Sucipto Admin Umum

1
Nama Pemangku Jabatan : Sucipto, A.Md

Masa Kerja di Jabatan ini : 0 Tahun 9 Bulan

Masa Kerja di Kementerian : 0 tahun 9 Bulan

Nama atasan langsung : Dra. Rusiah

Jabatan atasan : Kepala Subbag Tata Usaha

IDENTITAS RESPONDEN
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR kUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEkERJAAN
A. IDENTITAS PEKERJAAN
B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
FORMULIR KUESIONER
PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

Pengadministrasi Umum
3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini
berada:
PSTW Gau Mabaji Gowa

4. Satuan Kerja/instansi (Kementerian/
Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/
Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat
Unit Kerja tersebut :
Kementerian Sosial RI

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Dra. Rusiah

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat
kerja anda):
Kab. : Gowa

Provinsi: Sul - Sel

Kepala PSTW
Kepala Seksi
Rehabilitasi
Sosial
Kelompok
]abatan
Fungsional
Kepala Sub
Bagian Tata
Usaha
Kepala Seksi
Program dan
Advokasi Sosial
Staf
Pengadministrasi
Umum

nstalasi
Produksi

Staf

Staf
3
. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
D. RINIAN TUGAS

Menerima, mencatat, mangegendakan, memberi nomor serta
mendistribusikan surat, dokumen dan pesan serta menyiapkan rapat dan
bahan laporan guna menunjang kelancaran tugas ketatausahaan

TUGAS POKOK
1. Mempelajari peraturan perundang-undangan dan ketentuan lain yang
berlaku yang relevan dengan tugas pokok jabatan sebagai pedoman
pelaksanaan tugas yang berhubungan dengan Ketatausahaan.
Tahapan Pelaksanaan Tugas:
1.1. Menerima penugasan dari Kasubbag Tata usaha
1.2. Mengumpulkan bahan-bahan berupa peraturan perundang-undangan
dan ketentuan lain yang berlaku yang relevan dengan tugas pokok.
1.3. Membaca dan memahami peraturan perundang-undangan dan
ketentuan lain yang berlaku yang relevan dengan tugas pokok.
1.4. Membuat ringkasan atas peraturan dan perundang-undangan dan
ketentuan yang berkaitan dengan kepegawaian.
1.5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.
Peranan:
- Penelaah peraturan perundang-undangan dan ketentuan lain yang berlaku.
Indikator Prestasi:
- Meningkatnya pemahaman mengenai peraturan perundang-undangan dan
ketentuan lain yang berlaku.

. Menerima, menyortir, mencatat dan memberi nomor agenda atau kode
surat dan naskah dinas lainnya baik surat masuk maupun surat keluar
untuk memudahkan pengecekan pada buku agenda surat dan lembar
disposisi.
Tahapan Pelaksanaan Tugas :
2.1. Menerima penugasan dari Kasubbag Tata Usaha.
2.2. Menyiapkan lembar disposisi.
2.3. Menyortir surat masuk sesuai dengan skala kepentingannya
2.4. Menerima dan mencatat surat yang masuk dan keluar.
2.5. Memberikan kode surat masuk dan surat keluar pada buku agenda.
2.6. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan.
4

Peranan :
- Pengagenda Nomor dan Kode Surat dan Naskah Dinas lainnya
Indikator Prestasi:
- Tertibnya administrasi lalu lintas surat masuk dan keluar.

3. Mendistribusikan surat masuk dan naskah dinas lainnya yang telah
didisposisi ke masing-masing atau ditandatangani sesuai dengan
tujuan tindak lanjut dan menyerahkan surat keluar ke pengirim surat
serta mencatat surat keluar di buku ekspedisi pengirim surat untuk
mengetahui kesesuaiannya.
3.2. Menyiapkan surat dan naskah dinas yang telah didisposisi atau surat
dan naskah dinas yang akan dikirim oleh Kepala PSTW atau Kasubbag
Tata Usaha.
3.3. Mendistribusikan surat dan naskah dinas kepada tujuan.
3.4. Mencatat buku ekspedisi.
Peranan :
- Pendistribusi surat dan naskah dinas kepada tujuan.
Indikator Prestasi:
- Tersampaikannya surat dan naskah dinas lainnya kepada tujuan sesuai
dengan tujuan dan tepat waktu untuk kelancaran pekerjaan ketatausahaan.

