Membuut MuiI Merge

Untuk membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu membuat
dokumen utk setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg fasilitas mail
merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan utk setiap
semua identitas penerima yg berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu maiIings Start MaiI Merge Step
by Step MaiI Merge.

Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge

Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan
digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.

Gambar 2 : Memilih type document

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document
klik Aext untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

Gambar 3 . Memilih menu use the current document

Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list
penerima surat maka pilihlah &se an existing list atau jika list penerima terletak di
outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita
belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah 1ype a new listdan klik Create

Gambar 4 : Membuat list penerima baru

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan Iield yang
akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

Gambar 5 . Customisasi kolom field

Hapus semua Iield-Iield yang berada di menu Iield names kecuali Iield Title karena
nanti kita akan gunakan Iield tersebut.

Gambar 6 . List kolom field

Tambahkan Iield Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add
kemudian ketik nama Iield lalu tekan tombol OK.

Gambar 7 . Menambahkan field baru

Masukkan data sesuai dengan Iield yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk
menyimpan ddress List ini kedalam Iormat MicrosoIt oIIice Addres List dan beri nama
yang sesuai lalu klik tombol Save

Gambar 8 . Mengisi data pada field


Gambar 9 : Menyimpan data pada field

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat,
klik tombol

Gambar 10 . List penerima undangan

Klik 3ext, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan Iield
yang dibuat sebelumnya.

Gambar 10 : Memilih menu use an existing list

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat epada Yth, kemudian
klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan
Tiap-tiap Iield tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

Gambar 11 . Memasukkan merge field ke dalam document

Langkah ke empat kemudian klik 3ext, untuk melihat semua surat yang telah tersusun
dengan Iield data.

Gambar 12 : Susunan field yang di masukkan ke document

Silahkan cek surat undangan kita di me3: followi3, setelah selesai klik 3ext untuk
melanjutkan langkah selanjutnya.

Gambar 13 . Tampilan field yang berubah ke document

Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita
inginkan.

Gambar 14 . Undangan siap cetak