FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan
2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3

Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan. yaitu Tugas Tambahan. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. d. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. jabatan-jabatan yang berhubungan. Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. b. Menyerap waktu yang wajar b. yang cara kerja/metode/teknik digunakan. dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai. c. Tahapan Pelaksanaan Tugas. di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas : a. Tugas Pokok. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. 4 . Karakteristik Tugas : a. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output). Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya. Bila diperlukan Isian Tugas. adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari. sistim/prosedur diikuti. Peranan. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain.

keluhan.2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan. WAKTU (standar waktu penyelesaian. biaya operasional. BIAYA (anggaran.4. 1. rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah. Untuk memudahkan. MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna.1.1. 1. 5 . Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 1. 2.3. 2.2. dll). dll). Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. out put atau MULAILAH MENGISI ! TUGAS POKOK 1. 1. 2. gugatan. indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur. Indikator Prestasi.3.

2.3. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 1.1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • 6 .1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. 3. 1. 3.2.4. 1. 1.4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.

7 . 2.2. 1. 2.1.3.3.1. 1.1. 1.2. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 1.3. 2. 2. 2.4. 2.2. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. 2.4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • 2.

8 .2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.1.4. 1. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2.4. 2.3.3.1.4. 1. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1. 2. 2. 2.2.

berkoordinasi atau memberi perintah dsb. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini. Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. meminta data.) JABATAN YANG DIHUBUNGI NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI 9 . Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Peranan : • • Indikator Prestasi : • • E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait 1. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. barang. 2.

3. 2. 3. 1. 2. NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN 1. 1. 2. 3. 2. EKSTERN INSTANSI 1. 3. 1. 2.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN JABATAN YANG DIHUBUNGI INTERN INSTANSI 1. 3. JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 1. 1. 1. 1. 2. 3. 2. 1. 2. 2. 2. 1. JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 2. 10 . 2. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 3. 2. 3. 3.

• Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN F. • • jabatan yang diawasi. Cara mengisinya adalah sebagai berikut: • Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. TANGGUNG JAWAB JABATAN INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. 11 . Pengawasan Oleh 1. 2. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan • • Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu. Frekuensi Pengawasan PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. • Kolom Kolom Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh tingkat di bawah). 2. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain.) Pekerjaan yang diawasi 1. dll. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA. 2. dll.) terhadap jabatan yang diawasinya. 1.

2. kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA) • Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk (karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata Kolom apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Waktu untuk Memperbaiki KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan • ( Diisi kalau ada. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll 1. Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi 1. 2. Jumlah Uang Untuk Keperluan 12 . • Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit. 2. 1. 1. ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi • Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi. 2. 2. Frekuensi Pengawa san 1. Waktu untuk Menemukan Kesalahan 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Jabatan yang diawasi 1. 2. 2. beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang • diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan.

• Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. Jenis Kerahasiaan 1. 5. 2. 5. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. LINGKUNGAN KERJA PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA 13 . 2. 2. 4. G. Nama Alat/Mesin/Bahan 1. • Akibat Kesalahan RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan : • Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. 6. 6. 3. 2. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan • Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat. 4. mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. 1.

SEKARANG MULAILAH MENGISI. b. diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda. a. diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. kalau tidak ada diisi TIDAK ADA. Gangguan kesehatan : kalau ada. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. • Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan 6. 2. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). 1. c. tidak tidak nyaman. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. Akibat kecelakaan : kalau ada.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 1. b. • membahayakan kesehatan. dapat berupa kondisi yang: • Di dalam gedung Di luar gedung : : diisi diisi dengan % % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang Buruk Cukup bila bila dirasakan dirasakan secara cukup umum nyaman. dapat membahayakan kesehatan. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 14 : : . dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5.

luas meja Kurang Cukup Baik 6. Berdiri c. Penerangan c. Ventilasi d. Duduk b. Keleluasaan .luas ruang . a. Ketenangan e. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada. Tempat kerja a. Berjalan 4. Kegiatan pemegang jabatan ini. Suhu b. Di luar gedung 5.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 3. Di dalam gedung b. Kebersihan f. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % % Kondisi a. kosongkan saja): • • 15 .

(Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini. BAGIAN E.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN BAGIAN II A. tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. BAGIAN G. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b. BAGIAN D. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya. BAGIAN B. Pendidikan Formal Minimal. B. BAGIAN C. bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI 1. BAGIAN F. 16 .

...... b.. brevet Notaris.....Tahun data-data fisik yang diperlukan agar  Diperlukan Apa/Dalam Jabatan apa? i.... Persyaratan fisik : Tuliskan seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.. Akuntan Publik............. 2. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik ... Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya... Spesialisasi untuk Dokter...................Tahun ... Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya.......... Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a.........----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN ... Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal: 17 ...... Pengalaman Kerja..... 4.............................. ii........... Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi........ 5......... selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?  Tidak Brevet/Sertifikat Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai............................... apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja)................. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini. Berapa lama minimum? ... c..................... 3............... Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.......Tahun ......... iii.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN IDENTITAS JABATAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL ANALISIS JABATAN 18 .

MM : Kepala Bagian Administrasi IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007 Kabag Administrasi Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 19 .S.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso . Sos .

2. 2. Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat. untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. surat – surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk . 2.2. Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.unit pengolah atau yang menangani.2.3. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka. 1. dan kemudian memarafnya. dan kemudian memberi paraf. Menerima dari Tata Usaha pimpinan . Kewenangan: • Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat . 1.1. pengagendaan dan ekspedisi . Memeriksa dengan membaca isi surat .1. dan kemudian memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya. Kewenangan: • Menjaga tersebut kerahasiaan dari disposisi 20 . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 1.

Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 4. 3. dengan bantuan Staf – staf yang ada. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. mempersiapkan amplop. baik dengan caraka ataupun melalui pos.2.4. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. Kewenangan: • engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen. Swasta . Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan pengirimannya . M Indikator Prestasi: • Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu 4. misalnya penggandaan surat / dokumen . 3. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah – langkah yang diperlukan . ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.1.2.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Disposisi terdistribusi tepat waktu. Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. Kewenangan: 21 . 4. 4. surat masuk dapat 3. 3.3.4. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah. Lembaga. 3. 4. Pos Indonesia.

Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu – tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen – dokumen yang ada. 5. • Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen. 6. 5. Indikator Prestasi: • Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu. Kewenangan: • M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. 6. 5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung. baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Kewenangan: 22 . Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. 6. Indikator Prestasi: • Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan.2.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN.2.3. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen yang ada. 6.1.

Kewenangan: • emberikan penjelasan / informasi.3. 1. 2. Ta Ad Indikator Prestasi: • mu dapat diterima dengan baik. M dengan baik .2. rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang. Or dan 2. TUGAS LAIN-LAIN 1. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. 2.1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN • M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. ataupun menerima pertanyaan lewat telepon.2. • anya tanda tangan pada SPPD tamu. Kewenangan: • dak ada Ti 23 . Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. Indikator Prestasi: • ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. kebijakan – kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN . 2. 1. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Menerima tamu yang datang . Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.1.

24 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Indikator Prestasi: • Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

Departemen. 3. Seluruh kerja Kementrian PAN unit 1. Asisten Deputi 1. BUMN. Dalam rangka 1. terkait dengan koordinasi dan LPND. Idem Kabupaten dan Kota.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Menerima instruksi . Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Seluruh 1. Dalam rangka koordinasi. Pemerintah Daerah Provinsi. di berkoordinasi untuk Neg. Idem 3. perubahan – perubahan surat. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem Tinggi. Idem 2. EXTERN ORGANISASI 1. 3. bidang tugas. memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. 2. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat 25 . Unit kerja yang 1.

Kabupaten dan Kota 3. 2. 2. Idem JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Departemen. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas. Idem Idem 1. 3.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN EXTERN ORGANISASI 1. Staf 1. Organisasi Kemasyarakatan 1. LPND. Dalam rangka koordinasi. Sub Bagian Persuratan 1. pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. BUMN. Pemerintah Daerah Provinsi. 2. Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. Idem 3. Mengawasi dan berkoordinasi 26 .

Atasan langsung Frekuensi Pengawasan 1. Tugas rutin harian ( kecepatan. ketepatan kerja dan kerahasiaan ) Frekuensi Pengawasan 1. Stempel Menteri Kementerian dan Akibat Kesalahan 1. 5 menit Waktu untuk memperbaiki 1. File – file surat masuk dan keluar serta dokumen – dokumen Waktu untuk menemukan kesalahan 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan 1. 2 menit ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan 1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan – pemalsuan / 1. Surat – surat yang bersifat rahasia 27 . 9 orang Pekerjaan yang diawasi 1. 2. Staf Persuratan Jumlah Pejabat 1. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) 1. komputer dan printer.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi 1. 2. Pekerjaan terhambat. Tugas rutin harian Pengawasan Oleh 1. setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi 1.

Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang 3. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Keleluasaan  luas ruang  luas meja 6. Duduk b. Di dalam gedung b. Berdiri c. 5. Alat keselamatan kerja  Tidak ada 28 . Berjalan Tempat kerja a. Penerangan c. Ketenangan e. Kebersihan f. Akibat jika kecelakaan terjadi : Tidak ada : Tidak ada 2. : : : : : 80 % 10 % 10 % 100 % 0% 4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1. Ventilasi d. Suhu b. Cukup √ √ √ √ √ √ √ Baik a.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN 1. memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan. Menguasai aplikasi komputer program Ms. 2. telaten. 6. 29 . 3. teliti . 5. ramah dan kooperatif . 7. 4. Word. Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical : S1 : Administrasi ataupun jurusan – jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF ANALISIS JABATAN IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007 KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi Kasubag Persuratan Caraka Operator komputer Pengadministras i umum Agendaris 30 .

Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos.4.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain . 1. TUGAS LAIN-LAIN 1. 1. Menerima surat – surat yang akan dikirim. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. 1.7. untuk surat didalam dan luar kota. 1. 1. Menghitung jumlah surat . 1. 1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ). Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. 31 . Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. dan mengumpulkan resi – resinya. Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.3. 1. RINCIAN TUGAS TUGAS POKOK 1. Mengantarkan surat ke Bagian lain. untuk kelancaran pengiriman surat. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos. 1.9.2. Tidak ada.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.2.5. 1.6.1. Memberikan informasi yang dibutuhkan.8. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Kewenangan: • Indikator Prestasi: • Surat – surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu. 1.1.

baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon. 32 .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • In formasi dapat diberikan dengan benar .

Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju. Membantu menyiapkan bahan.1. 33 .3. dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan. Menyusun fotocopy bahan sidang. 2. dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya. 2. 2. Kewenangan: • dak ada Ti Indikator Prestasi: • Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya. Menerima instruksi dari atasan. Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain .----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 2.2.bahan Sidang Kabinet.

Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada 34 . Untuk mengantar surat dinas maupun undangan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.Caraka 1.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN HUBUNGAN KERJA JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1. Sub Persuratan Bagian 1. Instansi lain . EXTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1. sesuai dengan alamat surat 1. Sub Persuratan Bagian 1.Melaporkan tugas.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1.Atasan langsung 1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.Pengiriman surat 1.File tanda terima surat keluar ALAT/MESIN/BAHAN 1. Hampir setiap hari PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan Tidak ada ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan Tidak ada Tidak ada Tidak ada Waktu untuk menemukan kesalahan Waktu untuk memperbaiki 1.2 menit Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan 1. Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi) Tidak ada Tidak ada 35 .2 menit 1. RAHASIA Jenis Kerahasiaan 1. motor.Sepeda motor.

Alat keselamatan kerja  Helm dan Jaket 36 . Kegiatan Pejabat a. Ventilasi d. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Suhu b. Tempat kerja a. Penerangan c. Ketenangan e. Kebersihan f. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Di dalam gedung b. Berjalan 4. Duduk b. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka – luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada 2. Berdiri c. Di luar gedung 5. Keleluasaan  luas ruang  luas meja Kurang : : : : : 33 % 33 % 33 % 30 % 70 % Cukup √ √ √ √ √ √ Baik 6.----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN LINGKUNGAN KERJA 1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal 3. patuh pada atasan. 37 . Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia  Minimal  Maksimal Persyaratan Kompetensi  Behavior  Technical 7. : SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin . 6. 5. dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM. : Mengetahui jalan – jalan dalam kota . 4.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN 38 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful