Anda di halaman 1dari 70

SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG LABORATORIUM TEKNIK INFORMATIKA DI POLITEKNIK KAMPAR

HALAMAN JUDUL

TUGAS AKHIR

Disusun Oleh : Nama Nim Program Studi : KHAIRIZAL : 200613007 : Teknik Informatika

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK KAMPAR BANGKINANG 2011

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Setiap kesulitan yang datang adalah sebuah pintu suatu kemudahan. Perjuangan dan ketidakputusasaan adalah jalan menuju suatu kesuksesan. Selama masih bisa melakukan segala sesuatu sendiri, kenapa harus meminta bantuan kepada orang lain. Jadikan segala sesuatu menjadi sumber untuk mencari ridho Allah SWT. Doa orang tua melebihi apa yang ada di langit dan di bumi. Jadikan hidup bermanfaat bagi orang lain.

Kupersembahkan karyaku buat : Ibuku tercinta yang telah memberikan cinta, kasih sayang, doa dan petuah-petuahnya dalam setiap langkahku.. Adik dan keluarga serta rekan-rekan seperjuangan terima kasih untuk doa, support dan pengertiannya selama ini.

TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI INVENTARIS LABORATORIUM TEKNIK INFORMATIKA DI POLITEKNIK KAMPAR

Disusun Oleh : Nama Nim : Khairizal : 200613007

Program Studi : Teknik Informatika

Telah Lulus sidang tanggal ............ 2011

Disetujui Oleh :

Pembimbing I

Pembimbing II

Safni Marwa, ST, MSc NIDN :

Ade Kurniawan, S.Kom NIDN :

Disahkan Oleh : Pembantu Direktur Bidang I Akademik dan Kemahasiswaan Politeknik Kampar Vonny Indah Sari, S.T.P, M.P NIDN: 1023027701

Tugas Akhir ini Telah Diuji Dan Dipertahankan Di Depan Tim Penguji Tugas Akhir Diploma III Program Studi Teknik Informatika Pada tanggal ... Bertempat Diruang ... Politeknik Kampar Bangkinang Telah Dinyatakan Lulus dan Memenuhi Syarat

Tim Penguji :

Nama 1. (Ketua Penguji)

NIDN

Tanda Tangan

.......................................... 2. (Sekretariat) .......................................... 3. (Penguji I) .......................................... 4. (Penguji II) ..........................................

Bangkinang, .............2011 Mengetahui Ketua Program Studi Teknik Informatika

Vonny Indah Sari NIDN : 1023027701

Tugas Akhir ini Telah Diuji Dan Dipertahankan Di Depan Tim Penguji Tugas Akhir Diploma III Program Studi Teknik Informatika Pada tanggal ... Bertempat Diruang ... Politeknik Kampar Bangkinang Telah Dinyatakan Lulus dan Memenuhi Syarat

Tim Penguji :

Tanda Tangan

1. 2. 3. 4.

( Ketua Penguji ) (Sekretariat )

........................................ ........................................

( Anggota Penguji I )........................................ ( Anggota Penguji II ) .......................................

Bangkinang, .............2011 Mengetahui Ketua Program Studi Teknik Informatika

Vonny Indah Sari NIDN : 1023027701

ABSTRAK

Khairizal , 2011, SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG DI LABORATORIUM TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK KAMPAR, Kemajuan teknologi membawa dunia menjadi semakin modern. Perkembangan teknologi yang semakin pesat menuntut suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta untuk memperoleh informasi yang lebih cepat, efisien dan efektif. Untuk mewujudkan informasi yang demikian diperlukan sebuah system yang dapat menangani berbagai pengolahan data dengan menggunakan teknologi informasi. Tujuan dari penelitian adalah untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan inventaris barang yang terkomputerisasi sehingga mampu mendukung kinerja Di laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu metode observasi dan studi pustaka. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan databasenya menggunakan Acees .

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas akhir (TA) ini dengan judul. Sistem Informasi Inventaris Barang Di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar Laporan ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program studi Diploma III Program Studi Teknik Informatika Politeknik Kampar. Dalam menyelesaikan tugas akhir ini tidak terlepas dari dukungan, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ibu Safni Marwa, ST, M.Sc sebagai pembimbing I, sekaligus Plt. Direktur Politeknik Kampar yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Bapak Ade Kurniawan, S.Kom sebagai pembimbing II, yang telah memberi motivasi dan dorongan kepada penulis hingga selesainya tugas akhir ini. 3. Bapak M. Ridwan, ST, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Politeknik Kampar. 4. Bapak/Ibu Karyawan Politeknik Kampar Bangkinang. 5. Ibunda tercinta serta seluruh keluarga yang telah memberikan segala pengorbanan dan doa-doanya untuk penulis demi selesainya tugas akhir ini. 6. Rekan-rekan mahasiswa dan para sahabat serta semua pihak yang telah membantu penulis hingga selesainya tugas akhir ini. Semoga ketulusan dan kebaikannya senantiasa mendapatkan balasan yang setimpal dari Allah SWT. Dengan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman, penulis dengan rendah hati menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini sangat penulis harapkan. Semoga laporan tugas akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Wassalamualaikum wr.w Bangkinang, Agustus 2011

Penulis

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL MOTTO DAN PERSEMBAHAN ABSTRAK ............................................................................................................. i KATA PENGANTAR .............................................................................................ii DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. v DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 7 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 LATAR BELAKANG...................................................................................... 7 PERUMUSAN MASALAH ............................................................................... 8 BATASAN MASALAH .................................................................................... 8 TUJUAN ..................................................................................................... 8 MANFAAT................................................................................................... 9

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................... 10 2.1 SEJARAH POLITEKNIK KAMPAR ................................................................. 10 2.2 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAGEMENT..................................... 12 2.2.1 SISTEM ...................................................................................... 12 2.2.2 INFORMASI .................................. Error! Bookmark not defined. 2.2.3 SISTEM INFORMASI ..................... Error! Bookmark not defined. 2.6.3 Visual Basic Editor (VBE) ............... Error! Bookmark not defined. 2.6.4 RibbonX Visual Designer ............... Error! Bookmark not defined.

2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

PENGERTIAN ADMINISTRASI ...................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. PENGARSIPAN.......................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. STANDARDISASI ....................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. FORMULIR ............................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. MICROSOFT OFFICE ................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. MICROSOFT OFFICE EXCEL ...................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2.6.1 Visual Basic For Application (VBA) Error! Bookmark not defined. 2.6.2 Pengertian VBA dengan VB ........... Error! Bookmark not defined. 2.6.3 Visual Basic Editor (VBE) ............... Error! Bookmark not defined. 2.6.4 RibbonX Visual Designer ............... Error! Bookmark not defined. 2.6.5 Add-Ins........................................... Error! Bookmark not defined. 2.9 MICROSOFT VISUAL BASIC ........................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2.10 DIAGRAM ALIR (FLOWCHART) ................................................................... 12 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3.1 ANALISA PROSES ADMINISTRASI POLITEKNIK KAMPAR..... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

iii

3.1.1 Proses Absensi Karyawan.............. Error! Bookmark not defined. 3.1.2 Proses Surat Menyurat ................... Error! Bookmark not defined. 3.1.3 Proses Pembuatan Surat Keputusan ........... Error! Bookmark not defined. 3.2 DESAIN SISTEM BARU .............................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3.3 ANALISIS KEPUTUSAN DALAM MEMILIH BAHASA PEMROGRAMAN ......... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................ 35 4.1 PERBANDINGAN SISTEM LAMA DENGAN SISTEM BARU ................................ 43 4.1.1 Sistem Lama ............................................................................... 43 4.1.2 Sistem Baru ................................................................................ 43 4.2 IMPLEMENTASU SISTEM ............................................................................ 43 4.3 UJI COBA SISTEM..................................................................................... 53 BAB V PENUTUP ............................................................................................. 55 5.1 KESIMPULAN ............................................................................................ 55 5.2 SARAN .................................................................................................... 55 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 56 LAMPIRAN........................................................................................................ 58

iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Bagan Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kampar ...............6 Gambar 2.2 Tampilan Area Kerja Ms Excel ....................................................12 Gambar 2.3 Tampilan Awal VBE .....................................................................16 Gambar 2.4 Menu Bar ......................................................................................17 Gambar 2.5 Toolbar .........................................................................................17 Gambar 2.6 Toolbox ........................................................................................18 Gambar 2.7 Jendela Form ...............................................................................19 Gambar 2.8 Project Explorer ...........................................................................19 Gambar 2.9 Windows Properties ....................................................................20 Gambar 2.10 Jendela Form Layout.................................................................20 Gambar 2.11 Form Code .................................................................................21 Gambar 2.12 Tabs Ribbon ...............................................................................21 Gambar 3.1 Flowchart Absen Masuk Karyawan ............................................27 Gambar 3.2 Flowchart Surat Masuk ...............................................................28 Gambar 3.3 Flowchart Proses Surat Keluar ...................................................30 Gambar 3.4 Flowchart Pembuatan Surat Keluar ...........................................31 Gambar 3.5 Context diagram sistem baru .....................................................32 Gambar 4.1 Excel Option ................................................................................36 Gambar 4.2 Tampilan Depelover Tabs setelah diaktifkan .............................36 Gambar 4.3 Office Application ........................................................................37 Gambar 4.4 RibbonX Visual Designer ............................................................37 Gambar 4.5 Tampilan Save As ........................................................................38 Gambar 4.6 Visual Basic Editor (VBE) ...........................................................39 Gambar 4.7 Tampilan Form Absen Masuk pada VBE....................................39 Gambar 4.8 Project Explorer ...........................................................................40 Gambar 4.9 Tampilan Cara mengaktifkan Add-Ins pada Excel Option ........43 Gambar 4.10 Tampilan Add-Isn Available ......................................................44 Gambar 4.11 Tampilan Awal Menu ADMINISTRASI POLKAM ......................44 Gambar 4.12 Tampilan Awal ...........................................................................45

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Versi-versi Microsoft Office ............................................................9 Tabel 2.2 Versi-versi Microsoft Office Excel ..................................................13 Tabel 2.3 Simbol-simbol Flowchart ................................................................23 Tabel 3.1 Analisis Keputusan .........................................................................32 Tabel 4.1 Koding Form Absen Masuk ............................................................41 Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Sistem Baru .............................................................46

vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dewasa ini penerapan sistem informasi pada suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu instansi untuk memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat. Sistem informasi yang mendukung membuat kinerja suatu instansi akan terlaksana dengan baik dan dapat menangani berbagai pengolahan data dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem Informasi dibuat untuk mempermudah dalam pengelolaan dan penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi. Perkembangan Politeknik kampar sudah mulai menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk menunjang kinerjanya. Meskipun masih banyak pengelolaan yang masih dilakukan secara manual salah satunya pengelolaan dan penyimpanan data inventaris barang. Pengelolaan dan penyimpanan data inventaris barang hanya dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan buku besar yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang ada. Semua keterangan mengenai barang inventaris kantor dicatat dalam suatu buku besar, sehingga untuk catatan barang-barang di tahun-tahun sebelumnya sebagian sudah tidak ada lagi karena pengelolaan yang digunakan masih sangat sederhana. Apabila ada pihak yang membutuhkan sulit untuk mencari keterangan dimana dan apa saja data barang yang dibutuhkan tersebut. Masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Oleh karena itu penulis termotivasi ubtuk membuat suatu sistem informasi inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar.

1.2 Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang telah penulis paparkan, maka penulis mencoba untuk membuat suatu aplikasi Sistem Informasi Inventaris barang di Laboratorium Teknik

Informatika Politeknik Kampar. Beberapa permasalahan yang ada dalam mengembangkan sistem ini yaitu: 1. Bagaimana membuat suatu sistem informasi inventaris barang berbasis komputer yang sistematis, terstruktur dan terarah sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi. 2. Bagaimana sistem informasi inventaris dibentuk sedemikian rupa sehingga para pengguna lebih mudah dan cepat mendapatkan data-data inventaris. 3. Bagaimana sistem informasi inventaris dapat memberikan data-data inventaris barang yang tergolong barang habis pakai (BHP) dan barang yang permanent. adapun pada system ini difokuskan pada barang yang permanent saja. 4. Bagaimana sistem dapat memberikan laporan data inventaris yang tepat dan akurat.

1.3 Batasan Masalah Batasan-batasan system ini antara lain : 1. Sistem ini hanya dapat diimplementasikan pada satu ruang lingkup departemen atau organisasi tidak berbasis web atau menggunakan jaringan Internet. 2. Pembatasan masalah ditekankan pada pencatatan barang yang tergolong barang yang bersifat permanent, Input data barang, Peminjaman Barang, penelusuran(Search) data barang, dan laporan yang dibutuhkan oleh Kepala Labor untuk setiap periode. 3. Bahasa pemprograman yang digunakan yaitu Visual Basic 6.0 dan sistem databasenya menggunakan microsoft acces 2003.

1.4 Tujuan Penelitian Tujuan tugas akhir ini adalah untuk membuat suatu aplikasi sistem informasi inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika berbasis komputer yang sistematis, terstruktur dan terarah sehingga dapat mendukung kinerja Politeknik Kampar, untuk kelancaran operasional, dan juga Salah satu syarat untuk menyelesaikan Tugas Akhir Diploma III Bidang Studi Teknik Informatika.

1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian Tugas Akhir adalah : 1. Menambah pengetahuan dan dapat mengetahui serta mempraktekkan semua teori yang telah didapat pada masa perkuliahan mengenai pemprograman, basis data, pembuatan system informasi dan mengaplikasikannya. 2. Menambah pengalaman dalam dunia kerja untuk dapat bekerja sama dengan banyak pihak. 3. Mempermudah dalam pekerjaan dengan system informasi inventaris barang yang ada di Politeknik Kampar khususnya untuk inventarisasi Laboratorium Teknik Informatika sehingga kecepatan operasional menjadi lebih efektif, cepat dan akurat.

BAB II LANDASAN TEORI


2.1 Sejarah Politeknik Kampar Politeknik Kampar berdiri atas kesepakatan kerjasama antara Pemerintah Kabupaten Kampar, Yayasan Datuk Tabano dan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Depdiknas yang tertuang dalam kontrak No : 0910/D2.2/2008 tanggal 22 April 2008. Polkam beroperasi berdasarkan izin operasional yang dikeluarkan untuk menjamin ketersediaan Kampus Politeknik Kampar, Pemda atas persetujuan DPRD Kampar telah menyetujui pembangunan kampus Politeknik Kampar dengan sistim multiyear yang dituangkan dalam Peraturan Daerah No. 2 Tahun 2008 tanggal 15 Februari 2008. Pada saat ini pembangunan Politeknik Kampar secara keseluruhan sedang berlangsung dan tahap demi tahap akan selesai (Dokumen Politeknik Kampar, 2008). Sebagai tahap awal Politeknik Kampar berdasarkan izin operasional yang diberikan oleh Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti), menyelenggrakan 3 (tiga) program studi dengan kompetensi lulusannya sebagai berikut : 1. Program Studi Teknik Pengolahan Sawit (TPS). 2. Program Studi Perawatan dan Perbaikan Mesin (PPM) 3. Program Studi Teknik Informatika (TI) Adapun visi dan misi Politeknik Kampar adalah sebagai berikut : A. Visi Pada tahun 2013 Politeknik Kampar menjadi lembaga pendidikan profesional yang berkualitas serta handal yang dipercaya, diakui dan diminati masyarakat dalam mencerdaskan anak bangsa (Dokumen Poilteknik Kampar, 2008). B. Misi Menyelenggarakan Pendidikan Vokasional, Penelitian Terapan dan Pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) untuk penghasilan sumber daya manusia yang berkualitas, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur serta terampil dan kompeten dalam bidangnya (Dokemen Politeknik Kampar, 2008) Dibawah ini terdapat bagan organisasi dan tata kerja Politeknik Kampar.

10

BAGAN ORGANISASI DAN TATA KERJA POLITEKNIK KAMPAR

MAJELIS WALI AMANAH

SENAT POLITEKNIK PD I

DIREKTUR PD II PD III

DEWAN AUDIT

UNIT PELAKSANAAN TEKNIS (UPT)

BAGIAN ADM. KEUANGAN

BAGIAN ADM. AKADEMIK & KEMAHASISWAAN

BAGIAN ADM. UMUM & KEPEGAWAIAN

SUBBAG. AKAD & KEMAHASISWAAN

SUBBAG. TATA USAHA

SUBBAG. PERENCANAAN & SISTIM INFORMASI

SUBBAG. KEPEGAWAIAN

PROGRAM STUDI

PUSAT PENELITIAN DAN PENGAPDIAN MASYARAKAT

DOSEN DAN JABATAN FUNGSIONAL LAINNYA Gambar 2.1 Bagan Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kampar

11

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan mnyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.2.1 Sistem Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang

melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi. Sistem merupakan sekumpulan komponen yang bekerjasama dalam mencapai tujuan. Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Fatansyah, 1999). 2.2.2 Informasi Informasi merupakan data yang telah diproses / diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna. Menurut Laudon dan Laudon (2005) informasi adalah data yang telah dibentuk kedalam sustu format yang mempunyai arti dan berguna bagi manusia. Sedangkan Abdul Kadir (1999), berpendapat bahwa Informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang di dalam suatu organisasi atau perusahaan. 2.2.3 Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, meyimpan dam mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (Laudon dan Laudon, 2005).

12

2.2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan caracara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sedangkan Kendall dan Kendall (2002) sistem informasi manajemen adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. 2.3 Inventaris 2.3.1 Gambaran Umum Inventarisasi adalah suatu daftar semua fasilitas yang ada di seluruh bagian,

termasuk gedung dan isinya. Inventarisasi bertujuan untuk memberi tanda pengenal bagi semua fasilitas di industri. Inventaris yang dibuat harus mengandung informasi yang jelas dan mudah dimengerti dengan cepat, sehingga dapat membantu kelancaran pekerjaan. Dengan demikian pekerjaan perawatan akan lebih mudah. Pengelolaan barang inventaris barang di Laboratorium Politeknik Kampar adalah suatu tatanan yang harus tertib administrasi yang bertujuan untuk penghematan keuangan, penghitungan kekayaan dan mutu pengendalian Politeknik Kampar yang meliputi: perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan,

penggunaan dan pemeliharaan. Dari kedua pengertian tersebut diatas maka dapat disimpulkan juga bahwa inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar merupakan

kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh Inventaris barang yang ada di Laboratorium Teknik Informatika Poiteknik Kampar, yang harus tertib administrasi guna

13

mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik dalam upaya pencapaian tujuan.

2.3.2 Manfaat Inventaris Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut: a. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen. b. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas

penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara. c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara. d. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi /negara yang dikuasahi departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen. e. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

2.3.3 Dasar Hukum Inventaris Untuk institusi pemerintahan baik pemerintahan pusat, pemerintah daerah dan militer, kegiatan iventarias telah diatur dalam satu kebijakan perundang-undangan sebagai dasar hukum dalam pengelolaan kekayaan/inventaris negara, yaitu : a. Undang-Undang No.1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. b. Undang-undang No. 1 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor : 4355). c. Peraturan Pemerintah No. 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara atau Daerah. d. Inpres No.3 tahun 1971, tentang inventarisasi barang-barang/ kekayaan milik negara. 14

2.4 Pengertian Barang Barang/produk : Suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat di raba, termasuk bungkus, harga, prestise perusahaan, dan pengecer. Pelayanan perusahaan dan pengecer, yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan. 2.4.1 Pengolongan Barang Menurut tingkat Pemakaian dan kekongkritannya 1) Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang secara normal dapat dipakai berkali-kali, jadi dapat dipakai untuk jangka waktu yang relative lama. Misalnya : Pakaian, Mesin tulis, kacamata penggaris, dsb. 2) Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods) adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali atau beberapa kali saja, artinya sekali barang itu dipakai akan habis, rusak, atau tidak dapat dipakai lagi. Misalnya : Bahan Baku, Sabun, Makanan, dsb.

3) Jasa adalah kegiatan, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan untuk dijual. Misalnya : Jasa reparasi, Jasa Potong rambut, Jasa Pendidikan, dan sebagainya. 2.4.2 Penggolongan Barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya a. Barang Konsumsi Barang Konsumsi : Barang-barang yang untuk dikonsumsikan. Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu : Barang Konvenien (convenience Goods) Barang yang mudah dipakai, membelinya dapat disembarang tempat dan pada setiap waktu. Misalnya : Rokok, sabun, dsb 15

Barang Shopping (shopping Goods) Barang yang harus dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus dipertimbangkan masak-masak. Misalnya dengan membandingkan mutu, harga, kemasan, dsb. Misalnya : Tekstil, perabot rumah tangga, dsb Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal , dibandingkan dengan barang konvenien, dan di butuhkan usaha-usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan perbandingan. Barang special Barang yang mempunyai cirri khas dan hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja. Misalnya : barang antik di toko seni tertentu, perhiasan di toko perhiasan tertentu. b. Barang Industri Barang-barang yag di beli untuk proses /untuk kepentingan dalam industry baik secara langsung atau tidak langsung dipakai proses produksi. Misalnya : dalam industrial baja, hampir semua produk dari baja digunakan untuk memproduksi barang lain. 2.5 Konsep Dasar Database Database adalah kumpulan data yang saling brhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundandy) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan Fathansyah (2004). Database merupakan komponen terpenting dalam pembangunan SI, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi-informasi dalam berbagai bentuk. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara tepat dan mudah untuk menghasilkan informasi.

16

2.5.1 Sistem Basis Data Sistem basis data merupakan sistem software yang multiguna, yang menyediakan fasilitas untuk mendefinisikan, membangun dan memanipulasi basis data untuk aplikasi yang beraneka ragam. Sistem basis data adalah sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah system komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut (Fatansyah, 1999). 2.5.2 Basis Data Basis data adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang diorganisasikan berdasar sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software tertentu digunakan untuk melakukan manipulasi data untuk tujuan tertentu. Suatu basis data adalah koleksi data yang bisa mencari secara menyeluruh dan sistematis memelihara dan meretrieve informasi Janner Simarmata (2007). Menurut Fatansyah (1999), basis data data diartikan sebagai himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Menurut Kristanto (1994), setiap basis data selalu terdapat kunci dari field berupa satu field yang dapat mewakili record, yaitu: 1. Kunci Kandidat/Kunci Calon (Candidate Key) Kunci kandidat adalah satu atribut atau set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entitas. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut sebagai composite key (kunci

campuran/gabungan). 2. Kunci Primer (Primary Key) Primary Key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

17

Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key, tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap entitas yang ada. 3. Kunci Alternatif (Alternate Key) Alternate key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali kunci alternatif dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan.

4. Kunci Tamu (Foreign Key) Foreign Key adalah satu atribut (atau satu set atribut) yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak dan sama dengan primary key induk direlasikan. Hubungan

antara entitas induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to many relationship). 2.5.3 Data Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu

obyek/kejadian yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, atau kombinasinya. Sedangkan menurut Abdul Kadir (1999) data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Jenis jenis tipe data terdiri dari beberapa macam. Diataranya adalah sebagai berikut:

Tabel 2.4 Tipe Data Tipe Data Varchar Keterangan Jika diisi kurang dari 10 karakter misalkan 5karakter, maka yang diisikan adalah 5 karakter. Jika diisi kurang dari 10 karakter misalkan 5 karakter, maka yang diisikan adalah 10 karakter. Tipe ini digunakan untuk menyatakan teks atau data yg bisa mengandung huruf, angka, dan karakter-karakter lain seperti tanda * dan & Contoh pemakaiannya antara lain untuk nama orang, alamat, dan bahkan untuk angka 18 Ukuran

Char

Teks

Maksimum terdiri atas 255 karakter

Memo

yang tidak dimaksudkan untuk dihitung (mis:no telpon) Merupakan tipe data teks yang Dapat mencapai 65.535 karakter berukuran besar Merupakan tipe data untuk suatu nilai bilangan yang bisa dihitung. Ada bermacam-macam pilihan lebih lanjut untuk nilai ini. Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100 sampai dengan 9999 Merupakan tipe data untuk nilai uang. Keakuratan sampai 15 digit disebelah kiri tanda pecahan dan 4 digit disebelah kanan tanda pecahan Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinan saja. Contoh: benar salah, pria wanita Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada table lain melalui fasilitas list box atau combo box 1, 2, 4, 8, atau 16 byte tergantung detilnya 8 byte 8 byte

Number

Date/Time Currency

Yes/No

1 byte

Lookup Wizard

Biasanya 4 byte

2.5.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain sistem yang baik, isinya adalah langkah-langkah operasi dalam pengolahan data dan prosedur untuk operasi sistem. Perancangan sistem informasi inventaris barang, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: Mempelajari dan mengumpulkan data untuk disusun menjadi sebuah struktur data sesuai dengan yang dibuat. Melakukan evaluasi serta merumuskan masalah. Menganalisa kendala yang akan dihadapi dalam permasalahan yang mungkin timbul dalam proses perancangan sistem.

19

Alat-alat yang digunakan untuk mempermudah dalam perancangan sistem adalah sebagai berikut:

1) DFD (Data Flow Diagram) atau Diagram Aliran Data DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang

mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data dan proses pada sistem. DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran keseluruhan kerja sistem secara garis besar. DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai system sebagai jaringan kerja antar dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya (Oetomo, 2002). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau sistem baru yang akan dibuat/dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. DFD terdiri dari: a) Data Flow Diagram Contex Level DFD Contex Level merupakan bagan bagian dari DFD yang berfungsi memetakan model lingkungan yang direpresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD Contex Level ini juga biasa disebut dengan context diagram. Context Diagram merupakan DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0). Context diagram juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem. b) Data Flow Diagram Levelled DFD Levelled adalah bagan bagian DFD yang menggambarkan sistem jaringan kerja antara fungsi yang terhubung satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Pada DFD levelled terdiri dari beberapa level yaitu:

20

(1) Level 0 Diagrams Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan bagaimana prosesproses utama direlasikan menggunakan data flow. Pada level ini juga ditunjukkan bagaimana proses-proses utama terhubung dengan entitas eksternal. Pada level ini juga dilakukan penambahan data store. (2) Level 1 Diagrams Umumnya diagram level 1 diciptakan daris etiap proses utama dari level 0. level ini menunjukkan proses-prosesinternal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. Jika misalnya proses induk dipecah, katakanlah menjadi 3 proses anak, maka 3 proses anak ini secara utuh menyusun proses induk. (3) Level 2 Diagrams Menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada level 1. bisa saja penyusunan DFD tidak mencapai level 2 ini. Atau mungkin harus dilanjutkan ke level berikutnya (level 3, level 4 dan seterusnya). Simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram sebagai berikut: Simbol Keterangan Menggambarkan orang atau kelompok orang yang merupakan asal data atau tujuan. Menunjukkan suatu proses

Simbol alir data atau aliran data File, basis data atau penyimpanan yang diimplementasi dalam computer Gambar 2.4 Simbol DFD (Data Flow Diagram ) 21

2) ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah suatu diagram yang digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. ERD berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat dogolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu satusatu, satu-banyak dan banyak-banyak (Oetomo, 2002). Sedangkan Fathansyah (2004) E-R Diagram adalah diagram yang berisi komponen-komponen entitas dan himpunan relasi yang masingmasing dilengkapi dengan atribut-atribut yang

merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau. Simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut: a) Entity Entitas (Entity) adalah objek data prinsip tentang informasi yang

dikumpulkan. Suatu obyek yang dapat didefinisikan dalamlingkungan pemakai dalam konteks sistem yang telah dibuat. Entity digunakan atau digambarkan persegi empat. b) Atribut Atribut merupakan objek data yang mengidentidikasi ata menguraikan entitas dimana mereka dihubungkan. Kejadian dari suatu atribut tertentu adalah suatu nilai (value). Atribut digambarkan dengan simbol Ellips. c) Hubungan (Relationship) Hubungan ini dinamakan relationship atau relasi. Suatu relationship adalah suatu asaosiasi antara dua tabel atau lebih. Hubungan harus dibedakan antara hubungan bentuk dengan isi dari hubungan itu sendiri. Hubungan digambarkan dengan simbol ketupat. Hubungan terdiri dari beberapa jenis, diantaranya antara lain : (1) Hubungan Satu ke Satu

22

Hubungan satu-ke-satu (One-to-One Relationship) memiliki kardinalitas atau derajat satu dan hanya satu di kedua arahnya. Hubungan ini dinotasikan dengan 1 ke 1 atau 1:1. Dibawah ini adalah tingkat relasi entitas set satu ke satu
Entity Set X Entity 1 Entity 2 Entity 3 Entity 4 Entity Set Y Entity 1 Entity 2 Entity 3 Entity 4

Gambar 2.3. Tingkat Relasi Satu ke Satu

Setiap entitas pada entitas yang lain berhubungan paling banyak satu, demikian pula sebaliknya.

(2) Hubungan Banyak ke Satu Hubungan banyak-ke-satu memiliki kardinalitas dalam satu arah untuk satu atau lebih dan diarah lain untuk satu dan hanya satu. Hubungan ini dinotasikan dengan M:1 atau M ke 1. Dibawah ini adalah tingkat relasi entitas set satu ke entitas set banyak.
Entity Set X Entity 1 Entity 2 Entity 3 Entity 4 Entity Set Y Entity 1 Entity 2 Entity 3 Entity 4

Gambar 2.4. Tingkat Relasi Satu ke Banyak

23

Entitas pada entitas set X dapat berhubungan lebih dari satu atau banyak dengan entitas pada entitas set Y, akan tetapi tidak sebaliknya entitas set Y hanya dapat melakukan hubungan dengan paling banyak satu entitas pada entitas set X. (3) Hubungan Banyak ke Banyak Hubungan banyak-ke-banyak adalah salah satu yang memiliki derajat satu atau lebih yang berlaku ke kedua arah. Hubungan ini dinotasikan sebagai M:M (M ke M) atau M:N (M ke N). Lantaran angka aktual disetiap derajat biasanyatidak sama, maka kita menggunakan notasi M:N.

Dibawah ini adalah tingkat relasi entitas set banyak ke entitas set banyak.
Entity Set X Entity 1 Entity 2 Entity 3 Entity 4 Entity Set Y Entity 1 Entity 2 Entity 3 Entity 4

Gambar 2.6. Tingkat Relasi Banyak ke Banyak Setiap entitas pada entitas set X hanya dapat berhubungan dengan banyak entitas pada entitas set Y, dan entitas pada entitas set Y juga dapat berhubungan lebih dari satu entitas (banyak entitas) pada entitas set X.

24

d) Garis Digunakan untuk menghubungkan entity dengan entity maupun entity dengan atribut.

Menunjukkan entity

Menunjukkan atribut

Menunjukkan Hubungan/Relasi Menunjukkan garis Gambar 2.4 Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)

2.6 Visual Basic 6.0 sebagai Bahasa Pemprograman Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB ) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda. Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponenkomponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic Program-program yang ditulis

25

dengan Visual Basic juga dapat menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan. Bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dapat digunakan untuk menyusun dan membuat program aplikasi pada sistem operasi windows. Program aplikasi dapat berupa program database, program grafis dan lain sebagainya. Didalam Visual Basic 6.0 terdapat komponen - komponen yang sangat membantu dalam pembuatan program aplikasi.

Dalam pembuatan program aplikasi pada Visual Basic 6.0 dapat didukung oleh software seprti Microsoft Access,Microsoft Exel, Seagate Criytal Report, dan lain sebagainya. Untuk dapat menyusun dan membuat suatu program aplikasi dari VB 6.0, tentunya harus mengetahui fasilitas - fasilitas yang disediakan agar proses penyusunan dan pembuatan program tersebut berjalan dengan baik. 2.6.1 Membuat sebuah project Dalam pembuatan program aplikasi pada VB 6.0, langakah pertama adalah dengan membuat sebuah project. Adapun caranya dapat dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya mengklik Start | program | Microsoft Visual Basic 6.0 | Microsoft Visual Basic 6.0. Cara lainnya adalah dengan membuka Windows Explorer dengan mengklik kanan Start dan mengklik Explore. Setelah explorer muncul klik akses program files\Microsoft Visual Studio\ VB98 dan klik ganda vb6.exe. Selanjutnya akan terlihat tampilan seperti pada Gambar 2.5.

Ga mb ar 2.5 ta mpi lan aw al VB 6.0

26

Kemudian pilih Standard EXE lalu klik open maka akan terlihat tampilan form project seperti pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6 Form project 2.6.2 Menu Bar Menu bar merupakan salah satu fasilitas yang dapat digunakan untuk membantu user dalam membuat program apliaksi pada Visual Basic. Ada tigabelas menu yang dapat digunakan dan masing - masing mempunyai fungsi yang berbeda. Untuk mengunakan fasilitas menu, klik menu yang dipilih dan selanjutnya mengklik submenu yang akan digunakan.

Gambar 2.7 Menu bar 2.6.3 Toolbar Toolbar berfungsi sama dengan menu, hanya saja berbeda tampilan. Pada toolbar cukup mengklik icon yang ingin digunakan yang terdapat pada toolbar. Jumlah icon pada toolbar dapat diatur dengan mengklik Menu View | toolbars. Selanjutnya ada 27

pilihan menambah toolbar, diantaranya Debug, Edit, Form editor, Stantard,dan Customize. Pada submenu Customize terdapat pilihan untuk mengatur toolbar yang akan digunakan. Tampilan salah satu toolbar terlihat seperti pada Gambar 2.8.

Gambar 2.8 Toolbar 2.6.4 Toolbox Toolbox merupakan tempat icon - icon untuk objek yang akan dimasukan dalam form pada pembuatan program aplikasi. Secara default pada toolbox hanya terdapat objek - objek seperti Gambar 2.9

Gambar 2.9 Toolbox Tapi objek - objek pada toolbox dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan user dalam pembuatan program aplikasinya. Cara menambah objek adalah dengan klik kanan pada toolbox, lalu pilih components,sehingga akan muncul tampilan seperti Gambar 2.6. selanjutnya pilih komponen komponen kontrol / objek yang dibutuhkan dengan menklik /menceklis pada kotak pilihan dan klik OK.

Gambar 2.10 Components

28

2.6.5 Project Explorer Project Explorer merupakan tempat untuk melihat daftar form, modules, dan designers dengan mengklik kanan pada bagian project explorer dan pilih add, lalu pilih yang akan ditambah.Tampilan project explorer seperti pada gambar 2.5.

Gambar 2.6 Properties window

Gambar 2.5 Project explorer

2.6.6 Form Layout Windows Form layout windows merupakan tempat ntuk melihat posisi tampilan form saat dieksekusi atau program dijalankan. Untuk mengubah posisi tampilan saat dijalankan, klik pada form layout window dan atur sesuai dengan keinginan. Tampilan form layout windows serti gambar 2.12.

Gambar 2.12 Form layout 2.6.7 Form Objek Kontrol - kontrol pada toolbox akan diletakkan disini sesuai dengan rancangan program aplikasi. Untuk menampilkan form objek ini, klik ganda pada icon / nama form pada jendela project explorer atau dengan klik kanan pada icon / nama pilih view object. Contoh tampilan form seperti gambar 2.6. 29

Gambar 2.13 Form objek 2.6.8 Form Kode Form kode merupakan tempat untuk menulis kode - kode atau syntax program aplikasi. Untuk menampilkan form kode ini, klik form pada project explorer, klik kanan pilih View Code. Tampilan form seperti gambar 2.11.

Gambar 2.14 Form code

30

2.7 Microsoft Access Micosoft Access merupakan salah satu program aplikasi yang dapat membuat basis data dan juga salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil. Dengan micosoft access user dapat merancang, atau menggabungkan beberapa tabel dan menyeleksi data secara mudah. Program ini dapat dijadikan program pendukung pada pembuatan program aplikasi berbasis Visual Basic 6.0. 2.8 Laboratorium Laboratorium (disingkat lab) adalah tempat riset ilmiah, eksperimen, pengukuran ataupun pelatihan ilmiah dilakukan. Laboratorium biasanya dibuat untuk memungkinkan dilakukannya kegiatan-kegiatan tersebut secara terkendali. Laboratorium ilmiah biasanya dibedakan menurut disiplin ilmunya, misalnya laboratorium fisika, laboratorium kimia, laboratorium biokimia, laboratorium komputer, dan laboratorium bahasa. 2.9 Teknik Informatika Teknik informatika merupakan disiplin ilmu yang menginduk pada ilmu komputer, yang pada dasarnya merupakan kumpulan disiplin ilmu dan teknik yang secara khusus menangani masalah transformasi atau pengolahan fakta-fakta simbolik (data) dengan memanfaatkan seoptimal mungkin teknologi komputer. Transformasi itu berupa proses-proses logika dan sistematika untuk mendapatkan solusi dalam menyelesaikan berbagai masalah, sehingga dengan memilih program studi Teknik Informatika, kita menjadi terlatih berpikir secara logis dan sistematis untuk dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan pekerjaan apapun. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer yang sangat cepat, maka program pendidikan pada program studi Teknik Informatika diarahkan pada penguasaan ilmu dan keterampilan rekayasa informatika yang berlandaskan pada kemampuan untuk memahami, menganalisis, menilai, menerapkan, serta menciptakan piranti lunak (software) dalam pengolahan dengan komputer. Di samping itu, lulusan diharapkan memiliki kemampuan untuk merencanakan suatu jaringan dan sistem komputer, serta menguasai dasar-dasar ilmu dan tenologi informasi sebagai landasan untuk pengembangan studi lanjutan.

31

Menimbang hal di atas, program studi Teknik Informatika bertujuan memenuhi kebutuhan akan SDM yang profesional di bidang teknologi informasi. Selain itu, untuk menjembatani antara kepentingan industri dan masyarakat profesi dengan kepentingan akademik, maka disusunlah kurikulum berbasis kompetensi, dimana selain muatan-muatan inti, diberikan pula muatan-muatan lokal yang mendukung basis pengetahuan terapan dan perekayasaan perangkat lunak. Diharapkan melalui program ini dapat dihasilkan lulusan yang memiliki daya saing, jiwa kewirausahaan, dan memiliki wawasan teknologi informasi yang memadai sehingga tidak gagap ketika tiba waktunya untuk menerapkan ilmunya di masyarakat. 2.10 Diagram Alir (Flowchart) Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dalam pembuatan flowchart tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak, karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan bervariasi antara suatu program dengan pemogram yang lainnya (Irma, 2008). Dibawah ini adalah simbol-simbol standar yang sering digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem flowchart.

Tabel 2.3 Simbol-simbol Flowchart Simbol Nama Keterangan Menyatakan Terminator permulaan/akhiran

dari suatu program Menyatakan jalannya arus atau

Garis alir (flow line)

proses. Menyatakan suatu tindakan

Proses

(proses) yang dilakukan. Menandakan dokumen, bisa dalam

Dokumen

bentuk surat, formulir, templeta, dll

32

Menunjukkan Decision

suatu

kondisi

tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban :

ya/tidak. Menyatakan proses input/output Input/Output data tanpa tergantung jenis

peralatannya. Menyatakan Manual suatu tindakan

(proses) yang tidak dilakukan oleh komputer. Merupakan simbol untuk masuk

Off Line Connector

dan

keluarnya

suatu

prosedur

pada lembar kertas yang lain. Suatu prosedur akan masuk dan Connector keluar melalui simbol ini dalam lembar yang sama.

Flowchart terbagi atas 5 jenis (Tri, Undated), yaitu : 1. Flowchart Sistem (System Flowchart) Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan akur atau kerja apa yang sedang dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan-urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. 2. Flowchart Paperwork/Flowchart Dokumen Flowchart paperwork menelusuri alur data yang ditulis melalui sistem. Flowchart paperwork sering disebut juga dengan flowchart dokumen. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian kebagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan. 3. Flowchart Skematik Flowchart skematik mirip dengan flowchart sistem yang menggambarkan suatu sistem atau prosedur. Flowchart skematik ini bukan hanya menggunakan simbol-simbol

33

flowchart standar, tetapi juga menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, formform atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem. Flowchart skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-simbol flowchart yang

konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti dari simbol-simbol flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat mengerti flowchart. 4. Flowchart Program Flowcahrt program dihasilkan dari flowchart sistem. Flowchart program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program atau prosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi. Programmer menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari program komputer. Analis sistem menggunakan flowchart untuk menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi. 5. Flowchart Proses Flowchart proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur atau sistem. Flowchart proses digunakan oleh perekayasa industrial dalam mempelajari dan mengembangkan proses-proses manufakturing. Dalam analisis sistem flowchart ini digunakan secara efektif untuk menulusuri alur suatu laporan atau form.

34

BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN 3.1 Perancangan Sistem Penulis mencoba untuk membuat suatu sistem informasi inventaris Laboratorium Teknik Informatika di Politeknik Kampar. Sebelumnya penulis mempelajari sistem yang ada dan menemukan beberapa kelemahan diantaranya sistem yang digunakan masih sangat sederhana, catatan mengenai barang-barang di tahun-tahun sebelumnya sebagian sudah tidak ada lagi, apabila ada pihak yang membutuhkan sulit untuk mencari keterangan dimana dan apa saja data barang yang dibutuhkan serta untuk pembuatan laporan yang dibutuhkan sangat sulit. Oleh karena itu penulis ingin membuat suatu sistem informasi tentang inventaris barang yang menggunakan Program Visual Basic 6.0 yang digunakan untuk membuat sistem informasi inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar dan Microsoft Acces untuk membuat database dari sistem informasi inventaris barang tersebut. Perancangan sistem informasi inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar adalah sebagai berikut: 1. Context Diagram Diagram konteks Sistem Informasi inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar dapat dilihat pada gambar 3.1.

Lap.Inventaris KA.LAB PETUGAS TI

Data mahasiswa Data Inventaris SISTEM INVENTARIS BARANG Lap. Data Inventaris Lap. Data Mahasiswa KA.PRODI TILap.Inventaris 35

form peminjaman

MAHASISWA

Gambar 3.1 Gambar Contex Diagram Sistem Inventaris Barang Lab.TI

Keterangan : a. Petugas melakukan pendataan barang inventaris dan pendataan mahasiswa dan memberikan kode menurut jenis inventarisnya.setelah itu petugas mendapatkan laporan data inventaris dan laporan data mahasiswa. b. Mahasiswa yang ingin meminjam barang atau alat akan mendapatkan form peminjaman c. Ka.Lab TI mendapatkan laporan inventaris dari hasil pendataan yang dilakukan oleh petugas. d. Ka.Prodi TI mendapatkan laporan keseluruhan dari data-data inventaris.

2. DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram system informasi inventaris barang di Laboratorium Teknik Informatika Politeknik Kampar menurut levelnya dapat digambar sebagai berikut : a. DFD level 1

36

Gambar 3.2 Gambar DFD Level 1

37

b. DFD Level 2 Peminjaman

Gambar 3.3 Gambar DFD Level 2 Proses Peminjaman

c. DFD level 2 Pengembalian

38

Gambar 3.4 Gambar DFD Level 2 Proses Pengembalian

d. DFD Level 2 Proses Laporan

Gambar 3.5 Gambar DFD Level 2 Proses Laporan

39

3.2 Perancangan Basis Data Perancangan basis data yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini terdiri atas dua hal. 3.2.1 Struktur Data Dalam system informasi inventaris barang terdapat 6 tabel diantaranya sebagai berilkut : a. Tabel Login Tabel login adalah tabel data yang digunakan untuk memproteksi user yang dapat mengakses aplikasi dan basis data. Primary Key: Nama

Gambar 3.1 Struktur Table Login b. Tabel Barang Tabel barang adalah table data yang digunakan dalam penyimpanan data-data barang. Primary Key: Kode Barang

40

Gambar 3.2 Struktur Tabel Barang

c. Tabel Ruang Tabel ruang adalah table data yang digunakan dalam penyimpanan data-data ruang. Primary Key: Kode Ruang

Gambar 3.3 Struktur Tabel Ruang

d. Tabel Peminjaman Tabel peminjaman adalah table yang digunakan dalam penyimpanan data-data peminjaman barang-barang inventaris.

41

Primery Key : Kode Pinjam

Gambar 3.4 Struktur Tabel Peminjam

42

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN


4.1 Perbandingan Sistem Lama dengan Sistem Baru 4.1.1 Sistem Lama Penggunaan sistem lama dibagian administrasi masih menggunakan beberapa sistem manual dan belum terstruktur meskipun dalam penyimpanan formulir maupun dokumen lain menggunakan komputer. formulir atau semua file tersimpan dalam satu folder atau beberapa folder sehingga pada saat pencarian formulir atau file memerlukan waktu yang lama. Hal ini akan memperlambat pencarian formulir atau file yang dibutuhkan. Selain itu jika petugas tidak hadir maka akan mempersulit sesorang ketika membutuhkan formulir yang diperlukan.

4.1.2 Sistem Baru Sistem baru yang dirancang dapat mempermudah pekerjaan sesorang demi kelancaran suatu pekerjaan. Jika petugas bagian administrasi tidak hadir maka ketika seseorang membutuhkan formulir atau file pekerjaan tersebut dapat dikerjakan oleh petugas lain. Pencarian formulir atau file lebih cepat karena formulir atau file tersimpan dalam satu menu Bar pada Ms Excel 2007. Selain itu sistem baru ini dibuat untuk mendapatkan standar ISO (International Standart Organitation) tentang dokumen yang akan dijadikan acuan dalam penyelenggaraan formulir. 4.2 Implementasu Sistem Pada tahap pembahasan rancangan sistem untuk aplikasi standardisasi formulir dirancang dengan menggunakan Visual Basic for Application (VBA) pada Microsoft Office Excel 2007/. Berikut adalah langkah-langkah awal dalam membuat sistem ini yaitu: 1. Mengaktifkan Developer Tab pada microsoft excel, Klik Office Button kemudian klik tombol Excel Option dibagian bawah jendela agar dialog Opsi Excel terbuka. Pada bagian Populer centang kotak yang bertanda Show Developer tab in the Ribbon, dan klik tombol OK seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

43

Gambar 4.1 Excel Option 2. Setelah tombol OK diklik maka pada Menu Bar akan muncul penambahan menu baru yaitu Menu Depelover seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 4.2 Tampilan Developer Tab setelah diaktifkan

Pada gambar 4.2 dapat dilihat ketika Menu developer diaktifkan maka akan terlihat penambahan Ribbon Designer. Ribbon Designer berfungsi untuk menambah Menu baru pada Menu Bar. Untuk membuat atau menambah menu pada menu Bar klik Designer dan pada Office Applications pilih Excel. Seperti terlihat pada gambar 4.3 berikut ini

44

Gambar 4.3 Office Application Pada Office Application pilih Excel maka akan muncul tampilan RibbonX Visual Designer, terlihat pada gambar 4.4 dibawah ini.

Gambar 4.4 RibbonX Visual Designer Pada gambar diatas terlihat penambahan Tab yaitu ADMINISTRASI POLKAM yang didalamnya terdapat beberapa properties. Berikut beberapa properties yang ditambah. Tab Group Menu Button : ADMINISTRASI POLKAM : Administrasi Kepegawaian : Absensi Karywan Politeknik Kampar : Absen Masuk : Absen Pulang : Rekap Absen Bulanan Button : Gaji Karyawan Politeknik Kampar

45

Group Button Button

: Administrasi Umum : Pembuatan Surat Keputusan : Dokumen Surat Menyurat

Kemudian Save dengan mengklik tombol Save As pada RibbonX Visual Designer dan simpan dengan format *.xlsm, contoh AdministrasPolkam.xlsm.

Gambar 4.5 Tampilan Save As 3. Setelah selesai menambahkan Ribbon maka langkah selanjutnya yaitu membuka jendela Visal Basic dengan menekan tombol ATL + F11 maka akan muncul jendela Visual Basic Editor seperti terlihat pada gambar 4.6 berikut ini

46

1 2

Gambar 4.6 Visual Basic Editor (VBE) Visual Basic Editor (VBE) digunakan untuk membuat form yang mana pada VBE terdapat 3 (tiga) jendela yaitu Project Window (1), Code Windows (2) dan Properties Windows (3). Untuk membuat form Absensi Karyawan Politeknik Kampar terlihat seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.7 Tampilan form Absen Masuk pada VBE Form yang dibuat dapat didesain menggunakan properties berdasarkan background, warna, letak dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan. Begitu juga untuk membuat FormAbsenPulangKaryawan, FormGajiKaryawanPolkam, FormPembutanSK 47

dan FormSuratMenyurat. Semua Form yang sudah dibuat dapat dilihat pada Project Explorer seperti pada gambar 4.8 dibawah ini.

Gambar 4.8 Project Explorer Langkah selanjutnya yaitu membuat koding untuk program VB pada setiap form dengan cara double klik pada control-control Toolbox yang digunakan, sebagai contoh koding form Absensi Masuk adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Koding Form Absen Masuk


1 2 3 4 Private Sub CommandButton1_Click() If ComboBoxAbsenMasuk.SelText = "" Then MsgBox "Error" ElseIf ComboBoxAbsenMasuk.SelText = "Absen Masuk Karyawan" Then

48

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

ThisWorkbook.Sheets("AbsMasukKaryawan").Copy ActiveWorkbook.ActiveSheet.Range("B3").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Date ActiveWorkbook.ActiveSheet.Range("B4").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Date Unload Me ElseIf ComboBoxAbsenMasuk.SelText = "Absen Masuk Satpam" Then ThisWorkbook.Sheets("AbsMasukSatpam").Copy ActiveWorkbook.ActiveSheet.Range("B4").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Date ActiveWorkbook.ActiveSheet.Range("B5").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Date Unload Me End If End Sub Private Sub CommandButton2_Click() Unload Me End Sub Private Sub UserForm_Initialize() ComboBoxAbsenMasuk.AddItem "Absen Masuk Karyawan" ComboBoxAbsenMasuk.AddItem "Absen Masuk Satpam" End Sub

Keterangan Kodingan : Baris 1 merupakan procedure yang hanya bisa diakses dalam satu form itu saja. Baris 2 3 artinya jika teks pada ComboBoxAbsenMasuk kosong maka akan muncul pesan Error. Baris 4 5 dan jika teks pada ComboBoxAbsenMasuk dipilih Absen Masuk Karyawan, maka tampilkan dokumen AbsMasukKaryawan. Dokumen tersebut dalam bentuk Microsoft Office 49

Excel. Baris 7 8 digunakan untuk mengubah hari pada dokumen AbsMasukKaryawan menjadi hari sekarang pada ComboBoxAbsenMasuk. Sedangkan baris 10 11 digunakan untuk mengubah tangggal pada dokumen AbsMasukKarywan menjadi tanggal sekarang pada ComboBoxAbsenMasuk. Pada baris 13 terdapat Unload Me yang berfungsi untuk keluar dari form pada saat dokumen ditampilkan. Baris 14 15 artinya Jika teks pada ComboBoxAbsenMasuk dipilih Absen Masuk Satpam, maka akan tampilkan dokumen AbsMasukSatpam. Dokumen tersebut dalam bentuk Microsoft Office Excel. Baris 17 18 digunakan untuk Untuk mengubah hari pada dokumen AbsMasukSatpam menjadi hari sekarang pada ComboBoxAbsenMasuk. sedangkan baris 20 21 berfungsi untuk mengubah tanggal pada dokumen Abs Masuk Satpam menjadi tanggal sekarang pada ComboBoxAbsenMasuk. Baris 23 untuk mengakhiri If dan baris 24 berfungsi untuk mengakhiri Sub pada baris 1. Selanjutnya pada baris 26 28 berfungsi jika tombol Exit diklik maka akan keluar dari form Absensi Karyawan Politeknik Kampar. Baris 30 User_Form itu merupakan Object dan Initialize merupakan Procedure. Pada baris 31 32 berfungsi untuk menampilkan pilihan pada ComboBoxAbsenMasuk, jika ComboBox diklik maka akan tampil pilihan Absen Masuk Karywan dan Absen Masuk Satpam. Sedangkan pada baris terakhir yaitu baris 33 berfungsi untuk mengakhiri sub baris 30.

Untuk menjalankan program ini klik Menu Run atau F5 pada Visual Basic Editor, kemudian simpan sebagai Add-Ins. Langkah-langkah POLKAM sebagai Add-Ins Pada Microsoft Excel 2007 : 1. File yang awalnya disimpan dengan format *.xlsm disimpan kembali dengan format *.xlam, contohnya Adm2.xlam. 2. Klik Office Button kemudian klik tombol Excel Option dibagian bawah jendela agar dialog Opsi Excel terbuka. Pada Excel Option pilih Add-Ins dan akan muncul tampilan sebagai berikut menginstall menu ADMINISTRASI

50

Gambar 4.9 Tampilan cara mengaktifkan Add-Ins Pada Excel Option

3. Klik Go kemudian klik Browse untuk memilih file yang akan diaktifkan sebagai Add-Ins. setelah itu centang file yang sudah dipilih lalu klik OK.

Gambar 4.10 Tampilan Add-Ins Available

51

Ketika pertama kali membuka Microsoft Office Excel 2007 maka pada menu Bar akan terlihat penambahan menu baru yaitu diinstall sebagai Add-Ins. menu ADMINISTRASI POLKAM yang telah

Gambar 4.11 Tampilan awal Menu ADMINISTRASI POLKAM Pada gambar diatas terlihat penambahan menu ADMINISTRASI POLKAM yang didalamnya terdapat dua Tab yaitu Administrasi Kepegawaian Polkam dan Administrasi Umum. Pada Administrasi Kepegawaian Polkam terdapat menu Absensi Karyawan Politeknik Kampar dan Gaji Karyawan Politeknik Kampar. Begitu juga dengan Administrasi Umum terdapat menu Pembuatan Surat Keputusan dan Dokumen Surat Menyurat. Ketika Menu Absensi Karyawan diklik maka akan muncul sub menu Absen Masuk, Absen Pulang dan Rekap Bulanan Absensi, seperti terlihat pada gambar 4.12.

52

Gambar 4.12 Tampilan Awal Form Absen Karyawan digunakan untuk melihat formulir absen masuk karyawan dan absen masuk Satpam Politeknik Kampar. Sedangkan Form absen pulang digunakan untuk melihat absensi pulang karyawan dan absensi pulang satpam Politeknik Kampar. Formulir tersebut dapat dilihat pada lampiran. Pada menu Gaji Karyawan Politeknik Kampar digunakan untuk melihat formulir slip gaji karyawan. Sedangkan pada Administrasi Umum terdapat Menu Pembuatan Surat Keputusan dan Dokumen Surat Menyurat. Pembuatan kode form dilakukan berdasarkan masing-masing perintah yang tersedia pada setiap form. Setiap form memiliki perintah bermacam-macam sesuai penggunaan dan prosedur yang harus dijalankan oleh program. Kode program secara lengkap terdapat pada halaman lampiran. Begitu juga dengan Output yang dihasilkan dari apilkasi ini. 1.3 Uji Coba Sistem Sistem ini telah diuji coba oleh bagian administrasi Kepegawaian Politeknik Kampar pada tanggal 23 maret 2011. Dasi hasil uji coba tersebut maka pendapatnya, sistem ini dapat diterapkan. Dibawah ini terdapat tabel yang berisi tentang hasil uji coba sisten lama dan sistem baru.

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Sistem Baru Uji Coba Sistem Lama 1 menit Efisiensi Waktu Sistem Baru Kurang dari 1 menit (kirakira 15 detik)

53

Dokumen disimpan dalam folder atau beberapa Pendapat User folder, sehingga memperlambat proses pencarian dokumen Keseragaman formulir untuk setiap dokumen Keseragaman formulir berbeda-beda

Dokumen tersimpan dalam menu bar pada Microsoft Office Excel 2007, sehingga pencarian dokumen lebih cepat. Sudah memiliki standardisasi untuk masing-masing formulir.

54

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan yang juga didukung dengan teori serta analisa dan perancangan bab-bab sebelumnya pada tugas akhir ini didapat kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dan kekurangan yang didapat dari sistem ini diantaranya adalah: Kelebihan: 1. Sistem ini dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja bagi setiap pengguna. 2. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah seseorang dalam pencarian dokumen atau file yang dibutuhkan. 3. Sistem ini dapat dijadikan solusi baru untuk mewujudkan visi dan misi Politeknik Kampar dalam mencapai standar ISO. Kekurangan: 1. Sistem ini hanya bisa menampilkan dokumen yang telah diarsipkan. 5.2 Saran 1. Sistem ini masih harus dilengkapi sesuai dengan kebutuhan Administrasi, baik administrasi Umum, Administrasi Kepegawaian maupun administrasi Keuangan, agar dapat membantu dan mempermudah dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan. 2. Diharapkan untuk pengembangan selanjutnya sistem ini bisa diakses dan dioperasikan secara online.

55

DAFTAR PUSTAKA
Andi,. (2005), Pemrograman Visual Basic 6.0, Penerbit Madcoms, Yogyakarta. Affandy,. (2010), Sejarah Microsoft Office Excel [Online], Diakses pada tanggal 9 Mei 2011, tersedia di http://www.va-media.com/forum/showthread.php?tid=2047

Firdaus,. (2005), Macro pada Excel 2003 untuk Orang Awam, Penerbit Maxikom, Palembang.

Gamer, GPM,. (2009) Sejarah Microsoft [Online], Diakses pada tanggal 20 Januari 2011, tersedia di http://artikelpedia-lakalaka.blogspot.com/2009/08/sejarah-microsoftoffice.html

Herdiana, K., (2010) Ribbon pada Excel 2007 [Online], Diakses pada tanggal 27 Januari 2011, tersedia di http://ilkomtutorial.blogspot.com/2010/10/ribbon-pada-excel2007.html

Irma,. (2008) Pengertian Dasar dan Simbol Flowchart [Online], Diakses pada tanggal 24 Januari 2011, tersedia di http://irma14.blogspot.com/2008/09/pengertian-dassardan-simbol-flowchart.html

Kusuma, W,. (2006) Sejarah Microsoft Excel [Online], Diakses pada tanggal 24 Januari 2011, tersedia di http://ilmukomputer.com/2006/08/25/tutorial-microsoft-excel/

Numayanti, I., (2010) Form (Formulir), [online], diakses pada tanggal 21 April 2011, tersedia di http://nonosun.wordpress.com/2010/08/04/form-formulir/

Rahadian, H,. (2005), Otomatisasi Microsoft Word 2003 dengan VB/VBA, Penerbit Alex Media Komputindo, Jakarta.

56

Shetiruby,. (2010) Sistem Pengarsipan atau Filling System [Online], Diakses pada tanggal 17 Maret 2011, tersedia di http://shetiruby.blogdetik.com/2010/07/13/sistempengarsipan-atau-filling-system/ Sunyoto Andi, (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Penerbit C.V Andi Offset, Yogyakarta.

Syair, A., (2009) Manajemen, Administrasi dan Organisasi [Online], Diakses pada tanggal 15 Januari 2011, tersedia di http://syair79.wordpress.com/2009/04/20/312/

Tri,. (Undated) Defenisi dan Simbol Flowchart [Online], Diakses pada tanggal 20 Januari 2011, tersedia di http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15392/2+definisi+dan+simbol+Flowc hart.pdf

57

Lampiran 01 User Manual

Untuk menampilkan dokumen yang diinginkan buka Microsoft Office Excel dan akan muncul penambahan menu baru pada menu Bar yaitu menu ADMINISTRASI POLKAM. Dimana didalamnya terdapat dua Tab yaitu Administrasi Kepegawaian Polkam dan Administrasi Umum. Pada Administrasi Kepegawaian Polkam terdapat menu Absensi Karyawan Politeknik Kampar dan Gaji Karyawan Politeknik Kampar. Begitu juga dengan Administrasi Umum terdapat menu Pembuatan Surat Keputusan dan Dokumen Surat Menyurat.

A. Formulir Absensi Masuk Karyawan 1. Klik menu absensi Politeknik Kampar. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

58

2. Pilih dan klik sub menu absen masuk. Maka akan muncul form Absensi Karyawan Politeknik Kampar seperti pada gambar dibawah ini.

3. Pada ComboBox pilih absensi masuk karyawan dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir absen Masuk Karyawan.

B. Formulir Absensi Masuk Satpam 1. Klik menu absensi Politeknik Kampar. Pilih dan klik sub menu absen masuk.

59

2. Setelah absen masuk diklik maka akan muncul form Absensi Karyawan Politeknik Kampar.

3. Pada ComboBox pilih absensi masuk satpam dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir absen masuk satpam.

C. Formulir Absensi Pulang Karyawan 1. Klik menu absensi Politeknik Kampar. Pilih dan klik sub menu absen pulang. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

60

2. Maka akan muncul form Absensi Karyawan Politeknik Kampar.

3. Pada ComboBox pilih absensi pulang karayawan dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir Absen Pulang Karyawan.

D. Formulir Absensi Pulang Satpam 1. Klik menu absensi Politeknik Kampar. 2. Pilih dan klik sub menu absen pulang. Maka akan muncul form Absensi Karyawan Politeknik Kampar. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

61

3. Pada ComboBox pilih absensi pulang satpam dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir Absen Pulang Satpam

E. Formulir rekap absensi bulanan 1. Klik menu absensi Politeknik Kampar. 2. Pilih dan klik sub menu rekap absensi bulanan.

F.

Formulir Gaji Dosen Tetap Politeknik Kampar 1. Klik menu gaji karyawan Politeknik Kampar. Maka akan muncul form Gaji Karyawan Politeknik Kampar. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

62

2. Pada ComboBox pilih dosen tetap dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir slip gaji Dosen Tetap.

G. Formulir Gaji Dosen Kontrak Politeknik Kampar 1. Klik menu gaji karyawan Politeknik Kampar. Maka akan muncul form Gaji Karyawan Politeknik Kampar. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

2. Pada ComboBox pilih dosen kontrak dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir slip gaji Dosen Kontrak.

H. Formulir Gaji Dosen Umum/Luar Biasa 1. Klik menu gaji karyawan Politeknik Kampar. Maka akan muncul form Gaji Karyawan Politeknik Kampar. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

63

2. Pada ComboBox pilih dosen umum/luar biasa dan klik tombol Proses. Maka akan muncul formulir slip gaji Dosen Umum/Luar Biasa.

I.

Formulir Pembutan Surat Keputusan 1. Klik menu Pembutan surat keputusan. Maka akan muncul form pembuatan surat keputusan. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

2. Pada ComboBox pilih surat keputusan sesuai dengan nomor surat yang diinginkan. 3. Klik tombol Proses maka akan muncul Dokumen Surat Keputusan berdasarkan pilihan user pada ComboBox.

64

J.

Formulir Surat Menyurat 1. Klik menu Dokumen Surat Menyurat. Maka akan muncul form Dokumen Surat Menyurat. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

2. Pada ComboBox pilih standardisasi formulir sesuai yang diinginkan. 3. Klik tombol Poses maka akan muncul standardisasi formulir surat menyurat berdasarkan pilihan user pada ComboBox.

65