Anda di halaman 1dari 6

About Jaringan Kampus PalComTech Support Email Login UKM STMIK-POLTEK PalComTech

Membuat Mail Merge Pada Microsoft Office Word 2007


Published on October 5, 2010 by A. Efryanto 5 Comments Mail Merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk keperluan pengiriman surat massal yang dapat dicetak secara otomatis berurutan berdasarkan data source yang kita inginkan. Sebagai contoh misalkan pada suatu instansi ingin mengirimkan surat undangan dengan penerima lebih dari 100 (seratus) penerima, maka instansi tersebut bisa memanfaatkan fasilitas mail merge untuk meminimalis tenaga penulisan secara manual. Apabila dilain waktu terdapat kesulitan, silahkan layangkan email ke a.efriyanto@yahoo.com atau ke mamase@PalComTech.com Contoh : Pastikan anda telah memiliki master surat serta rancangan database sebagai berikut : No. Surat Nama Sukur 0023/SB/D/2010 Soedrajat 0024/SB/D/2010 Reza Novalino 0025/SB/D/2010 Wafa Gunawan 0026/SB/D/2010 Indah Melati 0027/SB/D/2010 Revi Lanovia Langkah 1 Langkah pertama bukalah file master surat yang digunakan dan klik pada Menu Maillings > Start Mail Merge > Letters. Jabatan Alamat Kota Jl. Jend. Camat Prabumulih Sudirman 12 Kepala Desa Jl. Jend. Prabumulih Sudirman 13 Ketua Rt Jl. Jend. Prabumulih Sudirman 14 Ketua PKK Jl. Jend. Prabumulih Sudirman 15 Ka. Karang Jl. Jend. Prabumulih Taruna Sudirman 16

Langkah 2 Selanjutnya klik Select Recipient dan pilih Type New List, seperti gambar dibawah ini :

Langkah 3 Pada jendela yang tampil klik Customize Columns, untuk memodifikasi field data source.

Langkah 4 Selanjutnya hapus semua field yang tidak digunakan dengan menekan tombol delete.

Langkah 5

Setelah semua field terhapus tambahkan field baru dengan menekan tombol add, seperti gambar berikut.

Langkah 6 Selanjutnya isikan data sesuai dengan keperluan pada setiap baris yang tersedia.

Langkah 7

Setelah semua data selesai dimasukkan tekan tombol OK dan simpan database tersebut satu folder dengan master surat, hal ini dilakukan untuk mempermudah jika dikemudian hari kita akan menggunakanya lagi dan mail merge akan terus berjalan. Langkah 8 Selanjutnya untuk memasukkan data dari database, letakkan kursor dimana kita akan menempatkan data dan klik pada menu Insert Mail Merge > Klik kategori Field yang di inginkan.

Langkah 9 Langkah terakhir untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan gunakan navigasi tombol next dan previous untuk melihat hasil data satu persatu.

Langkah 10 Selanjutnya untuk mencetak hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish & Merge > Print Document, pilih all untuk mencetak keseluruhan data berdasarkan urutan di database.

Note : Selain langkah yang telah dijelaskan diatas yaitu dengan memilih type new list (langkah 2), kita juga bisa menggunakan langkah dengan memilih use existing list, yaitu memilih data source yang telah kita buat sebelumnya, jika anda memilih menggunakan cara ini, sebelumnya anda harus membuat tabel data source nya terlebih dahulu melalui microsoft office excel dan menyimpanya satu folder dengan master surat induk. Langkah ini lebih mudah anda lakukan dan untuk memasukkan data anda bisa mengulangi langkah diatas pada langkah ke-8 sampai selesai.