CUESTIONARIO GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Nombre: _EFATIMA YANINA RUELAS PEREZ Edad 34 _ Sexo: M __F_X __ Direccin Departamento: _OFICINA DE FACTURACION______ Puesto: ENCARGADA DE SECCION _ Tiempo en el puesto: 5 AOS___________ Nombre del Jefe inmediato:_LIC. AMERICA PEREZ RENTERIA_____________ Le gustara desempear algn otro puesto? SI__XXX_____NO________ Cul? CONTABILIDAD COMERCIAL Por qu? _ME GUSTARIA VER CONTABILIDAD, TENGO ALGUNOS CONOCIMIENTOS EN ELLO Y ME GUSTAN LOS NUMEROS. Cul es su mximo grado de estudio? AUXILIAR DE CONTADOR PUBLICO Cules son las responsabilidades ms importantes de su trabajo? ATENDER EL PROCESO DE FACTURACION DE PRINCIPIO A FIN Maneja documentos confidenciales y/o valiosos dentro de su puesto? SI_XX _NO__ cules?VERIFICACIONES E INSPECCIONES, ASI COMO LA CONCILIACION DE SELLOS Y MEDIDORES, SOPORTES DE CORRECCIONES.
________

Podra decirme si ha desempeado otros puestos? SI__XXX NO_ ___ Cules?_OFICINISTA COMERCIAL COBRANZA, CAJERA, AUXILIAR SERVICIOS,CONTABILIDAD COMERCIAL.

DE

PLANEACIN
1.-Mencione cual es el objetivo de su departamento o direccin:ATENDER DE PRINCIPIO A FIN LA FACTURACION, DESDE LA TOMA DE LECTURA CORREGIR ERRORES DE FACTURACION, HACER CAMBIOS DE MEDIDOR, DAR ALTA DE SERVICIOS, VIGILAR LA ENTREGA DE RECIBOS, QUE SE CUMPLA EL CALENDARIO DE FACTURACION, CORTES DE SERVICIO Y DESCONEXIONES. 2.-Este objetivo se alcanza de manera eficiente; SI _ NO_XXX______ Por qu? PORQUE EL PERSONAL QUE TENEMOS NO ES SUFICIENTE PARA ATENDER TODO EL PROCESO EN CAMPO COMO LO ES EL REPARTO DE RECIBOS, VERIFICACIONES, INSPECCIONES,CAMBIOS DE MEDIDOR, YA QUE LAS RUTAS QUE TENEMOS EN NUESTRA AGENCIA HAN CRECIDO DEMASIADO, TENEMOS MUCHOS USUARIOS Y UNA JORNADA ES IMPOSIBLE ATENDER UNA RUTA CUANDO SE TIENEN DEMASIADOS SERVICIOS DIRECTOS QUE HAY QUE INSTALARLE MEDIDORES, ENTRE OTRAS COSAS._ 3.-Existe algn medio de control para el alcance del objetivo: SI_ _XX NO________

4.- Cules son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con su objetivo? QUE NO HAY SUFICIENTE PERSONAL DE CAMPO, NO HAY SUFICIENTES MEDIDORES PARA HACER CAMBIOS A EQUIPOS DAADOS. 5.-Se encuentran claramente definidas y por escrito las polticas del departamento. SI_ ____No_XX__ Por qu?__NO LO SABEMOS 6.-Considera usted que las polticas sealadas son las adecuadas? SI____NOXXX_ Por qu? _POR QUE NO LAS CONOCEMOS __ __________________________________________________________________ 7.- Se cumplen realmente los lineamientos de las polticas? SI __ ___NO__xxxx Por qu?_POR QUE NO SE CONOCEN POR LO TANTO NO PODEMOS CUMPLIRLAS____ 8.- Existen planes y programas generales particulares, para el desarrollo de las actividades encomendadas a este departamento? SI__XXX_NO________ Porqu? POR QUE DE ESTA FORMA SE TIENE UN MEJOR CONTROL, EN CUANTO AL TRABAJO A REALIZAR TODOS LOS DIAS SE PROGRAMAN LAS ACTIVIDADES DEL SIGUIENTE DIA. 9.- Quien Los elabora y que periodo comprende? LOS ELABORAN LAS ENCARGADAS DE SECCION JUNTO CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Y SON DIARIOS. HAY TRABAJOS QUE SE PROGRAMAN CON EL TRABAJO QUE YA SE REALIZO SE PROGRAMAN PARA 2 O 3 DIAS DESPUES. 10.- Quin los autoriza? EL JEFE DEL DEPARTAMENTO 11.- Quin los evala? EL JEFE DEL DEPARTAMENTO 12.- Cmo los evala? DE ACUERDO A SI CUMPLIO O NO CON LAS ORDENES QUE LLEBABA, A LA CALIDAD DE SU TRABAJO, AL TIEMPO QUE LE TOMA A CADA TRABAJADOR UN ISNPECCION. 13. -Considera los planes y programas adecuados para el desempeo de sus actividades? SI_XX_ __NO______

POR QU? POR QUE ES UNA FORMA DE MEJORAR LA CALIDAD DE LA FACTURACION, ASI COMO AL DARLE UN MEJOR SERVICIO A NUESTROS CLIENTES. 14.-Mencione cules son las leyes, los reglamentos, instructivos, en que se basa para desarrollar sus actividades? (recabar el ejemplar) SE ANEXAN LA LEY DEL SERVICIO PUBLICO DE ENERGIA ELECTRICA, EL REGLAMENTO DE LA LEY. Y LOS MANUALES ANEXO 1, ANEXO 2 Y ANEXO 3. 15.- Considera que son adecuados? SI_XX__NO_____ POR QU? POR QUE TRABAJAMOS DEACUERDO A LO QUE NOS CORRESPONDE HACER Y QUE NOS PERMITE HACER LO QUE NOS INDICA EL ANEXO 3. 16.-Estn actualizados? SIXXX_ ___NO_____ POR QU? POR QUE SE DAN A CONOCER CADA AO, EN LOS DIFERENTES CURSOS DE CAPACITACION QUE LA EMPRESA DA.

ORGANIZACIN.
1.Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de las funciones y objetivos del departamento? SI____NO_____ POR QU? 2.- Se encuentra actualizado el manual de la organizacin? SI__ NO__ POR QU? 3.- Se adapta a las necesidades de funcionamiento? SIXX_NO___ POR QU? POR QUE ES MUY CLARO EN SUS INSTRUCCIONES 4.- Es conocido por el personal? SI XX_ NO__ POR QU? POR QUE CADA AO SE DA A CONOCER EN LOS DIFERENTES CURSOS DE CAPACITACION TANTO COMO PARA EL PERSONAL DE NUEVO INGRESO ASI COMO PARA EL PERSONAL DE BASE. 5.- El manual de la organizacin define claramente la jerarqua, responsabilidad, relaciones y deberes especficos de cada puesto? SI_XXX NO___ POR QU? POR QUE VIENEN INDICADOS EN EL

6.-Considera Que existen funciones que originen una duplicidad de labores en el departamento al que pertenece? SI_XXX____NO_____ POR QU? CADA PUESTO TIENE DETERMINADAS SUS LABORES 7.- Cree usted que sobran o faltan los puestos en su departamento? SI__XXX__NO____ POR QU? HACEN FALTA POR QUE NO SE HAN LLEGADO A CUMPLIR LAS METAS FIJADAS, ASI COMO EL TRABAJO A REALIZAR POR JORNADAS, YA QUE LOS USUARIOS QUE TENEMOS CRECEN CADA DIA Y ES INSUFICIENTE EL PERSONAL CON QUE CONTAMOS PARA ATENDERLOS. 8.-Indique cuales son los puestos que sobran o faltan en su departamento. POR LO MENOS TRES ENCARGADAS DE SECCION MAS, PARA ATENDER EL PROCESO COMPLETO DE PRINCIPIO A FIN, ASI COMO LA EXPLOTACION Y ATENCION A ORDENES PARA RECONEXION, CAMBIOS DE MEDIDORES, ALTAS DE SERVICIO, RECUPERACION DE INCOBRABLES, ATENCION QUEJAS PROFECO, AJUSTES A LA FACTURACION,. LO DE ALUMBRADO PUBLICO, EN CUANTO AL PERSONAL DE CAMPO UNOS 4 COMPAEROS MAS QUE ESTEN DEDICADOS A VERIFICAR EXCLUSIVAMENTE PARA QUE LOS DEMAS PUEDAN DARLE LA ATENCION ADECUADA A TODOS NUESTROS CLIENTES. 9.- Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y volumen de trabajo: SI___NO_XXX__ POR QU? POR QUE ES INSUFICIENTE PARA TODOS LOS CLIENTES QUE SE MANEJAN EN ESTA AGENCIA 10.- Cada persona tiene por escrito la indicacin de las actividades que debe realizar: SI_XX__NO __ POR QU? POR QUE SE CUENTA CON UN PERFIL DEL PUESTO QUE INDICA LAS ACTIVIDADES A REALIZAR.

PERSONAL
1.- Cuentan con planes de capacitacin: SI XX___NO ___ POR QU? SE PROGRAMAN CADA AO 2.- Cuentan con planes de incentivos: SI_XX_ NO___ POR QU? SE CALIFICAN CADA SEMESTRE AL PERSONAL Y SE DA A CONOCER A LOS ACREDORES AL NIVEL DE DESEMPEO. 3.- Cuentan con planes de promocin ascensos para el personal: SIXX___NO_____ POR QU? POR QUE SE CAPACITA A TODO EL PERSONAL

QUE LABORA Y SE VOLETINAN LAS PLAZAS VACANTES, Y SE HACEN EXAMENES DE ACUERDO AL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. 4.- El personal del departamento es de: BASE _XX____ CONFIANZA _XX____ SINDICALIZADOXX___ CONTAMOS CON LOS TRES 5.Se evala la forma de compensar el esfuerzo del personal: SIXX___NO___ POR QU? PR QUE LO MARCA EL CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO 6.- Indique cuales son las limitaciones ms importantes para el desarrollo eficaz de su trabajo. QUE ES INSUFICIENTE EL PERSONAL DE CAMPO Y DE OFICINA PARA DESARROLLAR Y LLEVAR A CABO LA CARGA DE TRABAJO QUE SE TIENE.

RECURSOS MATERIALES:
1.Considera que las condiciones de trabajo son adecuadas: SI__NO_XX___ POR QU? POR QUE ES INSUFICIENTE EL TIEMPO, POR LA CARGA DE TRABAJO, POR LO TANTO SE REQUIERE DE PERSONAL ADICIONAL. 2.- Considera usted que su departamento tenga todo el material, equipo y dems medios requeridos para su trabajo: SI___NO_XX__ POR QU? POR QUE SIEMPRE HACER FALTA MEDIDORES, TRABAJADORES PARA CUMPLIR CON TODAS LAS NECESIDADES.

RECURSOS FINANCIEROS:
1.- Su departamento cuenta con presupuesto: SI____ NO__XX_____ POR QU? POR TODO LO MANEJA LA ADMINISTRACION DE LA ZONA 2.- Considera usted que los recursos econmicos de que dispone sean adecuados? SI_ __NO XX POR QU? POR QUE NO LOS TENEMOS.

DIRECCIN:
1.- Existen niveles de Autoridad y Responsabilidad definidos para todos los integrantes del departamento: SI XX NO Po rqu? POR QUE

TENEMOS UN ORGANIGRAMA DE CADA DEPARTAMENTO QUE ASI LO MARCA 2.- Considera Usted que los niveles de Autoridad y Responsabilidad estn definidos adecuadamente: SI _ NO XXX Porqu? POR QUE NOS DAN A LOS COLABORADORES LAS RESPONSABILIDADES DE UN JEFE. 3.- Cuenta Usted con la Autoridad debidamente delegada para el desarrollo de sus actividades: SI NO_XX__ Porqu? POR QUE QUIEN DECIDE ES EL JEFE NO EL TRABAJADOR 4.- Considera Usted que existe una adecuada supervisin de las principales actividades u operaciones del departamento: SI NO XX Por qu? POR QUE SI EXISTIERA HABRIA MEJOR CONTROL DE LOS TRABAJOS REALIZADOS Y POR LO TANTO MEJORES RESULTADOS 5.- Considera adecuada la informacin, tanto interna como externa, que se recibe en su departamento: SI___ NO XX Por qu? LOS TRABAJADORES SON LOS ULTIMOS EN ENTERARSE DE LAS DESICIONES QUE SE TOMAN. 6.- La comunicacin que tiene Usted con sus superiores y compaeros es adecuada? SI XX NO Por qu? POR QUE HAY RESPETO Y CORDIALIDAD ENTRE NOSOTROS. 7.- Qu medios de comunicacin utiliza para hacer llegar rdenes e instrucciones a su personal: ESCRITO POR MEDIO ORDENES DE SERVICIO, ORAL POR MEDIO DE INSTRUCCIONES AL INICIO DE LA JORNADA Y POR EL RADIO QUE TIENEN CADA UNO DE LOS COMPAEROS DE CAMPO. 8.- Considera los medios de comunicacin anteriores los ms apropiados: SI XXX NO Por qu? SON CLAROS Y PRECISOS 9.- Se utilizan medios de comunicacin (Reportes e Informes) que Usted haga llegar a sus superiores: SI XX NO Por qu? POR QUE SON NECESARIOS EN EL REPARTO DIARIO DEL TRABAJO, ASI COMO PARA MEDIR LA PRODUCTIVIDAD DE CADA TRABAJADOR. 10.- Considera usted a estos medios de comunicacin adecuados:

SI XX NO ___ Por qu? POR QUE SE ARCHIVAN Y SON EVIDENCIA PARA CUALQUIER ACLARACION. 11.- Existe malestar, falta de armona, fricciones, problemas, etc. entre el personal: SI XX NO Por qu? COMO EN TODOS LADOS Indique su causa: LA CARGA DE TRABAJO POR FALTA DE PERSONAL.

CONTROL:
1.- Existen registros de control de asistencia en su departamento? SI_XX__NO____ POR QU? PARA EL PAGO DE LA NOMINA 2. Existe un control de trmites, oficios, rdenes, etctera. Si_XX___ No___ Por qu? PARA TRABAJAR EN ELLOS, CON NUESTRA ERRAMIENTA DE TRABAJO 3- Se utiliza algn control de evaluacin de la eficiencia del desarrollo del trabajo, por el personal. Si_XX_ No__ Por qu? PARA GANARSE EL NIVEL DEL DESEMPEO DE LOS TRABAJADORES. 4.-De las siguientes cuentas indique con cual o cuales de ellas cuenta su departamento para resolver gastos imprevistos: a) Caja chica_____ c) Fondo evolvente _____ ___ e) Bancos_______ b) Otros___________ d) No tiene_____XXX___________ Por qu? POR QUE TODOS LOS GASTOS LOS AUTORIZA Y MANEJA LA ADMINISTRACION DE ZONA 5.-Considera usted que los sistemas y procedimientos que se utilizan coadyuven al logro de sus planes y objetivos. Si_XX___ No___ Por qu? POR QUE SON ACTUALIZADOS CUESTIONARIO PARA EL ANLISIS DE PROCEDIMIENTO. SISTEMA:SICOM PROCEDIMIENTO: FACTURACION

DEPARTAMENTO QUE LO GENERA: DEPTO DE FACTURACION DIRECCION RESPONSABLE: RENACIMIENTO PERSONAL QUE INTERVIENE: AREA COMERCIAL DE LA AGENCIA

NUM.
1 2

NOMBRE
ING. ENRIQUE MARTINEZ MARTINEZ COORDINADOR COMERCIAL ENCARGADA DE SECCION FATIMA RUELAS PEREZ ISRAEL CASTRO GARCIA

PUESTO

3 4 5

AUXILIAR COMERCIAL ESPECIALIZADO

CESAR ARMANDO SALMERON AUXILIAR COMERCIAL ESPECIALIZADO RIOS. JAIR TELLIZ SALGADO AUXILIAR COMERCIAL ESPECIALIZADO

ES CLARO, COMPRENSIBLE Y CUMPLE CON SU COMETIDO

EL PROCEDIMIENTO QUE SE ESTA

UTILIZANDO ACTUALMENTE SI XX NO POR QU? POR QUEES MUY CLARO Y PRECISO ALGUNA OPININ Y/O SUGERENCIA QUE PUEDA APORTAR PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO: EL PROCEDIMIENTO ESTA BIEN, LO UNICO QUE FALTA ES PERSONAL PARA RELIZARLO POR COMPLETO. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
No. Responsable Descripcin. Documento.

1 2 3 4

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL PROCEDIMIENTO. 1.- Departamento o direccin: DEPTO. DE FACTURACION 2.- Sistema: SICOM 3.-Procedimiento: FACTURACION 4.- Se realizan las actividades u operaciones de acuerdo con la secuencia establecida en el manual de organizacin y procedimiento. SI__XX_NO___ Por qu? POR QUE ES LA FORMA QUE SE TIENE DE TRABAJAR 5.-Se cumplen los lineamientos establecidos en el manual de organizacin y procedimientos. SI___NO XX___ Por qu? POR FALTA DE PERSONAL PARA ATENDER LAS NECESIDADES . 6.- Se respetan los puntos de control establecidos en los procedimientos. SI__ NO XX___ POR QU? POR FALTA DE PERSONAL PARA ATENDER TODAS LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA 7.- Se usan las formas de acuerdo con lo establecido en el manual de organizacin y procedimientos. SI__XX_ NO____ Por qu? ES LA FORMA DE TRABAJAR Y SON NUESTRA HERRAMIENTA DE TRABAJO. 8.- Se est obteniendo oportunamente el objetivo del procedimiento. SI_XX__NO___ Por qu? POR FALTA DE PERSONAL 9.- Es oportuno el tiempo en que se realiza el trmite del procedimiento, o existen cuellos de botella que causen retraso en dicho trmite. SI_XX__NO Por que? POR QUE SE ATRASA EL TRABAJO POR FALTA DE PERSONAL

10.- Requiere de capacitacin el personal involucrado en el procedimiento. Si ___NO_XX__ Por qu? SE CAPACITAN CADA AO DE ACUERDO AL PROGRAMA DE CASPACITACION. 11.- Es oportuno el surtido de materiales y formas. Si _XX_ NO___ Por qu? POR QUE SE PROGRAMAN ANUALMENTE. 12.- Son suficientes y de la calidad prevista el mobiliario, equipos y materiales empleados. SI __NO_XX__ Por qu? POR QUE SE UTILIZAN DIARIO Y POR MAS DE OCHO HORAS, SE NECESITA TENER LO MEJOR Y LOS MEJORES SISTEMAS PARA EVITAR CONTRATIEMPOS COMO FALLAS, DESCONFIGURACIONES EN EL EQUIPO DE COMPUTO, ETC. 13.- Funciona correctamente el equipo de oficina o algn otro utilizado como parte del procedimiento. Si ___NO___XX___ POR QU? SEGUIDO SE DESCONFIGURAN O NECESITAN MANTENIEMIENTO Y TARDAN MUCHO EN DARSELO. 14.- Son adecuados para el desarrollo del trabajo las condiciones del ambiente tales como iluminacin, distribucin del espacio, ventilacin, etc. SI __XX_ NO___ Indique las causas.
CUESTIONARIO PARA ANLISIS DE UNA FORMA. 1.- Departamento Direccin: DEPARTAMENTO DE FACTURACION 2.- Titulo de la forma: VERIFICACION ___________________________ DE ALTO CONSUMO Clave:

3.- Finalidad de la forma: VERIFICAR LA TOMA DE LECTUA QUE SEA CORRECTA 4.- N de tantos y su distribucin: EJEMPLARES COLOR DISTRIBUCION.

5.- La forma cumple con su objetivo: SI_______NO______POR QU? 6.- l titulo es adecuado: SI_____NO_______ POR QU?

7.-Es claro el lenguaje: SI______ NO_______ POR QU? 8.- Se justifican el nmero de copias; SI________NO______ POR QU? 9.- Tiene instructivo para su manejo; SI_____NO______ POR QU? 10.- Los espacios destinados para SI_______NO_____ POR QUE? llenar con informacin son suficientes:

11.- Los datos que contiene son los adecuados: SI____NO_____ POR QU? 12.- Con qu frecuencia se utiliza la forma 13.- Se utilizan todos los espacios de la forma: SI______NO_____ Por qu? 14.- Informacin que deba eliminarse.
DATOS RAZN

15.- Informacin que debe aparecer

DATOS RAZN

CUESTIONARIO DE ANLISIS DEL PUESTO.

1.- Puesto: ENCARGADO DE SECCION

2.- Departamento o Direccin: DEPARTAMENTO DE FACTURACION 3.- Dependencia Directa: AREA COMERCIAL AGENCIA RENACIMIENTO 4.- Horario de trabajo: DE 8:00 A 16:00 HRS. 5.- Personal que supervisa: AGENTE COMERCIAL 6.- Explique brevemente la descripcin genrica que caracterice al puesto. EL PROCESO DE FACTURACION DE PRINCIPIO A FIN.

7.- Explique y describa detalladamente las actividades que realiza: GENERAR LAS LECTURAS, CARGAR Y DESCARGAR TPS, VALORIZAR EL CICLO, CALCULOS COMPROBATORIOS,FACTURA EN FIRME, CONCILIAZCION DE POLIZA DE USUSARIOS POR TARIFA Y SECTOR, CORRECIONES POR ERROR DE LECTURA, CAMBIOS DE MEDIDOR, ALTAS DE SERVICIO, CORRECCIONES DE NOMBRE, TARIFA, ABANDERAMIENTO DE LAS ORDENES PARA VERIFICAR, EXPLOTACION DE ORDENES DEL SICOSS Y SU TERMINACION, YA SEAN RECONEXIONES Y ORDENES POR ALTO CONSUMO, GENERACION DE CORTES Y DESCONEXIONES. a).- Diariamente sin excepcin: TODAS LAS ANTERIORES b).- Peridicamente, indicando si lo realiza cada mes, semanalmente, etc.-: CORTES DE SERVICIO A LOS 10 DIAS DE VENCIMIENTO, DESCONEXIONES A LOS 15 DIAS DEL CORTE. c).- Eventualmente, es decir que se presenta espordicamente: LA CONFIGURACION DE LAS TEMRINALES PORTATILES Y LA ACTUALIZACION DE LAS NUEVAS VERSIONES EN LOS PROGRAMAS QUE UTILIZAMOS. 8.- Anote y describa las especificaciones del puesto: GENERAR LAS LECTURAS, CARGAR Y DESCARGAR TPS, VALORIZAR EL CICLO, CALCULOS COMPROBATORIOS,FACTURA EN FIRME, CONCILIAZCION DE POLIZA DE USUSARIOS POR TARIFA Y SECTOR, CORRECIONES POR ERROR DE LECTURA, CAMBIOS DE MEDIDOR, ALTAS DE SERVICIO, CORRECCIONES DE NOMBRE, TARIFA, ABANDERAMIENTO DE LAS ORDENES PARA VERIFICAR, EXPLOTACION DE ORDENES DEL SICOSS Y SU TERMINACION, YA SEAN RECONEXIONES Y ORDENES POR ALTO CONSUMO, GENERACION DE CORTES Y DESCONEXIONES. a).- Especificaciones personales: Edad: 33 Sexo: FEMENINO

CHECAR PERFIL DEL PUESTO

Caractersticas especiales: b) Habilidades: Escolaridad: Experiencia: Criterio e iniciativa: c) Esfuerzo: Fsico: Mental: d).- Responsabilidad: Del equipo: Del material: Funciones y Relaciones:

e).- Condiciones de trabajo: Buen ambiente de trabajo: Medio ambiente: Posicin: Riesgo de trabajo y enfermedades: