11.

6 SCHEDULING Berdekatan dengan analisis WBS, penjadwalan elemen kerja merupakan langkah yang paling penting dalam perencanaan sejak itu merupakan dasar untuk mengalokas ikan sumber daya, memperkirakan dana, dan menempatkan performa proyek. Jadwal me nunjukkan waktu elemen kerja yang mana yang bekerja dan ada tanda ketika kejadia n spesifik dan kejadian penting terjadi. Peristiwa dan Kejadian Penting Perencanaan proyek dianalogikan sebagai peta jalan; tidak hanya menunjukkan bagaimana mencapai daerah yang ingin kau tuju, tapi juga seberapa banyak kemaju an yang Anda buat selama di jalan. Sepanjang jalan terdapat plang jalan yang be rarti peristiwa dan kejadian penting dapat menunjukkan seberapa jauh Anda membua t progres. Jika kejadian terakhir sudah lewat, maka proyek tersebut sudah selesa i. Sebuah tugas merupakan kerja aktual yang direncanakan dan mewakili proses m elakukan sesuatu. Tugas membutuhkan sumber daya dan waktu. Sedangkan sebuah peri stiwa hanya menandakan waktu sesaat, biasanya cepat ketika sesuatu itu dimulai a tau diselesaikan. Dalam jadwal proyek, tugas dilambangkan dengan segmen garis yang menghubun gkan dua buah simpul yang mewakili kejadian "memulai" dan "menyelesaikan" suatu tugas. Jika kita melihat gambar di atas, garis berlabel "Tugas A" mewakili duras i suatu pekerjaan, sementara kejadian 1 dan kejadian 2 mewakili momen ketika pek erjaan dimulai dan selesai masing-masing. Ada dua macam kejadian dalam rencana proyek; antarmuka dan kejadian pentin g. Kejadian antarmuka menandakan perubahan dalam tanggung jawab atau penyelesaia n satu tugas dan awal yang berkelanjutan dari satu atau lebih tugas. Kejadian pe nting menandakan adanya kejadian besar seperti penyelesaian beberapa tugas yang sulit, persetujuan besar, atau ketersediaan sumber daya yang krusial. Kejadian p enting juga menandakan progres dan ukuran penting performa proyek. Jenis-jenis Jadwal Ada dua jenis jadwal perencanaan yang biasa digunakan; jadwal proyek dan ja dwal tugas. Salah satu jenis jadwal proyek adalah jadwal proyek utama. Ini biasa digunakan oleh manajer proyek dan manajemen yang lebih tinggi untuk merencanaka n dan meninjau proyek keseluruhan. Jadwal ini juga menunjukkan aktivitas proyek besar tanpa banyak detail. Nantinya jadwal ini akan dikembangkan oleh manajer fu ngsional dalam detail yang lebih banyak. Jadwal tugas menunjukkan aktivitas spesifik yang dibutuhkan untuk melengkap i suatu tugas. Mereka mengizinkan manajer tingkat bawah dan supervisor untuk fok us pada tugas tanpa teralihkan oleh area lain yang mereka harus berhubungan deng an itu. Jadwal tugas dibuat oleh manajer fungsional. Jadwal ada banyak bentuk seperti Gantt charts, milestone charts, jaringan d an jaringan berbasis waktu. 11.7 Chart Perencanaan dan Penjadwalan Gantt Charts Teknik penjadwalan paling mudah adalah Gantt chart atau diagram batang yang dinamai berdasarkan penemunya, Henry L. Gantt. Ketika dia bekerja dengan US Arm y, dia sadar bahwa waktu merupakan hal yang penting dan manjadi penanda antara r encana program dan progresnya. Pendekatan yang dia lakukan menggunakan setting y ang distandarkan dan memproses waktu dan menggambarkan hubungan antara pekerjaan yang direncanakan dan yang diselesaikan. Chart ini terdiri atas skala horizontal yang terbagi atas satuan waktu -tan ggal, minggu, atau bulan- dan skala vertikal yang menunjukkan elemen kerja proye k -tugas, aktivitas, paket kerja, dll-. Gambar di bawah menunjukkan Gantt chart

dari proyek LOGON yang menggunakan waktu kerja. Paket-paket kerja ada di daftar sebelah kiri dan minggu kerja ada di paling bawah. Waktu memulai dan penyelesaia n kerja diindikasikan dengan mulai dan akhir dari suatu bar. Selama analisis WBS, perkiraan waktu dipersiapakan untuk setiap elemen kerj a oleh manajer fungsional, tanggung jawab yang lain adalah kerja, dan perencana proyek yang berunding dengan mereka. Elemen kerja didaftarkan dalam urutan waktu , dimasukkan dalam akun elemen mana yang harus selesai sebelum yang lain bisa di mulai. Jika kita melihat Gantt chart dari proyek LOGON tadi terdapat sepuluh dafta r pertama elemen kerja yang dijadwalkan. Misalnya sebelum elemen I dan J dimulai , elemen H sudah harus selesai terlebih dahulu; sebelum elemen K, L, dan M bisa dimulai, elemen J harus selesai; dan sebelum elemen N, O, P, dan Q bisa dimulai, L harus selesai. Jadi, dalam Gantt chart, urutan logika harus dipelihara. Keunt ungan besar dari Gantt chart adalah itu memberikan model gambar yang jelas dari proyek. Satu alasan mengapa itu digunakan secara luas karena itu simpel untuk di buat dan mudah dimengerti oleh semua orang. Gambar di bawah menunjukkan progres di minggu ke-20, yang berlabel "status date". Kerja yang sudah diselesaiakan ditandai dengan bar yang lebih tebal. Bagi an bar yang tidak diselimuti oleh garis tebal mewakili sejumlah kerja yang belum terselesaikan, atau waktu yang masih dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Hirarki Chart Hirarki chart terdiri atas: 1. Top level plan: biasanya merupakan jadwal proyek utama. Hanya berupa cata tan kecil/outline prinsip paket kerja dan menyediakan perkiraan kejadian penting yang besar dan tanggal target. 2. Intermediate: chart yang diperluas dalam detail dari top level plan. Akti vitas diwakili dengan akun biaya, paket kerja, dan ukuran sub paket kerja. Jadwa l level ini adalah detail yang dibutuhkan untuk mengizinkan buruh dan perencanaa n sumber daya oleh manajer proyek dan fungsional. Dalam proyek kecil top-level d an intermediate-level jadwalnya disamakan dan menjadi satu 3. Bottom-level: bagian yang paling dibutuhkan dalam proyek. Ini diturunkan dari intermediate-level dan jadwal tugas yang disebutkan sebelumnya. Ini digunak an oleh supervisor paket kerja dan spesialis teknik untuk merencanakan dan mengo ntrol aktivitas dalam harian atau mingguan Kerugian Gantt Chart Beberapa kerugian menggunakan Gantt Chart, salah satunya, itu tidak menunjuk kan secara eksplisit bagaimana keterhubungan antara elemen kerja sehingga tidak ada cara untuk mengetahui dari itu apa efek dari satu elemen kerja yang jatuh te rtinggal di elemen lain. Gantt chart sendiri tidak menyediakan cara membedakan m ana elemen yang bisa ditunda dan mana yang tidak. Walaupun sudah berbasis waktu dan bisa dipermudah dengan komputer, tetapi memperbaharui atau membuat perubahan ke jadwal hirarki masih sulit, terutama jumlah aktivitas dan peningkatan level perencanaan. Gantt chart sering dipelihara secara manual. Ini mudah untuk proyek kecil, t api merepotkan untuk proyek besar, hasil menjadi ketinggalan jaman. Sistem grafi k menggunakan komputer menghilangkan masalah ini selama data masukan direvisi be rkala dan sesering mungkin.