Performance Management Process

Kelas A

Dadi Nugraha Ginanjar

2008120162 2008120220

Universitas Katolik Parahyangan Fakultas Ekonomi Bandung 2011

Gambaran Umum
Performance Renewal and Recontracting

Performance Review

Performance Planning

Performance Assessment

Performance Execution

Prerequisites
Ada 2 syarat yang dibutuhkan sebelum melaksanakan Performance Management System (PMS), yaitu: 1. Pengetahuan akan strategic goal dan misi organisasi. Pengetahuan ini merupakan hasil dari strategic planning. Strategic planning yaitu membuat organisasi mampu menjelaskan tujuan dan alasan keberadaannya, apa yang diinginkannya di masa mendatang, goal apa yang ingin dicapai dan strategi apa yang akan digunakan untuk mencapai goal tersebut. Jika suatu organisasi tidak memiliki goal yang jelas ataupun hubungan yang jelas antara misi dan strategi organisasi dengan misi dan strategi unit, maka akan timbul ketidakjelasan mengenai apa yang harus dicapai oleh pekerja dan apa yang harus mereka lakukan untuk dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. 2. Pengetahuan akan pekerjaan yang bersangkutan. Perusahaan harus mengetahui detil-detil pekerjaan yang dilakukan, meliputi pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan, bagaimana cara menyelesaikannya dan

apakah KSA diperlukan. Semuanya itu berhubungan dengan job analysis. Job analysis adalah proses menentukan komponen-komponen penting dari suatu pekerjaan secara keseluruhan, termasuk aktivitas-aktivitas, tugas, produk, service, dan proses. Job analysis adalah proses untuk menentukan komponen kunci dari suatu pekerjaan. Dari job analysis dapat diperoleh informasi mengenai tugas apa yang harus dilakukan dan Knowledge, Skill, dan Abilities (KSAs) apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Selain itu juga terdapat job specification yang terdiri dari KSA (knowledge, skills dan abilities). Job analysis dapat dilakukan dengan cara observasi, membagikan kuesioner, dan interview. Observation artinya pengobservasi (job analysts) melihat orang-orang bekerja atau mencoba untuk mengerjakan pekerjaan itu bersama-sama dan pada akhirnya membuat gambaran atau kesimpulan dari apa yang telah diobservasi. Off the shelfs questionnaire artinya kita membagikan kuesioner kepada orang-orang yang bekerja di perusahaan tersebut agar kita bisa mengetahui detil-detil pekerjaan yang mereka lakukan. Interviews merupakan metode job analysis yang paling terkenal. Dalam hal ini, pewawancara bertanya kepada orang yang diwawancara (interviewee) mengenai posisi pekerjaan apa yang mereka inginkan. Jika diringkas, ada 2 syarat mutlak yang penting bagi keberhasilan PMS : - Good knowledge of organization mission and strategic goals, sehingga pekerja dapat memberikan kontribusi yang akan berdampak positif bagi unit dan oganisasi secara keseluruhan. - Harus mengetahui dengan baik mengenai job in question. Tugas apa saja yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, KSAs apa saja yang diperlukan. Sehingga kita memiliki informasi yang benar mengenai suatu pekerjaan dan akhirnya dapat lebih mudah untuk menentukan kriteria apa yang dibutuhkan agar suatu pekerjaan dapat sukses.

Performance Planning
Karyawan harus memiliki pengetahuan menyeluruh dari sistem manajemen kinerja. Bahkan pada awal setiap siklus kinerja, pengawas dan karyawan bertemu untuk membahas dan menyepakati, Apa yang perlu dilakukan dan bagaimana harus dilakukan. Diskusi perencanaan kinerja mencakup pertimbangan baik hasil dan perilaku, serta rencana pembangunan.

 Hasil, melihat hasil yang harus dilakukan atau hasil karyawan. Pertimbangan hasil perlu untuk memasukkan kunci akuntabilitas. Hasil diskusi mencakup tujuan spesifik bahwa karyawan akan dicapai sebagai bagian dari akuntabilitas masing-masing. Tujuannya adalah pernyataan hasil yang penting dan terukur. Akhirnya membahas hasil juga berarti membahas standar kinerja. Standar Kinerja adalah standar yang digunakan untuk mengevaluasi seberapa baik karyawan mencapai tujuan masingmasing. Kinerja standar memberikan informasi mengenai kinerja yang dapat diterima dan tidak dapat diterima. Perilaku, meskipun penting untuk mengukur hasil, penekanan eksklusif hasil dapat memberikan gambaran miring atau tidak lengkap kinerja karyawan. Untuk pekerjaan lain karyawan mungkin memiliki kontrol atas bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka tetapi tidak lebih dari hasil perilaku mereka. Jadi perilaku atau bagaimana pekerjaan dilakukan adalah komponen penting dalam tahap perencanaan. Sebuah pertimbangan, sikap termasuk membahas kompetensi. Rencana pengembangan, merupakan langkah penting sebelum siklus review dimulai adalah untuk supervisor dan karyawan menyetujui rencana pembangunan. Paling tidak, rencana ini harus termasuk mengidentifikasi bahwa peningkatan kebutuhan dan menentukan tujuan yang ingin dicapai di daerah masing-masing. Rencana Pembangunan biasanya mencakup hasil dan perilaku. Kinerja perencanaan mencakup pertimbangan hasil dan sikap dan rencana pembangunan dan rencana pembangunan mencakup uraian dari daerah yang membutuhkan peningkatan dan tujuan yang akan dicapai di daerah masing-masing.

Performance Execution
Tanggung jawab yang diperlukan karyawan di dalam pelaksanaan kinerja yaitu : Commitment to goal achievement. Karyawan harus punya komitmen terhadap tujuan yang sudah dibentuk. Untuk memperkuat komitmen itu, karyawan harus menjadi orang yang aktif di dalam menciptakan tujuan. Ongoing performance feedback and coaching. Adanya feedback dan pelatihan terusmenerus. Karyawan berperan aktif dalam menerima feedback dan pelatihan dari supervisornya. Communication with supervisor. Karyawan dapat berkomunikasi secara terbuka dengan supervisor. Collecting and sharing performance data. Karyawan harus dapat mengumpulkan dan membagi data yang update kepada supervisor. Preparing for performance review. Karyawan menyiapkan review performance. Kegunaan dari proses penilaian terhadap diri sendiri adalah untuk mengumpulkan informasi yang informal dari rekan kerja dan customer

Meskipun di dalam performance execution ini karyawan mempunyai tanggung jawab yang penting, namun supervisor juga punya tanggung jawab bersama dengan karyawan tersebut. Tanggung jawab supervisor tersebut adalah : Observation and documentation. Supervisor mengobservasi dan membuat dokumen kinerja harian. Hal ini penting untuk menilai performance mana yang baik dan mana yang buruk. Update. Jika tujuan organisasi berubah maka penting bagi supervisor untuk meng update dan merevisi tujuan, standard, dan tanggung jawab. sangatlah penting untuk mengupdate dan merevisi objective awal, standart dan key accountabilities serta competency areas. Feedback. Feedback diperlukan untuk meningkatkan performance. harus dilakukan secara teratur dan sebelum review cycle berakhir Resources. Supervisor memberikan tambahan pengetahuan, keterampilan dan kesempatan kepada karyawan untuk dapat berpartisipasi di dalam perusahaan. Supervisor juga harus memberikan kesempatan kepada pekerjanya dan sumber daya yang cukup sehingga pekerja dapat berpartisipasi dalam aktivitas pengembangan perusahaan. Reinforcement. Supervisor harus dapat memperkuat keyakinan karyawan dalam mencapai goals. Supervisor juga memberikan feedback untuk performance yang negatif agar jika ada masalah dapat diselesaikan.

Performance Assessment
Dalam tahap ini manager dan karyawan secara bersama-sama bertanggung jawab dalam hal mengevaluasi performance dan bagaimana performance terserbut dilakukan. kerjasama antara manager dan karyawan adalah sangat penting dan diharapkan partisipasi dari kedua belah pihak sehingga informasi yang diperoleh dapat bermanfaat sehingga dapat memperbaiki kinerja kedepannya.

Performance Review
Dalam tahapan ini, employee dan manajer bertemu untuk mereview penilaian kinerja mereka, pertemuan ini sering disebut appraisal meeting / discussion. Pertemuan ini penting karena employee akan memperole feedback atas kinerja mereka. Selain itu dalam pertemuan ini juga ada diskusi mengenai pengembangan employee dan rencananya di masa mendatang. Dalam pertemuan ini juga ada info-info mengenai sistem kompensasi baru (jika ada) yang akan diterima berdasarkan kinerja mereka. Jadi appraisal discussion berfokus pada masa lalu, sekarang dan rencana masa depan. 6 langkah untuk dapat menciptakan performance review yang baik : 1. Identifikasi apa yang telah dilakukan pekerja, baik yang buruk maupun yang baik dengan cara menciptakan perilaku yang positif dan negative.

2. Lihat feedback dari pekerja mengenai perilaku tersebut. Dengarkan reaksi dan penjelasan mereka. 3. Diskusikan implikasi dari perubahan ataupun ketidakberubahan perilaku tersebut. Positive feedback adalah baik, akan tetapi pekerja harus disadarkan mengenai apa yang akan terjadi jika poor performance terus berlanjut. 4. Jelaskan pada pekerja skill apa yang digunakan dalam mengatasi masalah di masa lalu. 5. Setujui action plan. Tingkatkan semangat pekerja dengan menanyakan ide dan saran mereka. 6. Sediakan waktu untuk meeting untuk mem-follow up dan mengevaluasi perilaku, action dan sikap pekerja.

Performance Renewal and Recontracting

Tahap akhir pada proses performa yaitu memperbaharui dan mengontrak ulang. Perbedaan utama adalah bahwa memperbaharui dan mengontrak ulang menggunakan wawasan dan informasi dari tahapan lain. Proses manajemen kinerja termasuk siklus dimulai dengan prasyarat dan diakhiri dengan pembaharuan dan pengontrakan ulang performa. Jika manager dan karyawan tidak menyadari tujuan-tujuan strategis, tidak mungkin sistem manajemen kinerja akan menjadi instrumen dalam mencapai tujuan strategis.