Dari 5 sistem kearsipan yang kita kenal pada materi ini akan dibahas bagaimana mempraktekkan Kearsipan Sistem

Tanggal. Pengertian Kearsipan Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip) Maret dan map/folder ke10. Merancang Klarifikasi Dalam kearsipan sistem tanggal klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek dan sub-sub subyek yang ditetapkan berdasarkan tanggal surat/arsip itu dibuat sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci), sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder). Sebagai contoh surat yang dibuat tanggal 15 Maret 2007 maka diindeks menjadi:

Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:

1. Filing Cabinet

2. Guide

3. Map/folder

4. Kotak Sortir

5. Kartu Indeks

6. Buku Arsip

Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.

Keterangan Jenis perlengkapan: 1. 2. Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip) Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan. Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip) Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. Map (folder) Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366). Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip) Disiapkan sesuai kebutuhan. Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip) Disiapkan bila diperlukan. Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan) Disiapkan sesuai kebutuhan. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak: Kode laci diambil dari tahun Kode guide diambil dari bulan Kode folder diambil dari tanggal Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar: Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan) Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.

3. 4. 5. 6.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut: 1.

2.

Kode guide diambil dari bulan Kode folder diambil dari tanggal Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan arsip adalah sebagai berikut:

1. Teliti tanda pelepas (perintah/tindak lanjut penanganan surat misalnya perintah arsipkan!)
Tujuannya untuk memastikan bahwa surat/warkat tersebut siap disimpan.

2. Catat warkat/surat ke dalam buku arsip. 3. Indeks tanggal surat.

Untuk menentukan kode dan tempat penyimpanan arsip.

4. Sortir. 5.
Bila surat/warkat yang akan disimpan banyak maka perlu disortir dengan memasukkan surat kedalam kotak sortir untuk memudahkan penyimpanan. Simpan. Memasukkan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat penyimpanan arsip.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pastikan tanggal arsip yang akan dipinjam. 2. 3. 4.

(tanyakan tanggal arsip yang akan dipinjam jika lupa maka dapat dilihat di buku arsip lalu tentukan laci, guide dan folder tempat arsip tersebut disimpan). Kunjungi Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan. Cari dan ambil arsip yang diinginkan dan ganti dengan bon pinjaman. Serahkan arsip kepada peminjam.