P. 1
54498112 Formulir Kuesioner Contoh Pengisian

54498112 Formulir Kuesioner Contoh Pengisian

|Views: 426|Likes:
Dipublikasikan oleh Fuad Semangat

More info:

Published by: Fuad Semangat on Nov 15, 2011
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/30/2014

pdf

text

original

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. yaitu Tugas Tambahan. 4 . yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. c. Menyerap waktu yang wajar b. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. d. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Tugas Pokok.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Tahapan Pelaksanaan Tugas. Karakteristik Tugas : a. b. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. jabatan-jabatan yang berhubungan. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. sistim/prosedur diikuti. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Peranan. Bila diperlukan Isian Tugas.

Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). WAKTU (standar waktu penyelesaian. 1. 1. BIAYA (anggaran.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1.2.3. Indikator Prestasi. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. 1. dll). 2. Untuk memudahkan.3. 2.1. 5 .4. dll). Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. gugatan. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. keluhan. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur.2. biaya operasional. 2. 1.

1.2. 1.2. 3.4. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . 3.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.1.4. 1.

4. 2.2. 1. 1.3. 2.2. 1. 2. 2.3.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.1.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2. 2. 2.2. 1. 2.1.4. 7 . Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.4.4. 2.4. 2. 1. 1.3. 1.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.3.2. 8 .1. 1. 2.2.

HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. barang. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. meminta data. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. 2.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 .

2. 1. 3. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 3. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 3. EKSTERN INSTANSI 1. 1. 1. 1. 3. 2. 1. 1. 10 . 2. 2. 3. 2. 3. 2. 2. 3. 3. 1. 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 2. 2. 3. 2. 2. 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1.

) terhadap jabatan yang diawasinya. 1. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. dll. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. Pengawasan Oleh 1. dll. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. 2. 2. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. 11 . Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain.) Pekerjaan yang diawasi 1. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. • • jabatan yang diawasi. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah).

2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 2. 1. 2. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 2. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 1. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2. Frekuensi Pengawa san 1.

mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 2. 2. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 4. 3. 6. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 2. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Jenis Kerahasiaan 1. 5. G. 5. 6. 4. 2. 3.

Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. c. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. dapat membahayakan kesehatan. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . • membahayakan kesehatan. b. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. tidak tidak nyaman. Gangguan kesehatan : kalau ada. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. Akibat kecelakaan : kalau ada. 1. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. a. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. SEKARANG MULAILAH MENGISI. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. 2. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. b.

kosongkan saja): • • 15 . Keleluasaan . Suhu b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Tempat kerja a. Kegiatan pemegang jabatan ini. Penerangan c. Ketenangan e. Di luar gedung 5. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Berjalan 4. Duduk b.luas ruang . Ventilasi d. Di dalam gedung b. Berdiri c. Kebersihan f. a.

PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN E. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. B. BAGIAN F. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. Pendidikan Formal Minimal.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. BAGIAN C. BAGIAN D. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN G. 16 . BAGIAN B. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya.

...... 5.....................----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ................... c............ Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.Tahun ..... 4......... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a................................ Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya....... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya..........Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i... 3. iii. Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.. Berapa lama minimum? ...... 2.......... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai....Tahun ....... Pengalaman Kerja.................... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ......... Spesialisasi untuk Dokter........................... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Akuntan Publik. b................ ii.... brevet Notaris..... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini....... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).......

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos . MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .S.

3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . Memeriksa dengan membaca isi surat .unit pengolah atau yang menangani. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . 1. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. dan kemudian memarafnya.2. 2. pengagendaan dan ekspedisi . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit.1.2. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. 1. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.1. 1. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . 2. dan kemudian memberi paraf. 2.

Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. 3. surat masuk dapat 3. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. 4.4.3. Pos Indonesia. Kewenangan: 21 . ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. Lembaga. 3. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. misalnya penggandaan surat / dokumen . Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. baik dengan caraka ataupun melalui pos.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. 4. 3. 4. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.3. dengan bantuan Staf – staf yang ada.2.1. 3. mempersiapkan amplop. 4.2.4. Swasta .1.

2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 6.1. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada.1. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 6. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.2. 5. 5. 6. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. 6. Kewenangan: 22 . 5.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.

1. TUGAS LAIN-LAIN 1.2. 1. 2. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. 2. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 2. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . Menerima tamu yang datang . Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat.2. 1. M dengan baik .1.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Or dan 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi.

24 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

terkait dengan koordinasi dan LPND. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Dalam rangka koordinasi. 2. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Dalam rangka 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. perubahan – perubahan surat. Unit kerja yang 1. EXTERN ORGANISASI 1. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. di berkoordinasi untuk Neg. BUMN. Pemerintah Daerah Provinsi. Idem 2. Idem Kabupaten dan Kota. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Menerima instruksi . Asisten Deputi 1. Departemen. Idem 3. 3. Seluruh 1. 3. bidang tugas. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Idem Tinggi.

Mengawasi dan berkoordinasi 26 . 2. Dalam rangka koordinasi. 2. Organisasi Kemasyarakatan 1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Staf 1. BUMN. 2. Idem 3. Sub Bagian Persuratan 1. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 3. Kabupaten dan Kota 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. LPND. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Departemen. Pemerintah Daerah Provinsi. Idem Idem 1.

Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. 2. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. 2. Pekerjaan terhambat.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. komputer dan printer. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1.

Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Berdiri c. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Suhu b. Kebersihan f. Ketenangan e. Penerangan c. 5. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Di dalam gedung b. Ventilasi d. Berjalan Tempat kerja a. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6.

Menguasai aplikasi komputer program Ms. 6. 7. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. telaten. 29 . 4. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. teliti . 2. Word. 3. ramah dan kooperatif . 5.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

1. 1. dan mengumpulkan resi – resinya. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.8. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.6.7. Menerima surat – surat yang akan dikirim. Mengantarkan surat ke Bagian lain. 1. 1. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.4. 1. 1. untuk kelancaran pengiriman surat. Tidak ada. 1. 31 . 1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).5.1.1. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1. 1.9. untuk surat didalam dan luar kota.3. TUGAS LAIN-LAIN 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.2. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos.2. Menghitung jumlah surat . Memberikan informasi yang dibutuhkan.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon. 32 .

Membantu menyiapkan bahan.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.2.1. 2. Menerima instruksi dari atasan. 2. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. 33 . Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. 2.bahan Sidang Kabinet.

Sub Persuratan Bagian 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Sub Persuratan Bagian 1.Tata Usaha 1. sesuai dengan alamat surat 1.Melaporkan tugas. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. EXTERN ORGANISASI 1. Instansi lain . Kasub Persuratan 1.Caraka 1.

2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.Pengiriman surat 1.Sepeda motor.2 menit 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 . motor.Atasan langsung 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.

Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Duduk b. Suhu b. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kegiatan Pejabat a. Ventilasi d. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Berdiri c. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Kondisi Lingkungan Kondisi a. Penerangan c. Berjalan 4. Kebersihan f.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Ketenangan e. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6.

5. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . 37 . : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. patuh pada atasan. 6. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->