FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. yaitu Tugas Tambahan. Peranan. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Menggunakan bahan kerja tertentu d. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. sistim/prosedur diikuti. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. c. Karakteristik Tugas : a. Bila diperlukan Isian Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Tugas Pokok. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. 4 . Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Menyerap waktu yang wajar b. Tahapan Pelaksanaan Tugas. jabatan-jabatan yang berhubungan. b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. d.

4. 5 . 1. BIAYA (anggaran. biaya operasional. 1. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. 2. 2.3. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah.1.1. 1. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna.2. Untuk memudahkan. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. Indikator Prestasi.3. gugatan. keluhan. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk).2. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. 2. dll). dll). out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. WAKTU (standar waktu penyelesaian. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.

1. 1.4. 1. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 1.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3.1. 3. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.2.3.4. 3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 .

3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2. 2. 2. 2. 2. 7 .2.3. 1.1.1. 2.2.1. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 1.2.3. 1. 2.4.4. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. 2.

4.1.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.1. 2.3. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.4. 1. 2.2. 1. 2. 1.4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 2. 1.2. 8 .

Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. barang. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. 2. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. meminta data.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

3. 1. 1. 3. 10 . EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 1. 3. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 3. 2. 2. 3. 1. 3. 2. 2. 3. 2. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 3. 2. 2. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 1. 2. 1. 1. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 2. 2. 2. 3.

) Pekerjaan yang diawasi 1. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. 2. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain.) terhadap jabatan yang diawasinya. 2. 11 . Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. Pengawasan Oleh 1. dll. 2. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. dll. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. 1. • • jabatan yang diawasi. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu.

1. 1. 2. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. 2. Frekuensi Pengawa san 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. 2. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. 2. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit.

Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 1. 2. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 4. 2. G. 2. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 3. 4. 2. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 3. Jenis Kerahasiaan 1. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 5. 6. 5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 6.

Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. c. Akibat jika terjadi kecelakaan 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. Gangguan kesehatan : kalau ada. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). • membahayakan kesehatan. b. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. b. 2. dapat membahayakan kesehatan. a. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. 1. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. SEKARANG MULAILAH MENGISI. tidak tidak nyaman. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. Akibat kecelakaan : kalau ada.

Ketenangan e. a. Berdiri c. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Penerangan c. Duduk b. Berjalan 4. Kegiatan pemegang jabatan ini. Keleluasaan .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Di dalam gedung b. Ventilasi d. Suhu b.luas meja Kurang Cukup Baik 6. kosongkan saja): • • 15 . Kebersihan f.luas ruang . Tempat kerja a. Di luar gedung 5.

BAGIAN E. B. Pendidikan Formal Minimal.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. BAGIAN D. BAGIAN F. BAGIAN G. BAGIAN B. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. 16 . (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. BAGIAN C.

............. 2............. Spesialisasi untuk Dokter....Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .........Tahun .......... brevet Notaris......................................... 3............ c......... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a.. Pengalaman Kerja.. 5......... b......... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya..... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)........ Berapa lama minimum? ........ 4.................Tahun ........ iii... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus............. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini.... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ..... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut. Akuntan Publik................... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi......... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya..----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ....... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai.... ii..........

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

S. MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .

surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk .3. 2.1. dan kemudian memarafnya. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 .2. pengagendaan dan ekspedisi . RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . 1. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan. dan kemudian memberi paraf. 2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.unit pengolah atau yang menangani. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. Memeriksa dengan membaca isi surat . Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. 1. 1.2.1. Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. 2.

1.4. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. 4. baik dengan caraka ataupun melalui pos. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . 4. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.4. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . 3.3. Lembaga. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. surat masuk dapat 3.2. mempersiapkan amplop. Pos Indonesia.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. dengan bantuan Staf – staf yang ada. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.3. 3. 4. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 3. 3. Swasta . misalnya penggandaan surat / dokumen .1.2. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Kewenangan: 21 . ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. 4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.

Kewenangan: 22 . 6.1. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. 6. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada.3. 6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 5. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.2. 5. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. 5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. 6. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat.2. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.

Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. 2. Menerima tamu yang datang .3. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi.2. 2. 1. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. 2. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. M dengan baik . TUGAS LAIN-LAIN 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Or dan 2. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain.1. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. 1. Kewenangan: • dak ada Ti 23 .2. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.1. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

Idem 3. Menerima instruksi . BUMN. Departemen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem Kabupaten dan Kota. Dalam rangka 1. 3. 2. Pemerintah Daerah Provinsi. Dalam rangka koordinasi. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. bidang tugas. perubahan – perubahan surat. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. di berkoordinasi untuk Neg. Idem 2. terkait dengan koordinasi dan LPND. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Asisten Deputi 1. 3. Idem Tinggi.

Pemerintah Daerah Provinsi. Kabupaten dan Kota 3. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. Departemen. Idem Idem 1. Organisasi Kemasyarakatan 1. Staf 1. 2. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Idem 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Dalam rangka koordinasi. LPND. BUMN. 3. Sub Bagian Persuratan 1. 2.

setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Pekerjaan terhambat. Tugas rutin harian ( kecepatan. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. komputer dan printer. 2. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. 2. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1.

Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Ketenangan e. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. Ventilasi d. Duduk b. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Penerangan c. Berdiri c.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Berjalan Tempat kerja a. 5. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Kebersihan f. Suhu b. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Di dalam gedung b.

29 . telaten. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. teliti . 7. 5. ramah dan kooperatif . 4. 3. 2. Menguasai aplikasi komputer program Ms. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. 6. Word.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

1. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Tidak ada. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.8. 1. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. Menerima surat – surat yang akan dikirim. 1. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. 1. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.9.1.7. 1. untuk surat didalam dan luar kota. 1. Memberikan informasi yang dibutuhkan. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . 1. Menghitung jumlah surat . Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).2. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos. 31 . Mengantarkan surat ke Bagian lain.4.1.2.3. 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1.6. dan mengumpulkan resi – resinya. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. untuk kelancaran pengiriman surat. 1. TUGAS LAIN-LAIN 1.5. 1.

32 . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

Menerima instruksi dari atasan.bahan Sidang Kabinet. 33 . 2. 2. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. 2. Menyusun fotocopy bahan sidang.2. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . Membantu menyiapkan bahan. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.3. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya.1.

sesuai dengan alamat surat 1. Sub Persuratan Bagian 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Instansi lain .Melaporkan tugas. EXTERN ORGANISASI 1.Caraka 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Kasub Persuratan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Sub Persuratan Bagian 1.Tata Usaha 1.

2 menit 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 . motor. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Pengiriman surat 1.Sepeda motor. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.Atasan langsung 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.

Ventilasi d. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Kegiatan Pejabat a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Duduk b. Di dalam gedung b. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Di luar gedung 5. Berjalan 4. Tempat kerja a. Penerangan c. Suhu b. Ketenangan e. Kebersihan f. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Berdiri c.

5. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . : Mengetahui jalan – jalan dalam kota .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. 6. Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 37 . dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 4. patuh pada atasan.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .