Propuesta de Mejora para La Gestión Administrativa y Comercial de Cooperativa Vanguardia

PROPUESTA DE MEJORA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
VANGUARDIA DE R.L.
ESPECIALIDAD: Ingeniera Industrial
FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Ing. Rigoberto Silva
Propuesta de mejora para la gestin administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L. del departamento de Sonsonate.
INTEGRANTES GRUPO #7:
Allan Fernando Lopez Ticas. Miguel Angel Escuintla Hidalgo. David Jhonatan Escalante Sarceo.
FECHA: 03/12/2011
USO FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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Propuesta de mejora para la gestin administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L. del departamento de Sonsonate.
TEMA
INDICE
2 USO FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
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INDICE
PAGINA
TEMA ................................................................................................................................ 2 INDICE .............................................................................................................................. 2 INTRODUCCION GENERAL AL PROYECTO .................................................................. 6 CAPITULO I ...................................................................................................................... 7 GENERALIDADES SOBRE EL TEMA .............................................................................. 7 INTRODUCCIN:......................................................................................................................... 8 GENERALIDADES DE LA SITUACIN EN ESTUDIO: ......................................................... 9 ORIGEN Y FINALIDAD DEL PROYECTO: ............................................................................ 11 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIN DEL TEMA: .................................................................. 12 LIMITACIONES Y ALCANCE DEL ESTUDIO: ...................................................................... 12 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS DEL PROYECTO: ...................................... 13 DESARROLLO EMPRESARIAL: ............................................................................................. 14 RESULTADOS ESPERADOS CUANDO EL PROYECTO SE EJECUTE: ....................... 14 CAPITULO II ................................................................................................................... 15 INVESTIGACIN DE MERCADOS O SITUACIN ACTUAL ......................................... 15 INTRODUCCIN........................................................................................................................ 16 OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................ 16 DESTINATARIOS....................................................................................................................... 21 PROVEEDORES ........................................................................................................................ 40 RIESGOS DEL ESTUDIO DE LA SITUACIN ACTUAL..................................................... 42 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................... 43 CAPITULO III .................................................................................................................. 44 ESTUDIO TCNICO ........................................................................................................ 44 INTRODUCCION........................................................................................................................ 45 OBJETIVOS ................................................................................................................................ 46 TAMAO Y LOCALIZACIN.................................................................................................... 46 CAPACIDAD INSTALADA Y NIVEL DE APROVECHAMIENTO INICIAL .................... 46 GESTIN DE VENTAS ......................................................................................................... 46 CAPACIDAD INSTALADA Y NIVEL DE APROVECHAMIENTO INICIAL .................... 47 GESTIN DE VENTAS ......................................................................................................... 47
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LOCALIZACIN DEL PROYECTO ......................................................................................... 50 MACROLOCALIZACIN....................................................................................................... 50 MICROLOCALIZACIN ........................................................................................................ 50 INGENIERIA DEL PROYECTO ............................................................................................... 58 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE PRESTAMOS. ................ 58 DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE GESTION DE PRESTAMOS 60 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA VENTAS DEL CHALET ................................................................................................................................... 61 DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE VENTAS EN CHALET............ 63 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS EN CHALET ................. 64 INVENTARIOS EN CHALET ................................................................................................ 66 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO COMPRAS DE MERCADERA. ................... 67 DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS ............................... 69 DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE VENTAS DE ENSERES ........ 70 DISEO TCNICO: ................................................................................................................... 70 VALOR DE USO Y DE ESTIMACIN................................................................................. 70 ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ................................................................................. 70 MATERIALES E INSUMOS PARA BSICOS NECESARIOS PARA LA OBTENCIN DEL BIEN. ............................................................................................................................... 71 NORMAS Y POLITICAS............................................................................................................ 77 FUNCIONALIDAD DE LA PROPUESTA DE MEJORA PARA LA GESTIN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA......................................................................................... 81 DISEO DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS ................................................................... 85 SISTEMA DE FACTURACIN E INVENTARIOS. ............................................................ 85 SISTEMA DE PRSTAMOS. ............................................................................................... 88 MODELO A UTILIZAR DEL BIEN SOLUCIN.................................................................. 91 SISTEMA DE FACTURACIN E INVENTARIOS. ............................................................ 91 SISTEMA DE PRSTAMOS. ............................................................................................. 100 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 107 RECOMENDACIONES............................................................................................................ 107
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CAPITULO IV ................................................................................................................ 108 ESTUDIO ECONMICO ............................................................................................... 108 INTRODUCCIN...................................................................................................................... 109 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 110 INVERSIONES ......................................................................................................................... 111 INVERSIN FIJA.................................................................................................................. 112 CAPITAL DE TRABAJO ...................................................................................................... 117 FINANCIAMIENTO............................................................................................................... 118 COSTOS ASOCIADOS AL PROYECTO.............................................................................. 120 ORIGEN DE LOS COSTOS ............................................................................................... 120 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS ................................................................................ 120 COSTOS TOTALES PARA EL PRIMER PERIODO DE OPERACIN ....................... 126 PUNTO DE EQUILIBRIO .................................................................................................... 128 FLUJOS DE EFECTIVO: INGRESOS Y GASTOS POR PERIODO ................................ 129 ORIGEN DE LOS INGRESOS ........................................................................................... 129 RENTABILIDAD DEL PROYECTO ................................................................................... 132 RIESGOS ECONMICOS ...................................................................................................... 133 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 136 CAPITULO V ................................................................................................................. 137 EVALUACIN TCNICA ............................................................................................... 137 EVALUACIN TCNICA ........................................................................................................ 138 EVALUACIN ECONMICA ................................................................................................. 145 EVALUACIN SOCIAL ........................................................................................................... 149 PLAN DE PUESTA EN MARCHA.......................................................................................... 150 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES .......................................... 154 BIBLIOGRAFIA Y FUENTES DE CONSULTA.............................................................. 156 GLOSARIO ................................................................................................................... 158 ANEXOS ....................................................................................................................... 171
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INTRODUCCION GENERAL AL PROYECTO

El presente proyecto tiene por tema Propuesta de mejora para la gestion administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de RL. Cooperativa Vanguardia de RL es una organizacin que se ubicada dentro de las instalaciones de la Compania Azucarera Salvadorena Central Izalco (CASSA) de Sonsonate, cuya actividad principal es el otoramiento de creditos, venta de enceres y venta de abarrotes en el area del comedor. Este proyecto nace de las inquietudes de los socios, de los clientes y de nuestro equipo de trabajo pues al realizar el analisis previo encontramos inconformidad en los tiempos que demoran actualmente los procesos de compra, venta, precios de venta altos, sistema de inventarios poco organizado, falta de agilidad en los tramites y en general falta de documentacion de procesos establecidos para la ejecucion de las gestiones de dicha cooperativa. Mediante la aplicacin de tecnicas, tales como diagramas de proceso, analisis de inventarios, analisis economicos y el diseno de un sistema informatico se realizan algunas recomendaciones para mejorar la gestion administrativa y comercial de la cooperativa, proyectando reduccion de costos, aumento en la capacidad de tramites, agilizarcion de los procesos de otorgamiento de creditos y aprobacion de creditos, todo esto se traduce en un aumento de los margenes de ganancia asi como en incremento en el numero de socios, credibilidad, y prestigio cuestiones fundamentales para el desarrollo, rentabilidad y exito de la sociedad Cooperativa Vanguardia de RL.
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CAPITULO I
GENERALIDADES SOBRE EL TEMA
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INTRODUCCIN:
Para la cooperativa Vanguardia de R.L. es de vital importancia contar con una buena administrativa y comercial que le permita tener una estructura operacional viable acorde a los recursos humanos, legales, econmicos, fsicos, tcnicos con que sta cuenta, y le facilite desarrollar eficientemente los objetivos propuestos. Parte del reconocimiento de algunos miembros de la Junta Directiva, quienes son conscientes de que no es conveniente seguir actuando en funcin a sus rutinas y gestiones diarias sin analizar que tan eficientes hacen a la cooperativa estas actividades. La idea de este proyecto surge con el fin de analizar y proponer un diseo para mejorar la gestin que actualmente se lleva a cabo, basandose en las necesidades primordiales de los socios que ven a esta institucin como una oportunidad de obtener ingresos econmicos y prestaciones financieras. Al finalizar este documento se podr concluir, en base a los estudios realizados de forma integral, las alternativas que existen para mejorar la gestin actual que podr empezar a explotarse y difundirse en otras cooperativas.
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GENERALIDADES DE LA SITUACIN EN ESTUDIO:

Cooperativa Vanguardia de R.L, fundada en 1972. Es por su naturaleza una Cooperativa de Auxilios Mutuos y Ahorros conformada por empleados de la Compaa Azucarera Salvadorea S.A. de C.V. (CASSA). Vanguardia de R.L. est conformada por 158 socios que representan el aproximadamente 10% de los empleados de CASSA, puesto que no es obligacin que los empleados se asocien en la cooperativa. Dentro su estructura organizativa se cuenta con una junta general de accionistas, conformada por cinco miembros, y seis empleadas. La cooperativa obtiene la mayor parte de sus ingresos de las ventas de productos de primera necesidad y electrodomsticos, lo cual significo en el ao 2010 un total de 420,281.77 dlares (Ventas Netas, Memoria de Labores 2010). Adems de las prestaciones de auxilios mutuos y ahorro se otorgan prstamos a los socios en las diferentes lneas: a) Prstamos Personales hasta $6,000.00 b) Prestamos sobre Acciones c) Prestamos sobre Prestaciones Laborales d) Prstamos varios y especiales de hasta $200.00 e) Prestamos sobre Enseres hasta $1,500.00 Una cooperativa es una asociacin autnoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organizacin democrtica cuya administracin y gestin debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios, generalmente en el contexto de la economa de mercado o la economa mixta, aunque las experiencias cooperativas se han dado tambin como parte complementaria de la economa planificada. La cooperativa se basa normalmente en el modelo de produccin de empresa privada, tomndola como ncleo del quehacer econmico aunque como modelo de sociedad mercantil presenta algunas particularidades en su estructura.
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A continuacin un cuadro que intenta explicar las diferencias entre empresa cooperativa y sociedad mercantil clsica. Empresa clsica Empresa cooperativa Las personas buscan obtener Las personas buscan dar servicios y el ganancias y beneficiarse unos beneficio comn sobre otros Con la ganancia se beneficia el Con la ganancia se beneficia en la propietario del capital prestacin de servicios a los socio Principal objetivo: ensanchar los Principal objetivo: ofrecer servicios de mrgenes hasta hacerlos lo ms calidad y econmicos, y reportar provechosos posibles para el beneficios a los socios accionista El beneficio logrado se distribuye El excedente disponible se devuelve a entre los accionistas los socios en proporcin a sus actividades o servicios El accionista dirige El socio dirige La persona no tiene ni voz ni voto La persona tiene voz y voto El nmero de socios es limitado El nmero de socios es ilimitado. Pueden ser socios todas las personas que lo deseen, segn estatutos Los objetivos son independientes Los objetivos son dependientes de las del socio necesidades de los socios Debido al poco inters de la junta general de socios y las juntas directivas de aos anteriores de Vanguardia de R.L. se han venido presentando una serie de problemas en gestin administrativa y comercial de la cooperativa, incidiendo notablemente en el desarrollo de la misma y la eficiencia para la obtencin de beneficios comunes entre los socios. Entre los principales problemas se encuentran los siguientes: I. Lentitud en la prestacin de servicios y otorgamiento de beneficios a los socios. II. Congestin y deficiente utilizacin del espacio de las instalaciones, inexistencia de un sistema contra incendios, problemas de iluminacin y ventilacin. III. Insatisfaccin de los socios con los precios de venta en lo productos de primera necesidad y con el margen utilidad.
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Por tales motivos se desarrollar la presente investigacin, con el objeto de analizar la gestin del administrativa y comercial para lograr aumentar el nivel de servicio y productividad mediante una eficiente y efectiva planificacin y organizacin del mismo.
ORIGEN Y FINALIDAD DEL PROYECTO:

ORIGEN Este proyecto tiene por tema Propuesta de mejora para la gestin administrativa y comercial de cooperativa Vanguardia de R.L. Nace a partir de las inquietudes de los socios por mejorar sus beneficios y prestaciones que reciben de la cooperativa; adems la idea central del estudio proviene del grupo que llevara a cabo la investigacin, como una oportunidad para poner en practica los conocimientos de ingenieria industrial. FINALIDAD. La finalidad de este proyecto como documento de anlisis, es aportar elementos para el mejoramiento de la gestin administrativa y comercial de la Cooperativa Vanguardia de R.L, logrando as la satisfaccin de sus socios y clientes. Una vez definido el proyecto con todo detalle, se propondrn mejoras puntuales para la gestin administrativa y comercial permitiendo a la cooperativa ser mas rentable y mejorar su imagen. Fortaleciendo la estructura organizativa, dando dinamismo a la economia de la cooperativa, aumentando la rentabilidad, los margenes de ganacia de los socios y brindando un servicio de calidad que de satisfaccion a los clientes. Esto motivar a clientes y socios a invertir en acciones y adquirir creditos puesto que al ser ms atractiva y eficiente se atraen nuevos clientes y nuevos accionistas.
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IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIN DEL TEMA:

IMPORTANCIA El desarrollo de la investigacin se hace atendiendo la necesidad de dicha institucin de mejorar el direccionamiento estratgico que le permita ser ms productiva y competente en el mercado cooperativista. Los resultados de esta investigacin traern como beneficio para la cooperativa Vanguardia de R.L., un mejoramiento en el aspecto fsico, operacional y de procedimientos administrativos y comerciales, permitiendo que su funcionamiento sea econmico y eficiente. Conjuntamente, el establecimiento de indicadores de gestin ofrecer una medida de control para el mismo. JUSTIFICACION La Cooperativa Vanguardia es una sociedad de personas busca el mejoramiento y crecimiento econmico de sus socios es por ello que es necesario contar con una Gestin Administrativa y Comercial donde se aprovechen al mximo los recursos para obtener una ganancia significativa. Por ltimo, se pretende que al finalizar este proyecto se mejore la imagen administrativa comercial de la cooperativa y crear as una satisfaccin en los socios y socios potenciales.
LIMITACIONES Y ALCANCE DEL ESTUDIO:

LIMITACIONES El estudio se desarrollara unicamente en Cooperativa Vanguardia de R.L. El proyecto es una propuesta de mejora para la gestin administrativa y comercial, no significando la implementacion de sta. La investigacin documental tomar fuentes de datos primarias y secundarios y tendr un plazo no mayor de diecinueve semanas para la recopilacin y anlisis de la informacin, as como de la construccin de la solucin propuesta. Las propuestas de mejora se realizaran unicamente en el area de la gestion administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L.
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ALCANCE El presente estudio pretende realizar una evaluacin de la gestin administrativa y comercial de la Cooperativa Vanguardia de R.L. y exponer estrategias para mejorar el desempeo de la misma. En la determinacin de las estrategias se evaluarn los recursos necesarios para la ejecucin de las actividades. Se realizar el anlisis Costo-Beneficio para realizacin de estas estrategias. Se enunciarn conclusiones y recomendaciones necesarias que ayuden a mejorar la gestin administrativa y comercial. Por otra parte, este estudio pretende servir de gua para atacar y solucionar problemas similares en otras cooperativas de empleados dentro o fuera de CASSA de C.V.
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS DEL PROYECTO:

OBJETIVO GENERAL Optimizar la gestin administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L., para asegurar su rentabilidad econmica, eficiencia y calidad de servicios. OBJETIVOS ESPECFICOS Evaluar la situacin actual de la cooperativa, en relacin con la prestacin de servicios y obtencin de beneficios para sus socios, para identificar los aspectos a mejorar y analizar las operaciones ejecutadas en los mismos. Documentar los procesos administrativos y comerciales de la cooperativa. Evaluar las condiciones fsicas la cooperativa en cuanto a su estructura, iluminacin, ventilacin, estanteras, equipos de manejo, sistema contra incendios, avisos, seales y carteles, con el objeto de identificar los aspectos a mejorar y crear un medio de trabajo conveniente. Presentar un diseo para el reacondicionamiento de las Condiciones Fsicas de la cooperativa. Elaborar las descripciones y anlisis de cargos asociados a cada una de las funciones principales del almacn, a fin de especificar las actividades y objetivos de los mismos. Proponer mtodos para la reduccin de costos y gastos en los diferentes procesos de compra, almacenaje y venta de productos de primera necesidad y electrodomsticos.
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DESARROLLO EMPRESARIAL: El proyecto en cuestin est encaminado hacia aspectos de desarrollo empresarial que Cooperativa Vanguardia de R.L., trata de mejorar da con da. Con el desarrollo del proyecto propuesto se tendr una mejora dentro de los procesos administrativos y comerciales que darn paso a un auge importante en la cooperativa, fortaleciendo puntos dbiles y poco productivos, satisfaciendo las necesidades y las exigencias de los socios; pudiendo esta constar aun con ms asociados y tener mejor prestigio dentro de la poblacin trabajadora y la sociedad en s. Beneficiando a los socios, empleados y a la clientela general, informndoles constantemente y capacitndolos para la mejor comprensin de sus beneficios, obligaciones y derechos, promoviendo as la confianza, el desarrollo, y el apoyo que sta les brinda.
RESULTADOS EJECUTE:
ESPERADOS
CUANDO
EL
PROYECTO
SE
Al ser formulado debidamente el proyecto se espera las propuestas para el mejoramiento de la gestin administrativa y comercial de la COOPERATIVA VANGUARDIA de R.L. aseguren el incremento en los asociados y clientes al ser una cooperativa reconocida a nivel local como una empresa de prestigio en la cual el asociado es la prioridad. Este podr ser evaluado por medio de comparaciones de lo logrado hasta la actualidad comparado con un futuro prximo, ya que se cuenta con un expediente histrico del crecimiento y el comportamiento de los asociados, se pueden comparar datos como nmeros de clientes activos, entradas y salidas. Esperamos que las propuestas supongan un aumento significativo en las utilidades de los socios, as como en la reduccin de gastos operativos aumentando la eficiencia de los procesos y suponiendo una mayor satisfaccin en los socios al momento de realizar los trmites o ser atendidos. Se entregara un informe a los clientes, con datos ms precisos de sus inquietudes, como las de porque los precios de productos son muy altos segn lo que aquejan ellos, por medio de estudios realizados dentro del proyecto. Logrando con todo esto un mejor rendimiento de todo el personal que trabaja para los intereses de la misma, y contribuyendo con el incremento de socios y clientes satisfechos.
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CAPITULO II INVESTIGACIN DE MERCADOS O SITUACIN ACTUAL
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INTRODUCCIN
Como lo hemos mencionado anteriormente para la Cooperativa Vanguardia de R.L. es de vital contar con una Gestin Administrativa y Comercial eficiente; que le permita ser ms productiva para sus socios acorde a los recursos humanos, legales, econmicos, fsicos, tcnicos con que sta cuenta y que le facilite desarrollar eficientemente los objetivos Se ha querido retomar esa idea, en un nivel acadmico, precisando en la mejora de la gestin actual, basado en ello el presente Anteproyecto pretende sentar las bases para realizar el estudio de factibilidad para la Propuesta de mejora para la gestin administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L. del departamento de Sonsonate, a travs de la definicin de la situacin a estudiar para as establecer su posible solucin adems de las caractersticas principales del proyecto y la metodologa de la investigacin, siendo tambin importante establecer los resultados esperados que se pretenden obtener de la ejecucin del proyecto. El estudio de la situacin actual que se realizara pretende identificar las condiciones en las que se encuentra la Gestin Administrativa en este momento, de partiremos nuestra investigacin valindonos de informacin financiera de la asociacin, documentos administrativos y travs de encuestas y entrevistas realizadas a las personas involucradas.
OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LA SITUACIN ACTUAL

OBJETIVO GENERAL Realizar un diagnostico de la situacin actual el cual nos permita medir las deficiencias actuales en los sistemas administrativos y comerciales, a partir de las cuales se realizara la propuesta y medicin de riesgo para mejorar la satisfaccin de los socios y clientes de Vanguardia de R.L. OBJETIVOS ESPECFICOS Recopilar la mayor cantidad de informacin que ayude a tener una mejor visin de la situacin en la que se encuentra la Cooperativa Vanguardia de R.L., Analizar la informacin recopilada para determinar la propuesta de mejoramiento para la Gestin Administrativa. Realizar un diagnostico de las deficiencias actuales en los sistemas administrativos y comerciales Determinar deficiencias en los procesos comerciales y administrativos actuales. Estipular el grado de aceptacin de los socios con respecto a la gestin actual. Medir el riesgo que se contraeran en la propuesta solucin para la Gestin Administrativa y comercial.
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ANTECEDENTES DE LA SITUACIN ACTUAL.

Cooperativa Vanguardia de R.L. posee actualmente una serie de dificultades tanto en la Gestin Administrativa como en la Comercial, debido a la indiferencia de las juntas directivas de aos anteriores por mejorar los ndices financieros de la institucin. Estos hechos han ocasionado una serie de inconformidades muy visible en la percepcin de los socios, malestar que podremos comprobar mediante mediantes encuestas de opinin. La junta directiva actual fue electa en Junio del ao 2,010, la cual viene implementando una serie de cambios ms orientados a la mejora de los procesos, pero nada tan relevante como un proyecto que permita optimizar los recursos con los que se cuenta. Dentro de las gestiones realizadas durante un ao de labores, el consejo de administracin se encargo de revisar la situacin financiera de la cooperativa, logrando con ello reducir el endeudamiento bancario, fortaleciendo el capital de trabajo y logrando obtener liquidez. Cabe mencionar que debido a la implementacin de las polticas que rigen el funcionamiento de la Cooperativa se ha logrado reducir los niveles de mora en nuestros crditos. Las ventas durante el ao 2010 ascendieron a $ 103,194.22 obteniendo un incremento del 29.65% en comparacin al ao anterior. Todo esto es debido al esfuerzo y compromiso que el personal de la cooperativa ha adquirido para obtener un incremento en la ganancias de $ 4,792.89 lo cual marca un 29.92% de rendimiento mayor al 2009. El impacto de la mejora en la capacidad de negocios de los actuales directivos se puede ver reflejado en los datos anteriores, pero a pesar de ello todava existen efectos negativos que solo se puede reducir realizando un anlisis de la gestiones actuales para detectar los puntos crticos a mejorar y solventar los problemas. CUADRO DE NIVEL DE ENDEUDAMIENTO FINANCIERO LTIMOS 5 AOS
2007
Inicial $ 55,000.00
2008
$ 142,938.82
2009
$ 58,579.42 $98,130.76 $ 66,268.37
2010
$ 44,582.00 $ 60,932.49 $ 50,117.88
2011
50,117.88 0 $ 37,934.75 $12,183.13
$ 105,819.71 $ 66,268.37
Aperturas/ $ 305,620.42 $ 144,677.87 incremento Cancelaciones $217,681.60 $ 181,796.98 y Abonos Final $ 142,938.82 $ 105,819.71 FUENTE: LIBROS CONTABLES
UTILIDADES OBTENIDAS EN LOS LTIMOS 5 AOS Ao 2006 Ao 2007 Ao 2008 Ao 2009
Ao 2010
$ 15,093.15
$ 16,016.92
$ 15,382.85
$ 16,019.30
$ 20,812.19
FUENTE: LIBROS CONTABLES
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OTORGAMIENTOS DE CRDITO A SOCIOS EN LOS LTIMOS 5 AOS
AO
2006 2007 2008 2009 2010
OTORGAMIENTOS DE CRDITOS
$ 238,415.00 $ 426,319.89 $ 184,001.29 $ 218,766.75 $ 203,984.63
CANTIDAD
328 533 412 400 499
FUENTE: LIBROS CONTABLES
GENERALIDADES DEL BIEN EN ESTUDIO

Es importarte definir las caractersticas del bien en estudio, como lo es la GESTIN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL, especialmente: CONCEPTO DE GESTIN El Diccionario Enciclopdico Gran Plaza y James Ilustrado sealan que la gestin es la accin y efecto de gestionar o de administrar, y gestionar es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. En otra concepcin gestin es definida como el conjunto de actividades de direccin y administracin de una empresa. ORGANIZACIN POR PROCESOS Cuando las organizaciones adoptan el enfoque de procesos, es decir, no hacen divisin del trabajo y por el contrario lo integran, sufren una transformacin total en las relaciones interpersonales. En el concepto de proceso aparecen las relaciones entre las personas que intervienen en l, obligndolas a un trabajo unido que tiene como resultado un fortalecimiento de la gestin. El enfoque presentado asegura el trabajo en equipo y la eficacia de las comunicaciones, y as el alcance de los resultados. La delegacin de responsabilidades y de autoridad durante el desarrollo de los procesos se constituye en un factor dominante. La toma de decisiones adquiere una dimensin de equipo cambiando el estilo de direccin hacia uno ms participativo y democrtico en el cual los jefes se convierten en lderes.
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PROCESOS Los procesos representan un rea de la planeacin y control a la que puede aplicarse el enfoque de sistema. Siendo ellos los encargados de conseguir que las cosas se realicen con efectividad y generando mayor productividad. Los procesos en la organizacin nacieron como el resultado de realizar una determinada tarea empresarial, para luego convertirse en el modo en que se satisface las necesidades del cliente tanto interno como externo. En este sentido, podemos definirlos como una sucesin de etapas lgicamente organizadas que tiene como resultados un producto que alguien usa. As pues, los procesos son la transformacin de insumos a los cuales se les agrega valor para obtener resultados que satisfacen la necesidad de alguien. LOS PROCEDIMIENTOS. Verdadera gua de accin que detalla la forma bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Conforma una secuencia cronolgica de acciones requeridas Sucesin cronolgica y secuencial de operaciones, concatenadas entre s, que constituyen una unidad orientadora para la realizacin de actividades y tareas especficas, dentro de un mbito ordenado de aplicacin. Se caracteriza por tener un principio y un fin, una secuencia y la activa participacin del talento humano. No se puede concebir sin un objetivo determinado. Particularizacin de un proceso. Sigue su misma estructura y secuencia, pero se refiere al detalle, no a la generalidad. LAS FUNCIONES Sistematizan la informacin sobre los diferentes aspectos organizacionales necesarios para la ejecucin de un trabajo. Compendios que describen cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de una Institucin. Conjunto de tareas, actividades y operaciones que se ejercen de manera sistemtica en pro de objetivos y resultados concretos. Su objetivo es ayudar a los dirigentes a ser ms efectivos, a travs de un entendimiento claro de su propio trabajo y del de sus diferentes colaboradores, desde el punto de vista primordial de los resultados. Ofrecen instrumentos de seguimiento y control, a travs de ideas claras sobre los diferentes trabajos que deben llevarse a cabo. Permiten identificar a cada cual, qu parte le corresponde, cul es su impacto y cul su aporte a los resultados colectivos esperados, adems de realizar procesos de autoevaluacin sobre los logros obtenidos en cada perodo de tiempo.
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SERVICIOS FINANCIEROS Segn la Wikipedia Las finanzas incluyen los prstamos de dinero, las acciones de las empresas de carcter mundial, trasnacionales o no y el flujo de capital de mover el intercambio comercial. El sector de los servicios financieros corresponde a una actividad comercial, prestadora de servicios de intermediacin relacionados al mbito de generacin de valor a travs del dinero.
CLIENTES DE LA COOPERATIVA
Como clientes podemos considerar los siguientes. 1. Empleados de CASSA de C.V., Socios de Cooperativa Vanguardia de R.L.: Todos los socios de Cooperativa Vanguardia de R.L. son empleados de CASSA de C.V., con las siguientes caractersticas: a. Tienen accesos a todos los servicios financieros en otorgamiento de prstamos segn capacidad de endeudamiento salarial. b. Tienen acceso a crdito en ventas de chalet y despensa, segn capacidad financiera.
2. Empleados de CASSA de CV, No Socios de la cooperativa vanguardia de R.L.: Actualmente la cooperativa tiene su razn de ser en los empleados de CASSA de C.V.; aunque estos no sean socios generan la mayor parte de los ingresos en ventas totales de la Cooperativa: a. Tienen acceso a crdito en ventas de chalet y despensa, segn capacidad financiera. b. No tienen accesos a los servicios financieros en otorgamiento de prstamos segn capacidad de endeudamiento salarial. c. Pueden asociar a la cooperativa en cualquier momento, por lo tanto se pueden considerar socios potenciales.
3. Empleados subcontratados por CASSA de CV: Son empleados que no estn contratados directamente por CASSA de C.V., con las siguientes caractersticas: a. Solamente tienen acceso a las ventas al contado, en despensa y chalet. b. No tienen accesos a los servicios financieros c. No pueden ser socios de la cooperativa.
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DESTINATARIOS
Podemos considerar usuarios a las personas que adems ser clientes de la cooperativa son los que se valen de sta para obtener algn tipo de beneficio o satisfacer alguna necesidad, segn esta clasificacin solo podemos considerar usuarios a: Empleados de Central Izalco Socios de Cooperativa Vanguardia de R.L.: Los socios se integran a la cooperativa con el deseo de obtener algn beneficio como lo son los dividendos o la prestacin de servicios financieros, ellos demandan una buena gestin que les permita hacer uso de los beneficios de una forma eficiente.
DEMANDA DE LA COOPERATIVA
Hemos identificado que nuestra demanda potencial ronda por los 1,560 clientes en temporada de zafra (de noviembre a marzo) y de 742 en temporada de reparacin (de abril a octubre) los cuales tienen una capacidad de consumo de $625.00 dlares (segn renta per cpita de los empleados y porcentajes de endeudamiento), pudiendo contar con una demanda de $463,750.00 aproximadamente en ventas de chalet y despensa (temporada de reparacin). Hay que considerar que esta demanda se incrementa un 5% cada ao, basndonos en las polticas de incremento salarial que CASSA de CV implementa, y en la expansin de la mano de obra que experimenta anualmente. Adems podramos decir que en lo referente a crditos la demanda que se tiene es de $92,750.00 (temporada de reparacin) mensuales, tomando en cuenta el 20% de de endeudamiento de los empleado.
OFERTA
SERVICIOS FINANCIEROS Actualmente La Cooperativa, ofrece a sus asociados la oportunidad de obtener servicios financieros a un inters del 17% y 19% sobre saldos otorgados, lo cual significa que la tasa es real y que durante la aplicacin de cuotas de los crditos no se cobra ningn tipo de comisin, ni gastos por el manejo de ellos. Las lneas de crdito por las cuales pueden optar son: 1. Prstamos Personales, hasta $6,000 y 4 aos plazo (un fiador por cada $2,000 del monto) 2. Prestamos sobre Acciones 3. Prestamos sobre Prestaciones, Aguinaldos, Gratificaciones (hasta un 60% sobre el monto de la prestacin a recibir) 4. Prstamos especiales, mximo de $200 y 4 meses plazo. 5. Prstamos sobre enseres, hasta $1,500 y 2 aos plazo El periodo para la aprobacin y otorgamiento de un crdito est contemplado en un laptop de 5 a 8 das calendario.
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VENTAS En el rea de ventas se ofrece a todos los clientes productos de la canasta bsica y artculos de uso personal, siguiendo las polticas establecidas entre las cuales cabe mencionar que las ventas crditos en estas reas aplican solamente para personal que labora directamente con CASSA de CV. DIVIDENDOS Adems en lo que respecta a los dividendos la cooperativa ofrece una ganancia de $1.92 (con un incremento mnimo del 4.375% anual) por el valor de una accin, la accin equivale a $12.00. Segn los datos presentados en la Asambleas General de Accionistas.
METODOLOGA DE INVESTIGACIN.
MTODOS DE INVESTIGACIN. Son una serie de pasos a seguir a travs de ciertos requisitos y lineamientos que uno se plantea, y siguiendo con orden estos pasos llegar a un problema planteado o a un objetivo designado. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN. Son las herramientas que se utilizan para llevar a cabo los diferentes mtodos de investigacin, generando datos e informacin cualitativos y cuantitativos, que servirn para la localizacin de las races de los problemas que se estarn examinando. Una vez seleccionado el diseo de investigacin y las muestras adecuadas de acuerdo con el problema de estudio e hiptesis, la siguiente etapa consiste en recolectar los datos pertinentes sobre las variables involucradas en la investigacin. Existen numerosos procedimientos, conforme a las circunstancias concretas de la ndole de la investigacin. Para la realizacin del estudio de situacin actual de la gestin administrativa de la COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L. se necesitara implementar una serie de mtodos e instrumentos de investigacin, entre las cuales se mencionan a continuacin: Mtodos Instrumentos Investigacin de campo Gua de entrevista Observacin directa Formatos de cuestionarios Documental Grabadoras de sonido Gua de observacin Manuales internos Con las que se podr investigar a fondo los problemas internos que presenta dicha asociacin, entrando de lleno para la solucin inteligente para cada problema encontrado.
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MTODOS A IMPLEMENTAR.
INVESTIGACIN DE CAMPO.
Generalidades.
Este tipo de investigacin se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Como es compatible desarrollar este tipo de investigacin junto a la investigacin de carcter documental, se recomienda que primero se consulten las fuentes de la de carcter documental, a fin de evitar una duplicidad de trabajos. La investigacin de campo se presenta mediante la manipulacin de una variable externa no comprobada, en condiciones rigurosamente controladas, con el fin de describir de qu modo o porque causas se produce una situacin o acontecimiento particular. Podramos definirla diciendo que es el proceso que, utilizando el mtodo cientfico, permite obtener nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. (Investigacin pura), o bien estudiar una situacin para diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con fines prcticos (investigacin aplicada). Este tipo de investigacin es tambin conocida como investigacin in situ ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento ms a fondo del investigador, puede manejar los datos con ms seguridad y podr soportarse en diseos exploratorios, descriptivos y experimentales, creando una situacin de control en la cual manipula sobre una o ms variables dependientes (efectos). Por tanto, es una situacin provocada por el investigador para introducir determinadas variables de estudio manipuladas por el, para controlar el aumento o disminucin de esas variables y sus efecto en las conductas observadas. El uso del trmino investigacin de campo es bastante coloquial. Hablamos de experimentar cuando mezclamos sustancias qumicas y observamos la reaccin de este hecho, pero tambin cuando nos cambiamos de peinado y observamos la reaccin de nuestras amistades en cuanto a nuestra transformacin, tambin estamos en presencia de un experimento de campo.
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Cuando los datos se recogen directamente de la realidad se les denominan primarios, su valor radica en que permiten cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos, por lo que facilita su revisin y/o modificacin en caso de surgir dudas. Conviene anotar que no toda informacin puede alcanzarse por esta va, ya sea por limitaciones especiales o de tiempo, problemas de escasez o de orden tico. En materia de investigacin de campo es mucho lo que se ha avanzado, puesto que podemos presenciar varios tipos de diseo de investigacin de este tipo y, aunque cada diseo es nico, cuentan con caractersticas comunes, especialmente en su manejo metodolgico, lo cual ha permitido clasificarlo en categoras. INSTRUMENTOS PARA LA INVESTIGACIN DE CAMPO. GUA DE ENTREVISTA. La gua de entrevista es un documento que servir de apoyo para que el entrevistador este seguro de tocar todos y cada uno de los temas en los que estn dentro del inters de la investigacin y los problemas a estudiar. Este documento no ser necesario ser entregado al entrevistado, pero en caso de que este desee revisarlo se le ser mostrado. Este mtodo de investigacin proporcionara todo lo que sea necesario para formular y concretizar las ideas vagas que se obtuvieron primeramente en el estudio del anteproyecto. Para este caso se utilizara una combinacin de dos instrumentos de investigacin de campo muy rentables y de muy buenos resultados finales, como lo son la gua de entrevista junto a la grabadora de sonido, formando un excelente equipo si se es formulado y estudiado cuidadosamente. Se formularan los temas de inters para la investigacin formulando preguntas abiertas y cerradas dando la oportunidad al entrevistado a que este pueda expresarse libremente, con la opcin de responderle para dejar claras todas las dudas tomando una especie de dialogo para lograrlo. La funcin en este caso de la grabadora ser brindarnos la opcin de or una y otra vez las respuestas y comentarios de los entrevistados por medio de la grabacin realizada por esta.
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ENCUESTA. Una encuesta es un estudio observacional en el cual el investigador no modifica el entorno ni controla el proceso que est en observacin (como s lo hace en un experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la poblacin estadstica en estudio. En este caso se har una encuesta muestral sea que se tomara una parte de la poblacin para ser examinada. Esta parte de la poblacin total se llama muestra. El instrumento que se utiliz en la investigacin consiste en un cuestionario que contiene preguntas cerradas, abiertas y de opcin mltiple. Para la estructuracin del instrumento se tom en cuenta aspectos como: tipo de prestaciones y servicios de la cooperativa, puntos de insatisfaccin de los socios, y tiempo en los procesos. Dividendos actuales y en futuro, Ambiente de la Infraestructura, Informacin y comunicacin Estilo de direccin, Pertenecer a la cooperativa, Mejora continua, Precios de ventas, Inters. Plazos y Montos de los Prstamos, Tiempos de los procesos. POBLACIN Y MUESTRA Poblacin La poblacin sujeta a estudio son los socios de la cooperativa. Delimitaciones de la Poblacin Este proyecto est delimitado a los socios de la cooperativa, cuyo personal asciende a ciento cincuenta y ocho (158) socios. Muestra Tomamos una muestra de la poblacin compuesta de cincuenta socios. Se tom una muestra solamente de los socios porque significan para la cooperativa los clientes ms interesados en que se les resuelva su problemtica, adems por la poca accesibilidad que demostraron los dems empleados de CASSA para que se les encuestara. Tipo de Muestreo El tipo de muestreo utilizado es el probabilstico, especficamente el aleatorio simple, debido a que todos los individuos tienen las mismas caractersticas para poder representar a la poblacin.
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Seleccin de la Muestra El tamao de la muestra (n) es del 31.64 % de los 158 miembros de la cooperativa. Tomando como base la frmula estadstica siguiente: Donde: N = 158 (Tamao de Poblacin) P = 0.95 (Factor de xito) Q = 0.05 (Factor de Riesgo) Z = 1.96 (Confiabilidad) valor de Z curva normal que equivale a 0.975 E = 0.05 (Error Muestral) Entonces:
=( =(
(( (( ( ( ( (( ( ( . ( ( ( . ( .
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= 50.14332424
OBSERVACIN DIRECTA.
GENERALIDADES. Es una tcnica que consiste en observar atentamente el fenmeno, hecho o caso, tomar informacin y registrarla para su posterior anlisis. La observacin es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. La observacin directa se caracteriza porque en este caso el investigador se encuentra en contacto personalmente con el hecho o fenmeno que se est investigando desde adentro, dando as a informacin y datos cualitativos ms que satisfactorios, ya que es l mismo el que crea sus expectativas y conclusiones de la situacin actual de la problemtica o el caso a estudiar. Existen dos clases de observacin: Observar cientficamente: observar con un objetivo claro, definido y preciso, se sabe qu es lo que desea observar y para qu quiere hacerlo. Observacin no cientfica: observar sin intencin, sin objetivo definido y por tanto, sin preparacin previa.
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Pasos claves para la observacin directa: Determinar el objeto, situacin, caso que se va a observar. Determinar los objetivos de la observacin (para qu se va a observar). Determinar la forma con que se van a registrar los datos. Observar cuidadosa y crticamente. Registrar los datos observados. Analizar e interpretar los datos. Elaborar conclusiones. Elaborar el informe de observacin. Recursos auxiliares para la observacin de campo: Fichas, o diario de campo. Rcords Anecdticos. Grabaciones. Fotografas. Listas de chequeo de Datos Escalas, etc. En este caso se utilizara la observacin directa cientfica, ya que se tienen claros y definidos los puntos que se evaluaran para la investigacin. Entre los cuales tenemos: Los procedimientos o pasos establecidos por la cooperativa vanguardia de R.L. para la otorgacin de crditos. Los otorgamientos de crditos por productos en el chalet. La distribucin de espacios y reordenamiento en chalet. Recoleccin de informacin.
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Vaciado de datos de encuesta.
Pregunta N 1 Cunto tiempo tiene de ser socio/a de la cooperativa Vanguardia de R.L.? Menos de 1 ao 16 32% De 1 a 5 aos 14 28% De 5 a 10 Aos 8 16% Ms de 10 aos 12 24% Pregunta N 2 Porque decidi asociarse a la cooperativa? Por sus dividendos 14 Por el auxilio mutuo 10 Por las prestaciones financieras que ofrece 23 Otro 3
28% 20% 46% 6%
Pregunta N 3 Ha invitado o motivado alguna vez a sus compaeros de trabajo a asociarse a cooperativa vanguardia? Si 37 74% No 13 26% Pregunta N 4 Conoce sus beneficios y obligaciones como socio/a? Si 31 62% No 19 38% Pregunta N 5 Han cumplido sus expectativas los beneficios y prestaciones que le otorga la cooperativa? Si 35 70% No 15 30% Pregunta N 6 De acuerdo a los ingresos que tiene la cooperativa. Le parece los dividendos que ha recibido actualmente? Si 39 78% No 11 22%
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Pregunta N 7 Qu le parece los plazos y los montos mximos que la cooperativa otorga en sus crditos? Bajos 29 58% Normales 14 28% Altos 7 14% Pregunta N 8 Qu le parece el periodo de aprobacin y otorgamiento de crditos? Muy tardado 31 62% Dentro de las capacidades de la Cooperativa 15 30% Pueden ser ms corto 4 8% Pregunta N 9 Qu opina de los precios actuales en artculos del chalet y despensa? Son Bajos 5 10% Son Normales 9 18% Son Altos 36 72% Pregunta N 10 Cmo calificara la Administracin actual de la cooperativa? Mala 19 38% Regular 14 28% Buena 11 22% Excelente 6 12% Pregunta N 11 Cmo cree que se podra mejorar las prestaciones y beneficios que recibe actualmente de la cooperativa? Reduccin de tiempo en el otorgamiento de crditos. 27 54% Aumentar las ventas. 13 26% Reducir los intereses. 10 20% Pregunta N 12 Ha considerado renunciar como socio de la cooperativa? Si 15 30% No 14 28% Pocos Mrgenes de Ganancia 12 24% Tramites muy lentos 9 18%
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b) ENTREVISTA COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA REALIZADA A LA ADMINISTRADORA COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L. 1. Qu tiene de diferencia esta cooperativa con la competencia? Nuestra cooperativa es una empresa lder en precios y en el otorgamiento de crditos caracterizndose principalmente por ayudar a nuestros socios de manera inmediata con prstamos al instante de caja chica. 2. A nosotros como clientes, esta empresa que nos ofrece? Prstamos Personales. Prestamos sobre Acciones Prestamos sobre Prestaciones Laborales. Prstamos varios y especiales. Prestamos sobre Enseres. 3. El otorgamiento de un crdito cuanto tiempo se tarda? Actualmente el otorgamiento de un crdito tarda aproximadamente 8 das, se llena una solicitud que es presentada a la junta directiva para su aprobacin si es aprobado se procede a elaborar el cheque y el contrato para entregarlo al cliente. 4. Hblenos de su equipo de trabajo y de su rol como administradora? Mis obligaciones como administradora son fundamentales como todos y cada uno de los roles que adoptan los colaboradores de la cooperativa, en especial mi cargo est basado en velar por el bienestar total de la cooperativa. Estoy a cargo de realizar las compras para la comercializacin de productos en el chalet, realizando revisiones peridicas de inventarios. Tambin estoy a cargo de velar por los procesos administrativos como la entrega y redaccin de cheques, planificar convocatorias a reuniones para socios y junta directiva. 5. Usted est abierta al dialogo con todos sus colaboradores? Pues claro que si, tanto en la vida como en el trabajo hay que estar siempre dispuesta a escuchar opiniones ajenas para poder tener una mejor perspectiva de lo que se est asiendo. Puede sacarlo de apuros el escuchar otros puntos de vista. 6. Qu estrategias utiliza para conocer a la competencia? Actualmente no existe competencia real dentro de nuestro entorno ya que somos la nica asociacin que brinda este tipo de servicios dentro de CASSA DE C.V. 7. Usted cree que la competencia es necesaria en los negocios? Pues todo tiene sus ventajas y desventajas, yo creo que al tener competencia es donde ms ganas se le ponen a las cosas por el hecho de saber que hay alguien que le est poniendo ganas y que se esfuerza por ser mejor que nosotros. Y la desventaja seria que nos robaran clientes.
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8. Haba pensado antes de este estudio, costear algn tipo de proyecto para detectar los puntos dbiles de la asociacin? Pues la verdad, nosotros sabamos de la existencia de los problemas que nos asechan, pues los clientes se quejan de muchas cosas. Pero no estaba estipulado por el momento realizar ningn tipo de estudio. Y aprovechando el momento, les agradezco su esfuerzo y dedicacin por ayudar al crecimiento y mejoramiento de la asociacin. 9. Existe actualmente un sistema establecido para la realizacin de compras y ventas de productos? En la actualidad no existe ningn tipo de sistema que vaya encaminado a esa rea, en este momento se realiza de forma emprica contactando a proveedores locales, no se ha efectuado ningn procedimiento escrito para el mejoramiento de esto ya que carezco de tiempo, pues como ven me desempeo no en una sola rea y tengo que cubrir todo de una sola vez. 10. Cul es el procedimiento actual para el otorgamiento de crditos y entrega de cheques? Pues ese es uno de los puntos en los que los socios se quejan mas, ya que para el otorgamiento de un crdito se estipulan de 6 a 7 das desde el da que fue recibida la solicitud. Esta pasa al rea de comit de crditos donde se evala los aspectos estipulados para ver si este aprueba o no, entre los aspectos ms importantes estn: situacin financiera de el empleado, que los documentos se encuentren completos y en orden, y que dependiendo de los montos as sea el nmero de fiadores necesarios. Aprobando estos la solicitud pasa a mis manos y se pasa a la elaboracin de los cheques para poder ser entregados al solicitante? 11. Cmo se realiza el proceso para la emisin de cheques? Los cheques se realizan en forma manual simplemente utilizando un formato establecido, y la herramienta a utilizar es una mquina de escribir elctrica.
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DOCUMENTACIN
La investigacin Documental como una variante de la investigacin cientfica, cuyo objetivo fundamental es el anlisis de diferentes fenmenos (de orden histricos, psicolgicos, sociolgicos, etc.), utiliza tcnicas muy precisas, de la Documentacin existente, que directa o indirectamente, aporte la informacin. Podemos definir a la investigacin documental como parte esencial de un proceso de investigacin cientfica, constituyndose en una estrategia donde se observa y reflexiona sistemticamente sobre realidades (tericas o no) usando para ello diferentes tipos de documentos. Indaga, interpreta, presenta datos e informaciones sobre un tema determinado de cualquier ciencia, utilizando para ello, una metdica de anlisis; teniendo como finalidad obtener resultados que pudiesen ser base para el desarrollo de la creacin cientfica. Para la investigacin a travs de la documentacin, para descubrir informacin que fue necesaria y muy importante, se necesito de la Voluntad y cooperacin de la cooperativa vanguardia, ya que se nos fueron proporcionados algunos documentos y manuales organizativos de la asociacin aun as negando alguna informacin. Entre los documentos que se fueron adquiridos por el personal interno de la cooperativa tenemos: MEMORIA DE LABORES POLTICAS FUNCIN DE COMITS ESTADOS FINANCIEROS CONTABLES DE LOS LTIMOS 5 AOS. MANUAL DE CONTROL INTERNO. Los cuales se estudiaron para diversos intereses de investigacin, como por ejemplo el conocimiento de los procedimientos para la otorgacin de crditos, las jerarquas, etc. Por la amplitud de dichos documentos y polticas de la cooperativa no se pudo incluir cada uno de los documentos y manuales directamente.
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ANLISIS DE RESULTADOS. ANLISIS OBTENIDOS POR LA OBSERVACIN DIRECTA. Para la toma de datos e informacin con la observacin directa se utilizo la observacin directa cientfica ya que se tienen bien identificados los puntos que se investigaran. Para realizar esta investigacin se accedi la entrada en la COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L. a gestiones tanto administrativas como comerciales. En las cuales se confirmaron los problemas planteados en el anteproyecto. Problemas observados en el chalet. Se accedi al chalet el da mircoles 24 de agosto, para proceder a la visualizacin y revisin de la comercializacin, inventarios y distribucin de espacios de productos. Los problemas obtenidos en el rea de la comercializacin, se presentan a continuacin ordenadamente como se sigui la rutina el da de la visita. El primer problema que se observo fue en la venta de los productos que all se comercializan por medio de crditos, stos pueden ser otorgados a todos los empleados internos de CASSA DE C.V. y que no tengan bloqueado el crdito por multas o mora, el problema observado fue que aun con toda la tecnologa que existe y las facilidades que se pueden tener hoy en da, aun se otorgan crditos en ventas de producto por medio de vales manuales que se entregan a los clientes, ellos los llenan con su cdigo, valor, nombre y su respectiva firma.
COOPERATIVA VANGUARDIA
VALE DE VENTAS AL CREDITO No: CODIGO: NOMBRE FIRMA VALOR: 123456
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Cada 15 das se lleva a cabo una operacin que la realiza una empleada del chalet, que consiste en recolectar todos los vales, ordenarlos por numero de vale y cdigo de cliente para poder sacar el total que se cobrara a cada cliente, solamente para ordenarlos se lleva un tiempo aproximado de 12 horas de trabajo (un da y medio). Luego se realiza un informe que ser entregado a planillas para el respectivo descuento. Otro problema encontrado dentro del chalet es que los precios de los productos comercializados son relativamente altos, asiendo una comparacin con las tiendas locales. Un problema ms se localizo en los inventarios y rotacin de productos, ya que se encontraron productos vencidos, precios desactualizados, productos de poca rotacin y una mala distribucin de espacio en la bodega. Esto es debido a que los inventarios de llevan de forma manual y los realiza solo una persona sin contar con una supervisin o cotejo posterior al realizarse el mismo. Problemas en el otorgamiento de crditos y entrega de cheques aprobados: Para el otorgamiento y la entrega de cheques, se necesitan pasar por una serie de procedimientos establecidos por la junta directiva, exactamente por el comit de crdito. Comit de crdito El Comit de Crdito analiza las solicitudes de prstamos dentro de las polticas y lmites fijados por la Junta Directiva teniendo la facultad para aprobarlas, rechazarlas, aplazarlas o modificarlas. La Cooperativa debe procurar ofrecer el mejor servicio de crdito a sus cooperativistas que permita su crecimiento individual, familiar y comunitario, orientando el crdito a fines productivos y de inters social. El Comit de Crdito debe tomar en cuenta la solvencia moral y no fundar sus decisiones solamente en la existencia de una garanta, sobre todo cuando el propsito del prstamo es con fines productivos. Funciones del Comit de Crdito. - Revisar que la documentacin de los prestamos este completa - Realizar un anlisis de la situacin financiera del solicitante. - Aprobar o denegar las solicitudes de crdito de acuerdo al estudio financiero realizado al solicitante. - Revisar y brindar observaciones sobre las polticas de crdito. - Hacer cumplirlas polticas de crdito
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- Respetar lo establecido en las polticas de crditos Este comit ya aprobados los crditos pasa la informacin a la administradora que se encarga junto a la secretaria de redactar los cheques que son redactados en una mquina de escribir mecnica. Los clientes se quejan mucho sobre el tiempo que estos se tardan en poder entregarles el cheque con el prstamo o crdito solicitado, el cual desde la solicitud enviada por los clientes se tarda un aproximado de 5 6 das.
RESUMEN DEL ANLISIS DE RESULTADO

A partir de la investigacin realizada podemos deducir ineficiencias considerables que estn afectando el desarrollo de la gestin administrativa y comercial de la cooperativa Vanguardia de R.L. las cuales podemos clasificar de la siguiente manera: Compras: Podemos deducir que hace falta un proceso de cotizacin, evaluacin y seleccin de los proveedores, lo cual es indispensable para lograr obtener precios econmicos y productos de calidad, tambin se carece de un sistema que permite llevar una lnea de trazabilidad de los productos que se compran. Inventarios: Hace falta un sistema adecuado que permita mejorar la administracin de los inventarios, tener actualizados los costos de venta, controlar la existencias fsicas y que facilite la identificacin de aquellos productos que no mantienen una alta rotacin. Ventas: Se necesita un sistema de facturacin para las ventas al contado y al crdito, para que no existan errores, pues el sistema actual (manual) es obsoleto. Aprobacin y Otorgamiento de Crditos: Hace falta un sistema que permita agilizar este proceso, adems que evite contratiempos y errores innecesarios al momento de emitir los cheques. La correccin de estas deficiencias nos permitir mejorar las utilidades obtenidas en la cooperativa, dando como resultados mayores dividendos para los socios de la cooperativa y un crecimiento econmico de la cooperativa.
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VERIFICACIN DEL PROBLEMA

CUADRO DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES DETECTADOS A TRAVS DE LA OBSERVACIN DE LOS PROCESOS PROBLEMAS OPORTUNIDADES Mano de obra sobre utilizada. La creacin de un sistema informtico Se observo que al que no existir un sistema que agilice el proceso de corte de informtico que agilice el corte diario de ventas al crdito y al contado de forma ventas, verificacin de inventarios, la diaria o por periodos. La creacin de un emisin de cheques y la evaluacin de sistema informtico que agilice el crditos. proceso de aprobacin y otorgamientos de crditos. Precios Altos en las Compras y Ventas. Creacin de un procedimiento de Se observ que la falta de un procedimiento compra que incluya la cotizacin, y seleccin de los adecuado de compras ocasiona evaluacin desconfianza en las compras, precios altos, proveedores productos de mala calidad, etc. Desconfianza en los inventarios. Se Creacin de un sistema informtico que observ Perdidas y faltantes en la mejore la credibilidad en el sistema de mercadera inventarios, que facilite la verificacin de stos y minimice los faltantes. Cobros indebidos: Se observ que se Creacin de un sistema que evite los realizan por equivocaciones en los apuntes cobros indebidos a los clientes. de vales realizados por clientes y empleados de la cooperativa. Cobros no realizados. Se observ que hay Creacin de un sistema que evite la cobros que no se realizan existencia de cuentas incobrables. Gasto innecesarios en papelera y tiles. Eliminacin de gastos innecesarios en Se determin que existen muchos gastos papelera y tiles. innecesarios de papelera y tiles Retrasos en los procesos administrativos Por no contar con sistemas y comerciales. automatizados los procesos se vuelven tardados y tediosos.
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DELIMITACIN DE LA NECESIDAD
Por medio de las investigaciones realizadas y comprobaciones a travs del estudio en la cooperativa Vanguardia de R.L. se puede determinar la poca eficiencia que posee la Gestin Administrativa y Comercial actual, esto refleja que existe una necesidad muy importante la cual los socios y clientes desean satisfacer mejorando los procesos actuales mediante procedimientos y sistemas informticos que hagan ms productiva a la asociacin. Se determino que con un nivel avanzado en la Gestin Administrativa y Comercial, se puede crear o despertar inters en los posibles compradores y obtener mejores resultados en las salidas de producto.
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL.

Los anlisis de los resultados de la investigacin realizada nos han permitido concebir un diagnstico de acuerdo a la situacin actual en la que est inmersa VANGUARDIA DE R.L. Considerando que actualmente la cooperativa cuenta con 158 socios que vienen a significar un porcentaje muy bajo de los empleados de CASSA de CV, permite determinar que el hecho de mejorar la gestin actual beneficiara el desempeo de la asociacin ayudara en gran medida a aumentar el nmero de socios y clientes con los que se cuenta actualmente. Por el momento Vanguardia de R.L. no cuenta con un alto prestigio por los bajos dividendos que genera a sus socios, se espera corregir en gran medida esta problemtica al mejorar su Gestin Administrativa y Comercial.
ACEPTACIN Y CARACTERSTICAS DEL BIEN SOLUCIN

La empleada entrevistada plantea la situacin en la que actualmente realizan las labores para la cooperativa; situacin que mejorara al aceptarse la propuesta de mejoramiento de la Gestin Administrativa y Comercial mediante una solucin lo cual sera de gran utilidad para un mejor posicionamiento en el mercado consumidor. Adems de plantear a la junta directiva y empleados una mejor forma de llevar a cabo los procesos para aumentar ganancias y obtener mejores resultados, se les proporciona un estudio de mercado para que conozcan la opinin de los socios y clientes. Desde el punto de vista de las personas encuestadas mediante las preguntas cerradas, abiertas y mixtas, se proponen recomendaciones para el mejoramiento de la gestin actual, esto nos sirve como parmetro para conocer lo que los socios y clientes realmente busca en la cooperativa.
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La mejora comprendera desde los procesos efectuados en la cafetera como el otorgamiento de crditos, en los cuales en este preciso momento son efectuados a mano por cada empleado que quiera utilizar esta prestacin, con la mejora esto se podr realizar de forma virtual solamente con el cdigo de barras que posee cada carn de los empleados, adems se realizara un estudio para el mejoramiento del orden a la hora de realizar las compras. Para los nuevos procesos de compra-venta dentro del chalet se necesitara nuevo equipo ya que ser virtual algo que minimizara el tiempo en el cual se proporciona los datos de crditos otorgados para sus respectivos descuentos algo que actualmente se lleva manualmente. Como tambin se estudiara para la mejora en la compra de los insumos y mercadera necesaria para abastecer la demanda, se llevara el registro virtual de todos los trmites y transacciones procesadas dentro de la misma. Adems la mejora est ms enfocada hacia el rubro del otorgamiento de prstamos en el cual no habrn muchos cambios significativos, solamente se busca burocratizar la toma de decisiones ya que un software ser el encargado de otorgar o rechazar un prstamo, adems de agilizar los trmites el software ser ms seguro para la base de datos del registro de cada uno de los asociados.
De acuerdo a los resultados de la encuesta que fueron verificados de forma cuantitativa, determinando la magnitud de la necesidad de mejores procesos por parte del mercado actual especficamente socios y clientes, en consecuencia los socios estarn en la disposicin de invertir ms en la cooperativa y los clientes de consumir ms productos y servicios.
DEMANDA A SATISFACER, SEGN PROYECTO

Se incluir tecnologa en los procesos ya establecidos, en la cafetera se incluirn equipos tecnolgicos que sern de gran ayuda en el ahorro de tiempo como en la compra de productos que all se comercializan, adems en las gestiones y trmites para poseer crditos logrando aligerar los pasos a seguir para sus otorgamientos logrando una mejor satisfaccin del cliente y ahorrando dinero por medio de tiempo.
Dentro de la COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L. se tiene la visin de lograr la mayor satisfaccin de nuestros socios, los empleados de CASSA DE C.V. y personal externo (subcontratados) que no estn asociados con dicha cooperativa. Cabe aclarar que pueden tener unas diferencias de intereses entre estos tipos de clientes las cuales se mencionan a continuacin: EMPLEADOS DE CASSA DE C.V. SOCIOS DE COOPERATIVA Los socios activos de cooperativa vanguardia, trabajadores de CASSA DE C.V., al final de 2010 se reportaron 153, los cuales trabajan durante las dos temporadas, la de mantenimiento (abril-octubre) y temporada de zafra (noviembre-marzo).
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Estos clientes velan por los intereses comerciales y administrativos de la cooperativa por los siguientes motivos: -Se interesan en aspectos comerciales ya que es de un gran beneficio que los precios establecidos en el chalet sean relativamente bajos y justos, ya que ellos se beneficiaran con la venta exitosa porque aumentaran sus ganancias en acciones que poseen dentro de la asociacin y por el otro lado en los precios, ya que ellos igualmente son clientes activos y frecuentes de los productos que se comercializan dentro del chalet. -Al hablar del beneficio en las gestiones administrativas se refiere a los crditos que los socios pueden optar, agilizando el procedimiento para la aprobacin y entrega de los mismos, as mismo lograr tasas de inters bajas y formas de pago de acuerdo a sus capacidades. EMPLEADOS DE CASSA DE C.V. NO SOCIOS DE LA COOPERATIVA Los empleados de CASSA DE C.V. que an no son socios de la cooperativa; que son el total de trabajadores, ronda por los 1,560 en temporada de zafra y de 742 en temporada de reparacin. Este tipo de clientes se interesan plenamente en aspectos comerciales ya que el nico beneficio que reciben de la cooperativa es en los precios de los productos que sean de calidad y a un precio justo. Cabe marcar que en la temporada de zafra el nmero de beneficiarios aumenta debido al aumento experimentado en el nmero de empleados CASSA DE C.V. EMPLEADOS SUBCONTRATADOS POR CASSA DE C.V.: Los empleados subcontratados en la CASSA DE C.V. pueden variar dependiendo de los proyectos aprobados en cada temporada de mantenimiento. Pueden llegar a alcanzar hasta los 300 empleados. Estos al igual que los empleados de CASA DE C.V. solo se benefician de lo comercial con la excepcin que estos no pueden llegar a formar parte de la cooperativa. Pero pueden hacer uso del chalet consumiendo y comprando los productos que se comercializan. El nmero de empleados subcontratados disminuye re-considerablemente en temporada de zafra.
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PROVEEDORES
Los sistemas de Informacin y recursos electrnicos son requeridos para poder dar apoyo a los procesos administrativos y comerciales de las organizaciones. Desde esta perspectiva debe ser absolutamente claro que toda organizacin requiere de Sistemas de Informacin, y los requiere durante toda su existencia. Lo nico que va a cambiar en el tiempo, es la forma en que se implementarn estos sistemas. Por supuesto, estamos hablando de incorporacin tecnolgica, no se debe olvidar que vivimos en un pas tercermundista en el cual no existen muchas opciones o proveedores de estos recursos. Para este proyecto hemos encontrados dos alternativas viables, son empresas confiables y solidas que nos pueden garantizar un perfecto funcionamiento de nuestros sistemas para el bien solucin.
RECURSOS NECESARIOS PARA LA MEJORA PROPUESTA

Sistema de Gestin de Crditos: Principal herramienta para el trmite y aprobacin de los crditos as como de emisin de los cheques. Sistema de Facturacin e Inventarios: Herramienta necesaria para el control preciso de las compras y ventas de mercaderas, as como el control de los costos de venta e inventarios. Manual de Organizacin: El Manual de Organizacin es un documento de control administrativo que tiene como propsito, orientar al personal en la ejecucin de las labores asignadas; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; adems, sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluacin y seguimiento de los objetivos institucionales.
MATERIALES SOLUCIN
INSUMOS
NECESARIOS
PARA
EL
BIEN
Para el Sistema de Gestin de Crditos son indispensables los siguientes recursos: Un Impresor Matricial Formatos de Cheques Para el Sistema de Facturacin e Inventarios son indispensables los siguientes recursos: Lector Laser (pistola) Impresos Matricial para tickets de venta Computadora
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PROVEEDORES PRINCIPALES
SYSCOM Es una pequea compaa de desarrollo de Software radicada en El Salvador desde 1992, su mercado objetivo es la pequea y mediana empresa, a las cuales brindan servicio y respuestas profesionales a problemas bsicos y complejos. Dentro de sus servicio se encuentra la elaboracin de sistemas contables, de Recursos Humanos, de control de inventarios de todo tipo (100,000 tems), Software de control de estaciones de radio, sistemas de manejo de ahorro y crdito (cooperativas y ONGs con nmero de crditos de hasta 100,000 cuentas) entre otros. Los sistemas son desarrollados con las herramientas VB.NET y Microsoft Visual FoxPro 9.0 y utilizando en el caso de Visual FoxPro la base de datos nativa del lenguaje para proyectos pequeos, adicionalmente se desarrolla en las bases de datos: Motor Jet, Microsoft SQL Server en cualquiera de sus versiones y otras bases de datos. Website: www.syscom.com.sv Direccin: Alameda Juan Pablo II edif. Nobles de Amrica, Local 22 3er nivel, San Salvador, San Salvador Telfono: (503) 2237-8144; Fax: 2237-8145
EQUIPOS ELECTRNICOS VALDES S.A. DE C.V. Es una empresa lder en la distribucin de equipos electrnicos de El Salvador, son distribuidores exclusivos de la marca Epson. Website: www.valdes.com.sv Direccin: Oficina Central, 65 Av. Sur N 3415-A, media cuadra al Sur de Av. Olmpica, San Salvador, El Salvador. PBX.: (503) 2209-2200, Fax.: (503) 2224-5382. E-mail: srvaldes@valdes.com.sv
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METODOLOGA Y RECOLECCIN MERCADO ABASTECEDOR
DE
INFORMACIN
DEL
La metodologa que se ha tomado en cuenta para la investigacin es basada en la recoleccin de informacin mediante el mtodo de Investigacin de campo (va telefnica, correo electrnicos, incluyendo las consultas hechas a la gua telefnica). Descripcin del proceso: 1. Buscar va internet las empresas especializadas en software para cooperativas y proveedores de artculos electrnicos. 2. Se contacto por correo electrnico y va telefnica a la casas matriz de cada uno de los proveedores y se les expuso los equipo y los servicios que necesarios para llevar a cabo mejora de la gestin administrativa y comercial. Tomando en cuenta la tecnologa, especificaciones, precios y el tiempo de entrega. 3. Cotizar precios y descripcin del servicio. 4. Realizar un cuadro comparativo de los proveedores
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA LA MEJORA

En el primer sondeo realizado con la disponibilidad de artculos en el mercado que estn presentes todos los recursos requeridos para el mejoramiento de la Gestin Administrativa y Comercial de la cooperativa Vanguardia de R.L. La disponibilidad de materiales para la elaboracin del producto est asegurada ya que se cuenta con proveedores confiables.
RIESGOS DEL ESTUDIO DE LA SITUACIN ACTUAL

Los principales riesgo son: La utilizacin de informacin mal extrada o mal manipulada por terceros que les perjudicara el nuevo control de los procedimientos que propondr la mejora Informacin mal procesada o fuera de los parmetros objetivos de la investigacin. Puntos de vista no visualizados que pudieran tener un impacto importante para la toma de decisiones
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Con la nueva mejora en las gestiones administrativas antes planteadas se lograra una nueva visin por parte de la comunidad de trabajadores de CASSA pudiendo as subir el nmero de socios. Las expectativas de los socios y clientes se indagaron por medio de una investigacin documental de campo, especficamente como instrumentos de recoleccin de datos la encuesta y la entrevista, con esto se logro identificar las oportunidades de mejora. Desde ya se pronostica una fuerte inversin para llevar a cabo el proceso de mejora de acuerdo a las expectativas de los socios y clientes, a pesar de estas inversiones se logra percibir el impacto que tendr en la reduccin de tiempos de tramites dentro de la gestin administrativa y comercial de la cooperativa. Se necesita promover ms la cooperativa para as tener disponible ms inversin a travs de nuevos socios. Poner atencin a las modificaciones de los procesos y procedimientos que se llevaran a cabo en el proyecto, ya que todo cambio requiere un esfuerzo extra. Aplicar criterios como puntualidad, calidad de materia prima, disponibilidad de recursos y costos ms bajos a la hora de elegir un proveedor.
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CAPITULO III: ESTUDIO TCNICO
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INTRODUCCION
El presente estudio pretende realizar una evaluacin de la gestin administrativa y comercial de la Cooperativa Vanguardia de R.L. y exponer estrategias para mejorar el desempeo de la misma asi como evaluar la situacin actual de la cooperativa, en relacin con la prestacin de servicios y obtencin de beneficios para sus socios, para identificar los aspectos a mejorar y analizar las operaciones ejecutadas en los mismos. Mediante el estudio de la situacion actual y la encuesta, se document los procesos administrativos y comerciales de la cooperativa, ahora se pretende proponer estrategicas tecnologias en base a la realidad que vive la cooperativa para la reduccin de costos y gastos en los diferentes procesos de compra, almacenaje y venta de productos de primera necesidad y electrodomsticos.
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OBJETIVOS
Objetivo general:
Mejorar la gestion administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L., para asegurar la rentabilidad economica y aumentar los margenes de ganacia de los socios.
Objetivos especficos:
Optimizar el tiempo de los procedimientos para los distintos procesos dentro de la cooperativa. Mejorar los procesos mediante la documentacin, elaboracin de diagramas de procesos y mtodos de operacin. Determinar capacidad instalada de la cooperativa. Identificar cada uno de los elementos necesarios para la funcionalidad del sistema de la cooperativa.
TAMAO Y LOCALIZACIN
CAPACIDAD INSTALADA Y NIVEL DE APROVECHAMIENTO INICIAL GESTIN DE VENTAS REA DE CHALET (PUNTO DE VENTA) La capacidad instalada para la atencin los clientes en la gestin de ventas en el chalet segn lo que hemos observado es para 1,320 personas por da, y el nivel de aprovechamiento es de 72.73%, siendo entonces un total de 960 personas la capacidad instalada de nuestro punto de venta, segn la tabla siguiente en los siguientes horarios. Distribucin de la Capacidad Instalada Punto de Venta Horario N de Capacidad de Tiemp Emple atencin o (Min) ados Instalada en Nominal (N de Chalet personas a atender) 6:00 a.m. 7:00 a.m. 60 3 360 10:00 a.m. 10:20 20 3 120 a.m. 12:00 m. 1:00 p.m. 60 3 360 3:00 p.m. 3:20 p.m. 20 3 120 5:00 p.m. 6:00 p.m. 60 3 360 Totales 220 3 1,320
Capacidad de Atencin Instalada Efectiva (N de personas atendidas) 216 120 288 120 216 960
Nivel Aprovec hamient o
60.00% 100.0% 80.00% 100.0% 60.00% 72.73%
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La capacidad instalada se calcul en atencin a personas por ventas diarias y se clasific en: capacidad instalada nominal y capacidad instalada efectiva. La capacidad instalada nominal se calcul con base a la observacin de un da tpico de ventas, sabemos que la atencin es de lunes a sbado, 220 minutos diarios de atencin al cliente y una eficiencia del 72.73%. Se consider los horarios que tienen CASSA de C.V. como poltica para la realizacin de ventas en el chalet, y asumiendo que el chalet se halla en condiciones normales de funcionamiento. Con el cambio de la caja registradora por 2 computadoras se espera no modificar los tiempos de atencin los cuales equivalen a dos personas atendida por cada minuto. Hay que tomar en cuenta que aunque sean 220 minutos el tiempo para la atencin a los clientes el horario de las empleadas del chalet es de 6:00 a.m. a 6:00 p.m. tomando dos horas de descanso de 1:00 p.m. a 3:00 p.m., el resto del tiempo las empleadas se dedican a otras actividades dentro de la cooperativa. La capacidad instalada promedio por cada empleada es de 320 personas por da, segn la observacin realizada.
CAPACIDAD INSTALADA Y NIVEL DE APROVECHAMIENTO INICIAL GESTIN DE VENTAS OTORGAMIENTO DE SERVICIOS FINANCIEROS Y MUTUOS Y AHORRO Para obtener acceso a los servicios financieros que la cooperativa otorga es necesario que el socio que solicita el servicio tenga por lo menos seis meses de antigedad dentro de la cooperativa. Estos servicios son concedidos dentro de uno a siete das hbiles despus haber llenado la solicitud, segn poltica interna de la cooperativa (poltica comunicada de forma verbal). Dentro del periodo de solicitud la cooperativa procede a aumentar su capacidad financiera para responder a las necesidades de sus socios a travs de un crdito rotativo con banco agrcola. Auxilios Mutuos. El monto acumulado por el otorgamiento de Auxilios mutuos es de $ 23,303.68, hasta diciembre 2010 (segn memoria de labores), un auxilio mutuo es una remuneracin que la cooperativa ofrece a sus socios cuando un familiar de estos fallece, el socio puede inscribir a dos familiares y la cooperativa la otorga $685.71 por cada familiar fallecido (solo pueden inscribirse hijos o padres).
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Prstamos Personales y Especiales. La cooperativa puede otorgar hasta un mximo de $6,000.00 en concepto de prstamos personales a cada socio, siempre y cuando este cuente con la capacidad de pago comprobable y tenga el respaldo de un deudor por cada $2,000.00. La cooperativa goza de un crdito rotativo que se tiene con el Banco Agrcola que actualmente tiene un lmite de $200,000.00 de lo cual se adeuda la cantidad de $50,117.88 segn memoria de labores 2011. La cooperativa puede otorgar prstamos especiales hasta por el valor de $200.00. Estos prstamos son a corto plazo mximo de 4 meses. Prestamos sobre acciones. La cooperativa puede otorgar prstamos hasta por el 80% del valor de las acciones, siempre y cuando el socio tenga la capacidad financiera para adquirirlo. Prestamos sobre compra de enseres. La cooperativa puede otorgar prstamos hasta por $1,000 en concepto de compra de enseres o electrodomsticos para cada socio. Prestamos sobre prestaciones laborales. Como requisito todo socio deber ser empleado de CASSA de C.V., de la misma manera el socio tiene el derecho de adquirir un prstamo sobre la Indemnizacin, Aguinaldo o Gratificacin, el mximo que la cooperativa puede otorgar es del 75% sobre el valor neto a recibir en prestaciones laborales sin lmite restrictivo. Nuestra propuesta es que se regule el lmite hasta un lmite de 2,000 para no poner en riesgo la liquidez de la empresa y reducir el porcentaje del endeudamiento al 60%. Ahorro. La cooperativa tiene la capacidad de otorgar un inters del 4% en los ahorros personales, sin lmites mximo de monto a ahorrar, las nicas restricciones con las que se cuenta es que el ahorro solo se puede retirar en diciembre el valor mnimo, no as en excedente de lo ahorro en valor mnimo si se puede retirar en cualquier fecha del ao, sin restricciones. El monto mensual mnimo a ahorrar es de $3.71. La propuesta es establecer un lmite para estos ahorros a un tope de $3,000.00 porque segn los estados financieros nuestros Efectivos y Equivalentes solamente representan el 5.20% de nuestros activos circulantes (Caja=$570.00 y Bancos=$16,744.92) y no es conveniente arriesgar la liquides de la cooperativa. Caja Chica. Son aquellos prestamos que se dan en toda poca del ao para cubrir las Algunas necesidades emergentes que pueda tener el socio, el monto mximo a otorgar es de $35.00 con un plazo mximo de 15 das.
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Distribucin de la Capacidad Instalada Solicitudes de Prstamos N de Capacidad Horario Tiempo Emple de atencin Demanda (Min) ados Instalada actual (N Acumul Atenci Nominal (N de ado n de personas personas a atender) atendidas) Lunes, Martes y Mircoles 1,440 1 288 26 De 8:00 a.m. a 1:00 p.m. solicitudes De 2:00 p.m. a 5:00 p.m. atendidas
Nivel Aprovecha miento
0.093%
El cuadro anterior se base en la consulta que le realizamos a la administradora acerca de cuantas solicitudes se atienden en la cooperativa, a lo cual ella nos respondi que aproximadamente ser reciba semanalmente segn la siguiente tabla: Tiempo Gestin de Nmero de socios prstamo atendidas en la semana Tipo de Gestin Prstamo Especial 6 minutos 6 Prstamo Personal 6 minutos 3 Caja Chica 4 minutos 5 Enseres 5 minutos 5 Retiros 4 minutos 7 Total 5 minutos (promedio) 26 Distribucin de la Capacidad Instalada Gestin de Prstamos Horario N de Capacidad Tiempo Emple de atencin Demanda (Min) ados Instalada (N de Atenci Nominal (N personas de cheques atendidas) n a emitir) Jueves 300 1 300 26 De 8:00 a.m. a 12:00 m.
Nivel Aprove chamie nto
14%
Hay que tomar en cuenta que esta distribucin en la gestin de prstamo es una de las mejoras con las que contar la cooperativa, ya que el proceso de autorizacin de prstamos ser instantneo al llenar la solicitud y el proceso de emisin de cheques contar con una rapidez aproximada de 1 cheque por minuto.
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LOCALIZACIN DEL PROYECTO
MACROLOCALIZACIN La cooperativa Vanguardia est ubicada en el departamento de Sonsonate, Especficamente en el cantn Huizcoloyolate, dentro de las instalaciones de CASSA de C.V. km 62 carretera a Sonsonate. Mapa Sonsonate: Mapa de CASSA de C.V., Central Izalco:
MICROLOCALIZACIN
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Cooperativa Vanguardia de R.L. eta ubicada dentro de instalaciones de CASSA de CV, en la parte sur de Central Izalco. rea de ventas. El chalet cuenta con un rea de 3 mts x 5 mts donde se almacena la mercadera, un rea de 2 mts x 5 mts donde se atiende a los clientes, adems de contar con doce mesas comedor con capacidad para seis personas cada una.
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rea de Administracin. El rea de administracin cuenta con un rea de ventas de (10 x 2) mts. y un rea de bodega de de (10 x 3) mts. Cabe mencionar que cuenta con servicios sanitarios, baos y bancas, que aunque son propiedad de CASSA representan un atractivo para los clientes, adems de estar en la entrada del rea de lokers (casilleros) de los empleados. Esto contribuye enormemente a las operaciones de la cafetera pues esta inmediata a los servicios antes mencionados y representa la primera opcin para los trabajadores de la empresa.
DISTRIBUCION PROPUESTA
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Mejoras En el ala derecha antes bodega se ha designado el espacio de operacin de la administracin y las secretarias. Aprovechando de manera ms lgica las instalaciones actuales. Se han aislado los sanitarios y se ha agregado una sala de espera en el rea de secretaria.
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Mejoras: En el area de almacen se realizo una redistribucion y se agrego una area de bodegas contiguo a el almacen. Las puertas se han sustituido por unas corredisas que reducen el espacio ocupado. Se han pensado tres estantes para ofrecer los productos mas pequenos y hacia el fondo una seccion con enseres y electrodomesticos.
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INGENIERIA DEL PROYECTO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE PRESTAMOS. Los procesos a seguir son las siguientes: 1. Recepcin de la solicitud verbal del socio: El socio se acerca con el inters de realizar un prstamo, se le informa los pasos a seguir del proceso y la existencia de una poltica que rige la aprobacin y otorgamiento de los mismo. 2. Revisin de la situacin crediticia del socio: En base a la politica de ortorgamiento de prstamos se revisa si el empleado puede iniciar el tramite de solicitud y aprobacin de prstamos. 3. Revisin de Documentacin: Si el socio goza de solvencia crediticia para la gestin del prestamo se le solicita presente su documentacin y si esta est incompleta se le pide que realice las gestiones necesarias para completarla. 4. Ingreso de solicitud: Ya con toda la documentacin se llena la solicitud del prstamo. 5. Autorizacin o Rechazo de Solicitud. En Base a la poltica de otorgamientos de prstamos se realiza un anlisis de la solicitud y se determina si esta es aprobada o denegada en su oportunidad. Si la solicitud es rechazada se archiva con la documentacin respectiva. 6. Otorgamiento de Prstamo: El prestamo es concedido mediante un cheque descontando saldos pendientes y los gastos de papelario u otros que deban ser cargados. 7. Archivo de Prstamos aprobados. Se archiva la solicitud aprobada, junto con el voucher (copia del cheque).
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DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE GESTION DE PRSTAMOS Se puede decir que el proceso no se altera porque la mejora consiste en reducir el tiempo de las operaciones, segn podemos analizar los siguientes cuadros:
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
Diagrama N : Hoja N : Objeto del diagrama: Procedimiento de Gestin de Prestamos El diagrama inicia en: Solicitud de Prstamo El diagrama termina en: Archivo de Prstamo Otorgado Elaborado por: David Jonathan Escalante Sarceo Allan Fernando Lopez Ticas Miguel ngel Escuintla Actual: No. 1 2 3 4 5 6 7 Descripcion Recepcin de la solicitud verbal del socio Revisin de la situacin crediticia del socio Revisin de la documentacin Ingreso de solicitud Autorizacin o rechazo de la solicitud Otorgamiento de prstamo Archivo de prstamo Tiempo mximo (min.) 1.5 3 0.6 0.8 5.35 10 0.75 Actividad Distancia (mts.) Observaciones Actual Propuesto Economia Actividad No min. No min. No min. Operacin 4 18 4 3.4 0 14.25 Transporte 0 0 Inspeccin 2 3.6 2 1.9 0 1.75 Espera 0 0 Archivo 1 0.8 1 0.8 0 0 Totales 7 22 7 6 0 16
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TOTAL Propuesto: No. 1 2 3 4 5 6 7 Descripcion Recepcin de la solicitud verbal del socio Revisin de la situacin crediticia del socio Revisin de la documentacin Ingreso de solicitud Autorizacin o rechazo de la solicitud Otorgamiento de prstamo Archivo de prstamo
22
Tiempo mximo (min.) 1.5 1.25 0.6 0.8 0.1 1 0.75
Actividad
Distancia (mts.)
Observaciones
TOTAL
La economa total del tiempo aprovechado es de 16 minutos en total por cada solicitud de prstamos, adems de evitar los errores involuntarios en la emisin de cheques.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA VENTAS DEL CHALET Los procesos a seguir son las siguientes: 1. El cliente se acerca al chalet a realizar su compra: Se forman dos filas para que las personas no causen desorden al momento de realizar sus compras. 2. Atencin al cliente: El cliente solicita los productos una empleado tomara el pedido mientras los ingresa en el sistema ya sea como al contado o credito, si es el credito tomara la lectura del codigo de barra del carnet de empleado del socio. 3. Entrega del producto: El producto es entregado al mismo tiempo que se realiza el cobro si la compra fue al contado; caso contrario solo se le entrega el ticket de respaldo, en las ventas al contado solo se entregara ticket si el cliente lo solicita 4. Corte diario: El producto es entregado al mismo tiempo que se realiza el cobro si la compra fue al contado; caso contrario solo se le entrega el ticket de respaldo, en las ventas al contado solo se entregara ticket si el cliente lo solicita 5. Traslado de Ventas al Crdito: Se realiza un corte en un periodo determinada y se traslada a la adminstradora con el reporte impreso. 6. Aplicacin de Descuentos en planilla. La administradora pasa el archivo a planillas donde es efectuado el pago al credito, sino antes agregar al archivo los saldos pendientes de periodos anteriores. 7. Cuadratura de descuentos: Los descuentos que no se pudieron aplicar se registran en un cuadro de excel para aplicarlos en la proxima quincena 8. Archivo de reportes: Se archivan los reportes de ventas al crdito y al contado del chalet, asi como los decuentos aplicados.
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DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE VENTAS EN CHALET. El proceso sufre algunas modificaciones en cuanto a la cuadratura de las ventas al crdito, anteriormente se ordenaban los vales para crdito y se su marizaban los totales, esto era bien tardado y supona algunos errores ya sea de parte del cliente al no proporcionar correctamente el cdigo o error involuntario por parte de la empleada que realizaba la cuadratura, sta actividad se realiza cada quince das aproximadamente.
Diagrama N : Hoja N : Objeto del diagrama: Procedimiento de Ventas Chalet El diagrama inicia en: Recepcin de los clientes El diagrama termina en: Archivo de reportes Elaborado por: David Jonathan Escalante Sarceo Allan Fernando Lopez Ticas Miguel ngel Escuintla Actual: No. 1 2 3 4 5 6 7 8 Descripcion Recepcin de los clientes (espera en cola) Atencin al cliente Despacho de productos Corte de ventas al contado y al credito Traslado ventas al credito a administracin Aplicacin de cobro en planilla Cuadratura de descuentos aplicados Archivo de reportes Tiempo mximo (min.) 0 0.5 0.5 30 1.5 1.5 3 0.5 Actividad Distancia (mts.) Observaciones Actual Propuesto Economia Actividad No min. No min. No min.
Operacin Transporte Inspeccin Espera Archivo Totales 4 1 2 1 1 0.5 9 37.5 2.5 1.5 33 4 1 2 1 1 9 0.5 6 2.5 1.5 1.5 0 0 0 0 0 0 0 0 31.5 0 0 31.5
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TOTAL Propuesto: No. 1 2 3 4 5 6 7 8 Descripcion Recepcin de los clientes (espera en cola) Atencin al cliente Despacho de productos Corte de ventas al contado y al credito Traslado ventas al credito a administracin Aplicacin de cobro en planilla Cuadratura de descuentos aplicados Archivo de reportes
37.5
Tiempo mximo (min.) 0 0.5 0.5 1.5 1.5 1.5 1 0.5
Actividad
Distancia (mts.)
Observaciones
50
TOTAL
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS EN CHALET Los procesos a seguir son las siguientes: 1. Registro de las compras:.Las compras sern registradas en el sistema tomando en cuenta todos los datos de las facturas o crdito fiscal, esta actividad se realiza a diario. 2. Analisis de Costo y Precio de Venta de Mercaderia: Se imprimir un reporte mensual de existencias el cual contedr principalmente el tipo de producto, la descripcion, la cantidad en existencia y el costo unitario, el objetivo de este analisis es establecer los precios para el siguiente mes. 3. Chequeo de Inventario Fisico: Se tomara de muestra uno o mas productos segn lo considere la administradora y se proceder a realizar el cotejo entre el inventario fisico y el reporte de existencia de inventario del sistema, esta actividad debe realizarse mensualmente. 4. Modificacin de Inventario en libros: Esta actividad debe estar debidamente justificada y se registrar en sistema con el concepto de consumo de chalet los faltantes que existan, posteriormente se tomaran medidas disciplinarias y de seguridad En comparacin con el proceso anterior donde solamente se realizaba el chequeo de inventario que por cierto tomaba un da completo, en este procedimiento se incluyen una actividad como lo es el anlisis de costo/precio de mercadera importantisimas para el control adecuado de los inventarios. El proceso anterior es descrito de la siguiente forma: 1. Registro de las compras:.Las compras se registran a diario en un libro de control de inventarios en excel. 2. Chequeo de Inventario Fisico: Se realiza un inventario de todos los productos en existencia. 3. Modificacin de Inventario en libros: Se modifica el libro de inventarios de acuerdo al inventario fisico.
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DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE INVENTARIOS EN CHALET El proceso de control de inventarios fue modificado para hacerlo ms confiable, es necesario que se tengan un control minucioso de las existencia y del costo de las mismas, con esto pretendo evitar venta de productos a un menor costo de adquisicin, adems ya no ser necesario inventariar todo el producto, sino se tomara algunos productos para evaluar si las operaciones se estn dando con orden. Se aumentaron dos actividades pero se redujo el tiempo en 340 minutos.

Diagrama N : Hoja N : Objeto del diagrama: Procedimiento de Control de Inventarios El diagrama inicia en: Registro de Compras El diagrama termina en: Archivo de Reportes Elaborado por: David Jonathan Escalante Sarceo Allan Fernando Lopez Ticas Miguel ngel Escuintla Actual: No. Descripcion 1 Registro de compras de las mercaderia (a diario) 2 Realizacin de inventario fsico 3 Correcin de inventario en libros Tiempo mximo (min.) 15 420 45 Actividad Distancia (mts.) Observaciones Actual Propuesto Economia Actividad No min. No min. No min. R 2 60 1 15 1 45 E Operacin 0 0 S Transporte 1 420 3 120 -2 300 U Inspeccin M Espera 0 0 E Archivo 1 5 -1 -5 N Totales 3 480 5 140 -2 340
TOTAL Propuesto: No. 1 2 3 4 5 Descripcion Registro de compras de las mercaderia (a diario) Analisis de Costos y Precios de venta Toma de muestra para inventario fisico Comparacin de inventario fisico con sistema Archivo de Reportes
480
Tiempo mximo (min.) 15 30 60 30 5
Actividad
Distancia (mts.)
Observaciones
TOTAL
140
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO COMPRAS DE MERCADERA. 1. Elaboracin de necesidades de compra: La administradora elabora la lista de mercadera que se va a vender, realizando proyecciones en base a la estadstica, ya sea que lleve registros por escrito o no, esta actividad debe realizarse de semanalmente, tomando en cuenta un inventario de seguridad. 2. Cotizacin de mercadera: Se deben hacer tres cotizaciones por producto tomando en cuenta calidad, confiabilidad y precio. 3. Seleccin de la mejor opcin: Se escoger la mejor opcin y se iniciar el proceso de la orden de compra. 4. Orden de Compra: Se emite una orden de compra. 5. Seguimiento del pedido: Se coordinan todas las actividades necesarias para que el pedido en el tiempo acordado y en las condiciones descritas por el proveedor. 6. Recepcin de la compra: Se debe recibir el producto con la orden de compra y se debe hacer un chequeo de las condiciones de la mercadera Este proceso tiene por objetivo mejorar la adquisicin de mercadera en costo y calidad del producto, para lograr mejores precios de venta, mejorar ganancias y tener la satisfaccin de nuestros clientes. El proceso anterior es descrito de la siguiente forma: 1. Elaboracin de necesidades de compra: Esto se haca cuando los la mercadera escaseaba, sin tener el conocimiento de algn inventario de seguridad. 2. Orden de Compra: Se compra directamente a los proveedores tradicionales y solamente se busca otra opcin en casos de emergencias o cuando algn proveedor se acerca a la cooperativa a ofrecer mercadera, ah se considera probar otras opciones. 3. Seguimiento del pedido: Se coordinan todas las actividades necesarias para que el pedido en el tiempo acordado y en las condiciones descritas por el proveedor. 4. Recepcin de la compra: Se debe recibir el producto con la orden de compra y se debe hacer un chequeo de las condiciones de la mercadera
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DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS El proceso de compras tendr un incremento en las labores y en el tiempo del procedimiento, pero mejorar la confiabilidad y la satisfaccin de los socios, as como mejores precios para los clientes en general.
Diagrama N : Hoja N : Objeto del diagrama: Procedimiento de Compras El diagrama inicia en: Elaboracion de necesidades El diagrama termina en: Archivo de documentos Elaborado por: David Jonathan Escalante Sarceo Allan Fernando Lopez Ticas Miguel ngel Escuintla Actual: No. 1 2 3 4 5 Descripcion Elaboracion de necesidades Orden de Compra Seguimiento de pedido Recepcion de la mercaderia Archivo de documentos Tiempo mximo (min.) 30 30 15 30 5 Actividad Distancia (mts.) Observaciones Actual Propuesto Economia Actividad No min. No min. No min. Operacin 3 90 4 120 -1 -30 Transporte 0 0 Inspeccin 1 15 1 15 0 0 Espera 0 0 Archivo 1 5 1 5 0 0 Totales 5 110 6 140 -1 -30
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TOTAL Propuesto: No. 1 2 3 4 5 6 7 Descripcion Elaboracion de necesidades Cotizacion de mercaderia Seleccin de proveedores Orden de Compra Seguimiento de pedido Recepcion de la mercaderia Archivo de documentos
110
Tiempo mximo (min.) 30 30 5 30 15 30 5
Actividad
Distancia (mts.)
Observaciones
TOTAL
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DESCRIPCIN DE LA MEJORA DEL PROCESO DE VENTAS DE ENSERES Esta mejora es ser indirecta ya que a pesar que el procedimiento no se modifica, sufre una mejora en la relacin que tiene con la concesin de prstamos por enseres, cuando el socio desea comprar un artculo al crdito se inicia el procedimiento de gestin de prestamos, el cual de alguna medida viene a beneficiar al empleado que desea adquirir enseres al credito, por la agilidad y confiabilidad del proceso.
DISEO TCNICO:
VALOR DE USO Y DE ESTIMACIN La propuesta de mejora representa un valor de uso que varia en relacion a la necesidad de cada persona, el otorgamiento de un credito o un bien en el momento opotuno puede significar muchas cosas dependiendo del uso que la persona le de al bien. Ademas, posee un valor de imagen que es algo que deseamos desarrollar mediante estrategias que permitan ganar notoriedad y transmitir una mejor imagen de cooperativa. Definitivamente al analizar estos valores se llega a la conclusion de que son equivalentes para la cooperativa; debido a que al ser una empresa de servicios es importante brindar una buena imagen. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA La propuesta es un servicio intermedio el cual sera util para mejorar la gestion actual. La estructura que sea ha propuesto es la siguiente: A. Sistemas informaticos : Sistema de Facturacion e Inventarios Sistema de Gestin de Prestamos B. Mejora de los Procedimientos Procedimiento de Compras Procedimiento de Ventas Chalet Procedimiento de Control de Inventarios Procedimiento de Ventas de enseres (mejora indirecta) Procedimiento de Gestion de Prestamos C. Adquisicion de Dispositivos Tecnologicos para manejo de informacion. Dispositivos Area Administrativa Dispositivos Area Comercial
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MATERIALES E INSUMOS PARA BSICOS NECESARIOS PARA LA OBTENCIN DEL BIEN. Para la obtencin final de dicha estructura se necesita una gama de materiales y materia prima para poder llevar a cabo la mejora establecida, entre las que se encuentran: A. 1 Impresora para recibos o vales de cafetera. B. 1 Pistola de lectura de cdigo de barras para facturacin. C. 1 Impresora matricial para cheques. D. 2 computadoras de escritorio. E. Formatos de cheques. F. Papelera en general. IMPRESORA PARA RECIBOS O VALES DE CAFETERA. Descripcin tcnica del producto. Impresin de hasta 130 mm/seg. Impresin de recibos de logotipos y grficos, funciones fciles de usar incluyendo la carga de papel, el cortador automtico duradero y los mensajes automticos de estado diseo de la cubierta para mayor resistencia a los derrames. Velocidad de Impresin: Imprime recibos a una velocidad de hasta 130mm (5,12" /seg) por segundo, con una impresin trmica de cupones de gran velocidad, logrando una buena combinacin costo x beneficio. Diseo de uso: El diseo compacto de la TM-T81 la hace ideal para los entornos de farmacias y hotelera. Tambin ofrece carga fcil de papel (Drop-in), un cortador automtico, diseo de la cubierta para protegerla contra derrames e imprime diversos cdigos de barras. Confiabilidad : La TM-T81 cuenta con un MCBF (Promedio de ciclos antes de falla) de 52 millones de lneas, un MTBF (Promedio de tiempo antes de falla) de 360.000 horas y una duracin del cortador automtico de 1,5 millones de cortes, la TM-T81 ofrece una sobresaliente confiabilidad, vital en entornos de alto volumen. Precio: $600.00 ms IVA
DATOS DEL PROVEEDOR: EQUIPOS ELECTRNICOS VALDES S.A. DE C.V. Website: www.valdes.com.sv Direccin: Oficina Central, 65 Av. Sur N 3415-A, media cuadra al Sur de Av. Olmpica, San Salvador, El Salvador. PBX.: (503) 2209-2200, Fax.: (503) 2224-5382. E-mail: srvaldes@valdes.com.sv
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PISTOLA DE LECTURA DE CDIGO DE BARRAS DE FACTURACIN.
Descripcin tcnica del producto:_El LS1203 de Symbol es un lector de cdigo de barras pequeo, ligero y su diseo ergonmico es cmodo para usar en operaciones cotidianas. Combina una alta calidad de lectura en cdigos de barra lineales, facilidad de uso y durabilidad. Diseada para atender las necesidades en una gran variedad de ambientes, incluyendo puntos de venta, aplicaciones industriales ligeras y soluciones para hospitales o laboratorios. El lector LS1203 ofrece el poder mejorar la eficiencia en operaciones. Su diseo va ms all de una apariencia moderna. Su uso se ajusta a las manos de cualquier operador y su diseo resiste cadas de 1.5 m de altura sobre concreto. Precio: $59.000 ms IVA
DATOS DEL PROVEEDOR: EQUIPOS ELECTRNICOS VALDES S.A. DE C.V. Website: www.valdes.com.sv Direccin: Oficina Central, 65 Av. Sur N 3415-A, media cuadra al Sur de Av. Olmpica, San Salvador, El Salvador. PBX.: (503) 2209-2200, Fax.: (503) 2224-5382. E-mail: srvaldes@valdes.com.sv
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IMPRESORA MATRICIAL CHEQUES. Descripcin tcnica del producto
PARA
CARACTERSTICAS: Velocidad de hasta 25ppm(Simple)/50ipm escaneo por ambas caras. Ciclo de trabajo diario de 1,200 hojas. Alimentador automtico de gran capacidad para 75 pginas. Escner a color, en escala de grises y en dos tonos. Resolucin ptica de 600 dpi. Escanee instantneamente y ahorre energa con la tecnologa Epson ReadyScan LED. Escner para tarjetas de negocio, plsticas y hojas de 216 mm x 914 mm (ancho x largo). Pantalla LCD de 2 lneas con funcin de escaneado directo (Scan-to-Job) para escanear con slo pulsar un botn. Software de manejo de documentos incluido. Tamao compacto. Compatible con Windows y Mac. ESPECIFICACIONES: Tipo de escner: Alimentador de hojas, escner a color de ambas caras en una sola pasada. Resolucin de Escner: ptica: 600 dpi Salida: 75 a 600 dpi. Pxeles efectivos: 5,100 x 21,600 pxeles. Velocidad de escaneo: (A4, 300dpi) Escala de grises: 1.230 mseg./lnea aprox.) Monocromtico:1.230 mseg./lnea (aprox.) Color: 1.230 mseg./lnea (aprox.) Interfaces: USB 2.0 de alta velocidad. Caractersticas Fsicas: Ancho: 302 mm Profundidad: 198 mm Alto: 213 mm Peso: 4,6 Kg. Precio: $132 ms IVA
DATOS DEL PROVEEDOR: EQUIPOS ELECTRNICOS VALDES S.A. DE C.V. Website: www.valdes.com.sv. Direccin: Oficina Central, 65 Av. Sur N 3415-A, media cuadra al Sur de Av. Olmpica, San Salvador, El Salvador. PBX.: (503) 2209-2200, Fax.: (503) 2224-5382. E-mail: srvaldes@valdes.com.sv
COMPUTADORAS DE ESCRITORIO (2 Unidades)

