1.

Muliani Muhammad (C 301 07 )

2. Varanita (C 301 07 )
3. Jayanti Mandasari (C 301 08 )
4. Nurezqi (C 301 09 004)
5. Rendy Aziz Syahputra (C 301 09 006)
6. Trian Sasnita (C 301 09 009)
7. smail (C 301 09 016)
8. Zendra (C 301 09 018)
9. Agusman (C 301 09 021)
10. Mulyani (C 301 09 024)
11. Ridha Purnama Sari (C 301 09 027)
12. Gede Oka (C 301 09 028)
13. Nurhasanah (C 301 09 030)
14. Hilya Ariyani (C 301 09 031)
15. Roni Reynaldi (C 301 09 042)
SISTEM INFURMASI AKUNTANSI
KELOMPOK
BATABASE - SISTEN PEN}0ALAN
NININARKET
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc|

A. KASUS
AlIamart merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang
perdagangan umum dan jasa eceran yang menyediakan kebutuhan pokok sehari-
hari. AlIamart dapat dimiliki masyarakat luas dengan cara kemitraan. AlIamart
dapat ditemui di berbagai daerah, di setiap sudut kota. Para konsumen datang
membeli kebutuhan mereka di minimarket. Pembayaran dilakukan secara tunai di
kasir dengan mesin kasir, sehingga dengan demikian persediaan dapat dilacak.
Sistem penjualan pada AlIamart sudah berbasis komputer yang didukung oleh
database yang memadai.
Bagaimanakah penerapan basis data pada minimarket AlIamart?
Bagaimana sistem dan prosedur penjualan yang dilakukan oleh perusahaan?
Bagaimana peranan sistem inIormasi akuntansi penjualan dalam organisasi
perusahaan? Rancang dan analisis sistem penjualan pada minimarket AlIamart,
sertakan gambar Ilowchart.
. DEFINISI ISTILAH
1. Sistem InIormasi adalah sesuatu yang mengidentiIikasikan,
mengumpulkan, dan mengkomunikasikan inIormasi ekonomi mengenai
suatu badan usaha kepada beragam orang untuk mencapai tujuan tertentu
melalui tiga tahapan yaitu : input, proses, dan output.
2. Sistem InIormasi Akuntansi adalah sebuah sistem inIormasi yang
menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi, yang dapat
digunakan untuk memproses data dan transaksi guna menyediakan
inIormasi yang diperlukan oleh pengguna untuk merencanakan,
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.
3. Sistem InIormasi Penjualan adalah sistem inIormasi bisnis yang mencakup
kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi,
membuat dokumen dan inIormasi penjualan untuk keperluan manajemen
dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order
penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan / Piutang Dagang.
Setiap perusahaan mempunyai tujuan salah satunya adalah untuk
memperoleh laba terutama melalui penjualan baik penjualan tunai maupun kredit.
Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka perusahaan harus memiliki
sistem inIormasi yang memadai agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang
diharapkan dengan meminimalkan masalah yang ada di dalam perusahaan.
Didalam perusahaan sistem inIormasi akuntansi berIungsi untuk mendorong
seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai inIormasi
akuntansi yang terstruktur yang berguna bagi pihak intern perusahaan maupun
pihak ekstern perusahaan juga untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan itu
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc|

sendiri. InIormasi yang bersumber dan suatu pengolahan data harus merupakan
suatu inIormasi yang terstuktur yaitu mampu memenuhi kriteria tepat waktu,
relevan dan terkontrol yang berguna dan dihasilkan oleh suatu sistem, yang
mengelola data menjadi inIormasi, pada suatu organisasi yang terstuktur pula,
yaitu InIormasi yang mengelola data menjadi InIormasi yang memiliki uraian
tugas yang dilaksanakan dengan baik menggambarkan pemisahan Iungsi yang
jelas.
Perusahaan dalam menentukan langkah dan kebijaksanaan membutuhkan
inIormasi yang berkualitas dan dapat dipercaya, karena sangat berguna untuk
memudahkan pengawasan terhadap aktivitas perusahaan sehingga eksistensi
perusahaan dapat dipertahankan dan tujuan yang ditargetkan akan tercapai dengan
baik. Dengan adanya inIormasi yang dibutuhkan, manejemen dapat melakukan
pencegahan terhadap tindakan penyelewangan, kecurangan dan penggunaan harta
perusahaan. Dalam kebijaksanaan akan inIormasi tersebut, perusahaan dapat
memenuhinya baik melalui proses manual maupun menggunakan alat bantu
pengolahan data, misalnya menggunakan komputer.
Sistem inIormasi akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan
dengan siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Penyusunan sistem akuntansi
untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa Iaktor yang penting
sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa
sistem akuntansi harus mampu menyediakan inIormasi yang diperlukan
tepat waktu, dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai.
b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman, yang berarti
sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik
perusahaan.
c. Sistem akuntansi yang disusun harus mempunyai prinsip murah, yang
berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem itu harus dapat
ditekan sehingga relative tidak mahal.
. KONSEP ASIS DATA
Pemrosesan data diperlukan untuk mengolah data menjadi inIormasi.
Integrasi inIormasi dapat menjadikan inIormasi menjadi lengkap dan relevan,
sehingga dapat memberikan manIaat yang optimal. Secara tradisional atau
konvensional, kegiatan pemrosesan data suatu aplikasi dilaksanakan oleh bagian
yang terkait dengan aplikasi tersebut.
Sistem yang digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis,
menggunakan Suatu aplikasi terdiri atas sekumpulan program aplikasi, Iile data,
dan prosedur yang mengerjakan suatu proses atau Iungsi. Pengelolaan data secara
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| -

tradisional dengan cara menyimpan record-record pada Iile-Iile yang terpisah,

yang disebut juga sistem pemrosesan Iile. Dimana masing-masing Iile
diperuntukkan hanya untuk satu program aplikasi saja
Sistem ,sis D,t,
Suatu basis data dapat dibuat dan dipelihara dengan cara manual atau dengan
menggunakan komputer. Suatu basis data yang berbasis komputer dibuat dan
dipelihara oleh sekumpulan program aplikasi yang ditulis secara khusus untuk
menyelesaikan masalah tertentu, atau dengan menggunakan suatu Sistem
Manajemen Basis Data (Database Management System).
Sistem Manajemen Basis Data (SMBD) merupakan suatu perangkat lunak yang
terdiri atas sekumpulan program untuk mengelola dan memelihara data di dalam
suatu struktur yang digunakan oleh banyak aplikasi, bebas (independence)
terhadap media penyimpanan dan metoda akses. Sistem tersebut menyusun
elemen data di dalam struktur yang telah dideIinisikan sebelumnya dan
menyimpan relasi diantara elemen data yang berbeda di dalam basis data.
Sebagai suatu perangkat lunak, SMBD merupakan sistem perangkat lunak dengan
penggunaan yang bersiIat umum (general-purposed) yang memIasilitasi proses
pendeIinisian, konstruksi, dan manipulasi basis data untuk berbagai aplikasi.
PendeIinisian suatu basis data meliputi speciIikasi tipe data, struktur, dan batasan-
batasan untuk data yang akan disimpan di dalam basis data. Mengkonstruksi suatu
basis data ialah proses penyimpanan data pada media penyimpanan yang dikontrol
oleh SMBD. Memanipulasi suatu basis data ialah mendapatkan kembali data
speciIik, memperbarui basis data, dan menghasilkan inIormasi dari data.
Penggunaan suatu SMBD yang bersiIat umum tidaklah cukup untuk
mengimplementasikan suatu basis data yang berbasis komputer. Umumnya masih
diperlukan sekumpulan program yang dibuat sendiri, untuk penggunaan yang
bersiIat khusus (special-purposed). Basis data dan perangkat lunak merupakan
bagian dari sistem basis data, yang secara ringkas dapat dikatakan merupakan
sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi.
Sistem basis data terdiri atas empat komponen, yaitu:
a. Data
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, data untuk suatu basis data
mempunyai karakteristik terintegrasi dan pemakaian bersama. Pada
aplikasi yang relatip besar data cenderung digunakan oleh sistem multi-
user, sedangkan pada aplikasi relatip kecil data cenderung digunakan oleh
sistem single-user.
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| o

Sistem multi-user ialah suatu sistem yang memungkinkan banyak

pengguna (user) dapat mengakses basis data secara berbarengan
(concurrent). Sistem single-user ialah suatu sistem dengan paling banyak
satu pengguna dapat mengakses basis data pada sembarang waktu yang
diberikan.
b. Perangkat keras
Terdiri atas peralatan utama berupa penyimpanan bantu dan peralatan
Input/Output (I/O), processor dan memory utama, serta peralatan
pendukung (misalnya untuk peralatan jaringan atau peralatan komunikasi
yang lain).
c. Perangkat Lunak:
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, perangkat lunak untuk sistem
basis data disebut SMBD, yang merupakan lapisan diantara basis data
secara phisik dengan pemakai. Fungsi utama dari SMBD ialah untuk
menjadi perisai bagi pengguna dari rincian perangkat keras, sehingga
pengguna dengan pengetahuan minimum mengenai perangkat keras dapat
menggunakan sistem basis data dengan mudah.
d. Pengguna:
Terdapat 3 macam pengguna sistem basis data, ialah:
Pemrogram aplikasi, yaitu yang bertanggung jawab menulis
program aplikasi yang menggunakan basis data.
Pengguna akhir, yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem
basis data secara on-line melalui workstation atau terminal.
Antarmuka banyak digunakan untuk mempermudah interaksi.
Sedang untuk pengguna tertentu menggunakan Iasilitas update data
secara interaktiI dengan bahasa query, karena lebih luwes dalam
memberikan Iungsi yang tidak disediakan oleh antarmuka. Bahasa
query ialah bahasa standar yang digunakan untuk mendeIinisikan
dan memanipulasi data di dalam basis data.
Administrator Basis Data (Database Administrator), yaitu
seseorang yang menyusun strategi dan putusan kebijakan mengenai
data, dan menyediakan kebutuhan dukungan teknik untuk
mengimplementasikan putusan yang dipilih. Administrator basis
data bertanggung jawab terhadap penggunaan kewenangan akses
ke basis data, mengkoordinasikan dan memantau penggunaan basis
data, dan untuk menyediakan sumber-sumber perangkat lunak dan
perangkat keras sesuai kebutuhan. Dengan demikian administrator
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| t

basis data bertanggung jawab untuk semua kontrol sistem pada

tingkat teknik.
Tipe File
Tipe Iile yang digunakan dalam system basis data :
a. File induk (master Iile), ada 2 Iile induk :
File induk acuan (reIerence master Iile). Recordnya relatiI statis,
jarang berubah nilainya. Contoh: Iile daItar gaji, matakuliah.
File induk dinamik (dynamic master Iile). Nilai dari recordnya sering
berubah atau diupdate sebagai hasil suatu transaksi. Contoh : Iile
stok barang.
b. File transaksi (transaction Iile)
Disebut juga Iile input. Digunakan untuk merekam data hasil transaksi.
Contoh : Iile penjualan barang.
c. File laporan (report Iile)
Disebut juga Iile output. Berisi inIormasi sementara yang akan
ditampilkan sebagai laporan.
d. File sejarah (history Iile)
Disebut juga Iile arsip. Merupakan Iile yang berisi data masa lalu yang
sudah tidak aktiI lagi tapi masih disimpan sebagai arsip.
e. File pelindung (backup Iile)
Merupakan salinan dari Iile-Iile yang masih aktiI didalam basis data pada
saat tertentu. Digunakan sebagai cadangan apabila Iile basis data yang
aktiI mengalami kerusakan atau hilang.

D. PENERAPAN ASIS DATA
ampir di semua aspek pemanIaatan perangkat komputer dalam sebuah
organisasi/ perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat
Komputer dalam suatu organisasi/perusahaan biasanya digunakan untuk
menjalankan Iungsi Pengelolaan Sistem InIormasi, yang dewasa ini sudah
menjadi suatu keharusan, demi meningkatkan eIisiensi, daya saing, keakuratan,
kecepatan operasional organisasi/perusahaan. Begitu pula dengan minimarket
AlIamart, basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem
inIormasinya. Tidak ada sistem inIormasi yang bisa dibuat/dijalankan tanpa
adanya basis data.
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| 7

Secara lebih teknis/nyata, bidang-bidang Iungsional yang telah umum

memanIaatkan basis data demi eIisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain
adalah :
O Kepegawaian; untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai.
Khususnya dalam perusahaan minimarket AlIamart, yang memiliki banyak
pegawai di setiap gerai di semua cabang.
O Pergudangan (inventori); berhubungan dengan persediaan digudang, yang
dilihat jika ingin memesan pada supplier.
O Akuntansi; untuk berbagai perusahaan.
O Layanan Pelanggan (customer care).
Penerapan basis data dapat dilakukan dengan dua pendekatan yaitu
pendekatan dengan menggunakan pemrosesan Iile yang merupakan pendekatan
manajemen tradisional dan pemrosesan basis data yang merupakan perkembangan
dari pendekatan yang pertama.
1. Pemrosesan File.
Pemrosesan Iile dideIinisikan sebagai kumpulan dari program aplikasi yang
melayani pengguna akhir untuk menghasilkan sebuah laporan, dimana susunan
data di dalam Iile di rancang untuk program aplikasi. Keterbatasan yang dimiliki
oleh pendekatan berbasis Iile yaitu:
O Data yang terpisah & berorientasi pada program. Ketika data disimpan
dalam Iile-Iile yang terpisah, dimana hal ini akan menyulitkan untuk
mengakses data yang diinginkan. Programmer harus menyamakan terlebih
dahulu Iormat Iisik Iile-Iile yang akan diakses sehingga merubah
aplikasinya.
O Kerangkapan Data. Setiap program aplikasi mempunyai Iile data sendiri
sehingga mengakibatkan kerangkapan data antara yang satu dengan yang
lain tidak selaras.
2. Pemrosesan Basis Data
Pemrosesan basis data dideIinisikan sebagai sekumpulan data yang terintegrasi
dan diolah untuk memenuhi kebutuhan para pemakai di dalam suatu organisasi.
Basis data adalah kumpulan dari data yang besar dimana dapat digunakan secara
simultan oleh banyak departemen dan pengguan. Pada pendekatan ini, data tidak
hanya dimiliki oleh satu departemen saja tetapi data tersebut dimiliki oleh semua
departemen karena data tersebut disimpan pada suatu sumber di perusahaan dan
digunakan secara bersamaan.
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc|

Pada sistem penjualan AlIamart, penerapan database sudah menggunakan

pendekatan yang kedua, yaitu pemrosesan basis data. Dimana saat transaksi
penjualan terjadi, departemen gudang dan departemen lainnya dalam perusahaan
dapat mengakses data atas transaksi yang terjadi.
E. PROFIL PERUSAHAAN
PT. Sumber AlIaria Trijaya (SAT) atau AlIamart merupakan Sejarah PT
Sumber AlIaria Trijaya TBK, adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
retail, yaitu menjual barang-barang kebutuhan pokok dan sehari-hari. Kini
perusahaan ini telah berkembang dengan pesat seiring dengan berjalannya waktu,
dan tentunya sudah mempunyai cabang-cabang yang telah tersebar diseluruh
Indonesia dengan nama AlIamart.
Sejarah Perusahaan :
O Didirikan Pada tanggal 27 Juni 1999, dengan nama PT AlIa Mitramart
Utama (AMU) Dengan pemegang saham utama adalah PT AlIa
Retailindo, Tbk 51 dan PT Lancar Distrindo 49.
O Tanggal 18 Oktober 1999, toko pertama dibuka dengan nama "AlIa
Minimart" di Jl. Beringin Raya, Karawaci, Tangerang.
O Tanggal 1 Agustus 2002 kepemilikan perusahaan beralih ke PT Sumber
AlIaria Trijaya. Dengan pemegang Sahamnya yaitu PT M Sampoerna,
Tbk 70 dan PT Sigmantara AlIindo 30.
O Tanggal 1 Januari 2003, nama "AlIa Minimart" diganti menjadi
"AlIamart". Kini perusahaan ini telah berkembang dengan pesat wiring
dengan berjalannya waktu, dan. sudah mempunyai cabang-cabang yang
telah tersebar diseluruh Indonesia terdiri dari 10 Distibution Centre (DC)
yang tersebar diseluruh wilayah.
Visi dari AlIamart adalah :
Menjadi jaringan distribusi retail terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,
berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan
harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global.
Misi dari AlIamart adalah :
Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berIokus
pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.
Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan
selalu menegakkan tingkah laku/etika bisnis yang tertinggi.
Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-
kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| S

Membangun organisasi global yang terpercaya, tersehat dan terus

bertumbuh dan bermanIaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan,
pemegang saham dan masyarakat pada umumnya.
Sistem d,3 Prosedur Pe3u,l,3
Prosedur penjualan dalam setiap perusahaan memiliki peranan yang sangat
penting yang meliputi beberapa aktivitas seperti proses penjualan, penyiapan
barang, administrasi, pengiriman, dan purna jual yang terbagi atas beberapa
departement yang ada dalam perusahaan antara lain departement penjualan,
departement administrasi, departement persediaan, departement pengiriman,
departement penagihan, yang melakukan tugasnya berdasarkan pada tiap
departement. Jika tidak dapat ditangani akan menyebabkan penurunan kinerja
pada departement yang bersangkutan serta pada departement lainnya.
Oleh karena itu perlu adanya turun tangan dari pihak perusahaan untuk
mengamati dan menyelesaikan permasalahan inIormasi agar didapat keseluruhan
kinerja department yang memuaskan dan pada akhirnya akan membuat konsumen
puas, yang menjadi Iokus utama perusahaan dalam meningkatkan penjualan.
Adapun ciri-ciri perusahaan dagang, yaitu melakukan pembelian barang untuk
dijual kembali tanpa melakukan proses produksi (mengolah/mengubah bentuk),
pendapatan pokoknya diperoleh dari penjualan barang dagang. Kegiatan utama
perusahaan dagang adalah sebagai berikut:
1. Melakukan transaksi pembelian barang dagang, baik secara tunai maupun
kredit.
2. Melakukan transaksi penjualan barang dagang, baik secara tunai maupun
kredit.
3. Melakukan pembayaran utang usaha yang terjadi akibat adanya berbagai
transaksi dalam aktivitas perusahaan.
4. Menerima pembayaran/pelunasan piutang usaha yang terjadi akibat
adanya berbagai transaksi dalam aktivitas perusahaan.
5. Melakukan penyimpanan barang dagang selama belum dijual dan
diserahkan kepada pembeli.
Faktur dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat
timbulnya piutang, biasanya Iaktur ini dibuat dengan beberapa tembusan yang
mempunyai Iungsi- Iungsi sebagai berikut :
1. Faktur Penjualan (Customer's copies). Dokumen ini merupakan lembar
pertama yang dikirim oleh Iungsi penagihan kepada pelanggan.
2. Tembusan piutang (Account Receivable copy). Dokumen ini merupakan
tembusan Iaktur penjualan yang dikirimkan oleh bagian penagihan ke
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| JU

bagian akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu

piutang.
3. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy). Dokumen ini
merupakan tembusan yang dikirimkan oleh bagian penagihan ke bagian
akuntansi sebgai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jenis penjualan.
4. Tembusan Analisis (Analysis Copy). Dokumen ini merupakan tembusan
yang dikirim oleh bagian penagihan ke bagian akuntansi sebagai dasar
untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu
persediaan, untuk menganalisa penjualan dan untuk perhitungan komisi
salesman.
5. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy). Dokumen ini dikirimkan oleh
bagian penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari
pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga
memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
Sistem penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud
agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik, bagian yang terkait dalam
sistem penjualan adalah:
a. Bagian Order Penjualan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima
surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan inIormasi yang belum ada pada surat order tersebut,
menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman.
b. Bagian Kas. Bagian ini berIungsi untuk menerima pembayaran harga
barang dari pembeli.
c. Bagian Kredit (untuk penjualan kredit). Dalam transaksi penjualan kredit,
bagian ini berIungsi bagian ini bertanggung jawab untuk meneliti status
kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit.
d. Bagian Gudang. Bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang
dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan
barang ke Iungsi pengiriman.
e. Bagian Pengiriman. Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan
barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari bagian
penjualan, dan dapat bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada
barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang
berwenang apabila terjadi retur pembelian, bagian ini juga bertugas untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dipesan kepada supplier.
Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada memo untuk retur
pembelian.
I. Bagian penagihan. Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat dan
mengirimkan Iaktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| JJ

Iaktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh Iungsi

akuntansi.
g. Bagian Akuntansi. Bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang
yang timbul dan transaksi penjualan kredit dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur. Disamping itu bagian ini
juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan.
Prosedur kegiatan penjualan
a. Pemesanan barang dagang, dilakukan dengan dua cara:
1. Barang DC biasanya dilakukan dari hasil transaksi penjualan yang
dilakukan dalam satu hari melalui kiriman database dari toko ke gudang
DC (distribution center) via e-mail. Data ini ditampilkan secara otomatis
pada Iormulir pemesanan barang.
2. Barang BKL (barang kirim langsung) barang yang datang langsung ketoko
seperti supplier yakult dan campina, biasanya pemesanan barang
dilakukan dengan membuat PO (purchasing order) ke supplier dengan
mencetak dokumen tiga rangkap. 1 rangkap asli untuk DC, 1 rangkap
untuk toko, dan 1 rangkap, untuk supplier sebagai bukti tertulis tentang
pemesanan barang.

atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| J

b. Pengiriman Barang Ke Toko AlIamart
1. Barang yang tersedia diminimarket AlIamart di kirim langsung dari pusat
oleh masing-masing Distribution Centre (DC) karena semua barang
barang yang baru datang dari supplier harus di cek terlebih dahulu,
sebelum dikemasi kedalam box/container. Setelah proses packing
(pengepakan) barang barang yang sudah siap untuk dikirim ditujukan ke
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| J

cabang-cabang AlIamart, sesuai letak area masing masing toko yang

diantar melalui mobil-mobil truck dan dikendarai oleh driver (supir).
2. Sesampainya di toko AlIamart supir memberikan berkas atau kertas Iaktur
kepada pejabat toko, dan menurunkan barang barang yang berada dalam
truck untuk dibawa masuk kedalam toko AlIamart agar di cek kembali,
berdasarkan nama merk, jumlah barang yang sesuai dengan Iaktur
pengiriman barang, jika terjadi kelebihan pengiriman barang yang tidak
sesuai dengan Iaktur pengiriman, maka pihak toko atau pejabat yang
bertugas harus melaporkan ke pusat agar segera di kirim kembali ke
Distribution Centre (DC) dan membuat nota pengembalian barang (Iile
NPB).
3. Kemudian pejabat toko mengambil kotak peluru (brancas) merupakan
tempat untuk menaruh uang sales (hasil penjualan) bersamaan dengan
bukti setoran tunai. yang siap disetorkan kepusat AlIamart. Uang hasil
penjualan dikirim bersamaan dengan datangnya pendistribusian barang ke
cabang--cabang AlIamart yang dilakukan sekali dalam sehari.
4. Kemudian setelah melakukan pengecekan barang, dan uang sales,
pramuniaga, kasir serta pejabat toko bertugas mendisplay barang-barang
tersebut ketempatnya masing- masing sesuai dengan rak yang telah di
tentukan berdasarkan jenis barang Iood atau non Iood, ukuran barang dan
merknya. Jika ada barang yang kosong namun stock telah habis, maka
harus dilakukan passing out yaitu meletakan barang-barang lainnya yang
sejenis ketempat rak barang yang kosong. Apabila terjadi seperti itu maka
label price pada barang yang kosong harus dibalik dengan tulisan maaI
persediaan habis agar konsumen tidak salah melihat harga.
C. Persediaan Barang Dagang
Persediaan barang dagang merupakan unsur yang sangat penting dalam
perusahaan. karena dapat menentukan besar kecilnya laba perusahaan, sebagai
akibat adanya transaksi pembelian barang, penjualan barang dan retur penjualan
maka persediaan barang dagang akan terus menerus berubah. Minimarket
AlIamart menggunakan sistem kertas kerja PKM (Penetapan Kuantitas
Maksimum-Minimum) yaitu setiap item barang sudah diketahui trend penjualan
selama 3 bulan (average sales), mengetahui masa tenggang waktu antara
permintaan barang sampai pemenuhan (lead time), dapat merevisi PKM untuk
barang yang cepat terjual (past moving) dan barang yang lama terjual (slow
moving) yang dilakukan setiap awal bulan (minggu I hari ke V) dengan cara
mencetak laporan PKM dan mengusulkan pada area coordinator untuk dapat
merubahnya. PKM juga dapat mengetahui kondisi dimana barang tersebut sedang
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| J-

kosong di gudang maupun ditoko (stock out). Evaluasi sistem PKM toko Untuk
mencapai penjualan (SPD) maximal yang dilakukan AlIamart.
Proses Tr,3s,si Di Too
Proses transaksi AlIamart yaitu konsumen menghampiri kasir. Lalu, kasir akan
menginput/ memasukkan barang yang dibeli dengan cara menscanner barcode,
barang tersebut. Apabila tidak dapat di scan maka kasir akan memasukkan nomor-
nomor yang ada pada barcode atau dengan cara lain yaitu dengan menekan F2,
lalu kursor ke kanan dengan mengetikan nama barang lalu sesuaikan dengan merk
dan ukuran barang yang dibeli. Jika sudah yakin tekan F12, maka barang yang
dibeli konsumen telah masuk datanya dikomputer dan nominalnya akan dibayar
oleh konsumen.
Dengan adanya perkembangan teknologi, AlIamart bekerja sama dengan Bank
BCA dan BNI. Yaitu konsumen dapat membayar harga barang yang dibelinya
dengan cara: Debit BCA dan Debit BNI, selain itu menyediakan tarik tunai
dengan syarat berbelanja di AlIamart minimal Rp.25.000, tarik tunai BCA
maksimal Rp.500.000 dan minimalnya Rp.50.000. Selain itu juga ada layanan dari
Bank BCA yaitu dengan adanya FLazz BCA, merupakan sejenis kartu dalam
bentuk uang, dan berguna membayar pada saat kita transaksi, namun AlIamart
juga mengadakan member card AKU bagi pelanggan AlIamart yang dapat di isi
ulang saldonya dan dapat digunakan sebagai pembayaran yang sah pada AlIamart.
Setelah konsumen membayar hasil barang belanjaanya maka hasil transaksi
pembayarannya akan di print sebagai tanda bukti pembelian barang pada AlIamart
Sistem i31orm,si Al1,m,rt
Untuk mencapai kesuksesan dan mengalami perkembangan hingga saat ini, semua
tidak lepas dari pengelolaan yang baik atas ketiga komponen dalam sistem
inIormasi AlIamart :
1. Proses Bisnis. Dalam bisnis ritel, beberapa Iaktor yang perlu diperhatikan
untuk kesusksesan usaha seperti ini adalah: district center, SDM, konsep
lokasi, ketersediaan barang (merchandise), dan bagaimana bisa membuat
komunikasi lebih cepat. Selain itu dalam minimarket, itemnya tidak terlalu
banyak, tapi dituntut harus Iokus. Karenanya, dibuatlah struktur pembagian
kerja yang dijalankan melalui 9 divisi: operasional, merchandising,
pemasaran & pengembangan bisnis, waralaba, TI, keuangan dan
administrasi, RD, pengembangan korporat & audit.
2. Teknologi InIormasi. Dengan banyaknya gerai AlIamart, tentu diperlukan
sistem yang terintegrasi antar satu toko dengan toko yang lain untuk
mendata transaksi dan membuat laporan yang juga terhubung pada sistem
Tehnik InIormasi secara keseluruhan. Namun SAT memahami bahwa
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| Jo

AlIamart merupakan minimarket dengan proses bisnis yang tidak

sekompleks supermarket ataupun hipermarket. POS (Point oI Sale)
umumnya dipakai pada jenis supermarket besar atau department store.
Adapun toko supermarket kecil seperti AlIamart baru sebatas menggunakan
jenis cash register. Selain itu, untuk dapat terus memberikan pelayanan yang
memuaskan bagi para pelanggannya, AlIamart membentuk komunitas
dengan kartu AKU. Dengan kartu AKU, database pelanggan dapat
digunakan oleh AlIamart untuk melakukan continuous improvement dan
secara tidak langsung juga dapat digunakan untuk terus melayani konsumen
dengan lebih baik lagi. Kartu AKU adalah kartu anggota pelanggan
AlIamart yang diberikan jika pelanggan bersedia memenuhi ketentuan yang
disyaratkan AlIamart. Bagi anggota pelanggan yang telah memiliki Kartu
AKU bisa memanIaatkan keuntungan-keuntungan berbelanja di AlIamart
yaitu:
ematKu: Program potongan harga hemat/bonus produk tertentu. anya
Anda pemegang Kartu AKU yang akan mendapat potongan arga/Bonus
produk tertentu saat berbelanja di AlIamart.
SpesialKu: Program penjualan produk-produk ekslusiI dengan harga spesial.
adiahKu: Program hadiah langsung atau Undian.
3. Sumber Daya Manusia (people). Untuk strategi pengelolaan SDM,
manajemen membuat kombinasi para proIesional yang berpengalaman
(senior) dengan karyawan yang masih Iresh, sehingga akan ada yang
ditunjuk sebagai pemimpin untuk membentuk budaya kerja tim. Bentuk
pelatihan dirancang sesuai dengan karier. Sebagai inIormasi, di organisasi
toko AlIamart jabatan terendah adalah kasir, lalu naik ke pramuniaga,
berikutnya merchandiser, kemudian asisten kepala toko, dan tertinggi kepala
toko. Tahap pelatihannya, dari basic, intermediate hingga advance. Untuk
posisi terbawah, bentuk pelatihannya tergantung pada hasil uji kompetensi,
apakah perlu latihan dasar dulu ataukah langsung intermediate.
,31,,t Pe3u3,,3 ,rcode D,3 esi3 K,sir
Dalam sistem penjualan dengan menggunakan barcode, kita akan mendapatkan
inIormasi yang sangat detil dan mutakhir dari banyak aspek usaha yang kita
geluti, memungkinkan kita dalam proses pengambilan keputusan dilakukan
dengan percaya diri dan tepat sebagai misal:
1. Proses penjualan yang cepat sehingga dapat mengidentiIikasi secara cepat dan
tepat serta melakukan pemesanan kembali (re-order) barang dari supplier
dengan cepat dan mampu mengimbangi tingkat permintaan barang oleh
konsumen.
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| Jt

2. Mampu mengetahui barang yang lakunya lambat (slow moving) sehingga

mencegah pemesanan barang yang tidak bergerak dan menguntungkan bagi
aliran dana (cash Ilow) perusahaan.
3. Pergerakan penjualan produk dapat di monitor dari kecepatan perputarannya
serta tingkat proIitabilitasnya dan memungkinkan untuk produk tersebut
mendapat ruang yang bagus untuk di pajang.
4. Catatan data penjualan secara periodik dapat digunakan untuk memprediksi
loncatan penjualan musiman.
5. InIormasi mengenai item produk dapat diketahui di rak bila ada harga promo
maupun kenaikan harga. Disamping penjualan dan pencatatan persediaan,
Sistem barcode juga banyak bermanIaat di bidang jasa pengiriman barang
(shipping)/penerimaan barang, dan penelusuran pencatatan barang (tracking).
Ketika proses pengemasan dan pengepakan produk yang selesai di produksi
maka akan di berikan identiIikasi berupa nomer identiIikasi barang tersebut.
Database yang ada dapat di hubungkan (link) dengan nomer identiIikasi tadi
sehingga memungkinkan untuk mempermudah mendapatkan inIormasi
tentang barang tadi baik meliputi nomer order, isi, jumlah, tujuan pengiriman
akhir dll. InIormasi data tersebut dapat di padukan dengan sistem komunikasi
sehingga pengolahan data secara elektronik dapat dimanIaatkan oleh ritailer/
pengecer sebagai inIormasi untuk pemesanan barang dan kedatangan barang
yang dipesan. asil penelusuran pengiriman barang dapat dikirimkan pada
pusat pendistribusian barang sebelum terkirim ke tujuan akhir pengiriman.
Ketika pengiriman sampai ke tempat akhir (tujuan) maka kode barcode tadi di
scan dan kita dapat mengetahui asal pengirim isi dari kemasan tersebut, dan
berapa kita harus membayar untuk biayanya. Alasan utama dari penggunaan
sistem barcode adalah mempermudah sistem kerja dan mengurangi biaya
karena mampu bekerja lebih eIesien. Tingkat ke akurasiannya 1/100,000.
Dengan banyaknya gerai AlIamart, tentu diperlukan sistem yang terintegrasi
antar satu toko dengan toko yang lain untuk mendata transaksi dan membuat
laporan yang juga terhubung pada sistem Tekhnik inIormasi secara
keseluruhan.
F. RUANG LINGKUP SISTE INFORASI ALFAART
Sistem I31orm,si
Sistem inIormasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu inIormasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam
sistem inIormasi diperlukannya klasiIikasi alur inIormasi, hal ini disebabkan
keanekaragaman kebutuhan akan suatu inIormasi oleh pengguna inIormasi.
Kriteria dari sistem inIormasi antara lain, Ileksibel, eIektiI dan eIisien
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| J7

Sistem I31orm,si erb,sis Komputer

Merupakan system pengolah data yang diproses sedemikian rupa menjadi sebuah
inIormasi yang berkualitas ndan dapat dipergunakan sebagai pembantu dalam
pengambilan keputusan.
Desripsi Sistem I31orm,si Al1,m,rt
Sistem InIormasi Pembelian dan Penjualan adalah suatu system soItware yang
akan membantu proses penjualan dan pembelian barang dengan menerapkan
system administrasi yang kuat untuk Pencatatan dari barang masuk, penyimpanan
barang di gudang, sampai dengan barang keluar atau dijual. Dilengkapi dengan
system pelaporan yang sistematis dan akurat, adapun modul modul yang
terintegrasi dalam Sistem InIormasi AlIamart ini adalah :
O Data dan Kelompok Barang
O Data Suplier
O Data Customer
O Order Pembelian
O Penjualan
Ruang Lingkup proses inIormasi :
Produk :
Kode produk
Nama produk
Jenis produk
arga produk
Suplier:
Kode supplier
Nama supplier
Media Promosi :
Iklan televisi
Forum
Blog
Situs pribadi
Ru,3 Li3up Proses
Sistem pembelian barang (proses membeli barang)
Sistem penjualan barang (proses menjual barang)
Sistem pengadaan barang (proses pendapatan barang)
Sistem bagian gudang (proses pergudangan)
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| J

Sistem pengembalian barang (proses retur)

Sistem pengiriman barang (proses penerimaan barang sampai ke tangan
pembeli)
Sistem pemeriksaan stok barang (proses pengecekan stok barang yang
tersedia)
Sistem pemesanan barang (proses pemesanan barang)
Sistem pengisian stok barang
Flowch,rt
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan
hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan
simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu.
Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya
Ilowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses
maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah Ilowchart selesai disusun, selanjutnya
pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa
pemrograman.
Tujuan Flowchart adalah mendeskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar
entitas berbasis aliran Iisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu.
Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu
menggambarkan proses di dalam program.
Diagram yang menunjukan alur data melalui program atau sistem penanganan
inIormasi dan operasi-operasi yang dikenakan pada data pada titik-titik yang
penting di sepanjang jalur. Flowchart menggunakan anotasi dan lambang,
misalnya segi empat, belah ketupat dan oval, untuk menyatakan berbagai operasi.
Garis dan ujung panah menghubungkan lambang-lambang tersebut untuk
menunjukkan arah arus data dari satu titik ke titik lain. Sebagai diagram graIis
yang menunjukkan program atau sistem lainnya, Ilowchart berguna sebagai sarana
pembantu untuk menunjukkan bagaimana bekerjanya program yang diusulkan dan
sebagai sarana untuk memahami operasi-operasi sebuah program.
Berikut ini adalah Ilowchart dari sub system yang terdapat pada system inIormasi
AlIamart .




atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| JS

G. KELEIHAN DAN KEKURANGAN
Kelebihan Sistem Basis Data
Terkontrolnya kerangkapan data
Dalam basis data hanya mencantumkan satu kali saja Iield yang sama yang
dapat dipakai oleh semua aplikasi yang memerlukannya.
atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| U

Terpeliharanya keselarasan (ke-konsistenan) data

Apabila ada perubahan data pada aplikasi yang berbeda maka secara
otomatis perubahan itu berlaku untuk keseluruhan
Data dapat dipakai secara bersama (shared)
Data dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa program aplikasi
(secara batch maupun on-line) pada saat bersamaan.
Dapat diterapkan standarisasi
Dengan adanya pengontrolan yang terpusat maka DBA dapat menerapkan
standarisasi data yang disimpan sehingga memudahkan pemakaian,
pengiriman maupun pertukaran data.
Keamanan data terjamin
DBA dapat memberikan batasan-batasan pengaksesan data, misalnya
dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi user (misal :
modiIy, delete, insert, retrieve)
Terpeliharanya integritas data
Jika kerangkapan data dikontrol dan ke konsistenan data dapat dijaga
maka data menjadi akurat.
Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan) antara kebutuhan data yang
berbeda dalam setiap aplikasi. Struktur basis data diatur sedemikian rupa
sehingga dapat melayani pengaksesan data dengan cepat.
Data independence (kemandirian data)
Dapat digunakan untuk bermacam-macam program aplikasi tanpa harus
merubah Iormat data yang sudah ada
Kelemahan Sistem Basis Data
Memerlukan tenaga spesialis
Kompleks
Memerlukan tempat yang besar.
Mahal (Perlu Biaya Besar)




atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc| J

H. SOLUSI/ SARAN
Berdasarkan penjelasan dan pemaparan diatas, bahwa memang database
sangat mendukung kelancaran inIormasi dalam perusahaan. Dengan kelebihan-
kelebihan database yang ditawarkan ternyata masih memiliki beberapa
kekurangan dan kendala penerapannya. Solusi/ saran yang dapat diberikan adalah:
1. Memberikan pelatihan atau training kepada karyawan agar penggunaan
sistem database lebih baik.
2. Kompleksitas database dalam sistem yang ditawarkan dalam perusahaan
dapat disederhanakan, tentunya dengan IT yang lebih memadai.
3. arga yang murah tidak dapat menjamin keandalan sistem yang diminta,
sehingga harga yang mahal tidak terlalu menjadi masalah jika sistem yang
baik diharapkan dapat memenej suatu prosedur dalam perusahaan yang
akan menjadi sumber pendapatan dan mendatangkan keuntungan.



















atabase - Sistem Penjualan Minimarket A!]o+o+!

_[[e|cc|

REFERENSI

http://andini08421002.blogspot.com/
http://ty000.wordpress.com/
http://materibasisdata.blogspot.com/