4. Menata administrasi, alat dan bahan rapat di dalam PSTW Gau Mabaji
Gowa sesuai dengan kebutuhannya.
4.2. Mempelajari kebutuhan alat dan bahan rapat yang akan dilaksanakan.
4.3. Mengumpulkan, menyiapkan dan menata alat dan bahan rapat.
4.4. Mengembalikan alat dan bahan rapat ke tempat penyimpanan.
Peranan :
- Penata bahan dan alat pelaksanaan rapat.
Indikator Prestasi:
5
- Pelaksanaan Rapat tanpa hambatan yang dapat ditimbulkan karena alat
dan bahan tidak siap.

5. Membuat draft konsep surat dan naskah dinas lainnya yang berkaitan
dengan ketatausahaan PSTW Gau Mabaji Gowa
5.2. Menyiapkan draft konsep surat dan naskah dinas lainnya yang berkaitan
dengan pekerjaan subbag tata usaha.
5.3. Menyampaikan draft konsep surat kepada atasan.
5.4. Mengetik konsep surat dan bahan lain.
Peranan :
- Pembuat draft konsep surat dan naskah dinas lainnya.
Indikator Prestasi:
- Pembuatan surat dan naskah dinas lainnya secara efektif berguna
melancarkan pekerjaan yang berhubungan dengan Ketatausahaan .

6. Menyimpan dan mengklasifikasikan surat dan naskah dinas lainnya
baik dalam file cetak (Hardcopy) maupun dalam file komputer
(Softcopy) agar mudah ditemukan bila diperlukan.
6.1. Menerima penugasan dari Kasubbag tata Usaha.
6.2. Mengumpulkan surat dan naskah dinas di unit Subbag dan unit Seksi di
PSTW Gau Mabaji Gowa
6.3. Mengklasifikasi surat dan naskah dinas lainnya
6.4. Menyiapkan tempat penyimpanan file cetak.
6.5. Menyimpan dokumen dalam bentuk file cetak.
6.6. Membuat cadangan copy dalam bentuk softcopy computer.
Peranan :
- Penyimpan surat dan naskah dinas di PSTW Gau Mabaji Gowa.
Indikator Prestasi:
- Tersimpannya dokumen PSTW Gau Mabaji Gowa dengan tertib dan aman
sehingga sewaktu-waktu mudah ditemukan.

6
TUGAS TAMBAHAN
1. Menyiapkan administrasi kegiatan Subbag Tata Usaha baik dalam panti
maupun luar panti meliputi desain, undangan, absen, pemesanan
tempat, konsumsi, serta administrasi lain yang diperlukan.
1.2. Mempelajari kebutuhan kegiatan mendesain, undangan, absen,
pemesanan tempat, konsumsi, serta administrasi lainnya.
1.3. Berkoordinasi dan berkerja sama dengan pegawai lain dalam penyiapan
administrasi kegiatan subbag tata usaha.
1.4. Menyiapkan administrasi yang berhubungan dengan kegiatan subbag
tata usaha.
Peranan :
- Penyiap administrasi kegiatan subbag tata usaha.
Indikator Prestasi:
- Terlaksananya kegiatan dengan lancar dan tertib.

. Menggandakan dokumen surat dan naskah dinas lainnya sesuai
dengan jumlah yang dibutuhkan.
2.2. Menyiapkan dokumen yang akan digandakan.
2.3. Menggandakan dokumen.
Peranan :
- Pengganda dokumen.
Indikator Prestasi:
- Dokumen dapat digandakan sesuai dengan kebutuhan.

TUGAS LAIN-LAIN
1. Melaksanakan tugas yang diperintahkan oleh Kepala PSTW terkait
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku seperti menjadi
pengurus koperasi pegawai, panitia kegiatan hari besar Kementerian
Sosial dan mengikuti seminar serta workshop.
1.1. Menerima perintah tugas baik secara lisan maupun tertulis.
7
1.2. Menyiapkan bahan dan alat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas.
1.3. Melaksanakan tugas sesuai perintah atasan.
Peranan :
- Pelaksana tugas kedinasan lain
Indikator Prestasi :
- Terlaksananya tugas kedinasan lain

. Melaksanakan tugas dalam penyelenggaraan pelayanan sosial secara
fisik, mental dan spiritual kepada klien ataupun jenazah klien panti
yang diperintahkan oleh Kepala PSTW maupun Kepala Subbag/Seksi
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
1.1. Menerima perintah tugas baik secara lisan maupun tertulis.
1.2. Menyiapkan bahan dan alat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
pelayanan sosial di PSTW.
1.3. Melaksanakan tugas proses pemeberian pelayanan sosial sesuai
perintah atasan.
Peranan :
- Pelaksana tugas Pelayanan Sosial
Indikator Prestasi :
- Terselenggaranya kegiatan pelayanan sosial yang maksimal di PSTW
dengan memaksimalkan SDM yang ada.

TUGAS-TUGAS BERKALA

1. Menghimpun dan mengolah data serta informasi kegiatan untuk
dilaporkan Subbag Tata Usaha sebagai bahan penyusunan laporan
bulanan, triwulan, semester dan tahunan.
1.1. Menerima pelaksanaan tugas dari Kasubbag Tata Usaha.
1.2. Berkoordinasi dan berkerja sama dengan staf Subbag Tata Usaha
lainnya.
1.3. Menghimpun dan mengolah data serta informasi kegiatan subbag tata
usaha.
1.4. Menyiapkan draft format laporan kegiatan.
8
1.5. Menyampaikan draft format laporan kegiatan kepada Subbag Tata
Usaha.
Peranan :
- Penghimpun data dan informasi.
Indikator Prestasi:
- Terhimpunnya data dan informasi kegiatan yang akurat dan sesuai dengan
penugasan.

JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA
NYA
MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN INSTANSI
1.Kepala
2.Ka Subbag TU

3.Ka Si Rehsos
4.Ka Si PAS

1.PSTW Gau Mabaji
2.PSTW Gau Mabaji

3.PSTW Gau Mabaji
4.PSTW Gau Mabaji

1.Menerima Penugasan
dan Melaporkan

EKSTERN INSTANSI
1.Kepala Subbag/Seksi
2.Kepala Kantor Cabang

1.Dinas Sosial
2.PT. POS Indonesia

1.Konsultasi
2.Konsultasi dan
Konfirmasi

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan
pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.
9
JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA
NYA
MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN

JABATAN YANG SETARA

INTERN INSTANSI

1.Staf Subbag TU

2.Staf Seksi Rehsos
3.Staf Seksi PAS

1.PSTW Gau Mabaji

2.PSTW Gau Mabaji
3.PSTW Gau Mabaji

1.Koordinasi dan
Bekerjasama
2.Koordinasi
3.Koordinasi

EKSTERN INSTANSI

1.Staf
2.Petugas Surat

1.Dinas Sosial
2.PT. POS Indonesia

1.Koordinasi
2.Koordinasi dan
Bekerjasama

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Pekerjaan yang diawasi Pengawasan
Oleh
Frekuensi
Pengawasan
1. Pembuatan Surat/Naskah dinas
2. Pembuatan Laporan
1. Kasubbag TU
2. Kasubbag TU
1. Setiap Hari
2. Berkala

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang
diawasi
Jumlah Pejabat Pekerjaan yang
diawasi
Frekuensi
Pengawas
an

10

ADMINISTRASI
Nama Formulir/
Surat/Keputusan/ dll
Waktu untuk Menemu-
kan Kesalahan
Waktu untuk
Memperbaiki
1.Surat Dinas Arahan
2.Surat Dinas
Korepondensi
3.Surat Dinas Khusus
4.Naskah Laporan
5.Telahaan Staf
6.Formulir
7.E-mail

1. 20 - 30 Menit
2. 10 - 15 Menit
3. 15 - 20 Menit
4. 25 - 35 Menit
5. 15 - 20 Menit
6. 5 - 10 Menit
7. 5 - 15 Menit
1. 10 - 15 Menit
2. 5 - 10 Menit
3. 10 - 15 Menit
4. 20 - 30 Menit
5. 10 - 15 Menit
6. 5 - 10 Menit
7. 5 - 10 Menit

KEUANGAN
Jumlah Uang Untuk Keperluan

- Tidak Ada

- Tidak Ada

PERALATAN/MESIN/BAHAN
Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan
1.Komputer / Laptop
2.Printer
3.Flash Disk / CD-RW
4.Jaringan Internet
5.Alat Tulis Kantor
6.Lemari Arsip
1. Peralatan Rusak / Data Rusak
2. Peralatan Rusak / Dokumen Rusak
3. Data Rusak
4. Komunikasi Terputus
5. Pekerjaan tidak lancar
6. Dokumen Rusak

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran
(bagi instansi)
1.Surat dan Naskah Dinas Rahasia yang
pendistribusiannya lewat Pengadm.
Umum.
1.Menimbulkan kerugian baik fisik
maupun non fisik.

11
G. LINGKUNGAN KERJA
1.Akibat jika terjadi kecelakaan

: Cacat
2.Gangguan kesehatan yang
mungkin terjadi
: Mata Minus, Gangguan Ginjal, Sakit
Persendian

3.Kegiatan pemegang jabatan ini.
a. Duduk : 80 %
b. Berdiri : 10 %
c. Berjalan : 10 %

4.Tempat kerja
a. Di dalam gedung : 80 %
b. Di luar gedung : 20 %

5.Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang ukup Baik
a. Suhu V
b. Penerangan V
c. Ventilasi V
d. Ketenangan V
e. Kebersihan V
f. Keleluasaan
- luas ruang
- luas meja

V
V

6.Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):
-

1
BAGIAN II

A. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal.
D3 / S1 Ilmu Administrasi Negara
D3 / S1 Ilmu Administrasi Perkantoran
D3 / S1 Ilmu Kesekretariatan

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus.

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat

a.Penjenjangan
1) Diklat Prajabatn

b.Kompetensi
1) Diklat/kursus Pengelola Arsip/Naskah Dinas V
2) Diklat/kursus Aplikasi Perkantoran V
3) Diklat/kursus Pengelola e-mail dan Website V

c.Pengetahuan
1) Pelatihan Komputer V
2)

d. Keterampilan
1) Pelatihan Tehnis Menulis Indah -
2) Pelatihan Menggambar -

3. Pengalaman Kerja.

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;

Apa/Dalam Jabatan apa? Berapa lama minimum?
- Sekretaris 1 Tahun
- Staf Administrasi 1 Tahun

4. Persyaratan fisik :
Sehat fisik, mental, dan spiritual yang dibuktikan dengan keterangan dokter
pemerintah.

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal:
Minimal : 20 tahun
Maksimal : 50 tahun

13

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang
diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada
koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A.
Tidak Ada

BAGIAN B.

Tidak Ada

BAGIAN C.

Tidak Ada

BAGIAN D.

Tidak Ada

BAGIAN E.

Tidak Ada

BAGIAN F.

Tidak Ada

BAGIAN G.

Tidak Ada

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi

Tanda Tangan :________________________

Nama Jelas : Dra. Rusiah

Tanggal : 19 Oktober 2011

B. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG 1ABATAN

Sucipto Admin Umum

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sucipto Admin Umum

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Nama Pemangku Jabatan : Sucipto, A.Md

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR kUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEkERJAAN

1.Akibat jika terjadi kecelakaan

Anda mungkin juga menyukai