FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Menyerap waktu yang wajar b. Karakteristik Tugas : a. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain. 4 . jabatan-jabatan yang berhubungan. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Peranan. Bila diperlukan Isian Tugas. sistim/prosedur diikuti. Menggunakan bahan kerja tertentu d. c. b. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. Tahapan Pelaksanaan Tugas. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Tugas Pokok. d. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. yaitu Tugas Tambahan. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

1.1.3. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). WAKTU (standar waktu penyelesaian.4. biaya operasional. gugatan.2. 2. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1.3. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna. Indikator Prestasi.2. 1. BIAYA (anggaran. 1. dll). 1. 5 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. dll). Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. keluhan. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. 2. 2.1. Untuk memudahkan.

2.4. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.2. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 . Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1.3. 1.1.1. 3.

2. 2.4. 1. 2. 7 . 2.4.3.3.2.1.1. 1.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.2.2. 2. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2.3. 1. 2.

2.3. 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2. 1. 8 . Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2. 2.1.2. 2.4.3.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1.4.1.2. 1. 1.

Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. barang. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. meminta data. 2.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . berkoordinasi atau memberi perintah dsb.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.

2. 2. 2. 3. 3. 2. 3. 3. 2. 1. 1. 2. 1. 2. 1. 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 3. 3. 3. 1. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 1. 2. 10 . 3. 2. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 2. 2. 1.

2. • Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. 2. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah).----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. • • jabatan yang diawasi. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. 1. dll. dll. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. 2. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Pengawasan Oleh 1.) Pekerjaan yang diawasi 1. 11 .) terhadap jabatan yang diawasinya.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. 2. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 2. 2. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 1. 2. 2. 1. • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. 2. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. Frekuensi Pengawa san 1. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. 2.

4. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 2. • Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 2. 4. 6. 3. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 3. Jenis Kerahasiaan 1. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. 2. G. 2. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. 5. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 1. 5.

Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. tidak tidak nyaman. Gangguan kesehatan : kalau ada. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. 2. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. SEKARANG MULAILAH MENGISI. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. b. dapat membahayakan kesehatan. 1. Akibat kecelakaan : kalau ada. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. • membahayakan kesehatan. a. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. c. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). b. Akibat jika terjadi kecelakaan 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1.

Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. Berjalan 4. kosongkan saja): • • 15 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3.luas meja Kurang Cukup Baik 6. Duduk b. Di luar gedung 5. Berdiri c. Di dalam gedung b. Tempat kerja a. Ventilasi d. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Ketenangan e. a. Penerangan c.luas ruang . Kebersihan f. Suhu b. Kegiatan pemegang jabatan ini. Keleluasaan .

tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN G. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. BAGIAN D. B. BAGIAN F. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN E. Pendidikan Formal Minimal. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. 16 . BAGIAN B.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. BAGIAN C.

.........----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ......... 2........... Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini....... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya..... Berapa lama minimum? . Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 . 3.... 4....... 5..... Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ........... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus............... brevet Notaris..... Akuntan Publik................. c........ apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)..... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.... Pengalaman Kerja.......... iii....... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i........................ Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a....... Spesialisasi untuk Dokter................... b............ ii.Tahun ........ Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya.................. selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai..........Tahun ................

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

S.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos . MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .

2.3. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.unit pengolah atau yang menangani. 2. Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.2. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. pengagendaan dan ekspedisi . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). Memeriksa dengan membaca isi surat . Menerima dari Tata Usaha pimpinan . Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat .2. 1. dan kemudian memarafnya. dan kemudian memberi paraf. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk .1. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.1. 1. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. 2.

dengan bantuan Staf – staf yang ada. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . 3. 4. 4. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. surat masuk dapat 3. ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. Lembaga.1.2. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. Kewenangan: 21 .3. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya .4. Pos Indonesia.3. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu.1. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. 3. Swasta . Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. 4. misalnya penggandaan surat / dokumen . 3. mempersiapkan amplop. baik dengan caraka ataupun melalui pos. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.2.4. 4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah.

5.2. 6. 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan. 5. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. 5. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. 6. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN.1. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.1.3. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Kewenangan: 22 . Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN.2. 6.

• anya tanda tangan pada SPPD tamu.3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. 1.1. 1. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.2. 2.1. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. Or dan 2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi.2. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. TUGAS LAIN-LAIN 1. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. 2. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. Menerima tamu yang datang . Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. 2. M dengan baik .

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat. 24 .

perubahan – perubahan surat. Idem Kabupaten dan Kota. Asisten Deputi 1. Pemerintah Daerah Provinsi. Departemen. Unit kerja yang 1. Dalam rangka 1. di berkoordinasi untuk Neg. terkait dengan koordinasi dan LPND. EXTERN ORGANISASI 1. Idem 3. Idem Tinggi.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Dalam rangka koordinasi. BUMN. bidang tugas. 3. Idem 2. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Menerima instruksi . memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. 2. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . 3. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2.

Departemen. Idem 3. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. 2. 2. Mengawasi dan berkoordinasi 26 . Pemerintah Daerah Provinsi. Staf 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 3. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Sub Bagian Persuratan 1. Dalam rangka koordinasi. Idem Idem 1. LPND. BUMN. 2. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Kabupaten dan Kota 3. Organisasi Kemasyarakatan 1.

Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . Pekerjaan terhambat. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. 2. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1. komputer dan printer. 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. 2. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1.

5. Duduk b. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a. Suhu b. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4. Ventilasi d. Kebersihan f. Berjalan Tempat kerja a. Berdiri c. Ketenangan e. Penerangan c. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Di dalam gedung b.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2.

Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun. 4. telaten. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. teliti . 3. 7. ramah dan kooperatif .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. Menguasai aplikasi komputer program Ms. 2. 29 . 6. 5. Word.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). 1. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. 1. Tidak ada.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . 1. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.7.2. dan mengumpulkan resi – resinya. untuk kelancaran pengiriman surat. 1. 1. 31 . Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat.4. 1.6. 1. Memberikan informasi yang dibutuhkan. 1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota. TUGAS LAIN-LAIN 1. Menerima surat – surat yang akan dikirim. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. 1. 1.5. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.2. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.3. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Menghitung jumlah surat .1. untuk surat didalam dan luar kota.9.8. 1.

32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar . baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.

Menerima instruksi dari atasan. 2. 33 . Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain . Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. 2.bahan Sidang Kabinet.2. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. Menyusun fotocopy bahan sidang.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.3. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. Membantu menyiapkan bahan. 2.1.

EXTERN ORGANISASI 1. sesuai dengan alamat surat 1. Kasub Persuratan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 .Caraka 1.Melaporkan tugas. Instansi lain . Sub Persuratan Bagian 1. Sub Persuratan Bagian 1.

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 . Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.Atasan langsung 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.2 menit 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. motor.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1.Pengiriman surat 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.Sepeda motor.

Di dalam gedung b. Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Duduk b. Berjalan 4. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6. Suhu b. Kegiatan Pejabat a. Tempat kerja a. Ketenangan e. Berdiri c. Kondisi Lingkungan Kondisi a.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Penerangan c. Kebersihan f. Ventilasi d. Di luar gedung 5.

Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. 37 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . 5. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. 4. patuh pada atasan. 6.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful