FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. 4 . Tahapan Pelaksanaan Tugas. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. c. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. yaitu Tugas Tambahan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. b. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. jabatan-jabatan yang berhubungan. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. d. Karakteristik Tugas : a. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Peranan. sistim/prosedur diikuti. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Menyerap waktu yang wajar b. Tugas Pokok. Bila diperlukan Isian Tugas. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.

3.2. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). 1. BIAYA (anggaran. 1. Untuk memudahkan. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. 1. biaya operasional. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. Indikator Prestasi. gugatan.2.1. WAKTU (standar waktu penyelesaian. dll). keluhan. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. 2. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah.4. 2. 5 . dll).3. 1. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.

3.4. 3. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.1. 1.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. 1.2. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 .4. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 1.1.

1. 1. 2.4. 1. 1. 7 .3. 1.1. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.1. 2. 2. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.2.3.3.4. 2.2. 2.

2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 2.4. 2.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1.2.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 8 .3. 1.4.1.2.4. 1. 1. 2.

Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . barang. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. 2. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. meminta data. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.

JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 2. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 3. 3. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 3. 2. 10 . 1. 2. 1. 2. 3. 1. 2. 2. 2. 1. 1. 3. 1. 2. 2. 2. 3. 3. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 3. 1. 2. 3.

Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. dll. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. 1. 11 . Pengawasan Oleh 1. 2. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA.) Pekerjaan yang diawasi 1. • • jabatan yang diawasi. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. dll. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F.) terhadap jabatan yang diawasinya. 2. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah).

• Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 1. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. Frekuensi Pengawa san 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. 1. 2. 2. 2.

3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 2. 2. 6. 2. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 4. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 1. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 4. 5. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 5. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 3. 2. Jenis Kerahasiaan 1. 6. G.

Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. dapat membahayakan kesehatan. c. 1. 2. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Akibat kecelakaan : kalau ada.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . a. b. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. b. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. • membahayakan kesehatan. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. tidak tidak nyaman. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). Gangguan kesehatan : kalau ada. SEKARANG MULAILAH MENGISI. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5.

Suhu b. Kegiatan pemegang jabatan ini. Keleluasaan . Berjalan 4. Di dalam gedung b. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Tempat kerja a. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Kebersihan f.luas ruang . a. Berdiri c. Ventilasi d. Penerangan c. kosongkan saja): • • 15 . Ketenangan e. Duduk b.

Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. B. 16 . bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. BAGIAN C. BAGIAN F. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. Pendidikan Formal Minimal. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN B.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. BAGIAN D. BAGIAN G. BAGIAN E. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini.

............. Pengalaman Kerja..................Tahun .......... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini....... brevet Notaris.. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.... ii........... 3.... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya......... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya.. apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)................ Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .................. Akuntan Publik.................... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a. 4......... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.. Spesialisasi untuk Dokter.............. 2.............. 5. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ... c. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi............----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ....... Berapa lama minimum? ............... b..... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai.... iii........Tahun ..........Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i.................

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

S. Sos . MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso .

Menerima dari Tata Usaha pimpinan .unit pengolah atau yang menangani.1. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . 1. 2. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. 1.1. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. dan kemudian memarafnya. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . pengagendaan dan ekspedisi . RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 1. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.3.2. 2. 2. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Memeriksa dengan membaca isi surat . Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. dan kemudian memberi paraf.2. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.

M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4.2. Kewenangan: 21 .3. 3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT.1. baik dengan caraka ataupun melalui pos. dengan bantuan Staf – staf yang ada. surat masuk dapat 3.3.1.2. 4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. 3. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. 4. Swasta .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. Lembaga. Pos Indonesia. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. 4.4. 3. mempersiapkan amplop. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.4. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . 3. 4. misalnya penggandaan surat / dokumen .

baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual.3.1. 6.2. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.2. 5. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6. 5. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 6. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. 5. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. 6.1. Kewenangan: 22 . Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.

2. M dengan baik .2. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu.1. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . 1. 1. Menerima tamu yang datang . Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. Or dan 2. 2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain.1. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. 2. TUGAS LAIN-LAIN 1. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. 2.3.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Asisten Deputi 1. Departemen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. bidang tugas. Dalam rangka 1. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. 2. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Menerima instruksi . 3. di berkoordinasi untuk Neg. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Idem 2. Idem 3. Dalam rangka koordinasi. Seluruh 1. 3. Unit kerja yang 1. Pemerintah Daerah Provinsi. EXTERN ORGANISASI 1. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. terkait dengan koordinasi dan LPND. perubahan – perubahan surat. BUMN. Idem Tinggi. Idem Kabupaten dan Kota.

Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Departemen. Dalam rangka koordinasi. 2. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Staf 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Idem Idem 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . LPND. 2. 2. 3. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Organisasi Kemasyarakatan 1. Idem 3. Sub Bagian Persuratan 1. Kabupaten dan Kota 3. BUMN.

2. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. Pekerjaan terhambat. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. komputer dan printer. 2. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 .

Penerangan c. Kebersihan f. Ventilasi d. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Ketenangan e. Berjalan Tempat kerja a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Duduk b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. 5. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Berdiri c. Suhu b. Di dalam gedung b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6.

6. Word. 3. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. ramah dan kooperatif . teliti . 7. 29 . 5. telaten. Menguasai aplikasi komputer program Ms.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. 4. 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

9. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.7.2. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.5. 1. untuk surat didalam dan luar kota. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.2.8. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). Memberikan informasi yang dibutuhkan. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. 1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain .4. 1. TUGAS LAIN-LAIN 1. 31 . RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. dan mengumpulkan resi – resinya. untuk kelancaran pengiriman surat.1. 1. Mengantarkan surat ke Bagian lain.3. Menerima surat – surat yang akan dikirim.1. Menghitung jumlah surat . 1. 1. 1. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. Tidak ada.6. 1. 1. 1.

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon. 32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.1. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. 2. Menerima instruksi dari atasan. 33 . 2. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain .2. 2. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.bahan Sidang Kabinet.3. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. Membantu menyiapkan bahan.

Tata Usaha 1. sesuai dengan alamat surat 1.Melaporkan tugas. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Instansi lain .Caraka 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Sub Persuratan Bagian 1. EXTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Sub Persuratan Bagian 1.

File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1. motor.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.Atasan langsung 1.2 menit 1.Pengiriman surat 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.Sepeda motor.

Ketenangan e.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Ventilasi d. Di dalam gedung b. Suhu b. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Kebersihan f. Duduk b. Berjalan 4. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Kegiatan Pejabat a. Berdiri c. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Tempat kerja a. Di luar gedung 5. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Penerangan c.

dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 6. 4. 5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 37 . patuh pada atasan. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .