DOKUMEN SELEKSI UMUM

PEKERJAAN : APLIKASI KOMPUTERISASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN

LOKASI : DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA BONTANG

TAHUN 2010

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) 1. LATAR BELAKANG Dinamika majunya teknologi informasi telah mempengaruhi dan berdampak terhadap perkembangan kearsipan termasuk didalamnya teknologi kearsipan. Munculnya arsip elektronis sebagai dampak dari perkembangan teknologi informasi memungkinkan pengelolaan arsip dilakukan secara otomati dan digital. Sehubungan dengan itu organisasi system kearsipan di Pekerjaan Umum (PU) Bontang dituntut untuk segera melakukan konsolidasi sehingga mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan strategis yang ada. Beberapa pertimbangan yang melatarbelakangi Pembangunan Aplikasi Komputerisasi Sistem Pengarsipan Dokumen pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Bontang, antara lain : 1.1. Mengumpulkan data arsip dari berbagai aspek dan sumber data melalui prosedur yang mudah, cermat, murah, dan terpercaya, serta mengkoordinasikannya sedemikian rupa sehingga mudah dikelola dan diakses oleh mereka yang membutuhkan 1.2. Meningkatkan pelayanan penyediaan arsip kepada seluruh stakeholder yang memanfaatkannya 1.3. Melakukan upaya sosialisasi gagasan kearsipan secara terpadu, intensif, dan berkelanjutan. Dengan mengacu pada peran Dinas Pekerjaan Umum yang sangat stategis, maka manajemen dalam tubuh Dinas Pekerjaan Umum pun harus dikelola dengan baik dan modern; apalagi dengan pertumbuhan teknologi informasi yang berkembang sangat cepat. Hal ini pula yang mendorong Dinas Pekerjaan Umum untuk membangun sebuah sistem informasi manajemen dokumen di Dinas Pekerjaan Umum menjadi suatu hal yang tidak bias ditunda lagi. 2. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud Kegiatan Aplikasi Komputerisasi Sistem Pengarsipan Dokumen pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Bontang, antara lain : 2.1. Membangun Sebuah Bank Data yang berisi informasi dokumen dan arsip secara digital dan lengkap sesuai dengan kebutuhan Dinas Pekerjaan Umum 2.2. Data yang ada bisa digunakan sebagai sarana untuk mengoptimalkan mekanisme kerja personel dan kinerja Dinas Pekerjaan Umum secara menyeluruh ditinjau dari segala sisi 2.3. Memudahkan proses monitoring dan evaluasi Persuratan dan Kearsipan 2.4. Memberikan informasi bagi pejabat dan pegawai Dinas Pekerjaan Umum berkaitan dengan permohonan surat, tata naskah dinas, penggandaan, disposisi surat dan lainnya secara langsung dan aman

2.5. Data-data yang tersedia dapat mendukung upaya penyusunan kebijakan dan perencanaan program di Dinas Pekerjaan Umum 2.6. Menjadi alat kelola dan control bagi bagian Persuratan dan Kearsipan dalam menjalankan fungsi dan tugas persuratan dan kearsipan di Dinas Pekerjaan Umum Sedangkan tujuannya adalah : 2.7. Membangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan berbasis web yang memiliki pusat data yang terintegrasi, serta dapat diakses secara real time, mudah, dan aman, sehingga data yang ada bisa dimanfaatkan secara optimal oleh Dinas Pekerjaan Umum 2.8. Membangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan yang memungkinkan seluruh jenis dokumen-dokumen baik dalam bentuk kertas maupun dokumen digital (Computer File) dari Dinas Pekerjaan Umum disimpan secara elektronik dalam media penyimpanan elektronik seperti sehingga memungkinkan pencarian kembali berdasarkan indeks/atribut (tanggal, subjek, dll) maupun kriteria tertentu dapat dilakukan dengan cepat bahkan dapat digandakan dengan segera 2.9. Membangun Sistem yang dapat mengurangi peranan kertas dan pada akhirnya akan berdampak pada berkurangnya biaya yang harus dikeluarkan untuk biaya pengadaan kertas. 3. DASAR HUKUM Berbagai kebijakan pemerintah yang terkait dengan kegiatan Aplikasi Komputerisasi Sistem Pengarsipan Dokumen antara lain : 3.1. Undang-Undang kearsipan Nomor 43 tahun 2009 tentang

3.2. Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan. 3.3. Undang-undang Perusahaan Nomor 8/1997 Tentang Dokumen

3.4. PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip 3.5. PP 87/1999 tentang Tata Cara Pemusnahan dan Penyerahan Dokumen Perusahaan 3.6. PP 88/1999 tentang Tata Cara Alih Media ke dalam Mikrofilm atau media lainnya dan Legalisasi 3.7. Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis 3.8. ISO 9000 series, SNI 19 9000 Control of Quality Records 3.9. ISO 15489 2001, telah dibahas untuk diadopsi menjadi SNI sejak tahun 2002, dan 4. LEMBAGA PELAKSANA DAN PENDANAAN Kegiatan Aplikasi Komputerisasi Sistem Pengarsipan Dokumen dilaksanakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Bontang. Untuk pelaksanaan kegiatan ini diperlukan biaya kurang lebih Rp. 304.500.000,- (Tiga Ratus Empat Juta Lima
3

Ratus Ribu Rupiah) termasuk PPN. Pendanaan atas kegiatan ini akan dibebankan kepada APBD Kota Bontang tahun Anggaran 2010 (kode rekening : 1.20.1.03.01.23.61) 5. JANGKA WAKTU PELAKSANAA N PEKERJAAN Kegiatan Aplikasi Komputerisasi Sistem Pengarsipan Dokumen dilaksanakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Bontang dilakukan bekerjasama dengan pihak ketiga yang diadakan menurut prosedur pengadaan jasa konsultan. Jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan ini adalah 3 (Tiga) bulan kalender, terhitung semenjak dikeluarkanya Surat Perintah Mulai Kerja (SMPK) 6. RUANG LINGKUP 6.1.1. Perencanaan dan Perancangan berdasarkan SOP Kearsipan 6.1.2. Pembuatan SOP Kearsipan 6.2. Pembuatan Aplikasi dan pembangunan database 6.2.1. Instalasi Aplikasi 6.2.2. Elektronisasi data persuratan dan kearsipan/data entry 6.2.3. Pengujian Aplikasi 6.2.4. Implementasi Aplikasi 6.2.5. Sosialisasi, Pelatihan dan Pendampingan. 7. METODOLOGI PEKERJAAN Pekerjaan ini dilaksanakan dengan urutan kegiatan sebagai berikut : 7.1. Survey dan pengumpulan data /arsip 7.2. Perancangan desain aplikasi & SOP Kearsipan 7.3. Pembangunan aplikasi dan database 7.4. Instalasi aplikasi dan database 7.5. Implementasi, Pengujian Sistem, Sosialisasi, Pelatihan dan Pendampingan 8. TENAGA AHLI Untuk pengerjaan kegiatan ini kriteria tenaga ahli yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : SME : 1 (satu) orang lulusan perguruan tinggi setingkat S2 pengalaman minimal 10 tahun : x (...) orang lulusan perguruan tinggi setingkat S2 pengalaman minimal 8 tahun : x (...) orang lulusan perguruan tinggi setingkat S1 pengalaman minim al 5 tahun : x (...) orang lulusan perguruan tinggi setingkat S1 pengalaman minimal 5 tahun. desain system

Team Leader

Analis Sistem

Programmer

Kearsipan

Akuntan

: x (...) orang lulusan perguruan tinggi setingkat S1 pengalaman minimal 5 tahun. x (...) orang lulusan perguruan tinggi setingkat S1 pengalaman minimal 3 tahun.

Administrasi Proyek :

9. LAPORAN 10. PENYEDIAAN DATA

Laporan Awal Laporan Akhir Konsultan mengajukan kebutuhan dana kepada pengguna jasa dan selanjutnya pengguna jasa yang bertanggungjawab atas ketersediaan data.

Mengetahui, Pemimpin Kegiatan

Bontang, April 2010 Ketua Panitia Pengadaan

............................. NIP..................................................

............................. NIP..................................................