Surat-Menyurat

Sonezza Ladyanna, S.S., M.A.

W Surat adalah media komunikasi tertulis
antara seseorang atau lembaga dengan
seseorang atau lembaga lainnya untuk
menyampaikan berbagai maksud dan
kepentingan.
ejelasan penggunaan ragam
bahasa surat ditentukan oleh;
ketepatan ejaan,
W ketepatan pemilihan kata,
W penyusunan kalimat, dan
W pengaturan hubungan antarparagraf.
Selain digunakan sebagai media komunikasi,
surat berfungsi sebagai berikut.
W Surat berfungsi sebagai alat bukti tertuIis yang
dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa
hukum.
W Surat berfungsi sebagai aIat pengingat.
W Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
W alam urusan kedinasan, surat berfungsi pula
sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan.
W Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang
mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan
kewibawaan penulis.
erdasarkan isinya, surat dapat dibedakan
menjadi:
surat undangan, surat pengantar, surat
pemberitahuan, surat permohonan bantuan,
surat keterangan, surat tugas, surat edaran,
surat pernyataan, surat pengumuman, surat
peringatan, surat permohonan izin, surat
perintah, surat perjanjian, surat keputusan, surat
pengusulan, surat kuasa, surat berita acara,
surat laporan, surat rekomendasi, surat balasan,
surat kawat/telegram, memo, dan nota dinas.
alam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal
adanya;
surat permintaan barang,
W surat penawaran,
W surat pesanan,
W surat penolakan pesanan,
W surat pengiriman,
W surat perjanjian.
alam kepentingan pribadi/keluarga dikenal;
W surat lamaran kerja,
W surat ucapan terima kasih,
W surat permintaan maaf,
W surat ucapan bela sungkawa,
W surat persahabatan.
erdasarkan kepentingannya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut.
W Surat dinas, yaitu surat yang digunakan
dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik
dinas pemerintah maupun dinas swasta.
W Surat niaga, yaitu surat yang digunakan
dalam dunia bisnis atau perniagaan.
W Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang
digunakan untuk kepentingan keluarga.
ilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat
dibedakan atas;
W Surat biasa adalah surat dari seseorang pada
sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.
W Surat edaran adalah surat yang ditujukan
kepada beberapa orang atau beberapa instansi.
W !engumuman adalah surat yang ditujukan
kepada sejumlah orang atau instansi yang
identitasnya tidak diterakan secara langsung.
ilihat dari keamanan isinya, surat dapat
dibedakan atas;
W Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca
pihak lain tidak akan merugikan penerima
maupun pengirimnya.
W Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya
tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh
orang yang dimaksud dalam surat tersebut.
W Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya
berupa surat yang berhubungan erat dengan
keamanan negara.
erdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya,
surat dibedakan atas;
W Surat biasa, surat semacam ini tidak
memerlukan tanggapan atau penyelesaian
yang cepat.
W Surat segera, surat ini menuntut secepatnya
diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.
W Surat sangat segera, surat ini harus sesegera
mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya.
Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah
sebagai berikut.
W Menentukan perihal surat
W Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan
urutan waktu (kronologis)
urutan kausalitas
urutan familiaritas
pola perkenalan
pola langsung
W !engumpulan informasi
W Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh
W Mengetik surat
W Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat,
baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk
menyunting penggunaan ejaannya
W Melipat surat dan menyampul surat
W Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor
surat dan cap dinas
Surat !emberitahuan
W Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-
pernyataan berikut.
Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa
karyawan kami yang bernama....
Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami
menyetujui kebijakan Saudara...
Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini
kami beri tahukan bahwa...
Untuk memenuhi permintaan..., dengan hormat
kami beri tahukan bahwa....
Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami
beri tahukan bahwa...
Surat !erjanjian
Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.
W Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau
kertas biasa yang dibubuhi materai.
W !embuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela,
tanpa paksaan.
W si perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak
yang berjanji.
W !ihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah
dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
W si perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak
mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda
(tidak bermakna ganda).
W si surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan
undang-undang dan norma susila yang berlaku.
una surat perjanjian adalah untuk sebagai
berikut.
W Menciptakan ketenangan bagi kedua belah
pihak yang berjanji karena terdapatnya
kepastian di dalam surat perjanjian.
W Mengetahui secara jelas batas hak dan
kewajiban pihak yang berjanji.
W Menghindari terjadinya perselisihan/silang
pendapat.
W !enyelesaian perselisihan atau perkara yang
mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.
W Surat perjanjian terdiri atas beberapa
macam, antara lain tentang jual-beli, sewa
beli (leasing), sewa-menyewa, borongan
pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja
sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja
sebagai karyawan.