Anda di halaman 1dari 20

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT
SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT
SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

KANDUNGAN Prakata Pengertian Mesyuarat Jenis-Jenis Mesyuarat Di JPN Ciri-Ciri Mesyuarat Berkualiti Di JPN Kepentingan Mesyuarat Peranan Pengerusi Peranan Urus Setia & Setiausaha Peranan Ahli Lampiran 3 4 4 8 9 9 10 12 14

persiapan dokumen serta tindakan yang perlu diambil sebelum dan semasa menghadiri temuduga. Calon-calon dipilih berdasarkan kepada keterampilan diri. pengetahuan. kematangan. Adalah diharapkan anggota JPN akan dapat memanfaatkan buku panduan ini untuk membolehkan anggota lebih bersedia menghadiri temuduga dengan lebih yakin. DATo’ MohD ABDUL hALiM BiN MUhAMMAD KeTUA PeNGARAh JABATAN PeNDAfTARAN NeGARA JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 3 .PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan PRAKATA T emuduga adalah satu proses pemilihan calon yang layak dan terbaik untuk mengisi kekosongan jawatan kenaikan pangkat di JPN. Buku ini menggariskan panduan sebagai persediaan dari segi keterampilan diri. persediaan minda. kemahiran berkomunikasi serta pengalaman kerja yang bersesuaian dengan jawatan yang dipohon. Persiapan menghadiri temuduga adalah penting bagi membantu calon-calon supaya lebih berkeyakinan dan bersedia semasa menghadiri temuduga.

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT PANDUAN PeNGURUSAN MeSYUARAT PeNGeRTiAN MeSYUARAT JeNiS-JeNiS MeSYUARAT Di JPN Nama Mesyuarat 1 Mesyuarat Perancangan Strategik Jabatan Mesyuarat adalah satu perbincangan formal/rasmi untuk mencapai persetujuan bersama. Mesyuarat utama Jabatan Pendaftaran Negara adalah seperti berikut: Terma Rujukan • Menentukan hala tuju Jabatan • Menilai pencapaian tahun semasa • Menggubal strategi dan pelan tindakan Jabatan • Merancang program/ aktiviti tahun berikut Pengerusi/Ahli • Ketua Pengarah (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Kekerapan Setahun Sekali 4 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA .

perkhidmatan dan perjawatan di negeri • Pemantauan aduan yang melibatkan negeri • Aktiviti Jabatan dan negeri Pengerusi/Ahli Kekerapan Empat kali • Ketua Pengarah setahun (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Pengerusi/Ahli Kekerapan Nama Mesyuarat 4 Mesyuarat Jawatankuasa Perancangan Dan Pembangunan Terma Rujukan • Merancang projek pembangunan untuk tahun berikut • Memantau pelaksanaan projek Jabatan Setiap • Ketua Pengarah bulan (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 5 .PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan Nama Mesyuarat 2 Mesyuarat Jawatan Kuasa Pengurusan Terma Rujukan • Dasar dan hala tuju Jabatan • Isu-isu berkaitan operasi • Pentadbiran. perjawatan dan kewangan • Pemantauan aduanaduan • Aktiviti Jabatan Pengerusi/Ahli Kekerapan Setiap • Ketua Pengarah minggu (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Nama Mesyuarat 3 Mesyuarat PengarahPengarah Terma Rujukan • Dasar dan hala tuju Jabatan dan Negeri • Isu-isu berkaitan operasi di negeri • Pentadbiran. perkhidmatan.

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Nama Mesyuarat 5 Terma Rujukan Pengerusi/Ahli • Ketua Pengarah (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Pengerusi/Ahli • Ketua Pengarah (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Pengerusi/Ahli • Ketua Pengarah (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Kekerapan Empat Kali Setahun Mesyuarat • Rujuk Pekeliling Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Nama Mesyuarat 6 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Terma Rujukan • Rujuk Pekeliling Kekerapan Empat Kali Setahun Nama Mesyuarat 7 Mesyuarat Keutuhan Pengurusan Terma Rujukan • Rujuk Pekeliling Kekerapan Empat Kali Setahun 6 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA .

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan Nama Mesyuarat 8 Mesyuarat Jawatankuasa Tadbir Urus Terma Rujukan • Rujuk Pekeliling Pengerusi/Ahli • Ketua Pengarah (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Semua Pengarah Bahagian • Pengarah Negeri • PRO • Pegawai Khas • Ketua Audit Dalam • PUU Pengerusi/Ahli • Ketua Pengarah (pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Pengarah Bahagian yang dilantik • Wakil pekerja mengikut kategori gred jawatan Pengerusi/Ahli Kekerapan Empat Kali Setahun Nama Mesyuarat 9 Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan Terma Rujukan • Rujuk Pekeliling Kekerapan Empat Kali Setahun Nama Mesyuarat 10 Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Terma Rujukan • Merancang dan memantau pelaksanaan aktiviti kualiti Bahagian dan Negeri Kekerapan • Ketua Pengarah Enam Kali (Pengerusi) Setahun • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Pengarah Bahagian/ Negeri yang dilantik Pengerusi/Ahli Kekerapan Nama Mesyuarat 11 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Terma Rujukan • Memantau pelaksanaan sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2000 • Membincangkan laporan audit MS ISO 9001:2000 • Membincangkan tindakan pencegahan dan cadangan penambahbaikan Setiap • Ketua Pengarah Enam Bulan (Pengerusi) • Timbalan Ketua Pengarah • Ketua ICT • Pengarah Bahagian/ Negeri • Ketua Juru Audit Kualiti Dalaman • Pegawai Dokumen JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 7 .

vi. viii. iv. vii.Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT CiRi-CiRi MeSYUARAT BeRKUALiTi Di JPN i. sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat. iii. Ada keputusan dan ada tindakan susulan (followup and follow-through) 8 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA . Mesyuarat dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan di dalam takwim. ii. Mesyuarat dirancang pada awal tahun dan didokumenkan dalam bentuk takwim tahunan. Semua ahli mesyuarat digalakkan memberi pandangan. Kertas-kertas untuk pembentangan diedarkan kepada ahli mesyuarat bersama dengan notis mesyuarat. Penangguhan dan pembatalan mesyuarat dimaklumkan awal. Mesyuarat yang telah ditakwimkan tidak digalakkan untuk ditangguhkan tanpa sebarang sebab. ix. Minit mesyuarat disiapkan dalam masa tiga (3) hari dan diedarkan dalam masa tujuh (7) hari selepas mesyuarat. Menggunakan softcopy sebagai menggantikan minit mesyuarat kertas. v.

v. Memberi peluang dan perbincangan mesyuarat Merumus perbincangan dan membuat keputusan Menyemak. Memantau pelaksanaan operasi urus niaga dan pentadbiran pejabat di peringkat Bahagian. Mengawal perjalanan mesyuarat a. ii. Membuat keputusan berkaitan perkara-perkara dasar Jabatan. 4. Fokus kepada agenda mesyuarat Tempoh mesyuarat Ahli mesyuarat menggalakkan PeRANAN PeNGeRUSi 1. b. Membincang dan menyelesaikan masalah semasa Jabatan. pengurusan Jabatan Menggubal dasar dan strategi Jabatan. Negeri dan Daerah. 3.PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan KePeNTiNGAN MeSYUARAT Mesyuarat penting dalam Pendaftaran Negara kerana: i. 2. bersetuju dan menandatangani minit mesyuarat JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 9 . keputusan dasar kerajaan dan kementerian kepada pelaksana di peringkat Bahagian. iv. maklumat. Negeri dan Daerah. iii. Menyampaikan arahan. c.

masa dan tempat • Agenda • Pengerusi mesyuarat • Diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan. tarikh. • Memastikan setiap maklumbalas daripada Bahagian/Negeri diterima dan menyediakan laporan maklumbalas. makanan/minuman • Memastikan persediaan mesyuarat dilaksanakan. tempat serta keahlian mesyuarat • Penyediaan Surat Panggilan Mesyuarat: (Format Lampiran 1) • Tarikh. Senarai semak Lampiran 2 TiNDAKAN Semasa • Berada di tempat mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum mesyuarat diadakan • Mengedarkan kertas mesyuarat/laporan maklumbalas • Mengedarkan senarai kehadiran • Mengambil catatan mesyuarat • Membantu Pengerusi sepanjang mesyuarat berjalan 10 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA . masa. ahli yang hadir dan tindakan susulan yang telah diambil • Menyediakan Talking Points untuk Pengerusi • Mengesahkan kehadiran ahli • Membuat tempahan tempat. • Menyediakan salinan kertas mesyuarat yang secukupnya untuk ahli mesyuarat • Membuat tempahan penginapan untuk ahli mesyuarat (jika diadakan di luar pejabat) • Memberi taklimat kepada Pengerusi sehari sebelum mesyuarat diadakan mengenai kertas yang akan dibentangkan.Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT PeRANAN URUS SeTiA & SeTiAUSAhA TiNDAKAN Sebelum • Berbincang dengan Pengerusi agenda.

• Menyediakan salinan kertas mesyuarat yang secukupnya untuk ahli mesyuarat • Membuat tempahan penginapan untuk ahli mesyuarat (jika diadakan di luar pejabat) • Memberi taklimat kepada Pengerusi sehari sebelum mesyuarat diadakan mengenai kertas yang akan dibentangkan. tarikh. Senarai semak Lampiran 2 TiNDAKAN Semasa Berada di tempat mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum mesyuarat diadakan Mengedarkan kertas mesyuarat/laporan maklumbalas Mengedarkan senarai kehadiran Mengambil catatan mesyuarat Membantu Pengerusi sepanjang mesyuarat berjalan JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 11 . • Memastikan setiap maklumbalas daripada Bahagian/Negeri diterima dan menyediakan laporan maklumbalas. masa. makanan/minuman • Memastikan persediaan mesyuarat dilaksanakan. tempat serta keahlian mesyuarat • Penyediaan surat panggilan mesyuarat: Format Lampiran 1 • Tarikh. masa dan tempat • Agenda • Pengerusi mesyuarat • Diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan. ahli yang hadir dan tindakan susulan yang telah diambil • Menyediakan Talking Points untuk Pengerusi • Mengesahkan kehadiran ahli • Membuat tempahan tempat.PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan TiNDAKAN Sebelum • Berbincang dengan Pengerusi agenda.

Format Lampiran 4 Memantau pelaksanaan keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat PeRANAN AhLi TiNDAKAN Sebelum Semak minit mesyuarat untuk mengenalpasti/mengambil tindakan: • Maklumbalas/kemajuan tindakan yang berkaitan • Memaklum dan mengemukakan Kertas Kerja/Laporan untuk dibentangkan (jika ada) kepada urus setia • Maklumat tambahan (jika ada) Semak dan sahkan butiran mesyuarat: • Tarikh. Format Lampiran 3 Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas mesyuarat diadakan Mendapatkan maklumbalas daripada Bahagian/Negeri mengikut tempoh yang bersesuaian. masa dan tempat mesyuarat • Isu-isu utama yang akan dibincangkan • Pengerusi mesyuarat Bincang dengan Ketua Jabatan sebelum menghadiri mesyuarat (jika mewakili Jabatan) Memaklumkan urus setia jika mewakili Ketua Jabatan TiNDAKAN Semasa Menyertai perbincangan secara aktif dalam mesyuarat: • Mencatat keputusan penting • Memberi pandangan/maklumat yang tepat 12 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA .Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT TiNDAKAN Selepas Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari untuk kelulusan Pengerusi.

masa dan tempat mesyuarat • Isu-isu utama yang akan dibincangkan • Pengerusi mesyuarat Bincang dengan Ketua Jabatan sebelum menghadiri mesyuarat (jika mewakili Jabatan) Memaklumkan urus setia jika mewakili Ketua Jabatan TiNDAKAN Semasa Menyertai perbincangan secara aktif dalam mesyuarat: • Mencatat keputusan penting • Memberi pandangan/maklumat yang tepat TiNDAKAN Selepas Mengambil tindakan ke atas keputusan-keputusan yang berkaitan Menyediakan maklumbalas tindakan susulan pada tarikh yang telah ditetapkan oleh urusetia Menyampaikan keputusan mesyuarat ke peringkat Bahagian/Negeri/ Daerah JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 13 . Format Lampiran 3 Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas mesyuarat diadakan Mendapatkan maklumbalas daripada Bahagian/Negeri mengikut tempoh yang bersesuaian. Format Lampiran 4 Memantau pelaksanaan keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat PeRANAN AhLi TiNDAKAN Sebelum Semak minit mesyuarat untuk mengenalpasti/mengambil tindakan: • Maklumbalas/kemajuan tindakan yang berkaitan • Memaklum dan mengemukakan Kertas Kerja/Laporan untuk dibentangkan (jika ada) kepada urus setia • Maklumat tambahan (jika ada) Semak dan sahkan butiran mesyuarat: • Tarikh.PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan TiNDAKAN Selepas Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari untuk kelulusan Pengerusi.

terima kasih. (NAMA) Jawatan Bahagian 14 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA .2 2.1 2. tuan/puan dengan segala hormatnya dijemput hadir.5 Perutusan Pengerusi Mengesahkan Minit Mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Hal-hal lain Penangguhan Mesyuarat 3. Sehubungan itu.Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT LAMPiRAN 1 foRMAT PANGGiLAN MeSYUARAT DAN AGeNDA Fail Kami: Fail Tuan: Perkara Daripada Kepada Adalah saya dengan hormatnya diarah merujuk kepada perkara di atas dan memaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti berikut: Tarikh Masa Tempat 2. Sekian. : : : Salinan: Tarikh: Agenda mesyuarat adalah seperti berikut: 2.3 2.4 2.

9. 7. 6. 5. 13. 8. 2. 12. 10. 4. 3.PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan LAMPiRAN 2 foRMAT SeNARAi SeMAK PeRSeDiAAN MeSYUARAT (URUS SeTiA) BiL. Tarikh Masa Tempahan tempat Susun atur Tempahan makanan dan minuman Surat panggilan mesyuarat Agenda Borang senarai kehadiran mesyuarat Kertas perbincangan (jika ada) Laporan maklum balas Pengesahan kehadiran ahli mesyuarat Peralatan ICT Alat tulis PeRKARA CATATAN () JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 15 . 11. 1.

hADiR Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan... Tahun. 16 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA ... tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. hADiR BeRSAMA Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli. i.... bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan...... (Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh :……… ... (Catatkan nama mesyuarat) Bil. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan... URUSeTiA Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan...... PeRUTUSAN Y... Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.. BhG... Masa :………..................Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT LAMPiRAN 3 foRMAT MiNiT MeSYUARAT MINIT MESYUARAT... PeNGeRUSi 1. Tempat :………...

Bahagian/Negeri yang menyediakan kertas kerja. perkara-perkara yang perlu direkodkan ialah: a. JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 17 . Jika ada pindaan. PeNGeSAhAN MiNiT MeSYUARAT 2. b. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. iii. catatkan Bahagian/Negeri/Cawangan/Unit atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. PeRBiNCANGAN KeRTAS-KeRTAS KeRJA 6. 5. c. ii. 4. nyatakan pindaan-pindaan berkenaan. jika ada perbentangan kertas kerja .PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat. Tajuk kertas kerja. PeRKARA-PeRKARA BeRBANGKiT 3. iV. Jika perkara-perkara berbangkit masih memerlukan tindakan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. Tujuan utama kertas kerja disediakan.

dan Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. c. PeNUTUP 8. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkaitan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja. Masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Tarikh Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan. Urus Setia Catatkan nama Bahagian/Negeri/Cawangan/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat. 18 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA . e.Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT d. dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. b. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja. Vi. V. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a. hAL-hAL LAiN 7. f. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat.

. JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 19 .PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan LAMPiRAN 4 foRMAT MAKLUM BALAS MAKLUM BALAS MINIT ... Sub-Para dan muka surat yang berkaitan) MAKLUM BALAS/TiNDAKAN 2........... 4..... Para.. 1............ PeRKARA (Nyatakan Perkara. 3.Tahun BAhAGiAN/NeGeRi : BiL. (Catatkan nama mesyuarat) Bil.....

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT JABATAN PENDAFTARAN NEGARA. MALAYSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI .