Laporan Pengalaman Kes PerlaksanaanSimposium Pengurusan

Teknologi, Operasi dan Logistik 2011 (Septik)

(kajian melibatkan peringkat perancangan dan Pengurusan Strategik yang melibatkan pelajar,
pensyarah dan industri)
Mohd Fathil Edrus, HaIisah Mahamad Khatib, Nor Firdaus MustaIa
-strak
Secara umumnya symposium atau seminar bermaksud sekumpulan siswa yang mempelajari dan
menguruskan sesuatu masalah di bawah bimbingan pensyarah, membuat penelitian dan saling
bertukar maklumat melaui proses pembelajaran secara langsung mahupun tidak langsung,
laporan dan perbincangan dalam sesuatu symposium atau seminar. Jika di khususkan kepada
Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 2011 pula, ia adalah berkaitan dengan
satu bentuk seminar yang akan diadakan untuk semua pelajar yang mengambil subjek Kertas
Projek bagi membuat pembentangan hasil kerja mereka dia bawah pemantauan pensyarah-
pensyarah pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan Sekolah
Pengurusan Teknologi Dan Logistik STML.
Kata kunci: perancangan dan Pengurusan Strategik, Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi
dan Logistik 2011,pengarah, protokol, logistic











1.0PENGENLN
1.1Latar Belakang
Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 2011 adalah satu bentuk
seminar yang dianjurkan bagi membolehkan pelajar tahun akhir yang mengambil kursus kertas
projek BJTH3133 dan kursus seminar operasi bagi membolehkan mereka membentangkan hasil
kajian mereka. Dalam usaha melancarkan perjalanan simposium ini, satu jawatankuasa perlu
diwujudkan dalam membuat perancangan dan Pengurusan Strategik.Peranan seorang yang
memegang jawatan pengarah, bendahari dan biro protokol dan logistik mempunyai peranan
masing-masing mengikut skop tugas yang telah diamanahkan kepada mereka, dimana mereka
perlu tahu akan peranan dan tanggungjawab masing-masing agar sesuatu program berjalan lancar
dan tidak mempunyai masalah sewaktu atau selepas program berlangsung, dan ini sememanya
tanggung jawab bersama bagi menjayakan sesuatu seminar.
1.2Penyataan Masalah
Tujuan utama membuat perancangan dan pengurusan strategik bagi program ini adalah bagi
memastikan program ini berjalan lancar tanpa sebarang masalah yang tak dapat diselesaikan.
Selain itu juga, tujuannya juga adalah bagi memastikan segala peralatan dan kelengkapan serta
kemudahan yang diperlukan mencukupi seterusnya semua pihak dapat memperolehi manIaat
daripada program ini. Kesemua ahli jawatankuasa juga perlu bersedia dengan kekangan-
kekangan yang melibatkan persekitaran mereka ini termasukklah Iaktor luaran dan Iaktor
dalaman.


1.3ObjektiI Kajian
Terdapat beberapa objetiI dalam melaksanakan program Simposium Pengurusan Teknologi,
Operasi dan Logistik 2011 dalam skop tugas perancangan dan pengurusan strategik iaitu:
1) Menjayakan Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 2011 dan
peserta dapat peroleh manIaat.
2) Memahami dan mengaplikasikan skop tugas yang diberikan.
3) Memastikan acara yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut waktu.
4) Mengelak masalah-masalah di luar jangkaan dan dapat menangani setiap masalah
secepat mungkin.
5) Mengelakkan penggunaan bajet yang berlebihan.
6) Supaya dapat mencari sponsor sebanyak mungkin.
7) Mempelajari system pengurusan agar menjadi panduan keapda diri sendiri pada masa
akan datang.
2.0PENELITIN KIN
Setelah menentukan seminar yang ingin dijalankan, langkah seterusnya adalah membentuk
jawatan kuasa khas bagi melaksanakan pelbagai tugas yang perlu dilaksanakan semasa dan
sebelum seminar itu berlangsung.Setiap ahli jawatankuasa yang dibentuk mempunyai tugas dan
peranan masing-masing terhadap jawatan yang telah dilantik. Antaranya ialah tugas sebagai
Pengarah Seminar Kertas Projek 2011, jawatan ini merupakan antara jawatan yang utama
dalam sesuatu seminar mahupun kolikium. Seorang pengarah mempunyai bebenan tugas yang
amat berat dalam melaksanakan seminar ini. Pengarah perlu memikirkan pelbagai aspek dalam
melaksanakan seminar ini dari A sehinggalah Z merupakan terletak pada bahu seseorang
pengarah. Namun dalam setiap seminar pengarah akan melantik sub-sub ahli jawatan kuasa yang
akan membantu pengarah menyelesaikan tugasan-tugasan yang akan diagihkan mengikut
keperluan.
Antara ahli jawatan kuasa yang biasa dilantik dalam sesuatu acara seminar ialah jawatan
setiausaha yang akan mengendalikan urusan surat menyurat, bendahari yang akan
mengendalikan kewangan serta ahli-ahli jawatan kuasa yang diIikirkan perlu dalam seminar.














.0METODOLOGI


Kajian yang dilakukan dalam membuat seminar Seminar Kertas Projek 2011 adalah dalam
bentuk kualitatiI ini kerana segala perjalanan program ini adalah berkaitan dengan dokumen-
dokumen yang melibatkan pelbagai pihak.
Tugas atau strategi yang boleh digunakan oleh seorang Pengarah bagi memastikan
seminar berjalan lancar bolehlah diperincikan kepada beberapa tugas seperti:-
a) Mengurus dan melantik ahli jawatan kuasa mengikut keperluan yang logik.
b) menganggar bajet keseluruhan seminar yang merangkumi bajet bajet secara kasar dan
secara terperinci
c) Mendapatkan segala maklumat berhubung dengan seminar
d) Memantau segala perjalanan ahli jawatan kuasa.
e) Bertanggung jawab terhadap segala perjalanan seminar. Dengan menyelesaikan segala
masalah yang dihadapi.
Tugas atau strategi yang boleh digunakan oleh seorang Bendahari bagi memastikan
seminar berjalan lancar bolehlah diperincikan kepada beberapa tugas seperti:-
I) menganggar bajet keseluruhan seminar yang merangkumi bajet bajet secara kasar dan
secara terperinci
g) mencatatkan setiap aliran wang keluar masuk
h) mencari penaja, sumbangan dan dana daripada pihak-pihak tertentu
i) memungut yuran dan menyimpan penyata yuran
j) mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan
k) menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira

Tugas atau strategi yang boleh digunakan oleh seorang Biro Protokol bagi memastikan
seminar berjalan lancar bolehlah diperincikan kepada beberapa tugas penting seperti:-
a) memastikan ahli jawatankuasa tahu tentang tugas masing-masing
b) menyediakan tempat untuk seminar diadakan
c) menentukan siapa dan jumlah senarai jemputan yang akan hadir
d) menyediakan aturcara majlis
e) menyediakan kad jemputan
I) menyediakan menu makanan pada hari seminar
g) menentukan juruacara
h) menyediakan penyambut tetamu
i) membuat raptai sebelum bermula seminar
j) membuat post mortem
.0PERBINCNGN

Menurut Muhammad Nur (1983), tujuan/kepentingan seminar adalah sebagai media
komunikasi kerana peserta dapat saling berkongsi malumat melalui pembentangan yang
dijalankan. Para peserta diharap dapat mengembangkan dan memperluaskan pengalaman
sepanjang proses menyiapkan tugasan yang diberikan. Beliau juga mendiIinisikan seminar
sebagai tempat ilmuan mendeIinisikan masalah, mengembangkan rencana dan mengaplikasikan
ilmu. Director Unesco Regional OIIice pula berkata '.seminar will provide an opportunity to
pool what we know.` atau terjemahan bebasnya bermaksud seminar akan memberikan kita
kesempatan untuk menyatukan apa yang kita ketahui.
Bagi memastikan sesuatu program berjalan lancar, perancangan awal sangat penting
selain kerjasama sesama ahli pasukan yang amat diperlukan dalam menyelesaikan sebarang
masalah yang timbul. Persoalan yang selalu timbul apabila berhadapan dengan sesuatu program
adalah seperti bagaimana untuk memastikan perjalanan program/seminar berjalan lancar dan
memastikan semua tentatiI program berjalan seperti yang dijadualkan. Menurut web Cari Ilmu
Online Borneo 2010, bagi memastikan seminar berjalan lancar, semua ahli jawatankuasa perlu
tahu skop tugas masing-masing dan mengenalpasti orang yang akan bertanggungjawab
melaksanakan tugas-tugas. Tugas-tugas itu misalnya meliputi soal makanan ,tema program,
jumlah kos yang diperlukan dan dari mana sumbernya, kepada siapa program dijalankan, tempat
dijalankan dan lain-lain lagi. Menurut Johnny, William, Robert dan Ian (1999) pula, proses
merancang perlu melibatkan beberapa langkah yang sesuai.
Mengurangkan kos adalah sangat penting bagi kelancaran sesuatu seminar. Ia melibatkan
usaha semua ahli jawatankuasa dalam memperincikan setiap pembelian dan pengeluaran wang
adalah hanya pada kegunaan yang penting dan mustahak sahaja. Oleh itu, dalam perjalanan
sesuatu seminar itu, perkara yang paling ditakuti sekali adalah berkaitan dengan kewangan
seperti bagaimana untuk memastikan perbelanjaan keseluruhan seminar mencukupi di samping
membuat anggaran keseluruhan bajet seminar dan anggaran setiap perkara yang melibatkan kos
agar segala perbelanjaan tidak melebihi peruntukan. Menurut laporan pekeliling perbendaharaan
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) 2008, pengurusan perbelanjaan
kewangan melibatkan proses mengawasi, memantau dan menyelia semula urusan kewangan agar
sesuatu program berjalan lancar dan menepati sasaran kos yang ditetapkan.
Merujuk kepada Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 2011 ini pula,
dengan bantuan penasihat, perancangan awal telah dibuat. Jawatankuasa yang terdiri daripada 11
orang pelajar telah membuat perancangan dengan teliti bagi memastikan perjalanan seminar ini
berjalan dengan lancar. Perancangan utama yang telah dilakukan ialah mengadakan mesyuarat
bersama semua ahli jawatankuasa seminar ini. Penasihat telah bertindak menerangkan mengenai
aspek-aspek yang perlu diberi perhatian untuk memastikan seminar ini berjalan lancar. Antara
minit mesyuarat yang telah berlangsung ialah membahagi tugas sekaligus melantik ahli
jawatankuasa Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 2011 ini.
5.0KESIMPULAN
Penganjuran seminar sudah menjadi kemestian di IPT. Apa yang penting, seminar yang
dianjurkan ini perlu mengikut tema dan objektiI penganjurannya tercapai. Setiap perancangan,
proses, kaedah, strategi yang digunakan adalah skop tugas yang perlu dikenal pasti untuk
menghasilkan laporan atau kajian terhadap perlaksaan projek berkenaan. Skop tugas yang
diberikan perlu diadaptasi dan kemuadiannya direalisasikan menjadi realiti yang sebenar. Setiap
ahli jawatankuasa perlu memainkan peranan masing-masing bagi memastikan perjalanan sesuatu
seminar amnya, khususnya Seminar Kertas Projek 2011 ini.


6.0RUJUKAN

Samsudin Wahab. !engurusan dan Teknologi !efabat. Bentong : PTS Publication and
Distributors, 2002.

Buku program International Conference on Offices Management. Sunway Lagoon, Kuala
Lumpur : Faculty Pengurusan dan Teknologi Pejabat. Universiti Teknolgi MARA, 2005.