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Descripcin tcnica del producto: Case ATX. Monitor LCD 15 BenQ. Mother Board Biostar G31. Memoria Ram DDR2 de 2gb. Disco Duro de 320 GB SATA. Lector multitarjeta frontal. Quemador de DVD-RW SATA. Teclado. Mouse. Bocinas. Combo PC con Intel Dual Core E5200 2.5 GHz. Escritorio y silla. Precio: $400.00 mas IVA C/U
DATOS DEL PROVEEDOR: DIGITAL SOLUTIONS Website: http://www.piensads.com/ Direccin: Final 3 Avenida Norte entre 6 y 8 Calle Oriente Casa N B Las 36 nimas, Chalchuapa. Telefonos: 2408-2121, 2408-4082, 2408-5151, 2408-2704 E-mail: ventas@piensads.com
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ESTANTERIA PARA PRODUCTOS (3 UNIDADES)
Supermercado: su principal caracterstica es ser integralmente modular, auto portante, fcil de armar por la ausencia de tornillos, adaptable a las dimensiones de espacio o de obstculos como columnas y escaleras, entre otros, con la cual podr ofrece una mejor exposicin promocional tanto en la estructura de la estantera como en su conjunto de accesorios. CARACTERISTICAS Todos los entrepaos son modulares y tienen dos posiciones una horizontal y otra inclinada. Cada tramo tiene tornillos niveladores en el piso. La estructura esta` totalmente hecha con troquelara para que la armada y desarmada se haga sin utilizar ni un tornillo ni remaches. Las cremalleras estn hechas en lmina ColdRolled en calibre 16, y los brazos en calibre 14. Los refuerzos estn hechos en lmina calibre 24. Con estos altos calibres garantizamos la mejor durabilidad y estabilidad de los entrepaos ya que aguantan pesos muy superiores a las construida en el Pas. PINTURA Son pintadas con pintura electrosttica horneable. Colores almendra gofrado. (Opcion color diferente segn sus necesidades) Existe la opcin de usar pintura a base de poliuretano. ESPALDAR El espaldar es construido en lmina perforada.
Precio: $160.00
DATOS DEL PROVEEDOR: ADOOS Website:http://www.adoos.com.co/post/47660 23/estanteria_gondolas_para_supermercado Direccin: Final 3 Avenida Norte entre 6 y 8 Calle Oriente Casa N B Las nimas , 36 Chalchuapa. Telefonos: 2408-2121, 2408-4082, 2408-5151, 2408-2704 E-mail: ventas@piensads.com
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FORMATOS DE CHEQUES.
Descripcin del producto. Documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
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Estos formatos de cheques se mandaran a hacer dentro de la empresa MOORE de El Salvador, que se dedica a la elaboracin de formatos de este tipo, los cuales estn presupuestados a un precio de: Paquete de 1,000 cheques: $34.00 ms IVA
DATOS DEL PROVEEDOR:
IMPRESOS MG: Res. La Colina 2, Sendas Los Bosques, Polgono L-14, Santa Tecla. Telfono: 2228-5313 PAPELERA Y HERRAMIENTAS EN GENERAL. Precio $ 3.09 ms IVA $44.00 ms IVA Periodo 1 Resmas Mensual 1 Cartucho Mensual
Papelera o herramienta Resmas de papel bond Cartuchos de tinta p/impresora PROVEEDOR: PRICE SMART NORMAS Y POLITICAS
CONCESION DE CREDITOS EN EL CHALET: Objetivo: Establecer las normas que regirn el crdito y as evitar malos entendidos o inconvenientes econmicos a los empleados y a la cooperativa por crditos mal aplicados, no otorgados o sobregiros. Reglas: Empleados de CASSA de C.V. y que porten su carnet Gozar de un buen record crediticio Que la compra sea mayor a $1.00 y menor a $15.00 AHORROS: Objetivos: Fomentar en el socio la cultura del ahorro. Reglas: La cuota mnima obligatoria es de $3.86 quincenal Tasa de inters 4% anual. Inscripcin de beneficiarios: Padre, madre, cnyuge, hijos, hermanos. El ahorro que corresponde a la cuota mnima obligatoria quincenal se podr retirar hasta el mes de diciembre de cada ao, salvo en los casos que exista renuncia voluntaria de parte del socio o que se ahorre ms de la cuota mnima. El monto mximo que se puede ahorrar es de $3,000.00
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REGLAMENTO DE AUXILIOS MUTUOS: Objetivos: Proporcionar la ayuda necesaria al socio en el momento de la prdida de un familiar (padre, madre, esposo/a e hijos) Reglas: El monto asciende a la cantidad de $685.71 por beneficiario. Inscribir como beneficiarios: padre, madre, cnyuge hijos. El socio debe cancelar $1.14 quincenal Tener 6 meses de ingreso como socio activo de la cooperativa Debe estar activo en ese momento (cuotas al da) Tener inscrito como beneficiario al familiar que ha fallecido Presentar acta de defuncin del beneficiario fallecido Presentar partida de nacimiento del socio Presentar acta de matrimonio, en el caso que fallezca la esposa Hacer el reclamo durante los primeros 60 das de fallecido el beneficiario Socios con seis meses de inactividad no tendr derecho a este beneficio. En caso que el socio fallezca sus familiares no gozan de este beneficio OTORGAMIENTO DE CRDITOS Objetivos: Canalizar entre los socios en forma equitativa, los recursos econmicos disponibles de la cooperativa, a travs de prstamos, para finalidades cuyas actividades sean tiles, lcitas y/o productivas as como regular y agilizar la tramitacin de los prstamos y garantizar a la cooperativa la recuperacin ms sana del capital prestado. Reglas: Prstamos personales hasta $6,000, con un fiador por cada $2.000.00, un plazo de 4 aos y 17% anual de inters. Prstamos especiales hasta 200, en 4 meses mximo. 5% mensual de inters. Prstamos sobre prestaciones (Gratificacin, Indemnizacin y Aguinaldo) aplica para socios y hasta un 60% La suma de las deudas totales del solicitante no debe exceder al 45% Prestamos Sobre Acciones, siempre y cuando no posean deudas de otro tipo en la Cooperativa (rdenes de compra, enseres, etc.) En caso que el deudor dejara de laborar para CASSA, de C.V. y su cuenta este inactiva por tres meses sus acciones y ahorros constituyen la primera garanta sobre la deuda, efectundose un cruce automtico por parte nuestra y el saldo restante se le cobrara a los fiadores con previa notificacin.
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No podrn ser acreedores a prstamos sobre prestaciones aquellos socios que se mantengan en sobregiro con descuentos quincenales de la Cooperativa. Para realizar un prstamo sobre prestaciones, es necesario presentar un fiador solidario. Ningn socio podr hacer uso total o parcial de sus acciones para abonar o cancelar sus deudas con la Cooperativa o fuera de ellas, salvo en caso de que se retiren definitivamente de la misma. El socio que se retire de la Cooperativa nicamente tendr la opcin de reingresar en una ocasin mas y despus de haber cumplido tres meses de su retiro. Ninguna persona podr actuar en calidad de fiador en ms de dos ocasiones. Los deudores y fiadores estn obligados a notificar a la Cooperativa cualquier cambio de domicilio, direccin posta y/o trabajo. Los pagos que hagan los prestatarios se aplicaran segn las siguientes prioridades: intereses, acciones, ahorros, auxilios mutuos y cuota al capital del prstamo. El retiro del prestatario como socio de la Cooperativa, la obliga a cancelar sus compromisos con esta y al mismo tiempo se le suspendern los derechos como asociado. Prestamos sobre Enseres hasta $ 1,000.00 Todo socio podr ser fiador hasta que las cuotas de sus obligaciones combinadas sumen el 50% de su salario mensual. El socio deber estar al da con el pago de sus obligaciones al momento de solicitar un prstamo. Tener como mnimo seis meses de ser socio de la cooperativa. La solicitud de prstamo personal se requieren las constancias de sueldo y los ltimos Del monto a solicitar se descontar un 5% el cual se capitalizar en concepto de Depsito de Acciones, adems en concepto de comisin por trmites el 1% sobre el monto del prstamo, ms el 13% de IVA sobre 1% calculado, tambin $3.00 en concepto de papelera. El socio no podr ser acreedor de un nuevo prstamo si antes no ha cancelado el 50% de su deuda anterior. El plazo mximo de pago es de 48 meses.
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RENUNCIA DE SOCIOS Al renunciar de la Cooperativa el socio debe presentar una carta dirigida a la Junta directiva. La renuncia ser efectiva si el socio no posee saldos deudores. Si al momento de la renuncia los saldos de ahorros y acciones pueden cancelar las deudas, se podr hacer efectiva la renuncia. El socio deber esperar un mes a partir de la fecha en que la renuncia fue entregada, para que se le devuelva el valor correspondiente a sus ahorros y aportaciones. Si el socio renuncia durante los meses de julio a diciembre, este pierde el derecho a los dividendos correspondientes al ao anterior.
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FUNCIONALIDAD DE LA PROPUESTA DE MEJORA PARA LA GESTIN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA Beneficios. Reduccin del tiempo de trabajo y ahorra en costos de mano de obra. Reduccin de los costos de almacenaje y aprovechamiento optimo del espacio. Reduccin en el tiempo de otorgamientos de crditos Eliminacin de procesos burocrticos y lentos Eliminacin de errores en la aplicacin de descuentos por chalet Mejor control de las ventas, las compras, inventarios y prstamos. Compras eficientes. Precios bajos y actualizados. Crecimiento del Prestigio de la cooperativa
A. Procedimiento de venta en chalet: El nuevo procedimiento de venta en el chalet de Cooperativa Vanguardia de R.L. ser por medio de un sistema computarizado que utilizara la base de datos de recursos humanos de los empleados de CASSA para aprovechar que todos estos ya estn carne tizados y poseen su respectivo cdigo de barra. 1. El cliente espera su turno para comprar. 2. Seleccin de productos por parte del cliente 3. La vendedora suministra los productos requeridos. 4. La cajera realiza el cobro utilizando el nuevo sistema que consta de una computadora, una pistola laser y una impresora. a. Toma del cdigo de barra del producto. b. La vendedora solicita la ficha del empleado. c. Lectura del cdigo del empleado para cargar a su nombre la cuenta. d. Impresin del recibo a nombre del cliente. 5. La cajera entrega los productos al cliente. 6. El cliente es despachado. 7. La encargada del Chalet realiza un corte diario de las ventas al contado y al crdito en cada estacin del chalet y se coteja contra el arqueo general. 8. La encargada del Chalet realiza el corte de las ventas al crdito en un determinado periodo y traslada el archivo generado a la administradora, junto con su impresin para realizar los descuentos en planillas. 9. Se archiva el reporte de ventas al crdito de un periodo.
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B. Procedimiento de inventarios en chalet: El nuevo procedimiento de control de inventarios de Cooperativa Vanguardia de R.L. ser por medio de un sistema computarizado que aprovechar las ventas realizadas, ya sean al crdito y al contado para la disminucin del inventarios y con las compras se pretende adems de registrar el aumento establecer el costo unitario de los productos (costo de adquisicin), todo esto de forma automtica. 1. La encargada del chalet registrar las compras de mercadera realizadas a diario en el sistema computarizado, tomando de base las facturas o comprobantes de crdito fiscal. 2. Al finalizar el mes, la encargada del chalet junto a la administradora realizaran un chequeo de los costos y precios de los productos, para realizar los ajustes y no sufrir prdidas. 3. Al finalizar el mes, la encargada del chalet junto a la administradora realizaran un inventario en base al reporte de existencia de inventario que generara el sistema, se tomara una muestra para no realizar todo el inventario fsico y se comparara con el reporte de sistema y as establecer diferencia justificablemente, si existen diferencia injustificadas la administradora tomar las medidas respectivas. C. Procedimiento de Otorgamiento de Crditos Personales: El nuevo procedimiento para la solicitud, aprobacin y otorgamientos de prstamos as como la emisin de cheques ser atreves de un sistema computarizado que utilizara como informacin la base de los socios, cuentas bancarias de la empresa, etc. 1. El socio se acerca a realiza la solicitud de su prstamos con los documentos que lo amparan para iniciar el trmite. 2. De lunes a mircoles la administradora ingresa las solicitudes a travs del sistema de gestin de prstamos y en el momento le notifica si esta aprobado o no la solicitud, en ese momento imprime la orden como aprobada para que el empleado se acerca a su CASSA para la aprobacin del descuento en planilla. 3. La recepcin de solicitudes y ordenes autorizadas se realizara hasta mircoles a medioda, despus de esto la administradora tendr un consolidado de prstamos a otorgar mediante el sistema, y realizara la gestin de la disponibilidad bancaria de la cooperativa. 4. La administradora imprimir los cheques en concepto de otorgamiento de crditos, adems podr emitir otros cheques como pago de dividendos, pagos de obligaciones tributarias, laborales, etc.
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5. Para la aplicacin de las cuotas el sistema lanzara un reporte de las cuotas y un archivo electrnico. 6. La encargada de la gestin de prstamos maneja un archivo de todas las solicitudes aceptadas y aprobadas
D. Procedimiento de Ventas en Enseres Mediante este procedimiento se proveen los lineamientos que facilitan y brindan una gua para aumentar las ventas de la cooperativa. Estructura que demuestra el profesionalismo ante los clientes y garantiza el incremento en el ndice de ventas de la cooperativa. 1. El cliente se acerca a la sala de ventas para realizar su compra. 2. Seleccin de enseres por parte del cliente 3. Si la compra es al contado, el cliente cancela el precio de venta del enser. 4. La cajera realiza el cobro y despacha el enser junto a su factura de consumidor final. 5. Si el cliente desea crdito se le notifica de los requisitos para aplicar a un prstamo sobre enseres. 6. Si el cliente decide llenar la solicitud si inicia Procedimiento de Otorgamiento de Crditos Personales, en este caso con las polticas y sobre la garanta del enser. 7. Si el cliente no aplica se le explica que puede realizar la compra al contado cuando l considere oportuno.
E. Procedimiento de Compra de cooperativa Vanguardia de R.L. Para el mejoramiento del proceso de compra actual y la integracin del sistema computarizado se establece el siguiente procedimiento apoyados de principios de inventario del modelo justo a tiempo para garantizar la oportuna adquisicin y abastecimiento de bienes los clientes. 1. Identificacin y Evaluacin de necesidades de suministro, en esta etapa se deber determinar la cantidad requerida a adquirir por la administradora, donde se tendr que auxiliar del sistema informtico de datos histricos de compras de productos que refleje el comportamiento de stas del ao anterior de los meses anteriores, que le permita programar las compras. Adems se deber considerar el uso del sistema para conocer el nivel de inventario que se posee en determinada fecha, esto facilitar establecer el nivel mnimo inventarios y programar oportunamente las futuras compras 2. Seleccin de proveedores, se debe realiza el anlisis de las cotizaciones de los proveedores en trmino de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad. Reciprocidad y otros factores.
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3. Elaboracin y aprobacin de la orden de compra, en esta etapa se
estructura una orden de compra con la cantidad seleccionada a compras y el proveedor seleccionado con anterioridad, para el funcionamiento de Cooperativa Vanguardia de R.L. La orden de compra tendr las siguientes caractersticas: Nombre de la empresa, Fecha de elaboracin. Numero de orden, Departamento que lo requiere, Proveedor (con su cdigo), Cantidad de materia prima, Descripcin del producto, Fechas programadas de entregas, Precio del producto, Total, Condiciones de pago, Tipo de compra, Firma y nombre de persona responsable y persona que autoriza la compra. 4. Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido. 5. Recibe bodega la materia prima y los materiales, en esta etapa se deber registrar los ingresos de materias primas y materiales que llega a bodega en el sistema informtico; y de la misma forma se debern registrar las salidas de los materiales manteniendo actualizado el sistema para la toma de decisiones inmediata. 6. El proveedor emita la respectiva factura, en esta etapa se prepara la cancelacin de la factura la cual lleva anexa la orden de compra que la ampara, al mismo tiempo tiene estipulado el crdito otorgado por el proveedor si fuera el caso de una compra al crdito. La aplicacin de los pasos anteriores llevarn a Cooperativa Vanguardia de R.L a obtener compras muy eficientes, ya que se reducen procedimientos administrativos que no agregan valor al producto; proveedores confiables debido a que se seleccionan proveedores cumplen con los estndares de calidad, precio y servicio; Y un eficiente sistema de manejo de inventario que implica el establecimiento de un inventario de seguridad.
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DISEO DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS SISTEMA DE FACTURACIN E INVENTARIOS. A. Resumen del sistema: Este sistema nace a raz de los problemas que tiene la cooperativa al momento de hacer los cortes diarios, hacer inventario y al momento que se hacen los cobros a los empleados; ya que algunas veces se hacen cobros indebidos a los empleados por falta de control. Este sistema permitir administrar la facturacin de la empresa y la gestin de los inventarios de una forma ms eficiente. Estas tareas bsicamente abarcan la facturacin de los productos vendidos y control de existencias. Adems de brindar un mejor servicio al cliente, ser ms efectivo y confiable al momento de realizar los cobros. B. Caractersticas del sistema: Control de Ventas al Crdito, Al contado y consumo propio del chalet Emisin de tickets de venta al contado y al crdito. Control de informacin de socios y empleados de CASSA de CV Control de inventarios de mercadera Ajuste/fijacin de precios de venta de los productos Mantenimiento y control de ventas al crdito Reportes de ventas al crdito y al contado por da o un periodo de das Reportes de costos por mercadera e inventario disponible
C. Anlisis de Diseo Lgico: Entidades del sistema: Entidades internas: Supervisor, Cajero y Contador. Entidades externas: Clientes, Socios y Proveedores de productos. D. Macro funciones que constituyen el sistema: Control de inventarios. Control de facturacin. Control de compras Manejo de clientes. Manejo de proveedores. Manejo de productos Generacin de reportes.
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E. Diagrama de la Estructura del Sistema
Acceso Al Sistema Mantenimiento Movimientos Ventas al Credito Ventas al Contado Consumo de Chalet Registro de Compras Reportes Utilitarios Control de Usuarios Datos de la Empresa
Clientes
Clientes
Proveedores
Proveedores
Productos
Productos
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F. Requisitos del sistema o Necesidades tcnicas del sistema o Hardware a utilizar o Una computadora de escritorio. o Procesador o Pentium III 850 Mhz o Superior o Memoria RAM o 256 MB o superior o Disco Duro o 20 GB o superior o Un monitor LCD o RCT. 15 o Una impresora matricial para tickets. o Lectores pticos de barra. o Software a utilizar: o Sistema operativo de 32 bits. o Windows XP Professional o Superior o Antivirus NOD 32 Versin 3 o Superior G. Red de datos a utilizar: EN NUESTRO CASO EL SISTEMA NO NECESITA UNA RED DE DATOS YA QUE SOLO SE UTILIZARA UNA MAQUINA Y LOS REGISTROS SE GUARDARAN EN DISPOSITIVOS DIGITALES COMO MEMORIAS USB 2.0. H. Servicios externos necesarios: o Internet: para actualizacin de base datos de virus y actualizaciones de seguridad del sistema. o Servicio de mantenimiento y soporte tcnico. I. Restricciones del sistema: o El sistema no ser capaz de enviar reportes por correo electrnico de manera autnoma. o No imprimir facturas de consumidor final ni crditos fiscales.
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SISTEMA DE PRSTAMOS. A. Resumen Prstamos o Crditos: Se categorizan los prstamos basados en la situacin financiera del socio con la cooperativa. De esta manera se ofrecen prstamos comerciales y cada prstamo tiene su propio sistema de polticas para su solicitud, aprobacin y ejecucin, esto a fin de evitar contratiempos y ser ms efectivos al momento de autorizar los prestamos. B. Caractersticas del sistema Consolidacin de solicitudes de prstamos aprobados y denegados Autorizacin de Prestamos en base a polticas y situacin del solicitante Mantenimiento y Control de las lneas de prstamos autorizadas y las polticas o reglas para su aplicacin. Consolidacin del monto total en concepto de prstamos dentro de un periodo, para desembolso de efectivo. Mltiples modos de recuperacin, diario, semanal, mensual, mensuales, trimestral, semestral, anual o cualquiera otro que se pueda definir. Ajuste/fijacin de mtodos y metodologas de intereses y capital del prstamo Mantenimiento del libro mayor Informes y reportes Lista de morosos Lista de bancos y cuentas bancarias para cheques Detalle de prstamos Informes a instituciones de control
C. Anlisis de diseo lgico Entidades del sistema: Entidades internas: Administrador y Contador. Entidades externas: Socios y Bancos D. Macrofunciones que constituyen el sistema: Control de Prstamos Control de Cuotas de Pagos. Control de compras Manejo de Solicitudes de prstamos. Manejo de Solicitudes de prstamos. Manejo de Bancos. Manejo de Socios y Empleados de CASSA de C.V. Generacin de reportes.
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Acceso Al Sistema Mantenimiento Socios y Empleados Lineas de Prestamos Cuentas de Bancos Movimientos Solicitud de Prestamos Saldos y Cuotas Emision de Cheques Reportes Utilitarios Control de Usuarios Datos de la Empresa
Prestamos Reportes de Cuotas Cheques
E. Requisitos del sistema: Necesidades tcnicas del sistema F. Hardware a utilizar Una computadora de escritorio. Procesador Pentium III 850 Mhz o Superior Memoria RAM 256 MB o superior Disco Duro20 GB o su superior Un monitor LCD o RCT 15 Una impresora matricial para tickets. Lectores pticos de barra. G. Software a utilizar: Sistema operativo de 32 bits. Windows XP Professional o Superior Antivirus NOD 32 Versin 3 o Superior
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H. Red de datos a utilizar: EN NUESTRO CASO EL SISTEMA NO NECESITA UNA RED DE DATOS YA QUE SOLO SE UTILIZARA UNA MAQUINA Y LOS REGISTROS SE GUARDARAN EN DISPOSITIVOS DIGITALES COMO MEMORIAS USB 2.0. I. Servicios Externos necesarios: Internet: para actualizacin de base datos de virus y actualizaciones de seguridad del sistema. Servicio de mantenimiento y soporte tcnico. J. Restricciones del sistema: El sistema no ser capaz de enviar reportes por correo electrnico de manera autnoma. No imprimir facturas de consumidor final ni crditos fiscales por cobro de comisiones crediticias
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MODELO A UTILIZAR DEL BIEN SOLUCIN. SISTEMA DE FACTURACIN E INVENTARIOS. Acceso al sistema
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Diseo de las entradas del sistema
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Diseo de las salidas del sistema
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SISTEMA DE PRSTAMOS. Acceso al sistema
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Diseo de las entradas del Sistema.
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Diseo Salidas del Sistema
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CONCLUSIONES
Los tiempos de otorgamiento de crditos y otros trmites entorpecan la eficiencia; demostrndose esto en los diagramas de proceso. Se espera un aumento de socios en alguna medida comparable por lo menos al 15% que reflejan las encuestas. La distribucin actual no favorece las actividades comerciales en la cooperativa debido a su mala distribucin. En el proceso de compras se ha detectado la falta de procedimiento establecido.
RECOMENDACIONES
Reducir el tiempo en la gestin de otorgamiento de compras tomando en cuenta las recomendaciones en los procesos planteados. Redistribuir la mercadera y los muebles dentro de las instalaciones de la cooperativa para aprovechamiento del espacio. Documentar y establecer un procedimiento claro para la gestin de compras de enseres y mercadera.
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CAPITULO IV ESTUDIO ECONMICO
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INTRODUCCIN El estudio econmico es una parte muy importante en un proyecto, ya que se determina la factibilidad econmica del proyecto que se realiza en base al mercado potencial para cubrir y que tecnolgicamente no existe impedimento para llevar a cabo, ya que esto nos permite saber cuntos recursos financieros vamos a necesitar para realizar el proyecto, adems si el proyecto es viable o no de realizar. Adems mediante este estudio conoceremos los costos asociados, las fuentes de financiamiento que nos ayudaran a realizar el proyecto. Mediante este estudio se tomaran las mejores decisiones, es ms, se decidir si se efectuara o no la realizacin del proyecto dependiendo de las variables y la factibilidad de realizarlo, utilizando de base los costos que se tendrn al llevarlo a cabo. Se estudiaran aspectos bsicos y muy importantes econmicamente hablando para la toma de decisiones, ya que en el estudio tcnico se estableci que no hay ningn tipo de limitaciones tcnicas, se debe de estudiar la factibilidad econmica mediante el estado de resultados gestionando las prdidas y ganancias.
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OBJETIVOS Objetivo general. Realizar un estudio minucioso con la capacidad de observar las oportunidades de mejora econmicamente as como tambin las posibles prdidas que podran llevarse a cabo con la realizacin del proyecto, adems proporcionara la fuente de financiamiento y costos asociados a las nuevas implantaciones que el proyecto propone.
Objetivos especficos. 1- Analizar qu consecuencias econmicas tendrn las modificaciones a los procesos y procedimientos, el ahorro y los costos que estas generaran con su respectiva modificacin. 2- Calcular todos y cada uno de los nuevos componentes que exige el cambio de la mejora en los procedimientos, como equipos tecnolgicos, tiempos y papeleos necesarios para el cumplimientos de todos los procedimientos de la mejora. 3- Establecer las inversiones del proyecto como fuentes de financiamiento, cronograma de inversiones. 4- Establecer una lnea de resultados econmicos, como los riesgos econmicos que pueda representar todas y cada una de las mejoras.
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INVERSIONES
La inversin total programada necesaria para ejecutar el proyecto en estudio asciende a US $ 5,768.19 la cual se efectuar antes del inicio de la operacin. De este total US $ 2,551.94 corresponde a Inversin Tangible y US $ 3,216.25 corresponde a Inversin Intangibles. En los siguientes cuadros se muestra el resumen y el desglose de la inversin a ejecutarse antes de iniciar el proyecto Descripcin Monto IVA Inversin Total I.- Inversin Fija 1 Tangible $2,202.66 $251.68 $2,454.34 Intangible $2,969.25 $247.00 $3,216.25 II.- Capital de Trabajo 1 Total Inversin $5,171.91 $498.68 $5,670.59 . Cuadro desglosado de las inversiones
Descripcin Instalaciones y montajes Computadora de Escritorio Lector de Barras (Pistola Laser) Impresor Matricial Ticket Impresor Matricial Cheques Mueble para computadora Mueble para Impresor Matricial Ticket Mueble para Impresor Matricial Cheques Ventilador de Techo Estantes Mobiliario y Equipo Total Imprevistos 10% TOTAL INVERSIN TANGIBLE Anteproyecto (Estudio de Situacin, Estudio Tcnico, Estudio Econmico) Costos de entrenamiento Sistema de Facturacin e Inventarios Sistema de Gestin de Prstamos TOTAL INVERSIN INTANGIBLE TOTAL INVERSIN DEL PROYECTO $1,019.40 $49.85 $1,100.00 $800.00 $2,969.25 $143.00 $104.00 $247.00 $1,019.40 $49.85 $1,243.00 $904.00 $3,216.25 $5,670.59 $360.00 $45.00 $350.00 $120.00 $17.00 $22.00 $28.00 $92.00 $160.00 2 2 1 1 2 1 1 1 3 $720.00 $90.00 $350.00 $120.00 $34.00 $22.00 $28.00 $92.00 $480.00 $1,936.00 $93.60 $11.70 $45.50 $15.60 $4.42 $2.86 $3.64 $11.96 $62.40 $251.68 Valor Cant. Total IVA Total Rubro $34.66 $813.60 $101.70 $395.50 $135.60 $38.42 $24.86 $31.64 $103.96 $542.40 $2,187.68 $232.00 $2,454.34 TOTAL TIPO DE INVERSIN
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INVERSIN FIJA
Este rubro se agrupa las inversiones tangible e intangible, diferenciacin que va a facilitar el costeo del proyecto en su fase operativa. La estimacin de la inversin se basa en cotizaciones y/o proformas de los bienes y servicios a utilizarse en la ejecucin del proyecto. Cabe mencionar que se considera como inversin a todas ecucin las compras o adquisiciones que van a formar parte de la propiedad de la cooperativa con el proyecto que se est formulando. Inversin Fija Tangible La inversin fija tangible o fsica son gastos que se reflejan en bienes fcilmente identificables y son objetivos o reales. Los componentes de la inversin tangible, a, durante la fase operativa del proyecto se van a incorporar a los gastos de operacin bajo el concepto de depreciacin. Descripcin Mobiliario y Equipo Instalaciones y Montajes Imprevistos (10%) Total Inversin Tangible Monto
$1,616.00 $34.66 $232.00 $1,882.66
IVA
$251.68
Inversin Total
$2,187.68 $34.66 $232.00 $2,454.34
$251.68
Inversin Total
$232.00 , 10% $34.66 , 1% Mobiliario y Equipo $2,187.68 , 89% Instalaciones y Montajes Imprevistos (10%)
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Mobiliario y Equipo Se ha considerado los desembolsos necesarios para la adquisicin de muebles para equipo de cmputo, estantes, instalacin de ventiladores, y del rea administrativa. Esta Inversin es la segunda de mayor importancia para el proyecto y corresponde al total de computadoras y perifricos necesarios a llevar a cabo los procesos administrativos y comerciales Descripcin Cantidad Valor IVA Valor Total Computadora de Escritorio Lector de Barras (Pistola Laser) Impresor Matricial Ticket Impresor Matricial Cheques Mueble para computadora Mueble para Impresor Matricial Ticket Mueble para Impresor Matricial Cheques Ventilador de Techo Estantes
Total Mobiliario y Equipo
2 2 1 1 2 1 1 1 3
$720.00 $ 90.00 $350.00 $120.00 $ 34.00 $ 22.00 $ 28.00 $ 92.00 $160.00 $1,616.00
$ 93.60 $ 11.70 $ 45.50 $ 15.60 $ 4.42 $ 2.86 $ 3.64 $ 11.96 $ 20.80 $251.68
$813.60 $101.70 $395.50 $135.60 $ 38.42 $ 24.86 $ 31.64 $103.96 $180.80 $2,187.68
Estos datos fueron obtenidos del estudio tcnico, en donde se encuentran las cotizaciones y los proveedores de los equipos. (Cap. III 3.4.3)
Instalaciones y montajes No ser necesario realizar modificaciones a la infraestructura de los edificios que se utilizan actualmente, pero si ser necesario acondicionarlos para acomodar el equipo de cmputo y mobiliario, para el acomodamiento se piensa utilizar personal de la cooperativa, en horas de trabajo sin afectar las otras labores. Descripcin Valor por hora 0.948 0.948 Nmero Total Aporte Total de Patronal Horas ISSS y Afp 16 $15.17 $2.16 $17.33 16 $15.17 $2.16 $17.33 $34.66
Acondicionamiento del local tiles de Ornato y Limpieza Total instalaciones y montajes
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Inversin Fija Intangible En este rubro de inversin se incluyen a todos los gastos que se realizan en la fase pre operativa del proyecto que no sean posible identificarlos fsicamente con inversin tangible. En el siguiente cuadro se muestra la composicin de la inversin intangible. La inversin intangible se incorpora a los costos operativos del proyecto en su fase de funcionamiento (es un cargo contable que no implica pago en efectivo) como amortizacin de activos intangibles. En este rubro se sita la inversin ms importante de nuestro proyecto como lo son los Sistemas de Facturacin e Inventarios y el Sistema de Gestin de Cheques Descripcin Anteproyecto (Estudio de Situacin, Estudio Tcnico, Estudio Econmico) Costos de entrenamiento Sistema de Facturacin e Inventarios Sistema de Gestin de Prstamos Total Inversin Intangible Monto $ 1,019.40 IVA Inversin Total $1,019.40
$ 49.85 $ 1,100.00 $ 800.00 $ 2,969.25
$ 49.85 $ 143.00 $1,243.00 $ 104.00 $ 904.00 $ 247.00 $3,216.25
Inversin Total
$904.00 , 28% $1,019.40 , 32% Anteproyecto (Estudio de Situacin, Estudio Tcnico, Estudio Econmico) Costos de entrenamiento $1,243.00 , 39% $49.85 , 1% Sistema de Facturacin e Inventarios
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Anteproyecto Los desembolsos programados corresponden al pago de la preparacin de los estudios de ingeniera y de procesos del proyecto, as como la determinacin del dimensionamiento. Se incluye tambin un estudio econmico financiero del proyecto, indicando sus bondades y debilidades. Descripcin Horas Laboradas (60 Horas semanales, 18 semanas) Consumo de Energa Elctrica por 3 computadoras (el 80% del tiempo se ocup equipo de cmputo de 150 Watts) Depreciacin de Equipo de Cmputo (5 aos de depreciacin -cdigo de comercio- total de un equipo de aproximadamente $400) Impresiones Otros gastos de papelera y tiles Total Inversin Anteproyecto Cantidad Total 1,080 864 Valor Unitario $3.25 $0.24 kw/h Valor Total $780.00 $93.00
18 semanas
$4.80
$86.40
500 hojas 1
$0.10 $10
$50.00 $10.00 $1,019.40
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Costo de entrenamiento El entrenamiento es necesario para que las empleadas de la cooperativa puedan manipular el equipo de cmputo y los sistemas adems de especializarse en los procedimiento propuestos, por ello se acord con el proveedor del software y del equipo de cmputo que dentro de sus servicios incluyera el de entrenamiento adems de no faltar los manuales de usuario de cada equipo y del software. Aunque se ofrecieron este servicio de forma gratuita, no se puede desestimar el costo por el tiempo que las empleadas dedicaran a esta actividad en horas de trabajo sin afectar los resultados y otras labores. Descripcin Valor por hora 0.948 Nmero de Horas 30 Total Aporte Total Patronal ISSS y AFP $4.05 $32.49
Entrenamiento Sistema de Facturacin e Inventarios (3 empleadas) Entrenamiento Sistema de Gestin de Prstamos (1 empleada) Uso de Lector de Barras (3 empleadas) Uso de Impresor Matricial Ticket (3 empleadas) Uso de Impresor Matricial Cheques Total Costo de Entrenamiento
$28.44
1.1875 0.948 0.948 1.1875
6 3 3 2
$7.125 $2.844 $2.844 $2.375 $43.63
$1.02 $0.41 $0.41 $0.34
$8.15 $3.24 $3.24 $2.72
$6.22 $49.85
Adquisicin de Software Se considera como valiosa esta inversin por ser la base de las mejoras que se harn a las gestiones administrativas y comerciales antes descritas. Estos sistemas sern contratos a la empresa SOFTWARIO S.A. DE C.V. la cual se encuentra desarrollando software especiales para asociaciones cooperativas.
Descripcin Sistema de Facturacin e Inventarios Sistema de Gestin de Prstamos Total Inversin Sistemas
Valor Unitario $ 1,100.00 $ 800.00 $ 1,900.00
IVA $143.00 $104.00 $247.00
Valor Total $ 1,243.00 $ 904.00 $ 2,147.00
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CAPITAL DE TRABAJO
Desde el punto de vista contable, este capital se define como la diferencia aritmtica entre el activo circulante y el pasivo circulante. Desde el punto de vista prctico, est representado por el capital adicional (distinto de la inversin en activo fijo diferido) con que hay que contar para que empiece a funcionar la empresa. Aunque el capital de trabajo es tambin una inversin inicial, tiene una diferencia fundamental con respecto a la inversin en activo fijo intangible y tal diferencia radica en su naturaleza circulante. Esto implica que mientras la inversin en intangibles, puede recuperarse de alguna forma, mediante la amortizacin, la inversin en capital de trabajo no puede recuperarse por este medio, ya que se supone que dada su naturaleza, la empresa puede compensarse de l a corto plazo. En el caso en estudio, tratndose de una mejora debe considerarse que el negocio ya est en marcha y por ende no necesita una inversin para trabajar en un periodo inicial. El proyecto de mejora de la gestin administrativa y comercial beneficiar en gran medida a la cooperativa permitiendo agilizar las operaciones y haciendo ms confiables, permitindole a su vez aumentar su activo circulante, sus ingresos y sus acciones. Se ha concluido entonces que no se manejar este concepto de inversin aunque sea necesario mencionarlo.
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FINANCIAMIENTO
Se dice que una empresa est financiada cuando cuenta con el capital necesario para cubrir cualquiera de sus necesidades econmicas. Si la empresa logra conseguir dinero barato, es posible demostrar que esto le ayudar a elevar considerablemente el rendimiento sobre su inversin. Se entiende por dinero barato, los capitales pedidos en prstamo a tasas mucho ms bajas que las vigentes en las instituciones financieras. La cooperativa Vanguardia de R.L. es una institucin financiera con una fuerte inversin por parte de sus socios la cual asciende a $187,073.23 (Balance General al 31 de diciembre de 2010) La cooperativa es especialista en financiar a empleados, de igual forma se analizar las alternativas que se tienen para el financiamiento, se escoger la alternativa ms conveniente ya sea financiamiento propio o ajeno. ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO Definida la estructura de inversin del proyecto, se procede a buscar las fuentes de financiamiento. Para el caso del presente proyecto se optara por recursos propios (de los socios de la cooperativos) sin financiamiento ajeno. La cooperativa actualmente posee nada ms un crdito rotativo con el Agrcola, se pretende financiarse con fondos propios puesto que aunque hay un buen saldo en la cuenta de Bancos ($27,359.11) a la fecha 31-10-11, este fondo es utilizado para el otorgamiento de los prstamos y as evitar en la medida de lo posible recurrir al crdito rotativo, pero en vista que la inversin no supera el 21% de este fondo sera ilgico prestar para invertir teniendo en cuenta los intereses que se pagaran. El financiamiento propio ser informado a los socios y se justificara en el argumento anterior la comunicacin. Se buscar que el financiamiento se realice durante todo el proceso de ejecucin del proyecto para modular el impacto del desembolso, aprovechando tambin que es un proceso que dura tres meses y que se puede distribuir la inversin en todo ese periodo.
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CALENDARIO DE INVERSIONES (CRONOGRAMA) La ejecucin de la inversin total del proyecto tiene que programarse a fin de las proyecto acciones se ejecuten en el plazo previsto y el proyecto entre en funcionamiento oportunamente. El plazo previsto para la inversin del proyecto es de 3 meses, distribuido de la siguiente forma:
Tipo de Inversin Anteproyecto Compra de Mobiliario y Equipo Instalaciones y Montajes Adquisicin Sistema de Facturacin e Inventario Adquisicin Sistema de Gestin de Prstamos Costos de entrenamiento Imprevistos Total Total
$1,019.40 $2,187.68 $ 34.66
Mes 1 $ 1,019.40 $ 1,093.84
Mes 2 $ 1,093.84 $ 34.66 $ $ $ 621.50 452.00 77.33

$2,279.33
Mes 3
$1,243.00 $ 904.00 $ 49.85
$ 621.50 $ 452.00 $ 77.33
$ 232.00 $5,670.59
$ 49.85 $ 77.34
$127.19
$3,264.07
Distribucion de la Inversion de proyecto

$49.85 , 1% $904.00 , 16% Compra de Mobiliario y Equipo $1,243.00 , 21% $2,187.68 , 40% Instalaciones y Montajes Adquisicin Sistema de Facturacin e Inventario $34.66 , 0% Adquisicin Sistema de Gestin de Prstamos $232.00 , 4% $1,019.40 , 18% Anteproyecto
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COSTOS ASOCIADOS AL PROYECTO

ORIGEN DE LOS COSTOS La determinacin del origen de los costos es una parte importante para lograr el xito en cualquier proyecto. Con ella podemos conocer exactamente de donde se originan los costos y como realizar los desembolsos y registros contables para su tratamiento Los costos nos interesan cuando estn relacionados directamente con la productividad del proyecto. Es decir, nos interesa particularmente el anlisis de las relaciones entre los costos, los volmenes de produccin y las utilidades. En el actual proyecto los ingresos se vern reflejados en el ahorro que la cooperativa tendr y en la bsqueda de objetivos claros como lo es aumentar el nmero de socios que al final implica el ingreso de ms capital social para la cooperativa. Para establecer una unidad estar claro que evidenciaremos por cada proceso y rea su costo. La determinacin de los costos nos permitir conocer: Cul es el costo unitario de nuestra bien, esto es, lo que cuesta producirlo? Cul es el precio a que debemos venderlo? Cules son los costos totales en que se incurre? Cul es el nivel de ingresos necesarios para que, aunque no se tenga utilidades, tampoco tenga prdidas? Es decir, cul es el punto de equilibrio? Qu volumen de ingresos se necesita para obtener una utilidad deseada? Cmo se pueden disminuir los costos sin afectar la calidad del artculo que se produce? CLASIFICACIN DE LOS COSTOS GESTIN COMERCIAL En el rea comercial se refiere a los costos asociados con el proceso de compras, de facturacin e inventarios. Se analizaran los costos dentro de un ao, para analizar la periodicidad de estos dentro del lapso estimado. Costos fijos: Mantenimiento Equipo de Cmputo: Este mantenimiento de debe dar cada seis meses, el costo es de $24.00 por cada equipo. Siendo dos computadoras $24.00 * 2= $48.00
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Mantenimiento Equipo de Impresor de Tickets: Este mantenimiento debe efectuarse cada 3 meses debido a la fuerte actividad del mismo, el costo es de $12.00
Mantenimiento Equipo de Computo Impresor Matricial para ticket Total 1 Trimestres 2 3 $ 24.00 $ 12.00 $ 36.00 $ 12.00 $ 12.00 4 24.00 12.00 36.00 Total $ 48.00 $ 48.00 $136.00
$ $ $
$ 12.00 $ 12.00
Depreciacin acumulada Equipo de Computo (Dos computadoras $760.00, Dos lectores de barra $90.00, Un Impresor matricial $350.00): Segn la ley de impuesto sobre la renta se puede deducir hasta el equivalente del 50% del valor de adquisicin del equipo de cmputo, en este caso la depreciacin anual ser del 33.33% anual del valor de adquisicin. Esto equivaldra a $528.30 los primeros dos aos y $543.40 el ltimo ao, costo aplicado al final de cada ao cuando se realiza la balanza de comprobacin ajustada.
Ao Depreciacin 2 Computadoras 2 Lectores de Barra 1 Impresor matricial Total 1 $ 382.80 $ 30.00 $ 115.50 $ 528.30 2 $ 382.80 $ 30.00 $ 115.50 $ 528.30 $ $ $ $ 3 394.40 30.00 119.00 543.40 Total $ 720.00 $ 90.00 $ 350.00 $ 1,160.00
Depreciacin acumulada de Mobiliario y equipo: Segn la ley de impuesto sobre la renta se puede deducir hasta el equivalente del 50% del valor de adquisicin del mobiliario y equipo, en este caso la depreciacin anual ser del 25.00% anual del valor de adquisicin. Esto equivaldra a $77.00 cada ao, costo aplicado al final de cada ao cuando se realiza la balanza de comprobacin ajustada.
Depreciacin
Mueble para computadora Mueble para Impresor Matricial Ticket Ventilador de Techo Estantes
1
$ 8.50 $ 5.50 $23.00 $40.00
Ao 2
$ 8.50 $ 5.50 $23.00 $40.00
Total 3
$ 8.50 $ 5.50 $23.00 $40.00
4
$ 8.50 $ 5.50 $23.00 $40.00 $ 34.00 $ 22.00 $ 92.00 $160.00
Total
121
$77.00
$ 77.00
$ 77.00
$ 77.00
$ 274.00
VANGUARDIA DE R.L.
Depreciacin acumulada de Software: Se espera que el software no sufra cambio ni se deprecie tanto a la medida que pase el tiempo, para lo cual se proyecta que sufrir una depreciacin del 20% anual
Depreciacin Sistema de Facturacin e Inventarios Total 1 $220.00 $220.00 2 $220.00 $220.00 Ao 3 4 5 $220.00 $220.00 Total $ 1,100.00 $ 1,100.00
$220.00 $220.00 $220.00 $220.00
Costos Variables: Rollo de Papel Ticket: Tiene una capacidad para 5,000 impresiones de tickets, el valor es de $2.50 (Sin IVA) aproximadamente esperamos que se consuman unos 4 rollos mensuales pero esto nada ms en un estimado ($10.00). Cinta Impresor Tickets: Tiene una capacidad para 5,000 impresiones de tickets, el valor es de $5.00 (Sin IVA) aproximadamente esperamos que se consuman unos 4 rollos mensuales pero esto nada ms en un estimado ($20.00). Energa Elctrica: El costo de la energa elctrica puede ser considerado tomando en cuenta el consumo diario de cada equipo y multiplicado por la tarifa de kilowatts.
Valor Watts Mensual Kw 300 6900 $ 0.24 60 1380 $ 0.24 150 3450 $ 0.24 510 11730 $ 0.72 Valor Total Mensual $ 1.66 $ 0.33 $ 0.83 $ 2.8152
Descripcin 2 computadora (con el perifrico pistola laser) Impresor matricial Ventilador de techo Total
GESTIN DE PRSTAMOS En el rea de gestin de prstamos se refiere a los costos asociados con el proceso de otorgamiento de crditos. Se analizaran los costos dentro de un ao, para analizar la periodicidad de estos dentro del lapso estimado. Cabe destacar que estos costos son solamente por los elementos del proyecto.
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Costos fijos: Mantenimiento de Impresor Matricial de cheques: Este mantenimiento debe efectuarse cada 3 meses debido a la fuerte actividad del mismo, el costo es de $12.00
Trimestres 2 3 $ 12.00 $ 12.00 $ 12.00 $ 12.00 $ $
Mantenimiento Impresor Matricial para Cheques Total
1 $ 12.00 $ 12.00
4 12.00 12.00
Total $ 48.00 $ 48.00
Depreciacin acumulada Impresor Matricial de cheque: Segn la ley de impuesto sobre la renta se puede deducir hasta el equivalente del 50% del valor de adquisicin del equipo de cmputo, en este caso la depreciacin anual ser del 33.33% anual del valor de adquisicin. Esto equivaldra a $40.00 los tres aos, costo aplicado al final de cada ao cuando se realiza la balanza de comprobacin ajustada.
Ao Depreciacin 1 Impresor matricial Total $ $ 1 40.00 40.00 $ $ 2 40.00 40.00 $ $ 3 40.00 40.00 Total $120.00 $120.00
Depreciacin acumulada de Mobiliario y Equipo: Segn la ley de impuesto sobre la renta se puede deducir hasta el equivalente del 50% del valor de adquisicin del mobiliario y equipo, en este caso la depreciacin anual ser del 25.00% anual del valor de adquisicin. Esto equivaldra a $7.00 cada ao, costo aplicado al final de cada ao cuando se realiza la balanza de comprobacin ajustada.
Ao 2
$ 7.00 $
Total 3
7.00
Depreciacin
Mueble para Impresor Matricial
1
$ 7.00
4
$ 7.00 $ 28.00
Total
$7.00
7.00
$ 7.00
$ 7.00
$ 28.00
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VANGUARDIA DE R.L.
Depreciacin Acumulada de Software: Se espera que el software no sufra cambio ni se deprecie tanto a la medida que pase el tiempo, para lo cual se proyecta que sufrir una depreciacin del 20% anual
Ao Depreciacin Depreciacin Acumulada Sistema de Gestin de Prestamos Total 1 2 3 4 5 Total
$ 160.00 $ 160.00
$ 160.00 $ 160.00
$ 160.00 $ 160.00
$ 160.00 $ 160.00
$ 160.00 $ 160.00
$ 800.00 $ 800.00
Costos Variables: Formatos de papel para cheque: Tiene una capacidad para 1,000 impresiones de tickets, el valor es de $30.56 (Sin IVA) aproximadamente esperamos que se consuman un paquete mensual pero esto nada ms en un estimado. Cinta Impresor Cheque: Tiene una capacidad para 1,000 impresiones de tickets, el valor es de $3.00 (Sin IVA) aproximadamente esperamos que se consuman un rollo mensual pero esto nada ms en un estimado. Energa Elctrica: El costo de la energa elctrica puede ser considerado tomando en cuenta el consumo diario de cada equipo y multiplicado por la tarifa de kilowatts.
Descripcin Impresor matricial Total
Valor Valor Total Watts Mensual Kw Mensual 60 1380 $ 0.24 $ 0.33 60 1380 $ 0.24 $ 0.33
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COSTOS VARIABLES Y FIJOS EN EL PRIMER PERIODO

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Cuenta Depreciacin Computadoras (2 Unidades) Depreciacin Lectores de Barra (2 unidades) Depreciacin Impresor matricial Mantenimiento Equipo de Computo Mantenimiento Impresor Matricial para ticket Depreciacin Mueble para computadora Depreciacin Mueble para Impresor Matricial Ticket Depreciacin Ventilador de Techo Depreciacin Estantes Depreciacin Sistema de Facturacin e Inventarios Energa Elctrica computadoras (con lector de barras) Energa Elctrica Impresor matricial ventas Energa Ventilador de techo Papelera / Rollo para papel matricial tickets tiles / Cinta impresin matricial tickets Mantenimiento Impresor Matricial para Cheques Depreciacin Mueble para Impresor Matricial Depreciacin Sistema Gestin de Prestamos Papelera / Formatos de Cheques tiles / Cinta impresin matricial cheques Energa Elctrica Impresor matricial prestamos TOTALES Costo Total $382.80 $30.00 $115.50 $48.00 $48.00 $8.50 $5.50 $23.00 $40.00 $220.00 $19.92 $3.96 $9.96 $120.00 $240.00 $48.00 $7.00 $160.00 $366.72 $36.00 $3.98 $1,936.84 $366.72 $36.00 $3.98 $800.54 $19.92 $3.96 $9.96 $120.00 $240.00 $48.00 Costo Variable Costo Fijo Clasificacin Comentarios
$382.80 Ventas $30.00 Ventas $115.50 Ventas $48.00 Ventas $48.00 Ventas $8.50 Ventas $5.50 Ventas $23.00 Ventas $40.00 Ventas $220.00 Ventas Ventas Ventas Ventas Ventas Ventas Gestin Prestamos Gestin $7.00 Prestamos Gestin $160.00 Prestamos Gestin Prestamos Gestin Prestamos Gestin Prestamos $1,136.30
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COSTOS TOTALES PARA EL PRIMER PERIODO DE OPERACIN
CUADRO RESUMEN Costos de Ventas Costos de Gestin de Prestamos TOTAL
Costo Costo Total Variable $1,315.14 $393.84 $621.70 $406.70 $1,936.84 $1,296.84
Costo Fijo $921.30 $215.00 $640.00
Se ha tomado en cuenta el primer ao de operaciones, costos y gastos de operacin, para las reas de ventas y gestin de prstamos. PUNTO DE EQUILIBRIO. De las nicas formas donde se pueden obtener ingresos es del ahorro por mejora de procesos y gestin de cheques. Se analizar para el punto de equilibrio solo la gestin de los prstamos: Actualmente son aprobadas 500 solicitudes pero se prev un incremento de un 50% lo cual significara aproximadamente 750 solicitudes proyectadas aproximadamente. El incremento del 50% se debe a la mejora en sistema de prstamos que atraer a ms socios a realizar sus trmites Solicitudes de prstamos semanales = 26 Solicitudes de prstamos mensuales = 104 Solicitudes de prstamos anuales = 1,248 Tomando en cuenta que el 40% de las solicitudes son denegadas Solicitudes denegadas= 500 Solo se tendrn ingresos de las solicitudes aprobadas ya que a estas se les puede aplicar el cargo por papelera, de igual manera solo estas se imprimen los cheques. Solicitudes aprobadas= 748
CUADRO RESUMEN Costos de Gestin de Prestamos TOTAL

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Costo Total $621.70 $ 621.70
Costo Variable $406.70 $ 406.70
Costo Fijo $215.00 $ 215.00
VANGUARDIA DE R.L.
Costo unitario por solicitudes de aprobadas = $0.95 Por poltica se tiene que se cobra $3.00 por cada solicitud aprobado en concepto de gastos de papelera. A simple vista se puede apreciar que el costo es menor al ingreso por cada solicitud aprobada, en este punto de equilibro no est considerndose el ahorro por las mejores aplicadas Margen de Contribucin: Ventas Costos de Ventas Para nuestro proyecto sera de la siguiente forma: Margen de Contribucin: Ingresos Costo de Solicitudes Margen de Contribucin: $2,244 $621.70 Margen de Contribucin: $1,622.30
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VANGUARDIA DE R.L.
PUNTO DE EQUILIBRIO PUNTO de EQUILIBRIO (Cooperativa Vanguardia)

Para el perodo: 1 de enero de 2011 - 31 de diciembre 2012 Fecha : 20/11/2011 Precio de venta (P): $ Proyecto: Mejora de la Gestion de Prestamos 3.00 Punto de equilibrio Ventas (S): $ Punto de equilibrio (X): 81 unidades 241.20
Costos Fijos
Mantenimiento Impresor Matricial para Cheques Mueble para Impresor Matricial Depreciacion Sistema Gestion de Prestamos
Total de los costos fijos (TFC)
$ $ $ $
48.00 7.00 160.00 215.00
Costos Variables
Costos variables sobre la base de Cantidad en Dolares por unidad
Papelera / Formatos de Cheques tiles / Cinta impresin matricial cheques Energa Elctrica Impresor matricial prestamos
$ $ $ Suma: $
0.294 por unidad 0.029 por unidad 0.003 por unidad 0.33 $ $ 0.33 2.67 89.1%
Costo total variable por unidad (V)

Margen de contribucin por unidad (cm) = P - V Proporcion Contribucin Margen (CMR) = 1 - V / P = CM / P
Punto de Equilibrio
Punto de Equilibrio Unidades (X) Punto de Equilibrio Ventas (S)
X = TFC / (P - V) S = P = X * TFC / CMR
81 unidades 241.20
Chart
$600.00 $500.00 $400.00 $300.00 $200.00 $100.00 $0.00 0 -$100.00 -$200.00 -$300.00
Units (X)
0 8.1 16.2 24.3 32.4 40.5 48.6 56.7 64.8 72.9 81 89.1 97.2 20 105.3 40 113.4 121.5 129.6 137.7 145.8 153.9 162
Fixed Cost
215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 60 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00 215.00
Punto de Equilibrio Total Cost

215.00 217.64 220.28 222.92 225.56 PDE 228.20 230.84 233.48 236.12 238.76 241.40 244.04 246.68 249.32 120 80 100 251.95 254.59 257.23 259.87 262.51 265.15 Unidades (X) 267.79
Total Revenue
Profit (Loss)
140
(215.00) Total de Ingresos 24.30 (193.34) 48.60 (171.68) 72.90 (150.02) 97.20 (128.36) Costo Total 121.50 (106.70) 145.80 (85.04) 170.10 (63.38) Ganancia (prdida) 194.40 (41.72) 218.70 (20.06) 243.00 1.60 267.30 23.26 291.60 44.92 315.90 66.58 160 180 200 340.20 88.25 364.50 109.91 388.80 131.57 413.10 153.23 437.40 174.89 461.70 196.55 486.00 218.21
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VANGUARDIA DE R.L.
FLUJOS DE EFECTIVO: INGRESOS Y GASTOS POR PERIODO ORIGEN DE LOS INGRESOS
Dentro de la mejora propuestas se tendrn ingresos directos para la cooperativa, estos ingresos se ven reflejados en tiempos reducidos absorbidos por la mejora. Se debern tomar en cuenta aspectos claves como lo son las prdidas en inventarios fsicos comparados con los sistemas de facturacin que se llevan actualmente donde por la mala administracin siempre se encuentra una prdida considerable aproximadamente de unos $200.00 en promedio segn la memoria de labores registrada por la cooperativa. Se pueden mencionar tambin los ahorros por las mejoras en la gestin de compras, los cuales se pueden estimar el ahorro del costo de adquisicin en por lo menos en un 1% de las ventas brutas, lo cual ascienda al monto de $4,202.82 Detalle Valor Ventas en Chalets $222,266.08 Ventas Despensa y Otros $198,015.69 Total Ventas $420,281.77 1% $ 4202.82 Para el rea de cafetera se tiene 3 empleadas que realizan sus labores diarias con un salario de $227.51 cada una la administradora que tiene un salario de $500 y una asistente administrativa con un salario de $300. Datos necesarios para sacar el valor del tiempo ahorrado. Para calcular las solicitudes mensuales que se reciben para el otorgamiento o rechazo de crditos se debe considerar que se aceptan las solicitudes 3 das a la semana, lunes martes y mircoles con un total de 26 solicitudes entre los 3 das. Teniendo un total de 104 solicitudes al mes solamente de socios que aspiran a un crdito.
VANGUARDIA DE R.L.
Dias Lunes Martes Miercoles TOTAL
Solicitudes diarias 9 9 8 26
Solicitudes mesuales 36 36 32 104
El ahorro total estimado por la disminucin en tiempo asciende a un total de $890.15
Ahorro Total detallado: Descripcin Ahorro en Tiempo Ahorro Por compras Ahorro en Disminucin por prdidas Total $ $ $ $ Monto 890.15 4,202.82 200.00 5,292.97
A continuacin se presenta en una tabla el resultado de los tiempos ahorrados y su valor monetario de cada uno de ellos, cabe aclarar que abran nuevas operaciones que antes no existan y que de un modo consumirn tiempo extra el cual ser una perdida monetaria.
130
VANGUARDIA DE R.L.
Actividades
Minutos ahorrados por Operaciones operacin mensuales 1.75 104
Total de minutos ahorrados al 182
Total de horas a horrada s al mes
Salarios Salarios en mensuales horas $ 300.00 $1.25
Ahorro mensual $3.79
Ahorro anual $45.50
Proceso de Proceso de gestion ventas en de prestamos chalet
Revision de la situacion crediticia del socio Autorizacion o rechazo de la solicitud Otorgamiento de prestamos Corte de ventas al contado y credito diario Cuadratura de descuentos aplicados Realizacion de inventario fisico Correccion de inventarios en libros Analisis de costos y precios de venta Toma de muestra para inventario fisico Comparacion de inventario fsico con sistema Archivo de reportes Cotizacion de mercaderia Seleccin de proveedores
3.033333333
5.25 9 28.5 2 420 45 -30 -60 -30 -5 -30 -5
104 104 26 2 1 1 1 1 1 1 1 1
546 936 741 4 420 45 -30 -60 -30 -5 -30 -5 2714 45.23333333
9.1 15.6 12.35 0.066666667 7 0.75 -0.5 -1 -0.5 -0.083333333 -0.5 -0.083333333 45.23333333
$ $ $ $
300.00 300.00 682.53 682.53 $300 $300 $500 $500 $500 $300 $500 $500
$1.25 $1.25 $2.84 $2.84 $1.25 $1.25 $2.08 $2.08 $2.08 $1.25 $2.08 $2.08 Total
$11.38 $19.50 $35.12 $0.19 $8.75 $0.94 ($1.04) ($2.08) ($1.04) ($0.10) ($1.04) ($0.17) $74.18
$136.50 $234.00 $421.46 $2.28 $105.00 $11.25 ($12.50) ($25.00) ($12.50) ($1.25) ($12.50) ($2.08) $890.15
procesos de compras
Inventarios en el chalet
Ahorro total de tiempo (minutos) Ahorro total de tiempo (horas)
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VANGUARDIA DE R.L.
RENTABILIDAD DEL PROYECTO
En conclusin se evaluaran los ingresos anuales (ahorros) contra los costos anuales del proyecto, para conocer si el proyecto es o no factible su puesta en marcha, para ello se tom todos los ingresos posibles de la mejora en las reas administrativas de la cooperativa versus su costo. Para ello se utiliz la siguiente formula.
Ahorro = $5,292.97
Factibilidad del proyecto:
Factibilidad= $5,292.97 - $1936.84 = $3356.13 Es notable que las ganancias en valor monetario son considerar y tambin es importante pensar en los beneficios que posee la mejora como los son clientes satisfechos, eliminacin de tiempos que podran ocuparse para otras actividades que pudieran generar ms ingresos, y la confianza que brindara a todos los asociados en particular al saber que cuentan con un sistema seguro y no con las opiniones que pudieran tener algn tipo de influencia hacia las aprobaciones o rechazos de los crditos. Todo esto es ms que suficiente para que el proyecto sea factibles desde los puntos de vista antes mencionados y con la satisfaccin de contar con tecnologa de primera, sin dejar de lado la posibilidad de que el nmero de asociados incremente notablemente al ser consideradas las nuevas condiciones y beneficios
que se pondrn a su disposicin.
132
VANGUARDIA DE R.L.
RIESGOS ECONMICOS
a) Riesgo de modelo: SISTEMA DE FACTURACIN E INVENTARIOS (3.7.3.1) Nuestra mejora consiste en una parte en la implementacin de un sistema de facturacin en el chalet (ventas), el cual podra fallar debido a inconvenientes con el software, el hardware y problemas con la alimentacin elctrica. Las prdidas se pueden definir en trminos de tiempo pues la operacin corte de ventas diarias al contado y al crdito se tarda ms si se efecta de manera manual (ver 3.3.4 proceso de ventas en chalet.) lo que significa 30 minutos ms para efectuar dicha operacin al da. Bajo el supuesto de no tener sistema durante un da quedara el clculo de la siguiente manera:
= = . = $ . / $ . . /
= $
Riesgo de prdida por falta de sistema en el inventario en chalet el cual se hace mensualmente. De manera que la operacin de inventario fsico (ver 3.3.6 Proceso de inventario) de manera manual se demorara 340 minutos/mes=5.66 horas/mes = = . $ . /
= $ .
Generando un gasto mensual de $ 19.46 al mes por perdida de sistema.
133
VANGUARDIA DE R.L.
SISTEMA DE PRSTAMOS Para este punto tendramos las mismas condiciones pues el riesgo que se corre es que el sistema de otorgamiento de crditos y las bases de datos no funcionen debido a las situaciones anteriores. En este caso los tiempos se ven afectados principalmente por las demoras en las operaciones de autorizacin y otorgamiento de crdito (ver 3.3.2 proceso de gestin de prstamos). Recordar que el periodo de recepcin de solicitudes es de lunes a mircoles. Capacidad de recepcin de solicitudes actual: Capacidad de recepcin de solicitudes mejora: 160 solicitudes al da 360 solicitudes al da.
Estas son capacidades instaladas pero no representa que la demanda sea esta cantidad. La demanda de solicitudes es de 28 al mes.
Lo importante en este caso es la reduccin del tiempo en el proceso de otorgamiento de crditos pues al agilizarse el proceso se tiene ms tiempo para otras actividades y se aumenta la eficiencia de las operaciones adems de la satisfaccin del cliente debido a una resolucin mas pronta de su peticin. Resultando en: 16 minutos/operacin x 28 operaciones = 448 min = 7.46 hora/mes Que se pueden aprovechar en otras actividades.
b)
Riesgos operativos:
Las transacciones financieras deben ser registradas, almacenadas y contabilizadas en un soporte documental preciso, con normas y procedimientos de administracin y control. Cualquier discrepancia entre lo que debe ser y lo que realmente es, produce la materializacin de un riesgo operativo. El riesgo operativo tambin incluye fraudes, en los que no solo existe la posibilidad de un error humano, sino tambin la intencionalidad. El riesgo tecnolgico es una modalidad de riesgo operativo.
134
VANGUARDIA DE R.L.
c)
Riesgo de crdito: Es la posibilidad de sufrir una prdida originada por el incumplimiento de las obligaciones contractuales de pago.
d)
Riesgo de mercado: El riesgo de mercado aparece en la gestin de las posiciones de carteras que contienen acciones, bonos, divisas, mercancas, futuros, swaps, y opciones.
e)
Riesgo de liquidez: Tambin se refiere a las prdidas originadas por encontrar dificultades en la financiacin necesaria para mantener el volumen de inversin deseado, por ausencia de ofertas o elevacin de los tipos de inters.
f)
Riesgo pas: Este riesgo es el resultado del contexto econmico (inflacin galopante, sobreendeudamiento externo, crisis financieras y bancarias) y poltico del estado extranjero, y la prdida puede ser debida a una inmovilizacin de los activos (confiscacin de bienes, bloqueo de fondos, moratoria o repudio de deudas), o a la prdida de un mercado, debido a las razones anteriores.
g)
Riesgo Legal:
Este tipo de riesgo se presenta por la posibilidad de que existan errores en la formulacin de los contratos. Se puede considerar una modalidad de riesgo operativo. Pero tambin se presenta por una interpretacin de los contratos diferente a la esperada, e incluye los posibles incumplimientos de regulaciones legales y el riesgo legal originado por conflictos de intereses.
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VANGUARDIA DE R.L.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En conclusin la propuesta para el mejoramiento de la gestin administrativa resulto ser factible desde puntos de vista tcnicos, profesionales y administrativos puntos en los cuales se puede ver un crecimiento tanto como empresa cooperativa como de capital, se estableci patrones de mejora que vendrn a agilizar los procesos administrativos y comerciales de la cooperativa brindndole mayor seguridad a todos y cada uno de los asociados asiendo de esta una empresa de prestigio con las posibilidades de crecimiento y de expansin a travs de su buen desempeo. Durante el estudio se analizaron varios puntos de mejora que pueden llegar a tener un gran impacto en el rubro de cooperativas poniendo el nombre en alto como SOCIEDAD COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L.
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VANGUARDIA DE R.L.
CAPITULO V EVALUACIN TCNICA
137
VANGUARDIA DE R.L.
EVALUACIN TCNICA
ANTECEDENTES DEL PROYECTO Propuesta de mejora para la gestin administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L. del departamento de Sonsonate.
OBJETIVOS
Optimizar la gestin administrativa y comercial de Cooperativa Vanguardia de R.L., para asegurar su rentabilidad econmica, eficiencia y calidad de servicios.
CRITERIOS PARA LA EVALUACIN DEL PROYECTO 1) Se otorgara un indicador de evaluacin para cada uno de los sub-criterios, marcando con un tilde el smbolo que corresponda: - Pobre o incompleto
- Satisfactorio o bueno
- Muy bueno o excelente
2) Se asignara a cada criterio un puntaje de 1 a 4, de acuerdo con las siguientes ponderaciones: 1. 2. 3. 4.

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No aceptable Aceptable Bueno Excelente

VANGUARDIA DE R.L.
CRITERIO1. S U B C R I T E R I O S ANTECEDENTES DEL PROYECTO

a. Es adecuada y actualizada la informacin brindada sobre la temtica del proyecto y el desarrollo tecnolgico correspondiente, tanto a nivel nacional como internacional. b. La descripcin del problema planteado que da origen al proyecto est adecuadamente enmarcada en la empresa, el sector y la economa en general.
c. La revisin bibliogrfica, de patentes y/o de otra documentacin es pertinente y ofrece informacin til y adecuada como respaldo a la propuesta.
Puntaje: 1 Comentarios:
Se cuenta con documentacin que brindan perspectiva del estado de la empresa (CAP II Documentacin). MEMORIA DE LABORES POLTICAS FUNCIN DE COMITS ESTADOS FINANCIEROS CONTABLES DE LOS LTIMOS 5 AOS. MANUAL DE CONTROL INTERNO.
CRITERIO 2. LA PROPUESTA SUBCRITERIOS

a. La propuesta tecnolgica. representa una innovacin
Puntaje: 1
b. Los resultados del proyecto tienden claramente a mejorar la competitividad de la empresa, cadena y/o sector productivo. c. Los beneficios esperados son alcanzables, en caso de implementar a escala productiva y comercial los resultados del proyecto. d. Los procesos propuestos son consistentes y adecuados al proceso.
Ciertamente nuestra propuesta de mejora no es innovacin, pero aumenta la eficiencia en los procesos rediciendo tiempos y aumentando la capacidad instalada de la cooperativa.
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VANGUARDIA DE R.L.
S U B C R I T E R I O S
CRITERIO 3. DE LOS OBJETIVOS

a. El Objetivo General y los Objetivos Especficos estn expresados con claridad. b. Son adecuados y verificables los objetivos planteados. c. Existe correspondencia entre especficos y el objetivo general. los objetivos
Puntaje: 1
Desde el primer ano de implementacin habr una mejora en los procesos y aumento de capacidad. Hacia el segundo y tercer ao se prev un incremento en la cantidad de socios, prstamos y ventas adems de la mejora de la imagen y prestigio de la cooperativa.
d. Los plazos previstos y el presupuesto estimado son adecuados para poder alcanzar los objetivos perseguidos por el proyecto.
CRITERIO 4. DE LOS RESULTADOS

a. Los resultados esperados estn expresados con precisin. b. Es posible el logro de los resultados esperados a partir del cumplimiento de las actividades propuestas. c. Los resultados esperados son necesarios y suficientes para cumplir los objetivos especficos del proyecto. d. Con los recursos humanos y econmicos presupuestados en el proyecto es posible alcanzar los resultados esperados en los plazos previstos. e. Los insumos necesarios para lograr los resultados son adecuados y verificables en cantidad, calidad, tiempo y oportunidad. 140 USO FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS
Puntaje: 1
Los resultados esperados son aceptables y alcanzables y dependen en gran medida de la aplicacin y fiel seguimiento de las recomendaciones y procesos propuestos en el proyecto.
VANGUARDIA DE R.L.
CRITERIO 5. DE LA METODOLOGA
Puntaje: 1
a.
La metodologa general propuesta, presenta la calidad y rigurosidad necesaria para lograr los objetivos desde el punto de vista cientfico y tecnolgico.
La metodologa presentada en este proyecto son los procesos mejorados de la gestin de compras, ventas y otorgamiento de crdito as como el aprovechamiento del espacio mediante una distribucin de planta ms ingeniosa. En el breve tiempo de estudio se han encontrado algunos problemas que entorpecen los procesos y se han hecho recomendaciones que pretenden mejorar los mtodos utilizados en la cooperativa estos se tienen que mejorar continuamente.
b.
La metodologa propuesta permite obtener y validar los resultados de acuerdo a los objetivos especficos.
c.
Las tcnicas y mtodos experimentales propuestos son los ms eficientes para el logro de los resultados propuestos (relacin costo / beneficio, tiempo, calidad y precisin requerida).
CRITERIO 6. CAPACIDAD PROYECTO

a.
EJECUCIN
DEL
Puntaje: 1
Las capacidades tanto tcnicas como financieras de la empresa permiten la buena ejecucin del proyecto.
La cooperativa tiene la capacidad econmica y cuenta con el personal necesario para implementar las mejoras tcnicas que se proponen, adems de ser conveniente para aumentar su competitividad y mejorar su imagen ante sus clientes y socios.
b.
La cooperativa est en condiciones de incorporar las soluciones tecnolgicas y as mejorar su competitividad.
141
VANGUARDIA DE R.L.
CRITERIO 7. DE LAS ACTIVIDADES

a. Las actividades a desarrollar son consistentes
Puntaje: 1
con la metodologa propuesta y los resultados esperados (evaluar pertinencia, duracin y oportunidad).
b. Los procedimientos a seguir en cada etapa del
proyecto son claros y adecuados a los fines del proyecto. SUBCRITERIOS
Las actividades mostradas en los diagramas de proceso representan una reduccin de tiempo y por ende un valioso ahorro de dinero, son muy especificas y consistentes y van encaminadas a la optimizacin de los procesos si se siguen fielmente pero como ya se sabe todo se puede mejorar mas aun es necesario dar seguimiento a los procesos mediante mtodos de mejora continua que cada vez hagan ms eficiente el proceso.
c. El nivel de programacin general y la divisin de
tareas y responsabilidades han sido temas debidamente atendidos en el diseo del proyecto.
d. El proyecto define hitos crticos que permiten
evaluar la obtencin de resultados parciales y de productos anticipados (intermedios).
142
VANGUARDIA DE R.L.
CRITERIO 8. DE LOS RECURSOS
Puntaje: 1
a. Es pertinente y razonable en trminos de cantidad y calidad el equipamiento y la infraestructura que se posee actualmente para al cumplimiento del proyecto.
Los recursos necesarios para la puesta en marcha del sistema y la mejora en los procesos estn acorde a la poca, se han actualizado los sistemas y preparado para suplir una demanda superior. Se ha detallado una lista de los recursos necesarios y sus costos en el estudio econmico de este proyecto.
b.
Los valores de los equipos presupuestados se ajustan a los valores de mercado.
c. Los equipos a ser adquiridos son absolutamente imprescindibles para el proyecto.
d.
Los equipos y las tcnicas asociadas a su manejo son actualizadas y muestran ser competitivos tecnolgicamente.
e. En relacin al personal es necesario contratar ms personal para la puesta en marcha.
Todo el plan de puesta en marcha se desarrolla con el mismo personal nicamente se les imparte una pequea capacitacin.
f. Existe adecuacin tcnica y presupuestal en los materiales e insumos, a las necesidades del proyecto.
143
VANGUARDIA DE R.L.
JUICIO FINAL SOBRE EL PROYECTO
CRITERIOS ANALIZADOS
PUNTAJE
1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 2. LA PROPUESTA 3. LOS OBJETIVOS 4. LOS RESULTADOS ESPERADOS 5. LA METODOLOGIA 6. CAPACIDAD EJECUCIN DEL PROYECTO 6. LAS ACTIVIDADES 7. LOS RECURSOS
4 3 3 3 3 4 3 3
1) Considera que el proyecto es realmente innovador? Realmente no lo es. Pero si es un sistema actual mediante el cual la mayora de las empresas estn laborando hoy en da, por tanto es innovador de manera interna ya que no se contaba con ningn sistema ni mtodos establecidos para la ejecucin de las tareas.
2) Es aceptable el proyecto en cuestin: Tcnicamente el proyecto es viable pues representa un aumento de la capacidad instalada en trminos de transacciones por da, agiliza los procesos de compra y otorgamiento de crditos, todo esto beneficia econmicamente a la cooperativa pues un numero mayor de ventas aumenta los mrgenes de ganancia; los ahorros de tiempo se traducen a dinero en fin se optimizan las operaciones y se reducen costos.
144
VANGUARDIA DE R.L.
EVALUACIN ECONMICA
PROYECCIONES Se tomara en cuente el crecimiento del 10% de los ingresos y el 10% de aumento de los costos variables. Hay que tomar en cuenta que el proyecta ser con fondos propios y de alguna manera esto simplifica el anlisis econmico del mismo, porque no tendremos gastos financieros o una deuda a saldar que puede poseer intereses fluctuantes del mercado debido a factores econmicos externos a la cooperativa. Es por ello que, aunque aparente ser un anlisis muy simplista es un anlisis basado en la realidad del proyecto.
Descripcin Ingresos por ventas Ahorro en tiempo Ahorro por evitar prdidas Ingresos totales Costo variable total de venta ($) Costo variable total de Prstamos ($) Costo fijo ($)
1er. ao $4,202.82 $ 890.00 $ 200.00 $5,292.97 $ 394.00 $ 407.00 $ 640.00
2do. Ao $4,623.00 $ 979.00 $ 220.00 $5,822.27 $ 433.00 $ 447.00 $ 640.00
3er. ao $5,085.00 $1,077.00 $ 242.00 $6,404.49 $ 477.00 $ 492.00 $ 640.00
Costo total Margen de contribucin ($) Beneficio (FNE)
$1,441.00 $3,852.43 $3,852.43
$1,521.00 $4,301.67 $4,301.67
$1,609.00 $4,795.84 $4,795.84
El beneficio neto es igual al margen de contribucin ya que no se posee gastos financieros por ser inversin con fondos propios y no se puede evaluar la deduccin de un impuesto sobre la renta puesto que es una mejora solo considera ciertas partes operativas de la cooperativa.
VANGUARDIA DE R.L.
PUNTO DE EQUILIBRIO DEL PROYECTO EN MARCHA
CF $ 640.00 Ve = ----- = ------------rc 0.72 Ve = 888.89
MC $ 3,852.43 rc = ------- = ---------------- = 0.72 V $ 5,292.97
La inversin de recuperar en el segundo periodo.
RENTABILIDAD INICIAL DEL PROYECTO
Utilidad Rentabilidad = --------------Inversin
B = V CT = $5,292.97 $1,441 = $3,851.97
Rentabilidad = $ 3,851.97 = 68% $ 5,670.59
El proyecto tiene una rentabilidad del 68 %, lo que es equivalente a decir que por cada dlar invertido se recuperar 0.68 el primer ao. Adems de este anlisis se debe tomar en cuenta que la inversin ser deducibles pues se convertir los activos en gastos deducibles del impuesto sobre la renta en el periodo que establece la ley, de esa forma liquidaremos la inversin y preparemos fondos para la prxima inversin en equipo.
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VANGUARDIA DE R.L.
BENEFICIO / COSTO DEL PROYECTO.
Razn Costo-Beneficio: Beneficio Costo
Razn Costo-Beneficio: $3,851.97 = 2.6731 $1,441.00
Se puede notar que la razn costo-beneficio no dice que el beneficio es mayor a los costos en ms del 200% Hay que tener claro que esta relacin se ha deducido a partir de datos medibles, dejando a un lado puntos como lo son la mejora en la imagen que puede atraer ms socios y clientes, incrementar las ventas y dividendos en un porcentaje que podr determinarse histricamente despus de un par de aos.
VALOR ACTUALIZADO NETO DEL PROYECTO Y LA TASA DE RETORNO INTERNO Para este anlisis debemos de tomar en cuenta que nuestro flujo de caja en primer ao ser equivalente a la inversin inicial ms los ingresos menos los costos, ya que no se posee intereses por prstamos y no se posee capital de trabajo. En los prximos aos se dejara de lado la inversin porque no existirn. Por la alta rentabilidad del proyecto se puede observar que el Valor Neto Actual es igual a cero cuando la tasa de retorno es igual a 219%. Se tomar en para el Valor Actual Neto una tasa del 20% segn estndares del mercado.
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VANGUARDIA DE R.L.
INVERSION INICIAL Descripcin Ingresos por ventas Ahorro en tiempo Ahorro por evitar prdidas Ingresos totales Costo variable total de venta ($) Costo variable total de Prstamos ($) Costo fijo ($) Costo total Margen de contribucin ($) Beneficio (FNE) FLUJO DE CAJA TIR VAN 20%
5,670.59 1er. ao 2do. Ao 3er. ao
$4,202.82 $4,623.00 $5,085.00 $890.00 $979.00 $1,077.00 $200.00 $220.00 $242.00 $5,292.97 $5,822.27 $6,404.49 $394.00 $433.00 $477.00 $407.00 $447.00 $492.00 $640.00 $640.00 $640.00 $1,441.00 $1,521.00 $1,609.00 $3,852.43 $4,301.67 $4,795.84 $3,852.43 $4,301.67 $4,795.84
($1,818.62) 219% $ 5,095.97 $4,301.27 $4,795.49
TASA INTERNA DE RENTABILIDAD TIR 219.1380% efectivo anual
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EVALUACIN SOCIAL
Objetivo. La evaluacin social del proyecto persigue medir la verdadera contribucin de los proyectos al crecimiento econmico del pas por medio de los mejoramientos anteriormente formulados en el proyecto de mejora en los aspectos administrativos de la cooperativa. Aspectos a evaluar. La cooperativa VANGUARDIA DE R.L., desarrolla una importante labor social que abarca en primer lugar las necesidades y expectativas de sus asociados y que adems se vinculan y comprometen con la solucin de los problemas de la comunidad en la que se insertan as como de la sociedad en general. Los asociados son los principales beneficiarios de la puesta en marcha del proyecto, ya que mejorando aspectos como el beneficio de los otorgamientos de crditos, con la disminucin de tiempo en la aprobacin de los mismos. Proyectando as a los asociados a llevar a cabo proyectos de vida que ellos mismos tienen como objetivo contribuyendo en la mejora de las familias de los asociados y en la sociedad misma. Se lograra adems un mejor equilibrio de igualdad ya que en la mejora contempla una metodologa donde un programa por medio de una computadora rechazara o aprobara un crdito, la contribucin social de esta nueva metodologa se genera cuando se elimina la probabilidad de que un crdito se rechac o se apruebe por la opinin de una persona que pudiera manipular la decisin a criterios personales. Otra ventaja que obtendr la sociedad se refleja en los empleados que posee la cooperativa vanguardia de R.L. ya que con la puesta en marcha del proyecto las empleadas directas de la cooperativa que laboran en las instalaciones de el cafetn tendrn una mayor oportunidad de mejora y de superacin con la nueva tecnologa que tendrn que manejar, pudiendo despertar as en ellas el inters por el conocimiento y la superacin. Adems de unas posibles nuevas fuentes de proveedores que pudieran incorporarse al abastecimiento de insumos y productos ya que con los nuevos programas y sistemas de control de inventarios y flujo de la bodega se podrn tener nuevas expectativas para la obtencin de nuevos productos que se pudieran comercializar en el cafetn. Dentro de este contexto se puede observar la mejora o el aporte de la cooperativa en los aspectos sociales del pas generando ingresos y oportunidades de mejoras para pequeas empresas con deseos de superacin.
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Adems con la nueva metodologa propuesta de compra de insumos que se comercializan en la cafetera, permite a la cooperativa administrar mejor sus inventarios y elegir adecuadamente a sus proveedores mejorando los precios de comercializacin en la cafetera, ayudando as no solamente a los socios de la cooperativa sino a la comunidad de trabajadores de CASSA que se beneficiaran con los ahorros en la baja de los precios.
PLAN DE PUESTA EN MARCHA

La inversin ser a lo largo de dos meses econmica y tcnicamente hablando. Se realzaran compras a principios o finales de enero con un documento de respaldo o quedan lo cual nos permitir iniciar la puesta en marcha en febrero y deducir impuestos. Para instalacin de todos los equipos del sistema informtico y las capacitaciones al personal se planea utilizar el mes de febrero, para que finalmente el marzo la implantacin se haya completado satisfactoriamente y por completo de manera simultnea sin afectar las actividades y el normal funcionamiento de la cooperativa. En qu parte del proceso de gestin se encuentra nuestra propuesta de mejora? Nuestra mejora se encuentra a lo largo de todo el proceso de gestin de compras de ventas de inventarios esta a lo largo de todos los procesos. En el proceso de otorgamiento de crditos desde el momento en que se toma una solicitud hasta el momento hasta que se entrega el mismo as mismo en los dems procesos de venta y de inventarios es un seguimiento a lo largo de todo el proceso de manera continua y mejorada mediante la implementacin del sistema informtico y la mejora de los procesos en la gestin administrativa y comercial de la cooperativa. Dado que la propuesta de mejora se involucra en todos los aspectos de gestin administrativa y de compra es importante la implantacin de nuestras propuestas de manera fiel y precisa para lograr los objetivos trazados.
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1) Gestionar las compras de los implementos tecnolgicos, computadoras, impresor, estantera, escner, paquetes de cheques y otros detallados en el CAP III. Proceso que demora 2 semanas para su adecuada seleccin y 2 semanas para disponer de ellos en el lugar de utilizacin. Este proceso ser minucioso pues hay que asegurarse de cumplir con todos los requerimientos tcnicos establecidos.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES Conclusiones

En conclusin la propuesta para el mejoramiento de la gestin administrativa resulto ser factible desde puntos de vista tcnicos, profesionales y administrativos, puntos en los cuales se puede ver un crecimiento tanto como empresa cooperativa como de capital, se estableci patrones de mejora que vendrn a agilizar los procesos administrativos y comerciales de la cooperativa brindndole mayor seguridad a todos y cada uno de los asociados asiendo de esta una empresa de prestigio con las posibilidades de crecimiento y de expansin a travs de su buen desempeo. Se establecieron puntos de mejoras donde se puede comparar el mximo aprovechamiento en cuanto a tiempo, que se tradujo a dinero para poder ver as ms ambiciosamente el proyecto. Adems de agilizar procesos con nueva tecnologa e incentivar al personal con capacitaciones y oportunidades de crecimiento despertando en ellos el deseo del aprendizaje y la superacin. Se puede decir que con la implantacin de la mejora tendremos un mejor ambiente laboral, ordenado, seguro y que brinde a todos los asociados una seguridad en la cooperativa, adems de la visin que tendrn los trabajadores del grupo CASSA que aun no son parte de la familia de socios de la COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L., la que pudiera aumentar significativamente al brindar toda esa seguridad a sus asociados. Durante el estudio se analizaron varios puntos de mejora que pueden llegar a tener un gran impacto en el rubro de cooperativas poniendo el nombre en alto como SOCIEDAD COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L.
Recomendaciones Es recomendable establecer periodos de revisin al ao de los puntos claves del nuevo modelo de administracin de la cooperativa, por medio de puntos de control que se encarguen de medir los aspectos fundamentales para el mejor rendimiento de estos (puntos claves). Como por ejemplo la actualizacin de la base de datos de los socios, verificaciones en software que proporcionan agilidad a las transacciones, el mantenimiento de los equipos y maquinarias a
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utilizar, la constante capacitacin del personal como medio de motivacin para su propia superacin. Como tambin pedir opiniones de los socios por medio de encuestas programadas y puntales (objetivas), para comprobar su satisfaccin que les pueda estar brindando la COOPERATIVA VANGUARDIA de R.L. para asegurar su fidelidad dentro de esta. Como tambin a trabajadores que forman parte del grupo CASSA que aun no son socios de la cooperativa, tratando de investigar que tanto conoce de los beneficios que le puede proporcionar el ser socio de la cooperativa, y as mismo dejando claro todas las dudas que puedan surgir en ellos. Para el rea del cafetn sera recomendable comparar sus precios con los precios del mercado en general y actualizarlos continuamente, ya que en el estudio de situacin actual se encontr unas fallas de gran magnitud econmicamente hablando ya que se encontr producto que tenia precio de venta ms barato que el que realmente posea en esos momentos en el mercado. Adems seria realizar auditoras dentro de la cooperativa y evaluar a las trabajadoras para verificar el cumplimiento de todos y cada uno de los reglamentos y polticas establecidas dentro de la organizacin.
Y la ultima y quiz ms importante recomendacin, realizar estudios globales enfocados a buscar puntos de mejora para llevar un auge como organizacin cooperativa, ya que como se pudo contemplar en los estudios recientemente realizados (entre julio y diciembre de 2011) se pudo optimizar varios puntos que se tenan con deficiencia y que han llevado a un ahorro de tiempo y de dinero, como a la mejora de toda la organizacin. Se debe tomar en cuenta que estas mejoras no son eternas y que se debe de ir mejorando da con da buscando una mejora continua, para la optimizacin de recursos
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GLOSARIO
AHORRO: Parte de los ingresos no destinada a la obtencin de bienes o servicios inmediatos. Por tanto, es el porcentaje de los ingresos que no se contempla dentro de gastos, costos e inversiones inmediatas. BALANCE GENERAL: Estado financiero que refleja la situacin econmica de una empresa comparando sus activos contra sus pasivos y patrimonio durante un lapso de tiempo determinado, que por lo general es anual. CAPITAL: Sumatoria de todos los valores, bienes y recursos utilizados para la constitucin y puesta en marcha de una empresa o negocio. CAPITAL DE TRABAJO: Es la diferencia entre los activos y pasivos circulantes de la empresa. CONSUMO: Es un fin bsico de la economa, mediante el cual los bienes y servicios ofrecidos en el mercado son utilizados en los fines a que estn destinados, satisfaciendo necesidades bsicas, suntuarias o de produccin. COOPERATIVA: Tipo de organizacin empresarial cuyo objetivo es beneficiar a las personas que lo componen, cuya caracterstica principal es que por cada miembro hay un voto vlido en toma de decisiones independiente al monto de capital o aporte realizado peridicamente en la cooperativa. Las utilidades e reparten en igual proporcin entre los participantes. CRECIMIENTO DE MERCADO: Aumento de la cuota de ventas en un mercado determinado durante un lapso de tiempo especifico. DESCRIPCIN DEL PUESTO: Texto que describe con exactitud todas las actividades relativas a un puesto de trabajo dentro de cada departamento o rea de la organizacin. DIRECCIN: Habilidad gerencial y de liderazgo mediante la cual se dirige, influye y motiva a los seguidores y miembros de la compaa a la consecucin de tareas relativas al mejoramiento empresarial. DIVIDENDO: Porcin de las utilidades netas de una empresa que sern distribuidas entre los socios y accionistas de la misma.
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EFICIENCIA: Es la capacidad de hacer las labores trazadas de la mejor manera posible con un mnimo de recursos empleados. EFICACIA: Es la capacidad de acertar en la seleccin de los objetivos y las labores ms adecuadas de acuerdo a las metas de la organizacin. ESTADOS FINANCIEROS: Documentos contables que muestran la situacin econmica y financiera de la empresa. El Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas son los ms utilizados para este anlisis. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD: Conocido tambin como estudio de viabilidad, es aquel que se realiza con el objetivo de analizar las posibilidades de xito de una labor futura por parte de una empresa o entidad, estudiando diferentes escenarios posibles y los recursos y herramientas necesarios para la consecucin de la misma labor.
FACTORES DE PRODUCCIN: Se consideran bsicos: la tierra, la mano de obra y el capital. INNOVACIN: Cambios que se efectan con el objeto de mejorar los resultados e impactos tanto a nivel de la empresa como ante el consumidor o demandante de sus bienes y servicios. Se realizan con el fin de mejorar las tcnicas operativas y productivas, de tal forma que se obtenga las misma (o mayor) cantidad de produccin con mayor calidad utilizando menos recursos. Algunas innovaciones dan lugar a creaciones o mejoras en algo ya existente (inventos) o a la incursin de algo nunca antes utilizado (descubrimientos); todo ligado a la investigacin. INVESTIGACIN DE MERCADO: Anlisis especifico de las caractersticas de un mercado actual o futuro para el campo de accin de una empresa. De acuerdo a las necesidades particulares de una organizacin, los puntos a evaluar son diferentes de acuerdo a los datos y a la informacin que habr de obtenerse mediante la investigacin. MISIN: Razn de ser y trabajar de la empresa basada en los propsitos trazados a un momento determinado, medida, cuantificada y alcanzable. Relativo al "quienes somos".
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PIB PER-CPITA Dato monetario obtenido de dividir el PIB nacional entre el nmero de habitantes del mismo pas. Refleja los ingresos de cada habitante en promedio y a partir de este se analizan el poder adquisitivo, los ingresos mensuales por persona y otras variables econmicas macro y micro. PLANEACIN ESTRATGICA: Relativo directamente al plan de negocios y dems estructuras de trabajo planificadas, es todo un proceso detallado mediante el cual los lderes y directivos de la compaa expresan los nuevos objetivos a cumplir y la forma como se proceder para la consecucin de los mismos a trmino de un periodo de tiempo especifico. PLAN DE NEGOCIOS: Documento maestro de la empresa en el cual se refleja detalladamente toda la funcionalidad de la misma, demarcando desde las estrategias y tcticas a desarrollar, hasta el perfil de empresa y el desarrollo especifico de cada rea de la compaa a futuro. Segn expertos, es la radiografa general de la empresa. PROCESO: Conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno o de una serie de fenmenos. PRODUCTIVIDAD: Nivel de eficiencia y eficacia que combinadas correctamente ofrecen resultados de mejoras en la produccin de la empresa. ORGANIGRAMA: Grfico que describe la estructura como est conformada la organizacin, ilustrando acerca del modelo de trabajo (subordinacin, empowerment o dems), los niveles de dependencia y la relacin interinstitucional entre las reas o departamentos ah descritos. REINGENIERIA: Proceso en el cual una empresa reinventa todos los procesos que efecta a nivel interno y externo, de tal forma que los mtodos anteriores se transformen en su totalidad. ROLES: Patrones de comportamiento caractersticos de una persona de acuerdo a la posicin que asume en un equipo de trabajo o en una organizacin. Pueden ser desde lderes hasta seguidores en diferentes escales, y varan de acuerdo al modelo de trabajo.
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VENTAJA COMPETITIVA: Caractersticas bsicas o agregadas de una empresa que le otorgan distincin en tales aspectos frente a su competencia directa e indirecta. VISIN: Razn por la cual la organizacin trabaja en pro de convertirse en cuanto se aspira bajo el mismo concepto. Es lo que llegar a ser la empresa por medio de sus objetivos, metas y misiones a corto, mediano y largo plazo. Relativo al "quienes queremos (o llegaremos a) ser". ABONAR Anotar en las cuentas las diferentes partidas que corresponden al haber. Una cuenta se abona cuando aumenta el pasivo, cuando aumenta el capital o cuando disminuye el activo. Hacer pagos parciales a cuenta de un adeudo. Registrar los ingresos percibidos como una utilidad diferida o postergada, sin computarla entre los beneficios realizados, hasta el momento en que el servicio se presta. ACCION Hecho por medio del cual se ejecutan los proyectos y actividades de la administracin. Se aplica tambin para establecer divisiones del trabajo o para distinguir o diferenciar algunos actos especializados, como son: accin administrativa, accin poltica, accin tcnica, y accin de reforma administrativa, entre otros. Cada una de las partes en que se considera dividido el capital social de una sociedad annima o de una sociedad en comandita por acciones. Ttulo de crdito que sirve para acreditar y transmitir la calidad y los derechos de socio, en esta clase de sociedades. La accin posee tres valores: nominal, contable y de mercado.
El valor nominal es aqul que resulta de dividir el capital social entre el nmero de acciones de la empresa en un determinado momento. El valor contable de una accin es aqul que resulta de dividir el capital contable entre el nmero de acciones de la empresa en un determinado momento. El valor de mercado es aqul que la oferta y la demanda determinan en cierto momento y con cierto volumen de operaciones.
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ACREDITAR Abonar una partida en un libro de contabilidad. Dar testimonio en documento fehaciente de que una persona tiene facultades para desempear una comisin, encargo diplomtico, oficial, comercial o de cualquier otro gnero.
ACREEDOR Toda persona fsica o moral que tiene derecho a exigir de otra una prestacin cualquiera. Toda persona fsica o moral que en un negocio entrega valores, efectos, mercancas, derechos o bienes de cualquier clase y recibe en cambio una promesa de pago o un crdito que establezca o aumente un saldo a su favor. Aqul que tiene crdito a su favor, es decir, que se le debe. Dentro del mecanismo de la partida doble, es acreedora la cuenta que entrega y da salida a algo o bien aqulla que acumula o registra un beneficio.
ACTIVO Est formado por todos los valores propiedad de la empresa o institucin, cuya fuente de financiamiento origin aumentos en las cuentas pasivas. Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad. Trmino contable-financiero con el que se denomina a los recursos econmicos bienes materiales, crditos y derechos de una persona, sociedad, corporacin, entidad o empresa; son los recursos que se administran en el desarrollo de las actividades, independientemente de que sean o no propiedad de la misma empresa.
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ACTIVO
CIRCULANTE
Aquellos derechos, bienes materiales o crditos que estn destinados a la operacin mercantil o procedente de sta, que se tienen en operacin de modo ms o menos continuo y que, como operaciones normales de una negociacin pueden venderse, transformarse, cederse, trocarse por otros, convertirse en efectivo, darse en pago de cualquier clase de gastos u obligaciones o ser material de otros tratos semejantes y peculiares de toda empresa industrial o comercial. Los bienes que forman el "activo fijo" y el "activo diferido", an cuando ocasionalmente pueden ser objeto de alguna de las operaciones sealadas, no lo son de manera constante dado su origen y finalidad. Se considera como activo circulante, al activo convertible a efectivo o que generalmente se espera convertir en efectivo dentro de los prximos doce meses. Se incluyen bajo este rubro conceptos tales como: valores negociables e inventarios, efectivo en caja y bancos, los documentos y cuentas por cobrar, los inventarios de materias primas, de artculos en proceso de fabricacin y de artculos determinados, las inversiones en valores que no tengan por objeto mantener el dominio administrativo de otras empresas, y otras partidas semejantes. Prstamos a cargo de funcionarios y empleados de las empresas, pueden mostrarse en el balance general formando parte del activo circulante, pero es conveniente agruparlos separadamente bajo un ttulo especial. ADMINISTRACION Conjunto ordenado y sistematizado de principios, tcnicas y prcticas que tiene como finalidad apoyar la consecucin de los objetivos de una organizacin a travs de la provisin de los medios necesarios para obtener los resultados con la mayor eficiencia, eficacia y congruencia; as como la ptima coordinacin y aprovechamiento del personal y los recursos tcnicos, materiales y financieros. ADMINISTRAR Realizar actos mediante los cuales se orienta el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos, financieros y tcnicos de una organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.
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AMORTIZACION Extincin gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo; por ejemplo: la redencin de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor, la extincin gradual peridica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos. Una reduccin al valor en libros de una partida de activo fijo; un trmino genrico para depreciacin, agotamiento, baja en libros, o la extincin gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, bien sea, mediante un crdito directo, o por medio de una cuenta de valuacin; por tanto, el importe de esta reduccin constituye genricamente una amortizacin. Erogacin que se destina al pago o extincin de una carga o una deuda contraida por la entidad. Proceso de cancelacin de un emprstito. La extincin de compromisos a largo y corto plazo. Dar de baja en libros a una parte o a todo el costo de una partida de activo; depreciar o agotar. ANALISIS Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas, as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con l. BALANCE GENERAL Es el estado bsico demostrativo de la situacin financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios bsicos de contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
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BANCA Se denomina con este trmino a la actividad que realizan los bancos comerciales y de desarrollo en sus diferentes modalidades que conforman el sistema bancario y constituyen instituciones de intermediacin financiera. Esto es que admiten dinero en forma de depsito, otorgando por ello un inters (tasa pasiva), para posteriormente, en unin de recursos propios, conceder crditos, descuentos y otras operaciones financieras por las cuales cobra un inters (tasa activa), comisiones y gastos en su caso.
BANCO Institucin que realiza operaciones de banca, es decir es prestatario y prestamista de crdito; recibe y concentra en forma de depsitos los capitales captados para ponerlos a disposicin de quienes puedan hacerlos fructificar.
BENEFICIARIO La persona a cuyo favor se expide o cede un ttulo de crdito. El que adquiere una utilidad, beneficio o ventaja que se origina en un contrato o en una sucesin hereditaria. El que goza de alguna manera de un bien o usufructo. Persona, agrupacin o entidad que es favorecida con cualquier tipo de transferencias, sean stas explcitas o implcitas.
BIEN Todo aquello que puede ser objeto de apropiacin, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carcter patrimonial.
BONO Ttulo-valor que otorga al tenedor (acreedor) el derecho a reclamar un flujo especfico de pagos por el emisor (deudor). Es un valor por el que se paga un inters a una tasa fija. Ttulo de crdito que representa la participacin individual en un crdito colectivo a cargo del emisor. Los bonos pueden ser emitidos a la orden del portador y deben expresar la obligacin de pagarlos a sus tenedores en los plazos, trminos y dems condiciones relativas a su emisin; el inters pactado se cubre por medio de cupones que van adheridos a los propios ttulos.
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CAJA Cuenta que sirve para asentar las entradas y salidas de dinero. Libro de Caja en el que se anota detalladamente el movimiento de fondos. Existencias en efectivo en una oficina o dependencia encargada de efectuar los cobros, los pagos y en general el manejo de fondos.
CAPITAL Total de recursos fsicos y financieros que posee un ente econmico, obtenidos mediante aportaciones de los socios o accionistas destinados a producir beneficios, utilidades o ganancias. RIESGO Desde un punto de vista general, el riesgo es la posibilidad de sufrir un dao, se refiere a una situacin potencial de dao, que puede producirse o no. El tipo de dao potencial depende del tipo de actividad que estemos considerando. Toda actividad humana se desarrolla en un entorno contingente. En un contexto econmico y financiero, el dao se refiere a la prdida de valor de alguna variable econmica. En los ltimos treinta aos se ha producido un fuerte crecimiento de la componente financiera de la actividad econmica, y en la misma medida, han surgido nuevos riesgos. Esto esta asociados a la creacin de nuevos instrumentos financieros, como los productos derivados, al surgimiento de nuevos mercados, a la creciente liberalizacin financiera y a la apertura de la cuenta capital de muchas economas. El cambio tecnolgico ha incidido especialmente en el mbito financiero, permitiendo la negociacin electrnica y las comunicaciones en tiempo real entre mercados separados geogrficamente, as como una nueva dimensin en los procesos de tratamiento de la informacin. En el campo de la gestin financiera los parmetros bsicos son la rentabilidad esperada y el riesgo. Tanto uno como otro se refieren a situaciones futuras, hoy no conocidas con certeza, por lo que de forma natural nos adentramos en el campo de la probabilidad.
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ACTIVIDAD/TAREA: Trminos sinnimos, aunque se acostumbra tratar a la tarea como una accin componente de la actividad. En general son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas. ANLISIS: Accin de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre stas y obtener conclusiones objetivas del todo. CONTROL: Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de costos; 4. control de tiempo. Es el acto de registrar la medicin de resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la ejecucin de las actividades. CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados. COORDINAR: Acto de intercambiar informacin entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armnico y sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo. LOGSTICA: Explica el proceso de cmo se han de allegar los recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados. META: Es la cuantificacin del objetivo especfico. Indica la cantidad y unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone de Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localizacin. MTODO: Sucesin lgica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo predeterminado. un agente
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OBJETIVO GENERAL: Se define como "un deseo a lograr". MODELO: Conjunto de variables relacionadas entre s e interactuantes, que en bloque dinmico conducen a obtener un resultado predeterminado o a solucionar un problema. OBJETIVO ESPECFICO: Es la especificacin de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos especficos logran el objetivo general. ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinmica y racionalmente los recursos de una organizacin o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operacin. ORGANIGRAMA: Es la representacin grfica de la estructura formal de una organizacin, segn divisin especializada del trabajo y niveles jerrquicos de autoridad. PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre s y conducentes a un objetivo comn. Tambin conjunto armnico de actividades para lograr un resultado concreto. PLANIFICACIN: Proceso racional y sistmico de preveer, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. POLTICA: Conjunto de estrategias, normas y parmetros de una organizacin, que orientan la actuacin de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuacin. PRESUPUESTO: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y actividades a realizar por una organizacin, presentndose en determinadas clasificaciones.
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PROBLEMA: Situacin anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un momento histrico determinado y un lugar dado. PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio. PRODUCTO: Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que conduce una actividad realizada. PROGRAMA: Conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "servicios". PROYECTO: Conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital". PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee determinados requisitos y a cambio de remuneracin. RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta fsica y tiempo. SISTEMA: Proceso cclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre s, capaces de transformar insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente. Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y cerrados. SUPERVISAR: Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar determinados.
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TRABAJO: Accin humana, individual o colectiva, que conduce a la obtencin de un producto o a la prestacin de un servicio en un tiempo y espacio determinado y con el apoyo de otros recursos. UNIDAD DE MEDIDA: Identificacin clara del medio u objeto (kilos, casas, informes, visitas, dlares) con el cual se va a medir la cantidad de bienes o servicios de la meta.
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ANEXOS
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COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L. ENTREVISTA COMERCIAL ADMINISTRADORA Y ADMINISTRATIVA REALIZADA A LA
1. Qu tiene de diferencia esta cooperativa con la competencia? 2. A nosotros como clientes, esta empresa que nos ofrece? 3. El otorgamiento de un crdito cuanto tiempo se tarda? 4. Hblenos de su equipo de trabajo y de su rol como administradora? 5. Usted est abierta al dialogo con todos sus colaboradores? 6. Qu estrategias utiliza para conocer a la competencia? 7. Usted cree que la competencia es necesaria en los negocios? 8. Haba pensado antes de este estudio, costear algn tipo de proyecto para detectar los puntos dbiles de la asociacin? 9. Existe actualmente un sistema establecido para la realizacin de compras y ventas de productos? 10. Cul es el procedimiento actual para el otorgamiento de crditos y entrega de cheques? 11. Cmo se realiza el proceso para la emisin de cheques?
ENCUESTA:
Para la recoleccin de informacin de la presente investigacin tambin se utiliz la tcnica de la encuesta. El instrumento que se utiliz en la investigacin consiste en un cuestionario que contiene preguntas cerradas, abiertas y de opcin mltiple. Para la estructuracin del instrumento se tom en cuenta aspectos como: tipo de prestaciones y servicios de la cooperativa, puntos de insatisfaccin de los socios, y tiempo en los procesos.
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OBJETIVOS DE LA ENCUESTA:
Medir el nivel de insatisfaccin de los socios y clientes de la cooperativa en aspectos relacionados a los dividendos actuales recibidos, precios de ventas, montos y plazos de los prstamos y tiempos de procesos. Determinar el grado de aceptacin y expectativa de mejora de la gestin y actual por parte de los socios y clientes de la cooperativa. Medir la percepcin a la tendencia de mejora continua que tienen los socios y clientes y que tanto esperan de la cooperativa a mediano plazo.
FORMATO DE ENCUESTA COOPERATIVA VANGUARDIA DE R.L. Encuesta para el estudio de la situacin actual de la Gestin Administrativa y Comercial. Haciendo uso de su conocimiento y experiencia responda a cada pregunta de la siguiente manera: Marque con una X cuando sea necesario y de su Punto de Vista cuando se le indique. 1) Cuanto tiempo tiene de ser socio/a de la cooperativa Vanguardia de R.L. Menos de 1 ao De 1 a 5 aos De 5 a 10 Aos Ms de 10 aos 2) Por qu decidi asociarse a la cooperativa? Por sus dividendos Por las prestaciones financieras que ofrece Por el auxilio mutuo Otro: _____________ 3) Ha invitado o motivado alguna vez a sus compaeros de trabajo a asociarse a cooperativa vanguardia? Si No 4) Conoce sus beneficios y obligaciones como socio/a? Si No 5) Han cumplido sus expectativas los beneficios y prestaciones que le otorga la cooperativa? Si No 6) De acuerdo a los ingresos que tiene la cooperativa. Le parece los dividendos que ha recibido actualmente? Si No 7) Qu le parece los plazos y los montos mximos que la cooperativa otorga en sus crditos? Bajos Normales Altos 8) Qu le parece el periodo de aprobacin y otorgamiento de crditos? Muy tardado Dentro de las capacidades de la Cooperativa ms corto Pueden ser
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VANGUARDIA DE R.L.
9) Qu opina de los precios actuales en artculos del chalet y despensa? Son Bajos Son Normales Son Altos 10) Cmo calificara la Administracin actual de la cooperativa? Mala Regular Buena Excelente 11) Cmo cree que se podra mejorar las prestaciones y beneficios que recibe actualmente de la cooperativa? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 12) Ha considerado renunciar como socio de la cooperativa? No Si, Porque____________________??_________________
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Propuesta de Mejora para La Gestión Administrativa y Comercial de Cooperativa Vanguardia

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PROPUESTA DE MEJORA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL

ESPECIALIDAD: Ingeniera Industrial

FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

Ing. Rigoberto Silva

INTEGRANTES GRUPO #7:

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INTRODUCCION GENERAL AL PROYECTO

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GENERALIDADES SOBRE EL TEMA

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GENERALIDADES DE LA SITUACIN EN ESTUDIO:

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ORIGEN Y FINALIDAD DEL PROYECTO:

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IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIN DEL TEMA:

LIMITACIONES Y ALCANCE DEL ESTUDIO:

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OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS DEL PROYECTO:

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CAPITULO II INVESTIGACIN DE MERCADOS O SITUACIN ACTUAL

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OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LA SITUACIN ACTUAL

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ANTECEDENTES DE LA SITUACIN ACTUAL.

UTILIDADES OBTENIDAS EN LOS LTIMOS 5 AOS Ao 2006 Ao 2007 Ao 2008 Ao 2009

FUENTE: LIBROS CONTABLES

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OTORGAMIENTOS DE CRDITO A SOCIOS EN LOS LTIMOS 5 AOS

FUENTE: LIBROS CONTABLES

GENERALIDADES DEL BIEN EN ESTUDIO

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