Tema 4: El Trabajo del

Administrador

La Administración del
Tiempo

Dra. Leticia Ramos

Lic. Marianela Adriaenséns
Lic. Miguel Flores
 Bibliografía

Libro: Time Management

Marc Mancini
McGraw Hill
2003
 Contenidos

1. La importancia de administrar nuestro

tiempo.
2. El impacto de la administración del tiempo
en el desempeño de una organización y de
una persona.
3. La administración del tiempo como
estrategia administrativa.
La Importancia de Administrar
Nuestro Tiempo
 1.1 Reflexión sobre el Tiempo

• ¿Cuántas veces has tenido que responder:

hoy no iré a tal o cuál evento, porque no
tengo tiempo para ello?
• ¿Es que realmente no dispones de
suficiente tiempo para realizar dicha
actividad, o lo dices solo por costumbre?
• ¿Cuántas veces al estar sentado en una
junta de trabajo has tenido la sensación de
que estás perdiendo tu tiempo? ¿por qué?
 1.2 Resultados Investigación de Campo

• Muestra: Empresa manufacturera del área

metropolitana de Monterrey.
• N = 80 supervisores
• Característica principal del grupo: grupos
con cierto grado de auto-dirección.
• Se analizó la administración del tiempo en
una junta de trabajo.
1.2 Resultados Investigación de Campo
• Falta de agenda formal
• Objetivos mal definidos
• Participantes no adecuados
• Agenda muy extensa
• Un punto monopoliza la agenda
• Líder no preparado
• Muchos participantes con poca contribución
• Los participantes clave no se presentan
• No existen recursos suficientes
1.3 Mitos de la Administración del Tiempo

• Las investigaciones científicas sobre el

análisis del tiempo y sus implicaciones nos
han conducido a delimitar una serie de
mitos relacionados con el tiempo y la
eficacia de las personas, dentro y fuera de
una organización.
1.3 Mitos de la Administración del Tiempo

• El mito de la actividad
• El mito de la decisión
• El mito de la delegación
• El mito de la eficiencia
• El mito de la omnipotencia
 Mito de la Actividad

• En ocasiones se cree que las personas más

activas realizan más cosas. Es importante
NO confundir la “actividad” con resultados
esperados.
• Por ejemplo, los empleados inseguros
trabajan con frecuencia a niveles de
energía inversamente proporcionales a la
seguridad que tienen y la confianza en los
resultados.
 Mito de la Decisión

• Se cree que cuanto más alto (en el nivel

organizacional) se tome la decisión, mejor
será la decisión, esto NO siempre es así.
• Por ejemplo, en ocasiones, las decisiones
de ventas deberán ser tomadas por los
vendedores y NO por sus jefes.
 Mito del Empowerment

• Se cree que la delegación “empowerment” ahorra

tiempo, preocupación y responsabilidad.
• Y esto es cierto, pero es el resultado de un largo
proceso que inicialmente requiere de tiempo para
planear lo que se debe delegar, seleccionar y
capacitar al personal para aceptar
responsabilidades, comunicar los resultados
esperados, preparar y aconsejar para mejorar el
rendimiento, comprometer al equipo de trabajo, en
las decisiones que afectan su trabajo y para medir
y recompensar los resultados.
 Mito de la Eficiencia

• Se cree que el administrador más eficiente

es el más capaz. Con frecuencia se
confunde la eficacia con la capacidad.
• Sin embargo, sabemos que ser rápido en
un trabajo equivocado, o correcto en un
momento inoportuno, puede ser muy
ineficaz.
 Mito de la Omnipotencia

• Se cree que el hacer las cosas nosotros mismos,

provoca que los trabajos se realicen en una forma
más rápida y de una mejor manera.
• Se piensa en ocasiones que el ahorrar el tiempo de
instrucción y de verificar y luego descubrir que las
cosas se han hecho mal, disminuye el tiempo de
ejecución.
• Además, de que muchos administradores se
ilusionan con el hecho de que son indispensables y
su negativa a dejar que otros tomen decisiones,
acumula montañas de papeles sobre el escritorio.
1.4 Herramientas para Administrar el
Tiempo

• Registro del Tiempo

• Agenda Laboral
• Análisis Jornada Laboral
 Registro del Tiempo

Pasos:
• Enumerar los objetivos diarios o los trabajos más
importantes que se deban desempeñar ese día.
• Registrar cada actividad durante cada período de
hora del día.
• Evaluar la prioridad relativa de cada acción.
• Analizar en retrospectiva, cómo se podría
desarrollar mejor esa acción en un futuro.
 Agenda Laboral

Pasos para su realización:

• Utilizando como base el registro del
tiempo, determina las tareas laborales que
actualmente desempeñas.
• Enuméralas por orden de importancia en
relación con tu trabajo.
• Incluye el tiempo que actualmente utilizas
para llevar acabo cada una de estas
actividades.
 Jornada Laboral
Pasos:
• Analiza cuántas horas a la semana empleas en
cada una de las tareas laborales enumeradas
en la agenda laboral.
• Analiza, cuánto tiempo deberías emplear para
realizar estas tareas? Determina si existe
diferencia entre ambos tiempos.
• Enumera las actividades de las fases
anteriores en las que observas diferencias
significativas.
• Comienza los cambios.
El Impacto de la Administración del
Tiempo en el Desempeño de una
Persona y una Organización
 2.1 ¿Cómo administrar el Tiempo
para lograr el Éxito?
Reflexión

• ¿Conoces a alguna persona que siempre

hace lo que dice, con absoluta exactitud?

• Estereotipo de esta persona:

– trabaja duro
– disfruta lo que hace
– realiza una buena aportación a la
organización
Método utilizado por este tipo de personas

• Preguntan: ¿cuándo se necesita terminar la

actividad?
• Toman la decisión de aceptar o rechazar la
actividad
• Relacionan el resultado esperado con concluir la
actividad a tiempo

• En conclusión, generalmente decimos que esta

gente administra su tiempo para lograr el éxito.
 ¿Pero entonces, qué es el éxito?

• El éxito es realizar nuestro mejor esfuerzo:

– en los negocios
– en los asuntos personales
– en las cuestiones familiares

• La persona que más se acerca a lo que

puede dar con su capacidad, es más
exitosa que la que no se acerca a su nivel
de rendimiento.
Resultados esperados al administrar nuestro tiempo

• El éxito es el logro de metas previamente

establecidas,
• la aplicación de un método en forma
organizada y sistemática.
• el incremento en:
+ nuestra eficiencia y
+ nuestra eficacia.
Resultados esperados al administrar nuestro tiempo

• Eficacia: es la medición del costo de los

recursos asociados con el logro de una
meta en un tiempo establecido.

• Eficiencia: se relaciona con la calidad con

la cual se obtuvo el resultado de una
actividad.
 Reflexión

• Tómate un momento y piensa en la forma

en que utilizas tu tiempo y vives tu vida.
Equilibrio entre Variables

• Actividades personales
• Trabajo
• Familia
• Recreación
• Desarrollo personal
• Tiempo libre
 2.3 La obtención del éxito en relación al
desarrollo de una ventaja competitiva.

• La ventaja competitiva se define como la

“calidad que hace que nuestro trabajo sea
más deseable que el trabajo de personas
con características similares.”
• Consiste en desarrollar una habilidad
competitiva que distingue claramente a
una persona de otras y le proporciona
ventaja sobre ellas en el mercado laboral.
La Administración del Tiempo como
Estrategia Administrativa
3.1 La Importancia del Proceso de Planeación en
la Administración del Tiempo

• La piedra angular del desarrollo de una estrategia

administrativa se obtiene a través del proceso
eficaz de planeación.
• El planear implica desarrollar una visión hacia el
futuro, elaborando objetivos concretos, y después
ayudando a la gente a emprender acciones
necesarias en el presente para poder resolver
mejor los retos del futuro.
• El sistema de planeación, en la actualidad, debe
ser muy exigente con la responsabilidad del
desempeño; esperando que los empleados logren
resultados en el tiempo previamente establecido.
 3.1 Para lograr administrar mejor el tiempo es
indispensable planear a través de los siguientes pasos:

• 1.- Define los objetivos. Identifica de modo muy

específico los resultados o consecuencias deseadas.
Conoce a dónde quieres llegar; deberás plantearlos con la
mayor especificidad posible para que puedas reconocer el
momento en que los hayas alcanzado, o para saber qué
tan lejos estás de su objetivo en diversos puntos a lo largo
del camino.

• 2.- Determina en dónde estás frente a los objetivos.

Evalúa tus logros actuales en relación con los resultados
deseados. Reconoce en dónde estás en el proceso de
alcanzar los objetivos; identifica qué ventajas están a tu
favor y qué desventajas pueden detenerte.
 3.1 Para lograr administrar mejor el tiempo es
indispensable planear a través de los siguientes pasos:

• 3.- Desarrolla premisas acerca de las condiciones

futuras. Intenta anticiparte a los acontecimientos futuros.
Genera escenarios alternativos para lo que pueda suceder;
identifica para cada uno de ellos las cosas que pudieran
ayudar u obstaculizar tu avance hacia el logro de objetivos.

• 4.- Analiza posibles alternativas de acción, elige las

mejores y decide cómo implementarlas. Enumera y
evalúa cuidadosamente las posibles acciones que se
puedan emprender. Escoge la(s) alternativa(s) que
tenga(n) más probabilidades de alcanzar los objetivos;
describe paso a paso lo que debe hacerse para seguir el
curso de acción seleccionado.
 3.1 Para lograr administrar mejor el tiempo es
indispensable planear a través de los siguientes pasos:

• 5.- Implementa el plan y evalúa los resultados. Pon

manos a la obra y mide cuidadosamente tu avance hacia
los objetivos. Realiza todo lo que el plan requiera, evalúa
resultados, emprende acciones correctivas y revisa los
planes cuando sea necesario.
 3.2 Barreras del Tiempo Humano

• Son las barreras relacionadas con las capacidades

y habilidades de cada persona.

Ejemplos:
– intentar demasiadas cosas a la vez
– desorganización personal
– incapacidad de decir NO
– falta de autodisciplina
– indecisión
– dejar tareas sin terminar
– socialización
 3.2 Barreras del Tiempo Administrativo

• Son las barreras relacionadas con los

procesos y procedimientos establecidos por
la organización para la cual laboramos.

Ejemplos:
– falta de objetivos,
– cambio de prioridades,
– delegación ineficaz,
– falta de comunicación,
– falta de procedimientos, normas y controles,
– no saber escuchar.
 3.3 Barreras del Tiempo Ambiental

• Son las barreras relacionadas con el

ambiente que nos rodea, así como el clima
organizacional.

Ejemplos:
– interrupciones telefónicas,
– visitantes que no hacen antesala,
– juntas no programadas,
– información incompleta,
– papeleo y trámites burocráticos,
– falta de personal.