengumpul, merekod dan menyunting
data transaksi. Data-data terlebih dahulu perlu ditukarkan ke dalam bentuk yang boleh
dimasukkan ke dalam sistem komputer. Langkah seterusnya ialah pemprosesan
transaksi. Selepas data dibaca, transaksi akan diproses. Sistem pemprosesan
transaksi memproses data dalam dua cara, iaitu secara berkelompok atau atas talian.

TAKRIFAN:
Pemprosesan data secara berkelompok bermaksud data-data transaksi
akan dikumpulkan terlebih dahulu untuk satu tempoh yang ditetapkan.
Seterusnya data ini akan diproses secara berkala mengikut jadual yang
ditetapkan. Manakala pemprosesan data secara atas talian bermaksud
transaksi diproses sebaik sahaja data tersebut diterima.

Pemprosesan data transaksi secara tidak langsung akan mengubah kandungan data
yang disimpan dalam fail-fail. Maka langkah seterusnya ialah menyelenggara fail-fail
yang terdapat dalam pangkalan data organisasi. Fail-fail perlu dikemaskini apabila
berlakunya pemprosesan transaksi. Data transaksi yang disimpan dalam pangkalan data
boleh dicapai semula untuk tujuan penjanaan dokumen dan laporan. Penjanaan
dokumen dan laporan merupakan bukti bahawa sesuatu transaksi telah berlaku. Antara
dokumen dan laporan yang dijanakan ialah seperti yang ditunjukkan pada Jadual 5.4.

OUM 81
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

Jadual 5.4: Dokumen dan Laporan yang Dijana oleh Sistem Pemprosesan Transaksi

Sistem pemprosesan transaksi menyediakan keupayaan yang membenarkan pengguna

yang sah untuk membuat pertanyaan dan menerima respon tentang hasil aktiviti
transaksi. Respon ini boleh dilihat dalam bentuk paparan di skrin atau dalam bentuk
cetakan.

5.15.2 Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi

Sistem pemprosesan transaksi menyokong kebanyakan fungsi-fungsi yang dilakukan

oleh organisasi. Antaranya ialah seperti fungsi pemasaran, kewangan, pengeluaran,
sumber manusia, dan sebagainya. Aplikasi-aplikasi yang biasa bagi sistem
pemprosesan transaksi ditunjukkan pada Jadual 5.5. Jadual tersebut menunjukkan
empat kategori fungsian bagi sistem pemprosesan transaksi, iaitu jualan/pemasaran,
pembuatan/pengeluaran, kewangan/perakaunan dan sumber manusia yang terdapat
dalam sesebuah organisasi. Setiap fungsian ini mempunyai aplikasi-aplikasi sistem
yang bertujuan memproses transaksi organisasi.

Antara aplikasi-aplikasi sistem pemprosesan transaksi yang biasa terdapat dalam

sesebuah organisasi ialah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5.12. Aplikasi sistem
pemprosesan transaksi adalah berorientasikan data. Maka data-data ini perlu diproses
dengan tepat. Aplikasi-aplikasi ini juga akan berinteraksi antara satu sama lain bagi
memastikan operasi transaksi organisasi dilakukan dengan cekap. Ini digambarkan
dalam Rajah 5.13. Data-data yang dihasilkan oleh setiap aplikasi ini boleh membantu
pihak pengurusan dalam membuat keputusan. Fungsi aplikasi-aplikasi ini diterangkan
pada Jadual 5.6.

82 OUM
UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Jadual 5.4: Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi

Inventori

Tempahan Invois
pesanan

Lejar am Penghantaran
Aplikasi sistem
pemprosesan
urus niaga
Gaji Akaun
Dibayar

Penerimaan Akaun Belum

Dibayar

Pembelian

Rajah 5.12: Aplikasi sistem pemprosesan transaksi

Anda boleh melawati laman web di http://www.delphion.com/

details?pn10=US05809483 untuk melihat bagaimana contoh Sistem
Pemprosesan Transaksi Bon secara atas talian.

OUM 83
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

1.0
Pesanan
Pelanggan Terima
tempahan 6.0
pesanan
Pembelian
Pesanan Data
yang pembelian
disahkan
Komitmen Pesanan
Invois/slip belian pembelian
4.0 bungkusan 2.0 Pesanan
Penghantaran yang
Inventori
lengkap
Pesanan yang lengkap Pembekal
Resit
pembekal Pesanan
belian
Invois

3.0 7.0 Penyata

Bayaran
pembekal
Sediakan Penerimaan Pembekal
invois produk

Urusniaga
pelanggan

5.0 8.0
Invois
Akaun belum pembekal Akaun
terima dibayar

Laporan luaran
Staf 10.0 Pengurus

Lejar am
Slip gaji Data gaji Staf
Laporan dalaman
9.0
Gaji
Data kerja
dan
pampasan

Rajah 5.13: Aplikasi sistem pemprosesan transaksi

84 OUM
UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

Jadual 5.6: Fungsi Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi

Aplikasi Fungsi
pemprosesan
transaksi
Tempahan pesanan Menerima tempahan pesanan yang dibuat pelanggan. Setiap transaksi
tempahan pesanan perlu direkod dan diproses. Pesanan boleh dibuat
melalui telefon, surat, faks dan sebagainya.

Inventori Mengawal kuantiti bagi setiap produk yang bersedia untuk dijual
Memastikan tahap stok dalam inventori diselenggara dengan baik.

Invois Menyediakan invois dan slip pembungkusan bagi setiap transaksi yang
berlaku.

Penghantaran Menerima produk yang telah siap dibungkus beserta dengan arahan
penghantaran bahagian inventori.
Merekod dan memproses aktiviti penghantaran yang dilakukan untuk
setiap produk.

Akaun penerimaan Mengurus rekod pembelian, pembayaran, dan baki akaun pelanggan
Menganalisa corak jualan dan menyediakan maklumat tentang akaun
semasa dan akaun tertunggak.

Pembelian Menerima permintaan untuk membuat sesuatu pembelian

Melakukan proses pemilihan pembekal
Menghasilkan pesanan belian untuk dihantar kepada pembekal
Mengemaskinikan senarai pembelian yang telah diterima

Penerimaan Menentusahkan produk yang diperolehi

Memeriksa, kemudian menerima atau menolak produk yang dihantar
oleh pembekal
Merekod aktiviti penerimaan produk yang dihantar daripada pembekal

Akaun Dibayar Menguruskan pembayaran yang perlu dibuat kepada pembekal

Menyimpan maklumat invois daripada pembekal dan menentukan masa
yang sesuai untuk membuat pembayaran invois
Mengeluarkan cek untuk bayaran invois
Mengendalikan aktiviti pengurusan wang tunai

Gaji Memproses gaji staf

Menghasilkan cek pembayaran gaji untuk staf
Menyediakan data untuk tujuan percukaian (cukai pendapatan),
insurans, dan sebagainya
Berinteraksi dengan aplikasi lejar am

Lejar am Berinteraksi dengan sistem pemprosesan transaksi bank bagi

pembayaran gaji
Diproses secara berkelompok
Mengintegrasikan data transaksi daripada aplikasi-aplikasi yang di atas
Memastikan rekod kewangan organisasi adalah seimbang
Merancang belanjawan organisasi
Mengurus peruntukan kos
Mengurus perakaunan keuntungan
Menyediakan laporan untuk kegunaan dalaman dan luaran

OUM 85
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN BAB 5

5.15.3 Ciri-ciri Sistem Pemprosesan Transaksi

Sebagaimana yang telah dijelaskan, sistem pemprosesan transaksi

merupakan salah satu sistem maklumat berasaskan komputer. Pada
pendapat anda, adakah jenis data yang digunakan sama dengan sistem-
sistem lain?

Beberapa ciri sistem pemprosesan transaksi yang membezakannya dengan sistem

maklumat berasaskan komputer yang lain, ialah seperti berikut:
• Peraturan dan prosedur dalam mengendalikan pemprosesan data telah ditentukan
caranya dan dimaklumkan kepada semua staf organisasi
• Mengendalikan rekod pemprosesan data secara terperinci. Disebabkan data transaksi
direkod secara terperinci, maka jejak audit disediakan untuk menjejak aktiviti transaksi
yang berlaku.
• Data yang dikumpul sistem pemprosesan transaksi adalah menerangkan aktiviti yang
telah berlaku. Jumlah data yang dikumpul adalah besar dan diproses secara berkelompok.
• Membantu pihak pengurusan di peringkat operasi dalam membuat keputusan yang
berstruktur. Ini adalah kerana aktiviti transaksi yang dilakukan bersifat transaksi harian
dan rutin. Kebiasaannya, masalah yang dihadapi adalah masalah yang berstruktur
• Sistem pemprosesan transaksi lebih fokus kepada data persekitaran dalaman organisasi.

Latihan 5.4

1. Berikan takrifan Sistem Pemprosesan Transaksi.

2. Terangkan secara ringkas, kitaran sistem pemprosesan transaksi.

3. Berikan aplikasi-aplikasi sistem pemprosesan transaksi yang biasa

terdapat dalam sesebuah organisasi? Terangkan secara ringkas TIGA
aplikasi yang anda ketahui.

RUMUSAN
Aktiviti pemasaran adalah berkaitan dengan perancangan, promosi, penjualan produk
yang sedia ada di pasaran, penghasilan produk baru dan pasaran baru untuk memenuhi
keperluan pengguna. Kebanyakan organisasi kini beralih kepada penggunaan teknologi
dan sistem maklumat untuk membantu mereka menjalankan fungsi-fungsi pemasaran
dalam persekitaran masa kini yang mencabar. Pengurus menggunakan sistem
maklumat pemasaran untuk mengetahui kehendak dan keperluan pengguna,
merumuskan campuran pemasaran dan menghasilkan strategi pemasaran yang terbaik.

Pengurus dalam jabatan pembuatan menggunakan komputer dalam dua cara, iaitu
sebagai sistem fizikal (seperti Computer Aided Design/CAD, Computer Aided
Manufacturing/CAM dan robotik) dan sistem maklumat. Sistem maklumat pembuatan
membantu pengurus, dalam aspek perancangan pengeluaran, kos pengeluaran, kualiti

86 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 5 JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

produk, jualan produk, inventori dan sebagainya. Adanya sistem maklumat pembuatan
berkomputer ini dapat membantu organisasi untuk bersaing dan terus bertahan di
pasaran.

Sistem maklumat sumber manusia berasaskan komputer boleh membantu pengurusan

sumber manusia menjadi lebih berkesan dan cekap di dalam menguruskan rekod-rekod
staf organisasi. Di samping itu, sistem ini berupaya untuk menghasilkan laporan-laporan
penting yang diperlukan oleh organisasi dan pihak di luar organisasi. Ia juga membantu
organisasi menyediakan perancangan sumber manusia untuk menyokong perancangan
strategik dan taktikal organisasi.

Sistem maklumat pengurusan memberi sumbangan yang besar kepada organisasi

dengan membekalkan maklumat yang diperlukan oleh organisasi. Maklumat ini
disediakan kepada pengurus-pengurus organisasi dengan tujuan membantu sebarang
penyelesaian masalah yang dihadapi oleh organisasi. Penggunaan sistem maklumat
pengurusan akan memudahkan pengurus untuk mengenalpasti masalah-masalah yang
wujud, kemudian memahami masalah dan seterusnya menyelesaikan masalah
tersebut.

Sistem pemprosesan transaksi merupakan sistem maklumat yang penting kepada

organisasi. Sistem ini diperlukan untuk memproses segala data transaksi organisasi
dengan cekap. Sistem pemprosesan transaksi kini memainkan peranan yang penting
kepada organisasi. Organisasi boleh mendapatkan kelebihan kompetitif dengan
menyediakan sistem pemprosesan transaksi yang cekap dan berkesan. Kebanyakan
organisasi kini, menggunakan teknologi Internet, Extranet, dan rangkaian lain untuk
menghubungkan mereka secara atas talian dengan pelanggan dan pembekal mereka.
Penggunaan teknologi ini secara tidak langsung mempercepatkan aktiviti transaksi di
antara organisasi dengan pelanggan dan pembekal.

OUM 87