MDULO CONTROLE DE DOCUMENTOS

1. CADASTRO a. Palavras Chaves Este cadastro serve para criar localizadores para os documentos. Exemplo: EXTRUSAO

2. IMPLANTAO

a. Importao do Documento Este deve ser importado somente em formato Word.

Documento Origem: Clicar no CD para procurar o documento no diretrio em que se encontra. Documento: Deve ser apontado o cdigo do documento conforme TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS X CDIGOS DOS DOCUMENTOS. Reviso: Sempre com 03 casas decimais (Exemplo: 000, 005, 015) Titulo Documento: Apontar em maiscula e sem acentos o ttulo do documento. Digitador: Sempre 01 + o cdigo funcional (Chapa). Tipo de Documento: Deve ser apontado o cdigo do Tipo do Documento (Via F3).

Aps efetuada a importao, deve-se obrigatoriamente dar manuteno no documento. Deve ser alterado o campo As Geral para o assunto correspondente.

Na pasta Opes:

Objetivo: Informar o objetivo do documento.

Responsveis: Deletar (se necessrio) os elaboradores que no so responsveis pelo documento (para deletar: posicione na linha do usurio a ser deletado, aperte Del e saia do cadastro, dando OK).

Destinatrios: Informe quem dever receber este documento, clicando no CD para incluir. Via F3, informe o Setor que o usurio pertence. Clique 02 vezes no usurio para marcar ou desmarcar o recebimento. Observe se o usurio receber cpia eletrnica ou em papel.

Referncia: Caso possua algum documento que queira referenciar ao documento que est cadastrando, informe: Origem: Interno ou externo. Rv Obrigato: Se a reviso do documento obrigatria ou no. Descrio: O cdigo + o nome do documento.

Localizadores: Neste momento, informe Via F3, as palavras chaves cadastradas anteriormente (Exemplo: EXTRUSAO, ESTRUSAO, EXTRUZAO).

Motivo da Reviso: Informe Implantao no sistema Microsiga. Documento: Abra o documento e visualize se a configurao est correta. Finalizar Documento b. Incluso de um Novo Documento

Para criar um novo documento (que no exista em Word), deve-se clicar em Incluir documento e preencher os campos:

Cod Doc: Deve ser apontado o cdigo do documento conforme TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS X CDIGOS DOS DOCUMENTOS. Reviso: Sempre com 03 casas decimais (Exemplo: 000, 005, 015) Doc Int/Ext: Informar se o documento interno ou externo. Tipo de Documento: Deve ser apontado o cdigo do Tipo do Documento (Via F3). As Geral: Informar qual o assunto geral do documento. Titulo Doc: Apontar em maiscula e sem acentos o ttulo do documento. E na pasta Opes, proceder da mesma forma que no item a.. c. Circulao do Documento

Aps a finalizao do documento este encaminhado (eletronicamente) para os usurios que, se necessrio, dever revisar e aprovar, voltando, aps liberado ao distribuidor (elaborador).

Para saber em que passo est o documento clique em Detalhe e ser apresentada a tela do andamento do documento.

Quando o usurio entra no sistema e se tiver alguma pendncia apresentada a tela de pendncias.

Se for confirmada ela traz a tela especificando o Tipo de Pendncia, e o Objetivo do Documento.

3. CRTICA NO DOCUMENTO

Caso o Revisor ou o Aprovador queira apontar uma crtica, na pasta Opes, clique em Crticas.

Ser aberta uma tela j preenchida, onde somente dever ser apontada a crtica, para isto clique no boto Texto da Crtica.

Digite sua crtica, confirme e clique em Devolver Documento. Assim que devolver o documento, ele voltar para o elaborador independente em que grau do processo esteja.

Somente o usurio elaborador do documento poder baixar a crtica. 4. DISTRIBUIO

Para distribuir o documento aconselhvel apontar todos que podero visualizar o documento, mas que no necessariamente devero receber cpia em papel ou eletrnica. Neste caso aponte-os como No Recebe.

O sistema ir trazer uma tela onde dever ser informada a data de vigncia do documento e quantidade de dias da validade. aconselhvel deixar a data que o sistema traz e na quantidade de dias preencher com 9999. Ao confirmar o sistema distribui as cpias eletrnicas e manda imprimir as cpias em papel, e neste momento deve-se cancelar as demais cpias, para assim poder tirar xerox do documento (minimizando o uso da impressora).

O sistema tambm gera o protocolo de recebimento das cpias, onde o usurio distribuidor dever entregar ao leitor e pedir que seja protocolado.

5. TREINAMENTO Para usurios que no possuem acesso ao sistema, pode ser incluso um treinamento para um determinado documento.

Informe os campos: Ano Treina: Ano vigente. Cod Treina: Seqencial informado pelo sistema. Cod Doc: Informe o cdigo do documento que dever ser feito o treinamento (via F3). Reviso: O sistema traz automaticamente. Data Inicio: A data que ser iniciado o treinamento. Data Final: A data que ser concludo o treinamento. Hora Inicio: Hora que ser iniciado o treinamento. Hora Final: Hora prevista para o trmino do treinamento. Local Treina: Local onde ser feito o treinamento. Txt Convoc: Se os treinandos possurem e-mail cadastrado no sistema, recebero um e-mail de convocao, e este campo poder ter a chamada para o treinamento.

Na pasta treinandos clique 02 vezes no usurio que deseja convocar. Aps concludo o treinamento, baixa-lo, clicando em Confirmar e apontando, se necessrio, as ausncias.

Para apontar as ausncias clique no usurio que no foi e automaticamente abrir uma tela que dever conter o motivo da falta. Ao confirmar o sistema pede a data de concluso do treinamento, e o encerra.

6. REVISO Para gerar uma reviso posicione no documento que gerar nova reviso, clique em Gerar Reviso, o sistema abrir a tela de Motivo da Reviso, e aps confirmada, automaticamente trar a tela com todos os dados j preenchidos. Altere o que estiver incorreto ou incompleto e salve o documento.

At a nova reviso estiver aprovada e distribuda ficar vigente o documento anterior, aps distribuda o anterior sumir da tela.

7. SOLICITAES

Pode ser gerada solicitao de novos documentos ou de reviso de documentos j existente.

Para documentos a serem criados deve ser informadas apenas a Descrio do documento e a Razo pela qual deve ser criada, esta rotina para novos documentos, como uma agenda do que dever ser criado.

Posicione no documento que queira sugerir uma nova reviso, aponte a Descrio e a Razo, e o sistema encaminha para o usurio elaborador do documento.

Clique duas vezes sobre a solicitao ou para aprova-la ou para reprova-la, se reprovar aberta uma tela para especificar o motivo, caso contrrio aberta a tela de cadastro do documento, gerando assim uma nova reviso. 8. CONSULTA

Para consultar um documento, clique em Pesquisar Localizadores e Todos os Documentos, escreva a palavra que quer consultar e clique em Pesquisa. Todos os documentos que possurem o link com a palavra digitada sero apresentados em tela.