Anda di halaman 1dari 6

Analisis, Perancangan dan Implementasi

Sistem Informasi Pembayaran pada Sekertariat Direktorat


1enderal Perkebunan Departemen Pertanian
1Gatot Fajar Setiadi
2Yuki Istianto
1Jl. Kebagusan Wates Rt003/04 No.15A
2Jl. M.H Thamrin, Jakarta
1Iajarsetiadyyahoo.com
2ukiistiantoyahoo.com
ABSTRAK
Sistem inIormasi atas pembayaran pada Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan
Departemen Pertanian masih menggunakan sistem inIormasi manual atas pembayaran.
Selain itu banyaknya dokumen yang digunakan mengakibatkan proses tidak berjalan
dengan eIektiI. Oleh karena itu penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem inIormasi
terkomputerisasi atas pembayaran guna meningkatkan pengendalian internal pada sistem
inIormasi atas siklus pembayaran. Jenis data yang dikumpulkan adalah data kualitatiI yang
diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan pihak terkait. Unit yang dianalisis
adalah sistem inIormasi atas siklus pembayaran. Penelitian ini berhasil merancang sistem
inIormasi terkomputerisasi atas siklus pembayaran yang berguna bagi Sekertariat
Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian.
Kata kunci : Pembayaran, Biaya, Sistem, InIormasi
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi inIormasi yang sedemikian pesat dan cepatnya telah
membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan
sebelumnya. Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit dalam bukunya yang berjudul Pengantar
Konsep Dasar Manajemen Sistem InIormasi dan Teknologi InIormasi`, 2000, ditinjau dari
segi pengertiannya, sistem inIormasi dapat dianalogikan sebagai sebuah demand
permintaan) dari masyarakat industri, ketika kebutuhan akan sarana pengolahan data dan
komunikasi yang cepat dan murah menembus ruang dan waktu).
Didalam suatu instansi pemerintah dengan berbagai macam kegiatan operasional
memerlukan suatu sistem yang sangat diperlukan, terutama pada sistem inIormasi yang
digunakan untuk pengeluaran pada instansi pemerintahan akibat dari kegiatan yang
dilakukan oleh instansi tersebut dalam melayani publik. Instansi menghadapi banyak jenis
transaksi baru, alat keuangan baru dan situasi yang sebelumnya belum pernah
diperhitungkan, yang kesemuanya perlu dipertimbangkan dalam proses inIormasi.
Dalam melakukan semua kegiatan tersebut diperlukan pengawasan yang sangat
ketat, hal ini disebabkan karena makin kompleksnya kegiatan yang dilakukan diinstansi
tersebut, sehingga makin kompleks pula data dan inIormasi yang dibutuhkan. Data dan
inIormasi merupakan sumber daya yang sangat berharga bagi suatu instansi, jika suatu
instansi tidak mempunyai inIormasi yang sesuai dengan kebutuhan, maka dikhawatirkan
instansi tersebut akan terganggu. InIormasi yang dibutuhkan oleh suatu instansi adalah
inIormasi yang cepat, lengkap, dan benar. Oleh sebab itu maka kegiatan di Sekertariat
Direktorat Jenderal Perkebunan Departemen Pertanian memerlukan pengeluaran kas,
seperti belanja perjalanan dinas, belanja pengadaan barang dan persediaan vaksin, dan
belanja jasa lainnya untuk memantau pelayanan masyarakat yang merupakan suatu kegiatan
penting untuk kelangsungan kehidupan masyarakat. Tujuan yang ingin dicapai adalah :
Merancang dan mengimplementasikan siklus pengeluaran untuk membantu mempermudah
dalam mengolah dan menyimpan data dengan inIormasi yang cepat, tepat,pasti dan
memberikan alternatiI sistem inIormasi pembelanjaan serta dapat dipertanggung jawabkan
untuk memperlancar kegiatan dan memudahkan dalam menghemat waktu pembuatan
laporan nantinya. Kegunaan yang akan didapatkan adalah : Dapat menghasilkan suatu
sistem inIormasi yang secara cepat, mudah, lengkap, dan tepat tentang data inIormasi yang
relevan yang berkaitan dengan permasalahan siklus pengeluaran.
TIN1AUAN PUSTAKA
Sistem InIormasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan suatu
inIormasi. $89em adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen komponen yang saling
berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Jogiyanto, 2005:34).
Akun9an8 merupakan bahasa bisnis yang menyediakan cara untuk menyajikan dan
meringkas kejadian kejadian bisnis dalam bentuk inIormasi keuangan kepada para
pemakainya Jogiyanto, 2005:227 ). Informa8 adalah data yang berguna yang diolah
sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat Jogiyanto,
2005:35). Jadi dengan demikian 889em nforma8 akun9an8 dapat dideIinisikan sebagai
kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah
data transaksi keuangan dan data transaksi bisnis lainnya menjadi inIormasi keuangan yang
berguna bagi pemakainya Jogiyanto, 2005 ; 227 ). 'Pengendalian internal adalah rencana
organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan
inIormasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki eIisiensi jalannya
organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan Romney
dan Steinbart, 2004:229).
Analisis Sistem
Analisis sistem dapat dideIinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
inIormasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk
menidentiIikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan
kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya Jogiyanto, 1999:129).
Tujuan utamanya adalah untuk memahami sistem dan masalah yang ada, untuk
menguraikan kebutuhan inIormasi dan untuk menetapkan prioritas pekerjaan sistem
selanjutnya.
Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem :
1. Survei sistem berjalan.
2. MengidentiIikasi kebutuhan inIormasi pemakai.
3. MengidentiIikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan
inIormasi pemakai.
4. Penyajian laporan analisis sistem.
Dalam memahami kerja dari sistem yang ada dari beberapa tugas yang perlu
dilakukan, sebagai berikut :
a. Menentukan Jenis Penelitian
b. Merencanakan Jadwal Penelitian
c. Membuat Penugasan Penelitian
d. Membuat Agenda Wawancara
e. Mengumpulkan Hasil Penelitian
Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tahap desain sistem
mempunyai dua tujuan utama, yaitu :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemrogram komputer dan ahli ahli teknik lainnya yang terrlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran sasaran
sebagai berikut :
a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
b. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
c. Desain sistem harus eIisien dan eIektiI untuk dapat mendukung pengolahan
transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan
dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas tugas lainnya yang tidak dilakukan
oleh komputer.
d. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk
masing masing komponen dari sistem inIormasi yang meliputi data, inIormasi
serta pengendalian intern.
Desain sistem merupakan Iormulasi spesiIikasi rinci dari sistem yang diusulkan.
Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam perancangan sistem.
1. Evaluasi rancangan alternatiI dari sistem yang diusulkan.
2. Penyajian spesiIikasi rancangan rinci.
3. Penyajian laporan perancangan sistem.
Implementasi
Sistem telah dianalisis dan didesain secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan
dipilih. Tiba saatnya sekarang sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem
dapat terdiri dari langkah langkah sebagai berikut ini :
1. Menerapkan rencana implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi.
3. Tindak lanjut implementasi
Konsep siklus hidup mempunyai implikasi bahwa setiap proyek pengembangan sistem
harus dibagi dalam tahap tahap berbeda dengan titik pengendalian manajemen yang
Iormal diletakkan diantara tahap tahap. Prinsip pengendalian dasar adalah setiap tahap
harus menghasilkan dokumentasi secara Iormal ditelaah dan disetujui sebelum memulai
tahap berikutnya dari siklus hidup proyek.
METODE PENELITIAN
Data yang diteliti adalah data yang berhubungan dengan proses pembuatan siklus
pengeluaran. Penelitian yang dilakukan adalah deskriptiI aplikasi. Penelitian deskriptiI
adalah penelitian yang memberi gambaran kepada pembaca dan mengungkapkan suatu
masalah, keadaan, peristiwa sebagaimana adanya atau mengungkapkan Iakta secara detail.
Dari penelitian yang berhubungan dengan penentuan suatu sistem yang baik, maka
diperlukan adanya data. Data harus digolongkan menurut jenis dan sumbernya untuk dapat
lebih menitikberatkan pada tujuan yang diinginkan.
Sumber data berasal dari internal Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan
Departemen Pertanian, karena semua data yang diperoleh berasal dari direktorat tersebut.
Tehnik Analisis Data
Tehnik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptiI kualitatiI. Dimana
tehnik ini menganalisa data penelitian untuk memecahkan masalah yang ada, dengan
mengikuti tahapan tahapan dalam sistem siklus pengembangan sistem, yaitu :
1. Perencanaan System, pada tahap ini di lakukan rincian biaya pembuatan sistem
pengeluaran manual yang ada. Rencana biaya yang di keluarkan untuk merancang
dan mengimplementasikan sistem ini, sebesar Rp 10,000,000.
2. Menganalisis sistem, pada tahap ini dilakukan survei dan investigasi ke sistem
pengeluaran manual yang ada, sehingga dapat dirumuskan inIormasi apa saja yang
dibutuhkan dan diperlukan sistem.
3. Merancang secara konseptual, pada tahap ini dilakukan evaluasi terhadap berbagai
alternatiI rancangan dan menyiapkan spesiIikasi rancangan yang sesuai dengan
permintaan dan kebutuhan sistem. Sedangkan merancang secara Iisik meliputi
perancangan Iormulir dan laporan, prosedur serta pengendalian.
4. Implementasi Sistem, pada tahap ini di lakukan penerapan soItware yang telah
selesai. Kemudian SoItware tersebut di pakai di Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan Departemen Pertanian.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Sistem
Investigasi Awal
Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan merupakan suatu direktorat yang
bergerak dalam bidang pertanian khususnya bibit tanaman baru, perluasan lahan
perkebunan, dan lain-lainnya. Berdasarkan wawancara yang dilakukan, bahwa bibit dan
benih tanaman baru, dari tahun ke tahun makin bertambah terutama terhadap perluasan
lahan perkebunan, sehingga mengakibatkan kebutuhan akan barang barang dan
perjalanan dinas tersebut meningkat. Berdasarkan observasi yang dilakukan peningkatan
barang ini khususnya bibit dan benih ini disebabkan makin banyaknya area lahan
perkebunan yang timbul dimasyarakat, sehingga dapat menimbulkan permasalahan
permasalahan yang khususnya dalam pengadaan barang. Permasalahan permasalahan
yang terjadi adalah sebagai berikut :
- Dalam melakukan proses pembayaran membutuhkan waktu yang lama.
- Dalam melakukan pembibitan tanaman baru masih sedikit tenaga yang ada di
kesehatan yang ada didaerah sehingga direktorat tersebut sering melakukan
perjalanan dinas untuk mengadakan pelatihan pelatihan.
- Dokumen dokumen seperti SPPD dan kuintansi kuintansi lainnya kadang kala
dalam penyimpanannya tidak dapat diketahui keberadaannya. Akibatnya dalam
penyusunan laporannya sering mengalami kesulitan.
- Pencatatan pada dokumen dokumen kadang mengalami kesalahan dan baru
disadari beberapa lama kemudian.
- Dalam pembuatan laporan banyak mengalami kesalahan kesalahan nilai dan
sering terlambat dibuat dan dilaporkan.
Survei terhadap Sistem
Beberapa penyebab permasalahan yang timbul didalam internal perusahaan seperti
yang telah disebutkan dalam investigasi awal antara lain :
- Proses pembayaran yang dilakukan lama.
- Sumber daya manusia yang ada di direktorat tersebut terbatas maka sering diadakan
pelatihan oleh direktorat tersebut keberbagai dinas kesehatan yang ada didaerah.
- Dokumen dokumen penting sering hilang akibat dari kurang baiknya administrasi.
- Pencatatan yang salah pada dokumen dapat mengakibatkan inIormasi yang
dihasilkan juga salah dan tidak akurat. Kesalahan baru disadari beberapa lama
kemudian karena sistem manual didirektorat tidak memungkinkan untuk
mengadakan pengecekan satu per satu mengingat banyaknya data yang masuk.
- Banyaknya data yang harus diolah dalam membuat laporan tersebut membuat
laporan sering terlambat dan banyak mengalami kesalahan nilai.
Kebutuhan - Kebutuhan Informasi dan Sistem.
Dari permasalahan permasalahan yang ada di direktorat, dapat diketahui bahwa
permasalahan itu timbul akibat tingkat eIisiensi dan eIektiIitas yang masih kurang dan
banyak terjadi kesalahan manusia human error ). Pemrosesan data diperusahaan masih
menggunakan cara manual sehingga dibutuhkan waktu yang lama untuk menghasilkan
suatu inIormasi. Adapun kebutuhan sistem inIormasi adalah sebagai berikut :
1. Dapat melakukan pembayaran dengan cepat dan lebih baik.
2. Mengurangi kesalahan yang diakibatkan kurang baiknya administrasi.
3. menyediakan laporan yang akurat dan tepat waktu.
Dengan sistem inIormasi yang terkomputerisasi, banyak permasalahan di direktorat
yang dapat ditangani, selain itu sistem inIormasi terkomputerisasi juga dapat
menguntungkan direktorat dalam melakukan pembayaran yaitu dengan cara sebagai
berikut:
1. Sistem inIormasi yang terkomputerisasi akan menyediakan pelayanan yang lebih
baik, dengan mempercepat proses pembayaran dan mengurangi kesalahan
kesalahan yang terjadi.
2. Sistem inIormasi akan menyediakan inIormasi inIormasi yang dibutuhkan oleh
direktorat untuk mengatasi dalam pembuatan laporan nantinya.
3. Sistem inIormasi akan dapat meningkatkan produktiIitas kerja pegawai sehingga
pelayanan direktorat tersebut meningkat.
Apabila dikaitkan dengan permasalahan yang terjadi didalam internal Sekertariat
Direktorat Jenderal Perkebunan seperti yang disebutkan dalam investigasi awal, maka
sistem inIormasi yang terkomputerisasi dapat menangani masalah yang timbul dengan cara
sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka rata rata waktu yang
dibutuhkan untuk menangani pembayaran pada perusahaan dan pegawai menjadi
berkurang karena pengolahan data menggunakan komputer dapat lebih cepat.
2. Sistem inIormasi terkomputerisasi dapat mengusahakan adanya pengendalian
kesalahan yang dapat berupa berikut ini :
a. Pencegahan kesalahan.
b. Pendektesian kesalahan.
c. Pembetulan kesalahan.
Dengan pengendalian kesalahan seperti diatas, kesalahan karyawan dalam
memasukkan data dapat dikurangi dan apabila memang terjadi kesalahan, maka pegawai
dapat menyadarinya dengan cepat sehingga kesalahan nilai dalam memasukkan data dan
laporan laporan yang dihasilkan dapat dikurangi.
3. Sistem pengolahan data yang baik.
Agar data tidak mudah hilang, keamanannya terjaga, mudah untuk diakses dan
dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan pegawai maka Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan memerlukan suatu sistem manajemen database yang baik. Penggunaan sistem
manajemen database ini akan memudahkan direktorat dalam mengolah datanya sehingga
waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data menjadi lebih singkat. Dengan demikian
waktu yang dibutuhkan untuk menangani pembayaran menjadi lebih cepat.
Desain Konseptual
Prosedur Pembayaran Belanja Vaksin dan Bahan Lainnya.
Prosedur pembelanjaan vaksin dan barang lainnya di Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan adalah dengan melalui pihak ke tiga dengan cara penunjukkan langsung dan
lelang terbuka oleh direktorat tersebut, yaitu sebagai berikut :
1. Dibuat terlebih dahulu surat penerbitan pembayaran oleh Sekertariat Direktorat
Jenderal Perkebunan, melalui surat perintah pembayaran langsung yang ditujukan
kepada pihak ketiga.
2. Kemudian diajukan kepada pejabat pengeluaran untuk dilakukan penandatanganan
oleh pejabat tersebut.
3. Setelah diajukan dan ditandangani, kemudian dibuat surat perintah pembayaran
SPN).
4. Setelah dibuat surat perintah pembayaran kemudian diajukan kepada Kantor
Pembayaran Pembendaharaan Negara KPPN ) untuk ditandangani oleh Bendahara
dan Kepala KPPN.
5. Setelah ditanda tangani oleh Kepala dan Bendahara KPPN, kemudian dilakukan
pembayaran dilakukan transIer ke nomor rekening yang diajukan kepada pihak ke 3.
Prosedur Pembayaran Belanja Perjalanan.
Adapun prosedur pembayaran belanja perjalanan adalah sebagai berikut :
1. Meminta surat tugas kepada Kasubdit yang bersangkutan dan nota perjalanan
dinas kepada Pejabat Pengeluaran, yang kemudian ditandatangani.
2. Setelah disetujui oleh Kasubdit dan Pejabat Pengeluaran maka diajukan kepada
Sekertaris Direktur Jenderal Perkebunan, untuk ditandangani.
3. Setelah disetujui kemudian dibuatkan Surat Perintah Perjalanan Dinas SPPD)
untuk diberikan kepada pegawai yang berangkat.
4. Setelah SPPD selesai dibuat pegawai berangkat bertugas ke daerah yang dituju.
5. Setelah sampai didaerah yang dikunjung kemudian distempel dan ditanda
tangani oleh Kepala Dinas daerah yang bersangkutan pada saat dikunjung.
6. Setelah selesai pegawai bertugas kembali ke Sekertariat Direktorat Jenderal
Perkebunan,kemudian membuat laporan SPPD.
7. Setelah membuat laporan perjalanan dinas kemudian dilaporkan dan
ditandangani oleh kepala Sub Direktorat pegawai tersebut.
8. Setelah selesai kemudian dilaporkan ke KPPN, kemudian setelah disetujui dan
ditandangani oleh bendahara KPPN, maka ditanda tangani oleh pejabat
pengeluaran Sekertariat Direktorat Jenderal Perkebunan.