Access 教案—崔学峰

第二 章

本章学 习目标：
◆ 理解零售商店管理信息系统（GrocerMIS）数据表结构设计参数
◆ 掌握新建 Access 2003 数据表对象的两种操作方法
◆ 掌握 Access 2003 数据表设计视图应用，设计完成 GrocerMIS 中的各个数据表 对象
◆ 理解 Access 2003 数据表各项属性的含义
◆ 掌握 Access 2003 数据表各项属性值的设计操作方法
◆ 完成“零售商店管理信息系统”的 6 个数据表对象设计
本章教 学目的
作为 Access 2003 数据库应用系统设计的第二步工作，应该在数据库中逐一创建相应的
数据表对象，并建立各数据表对象之间的关系。这就是本章准备讲解的 Access 2003 数据表
对象设计。

2.1 零售商店管理信息系统数据表结构设计
2.1.1 基础数据记录表结构设计
2.1.2 基础数据记录表间关系设计
2.1.3 辅助数据记录表结构设计

2.1.1 基础数 据记录表 结构设计

基础数据包括库存数据、柜存数据和销售数据，它们构成零售商店管理所需的最基本信
息。
1．库存数据 记录表结 构设计
2．柜存数据 记录表结 构设计
3．销售数据 记录表结 构设计

1．库存数据 记录表结 构设计

库存数据记录表对象用于存储库存商品数据，主要包括：货号、货名、规格、计量单位、
进货单价和库存数量。除此以外，管理上还要求记录：进货日期、收货人和供货商等 3 项数
据。因此，库存数据记录表应该由 9 列组成。
字段名称 货号 货名 规格 计量单位 进货单价 库存数量 进货日期 收货人 供货商
数据类型 文本 文本 文本 文本 数字 数字 日期/时间 文本 文本
字段大小 4 位 16 位 12 位 2 位 单精度型 长整型 一般日期 8 位 20 位
小数位数
索引

2．柜存数据 记录表结 构设计

柜存数据记录表对象用于存储销售柜台上存储的各项商品数据，主要包括：货号、货名、
规格、计量单位、销售单价和柜存数量。除此以外，管理上还要求记录：上柜日期、上柜人和
营业员等 3 项数据。因此，柜存数据记录表也包含 9 列数据。
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字段名称 货号 货名 规格 计量单位 销售单价 柜存数量 上柜日期 上柜人 营业员

数据类型 文本 文本 文本 文本 数字 数字 日期/时间 文本 文本
字段大小 4 位 16 位 12 位 2 位 单精度型 长整型 一般日期 8 位 8位
小数位数
索引

3．销售数据 记录表结 构设计

销售数据记录表对象用于存储营业员在整个销售活动中的全部销售记录，构成一个销
售流水账。其中应该具备的字段主要包括：销售序列号、货号、货名、规格、计量单位、销售单
价和销售数量。除此以外，管理上还要求记录：销售日期和销售人员等 2 项数据。因此，柜
存数据记录表包含 9 列数据。
字段名称 销售序列号货号 货名 规格 计量单位 销售单价 销售数量 销售日期 销售人员
数据类型 自动编号 文本 文本 文本 文本 数字 数字 日期/时间 文本

字段大小 长整型 4位 16 位 12 位 2 位 单精度型 整型 一般日期 8 位

小数位数
索引

2.1.2 基础数 据记录表 间关系设 计

在 GrocerMIS 数据库中的三个基础数据表之间，库存数据记录表与柜存数据记录表之
间需要建立一对一关系，柜存数据记录表与销售数据记录表之间存在一对多关系。且各个数
据表之间的关系全部建立在“货号”字段上。

