OptimaIisasi Pemanfaatan Perpustakaan bagi Pejabat StrukturaI

dan FungsionaI

Disampaikan daIam acara Seminar Perpustakaan dan Bedah Buku
IImiah GeospasiaI
Oleh: Agus Rusmana, Drs., MA
(Dosen Jurusan lmu nformasi dan Perpustakaan Fikom Unpad)
agsrsmana@yahoo.co.id



Kebutuhan Bersama

Optimalisasi pemanfaatan perpustakaan hanya dapat dilakukan melalui
kerjasama yang sinergis antara kedua belah pihak yang saling membutuhkan,
yaitu pemustaka (perubahan sebutan pengguna berdasarkan UU No. 43 No
2007 Tentang Perpustakaan) yang membutuhkan informasi dan layanan
perpustakaan, dan pengelola informasi yang membutuhkan pemustaka untuk
menjamin tersebarnya informasi dan ilmu pengetahuan dari perpustakaan ke
pihak lain. Dengan pertemuan sinergis dua kepentingan ini maka akan terjadi
gerakan saling mendukung yang semakin menjamin kebergunaan dan
ketersebaran informasi dan ilmu pengetahuan yang sebenarnya merupakan hasil
kerja ke dua belah pihak, terutama di perpustakaan lembaga yang menghasilkan
koleksi data, informasi dan ilmu pengetahuan seperti Bakosurtanal. Untuk itu
masing-masing pihak harus sangat mengetahui kebutuhan diri dan pihak lain,
yaitu pemustaka mengetahui benar data, informasi dan layanan apa yang
dibutuhkannya, dan pengelola perpustakaan mengetahui benar data, informasi
yang dimiliki dan layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka. Tahap paling
utama untuk optimalisasi pemanfaatan perpustakaan adalah pemahaman
bersama mengenai fungsi dan manfaat data, informasi dan ilmu pengetahuan
oleh ke dua belah pihak, sehingga setiap pihak sangat paham apakah tindakan
(meminta dan memberi) yang dilakukan adalah tepat atau sesuai dengan
tindakan yang seharusnya sehingga semua hasil tindakan akan menjadi tepat
sasaran.



Fungsi dan Manfaat Data, Informasi dan IImu Pengetahuan
Setiap orang sudah sangat mengenal istilah data sebagai sekumpulan
fakta yang mencirikan sebuah kondisi, kemudian juga istilah informasi sebagai
data yang dipilih sesuai dengan kebutuhan masing-masing orang, dan ilmu
pengetahuan sebagai sekumpulan informasi yang dipilih dan digunakan untuk
melakukan sebuah tindakan. Ketiga komponen ini bahkan sudah menjadi
sesuatu yang tidak terpisahkan dalam kehidupan manusia. Seperti dinyatakan
oleh &nited Nations Environment Programme bahwa:
In sustainable development, everyone is a user and provider of
information considered in the broad sense. That includes data,
information, appropriately packaged experience and knowledge. The
need for information arises at all levels, from that of senior decision
makers at the national and international levels to the grass-roots and
individual levels (http://dev.jqueryui.com)

Namun apakah sebenarnya fungsi data, informasi dan pengetahuan bagi
kehidupan manusia sebagai individu atau kelompok? Mengingat bahwa data
merupakan sumber awal informasi dan pengetahuan adalah hasil dari perlakuan
pada informasi, maka dalam bahan diskusi ini kita akan memusatkan perhatian
kita pada informasi yang juga menjadi fokus utama dalam manajemen
perpustakaan. Mengetahui fungsi informasi merupakan hal yang sangat penting
karena akan menjadikan manusia mengetahui mengapa dia memilih informasi ini
dan menolak yang lain.
nformasi adalah sebuah entitas yang mengurangi ketidak pastian tentang
suatu keadaan, pernyataan atau kejadian. Dengan informasi lengkap tentang
lokasi Bakosurtanal, setiap orang yang belum pernah berkunjung akan memiliki
kepastian tentang jalan terdekat menuju lokasi dan dengan mudah dan cepat
mencapai tempat yang dituju. Dengan informasi tentang kesukaan mertua,
seorang menantu dapat membawa oleh-oleh yang pasti menyenangkannya dan
tidak dibuang, sedangkan istri yang punya informasi banyak tentang profil
suaminya akan mudah mengenali tanda-tanda apakah ada kebohongan yang
dilakukan sang suami. Namun fungsi paling utama dari informasi, terutama untuk
kelompok, lembaga atau organisasi adalah sebagai dasar pengambilan
keputusan dan tindakan. Dengan informasi, setiap pengambilan keputusan
dapat diperhitungkan konsistensi atau resiko yang akan diterima, dan dengan
informasi juga akan dapat ditentukan strategi untuk menghadapi semua resiko
tersebut. Dengan kata lain, pengambilan keputusan yang 'baik dan benar' adalah
selalu berbasis informasi, bukan berlandaskan kebiasaan, pengalaman yang
lalu, atau bahkan sekedar intuisi (walaupun kadang-kadang boleh digunakan).

Informasi Sebagai Basis Tindakan
Abeytunga menyatakan dalam orld Congress on Occupational Safety
and Health (Sao Paulo, Brazil,1999) bahwa semua komponen (employers, senior
managers, line managers, practitioners and workers, all have responsibilities and
important rules to play in workplace) dalam organisasi (Bakosurtanal
mengelompokkannya ke dalam pejabat struktural dan fungsional) harus
bersama-sama mengidentifikasi, mengenali, dan menangani semua
kemungkinan masalah yang muncul serta penyebab dari masalah tersebut
seawal mungkin. Semua komponen harus sangat mengerti dan mengetahui
benar tentang masalah yang ada dan solusinya serta bagaimana
mengimplementasikannya di tempat kerja. Pernyataan ini jelas sekali
menunjukkan bahwa inti semua keputusan tindakan adalah informasi awal (yang
ditemukan melalui identifikasi dan pengenalan pada situasi) yang dengan
informasi dan pengetahuan yang tersedia dengan lengkap, akan dapat dipilih
solusi yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah.
Pada saat harus membuat keputusan dan melakukan tindakan, misalnya
keputusan untuk menjalankan sebuah proyek, atau memutuskan untuk
mengeksplorasi sebuah lokasi baru, pada umumnya para pelaku manajemen
mencari informasi secara internal (internal search) yaitu dengan menggali
informasi dari dalam ingatannya, dan pencarian informasi secara eksternal
(external search), yaitu mencari informasi dari sumber di luar dirinya dalam
berbagai format. Walaupun informasi dari dalam ingatan sangat banyak,
informasi tersebut seringkali tidak lagi akurat karena tercampur dengan ingatan
lain dan sifat lupa yang secara alamiah dimiliki manusia. Oleh karena itu
sebaiknya informasi yang digunakan adalah sumber informasi dari luar dirinya
yang keputusan pemilihannya ditentukan oleh kemampuan berfikir berdasarkan
pengalaman dalam memilih solusi untuk sebuah masalah.


PengenaIan Perpustakaan
Waktu yang dimiliki seorang peneliti atau manajemen lembaga seperti
Bakosurtanal untuk mengidentifikasi dan mengenali masalah sampai membuat
keputusan tidak pernah cukup banyak (bahkan seringkali mendadak dan harus
segera dilakukan), padahal informasi yang dibutuhkan dan digunakan untuk itu
sangat banyak. Oleh karena itu mereka akan sangat membutuhkan pihak yang
dapat menyediakan informasi yang tersedia dalam jumlah banyak, akurat, dan
cepat untuk segera mereka gunakan tanpa harus melakukan verifikasi lagi
terhadap sumber dan informasi tersebut (Apakah sumber dapat dipercaya?
Apakah informasi dapat dipertanggung jawabkan? Apakah informasi akurat?
Apakah dapat diakses kembali dengan mudah?). Pihak yang dapat melakukan
itu hanyalah perpustakaan, karena di perpustakaan semua sumber data dan
informasi disediakan melalui seleksi dan verifikasi sumber yang ketat. Di
perpustakaan juga data dan informasi tersimpan dalam sistem yang sudah
terorganisir sehingga dapat dengan tepat ditemukan, bahkan langsung oleh
orang membutuhkan tanpa bantuan pustakawan. Terlebih lagi di perpustakaan
ada pustakawan yang dengan keilmuan, keahlian dan keterampilannya, dapat
membantu mempercepat penemuan informasi. Pustakawan juga mampu
memilihkan dan menyediakan format kemasan informasi yang sesuai dengan
profil dan kebutuhan pemustaka, baik individu maupun organisasi.
Pengetahuan tentang perpustakaan sebagai sebuah lembaga penyedia
informasi harus dimiliki oleh setiap orang yang membutuhkan informasi agar
tidak terdapat persepsi keliru tentang perpustakaan yang seringkali dimiliki oleh
mereka yang tidak pernah atau jarang sekali berkunjung atau memanfaatkan
jasa perpustakaan. Perpustakaan seringkali dinilai hanya sebagai sebuah tempat
tersimpannya sekumpulan buku (gudang buku) dengan suasana ruang yang
muram, sepi dan membosankan. Terlebih lagi ketika orang-orang
membandingkan kelengkapan koleksi yang ada di situs jaringan (websites)
berbasis nternet. Bahkan banyak anggapan bahwa dengan adanya nternet dan
mesin pencari (search engine) yang cepat mencarikan data yang dibutuhkan
sebanyak apapun yang diinginkan, maka keberadaan perpustakaan dianggap
sebuah kesia-siaan. Selalu muncul ungkapan bahwa apa yang dimiliki oleh
perpustakaan sudah out of date, 'jadul' dan tidak dapat digunakan lagi. Tetapi
apakah benar seperti itu kondisi yang sesungguhnya?
Dari pengamatan dan pengalaman menelusur dengan menggunakan
fasilitas nternet, setiap peneliti dan manajemen lembaga sangat mengetahui
bahwa nternet memiliki sumber informasi dan data yang luar biasa banyaknya.
Namun tidak banyak juga yang mengetahui bahwa penyimpanan (uploading dan
storing) dalam nternet tidak berdasarkan pada aturan apapun. Seorang
pustakawan dari OCLC (perpustakaan digital terbesar dunia berbasis di Ohio,
USA) menganalogikan nternet sebagai vacuum cleaner yang menghisap
apapun tanpa pilih-pilih. Apapun yang yang disimpan ke dalamnya, akan
disimpannya tanpa memperhatikan atau mempertimbangkan apakah data
tersebut pantas atau membahayakan (nternet hanya menolak data yang
formatnya tidak sesuai atau salah memasukkan, tidak pernah karena datanya
membahayakan negara atau karena data tidak bermoral atau bertentangan
dengan agama). Maka dapat dibayangkan apa saja yang dapat diperoleh dari
nternet.
Kondisi seperti nternet di atas, tidak pernah ada di perpustakaan.
Walaupun dari hitungan jumlah koleksi perpustakaan kalau jauh dari nternet,
namun terdapat banyak keunggulan yang hanya dimiliki oleh perpustakaan dan
tidak dimiliki oleh nternet. Dari sekian banyak keunggulan, dalam tulisan ini akan
dikemukakan beberapa keunggulan utama perpustakaan:

1. Koleksi yang tersedia merupakan hasil pemilihan yang dilakukan oleh
pustakawan yang memiliki pengetahuan, keahlian dan keterampilan mencari,
menelusur, mengumpulan dan menyeleksi bahan pustaka. Koleksi yang
tersedia juga memiliki jaminan ketepatan isi karena dipilih berdasarkan riset
pada profil dan kebutuhan pemustaka. Nyaris tidak ada koleksi yang tidak
dibutuhkan.

2. Di perpustakaan lembaga (perpustakaan khusus), tersedia koleksi yang
khusus diterbitkan oleh lembaga sendiri dan tidak semua dipublikasikan dalam
bentuk digital melalui situs jaringan miliki lembaga. Di beberapa lembaga,
termasuk perguruan tinggi, hasil penelitian yang diterbitkan hanya berupa
ringkasan (abstrak atau rangkuman eksekutif). Koleksi jenis ini merupakan
sumber informasi yang sebenarnya paling banyak digunakan untuk kegiatan
ilmiah sejenis.

3. Semua koleksi yang tersedia di perpustakaan memiliki legalitas dan isinya
dapat dipertanggung jawabkan karena setiap koleksi memiliki informasi
sumber yang jelas, sehingga apabila informasi yang terkandung ternyata
keliru, pengguna informasi dapat menuntut kejelasan dari penerbit atau
pembuat karya tersebut.

4. Di perpustakaan, terutama perpustakaan khusus bidang keilmuan (lembaga
survey dan penelitian) atau perguruan tinggi, ada pustakawan yang membantu
memilihkan sumber data dan informasi yang dibutuhkan melalui layanan
referensi. Pustakawan dengan keahliannya akan dapat memutuskan data dan
informasi yang sebaiknya digunakan, sampai menemukan informasi secara
akurat (dengan presisi tinggi). Apabila koleksi yang dibutuhkan, dengan
jaringan dan koneksi yang dimilikinya, pustakawan dapat mencarikan koleksi
tersebut di perpustakaan atau pusat informasi lain.

5. Ruang perpustakaan merupakan sebuah arena pertukaran ilmu pengetahuan
di antara para ilmuwan, birokrat dan pustakawan sebagai ahli informasi. Di
tempat ini terjadi proses pengubahan tacit knowledge (pengetahuan tersimpan
dalam ingatan) menjadi explicit knowledge (pengetahuan tertulis dan dapat
dimanfaatkan oleh orang lain) melalui manajemen pengetahuan yang dipimpin
oleh pustakawan sebagai ahli informasi.

6. Karena perpustakaan medapatkan dukungan finansial dari lembaga, maka
semua koleksi dapat diakses tanpa biaya (kecuali jasa profesi pustakawan
berupa produk layanan yang dibuat khusus untuk pemustaka).

Dengan pengetahuan yang tepat tentang kompetensi perpustakaan dan
pustakawan yang mengelolanya, pemanfaatan perpustakaan sebagai sumber
informasi dapat dilakukan lebih optimal dengan mengeksplotiasi semua koleksi
yang ada, dan memanfaatkan ruang di perpustakaan sebagai arena pertukaran
dan pengembangan ilmu pengetahuan menjadi sebuah karya yang dapat
dimanfaatkan oleh banyak orang.

Bandung, Juni 2011