TAREA 1.- DIAGNOSTICO Y EVALUACIN EMPRESARIAL UNIDAD I.- DINMICA Y PRCTICA ADMINISTRATIVA 1.1 Antecedentes de la Auditoria Administrativa.

Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo, los estudiosos trataron problemas inmediatos: problemas de planeacin, de organizacin, etc.; problemas de recursos humano, materiales, de tecnologa y produccin. En bsqueda sistemtica de soluciones, naturalmente utilizaron la ciencia y la metodologa cientfica. Este enfoque pragmtico y sus soluciones cientficas dieron lugar a una orientacin tcnica hacia la auditoria administrativa. 1925, Henry Fayol en una entrevista que le hizo la Cronique social de France mencion: el mejor mtodo para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin y el control estn adecuadamente atendidos. 1932, T. G. Rose consultor ingls, en una comunicacin presentada al Instituto de Administracin Industrial, expona la tesis que, independientemente de lo til que resultara la auditoria tradicional financiera, deberan auditarse de manera extensiva e imparcial las funciones bsicas de la direccin. La investigacin de Rose responda a la metodologa habitualmente utilizada por los consultores de administracin. 1935, James McKinsey, lleg a la conclusin de que la empresa debe hacer peridicamente una autoauditora, que consistira en una autoevaluacin de la empresa en todos sus aspectos. 1945, el Instituto de Auditores Internos proporciona los primeros escritos sobre lo que sera la auditora de operaciones; tratando una discusin de expertos lo referente al alcance de la auditora interna de operaciones tcnicas. 1948, Arthur H. Kent, funcionario de la empresa Estndar Oil of California, su aportacin es una interesante publicacin sobre Auditoria de Operaciones. 1950, Jackson Martindell., fundador del American Institute of Managment, desarrolla uno de los primeros programas de auditora administrativa, un procedimiento de control directo y un sistema de evaluacin, publica su obra Apreciacin de la gerencia para ejecutores e inversionistas.

1955, Larke A. G. plantea la necesidad de llevar a cabo auditorias para pequeas empresas a fin de evaluar su forma de operar. Aunque la auditoria administrativa se concibi en 1932, se puso en prctica en la dcada de los &= y 70. En 1962, William P. Leonard realizo un estudio completo de la auditoria administrativa, trata de los mtodos para iniciar, organizar, interpretar y presentar una revisin administrativa, lo cual es una aportacin muy valiosa. 1964, Cadmus y Bradford, trabajadores incansables dentro del Instituto de auditores internos (N.Y.), Cadmus plantea una variedad de auditora denominada Auditoria Operativa. Se selecciona una unidad ms bien que un departamento, para un cuidadoso y profundo estudio, apreciacin y evaluacin. Publican su obra Operactional Auditing Handbook, N.Y. 1968, John C. Burton plantea la importancia de plantear cual ser la ndole de la auditoria administrativa y el grado de calificacin del auditor. Exhorta a realizar un esfuerzo por construir un marco total para la auditoria administrativa. John Burton.Auditoria Administrativa, The Journal of Accountancy, N.Y., 1968. 1969, Langerderfer H. Q. y Robertson J.C.; estos autores exploran brevemente el problema de definicin y la cuestin de una exposicin detallada de la auditoria administrativa y proponen una estructura terica para extender la funcin de auditora para abarcar auditoras independientes de la direccin superior. Publican su obra de interesante tema: Estructura terica para auditorias independientes de la gerencia. 1970, Eduard Norbeck F. (coordinador) proporciona la base para entender los aspectos generales de sta tcnica de auditora administrativa, la obra Auditoria Administrativa es un compendio de temas abordados por varios especialistas, donde se analizan fundamentos de sta tcnica y reas funcionales, es una obra muy interesante. 1975, Keith D. y Bloomstrom R., exponen que las auditorias administrativas se han desarrollado con los aos como una forma de evaluar la eficiencia y eficacia de varios sistemas de una organizacin, desde la responsabilidad administrativa, hasta la social. La auditora externa, se usa principalmente para propsitos de planeacin, puede abarcar caractersticas como: a)investigar empresas para posibles fusiones o adquisiciones, b)determinar la solidez de un proveedor principal, c)averiguar los puntos dbiles y fuertes de una empresa competidora para explorar mejor las ventajas competitivas de la propia empresa.

1984, Robert J. Thierauf trata la auditoria administrativa como una tcnica para evaluar las reas operacionales de una organizacin, desde el punto de vista administrativo. Antecedentes en Mxico Durante mucho tiempo las empresas de los pases desarrollados eran examinados principalmente en lo referente a la situacin financiera o al manejo de las finanzas, incluso en la prctica se ha llegado a requisitos fiscales. Sin embargo, este tipo de auditora (numrica) es limitada en su alcance ya que solo abarca los recursos financieros. Hoy da los organismos sociales demandan otros tipos de auditora que abarquen los recursos humanos, materiales y tcnicos, es decir, una auditoria ms amplia que la de estados financieros. As se origino la necesidad de contar con otras tcnicas para revisar y evaluar de manera sistemtica e integral la calidad individual y colectiva de los responsables de rea, la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo, y determinar los problemas administrativos de ste, sus causas y posibles soluciones. En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin de la auditora administrativa comenz en empresas transnacionales y posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas pblicas. Como es lgico, las empresas transnacionales venan con mentalidad y tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero; luego estas se modificaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial mexicano en las dcadas de los cincuenta y sesenta, cuando haba un desarrollo econmico prospero debido a la poltica del Gobierno de esa poca que consista en fomentar la inversin extranjera. Dentro de este cmulo de tcnicas administrativas extranjeras estaba la auditora administrativa, tomando cada vez mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y evaluacin sistemtica de los problemas administrativos, detectando sus causas y poniendo mejoras. Tal tcnica de control era cada vez ms necesaria, por el creciente nmero que las empresas realizaban. A continuacin se muestra un cuadro en el que aparecen algunas empresas de los sectores privados y pblico que aplican la auditora administrativa.

Sector privado General Motors Ford Motor Co. Chicles Adams, S.A. Unin Carbide Dupont Hylsa Crolis Mexicana, S.A.

Sector Publico Altos Hornos de Mxico, S.A. Acros, S.A. Aeronaves de Mxico, S.A. Almacenes y Servicios, S.A. Bliss y Laughlin Latinoamericana Banco de Mxico, S.A. Petrleos Mexicanos Secretaria de la Contralora General de la Federacin

El avance tecnolgico ha hecho que las empresas se modernicen, y que la auditoria administrativa se haya convertido en una herramienta de control fundamental. Aun cuando en Mxico su aplicacin se ha generalizado totalmente, tendr que hacerlo en la medida en que el licenciado en administracin se profesionalice. A continuacin se muestra cronolgicamente a los autores mexicanos mas relevantes en este campo de la administracin: 1959, N. Grabinsky y A. W. Klein realizan la obra El anlisis factorial: gua para estudiosos sobre economa industrial publicada por el Banco de Mxico, la cual se considera como un antecedente de la auditoria administrativa. 1960, A. Meja Fernndez escribe La auditoria de las funciones de la gerencia de las empresas, tesis presentada en la facultad de contadura y administracin (FCA) de la Universidad Autnoma de Mxico (UNAM). 1962, R. Macas Pineda presenta el trabajo Auditoria Administrativa para el curso de teora de la administracin, en el doctorado de ciencias administrativas de la Escuela Superior de Comercio y Administracin (ESCA), del Instituto Politcnico Nacional (IPN). 1966, J. A. Fernndez Arena propone la realizacin de la auditoria administrativa combinando los anlisis de objetivos, de los recursos y del proceso administrativo. 1969, Santillana Gonzlez propone la realizacin de una auditora interna integral mediante una revisin tanto de los aspectos financieros como administrativos de la empresa.

1970, R. Jimnez Reyes estudia el alcance, desarrollo y planeacin de la auditora administrativa. 1978, la Asociacin Nacional de Colegios de licenciados en administracin (ANCLA) publica un trabajo sobre el 7 congreso nacional de administracin en el que se fijan las bases de lo que la auditoria administrativa es y debe ser (las normas y el alcance del auditor y del informe de la auditoria, entre otros temas). 1978, S. Cervantes Abreu analiza la dinmica de la auditora administrativa e indica cuatro pasos para su desarrollo: la recoleccin, la verificacin de datos, el estudio de funciones, y la revisin y evaluacin del control interno y del informe. 1981, V. M. Rubio R. y J. Hernndez F. presentan una gua prctica de la auditora administrativa, como mtodo para el diagnstico de la capacidad administrativa de las instituciones pblicas y privadas, a fin de determinar puntos vulnerables y seguir medidas correctivas.

ANLISIS CRTICO DE LOS ANTECEDENTES HISTRICOS La auditora administrativa surgi de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. La auditora Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estn cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. La Auditora Administrativa forma parte esencial del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que adems, la auditora va de la mano con la administracin, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin.

1.2 Conceptos, objetivos e importancia.

Al trmino de auditora se ha adicionado la palabra administrativa, para denotar la expansin de las actividades de examen y evaluacin a ciertas reas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditora financiera (tradicional). A continuacin se presentan las definiciones sobre auditora administrativa expresada por algunos autores. William P. Leonard Es un examen compresivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos. E. Hefferon Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras. Champman y Alonso Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juico tcnico. Fernndez Arena J. A. Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. En este contexto, la auditora administrativa se halla mas en el carcter de una auditoria de la direccin superior. Concepto: La Auditora Administrativa se define como: un examen detallado de la administracin de un organismo social realizado por un profesional de la administracin (L.A.), con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados

con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar. El concepto de auditora administrativa es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. A continuacin se dan algunos ejemplos de esta tcnica: De los elementos del proceso administrativo (planeacin. Organizacin, direccin, etc.). De una o ms funciones administrativas (ventas, compras, crdito y cobranzas, etc.). De elementos analticos (formas, procedimientos, equipo, sistemas, tiempos, etc.).

Objetivo: El objetivo de la auditora administrativa consiste en evaluar el fundamento de la administracin, mediante la localizacin de irregularidades o anomalas y el planteamiento de posibles alternativas de solucin. La finalidad primordial es apoyar a los niveles de supervisin a lograr una administracin ms efectiva, mediante la presentacin de resultados que surjan de la prctica de auditoras. Importancia El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseo de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la informacin recopilada en la etapa de Exploracin Previa. En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el momento de planear para garantizar xito en la ejecucin de la misma. En el siguiente artculo se plantean los elementos ms importantes de esta etapa con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y la mejor ejecucin de la Auditoria.

1.3 Necesidad de una Auditoria Administrativa. En las ltimas dos dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr

gran demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamento y de custodia, sobretodo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. Adems de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario tambin auditar los medios de que se vale la direccin superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la informacin que se le suministra para la planeacin (estratgica y tctica), la organizacin, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional, procesal), La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica), Y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, informacin, mtodos de control, etc. Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeos, pertenezcan al sector publico o al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situacin. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son solo los periodos de crisis sino tambin los de xito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse. Muchas veces se hace no solo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que estn dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habr la necesidad de redefinir objetivos y planes, polticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organizacin debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.

La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones delicadas. Una gestin deficiente o condiciones externas muy desfavorables pueden situarla en una posicin difcil; si todava hay tiempo de detectar las principales causas de los problemas, encontrar soluciones e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditoria administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia, calidad de la funcin social, etc. En los casos anteriormente citados, es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas. En cada tipo de auditora administrativa (funcional, analtica o del medio ambiente) y segn sea quien la aplique, habr una metodologa por seguir, tambin podrn variar el alcance y la profundidad del examen, que dependern bsicamente del objetivo de la auditoria. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un anlisis sistemtico e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Si consideramos a los organismos sociales como entes dinmicos, con sus problemas de crecimiento y adaptacin al medio ambiente, comprenderemos entonces porque a ese examen y evaluacin se le denomina auditoria administrativa. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.