2.1.3 辅助数 据记录表 结构设计

♦ 可以这样设想一下：当商店经理接收一批进货时，他需要输入他的姓名以及供货商
的名称，一方面容易产生输入出错，另一方面很麻烦。同样的道理，要求商店经理
在进行商品上柜操作时逐一输入本人姓名和营业员姓名，也是一个容易出现差错的
环节。还有，要求营业员在每一笔销售业务发生时必须填写自己的姓名，根本就是
勉为其难。
♦ 为了解决这样的问题，应该为上述 3 个基础数据记录表，设计 3 个辅助数据记录表，
这 3 个辅助数据记录表分别为：供货商名单，收货人员名单和售货人员名单。
1．供货商名单表结构设计
供货商名单表，用以存储所有供货商名称及其业务代表姓名。在进行商品进货操作时，
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操作界面上将提供下拉式菜单供操作者从中选取供货商名称，被选中的供货商名称将自动
填入库存数据记录表的供货商字段中，从而避免键盘输入汉字的弊端。
字段名称 供货商 供货人
数据类型 文本 文本
字段大小 20 位 8位
小数位数
索引

2．收货人员名单表结构设计
收货人员名单表，用以存储商店经理们的姓名。在进行商品进货操作时，操作界面上将
提供下拉式菜单供操作者从中选取收货人姓名，被选中的收货人姓名将自动填入库存数据
记录表的收货人字段中。在进行商品上柜操作时，操作界面上将提供下拉式菜单供操作者从
中选取上柜人姓名，被选中的上柜人姓名将自动填入柜存数据记录表的上柜人字段中。同样
避免了键盘输入汉字的弊端。
字段名称 收货人名
数据类型 文本
字段大小 8位
小数位数
索引 主键

3．售货人员名单表结构设计
售货人员名单表，用以存储营业员们的姓名。在进行商品销售操作时，操作界面上将提
供下拉式菜单供操作者从中选取售货人员姓名，被选中的售货人员姓名将自动填入销售数
据记录表的售货人员字段中，从而避免键盘输入汉字的弊端。
字段名称 收货人名
数据类型 文本
字段大小 8位
小数位数

索引 主键
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2.2 Access 2003 数据库中的表对象设计

Access 2003 数据表对象由两个部分构成：表对象的结构和表对象的数据。数据表对
象的结构是指数据表的框架，也称为数据表对象的属性，主要包括：
1．字段名称——数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为
字段名称。
2．数据类型——数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。
3．字段大小——数据表中的一列所能容纳的字符或数字的个数被称为字段大小。
4．字段的其他属性——其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。

2.2.1 创建新的数据表对象
2.2.2 在设计视图中设计表对象
2.2.3 在数据表视图中创建表对象
2.2.4 在设计视图中修改表对象的结构
2.2.5 理解字段的主要属性

2.2.1 创建新 的数据表 对象

在数据库设计视图中选择“表”对象卡（如图 1-13 所示），然后单击“新建”按钮“
”，即出现“新建表”对话框，如图所示。
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在“新建表”对话框， Access 2003 提供五种创建新表的不同方法。其中，如果选定“

导入表”，Access 2003 将启动一个对话操作过程，使得我们可以将其他数据库中的表复制
到本数据库中，从而实现创建新表的操作；如果选定“链接表”， Access 2003 也将启动一
个对话操作过程，使得我们可以将其他数据库中的表映射到本数据库中，成为本数据库中
可操作的表；如果选定“表向导”， Access 2003 仍然会启动一个对话操作过程，使得我们
可以通过一系列的对话操作创建一个新的数据表对象。
2.2.2 在设计 视图中设 计表对象
在 “新建表”对话框中，选择“设计视图”选项，然后单击“确定”

“按钮”，即进入数据表对象设计的操作窗口，称为 Access 2003 数据表设

计视图，如图所示。
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2.2.2 在设计 视图中设 计表对象

在数据表设计视图中，逐一设定数据表中的各个字段，并确定各个字段的相应属性值，
也就完成了数据表对象结构的设计操作。

完成表结构设计操作后，单击设计视图窗口右上角的“关闭”按钮“ ”，即弹出询问

是否保存的对话框，如图所示。

在“是否保存”的对话框中，单击“是”按钮“ ”，即弹出“另存为

”对话框。此时，需输入新建表的名称。为了创建“库存数据记录”表对象，必须输入表名

称如图所示，然后，单击“确定”按钮“ ”，即完成了“库存
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数据记录”表对象的创建设计操作。

对于任意一个数据表对象，Access 一般都要求定义唯一的一个主关键字段。根据关系数
据库的基本概念，这是必要的。主关键字段的含义是，在一个数据表中不允许任两条记录的
主关键字段值相同。若未定义主关键字段，则在退出表结构设计并要求保存本次设计操作时，
Access 2003 会询问并在得到认可的情况下自行增加一个取名为 ID 的、数据类型为“长整型
”的自动编号字段。在本例的“库存数据记录”数据表中，需要设定“货号”字段为主关键
字。如图 2-3 所示，在作为主关键字的“货号”字段左部标记列上标记着一个“钥匙”图标
“ ”，这就表明将“货号”字段设置成为主关键字了。
2.2.3 在数据 表视图中 创建表对 象
在“新建表”对话框中，如果选择“数据表视图”，并单击“确定”按钮“

”，即进入创建新表的数据表视图，如图所示。

在数据表视图中创建表结构的方法是，直接在数据表视图中输入数据。输入了多少列的
数据，所创建的表就有多少个字段，各字段名称分别为“字段 1”、“字段 2”等等；各字段
的数据类型则由 Access 根据所输入的数据做出判断。
2.2.4 在设计 视图中修 改表对象 的结构
为了修改数据表对象的结构，应该在数据库设计视图中选中需修改结构的表对象，然后单

击工具栏上的“设计”按钮“ ”，即进入数据表设计视图。例如，在数据

库 设计 视图 中选 中“ 柜存 数据 记录 ”数 据表 对象 ，单 击工 具栏 上的 “设 计” 按钮 “

”，即进入“柜存数据记录”表设计视图，如图所示。
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2.2.5 理解字 段的主要 属性

Access 2003 数据表对象中所包含的字段属性主要有三类：
♦ 1．字段的数据类型
♦ Access 2003 支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各种各样的信息系统开发需
求。但是，一般性的应用需求很难用到所有的数据类型，而只是使用其中的一部分。
♦ 应该认真地学习 Access 2003 提供的基本数据类型，这将有助于理解其他那些复杂
的数据类型。现将 Access 2003 提供的所有数据类型列入表中。
数据类型 使用对象 大小
文本 文本或文本与数字的组合，例如地址；也可最长为 255 个字符。
以是不需要计算的数字，例如电话号码、零
件编号或邮编。Access 只保存输入到字段中
的字符，而不保存文本字段中未用位置上的
空字符。
备注 保存长度较长的文本及数字，例如备注或说最长为 64,000 个字符。
明。
数字 可用来进行算术计算的数字数据，设置“字1、2、4 或 8 个字节，与“字
段大小”属性定义一个特定的数字类型。 段大小”的属性定义有关。
日期/时间 日期及时间。 8 个字节。
货币 货币值。使用货币数据类型可以避免计算时8 个字节。
四舍五入引起的计算误差。精确度为小数点
左方 15 位数及右方 4 位数。
自动编号 在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递4 个字节。
增 1 ）或随机编号。
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是/否 这 种 类 型 只 包 含 两 种 值 中 的 一 种 ， 例 如 1 位。
Yes/No、True/False、On/Off。
OLE 对象 在其他使用 OLE 协议程序创建的对象（例最大可为 1 GB （受磁盘空
如 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 电间限制）。
子表格、图象、声音或其他二进制数据），可
以将这些对象链接或嵌入 Microsoft Access
表中。必须在窗体或报表中使用结合对象框
来显示 OLE 对象。
超级链接 保存超级链接的字段。超级链接可以是某个最长为 64,000 个字符。
UNC 路径或 URL。
查阅向导 创建字段，该字段将允许使用组合框来选择通常为 4 个字节。
另一个表或一个列表中的值。从数据类型列
表中选择此选项，将打开向导以进行定义。

2．字段的常 规属性
♦ 在 Access 2003 表对象中，一个字段的属性是这个字段特征值的集合，该特征值集
合将控制字段的工作方式和表现形式。
♦ 字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。其中，字段常规属性如图 2-3 和图-10 所
示。以下分别介绍各个常规属性的含义。
♦ 在这些常规属性中，“字段大小”属性、“格式”属性和“索引”属性是三个最基
本的属性，也是最常用的属性。
（1）字段大小
♦ 只有当字段数据类型设置为“文本”或“数字”时，这个字段的“字段大小”属性
才是可设置的，其可设置的值将随着该字段数据类型的不同设定而不同。当设定字
段类型为文本型时，字段大小的可设置值为 1-255，表示该字段最多可容纳的字符
个数最少为 1 个字符，最多为 255 个字符。当设定字段类型为数字型时，字段大小
的可设置值如表 2-9 所列。
数字型 字段大小 的属性取 值
可设置值 说明 小数位数 存储量大小

字节 保存从 0 到 225（无小数位）的数字 无 1 个字节

整型 保存从 –32,768 到 32,767 （无小数位）的数字 无 2 个字节
长整型 （默认值）保存从 -2,147,483,648 到 2,147,483,647 的数无 4 个字节
字（无小数位）

单精度型 保存从 –3.402823E38 到 –1.401298E-45 的负值，从7 4 个字节

1.401298E-45 到 3.402823E38 的正值

双精度型 保存从 –1.79769313486231E308 到-4.94065645841247E-15 8 个字节

324 的 负 值 ， 从 1.79769313486231E308 到
4.94065645841247E-324 的正值

各种数 据类型的 字段格式 设置取值

日期/时间型 数字/货币型 文本/备注
设置 说明 设置 说明 设置 说明
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一般日期 （默认值）如果数值只一般数字 （ 默 认 值 ） 以 输 入 的@ 要求文本字符

是一个日期，则不显示 方式显示数字 （字符或空格）
时间；如果数值只是一
个时间，则不显示日期。

长日期 示 例 ： 星 期 六 , April 3,货币 使 用 千 位 分 隔 符 ； 负& 不要求文本字

1993 数用圆括号括起； 符

中日期 示例：3-Apr-93 整型 显示至少一位数字 < 使所有字符变

为小写
短日期 示例：4/3/93 标准型 使用千位分隔符 > 使所有字符变
为大写

（3）输入法模式
♦ “输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有三个设置值：“随意”、
“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示保持原汉字输入法状态、启动汉字输
入法和关闭汉字输入法。“输入法模式”属性的默认值为“输入法开启”。
（4）输入掩码
♦ 使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型
的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用
户显示如何准确地输入新号码，如：(010) 027-83956230 等。通常使用“输入掩码向
导”帮助完成设置该属性的工作。
5
（ ）标题
♦ “标题”属性值将取代字段名称在显示表中数据时的位置。即在显示表中数据时，表
列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。
（6）默认值
♦ 在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望 Access 自动为某字段填入
一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为
新增记录中 Access 2003 为该字段自动填入的值。一般可用“向导”帮助完成该属性
的设置。
（7）有效性规则
♦ “有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。当输入的数据违
反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可
用“向导”帮助完成设置。
（8）有效性文本
♦ 当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值将是显示
给操作者的提示信息。
（9）必填字段
♦ “必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示必须填写
本字段，即不允许本字段数据为空。当取值为“否”时，表示可以不必填写本字段
数据，即允许本字段数据为空。
（10）允许空字符串
♦ 该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。
当取值为“是”时，表示本字段中可以不填写任何字符。
（11）索引
♦ 本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序
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及分组操作。本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）
”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本
字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。
3．索引的意义及其选择
♦ 索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作，因此是一个非常重要的
属性选项。Access 2003 提供两种形式的索引。
♦ （1）字段索引
♦ 专指针对单个字段的索引，其设置方法及其取值操作可在表设计视图的字段常规属
性栏中进行。即通过设定需检索引字段的“索引”属性值，来实现字段索引的建立。
♦ （2）组合索引
♦ 在需要将若干个字段组合在一起建立索引时，就必须使用组合索引了。在表设计视
图中，单击工具栏上的“索引”工具按钮“ ”，即出现“索引”对话框如图
所示。

“索引”对话 框

在“索引对话框”中建立一个组合索引的操作方法是：在“索引名称”列中，输入所
需要的索引名称；在“字段名称”列中，通过下拉式列表框选择所建立的组合索引中的各
个字段；在“排序次序”列中，选定排序次序。
在表设计视 图中利用 快捷菜单 指定排序 列
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组合索 引的作用

4．字段的查 阅属性设 计
♦ 在表设计视图中，通过单击“字段属性”节中的“查阅”选项卡，可以对表中各字
段设置其查阅属性。在“查阅属性”选项卡上，显示有各个属性行以便设置各个属
性取值，如图所示
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2.3 设计 Access 2003 数据表对象之间的关联

♦ 在数据库应用系统中，一个数据库中常常包含若干个数据表，用以存放不同类别的
数据集合。而这些数据集合存放于同一个数据库中，是由于它们之间存在着相互联
接的关系。这种数据集合间的相互联接称之为关联。在关系数据库的实现中，主要存
在两种关联：一对一的关联和一对多的关联。
♦ Access 2003 是一个关系型数据库管理系统，上述两种关联是通过设定数据库中表
对象的关联来实现的。
♦ 数据表关联的目的是为了实现关系联接运算，即将两个数据表中的相关记录联接形
成一个新关系中的一条记录，这个新关系称为关联数据表。
2.3.1 一对一关联
2.3.2 一对多关联
2.3.3 子数据表
2.3.4 建立数据库中表间关联的操作
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2.3.1 一对一 关联
一对一关联是指两个数据表对象中的各条记录之间存在这样一种对应的关系，只有当
两个数据表中某一条记录的联接关键字段值相等时，两个数据表中的这一条记录才能联接
成为关联数据表中的一条记录。一对一关联要求两个关联数据表中的联接关键字段分别是这
两个数据表的主关键字段。
可以 GrocerMIS 为例讨论关联的意义。在“库存数据记录”表中，“货号”字段中的数
据必须互不相同，用以表示不同的商品。只有在“库存数据记录”表中存在的商品才可以通
过“商品上柜数据录入”操作，使其添加到“柜存数据记录”表中，且在“柜存数据记录
”表中的同一商品的货号必须与“库存数据记录”表中的货号相同，如此方能保证各种查
询和统计数据的正确性。这就表示“库存数据记录”表中的记录与“柜存数据记录”表中的
记录必须是一对一的关联，且“库存数据记录”表称为主表，“柜存数据记录”表称为从
表，而两个数据表间的联接关键字是“货号”字段。

2.3.2 一对多 关联
一对多关联不同于一对一关联，它不要求两个关联数据表中的联接关键字段分别是这
两个数据表的主关键字段，这意味着联接关键字段值相等的记录可能不只一条。如此一来，
一对多关联就存在两种不同的形式。第一种一对多关联形式为，取主表中的所有记录，并逐
一从从表中选取那些与主表中联接关键字段值相等的记录，联接形成关联数据表中的一条
记录。第二种一对多关联形式为，取从表中的所有记录，并逐一从主表中选取那些与从表中
联接关键字段值相等的记录，联接形成关联数据表中的一条记录。

2.3.2 一对多 关联
可以 GrocerMIS 为例讨论第一种一对多关联的形式。在“柜存数据记录”表和“销售数
据记录”表之间存在着一对多的关联，“柜存数据记录”表中记录的商品可以分多次售出。
因此，在“柜存数据记录”表中同一商品将在“销售数据记录”表中被记录多次。这就表示
“柜存数据记录”表中的记录与“销售数据记录”表中的记录实际是一对多的关联，且“
柜存数据记录”表是主表，“销售数据记录”表是从表，两个数据表间的联接关键字是“
货号”字段。在以此形成的关联数据表中，一些“柜存数据记录”表中的记录将重复记录几
次，重复记录的次数取决于一件商品的销售次数。

2.3.3 子数据 表
♦ Access 2003 数据表对象支持子数据表。所谓子数据表，是指在一个数据表视图中显
示已与其建立关联的数据表视图。
♦ 在建有关联的主数据表视图上，每一条记录左端均有一个关联标记“□”。在未显
示子数据表时，关联标记“□”内为一个“ +”号，此时单击某以记录的关联标记“
□”，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记“□”
内成为一个“-”号。
♦ 若需展开所有记录的子数据表数据，可以在数据库设计视图的菜单栏上单击【格式】
|
【子数据表】|
【全部展开 】。若需将所有展开的子数据表折叠，可以在数据库设计视 图
的菜单栏上单击【格式】|【子数据表】|【全部折叠】 。

2.3.3 子数据表
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2.3.4 建立数 据库中表 间关联的 操作

♦ 1．选定需要建立关联的表对象
♦ 单击常用工具栏中的“关系”工具按钮“”（或在数据库设计视图菜单栏上单击
【工具】 |
【关系】），随即出现如图 2-17 所示的“关系设计视图”窗口。若已定义了一
些关系，该窗口内会显示这些关系；若尚未定义任何关系，该窗口内没有任何内容 ；
若需定义新的关系，可在该窗口内单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中单击
【显示表】，也可在关系设计视图的菜单栏上单击【关系】【显示表】| ，即会弹出“显
示表”对话框。
1．选定需要建立关联的表对象
♦ 在 GrocerMIS 数据库中，需要在“库存数据记录”、“柜存数据记录”和“销售数
据记录”三个表间建立关联，其关联关键字段是“货号”字段。因此，需要将数据
库中的上述三个表对象添加至关系窗口中。如图所示，即为在关系窗口中逐一添加
了这三个数据表对象后的形式。

2．设定各个表对象间的关联
♦ 在“关系设计视图”窗口（如图所示）中，可以为显示在其中的各表对象设定关联 。
用鼠标指向主表中的关联字段，按住鼠标左键将其拖曳至从表的关联字段上放开，
就会弹出“编辑关系”对话框，如图所示。
♦ 为了建立“库存数据记录”表中“货号”字段与“柜存数据记录”表中“货号”字
段之间的联接关系，应从“库存数据记录”表中的“货号”字段，按住鼠标左键将
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鼠标拖曳至“柜存数据记录”表中的“货号”字段上放开。随之弹出的“库存数据
记录”表与“柜存数据记录”表间的“编辑关系”对话框如图所示。
“编辑关系” 对话框

GrocerMIS 关系设 计视图

4．选择关联类型
♦ 在 “编辑关系”对话框中，单击“联接类型”按钮“”，即可弹出“联接属性”
对话框，如图所示。从图中可见，Access 2003 数据库支持三种不同类型的关联属性。
♦ 三种不同类型联接属性：只包含来自两个表的联接字段相等处的行，包含所有“主
表”的记录和那些联接字段相等的“从表”的记录，包括所有“从表”的记录和那
些联接字段相等的“主表”的记录。应该根据实际需要从中选定一种联接属性类型。
对于 GrocerMIS 实例，应该选择“只包含来自两个表的联接字段相等处的行” 。
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2.4 数据表对象的复制、删除与更名
Access 2003 数据表是属于 Access 2003 数据库中的基本对象，如同 Windows 操作系统
的文件是其中的对象一样，可以对其实施相应的对象操作。这些操作主要包含：复制、删除
和更名。
2.4.1 表的复制操作
2.4.2 删除表操作
2.4.3 表的更名操作

2.4.1 表的复 制操作

复制表对象的操作是依靠 Windows 操作系统提供的大型剪贴板来实现的，理解了这一
点就不难掌握表对象的复制操作。

1．在同一个数据库中复制表的操作
打开一个 Access 2003 数据库，在数据库设计视图中，选中准备复制的表对象，如此即
设定了复制源。接着，单击常用工具栏上的复制按钮；然后，单击常用工具栏上的粘贴按钮，
即会弹出“粘贴表方式”对话框。例如，打开上 2 节设计完成的 GrocerMIS 数据库，在
GrocerMIS 数据库设计视图选定数据表对象“库存数据记录”。接着，单击常用工具栏上的
复制按钮“”；然后，单击常用工具栏上的粘贴按钮“”。即会弹出“粘贴表方式”对话框。

2．从一个数据库中复制表到另一个数据库中的操作
如果需要将另外一个 Access 数据库中的数据表对象复制到本数据库中来，可以这样完
成操作。
♦ 打开准备复制的表对象所在的数据库，在该数据库设计视图中，选中准备复制的表
对象，单击常用工具栏上的复制按钮，然后关闭这个数据库。再打开准备接收复制
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表的数据库，在这个数据库设计视图中，单击常用工具栏上的粘贴按钮，也同样弹
出“粘贴表方式”对话框如图 2-21 所示，接下来的操作如同 1 中所述。
♦ 那么，如果需要将一个非 Access 数据库中的数据表对象导入成为到一个 Access
2003 数据库中的数据表对象，还可以通过复制操作来进行吗？当然不行，我们将
会在下一章介绍外部数据的导入方法。
3．何时需要进行复制表的操作
♦ 可以联想一下，将一份 Word 文档从一个文件夹中复制到另一个文件夹中，是为了
什么呢？为了多保存一个备份，当然是一个重要的原因。可能还有这么一种原因，
通过修改复制的文档，可以很快地获得一份新的文档。
♦ 接下来就可以回答为何需要进行复制表的操作了，一般可以有以下三种情况。
1
（ ）需要将一个结构相同的数据表中的数据全部追加到另一个数据表中
这两个数据表可以在同一个数据库中，也可以存在于两个不同的数据库中。此时，在“粘贴
表方式”对话框中应选择“追加数据到已有的表”。
（2）需要将外部数据库中的一个表导入本数据库而成为本数据库中的一个表对象
此时，在“粘贴表方式”对话框中也应选择“追加数据到已有的表”。
（3）当需要在本数据库中创建一个新表，且该表结构与某一个表结构相似时
可以复制那个具有相似结构的表结构形成一个新表，然后再来修改这个新表的结构，从而
减轻创建新表的操作工作量。

2.4.2 删除表 操作
在发现数据库中存在多余的数据表对象时，可以删除它们。在数据库设计视图中的操作
过程可以是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上，选中需要删除的表对象（用鼠标
单击），按下键盘上的“ Del”键；也可以用鼠标右键单击需要删除的表对象，在随之出现
的快捷菜单中单击【删除】 。
例如，我们可以在 GrocerMIS 数据库中删除刚刚复制的“库存数据记录表对复制示例
”数据表对象。进入 GrocerMIS 数据库设计视图，选中“库存数据记录表对复制示例”数据
表对象，按下键盘上的“Del”键。随之，弹出 Access 提示对话框如图所示。最后，单击对话
框中的“是”按钮，即完成了删除“库存数据记录表对复制示例”数据表对象的操作。

2.4.3 表的更 名操作

时常出现这样的情况，在数据库中创建其他对象时发现已创建的数据表对象名字取得
不合适，而希望换一个数据表对象名称，这时就需要进行表的更名操作了。在数据库设计视
图中进行表的更名操作过程是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上，用鼠标右键单
击需要更名的表对象，在随之出现的快捷菜单中单击【重命名】。此时，光标停留在表对象 的
名称上，即可更改该数据表对象的名称。
对于更名操作，Access 2003 作了重大的改进。当通过 Access 2003 用户界面更改表对象
名称时， Access 2003 会自动纠正该表对象在其他对象中的引用名。为了实现此操作，
Access 2003 将唯一的标识符与创建的每个对象和名称映射信息存储在一起，这个名称映射
 Access 教案—崔学峰

信息使得 Access 2003 能够在出现错误时纠正绑定错误。当 Access 2003 检测到在最后一次“

名称自动更正”之后又有对象名称被更改时，它将在出现第一个绑定错误时对该对象的所
有项目执行全面的名称更正。这种机制不仅对表的更名有效，而且对数据库中的任何对象的
更名都是有效的，包括数据表中字段名称的更改。

2.5GrocerMIS 数据库其他数据表对象设计
通过上述几节的学习，完成了“库存数据记录”和“柜存数据记录”两个数据表对象
的设计。根据 2.1 节的分析，还应该创建并设计完成另外 4 个数据表对象：“销售数据记录
”表、“供货商名单”表、“收货人员名单”表和“售货人员名单”表。
2.5.1 “销售数据记录”表对象设计
2.5.2 辅助数据表对象设计

2.5.1 “销售数据记 录”表对 象设计

对照表 2-3 所示的“销售数据记录”表设计参数，可以看到它的结构非常接近“库存
数据记录”表结构。因此，可以复制“库存数据记录”表对象结构，并命名为“销售数据记
录”。然后，进入“销售数据记录”表设计视图修改相关属性值，以这种方式完成“销售数
据记录”表对象的设计。
1．复制形成初步的“销售数据记录”表结构
进入 GrocerMIS 数据库设计视图，在表选项卡上选定“库存数据记录”表，单击常用
工具栏上的复制按钮。然后，单击常用工具栏上的粘贴按钮。在随即弹出的“粘贴表方式”
对话框中，在“表名称”文本框中填入“销售数据记录”，在“粘贴选项”栏中选定“只
粘贴结构”单选项。如图所示。最后，单击“确定”按钮，即完成了通过复制形成初步“销
售数据记录”表结构的操作。
 Access 教案—崔学峰

2．进入“销售数据记录”表设计视图修改相关属性
♦ 完成复制操作后，在数据库设计视图中可以看到“销售数据记录”表对象。但是，
这时的“销售数据记录”表结构还不是所需要的结构。因此，必须进入“销售数据
记录”表设计视图，修改各项属性。
♦ 进入 GrocerMIS 数据库设计视图，在表选项卡上选定“销售数据记录”表对象，单
击工具栏上的“设计”按钮“”，即进入“销售数据记录”表设计视图。此时，可
以看到的各项属性值还是“库存数据记录”表结构的属性值，如图 2-24 所示。
具有初步属 性值的“ 销售数据 记录”表 结构

2.5.2 辅助数 据表对象 设计

根据 2.1.3 节所述，GrocerMIS 数据库中除了“库存数据记录”表、“柜存数据记录”
表和“销售数据记录”表这 3 个基础数据记录表之外，还必须设计 3 个辅助数据记录表对
象，“供货商名单”表、“收货人员名单”表和“售货人员名单”表。
1．“供货商名单”表对象设计
“供货商名单”表对象包含 2 个字段：“供货商”字段和“供货人”字段，其中“供货商
”字段为主关键字字段。可以直接进入表设计视图创建这个表对象，如图所示。
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2．“收货人员名单”表对象设计
“收货人员名单”表对象仅由 1 个字段：“收货人员”字段，且为主关键字字段。可以
直接进入表设计视图创建“收货人员名单”表对象，如图所示。

3．“售货人员名单”表对象设计
“售货人员名单”表对象仅由 1 个字段：“售货人员”字段，且为主关键字字段。可以直
接进入表设计视图创建“售货人员名单”表对象，如图所示。
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