ORGANISASI PROYEK

Organisasi merupakan suatu wadah untuk mencapai sasaran dan tujuan dengan eIektiI
dan eIisien.

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, siIatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesiIikasi tersendiri atas
produk yang akan dihasilkan.

Organisasi Proyek merupakan suatu wadah yang mengatur unsur-unsur sumber daya
perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, dan lain-lain dalam suatu
gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan eIektiI dan eIisien.

Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah
organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat
melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi
proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang
eIisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.


Bentuk-Bentuk Organisasi
Agar proses aktiIitas proyek dapat berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam
bentuk struktur organisasi. Bentuk struktur organisasi Iormal yang terkenal adalah Iungsional,
produk, area, dan matriks.
1. Organisasi Fungsional
Disebut organisasi Iungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit
berdasarkan Iungsinya. Ciri utama organisasi Iungsional ialah memiliki strutur piramida dengan
konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan siIat-siIat berikut :
1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan
2. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
3. Arus inIormasi dan pelaporan bersiIat vertikal.
4. Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.
5. Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau
membentuk panitia perwakilan.

euntungan-keuntungan organisasi Iungsional :

1. Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.
2. Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk
menjadi spesialis pada bidangnya.
3. onsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.
4. Penggunaan sumber daya yang eIisien sebagai akibat pekerjaan yang sejenis dan
berulang-ulang.
5. Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk.
esulitan yang Dihadapi
esulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur Iungsional, ialah :
O Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur Iungsional ditujukan untuk menangani
kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasiIikasi.
O Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing bidang. Hal ini dapat
mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.
O Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan, hal ini
memungkinkan terjadinya distorsi inIormasi dan urgensi.
O Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan
banyak pihak diluar organisasi.
O urangnya jalur komunikasi horizontal.
. Organisasi Produk dan Area
Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani
berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan
merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani
dengan struktur Iungsional.
. Organisasi Matriks

Bila struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertikal, maka pada
organisasi matriks disamping jalur Iormal vertikal terdapat pula jalur Iormal horizontal.
enis-jenis Organisasi Proyek
Adapun unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalan
struktur organisasi berkisar pada :
a. Arus vertikal disamping horizontal.
b. Penanggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyek
c. Pendekatan dalam perencanaan dalam implementasi
ebutuhan mendasar yang harus dipertimbangkan dalam pembentukan organisasi proyek
1. Clarification of Roles & Relationships (lariIikasi/kejelasan atas Tanggung Jawab dan
Hubungan erja)
2. fficiency and economy (Faktor eIisiensi dan ekonomi)
3. Classification of mission, goals, and obfective (ejelasan misi, tujuan dan sasaran)
4. Clarification of individual and organi:ational tasks (ejelasan tugas individu dan organisasi)
5. ncouragement of employee decision making and rapid customer response (Mendukung
pengambilan keputusan dan respon yang cepat kepada pelanggan)
6. $ense of stability and adaptability (Suasana yang stabil dan kemampuan beradaptasi)
7. ncouragement of innovation and development (Mendukung Inovasi dan Pengembangan)
Pendekatan yang diperlukan untuk membahas struktur organisasi proyek dalam dengan
mengindentiIikasi dan menganalisis struktur organisasi yang digolongkan menjadi :
a. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) dengan variasinya, yaitu Organisasi Proyek
oordinator (OP) dan Organisasi Proyek Expenditur (OPE).

Gambar 1. Struktur Organisasi Fungsional Sederhana

Gambar 2. Struktur Organisasi Fungsional Kompleks
euntungan :
O Adanya Ileksibelitas yang tinggi dalam penggunaan staI/karyawan
O Orang-orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda

O Orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan ke dalam satu group untuk
berbagi pengetahuan & pengalaman yang bermanIaat bagi pemecahan masalah teknis
O Divisi Iungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila
para personel keluar dari proyek atau organisasi induk
O Divisi Iungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian -
keahlian tertentu.
erugian:
O lien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang
terlibat proyek.
O Divisi Iungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai
dengan Iungsinya.
O adang-kadang tidak ada individu yang diberi tanggungjawab penuh untuk mengurus
proyek.
O Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah.
O Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.

Gambar 3. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Project Expeditor

Gambar 4. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Koordinator Proyek
-. Organisasi proyek murni ( OPMi )
Ciri-cirinya antara lain :
O proyek terpisah dari organisasi induk
O Menjadi organisasi tersendiri dalam staI teknis tersendiri, Administrasi tidak terikat
dengan organisasi induk, Laporan kemajuan/kegagalan secara periodik mengenai proyek.
O Manager Proyek (MP/PM) bisa mengambil sumber daya dari luar berupa sub kontraktor
atau supplier jika tidak tersedia/tidak bisa dikendalikan dalam organisasi


Gambar 5. Struktur Organisasi Murni Sederhana

Gambar 6. Struktur Organisasi Murni Kompleks

elebihan Proyek Murni
O Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
O Manager Proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek
O Semua anggota tim proyek bertanggungjawab langsung kepada Manager Proyek
O Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanIaatkan para ahli
yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
O Adanya kesatuan komando
O arena kewenangan terpusat, keputusan bisa diambil dengan cepat
O Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek
O #antai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutiI secara
langsung.
elemahan Proyek Murni

O Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek, biasanya setiap proyek akan
mengusahakan sendiri sumberdaya,sehingga terjadi duplikasi usaha dan Iasilitas
O Struktur ini akan menambah biaya bagi organisasi induk, krn biasanya akan berdiri
sendiri dengan staI penuh
O Sering kali Manager Proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk
mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan
O bila proyek selesai,terjadi masalah bagaimana nasib pekerja proyek yang ada
O ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan "Memenuhi
permintaan klien"
.. Organisasi Proyek Matriks (OPM )
Organisasi Proyek Matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi Iungsional
pada organisasi induk sehingga pada dasarnya menggabungkan kelebihan dari organisasi
Iungsional dengan organisasi proyek murni.

Gambar 7. Struktur Organisasi Matriks Sederhana

Gambar 8. Struktur Organisasi Matriks Kompleks


elebihan:
O Proyek mendapat perhatian yang cukup
O arena organisasi matriks melekat pada unit Iungsionai organisasi induk maka mudah
untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit Iungsional
O Tidak ada masalah yang berat berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek selesai
O Tanggapan terhadap keinginan klien dapat dengan cepat diberikan seperti pada organisasi
proyek murni.
O Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi
administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur
dan perusahaan induk bisa dijaga.

O Bila ada proyek yang bersamaan, memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih
seimbang untuk mencapai berbagai target proyek yang berbeda-beda

elemahan:
O Terdapat kekuatan berimbang antara Manager Fungsional dan Project Manager sehingga
bila terdapat keraguan siapa yg mesti terkena beban, pekerjaan proyek jadi terbengkalai
O Perpindahan sumberdaya antar proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-
masing Project Manager karena ingin memastikan proyeknyalah yang sukses, bukan
target organisasi secara keseluruhan.
O Manajemen matriks melanggar prinsip utama manajemen,yaitu kesatuan komando (unity
oI command).
Memilih Bentuk Organisasi Proyek
Faktor-Iaktor yang harus diperhatikan dalam memilih suatu bentuk organisasi proyek antara lain
:
O Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan
sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.
O Berapa lama proyek berlangsung.
O &kuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
O ompleksitas hubungan: jumlah bidang Iungsional yang terlibat dalam proyek dan
bagaimana hubungan ketergantungannya.
O Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar,
kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat.
O Organisasi Iungsional cocok untuk proyek dengan skala relatiI kecil, resiko kecil, waktu
Ileksibel.