FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

yaitu Tugas Tambahan. Menyerap waktu yang wajar b. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. b. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. 4 . Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. d. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Tugas Pokok. c. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Peranan. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Tahapan Pelaksanaan Tugas. sistim/prosedur diikuti. Bila diperlukan Isian Tugas. Karakteristik Tugas : a. jabatan-jabatan yang berhubungan.

MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.4. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. dll). 1. dll). 2. Untuk memudahkan. WAKTU (standar waktu penyelesaian. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. 2.2. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.3.3. gugatan. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah.2. Indikator Prestasi. biaya operasional. 5 . out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1.1. 1. 1. 2.1. keluhan. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). BIAYA (anggaran.

1. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 .2. 1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.1.4. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 3. 3.3.2.

7 .1. 2. 1. 1.3.2. 2.3.1. 2. 2. 2. 2. 1. 2.4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1.2. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2.3.2.4. 1.

2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.4. 2.3. 2.1. 8 . 1.4.1.2. 2. 1.4. 2.3.

barang. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. meminta data.

2. 3. 10 . 1. 1. 3. 3. 1. 2. 2. 2. 2. 1. 3. 2. 2. 1. 2. 3. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 2. 3. 1. 2. 1. 1. 1. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 3. 3. 2. 3. 2. EKSTERN INSTANSI 1.

Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. 2. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim.) Pekerjaan yang diawasi 1. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). • • jabatan yang diawasi.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. Pengawasan Oleh 1. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. 1. 11 . • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. 2. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain.) terhadap jabatan yang diawasinya. dll. dll. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. 2.

1. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 2. Frekuensi Pengawa san 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . 2. 2. 2. 1. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit.

2. Jenis Kerahasiaan 1. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 4. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 5. 6. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 5. 3. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 2. 6. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . 2. 1. G.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 4. 3. 2.

Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). b. SEKARANG MULAILAH MENGISI. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . c. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Gangguan kesehatan : kalau ada. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. 2. 1. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. a. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. Akibat kecelakaan : kalau ada. dapat membahayakan kesehatan. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. tidak tidak nyaman. b. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. • membahayakan kesehatan. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a.

Penerangan c. Berjalan 4. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Duduk b. Tempat kerja a. Di dalam gedung b.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Ketenangan e. Di luar gedung 5. Ventilasi d. Keleluasaan . Berdiri c. kosongkan saja): • • 15 . Kegiatan pemegang jabatan ini. Kebersihan f.luas ruang . Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Suhu b. a.

Pendidikan Formal Minimal. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. 16 . B. BAGIAN G. BAGIAN D. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. BAGIAN B. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. BAGIAN C. BAGIAN E. BAGIAN F.

.. 4. Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut..... Spesialisasi untuk Dokter... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a... ii............. Berapa lama minimum? ........... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)...... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya......... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi....... c...................Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i.. 3........................... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya........................... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai............... brevet Notaris...........----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN .... Akuntan Publik................. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ...... 5... 2................... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus........ b....Tahun .Tahun ...... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini.. iii.................... Pengalaman Kerja.... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ..

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .S.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .

Memeriksa dengan membaca isi surat . dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. 1. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.unit pengolah atau yang menangani. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit.1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. dan kemudian memberi paraf. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . 2. 2. dan kemudian memarafnya.2. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 1. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.2. pengagendaan dan ekspedisi . surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk .3. 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. 2. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 .1.

misalnya penggandaan surat / dokumen .4. Pos Indonesia.2. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.3. Swasta . 3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Lembaga. surat masuk dapat 3. 3. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 4. 4.4. 3. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. Kewenangan: 21 . ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 3.3. dengan bantuan Staf – staf yang ada.1. 4. mempersiapkan amplop.2. baik dengan caraka ataupun melalui pos. 4.1.

6. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6. 5. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. 6. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.2. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat.1. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. 6. 5.2. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. Kewenangan: 22 .3.1. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.

2. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN .3. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. 2. 1.1. M dengan baik . 1. Or dan 2. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. TUGAS LAIN-LAIN 1. Kewenangan: • dak ada Ti 23 .2.1. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. 2. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Menerima tamu yang datang . Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. 2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

Departemen. di berkoordinasi untuk Neg. Pemerintah Daerah Provinsi. Idem Kabupaten dan Kota.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Idem 3. 3. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. terkait dengan koordinasi dan LPND. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. perubahan – perubahan surat. EXTERN ORGANISASI 1. Asisten Deputi 1. Menerima instruksi . 2. 3. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Dalam rangka 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . bidang tugas. BUMN. Unit kerja yang 1. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Dalam rangka koordinasi. Idem Tinggi. Idem 2.

Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. 2. Departemen. Organisasi Kemasyarakatan 1. Staf 1. 2. BUMN.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Kabupaten dan Kota 3. LPND. Idem Idem 1. 3. Dalam rangka koordinasi. Sub Bagian Persuratan 1. Idem 3. 2. Pemerintah Daerah Provinsi. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1.

Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Pekerjaan terhambat. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. 2. komputer dan printer. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 2. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Suhu b. Berdiri c. Penerangan c. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Kebersihan f. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. 5. Di dalam gedung b. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Duduk b. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Berjalan Tempat kerja a. Ketenangan e. Ventilasi d. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2.

ramah dan kooperatif . 5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. 29 . 7. 4. 2. Word. Menguasai aplikasi komputer program Ms. 6. telaten. 3. teliti .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

2.3. 1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.5. untuk surat didalam dan luar kota. TUGAS LAIN-LAIN 1. Tidak ada. 1. 31 . Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Menghitung jumlah surat .1.2. 1. 1. dan mengumpulkan resi – resinya.1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.6. Mengantarkan surat ke Bagian lain.4. Menerima surat – surat yang akan dikirim. 1.7. 1. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. 1. 1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain .9. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. untuk kelancaran pengiriman surat. 1. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.8. Memberikan informasi yang dibutuhkan.

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon. 32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.2.3. Membantu menyiapkan bahan. 33 . Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. 2. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. Menyusun fotocopy bahan sidang. 2. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya.1. Menerima instruksi dari atasan. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . 2.bahan Sidang Kabinet.

Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. sesuai dengan alamat surat 1. Instansi lain . Sub Persuratan Bagian 1.Tata Usaha 1. EXTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1.Melaporkan tugas. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1.

Pengiriman surat 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.2 menit 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.Atasan langsung 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.Sepeda motor. motor.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.

Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Di luar gedung 5. Ketenangan e. Di dalam gedung b. Berdiri c.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Penerangan c. Suhu b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Tempat kerja a. Kegiatan Pejabat a. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Duduk b. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Ventilasi d. Kebersihan f. Berjalan 4.

Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 6. patuh pada atasan. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 37 . 5. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful