Anda di halaman 1dari 5

I.

PENDAHULUAN Puji syukur sebesar-besarnya atas karunia Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kita jiwa dan raga serta semangat hingga detik ini, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan pertanggungjawaban atas tanggung jawab yang diberikan kepada kami selama satu tahun kepengurusan KPMK-Bdg ini. Aktivitas sekretaris dalam suatu organisasi merupakan pera yang bisa dikatakan menentukan, selain dari itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan suatu organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa menjadikan sebagai acuan dalam gerak langkah yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan administrasi, mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan sebagainya, maka diharapkan kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan keadministrasian yang lebih baik. Dengan ini kami selaku sekretaris umum KPMK-Bdg atas segala kekurangan dan kelebihan yang ada perlu kiranya digunakan sebagai pelajaran bersama, oleh karena itu sekali lagi kami mengharapkan pada kepengurusan yang terpilih pada Mubes(musyawarah besar) nantinya bisa memberikan ide-ide dan bisa memberikan warna baru kepada pola pengembangan organisasi bisa lebih tertib, inovatif, kreatif dan sesuai dengan aturan keadministrasian dalam organisasi ini.

11

II. TANGGUNG JAWAB Kiprah sekretaris umum dalam suatu organisasisi merupakan peran yang bisa dikatakan cukup menentukan, selain itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan suatu organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa dijadikan sebagai acuan dalam merencanakan kegiatan yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan administrasi, mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan sebagainya, maka diharap kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan keadministrasian yang lebih baik. III. JOB DESK a. Mengatur surat masuk dan keluar b. Menjalankan fungsi administratif, kearsipan dan management proposal c. Menjadi notulen setiap rapat pengurus

IV. PROGRAM KERJA Berikut beberapa kegiatan atau agenda program kerja Sekretaris Umum selama satu tahun kepengurusan :
NO 1. 2. 3. 4. PROGRAM KERJA Administrasi organisasi Notulensi Rapat Pendataan inventaris KPMK Pengadaan ATK (Alat Tulis Kantor) PELAKSANAAN Terlaksana Terlaksana Terlaksana Terlaksana

4.1 Administrasi Organisasi Perjalanan administrasi kesekretariatan yang terdiri dari surat keluar dan masuk. 4.1.1 Surat Keluar Surat pertama bernomor 12 perihal Struktur Dewan Pengurus Organisasi, meneruskan no surat dari kepengurusan sebelumnya. Surat terakhir bernomor 46 (Terlampir) 4.1.2 Surat Masuk Surat masuk berjumlah 13 buah (Terlampir)

12

4.2 Notulensi Rapat


NO 1 TANGGAL 7 Desember 2010 PESERTA 30 orang AGENDA Open Recruitment & Pembahasan Proposal Penyusunan Program Kerja Pembahasan Proposal Kinerja Departemen Perkembanga n Setiap Dept. dan Hearing Agenda Makrab Persiapan untuk Proker Selanjutnya Pembahasan LPJ Keseluruhan HASIL Pembagian ranah kerja kegiatan tiap departemen.

2 3 4 5

17 Desember 2010 30 Desember 2010 8 Maret 2011 22 April 2011

17 orang 10 orang 9 orang 40 orang

Program kerja tiap Departemen disusun dan diterima oleh ketua umum Pematangan hasil program kerja dan siap disusun dalam proposal tahunan Etika kerja departemen perlu dibenahi. Sebagian proker sudah terlaksana.

13 Juli 2011

14 orang

Fokus kepada proker halal bi halal

29 Oktober 2011

7 orang

Format LPJ Deadline LPJ 18 November 2011

4.3 Inventaris
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 SPESIFIKASI Nama Kursi Bambu Sofa Coklat Sofa Hitam Meja Kaca Foto Bupati Foto Wakil Bupati Foto Garuda Kaligrafi Foto Piala Plakat Meja besar Telephone Jembe Tambur Kompang Darbuka Lemari Meja TV TV MiniCombo KEADAAN B KB RB JUMLAH 1 1 1 1 1 1 1 4 15 32 16 1 1 2 1 12 1 1 1 1 1
13

KETERANGAN

22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Mic Megaphone Meja Pimpong Mesin Air Tiang Bendera Luar Tiang Bendera Dalam Bendera Bola Futsal CPU Monitor Keyboard Printer Meja Komputer HardDisc External Alat Tulis Kantor White Board

1 1 1 2 3 3 6 3 1 1 1 1 1 1 1set 1

Keterangan: B : Baik KB : Kurang Baik RB : Rusak Berat

V. HAMBATAN Dari surat keluar yang tercantum, terlihat bahwa ada beberapa surat yang tidak ada. Ini di karenakan kurangnya koordinasi antara sekretaris umum dan sekretaris kegiatan (sekretaris pada setiap acara) sehingga pengumpulan administrasi tidak lengkap. VI. REKOMENDASI Untuk kepengurusan mendatang, pelaksanaan rapat rutin Dewan Pengurus Organisasi harap tetap dikontrol, karena sangatlah jelas bahwa komunikasi antar Dewan Pengurus Organisasi itu sangat diperlukan karena dengan koordinasi semua permasalahan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan musyawarah. Koordinasi dengan Sekretaris Departemen harus ditingkatkan agar administrasi bisa berjalan lebih lancar. Selain itu juga perlu adanya perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi rapat, baik oleh Sekretaris Umum sendiri maupun masing-masing Departemen sehingga informasi dalam pengarsipan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam kepengurusan mendatang. Dalam suatu kepengurusan yang diterapkan adalah kinerja yang kekeluargaan bukan karena tugas menjalankan program kerja semata, jadi sepatutnya mulai dari awal kepengurusan yang mendatang diterapkan hal-hal tersebut.

14

VII. PENUTUP Demikian laporan pertanggungjawaban saya selaku Sekretaris Umum dalam satu periode kepengurusan ini. Sebagai seorang manusia biasa, saya merasa sangat jauh dari kesempurnaan dalam menjalankan amanah dan tanggung jawab yang dimandatkan anggota kepada saya. Apa yang direncanakan belum tentu sama dengan apa yang terjadi pada saat itu juga, karena semua ini adalah proses saya dalam belajar. Semoga Sekretaris Umum yang akan datang, dapat menjalankan amanah dengan sebaik-baiknya dan tetap diberi kekuatan.

Bandung, 19 November 2011

SEKRETARIS UMUM KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KARIMUN - BANDUNG 2010-2011

Agustini Zhang

15

Anda mungkin juga menyukai