Anda di halaman 1dari 9

EVENT ORGANIZER(Penyelenggara Acara) PENGERTIAN Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu

kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material. Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya. EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer. Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri. Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung. TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event: 1. Konsep yang menarik dan kreatif 2. Proses tahapan pembuatan event 3. Eksekusi event yang significant Konsep Yang Menarik Dan Kreatif Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan

konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang. Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat, (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer). Proses Tahapan Pembuatan Event 1. 2. 3. 4. Mencari konsep yang kreatif. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal. 5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal. 6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat. 7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor. 8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll. 9. Melakukan kontrak kepada semua pihak 10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara 11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers 12. Melakukan publikasi 13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan 14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi Eksekusi Event Yang Significant 1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll.. 2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll. 3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat). 4. Tepat waktu. 5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien. 6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih. 7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya. 8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi: 1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran keringat atau usaha keras.

Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian: 1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer 2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan). Event Organizer 3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut MACAM@ PANGGUNG DALAM KONSER MUSIK Dalam setiap pertunjukan musik (live performance) baik skala besar maupun yang kecil tentu takkan pernah terlepas dengan yang namanya panggung/pentas. Pengertian panggung musik adalah tempat dimana sang bintang atau artis tersebut dalam mempertontonkan keahlian bermusiknya didepan audiens. Dan tentu saja penggunaan panggung dalam hal ini tak boleh hanya memenuhi aspek estetika saja, namun juga sangat diperlukannya suatu sudut agar para pelaku dapat terlihat dengan jelas oleh para audiens tersebut. Karena perlu disadari bahwa prinsip awal dari penggunaan panggung adalah dengan guna para penonton yang harusnya disuguhkan tontonan agar terlihat jelas bukan orang-orang yang diatas panggung menonton audiens. Hubungan antara artis dengan panggung sendiri sangat berhubungan erat, karena panggungatau pentas tersebut dapat membantu komunikasi antara kedua belah pihak: penonton dan aktor di atas pentas. Ada banyak variasi panggung yang digunakan dalam setiap pertunjukan musik.Ada panggung yang sangt sederhana dan adapula panggung yang ditata sedemikian rupa sehunggan tidak sederhana. Dikatakan tidak sederhana bukan berarti panggung tersebut mengumbarkan kemewahan atau bersifat wah namun panggung yang tidak sederhana adalah permukaan panggung yang bisa saja menggunakan multilevel, artinya panggung ini dapat diubah-ubah sesuai kebutuhan. Begitu sulitnya sehingga diperlukan seorang petugas untuk mengoperasikannya. Berikut contoh-contoh panggung agar kita dapat lebih memahaminya:

Panggung di ruang tertutup.

Panggung di ruang terbuka.

Panggung diatas trailer

Panggung diruang terbuka tanpa tenda

Panggung sederhana.

Panggung multilevel

Panggung tanpa pentas.

Membuat Konsep Suatu Acara Musik Sendiri


Tujuan event ini untuk apa? Iya, sih. Kebanyakan memang untuk mendatangkan pemasukan untuk si penyelenggara (nggak tau kalo event amal, lho ya).Tapi masa mau nulis itu di proposal? Apalagi kalo mau minta bantuan sponsor.Bikin tujuan yang sifatnya positif bagi masyarakat, misalnya, "Untuk memajukan kreativitas musisi kota A", atau "Untuk memuaskan dahaga masyarakat kota A akan hiburan", atau lainnya.

Pastikan sudah ada deal dengan artis bersanganetan (dan ini perlu modal awal), juga dengan venue. Sponsor enggan untuk men-support event yang konsep dan artisnya masih tentatif. Inilah pentingnya penentuan artis yang tepat, sehingga bisa meyakinkan sponsor, bahwa event ini memang layak dan menguntungkan buat brand exposure si sponsor tersebut. Artis yang dimaksud nggak harus kelas nasional. Bisa juga artis lokal yang punya basis massa yang baik. Asal bukan artis yang over exposed atau udah keseringan tampil. Proposal ke sponsor harus mencanep: 1. Latar belakang & tujuan 2. Detail acara (nama event, tanggal, tempat, artis, rundown) 3. Biasanya budget terdiri dari fee & akomodasi artis, sewa alat musik, ijin keamanan, pawang hujan, pawang ular (ups!), fee design (penting!), dan biaya produksi material publikasi tetap harus dicantumin (spanduk, baliho, cetak tiket, iklan radio, majalah, dll), walau toh nantinya publikasi ditanggung sponsor. Terakhir, cantumin management fee. Cantumkan juga berapa yang diminta dari sponsor. Jarang ada sponsor yang mau nanggung 100% biaya, kecuali kalo inisiatif event dari mereka sendiri. 4. Susunan kepanitiaan (nggak terlalu penting bagi sponsor. Nggak dicantumin juga nggak papa, kayaknya). Banyak EO yang berbobot yang hanya terdiri dari 1 atau 2

orang saja.Pilih sponsor yang segmen market-nya sesuai dengan konsep event kita. Jangan ngajukan proposal ke Hemaviton kalo mau ngadain konser indie. Intinya: Sponsor harus bisa mendongkrak image event kita. Event kita harus bisa mendongkrak image sponsor. Semoga berhasil
Organisasi Sebuah Event Organizer Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing - masing dari perencanaan hingga acara berakhir. Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang - orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian - bagian kerja sebuah organisasi tersebut. Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager Manager yang membawahi masing - masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut. Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut : 1. 2. 3. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja Efektifitas dan Efisiensi kerja Besar kecilnya event

Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang. Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya : Project Officer / Event Manager Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah - masalah administratif dan persiapan - persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil

orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer. Field Officer Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional. Tallent Officer Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain - lainnya Show Director Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner Art Director Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek - efek lainnya yang berhubungan dengan estetika. Stage Manager Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Sound Engineer/Soundman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system. Lightingman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. Security Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain - lain yang terkait. Runner Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak - pihak lainnya.

Client Service Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan. Contoh - contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi - fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti : Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya perlombaan

Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/artis Crew Multimedia yang bertugas melakukan kontrol kualitas sajian media Tim Dokumentasi, PR, Usher, dll

Jadi, begitu menariknya organisasi sebuah penyelenggaraan event, so lets start yours to organize the event..