FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

4 . Menggunakan bahan kerja tertentu d. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. d. Menyerap waktu yang wajar b. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. yaitu Tugas Tambahan. Tugas Pokok. jabatan-jabatan yang berhubungan. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. b. Karakteristik Tugas : a. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Tahapan Pelaksanaan Tugas. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. c. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Peranan. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. sistim/prosedur diikuti. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Bila diperlukan Isian Tugas. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah.

5 . gugatan.1. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. 2. 1. dll).1. dll). indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. BIAYA (anggaran. 2.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. WAKTU (standar waktu penyelesaian. Untuk memudahkan. 2. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.3. keluhan.4. 1. 1.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. Indikator Prestasi. biaya operasional. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). 1.3.

1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.1.4. 1. 1.4.2. 1. 3.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.1.2.

2.3. 2.4. 1. 1.2. 7 . 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2. 2.1.1.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.1.3. 2. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2. 2. 1. 1.4.2.2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1.3.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.1.4.4. 2.1. 1. 2.2. 1. 2. 2.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 8 .2. 1.

Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. meminta data. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. barang. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 .

2. 3. 2. 3. 3. 1. 2. 3. EKSTERN INSTANSI 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 1. 2. 1. 2. 2. 1. 3. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 3. 2. 2. 1. 1. 1. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 2. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 1. 1. 3. 2. 3. 3. 10 .

Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. 2. dll. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain.) terhadap jabatan yang diawasinya. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. dll. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). 11 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. 2. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Pengawasan Oleh 1. 1. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu.) Pekerjaan yang diawasi 1. • • jabatan yang diawasi. 2.

2. 2. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 2. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. 2. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 1. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. Frekuensi Pengawa san 1. 1. 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. 2.

G. 1. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 2. 5. 2. 5. 2. 3. 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 4. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. Jenis Kerahasiaan 1. 2. 6. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 3. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 6.

b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. Gangguan kesehatan : kalau ada. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. Akibat kecelakaan : kalau ada. b. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. • membahayakan kesehatan. 1. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . SEKARANG MULAILAH MENGISI. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). dapat membahayakan kesehatan. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. c. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. a. tidak tidak nyaman. 2.

luas ruang .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Ventilasi d. Kegiatan pemegang jabatan ini. Kebersihan f. Duduk b. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Di dalam gedung b. kosongkan saja): • • 15 . Penerangan c. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Keleluasaan .luas meja Kurang Cukup Baik 6. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Tempat kerja a. Ketenangan e. a. Suhu b. Berdiri c.

Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. BAGIAN F. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN E. BAGIAN G. 16 . B. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. BAGIAN D. BAGIAN B. BAGIAN C.

............... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)...... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut... Spesialisasi untuk Dokter.............. Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a.......----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ............... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai...... 3..... 4... ii... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya................ Akuntan Publik.. Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya................. Berapa lama minimum? ..... 2... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.................. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ..... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi..... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ......... b.. brevet Notaris. Pengalaman Kerja............. 5.. iii........... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini......................Tahun ............ c................................Tahun ...Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i..

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .S. MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .

dan kemudian memberi paraf.1. Memeriksa dengan membaca isi surat . Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. dan kemudian memarafnya.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat .1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. Menerima dari Tata Usaha pimpinan .3. 2. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . pengagendaan dan ekspedisi . dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya.2. 1. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN.unit pengolah atau yang menangani. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. 1. 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. 2.2. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ).

4.3. 3. 3. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. Lembaga. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . surat masuk dapat 3. Kewenangan: 21 .4. 4. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. dengan bantuan Staf – staf yang ada.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 3. 4. mempersiapkan amplop. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Pos Indonesia. 4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. misalnya penggandaan surat / dokumen . 3. Swasta . Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu.2. baik dengan caraka ataupun melalui pos. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 4.3.2.1.

Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.1. 5. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Kewenangan: 22 .2. 6.3.1. 5. 6.2. 6. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. 5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada.

TUGAS LAIN-LAIN 1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. 1. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain.3. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang.2.1. Or dan 2. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . M dengan baik .2. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. 2. 1. 2. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. Menerima tamu yang datang . Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. 2. Kewenangan: • dak ada Ti 23 .1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. terkait dengan koordinasi dan LPND. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Idem Kabupaten dan Kota. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem 2. EXTERN ORGANISASI 1. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Asisten Deputi 1. Departemen. Menerima instruksi . 3. Idem Tinggi. Dalam rangka 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. bidang tugas. Pemerintah Daerah Provinsi. Idem 3. BUMN. 3. Unit kerja yang 1. Seluruh 1. perubahan – perubahan surat. 2. di berkoordinasi untuk Neg. Dalam rangka koordinasi.

Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Kabupaten dan Kota 3. 2. Idem Idem 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Organisasi Kemasyarakatan 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 3. Idem 3. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. BUMN. Sub Bagian Persuratan 1. Staf 1. Departemen. LPND. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. 2. Pemerintah Daerah Provinsi. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Dalam rangka koordinasi.

Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. 2. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. Pekerjaan terhambat. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. komputer dan printer. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. 2. Tugas rutin harian ( kecepatan. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1.

Kebersihan f.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. 5. Duduk b. Berdiri c. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Di dalam gedung b. Penerangan c. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Ventilasi d. Suhu b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Ketenangan e. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Berjalan Tempat kerja a. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4.

Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. 4. telaten. 7. Word. 3. ramah dan kooperatif . Menguasai aplikasi komputer program Ms. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. 5. teliti . 29 . 6. 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

31 .Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. Mengantarkan surat ke Bagian lain. 1. 1. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1.4. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Menghitung jumlah surat . 1. untuk kelancaran pengiriman surat.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . 1. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat.8.1.2.1. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. Tidak ada. Memberikan informasi yang dibutuhkan. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.2. 1. TUGAS LAIN-LAIN 1. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos.9. untuk surat didalam dan luar kota. 1. dan mengumpulkan resi – resinya. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 1. Menerima surat – surat yang akan dikirim.5. 1.6.3. 1. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.7. 1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar . 32 .

2.3. Membantu menyiapkan bahan. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. 2. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya.bahan Sidang Kabinet.2. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain .1. Menyusun fotocopy bahan sidang. Menerima instruksi dari atasan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 2. 33 .

Sub Persuratan Bagian 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Instansi lain .Melaporkan tugas. Kasub Persuratan 1. sesuai dengan alamat surat 1.Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1.Tata Usaha 1. EXTERN ORGANISASI 1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1. motor.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.Atasan langsung 1.2 menit 1.Pengiriman surat 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Sepeda motor. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.

Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Duduk b. Berdiri c. Ventilasi d. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Kebersihan f. Kondisi Lingkungan Kondisi a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Kegiatan Pejabat a. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Berjalan 4. Suhu b. Tempat kerja a. Ketenangan e. Di luar gedung 5. Penerangan c. Di dalam gedung b.

4. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . 37 . 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 5. patuh pada atasan. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful