1

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI (versi 1.0) Hari Soetanto

Materi Proses Pengelolahan Komponen Input (design) Proses Output (design) Kebutuhan Pengolahan Data Personel dalam Pengolaan Data Konsep Organisasi E.D.P Fungsi dan Tugas dari bagian Pengolaan data Proses perencanaan proyek Langkah-langkah perencanaan proyek Konsultan Sifat/karakter dari personel Pengembangan sistem dan pemrograman Life cycle project Tugas dari biro pengolahan data Check list yang diperlukan dalam instalasi Faktor kesalahan yang menyebabkan kesalahan pada data processing Pengamanan fisik instalasi Backup dan recovery

Proses Pengolahan Sistem Informasi berbasiskan komputer

INPUT

PROSES

OUTPUT

Komponen-komponen / unsur-unsur yang harus ada dalam Pengelolaan Sistem Informasi Hardware Software Brainware Data User Procedure Design Input Adalah rancangan terhadap masukkan sebelum diproses komputer, rancangan input diperlukan untuk mempermudah memasukkan data maupun membaca datanya. Dengan rancangan yang bagus dapat memperkecil kesalahan informasi yang dihasilkan nantinya; rancangan input antara lain adalah;

Elemen data Misalnya dipilah menjadi Field, Record, File Format Data Bentuk Format data yang akan digunakan Coding System Sistem Pengkodean kedalam bentuk program Dokumen Input (worksheet, Original) dan Media Input Dokumen aslinya dirancang dalam bentuk seperti apa, media yang dipakai Volume / frekuensinya Banyak dan sering tidaknya input dimasukan, karena rancangan ini dapat mempengaruhi proses yang akan digunakan, secara online atau batch Security (pengamanan) Tingkat keamanan sehingga data yang dimasukan dapat dipercaya keasliannya Alat/ Media input Peralatan yang digunakan untuk memasukkan data ada 2 kategori; langsung maupun tidak langsung. Langsung Alat yang langsung dihubungkan ke CPU Misal : Keyboard, mouse, touch screen, OMR, OCR Tidak langsung Alat input yang tidak dihubungkan langsung ke CPU misal : Key-to-Card (KTC), Key-to-Tape (KTT), Key-to- Disk (KTD)

Dalam INPUT ada 3 proses data: Pada peng-input-an data sebelum data diproses lebih lanjut oleh komputer terdapat beberapa proses dalam peng-input-an itu sendiri; yaitu; Data capture/ Pengambilan data/mendapatkan data Proses pencatatan/ mendapatkan kejadian yang nyata yang terjadi akibat adanya transaksi yang dilakukan oleh suatu organisasi kedalam suatu dokumen Data Preparation/ penyiapan data Mengubah data capture kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (Machine Readable Form) Data Entry / pemasukan data Proses memasukkan data kedalam komputer

Design Procesing (Rancangan pemrosesan) Tahapan Processing Kalkulasi Sorting, Matching, Updating File (detail, summary) Editing Reporting Backup

Design Output (desain pengeluaran) Media Output Elemen data Layout/bentuk /format Sequence Frekuensi Sekurity Validasi Media Output Hardcopy kertas microfilm Monitor Tape Disk kartu

Softcopy Lainnya (hasil dari suatu proses dan dapat dibaca oleh mesin)

TIPE DARI OUTPUT Bentuk keluaran adalah hasil akhir dari informasi setelah diproses oleh komputer, bentuk keluaran ini adalah yang dapat dirasakan dan dilihat oleh user pada suatu organisasi, bentuk-bentuk dari output ini juga dapat menentukan kualitas dari informasi yang dihasilkan, oleh karena itu perlu diketahui mengenai output seperti apa yang diinginkan sehingga dapat menghasilkan informasi yang di harapkan. Sedang kan jenisnya dapat berupa internal output ataupun external output.

Internal OUTPUT output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen organisasi Arsip Laporan-laporan (Rinci, Ringkas, lain-lain)

External OUTPUT output yang didistribusikan kepihak lain, diluar organisasi yang membutuhkan tanda terima faktur Tanda pembayaran

Umumnya dibuat sudah berupa cetakan (preprinted form) contohnya misalkan seperti pembayaran uang kuliah, kwitansi yang dicetak merupakan form yang sudah dicetak sebelumnya. Seperti logo bank, garis-garis pada tabel-tabel, kata-kata total

Format Output dapat berupa Format atau isi dari output itu sendiri dapat bermacam-macam bentuknya, tidak hanya berupa teks saja tetapi dapat berupa bentuk yang lainnya, agar hasilnya lebih informatif. Format output dapat berupa seperti dibawah ini Keterangan-keterangan (narative) Tabel-tabel Digunakan untuk angka-angka, karena lebih mudah melihatnya dengan tabel Grafik Digunakan untuk membandingkan atau lebih menyenangkan Gabungan dari item diatas

Design Procedure (rancangan prosedur) Rancangan procedure yang benar dapat membuat organisasi bekerja dengan optimal dan sebagaimana semestinya. Yang harus diperhatikan sebagai fakktor yang berpengaruh adalah; Arus Dokumen Perlu digunakan untuk mengendalikan dan mengontrol keberadaaan dokumentasi terdapat dimana dan sedang atau telah diproses Sistem Pengendalian Perlunya pengawasan agar aturan yang dibuat telah jelas dan dilaksanakan, sehingga dapat memperkecil kesalahan-kesalahan yang timbul Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dapat menentukan juga procedure dan aturan yang akan diterapkan dan dipakai, karena tiap perusahaan/organisasi tidak ada yang sama Kebutuhan Pengolahan Data (Data processing Requirements) Kebutuhan pada pengelolaan data diantara dapat perkiraan sehingga tidak menjadikan hambatan pada saat data diproses, karena data yang diproses tidak benar atau salah dapat menghasilkan suatu informasi yang tidak benar juga. Oleh karena itu perlu diketahui volume dan jumlah data yang akan diproses serta hambatan-hambatan yang akan terjadi; Volume dan jumlah data Volume data yang terlibat dalam pengolahan data Jumlah data yang harus diproses

dalam suatu periode tertentu

Hambatan waktu Pengolahan Menunjukkan jumlah dari waktu yang di-ijin-kan atau yang dapat diterima saat data yang siap diproses sampai informasi yang dihasilkan ditujukan agar data yang diproses bisa dijamin ke-valid-annya Perhitungan / kalkulasi Kebutuhan perhitungan, merupakan modul modul matematis yang harus diterapkan, sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user. Penerapan kedalam algortima yang sesingkat mungkin, karena algoritma yang berbelit-belit juga dapat menjadi faktor lamanya proses dikomputer untuk menghasilkan infomasi Metode untuk memdukung informasi yang akan dibuat Ada dua metode penting dalam mensupport data yaitu laporan secara periodic dan querying data. Kedua metode ini menghasilkan informasi yang penting untuk dapat dimengerti oleh lingkungan bisnis dan operasional maupun managemen dalam suatu perusahaan. Periodic reporting Periodic reporting dihasilkan oleh sistem informasi managemen secara teratur (misalnya, harian, bulanan maupun tahunan) Sistem informasi Managemen didesign untuk menghasilkan jenis laporan; detail, ringkasan (summary) dan yang diharapkan (exception)

Detail report Dihasilkan dari pekerjaan yang sehari-hari dilakukan dalam bisnis, misalnya transaksi yang dilakukan oleh nasabah tiap hari di bank, dimana laporan ini diperlukan pada level operasional. Contohnya; formulir dibank atau kwitansi pembayaran mahasiswa Summary Report Untuk jenis report ini dihasilkan dari waktu yang sudah ditentukan dahulu dengan berisikan informasi yang diinginkan untuk menringkas data menjadi informasi dalam organisasi, misalnya penggajian. Pada laporan jenis ini tergantung dari kebutuhan manager. Manager level menengah membutuhkan laporan jenis ini, misalnya laporan bulanan yang dihasilkan oleh sales. Bentuknya disini umumnya seperti laporan keuangan Exception report Laporan ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan khusus organisasi dan digunakan untuk kebijakan atau guideline. Misalnya; jumlah komposisi mahasiswa di budi-luhur dengan gedung atau ruangan yang ada, hanya di buat berdasarkan kebutuhan tidak tiap hari atau tiap bulan dihasilkan laporan jenis ini Bentuk dari laporan ini pun dapat bermacam-macam bedasarkan yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan

10

Soal 1. Apa perbedaan antara data dengan informasi 2. Apa yang dimaksud dengan design 3. Kenapa pentingnya input dan output itu dirancang

11

Personel dalam Pengolahan data Pada pengolahan data agar menjadi suatu informasi yang baik, tidak terlepas dari sisi manusianya sebagai pengelola, faktor utama berhasil tidaknya suatu pengolahan data adalah sisi personel atau manusianya, dibawah ini adalah dasar (basic) atau jenis-jenis dari personel pengolahan data; adalah; Data Entry Operators Computer operator Computer programmer HelpDesk/Technical support System analyst Database Administrator Networking Administrator Computer Center director Other personals (spt. Konsultan) diantaranya

Konsep Organisasi E.D.P 1. Menurut aktifitas terbagi 4 a. Support service b. Research & Development (Penelitian dan pengembangan) c. Utility Computer d. On line database 2. Menurut letak organisasi, terbagi menjadi a. c. Unit operation Independent Location b. Central Service

12

Konsep Organisasi P.D.E a. Bentuk dasar

D.P Ma nager

Manager Staff

System Develop ment

Operations Product Support

Technical Sup port System Programming Standard & Methods System Evaluation & Configur ation

System Analysis Design Programming

Computer Operation Data Preparation

B. Organisasi Kecil

D.P Manager Man agement Staff

System Development

Operation

Syst em A / D

Progra mmin g

Comp uter Operation

Data Preparation

13

c. Fungsionil

D.P Manager Manager Staff

Technical Group

Operations

S ystem Development System A/D Programming

Technical Support

Production Support

Equipment Operation

System Evaluation & Configuration Standard & Method

Scheduling & Control System Programming Data Preparation

Standard & Methods System Evaluation & Configuration

d. Bagan System Development

System Develo pment Manager Project/Planning

System A/D

Programming

System Analyst

System Develo pment

Aplication Programming

Maintenance Programming

e. Bagan Operasi

Ope ration Manager

Produc tion Suppo rt

Equ ipe ment Ope ration

System Schedu lling & Cood ina ting Job Control Library & Services

Sh ift I

Sh ift II

Shift III

Compu ter Ope ration Conve rsion Equ ipe mnet Data Preparation

Fungsi D.P Organisasi Setelah melihat contoh konsep organisasi PDE dihalaman sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa Fungsi Organisasi PDE pada dasarnya dapat dibagi menjadi 4 yaitu: a. System Development (pengembangan sistem) b. Operations c. Technical Support (penunjang Teknis) d. Management & Administrasi (manajemen & Administrasi) Tugas dari masing-masing bagian (unit) Tiap-tiap unit dari data processing unit mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing berdasarkan konsep yang digunakan; dibawah ini dijelaskan mengenai tugas dari masing-masing bagian dan tanggung jawab yang harus dilakukan Unit-unit tersebut berkaitan dan saling menunjang, Diantaranya adalah Pengembangan sistem (system development), Operations, Technical Support (penunjang teknis) dan Management & Administration 1. Pengembangan sistem (system development) Pada pengembangan sistem melibatkan analisis sistem, design system dan mengaplikasi kedalam programnya, pengujian testing, instalasi sampai ke pemeliharaan sistem yang diterapkan. a. Analisis Sistem Mengumpulkan & menganalisis informasi, kebutuhan, menseleksi dan merencanakan secara efisien aplikasi pengolahan data & peralatan yang dibutuhkan, kesemuanya ditinjau dari segi ekonomis

b. Design System (Perancangan Sistem) Memberikan desain secara detil dari spesifikasi aplikasi output serta menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan kedalam perancangan sistem yang logis dan praktis c. Aplikasi Programming (pemrograman aplikasi) Menterjemahkan spesifikasi sistem kedalam logika pengolahan dan membuat instruksi untuk operasi d. Sistem Testing (pengujian) Melakukan pengujian sesuai standard dan instalasi yang akan dipakai e. Instalasi Sistem Melaksanakan sistem baru atau memodifikasi sistem kedalam operasi yang sesungguhnya f. Sistem maintenance (perawatan Sistem) Menjaga dan merawat sistem serta mengadakan perubahan perubahan kecil baik didalam sistem maupun dalam operasional.

2. Operations Tugas operation ini biasanya lebih bersifat ke sehari-harian, atau operasionalnya melakukan monitoring, perawatan sampai ke pemeliharaan peralatan Komputer yang ada a. Schedulling dan Control (penjadwalan dan pengontrolan) Bertugas untuk Pen-jadwal-an sesuai dengan job & fasilitas serta melakukan monitor & pengontrolan pelaksanaannya b. Equipment Operation (Operasi Peralatan) Menyediakan fasilitas operasi dan mengontrol peralatan pemrosesan data c. Production Support Memelihara media dokumentasi, instalasi, securiti dan ekspedisi 3. Technical Support (penunjang teknis) Bertugas seperti halnya helpdesk yaitu memberikan bantuan agar fungsi dari sistem yang dibuat dapat dilakukan dengan baik, mengikuti procedure atau aturan yang telah di buat yang bertujuan untuk memudahkan user dalam mengoperasi komputer

a. Data processing standar (standard pemrosesan data) Mengembangkan dan menjamin serta memelihara metoda dan prosedur yang telah ditetapkan untuk semua fungsi dari kegiatan pemrosesan data b. Technical asisten (pembantu teknik) Memberi informasi serta memberi bantuan langsung secara teknis ke user/staff c. System programming (pemrograman sistem) Mengimplementasikan dan memelihara sistem perangkat lunak secara umum serta memberikan masukan-masukan tentang kekurangan sistem d. Data base Administration (DBA) Merencanakan dan merancang serta memasang povisi-provisi / perlengkapan untuk kesempurnaan organisasi database e. Teleprocessing Facilities Administration Mengembangkan standard Application f. System Evaluation & Configuration (evaluasi sistem dan konfigurasi) Menganalisis performance data jenis serta volume pekerjaan, menentukan kebutuhan dan mengusulkan perubahan konfigurasi serta menentukan kebijaksanakan lineBand network khususnya design dan instalasi dari communication

4. Management & Administration pada management ini lebih bertugas kepada supervise yaitu dari pengawasan sampai pengontrolan terhadap pengamanan datanya a. Supervisor & project Management Melakukan pegawasan sehubungan dengan personil/organisasi, menjalankan proyek, memberi pengarahan, mengukur dan mengontrol b. Planning (Perencanaan) Merencanakan, memperkirakan dan menjadwal keperluan-keperluan yang akan datang baik untuk jangka pendek, menengah dan panjang c. Security Melakukan perlindungan / security baik secara secara fisik/ non fisik melalui kontrol prosedur dan backup terdapat data d. Reporting (laporan) Menjamin kontinuitas sistem pelaporan e. Personal management Mengurus penenpatkan pegawai, program personil dan rekrutment pegawai f. Financial management (Pengelohan Keuangan) Memelihara dan menganalisa cost records, budgeting, billing dan processing kepada perencanaan (planning) kedepan juga melakukan

20

g. Administration Support Memberi bantuan pelayanan umum yang dibutuhkan sebagai bagian dari jalannya operasi

21

Soal 1. Apa saja aktivitas dari EDP ? 2. Menurut letak organisasinya, EDP dapat dibagi menjadi berapa ? 3. Apa saja fungsi dari EDP

22

The planing Project Proses (Proses Perencanaan Proyek) Pengolahan data tidak terlepas dari perencanaan suatu proyek sistem informasi, untuk itu perlu diketahui bagaimana suatu data yang masih mentah akan dijadikan informasi yang berharga. Proses perencanaan dapat sebagai metode atau juga Merupakan suatu cara yang sistematis untuk ; a. Merencanakan, b. Mengontrol, c. Mengimplementasikan dan d. Mempersiapkan (follow up) proyek. Dalam waktu singkat 'The project planning process' dapat memperlihatkan secara baik, apakah penyelenggaraan proyek itu sudah sesuai dengan spesifikasi waktu dan biaya yang diharapkan atau yang direncanakan Langkah-langkah Langkah-langkah yang dapat dilakukan agar pada saat penanganan suatu proyek sistem informasi dapat dilakukan dan menghasilkan hasil yang diharapkan diantaranya langkah-langkah tersebut adalah: 1. 2. 3. 4. 5. Define Organize project team Plan project step Monitor project Review Project Result
23

1. Define Project, Langkah-langkahnya a. b. c. d. e. f. Definisi tujuan proyek Identifikasi kebutuhan Identifikasi deliverablesnya Review situasi sekarang tehadap jangka panjang dan jangka pendeknya Kembangkan proposal Dapatkan persetujuan manajemen / User

2. Organize Project team a. b. c. d. Tentukan organisasi team proyek Tetapkan team proyek Pilih dan latih team proyek Pastikan bahwa manajemen/ User 'involved

3. Plan Project Step a. Identifikasi bagian dan sub.bagian proyek b. Kembangkan rincian program kerja c. Tetapkan personil yang ditugaskan dan tanggung jawabnya d. Identifikasikan 'project control milestone' e. Identifikasi syarat-syarat hubungan logistik f. Kembangkan jadwal/langkah-langkah proyek g. Ases resiko proyek, biaya dan manfaatnya h. Rencanakan persiapan implementasi proyek i. Dapatkan persetujuan manajemen/user

24

4. Monitor Project a. b. c. d. e. f. Tetapkan dasar-dasar evaluasi Tetapkan ke majuan proyek (melalui pengukuran) Review pertemuan /meeting Kontrol perubahan-perubahan proyek Ringkasan status dan kebutuhan untuk follow-up nya Laporan kemajuan kepada manajemen/user

5. Review Project Result a. b. Selengarakan audit Laporan keberhasilan proyek

Penugasan Proyek 1. Sistem Regular personel (diketuai oleh kapala team) dan beberapa spesialis asisten pada bidangnya 2. Satu atau lebih wakil dari departement yang terkait pada bidangnya, Umumnya harus dilibatkan 3. Konsultan dari luar, mungkin perlu diajak jika memang diperlukan Contoh: departemennya kecil dan sedikit memiliki pengetahuan, maka perlu adanya konsultan luar

25

PIMPINAN PROYEK Kewajiban dari pimpinan proyek adalah untuk membentuk team dan mengatur serta mengawasi berlangsungnya pekerjaan Diantaranya (tugasnya) Determine the scope and objective of study menentukan batasan dan tujuan dari proyek yang akan dibuat Analyses the present system in minute detail menganalisa sistem yang ada secara mendetail Project future requirement of the system Kebutuhan proyek dimasa depan dari sistem yang akan dibuat Explore alternative solutions to meet present and anticipated requirements memeriksa solusi-solusi alternatif untuk menemukan kebutuhan sekarang dan mengantisipasinya Evaluate hardware that may be needed in the system evaluasi perangkat keras yang mungkin diperluan pada sistem Evaluate software that may be purchases or written to carry out the system Evaluasi perangkat lunak yang akan dibeli User structured design techniques in developing the system to the point necessary to present it to management Struktur Teknik perancangan pada pengembangan sistem Submit a final recommendation to management Kirim Merekomendasikan akhir pada pihak manajemen

26

Beberapa langkah dalam merealisasikan masalah ke dalam review yang sistematis, setelah suatu sistem baru diterapkan. Langkah-langkahnya seperti berikut ini 1. Define the problem. Mendefinisikan masalah yang harus diselesaikan 2. Indicate or substantiate that the stated problem really exist Me-indikasi atau memperkuat bagian-bagian yang membuat masalah itu timbul agar mudah dalam menemukan solusi 3. Determine the scope of the problem. Menentukan batasan dari masalah 4. Survey the present system. Peninjauan/meneliti sistem yang ada, menanyakan dan mendengar yang perlu mendapatkan perhatian 5. Follow the paper work flow. Semua doukumentasi harus dapat diidentifikasikan dan diberikan catatan 6. Collect all forms. Mengumpulkan semua formulir-formulir yang ada/terkait, dan pastikan bahwa formulir-formulir diisi dengan lengkap 7. Obtain volume figures for cards and forms Mendapatkan gambaran isi dari formulir-formulir yang ada dengan memakai interval waktu 8. Chart the present operation. Membuat peta/gambar untuk operasi yang ada, baik flowcharts dan operational charts harus dipersiapkan 9. Determine and list the equipment used in the present operation. Menentukan dan mendata peralatan yang digunakan, termasuk perawatan dan service 10. Analyze and review the present system to determine its effectiveness Analisa dan me-review keefektifan sistem yang ada 11. Compare the system with all approved policies
27

Bandingkan sistem dengan semua kebijakan yang telah disetujui 12. Develop system specifications Kembangkan spesifikasi sistem 13. Determine mechanization feasibilityT Tentukan mekasinasi kelayakan 14. Simplify the work flow to permit mechanization Permudah aliran pekerjaan 15. Design a new system. Rancang sistem baru 16. Determine whether to start the study by working forward 17. Consider the equipment requirement Mempertimbangkan kebutuhan peralatan 18. Consider personnel requirement and make provision for continued leadership Mempertimbangkan kebutuhan personel dan buat persyaratan 19. Machine orient the source data. 20. Flowchart the new system Muat gambaran aliran sistem dari sistem baru 21. Revise the present report and forms: Merevisi laporan dan formulir-formulir a. What is the purpose of the report ? Apa kegunaan dari laporan b. Is the report to be machine-written or handwritten ? Apakah laporan perlu di cetak oleh mesin atau hanya ditulis dengan tangan c. Are there some limitations of the printer on the computer or tabulating machine? Apakah ada beberapa hambatan dari printer d. Does the form design permit visual control ? Apakah rancangan formulir sesuai dengan visual control

28

e. Have provisions been made for proper number of copies and additional entries if required ? Apakah ketentuan sudah dibuat f. Can several forms be combined ? Dapatkah beberapa formulir digabungkan g. It is necessary to eliminate information on some of copies ? Perlu tidaknya untuk menghilangkan informasi pada beberapa salinan h. Will this form be bound? If so, how? Apakah formulir perlu dibatasi, jika ya bagaimana i. j. l. Will entries be made on the form at a later date? Will the form be used as a source document for later processing? computer online printer?

k. Has the design made use of the full capability of the m. How long does it take to set up the forms in the computer? n. Has maximum use been made of computer printed headings? 22. Design the program or source data documents to permit proper machine handling Rancang program atau dokumen sumber data 23. Prepare procedure manual. Persiapkan prosedur manual, dengan cara dibawah ini: a. List duties and responsibilities for all personnel buat daftar pekerjaan dan tanggng jawab untuk semua personel b. Flowchart the work flow Gambar aliran dari pekerjaan c. Include samples of all forms Masukkan contoh-contoh dari semua formulir d. Provide directions for completing forms lengkapi petunjuk untuk menyelesaikan formulir-formulir e. Include complete machine processing instructions

29

Masukkan instruksi-instrusi proses (software/hardware) secara lengkap f. Pretest system. Sistem diuji ulang g. Review and evaluate the new system and make plans for checking and reviewing at least annually mereview dan mengevaluasi sistem yang baru untuk membuat rencana-rencana untuk memeriksaan dan review

30

Beberapa alasan diperlukannya outside Consultant 1. 2. 3. Unique area of expertise Limited or one-time use of specialized skills Company wage scale biaya, dari pada mengaji pegawai yang permanent untuk project yang kecil 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Unavailability of skills in the present market Objective Acces to outside sources Multiple exposive to alternate solution (memberikan beberapa solusi alternatif) Respect of top management Availability of executive time (menghargai) (waktu)

Management training dan education

31

SOAL 1. Apa perlunya konsultan dari luar organisasi 2. Apa tugas dari Manager proyek 3. Apa saja perencanaan suatu proyek

32

Personel Sistem komputer tidak terlepas dari sisi manusia atau personel, dimana sisi personel ini memegang peranan dalam kemajuan suatu organisasi. Dan organisasi pasti memperkerjakan personel yang menguntung bagi organisasinya Dibawah ini adalah beberapa ciri dan sifat dari personel yang diharapkan pada semua bentuk organisasi tertutama yang bergerak dibidang informasi. Ciri-ciri / sifat dari Personal 1. Initiative Mempunyai inisiatif 2. Cooperation Dapat bekerja sama 3. Ability to communicate kemampunan untuk berkomunikasi 4. Alertness kesiap-siagaan, kesiapan, kewaspadaan 5. Imagination Mempunyai Imaginasi 6. Understanding of human nature Mengerti mengenai sifat dasar manusia 7. Loyalty Setia 8. Respect for role Menghormati terhadap aturanaturan yang ada

33

Agar personel dalam perusahan tidak jenuh dan dapat berkembang untuk memajukan perusahan perlu dipikirkan pendidikan dan pelatihan kepada personelnya, Karena personel merupakan asset bagi organisasi perusahaan. Pendidikan dan Pelatihan bagi Sistem Personal 1. Aptitude tests Test bakat 2. College and university computer curricula Pendidikan ke perguruan tinggi dalam bidang komputer 3. Courses by manufacturer and software companies Kursus/pelatihan 4. Short courses, institutes and seminars Pendidikan singkat dilembaga-lembaga dan seminar-seminar 5. On the job training 6. Self-evaluation tests

34

Soal 1. Kriteria seperti apa ayng diingin oleh perusahaan terhadap personelnya 2. Dan apa perlunya personel diberikan training atau pendidikan dalam suatu organisasi

35

LIFE CYCLE PROJECT COMPUTERISATION DAUR ULANG KEHIDUPAN KOMPUTERISASI Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam daur ulang kehidupan komputerisasi, yaitu a. Feasibility study (Studi kelayakan) b. System analysis (Analisis Sistem) c. System Design (Desain Sistem) d. Programming (Pemrograman) e. Testing/Integrated System (Pengujian/sistem Terintegrasi) f. Paralelisation (paralelisasi) g. Conversion (konversi) h. Cut-Over

Bila kegiatan diatas digambarkan, akan dapat dilihat sebagai berikut

Menurut pengalaman (sesuai dengan apa yang kita ketahui dalam pengembangan sistem), Distribusi waktu yang diterapkan /terpakai diperkirakan sama kecuali feasibility study (studi kelayakan) tidak terprediksi

36

Kegiatan 1. Analisis sistem 2 .Desain sistem 3. Pemrograman 4. Testing/integrasi testing 5. Paralelisasi 6. Konversi 7. Cut-over

Distribusi waktu (%) 25% 18% 37% 7% 8% 5% 0% ---100%

Distribusi waktu bagi programmer untuk menghasilkan program, pada umumnya sebagai berikut; Kegiatan 1. Merencanakan 'program logic' 2. Pengkodean / mnemonic language 3. Pengujian /Debugging 4. Dokumentasi Distribusi waktu (%) 33% 22% 33% 12%

Dalam kegiatan "life cycle Program computer" dapat dibagi dalam 3 tahapan, yaitu: 1. Tahapan pendefinisian 2. Tahapan Pengembangan 3. Tahapan Operasi dan maintenance

37

Pengembangan Sistem dan Pemrograman Ada berbagai cara yang dapat ditempuh oleh para menajer dalam mengembangkan sistem dan pemrograman. Berikut ini ada 6 langkah yang dapat kita tempuh; 1. Analisis Sistem Pelajari masalah untuk mendapatkan persoalan sebenarnya, mengapa sistem harus dilakukan dst 2. Rancangan Sistem Spesifikasi suatu program komputer (bersama-sama dengan prosedur data sistem non-komputer). Persyaratannya seperti yang sudah ditetapkan pada analisa sistem Perancangan sistem umumnya mengimplemtasikan dari 3 basic alternative untuk menyelesaikan masalah yang ada; Modifikasi sistem yang ada Mengganti sistem yang ada dengan cara pengembangan sistem yang baru Mengganti sistem yang ada dengan cara membeli jadi sistem baru Masing masing alternative mempunyai kelemahan dan keuntungan masing-masing tetapi paling tidak ada 3 perspective yang dapat diambil Pessimistic solution (conservative) The most likely (middle-of-the-road) solution The optimistic (liberal) solution 3. Pemrograman Rancangan, Coding dan Testing tiap program dalam sistem secara sendiri-sendiri (bukan kelompok)
38

4. Testing / Pengujian terintegrasi Mengoperasikan sistem dengan sejumlah data yang mewakili (dilakukan secara bersama-sama) merupakan sebuah sistem 5. Paralelisasi Mengoperasikan sistem dengan data yang sebenarnya dan membandingkan hasil yang ada disistem atau dengan standar yang sudah dipersiapkan 6. Konversi Mempersiapkan data yang akan digunakan pada operasi komputer, menurunkan kegiatan lama dan meningkatkan kegiatan (sistem) baru, Hal ini dilakukan setelah paralelisasi dan setelah itu pelepasan kegiatan sistem lama (cut over) Sistem implementasi berisikan tiga aktivitas instalasi, konversi dan training; bagaimana data dikonversikan, disimpan dan sebagainya. Pada installasi ada 4 cara; immediately, gradually, simultaneous execution atau pada pilot environment Immediate change over sistem yang ada diganti dengan sistem informasi yang baru dan umumnya membuat garansi Phased change over sistem yang lama dengan sistem yang baru dijalankan pada periode waktu tertentu sampai sistem yang lama tidak dipakai lagi Pararell execution sistem informasi yang baru diterapkan pada tahapan atau segment
39

dilakukan/diikuti

Pilot execution sistem baru diterapkan pada satu lokasi dan dicoba, sebelum diterapkan ditempat yang lain

Dari beberapa pengalaman, untuk melakukan proses diatas, distribusi waktu yang diperlukan untuk itu adalah sebagai berikut Kegiatan 1. Analisis sistem 2. Rancanganan sistem 3. Pemrograman 4. Testing/integrasi testing 5. Paralelisasi 6. Konversi Distribusi waktu (%) 25% 18% 37% 7% 8% 5% ---100%

40

Agar sistem dan pemrograman terkontrol dan terkoordinir sebaiknya diperhatikan berbagai faktor sebagi berikut; Auditing analisis sistem dan perancangan sistem Review penerapan untuk pemrograman Review Program logic Perubahan kontrol program dan sistem Dokumentasi sistem Standar dokumentasi Pelaporan aktivitas dan pengendalian waktu volume frequency Evolusi dari Perangkat lunak Pada perkembangan sistem komputer mengikuti pengembangan life cycle (daur ulang) yang dibahas dibab-bab sebelumnya. Bagaimanapun juga suatu perkembangan, perangkat lunak komputer harus juga disesuaikan dengan yang sekarang terjadi. Sebab memodifikasi perangkat lunak dapat juga membuat pemeliharaan akan lebih komplek dan sulit Sistem tidak hanya perangkat lunak, sistem juga berisikan aktivitas personel, procedure, aktivitas pendukung dan utilisasi sumber daya. Sistem pemeliharaan umumnya berhubungan dengan memodifikasi program didalam sistem suatu perusahaan, Selama pemeliharaan, umumnya sistem personel melakukan hal hal berikut ini; suatu aksi memodifikasi suatu modul dalam program suatu aksi memodifikasi antar modul-modul program Pengaturan ulang suatu program dan memodifikasi aktifitas modul Menulis ulang program dan menganti dengan yang lebih baik
41

Aksi yang diambil tergantung dari jumlah faktor yang ada, setiap situasi memiliki determinasi subyektifitas Maintanance Pemeliharaan sistem mupun software merupakan hal yang tidak boleh dilupakan, karena pemeliharaan berguna untuk menjaga sistem tetap berjalan pada waktu yang tepat Ada beberapa tipe dan jenis dari pemeliharaan diantaranya adalah ongoing maintenance, pemeliharaan jenis ini umumnya bertanggung jawab mengenai update file, record, memodifikasi tabel-tabel. File dan database dibackup atau dicopi, penghapusan file-file yang tidak perlu, mengindek ulang index-index yang terkait agar media menyimpanan dapat dihemat atau dapat memperoleh percepatan akses dari media tersebut. Pemeliharaan dapat diklasifikasikan menjadi tiga; diantaranya; Corrective maintenance; menghilangkan error dan kesalahan Perfective maintenance;suatu aksi untuk memyempurnakan atau pemeliharan kinerja dari sistem yang ada Adaptive maintenance; suatu aksi untuk mengadaptasi sistem ke pada suatu metode , fungsi ataupun teknologi baru Corrective maintenance; Menghilangkan error yang terdapat pada procedure, teknik (metode yang dipakai), pemrograman dikomputer maupun dokumentasi. Koreksi yang dilakukan melibatkan personel operasional, user, program didalam sistem dan semua formulir yang terlibat

42

Pada pemeliharaan secara korektif terdapat dua pemeliharaan; yaitu Periodic audit checking Pelacakan data yang diproses sampai menghasilkan suatu hasil yang diinginkan apakah sudah benar Benchmark testing Melibatkan sisten testing untuk menguji kinerja dari sistem yang dibuat apakah seperti yang diinginkan. Perfective Maintenance Pengembangan lebih lanjut untuk kinerja sistem, menyempurnakan efektivitas biaya dari sistem, menyempurnakan pemeliharaan sistem yang lebih mudah, pengembangan peningkatan kinerja dari sistem yang dapat memberikan kontribusi efisiensi; Misalnya;pembuatan algoritma yang benar dan singkat atau teknik pemrosesan, rancangan input output yang sesuai dan benar, pengupdatean bahasa pemrograman, penyempurnaan format dari media penyimpanan, komunikasi yang lebih cepat antara software dan hardware demikian juga dengan processor. Adaptive Maintenance Tanggapan terdapat perubahan yang ada di dalam (internal) atau lingkungan luar (external) atau juga dapat melibatkan sistem-sistem lain yang terkait yang dapat sebagai penentu Aktivitas dari maintenance Tipe dari aplikasi Umur dari sistem Ukuran dari sistem dan program Ke-kompleksan dari sistem dan program-program yang ada Ketergantungan antar sistem atau dalam sistem
43

Kualitas dan ke-complete-an dari pengembangan dokumentasi Level dari user yang mengerti pada sistem Level dari user yang terlibat pada proyek Dari aktivitas diatas keterlibatannya dalam suatu proyek sangat bervariasi, baik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama, aktivitas diatas mempunyai efek pada maintenance proyek. Manager sistem harus dapat mengantisipasi keterlibatan dan membuat penyesuaian saat pembuatan schedule Tipe dari aplikasi Mudah untuk dilakukan modifikasi. Aplikasi MIS melibatkan banyak user yang berbeda dan banyak pilihan yang disediakan sistem pada user. Misalnya; dewasa ini penggunaan aplikasi secara online akan berpengaruh pada modifikasi pada online dari pada secara batch Umur, Ukuran, dan Ke-kompleksan dari sistem dan program-program yang ada Jika suatu program sudah terlalu lama (tua) sistem harus di strukturisasi ulang sebagaimana seperti harus dimodifiaksi, kemungkin yang terjadi jika umur dari program terlalu tua bisa saja program yang lama susah untuk diterapkan pada era sekarang kalau pun bisa maka harus memerlukan kerja ekstra. Besarnya sistem dan program umumnya menambah beban berat dalam pemeliharaan, harus diperhatikan faktor seperti integritasnya dan efek-efek yang akan terjadi. Misalnya perubahan sedikit dapat menimbulkan efek yang sangat besar atau dampak yang besar pada sistem Contoh : Sistem Komputerisasi Budi Luhur

44

Ketergantungan antar sistem atau dalam sistem Ketergantungan dari program yang ada dengan program yang lain maupun ketergantungannya didalam sistem. Perubahan yang dilakukan apakah mempengaruhi dengan data yang sedang dipakai oleh program lain, semakin dapat berdiri sendiri, maka pemeliharaan program semakin mudah dilakukan. Masalah-masalah yang pada umumnya ada dalam software a. Perasaan bahwa kita dikelilingi 'mistic' dalam kreasi software b. Perawatan software yang terus menerus serta membutuhkan mutu rawat yang meningkat c. Meng-handle- apa yang dapat dikerjakan dan metodemetode yang dapat dipercaya untuk 'costing software programs' d. Menentukan arti atau manfaat dari pengendalian mutu program e. Memastikan kontinuitas supply dari training software enginers dan programmers f. Mempersatukan persatuan pemerintah dan industri/swasta Tipe-tipe masalah yang umumnya terdapat dalam sistem komputer a. Book keeping system b. Inventory maintenance c. Communication informasi d. Proses control komputer e. Simulation komputer f. Information retrieval g. Mathematical analysis pencarian data/informasi industry/scientific
45

record implementasi stock control koordinasi Pengunaan simulasi dengan

h. Artifical Intelligence

Pengembangan komputer

46

Beberapa kegiatan yang melibatkan pengolahan data yang ada di lingkungan kita, yaitu diantaranya; a. Airline reservation b. Bank deposit & clearing house transactions c. Text editing d. News paper type setting e. Computer- Assisted learning f. Credit Card purchase & billing g. Student registration and grade reporting h. Crime prevention & detection network i. Real estate assessm ent and tax record j. Feed & fertilizer blending k. Manufacturing car accounting l. Hotel & motel Reservations m. Sport Statistics n. Elections return o. Indexes of Technical journal and abstract

47

Soal 1. Apa yang dimaksud dengan pengembangan sistem pada SDLC ? 2. Ada berapa jenis implementasi yang anda kenal dan apa gunanya masibg-masing? 3. Apa yang anda ketahui tentang maintenance?

48

Tugas-tugas biro pengolahan data (E.D.P) a. Mengkonsolidasi administrasi dan operasi perusahaan/organisasi dengan jalan mengolah data, penyimpanan data, penyajian informasi sesuai dengan kebutuhan dan keperluan perusahaan/organisasi b. Memanfaatkan penggunaan 'data processing equipment' seluasluasnya oleh bidang operasi dan service perusahaan dengan seefisien mungkin c. Mengkoordinir "data processing" diunit-unit lain d. Melakukan pembinaan organisasi dan personalia data processing e. Membantu para user dibidang pengolahan data dalam bentuk training/ seminar/ kursus / dan sebagainya Dalam manajemen aktivitas pengolahan data sehari-hari, pada umumnya mengalami masalah, antara lain: a. Technical skill b. Creativity and operation detail c. Cross organizational service d. Crucial to Departemental operation

Persyaratan teknis ruang komputer a. Terjaganya suhu ruangan (16-22o C) b. Bebas debu c. Terjaganya Kelembaban udara (25-50%) d. Bebas asap (asap rokok) e. Bebas bahan kimia (tinta dsb) f. Bebas air g. Bebas getaran h. Bebas medan magnet i. Penataan/akustik ruangan j. pencahayaan (300-600 lux)
49

CHECKLIST YANG DIPERLUKAN DALAM INSTALASI a. Organisasi bagian PDE b. Pendidikan dan persyaratan c. Pemilihan aplikasi dan rancangan sistem d. Rincian rancangan sistem dan programming e. Perencanaan fisik dan persiapan area f. Konsep dan prosedur pengujian g. Persiapan perubahan pada prosedur-prosedur h. Kontrol kesesuaian jadwal sistem i. Ruangan mesin komputer dan jaringan kabel j. Seleksi dan training personil k. Penerapan program (yang sudah teruji) dan siap dijalankan Contoh misalnya check list untuk instalasi Installation Check list 1. Hardware a. Electrical Oulets i) Desktop computers (1) Sales manager office (2) Data entry area (3) Stock room (4) Executive Conference room ii) Point-of sale (POS) terminals (1) Retail store sales desk (2) Executive Conference room iii) Cabling and connector for LAN (1) Sales manager office (2) Data entry area
50

(3) Stock room (4) Executive Conference room (5) Retail store sales desk iv) Supplies (1) Backup diskettes (2) For hold diskettes (3) Printer ribbon (4) Printer paper (5) Binder v) Planning forms (1) System installation planning chart (2) Local Area Network Diagram vi) System software (1) Ms-dos (2) Windows (3) Novell (4) Linuq (5) Unix Dan seterusnya

50

Faktor-faktor yang menyebabkan kesalahan data processing a. Aplikasi sistem (penerapan sistem yang salah) b. Kerusakan hardware c. Kerusakan software d. Komunikasi data e. Data entry f. Operator dan prosedur operasi Bagaimana caranya kita membuat pengendalian a. Memberitahukan kejadian-kejadian yang akan timbul jika kita melakukan sesuatu terus-menerus (untuk peringatan/warning) b. Tentukan penyebab kasus c. Buatkan fokus situasi bagi setiap individu d. Hitung secara ekonomis e. Lakukan 'corrective action' (tingkatan perbaikan) f. Lakukan penyesuaian hasil Apa yang harus dikontrol sebelumnya a. Resources b. Biaya (uang) c. Standard computer time budget control documentation, communication, progamming, testing d. Perubahan-perubahan e. Kemajuan technique produk/laporan

51

Pengamanan Fisik Instalasi Persoalan keamanan terbesar adalah disebabkan oleh kelalaian, kesalahan, kerusakan tidak disengaja, yang contohcontohnya dapat dilihat dibawah ini: 1. Kelalaian dan kesalahan Data hilang Informasi yang dikirim ke-terminal yang salah Kertas diprinter habis Dokumen tercecer, sehingga dokumen tsb dapat dibaca orang lain 2. Kerusakan tidak disengaja Output/keluaran terbuang Sumber dokumen hilang Menulis pada file induk 3. Karyawan tidak jujur Pencurian alat-alat yang mudah dibawa misalnya seperti disket/Compact Disc/Tape/kertas Menjual informasi 4. Bencana alam (Kebakaran, banjir, gempa bumi) 5. Karyawan sengaja merusak 6. Pencurian/ pengrusakan dari luar 7. Dll

52

Cara Pengamanan Data 1. Melakukan backup data secara teratur 2. Membuat emergency plan 3. Membuat contingency plan: bersiapsiap terhadap segala kemungkinan 4. Menerapkan firewalls Firewall adalah suatu metode untuk menjaga sistem jaringan tetap aman dari pihak-pihak yang tidak diinginkan Backup Penambahan resouces atau membuat duplikasi dari data pada media penyimpanan yang berbeda untuk keperluan yang tidak terduga.

Backup &recovery Pembuatan duplikasi dan pengembalian data yang telah dibackup ke sistem . kombinasi dari manual dan prosedur mesin yang dapat me-restore data yang hilang saat terjadi kegagalan pada hardware maupun software. Kegiatan rutin dari backup data base dan logs dari aktivitas komputer adalah bagian dari program backup & recovery

Backup Copy suatu disk, tape atau media lain yang dapat dibaca/tulis yang berisikan data atau file program
53

Macam-macam Backup Backup types file-file yang dipilih/diseleksi untuk keperluan backup Full backup membackup semua jenis file yang ada Differential Backup backup file yang dipilih/seleksi jika terjadi suatu perubahan Incremental Backup Backup file yang terpilih yang mengalami perubahan, tetapi jika file telah mengalami perubahan untuk kedua atau beberapa kali sejak dilakukan full backup, maka file tidak di-replace tetapi ditambahkan Delta Backup mirip dengan incremental backup, tetapi backup hanya data aktual pada file terpilih yang mengalami perubahan, tidak file itu sendiri Pemilihan lokasi site E.D.P dilakukan melalui tahapan a. Pemilihan lokasi /area khusus b. Pemilihan site c. Pemilihan gedung Sinergik adalah suatu usaha secara bersama-sama dan hasilnya akan lebih baik dari pada dikerjakan secara sendir-sendiri Dalam kegiatan harus ada 1. Scope 2. Time 3. Resource

54

Ada beberapa dalam cost/budgeting Pengolahan Data 1. 2. 3. 4. Tradisionil Zero Base Budgeting Charge-Out charge-back

55

Soal 1. Apa saja tugas dari Biro pengolahan data? 2. Kenapa perlu dilakukan pengamanan fisik pada EDP? 3. Berapa jenis backup yang anda kenal?

56

Buku referensi 1. Robert A. Szymanski, Donal P. Szymanski , Donna M. Pulschen,

Computers and information systems, Prentice Hall ,1995 2. Kenneth C. Laudon, Jane E. Laudon, Essesntials of Management Information systems, Prentice Hall, 1995 3. Hutchinson, sawyer, Computers and information systems, fifth edition, 1996 4. Michael L. Gibson, Cary T Hughes, System Analysis and design : a Comprehensive Methodology With CASE, boyd & fraser.

57