BAB I Pendahuluan 1.

1 Latar Belakang Masalah Belajar adalah salah satu kegiatan yang dilakukan oleh sebagian besar manusia di dunia ini. Manusia belajar disepanjang perjalanan hidupnya, baik itu melalui pengalaman ataupun kegiatan akademik di sekolah, perguruan tinggi dan lain sebagainya. Salah satu kegiatan belajar yang terjadi adalah di perguruan tinggi (universitas), dalam kegiatan tersebut ada satu elemen yang sangat penting dan tidak boleh dilupakan yaitu buku, meskipun tanpa buku masih bisa dilaksanakan proses belajar, namun hasilnya tidak akan maksimal. Didalam sebuah sekolah ataupun perguruan tinggi buku bisaanya tersedia di dalam sebuah perpustakaan, dimana buku tersebut bisa dipinjam oleh para siswa ataupun mahasiswa jika itu di sebuah perguruan tinggi. Di jaman sekarang ini semua hal dituntut serba cepat dan tepat dalam bertindak, termasuk salah satunya dalam hal pinjam meminjam buku dalam sebuah perpustakaan, sampai saat ini ada beberapa masih jarang sekali perpustakaan yang memiliki sistem komputerisasi dalam proses pengelolaan buku-buku yang ada,baik itu proses peminjaman, pengembalian, dan pencarian buku dalam suatu perpustakaan masih dilakukan secara manual, tanpa adanya proses komputerisasi. Sehingga sering terjadi kesalahan-kesalahan yang sangat disayangkan dan merugikan banyak pihak baik itu terhadap pengelola maupun terhadap para siswa atau mahasiswa. Contohnya misalnya hilangnya buku perpustakaan karena proses pendataan yang kurang cermat oleh pegawai perpustakaan. Masalah - masalah seperti ini akan sangat berdampak buruk bila tidak segera diatasi. Dan untuk itu, kelompok kami sekarang akan mencoba menerapkan suatu sistem komputerisasi. Dimana sistem ini memberikan informasi kepada anggota perpustakaan untuk bisa melakukan pencarian, pengembalian, dan peminjaman buku dengan cepat dan efisien. Dan tidak lagi perlu menunggu lama di dalam proses tersebut. Disini kelompok kami bermaksud mengembangkan sistem yang dapat mengatasi masalah - masalah tersebut, dimana proses kelola perpustakaan

yang manual dan kurang cermat, bisa digantikan dengan sistem komputerisasi yang lebih cermat dan tepat sehingga bisa mengurangi kesalahan yang terjadi didalam melayani kebutuhan anggota perpustakaan. 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah merupakan suatu permasalahan yag memerlukan tanggapan dan pemecahan tentang apa yang menyebabkan terjadinya masalah serta bagaimana cara pemecahan masalah yang dihadapi. Dalam makalah ini kami mencoba mencakup permasalahan yang terjadi di perpustakaan seperti : 1. Bagaimana merancang suatu sistem informasi di perpustakaan yang dapat membantu semua anggota di dalam pencarian, peminjaman, pemesanan, dan pengembalian buku. Dan bagaimana proses kerja sitem tersebut? 2. Basis data apa saja yang dipakai di dalam merancang sistem informasi tersebut? 3. Dan bagaimana pengaplikasian pembuatan sistem informasi tersebut? sistem

Dengan perumusan masalah tersebut diatas, diharapkan melalui dan tepat.

baru maka permasalahan permasalahan yang terjadi dapat diatasi dengan cermat

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Sistem Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo dalam bukunya yang berjudul Pengambilan Keputusan. Sistem merupakan sesuatu yang terdiri dari objek, atau unsure-unsur, komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertatahubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsure-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Dan bisa dikatakan juga arti sistem tersebut dengan bahasa yang lebih sederhana lagi, yakni sistem diartikan sebagai interaksi dari suatu kumpulan elemen-elemen yang memiliki tujuan tertentu. Elemen ini bisa berupa manusia mesin atau prosedur lainnya. 2.2 Rancangan Sistem Informasi Perpustakaan Didalam merancang suatu sistem informasi Perpustakaan ini, menggunakan berbasis komputer dalam hal transaksi peminjaman buku, transaksi buku, transaksi data peminjam/anggota perpustakaan, dan transaksi pengembalian buku untuk mempermudah penggunaan dan pengimplementasiannya. Perancangan sistem ini dimulai dari pembuatan Diagram Konteks (CD), DFD (Data Flow Diagram) Level 0, dan juga termasuk menganalisis sistem tersebut. 2.2.1 Diagram Konteks (CD) Pada diagram konteks, ada 3 entitas yang ada di dalam sistem informasi perpustakaan ini. Entitas tersebut adalah Administrator, Penanggung Jawab, dan Anggota. Dan analisis yang kami dapatkan adalah yang pertama, anggota akan menginputkan pencarian buku dimana nantinya sistem akan memberikan keluaran berupa informasi pencarian buku yang diinginkan oleh entitas anggota. Yang kedua, administrator akan menginputkan data pemesanan buku, data pengembalian buku, data keterlambatan pengembalian buku, data buku, data transaksi peminjaman, data peminjam. Kemudian entitas administrator ini akan mendapatkan informasi tentang pemesanan buku, informasi

pengembalian buku, informasi keterlambatan pengembalian buku, informasi tentang buku-buku yang ada, informasi transaksi peminjaman, dan informasi tentang peminjam/anggota. Dan yang ketiga, sistem informasi ini akan memberikan informasi laporan kegiatan perpusatakaan, dimana nantinnya akan diberikan kepada entitas penanggung jawab.

Gambar 01. Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan

2.2..2 DFD (Data Flow Diagram) Level 0 Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat dan dapat dipecah-pecah. DFD memiliki pengertian yang banyak diantaranya adalah : DFD merupakan alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan dengan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan metode pengembangan sistem yang terstruktur dan jelas. DF merupakan sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data input menjadi output. Dalam hal perancangan sistem informasi perpustakaan yang kami buat digunakan DFD level 0 dan level 1, dimana aliran sistem informasinya diambil dari digram konteks diatas. Dan bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 02. DFD (Data Flow Diagram) Level 0 Dari penggambaran DFD level 0 diatas, analisis yang kami dapatkan yakni dimana pada DFD ini terjadi 6 proses dimana proses tersebut meliputi dibawah ini. Proses Peminjaman : Peminjaman buku diawali dari proses pemilihan buku/pencarian buku kemudian setelah menemukan yang dicari akan dibawa ke petugas perpustakaan untuk dicatat. Peminjaman buku secara maksimal adalah 3, jika peminjam baru meminjam 1 buku pada waktu meminjam. Maka ia dapat meminjam 2 buah buku lagi pada hari esoknya atau hari kemudian. Jika peminjaman sudah berjumlah 3 buku, maka ia tidak dapat lagi meminjam buku, kecuali sudah mengembalikan buku yang sudah dipinjam sebelumnya. Proses Pengembalian Buku : didalam proses pengembalian ini petugas mencatat buku-buku yang dipinjam oleh anggota atau peminjam. Dan juga akan mencatat waktu pengembaliannya, jika anggota mengembalikan tepat waktu atau sebelum waktu pengembalian tiba maka tidak akan dikenakan denda dan jika pengembalian terlambat maka anggota akan dikenakan denda sesuai kesepakatan yang telah dibuat pada awal registrasi. Proses Pemesanan Buku : untuk proses ini dimaksudkan kepada anggota atau peminjam jika ia ingin meminjam buku yang diinginkan tetapi buku yang dicari tidak ada, maka ia langsung bisa memesan buku dan meminta formulir kepada petugas perpustakaan untuk memesan buku yang dicari. Proses Pencarian Data Buku : dalam proses ini diawali jika peminjam atau anggota tidak mengetahui letak buku yang dicarinya, maka ia bisa mencarinya di program ini sesuai dengan judul buku, nama pengarang dan lain-lain sesuai dengan apa yang disediakan oleh program komputer.

Proses Pencarian Data Peminjam : jika petugas ingin mengetahui buku apa saja yang telah dipinjam oleh anggota perpustakaan. Maka petugas akan melakukan proses pencarian.

Proses Log in : dimana dalam proses ini yang bias masuk untuk bias mengoperasikan siste ini adalah petugas saja. Tidak bias orang lain yang bias masuk, kecuali petugas.

Hasil proses dari peminjaman buku akan disimpan dalam tabel peminjaman, proses pengembalian buku akan disimpan dalam tabel pengembalian, proses pemesanan buku dan proses pencarian data buku akan disimpan dalam tabel buku, proses pencarian data peminjam atau anggota perpustakaan akan disimpan dalam tabel anggota, dan yang terakhir untuk pembuatan laporan diambil dari data-data peminjaman, pengembalian, dan laporan data peminjam/anggota. 2.3 Rancangan Basis Data Perancangan basisdata (database) merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Didalam merancang basi data kesulitan utama dalam merancang basis data adalah bagaimana memuaskan keperluan saat ini dan masa akan dating. Basis data merupakan kumpulan file-file yang saling berelasi , dimana relasi tersebut bisaa ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu basis data menunjukan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan, instansi, dll. Perancangan basis data dalam sistem informasi ini adalah sebagai berikut : 2.3.1 ERD (Entity Relationship Diagram) ERD berfungsi menggambarkan hubungan antar objek. Dimana ERD adalah notasi yang digunakan untuk melakukan aktivitas pemodelan data. Atribut dari masing-masing objek data yang ditulis pada ERD dapat digambarkan dengan menggunakan deskripsi objek data. Rancangan ERD pada basis data ini sebagai berikut :

Gambar 03. ERD (Entity Relationship Diagram)

Gambar 04. Relasi antar table

2.3.2 Tabel a. Tabel Anggota Name nim nama tgl_lahir jurusan fakultas alamat Type Text (15) Text (50) Date (Medium) Text (8) Text (20) Text (55) Description Untuk mengisi nim anggota perpustakaan Untuk mengisi nama anggota Tgl lahir dari anggota Jurusan yang sekarang diambil oleh anggota Fakultas yang sekarang ditempati anggota Tempat tinggal sekarang dari anggota

b. Tabel Petugas Name nip nama tgl_lahir golongan no_telp Type Text (15) Text (50) Date (Medium) Text (6) Number (Long alamat Integer) Text (55) Tempat tinggal dari petugas perpustakaan Description Untuk mengisi nip dari petugas perpustakaan Untuk mengisi nama petugas perpustakaan Tgl lahir dari petugas perpustakaan

No telp dari petugas perpustakaan

c.Tabel Buku Name kode_buku Type Number (Long judul pengarang penerbit no_rak tempat th_terbit Integer) Text (30) Text (50) Text (20) Text (10) Text (15) Text (6) Judul dari buku yang ada Pengarang dari buku yang ada Penerbit dari buku yang ada Rak tempat buku yang disimpan Di koleksi buku mana, buku disimpan/ditempatkan Th terbit dari buku yang ada Description Kode dari buku yang telah diisi

d. Tabel Pemesanan Buku Name Type Description

kode_buku

Number (Long Integer) Text (30) Text (50)

Kode dari buku yang telah diisi

judul pengarang

Judul dari buku yang ada Pengarang dari buku yang ada

e. Tabel Kelola Name kode_buku Type Number (Long judul pengarang th_terbit nip nama Integer) Text (30) Text (50) Text (6) Text (15) Text (50) Judul dari buku yang ada Pengarang dari buku yang ada Th terbit dari buku yang ada Untuk mengisi nip dari petugas perpustakaan Untuk mengisi nama petugas perpustakaan Description Kode dari buku yang telah diisi

f. Tabel Peminjaman Name nim nama no_transaksi Type Text (15) Text (50) Number (Long tgl_pinjam tgl_kembali nip kode_buku Integer) Date (medium) Date (medium) Text (15) Number (Long judul Integer) Text (30) Judul dari buku yang ada Description Untuk mengisi nim anggota perpustakaan Untuk mengisi nama anggota Untuk mengisikan no transaksi pada saat peminjaman Tgl pada saat peminjaman Tgl pada saat mengembalikan buku Untuk mengisi nip dari petugas perpustakaan Kode dari buku yang telah diisi

g. Tabel Pengembalian Name Type Description

10

nim nama no_transaksi

Text (15) Text (50) Number (Long Integer) Date (medium) Text (8) Currency Number (byte) Number (Long Integer) Text (15) Number (Long Integer) Text (30)

Untuk mengisi nim anggota perpustakaan Untuk mengisi nama anggota Untuk mengisikan no transaksi pada saat peminjaman Tgl pada saat mengembalikan buku Apakah buku telah dikembalikan atau belum Denda dikenakan pada saat telat mengembalikan buku Jumlah buku pada saat peminjaman Total pembayaran yang harus di bayar oleh anggota apabila telat pada saat pengembalian buku Untuk mengisi nip dari petugas perpustakaan Kode dari buku yang telah diisi

tgl_kembali status denda Jumlah_buku total

nip kode_buku

judul

Judul dari buku yang ada

2.4 Rancangan Interface Pada rancangan interface ini ada beberapa tampilan yang ada yakni Form Log in, Form menu, anggota, data buku, peminjaman, pengembalian, dan pencarian/catalog buku. Didalam pembuatan interface sistem informasi perpustakaan bisa digunakan suatu program yakni Visual Basic 6, Borland Delphi, Java, dll. Tetapi pada rancangan interface ini kami mencobanya dengan memakai Microsoft Visio 2003. Dimana sistem kerja program ini adalah sebagai berikut : pertama kita masukan nama/username dari petugas perpustakaan karena yang bisa masuk hanya petugas bukan orang lain. Setelah menginputkan username, kemudian isi password yang sesuai dengan program. Kedua, setelah menginputkan nama dan password, maka akan langsung tampil form menu. Dimana form menu ini berisi

11

tombol untuk masuk ke form anggota, petugas, buku, pencarian, peminjaman, dan pengembalian. Untuk form anggota kita bisa menginputkan nama-nama dari anggota perpustakaan yang belum belum registrasi. Kemudian untuk form petugas kita bisa menginputkan nama-nama petugas yang ada. Untuk form buku, kita bisa menginputkan buku-buku yang ada di perpustakaan. Nah, pada form pencarian kita bisa menginputkan data sesuai dengan judul buku, kode buku atau pengarang buku. Namun untuk kata kuncinya harus sesuai dengan data buku yang diinputkan pada form buku. Form peminjaman, didalam form peminjaman ini kita hanya bisa menginputkan/meminjam buku sebanyak 3 kali. Kemudian yang terakhir yakni form pengembalian, pada form pengembalian kita inputkan data yang sesuai dengan pada data peminjaman sebelumnya, apabila anggota telat mengembalikan buku pada waktu yang ditentukan maka ia akan dikenakan denda. Dimana denda akan dikalikan dengan jumlah buku yang sebelumnya dipinjam. Setelah anggota akan membayar sesuai dengan apa yang tertera di sistem. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini : 2.4.1 Form Log In

2.4.2 Form Menu

12

2.4.3 Form Anggota

2.4.4 Form Petugas

13

2.4.5 Form Buku

2.4.6 Form Katalog

14

2.4.7 Form Peminjaman

2.4.8 Form Pengembalian

15

BAB III PENUTUP 3.1 Simpulan Dari pembahasan diatas, maka kami memperoleh simpulan, bahwa pembuatan sistem informasi perpustakaan ini terdiri dari beberapa tahap. Tahap pertama yakni, perancangan sistem dimana perancangan ini bertujuan untuk mengetahui proses-proses yang ada di dalam sistem tersebut. Tahap kedua yakni, perancangan basis data dimana perancangan ini terdiri dari basis data anggota, data buku, peminjaman, dan pengembalian. Dan yang ketiga, perancangan interface, dimana disini menjelaskan cara kerja program dimulai dari form masuk, dalam form masuk user mengisikan username dan password untuk bisa masuk ke form menu. Setelah mengisikan username dan password maka akan tampil form menu. Dimana form menu

16

tersebut berisi button anggota, data buku, catalog buku, peminjaman, pengembalian, dan button keluar/exit. 3.2 Saran Saran dapat kami sampaikan kepada pembaca adalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Perpustakaan merupakan bagian yang sangat penting didalam sekolah maupun unversitas ataupun instansi yang berhubungan dengan pendidikan, untuk dianjurkan menggunakan computer dan memanfaarkannya untuk mengelola basis data dengan baik di sekolah maupun universitas. 2. Tidak menutup kemungkinan program sistem informasi ini untuk dilakukan pengembangan lagi, karena program ini masih ada kekurangan.

17