FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. jabatan-jabatan yang berhubungan. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Tahapan Pelaksanaan Tugas. d. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. Karakteristik Tugas : a. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. 4 . Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. yaitu Tugas Tambahan. Tugas Pokok. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Menyerap waktu yang wajar b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. b. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Menggunakan bahan kerja tertentu d. c. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. sistim/prosedur diikuti. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Peranan.

3. WAKTU (standar waktu penyelesaian. dll). 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.1.4. dll).3. 1.1. biaya operasional. 2. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. 1. BIAYA (anggaran. 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. keluhan.2. gugatan. 1.2. Indikator Prestasi. Untuk memudahkan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. 5 . rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk).

Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.2. 1. 3.2. 3. 1. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. 1.4.1.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.1.

2. 2.3. 1.1. 2. 1.4. 2.2. 2.1. 1.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.3. 7 .4. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 1.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2. 2.2.2. 2.

1. 1.1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1. 8 .2. 2. 2.3. 2. 2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.3.4.2.

Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. 2. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. meminta data. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. barang.

2. 2. 3. 3. 1. 3. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 2. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 3. 2. 3. 2. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 1. 1. 2. 2. 2. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 1. 1. 1. 3. 3. 3. EKSTERN INSTANSI 1. 3. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 10 . 1. 2. 1. 2. 1.

Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. • • jabatan yang diawasi. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu.) terhadap jabatan yang diawasinya.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. dll. Pengawasan Oleh 1. dll. 1. 2. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. 2. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. 2. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain.) Pekerjaan yang diawasi 1. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. 11 . TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA.

2. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 1. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 1. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. 2. Frekuensi Pengawa san 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 2.

• Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 2. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. G. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 3. 4. 6. 3. 5. 5. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 1. 4. 2. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 2. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 2. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 6. Jenis Kerahasiaan 1.

Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. a. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Akibat kecelakaan : kalau ada. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. b. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. tidak tidak nyaman. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. SEKARANG MULAILAH MENGISI. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Gangguan kesehatan : kalau ada. dapat membahayakan kesehatan. c. • membahayakan kesehatan. b. 2. 1. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Duduk b.luas ruang . Penerangan c. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Berdiri c. Keleluasaan . Ketenangan e.luas meja Kurang Cukup Baik 6. kosongkan saja): • • 15 . Kebersihan f. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. a. Kegiatan pemegang jabatan ini. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Ventilasi d. Tempat kerja a. Suhu b. Di dalam gedung b.

BAGIAN C.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. BAGIAN E. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. Pendidikan Formal Minimal. BAGIAN D. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN G. 16 . B. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN F. BAGIAN B. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya.

...... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a....... 3.... iii. selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai............ Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya.....Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i......... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya................... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ..........Tahun ......... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).. b........ Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 .. brevet Notaris........... 4...................................................Tahun . Berapa lama minimum? ..... Spesialisasi untuk Dokter.................... c................. Pengalaman Kerja..----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi... Akuntan Publik............................ ii........ 5.. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini....... 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

S.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos . MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .

1. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. dan kemudian memarafnya. dan kemudian memberi paraf. pengagendaan dan ekspedisi . 2.2. Memeriksa dengan membaca isi surat . untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. Menerima dari Tata Usaha pimpinan .1. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.3. 1. 1. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya.unit pengolah atau yang menangani. 2. 1.2. 2. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1.

Kewenangan: 21 . 4. dengan bantuan Staf – staf yang ada. misalnya penggandaan surat / dokumen .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.4. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.4.3. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.1.2. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 4. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. 3. 3. 3.3. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka.2. Swasta . 4. Pos Indonesia. surat masuk dapat 3. 4. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. mempersiapkan amplop. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.1. 3. baik dengan caraka ataupun melalui pos. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . Lembaga. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.

5. 5. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. 6. 6. Kewenangan: 22 .2. 6. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat.1. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada.2. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan.3. 5. 6. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual.1.

Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. Menerima tamu yang datang . TUGAS LAIN-LAIN 1. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. 1. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Kewenangan: • dak ada Ti 23 .3. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. M dengan baik . Or dan 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik.1. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . 2.2. 2. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.1. 1.

24 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Dalam rangka 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Seluruh 1. Dalam rangka koordinasi. Idem Kabupaten dan Kota. Departemen. BUMN. bidang tugas. Pemerintah Daerah Provinsi. terkait dengan koordinasi dan LPND. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. perubahan – perubahan surat. 2. Idem Tinggi. Menerima instruksi . Idem 3. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . 3. di berkoordinasi untuk Neg. Asisten Deputi 1. Idem 2.

BUMN. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Sub Bagian Persuratan 1. 3. Idem 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 2. 2. Staf 1. Dalam rangka koordinasi. Kabupaten dan Kota 3. Idem Idem 1. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Pemerintah Daerah Provinsi. Departemen. Organisasi Kemasyarakatan 1. LPND. 2.

Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Pekerjaan terhambat. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. 2. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. 2. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. komputer dan printer. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Tugas rutin harian ( kecepatan.

Penerangan c. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Kebersihan f. Berdiri c. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Suhu b. 5. Di dalam gedung b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Berjalan Tempat kerja a. Ketenangan e. Ventilasi d. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 .

29 . 4. telaten.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. ramah dan kooperatif . 3. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. Word. 7. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. Menguasai aplikasi komputer program Ms. 5. 2. teliti . 6.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

2. 1.6. 1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.5. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos.4. Mengantarkan surat ke Bagian lain. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1. 1. Tidak ada. 1. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat.1.3. dan mengumpulkan resi – resinya.7. Menerima surat – surat yang akan dikirim. 1.2.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . Memberikan informasi yang dibutuhkan. 1.8. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).1. TUGAS LAIN-LAIN 1. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. 31 . Menghitung jumlah surat . untuk kelancaran pengiriman surat. untuk surat didalam dan luar kota. 1. 1. 1. 1. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.9.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar . 32 . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.

bahan Sidang Kabinet. 2. 33 . Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.1. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . Menyusun fotocopy bahan sidang. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. Menerima instruksi dari atasan. 2. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. Membantu menyiapkan bahan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.3.2. 2.

Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Instansi lain . Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1. Sub Persuratan Bagian 1. sesuai dengan alamat surat 1.Tata Usaha 1. Sub Persuratan Bagian 1.Melaporkan tugas.Caraka 1. EXTERN ORGANISASI 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.

Sepeda motor.2 menit 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.Pengiriman surat 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 . motor.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.Atasan langsung 1.

Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Ketenangan e. Suhu b. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Di dalam gedung b. Kebersihan f. Berjalan 4. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Di luar gedung 5. Ventilasi d. Berdiri c. Penerangan c. Tempat kerja a.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. 37 . Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 6. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 4. patuh pada atasan. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . 5. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful