TUGAS TERSTRUKTUR Budgeting

Aspek Perilaku dalam penyusunan Budgeting

Oleh : Restika Fajri C1C09095

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN FAKULTAS EKONOMI PURWOKERTO 2011

A. PENDAHULUAN Perkembangan dalam dunia usaha akhir-akhir ini berjalan dengan pesat, sehingga mengakibatkan timbulnya persaingan yang semakin ketat. Gejala yang demikian membawa permasalahan bagi suatu perusahaan agar mampu mempertahankan diri dan mampu mencapai tujuan perusahaan. Oleh sebab itu manajemen perusahaan harus mampu mengelola perusahaannya secara efektif dan efisien untuk mengatasi keadaan tersebut. Perusahaan sangat memerlukan suatu alat yang berfungsi sebagai perencanaan serta pengendalian. Untuk melakukan perencanaan dan pengendalian diperlukan suatu alat yang baik, yang dapat memberikan informasi yang diperlukan manajemen dalam menjalankan fungsinya. Alat tersebut adalah anggaran. Anggaran berperan sebagai alat perencanaan dan pengendalian. Sebagai sebuah rencana tindakan, anggaran dapat digunakan sebagai alat untuk mengendalikan kegiatan organisasi atau unit organisasi dengan cara membandingkan antara hasil sesungguhnya yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan (Abdul Halim,2000:172). Penyusunan anggaran merupakan kegiatan yang penting sekaligus kompleks, karena anggaran mempunyai dampak fungsional maupun disfungsional terhadap sikap dan perilaku anggota organisasi. Beberapa aspek keperilakuan dalam penyusunan anggaran, antara lain: Partisipasi dalam Penyusunan Anggaran Partisipasi penyusunan anggaran adalah keikutsertaan seluruh tingkat manajemen dalam proses penyusunan anggaran dan mereka mempunyai pengaruh dalam penentuan besarnya anggaran. Siegel dan Markoni (1989) dalam Rahman dan Supomo (2003), berpendapat bahwa partisipasi manajer dalam penyusunan anggaran akan menimbulkan inisiatif bagi mereka untuk menyumbangkan ide dan informasi, meningkatkan kebersamaan, dan merasa memiliki, sehingga kerja sama di antara anggota dalam mencapai tujuan juga meningkat. Aspek perilaku yang terkait dengan anggaran merujuk pada perilaku manusia yang terlibat pada saat anggaran tersebut disusun dan

diimplemetasikan. Anggaran dapat mempengaruhi perilaku manusia. Adanya

anggaran mengakibatkan manusia membatasi tindakannya. Anggaran pula yang menyebabkan kinerja manajer selalu dan secara kontinyu dipantau serta dibandingkan. Hal ini pula yang mengakibatkan timbulnya tekanan. Manajer seringkali menghadapi permasalahan akibat adanya anggaran seperti misalnya timbulya over atau under budget, penyimpangan dari anggaran yang diharapkan, dan sebagainya. Akibatnya anggaran kemudian dianggap sebagai sesuatu yang dapat menghambat atau mengancam karir. Keberhasilan anggaran terutama akan ditentukan oleh cara pembuatan anggaran itu sendiri. Program anggaran yang paling berhasil harus melibatkan manajer dalam tanggungjawab pengendalian biaya untuk membuat estimasi anggaran mereka sendiri. Pendekatan dalam penyediaaan data anggaran ini penting terutama apabila anggaran tersebut akan digunakan untuk mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas seorang manajer. Pendekatan penganggaran yang dianggap paling efektif adalah anggaran yang dibuat dengan kerjasama dan partisipasi penuh dari manajer pada semua tingkatan (Garrison and Noreen : 408). Manajemen harus selalu menyadari bahwa dimensi manusia dalam penganggaran merupakan faktor kunci. Mudah bagi manajer untuk menguasai aspek teknis dari program anggaran, tetapi tidak mudah dalam memasukkan aspek manusia. Manajemen harus ingat bahwa maksud penyusunan anggaran adalah untuk memotivasi karyawan dan mengkoordinasikan aktivitas. Untuk mendorong orang supaya bertanggungjawab terhadap penyusunan anggaran dan terhadap implementasi anggaran untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, perusahaan perlu mempertimbangkan aspek etika dan perilaku dalam penganggaran.

B. ISI a. PENGERTIAN ANGGARAN Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan lain yang mencakup jangka waktu satu tahun (Mulyadi, 1993). Unsur-unsur utama dalam anggaran: 1) Keseluruhan Rencana, merupakan penentuan kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang. 2) Kegiatan Perusahaan, meliputi seluruh kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian dalam perusahaan. 3) Dinyatakan dalam angka, adalah unit yang dapat digunakan pada semua kegiatan perusahaan yang bermacam-macam. 4) Periode tertentu, adalah keseluruhan mengenai apa-apa saja yang akan terjadi pada masa yang akan datang. b. MANFAAT PERENCANAAN LABA DAN BUDGETING Anggaran yang disusun oleh suatu perusahaan harus disesuaikan dengan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan target perusahaan. Anggaran harus menggambarkan/merefleksikan adanya beban tambahan yang diperlukan usaha yang dilakukan (dalam bentuk iklan dan promosi atau pemasaran) untuk memacu/mendorong penjualan dan meningkatkan image perusahaan termasuk estimasi biaya upah dan gaji untuk mendukung tenaga penjualan yang lebih besar dan memberikan struktur komisi yang lebih menarik dengan harapan dapat lebih memotivasi usaha-usaha penjualan. Selanjutnya dalam anggaran

hendaknya terkandung estimasi cash flow yang berkaitan dengan waktu pengumpulan kas dari pelanggan, pembayaran kas ke supplier, dan mengantisipasi peningkatan beban rupa-rupa. Dengan kata lain anggaran tersebut harus dibuat secara rinci mengenai bagaimana suatu perusahaan diharapkan beroperasi. Anggaran memiliki beberapa manfaat pokok, yaitu:

1) Sebagai pedoman kerja. Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan pada waktu yang akan datang. 2) Sebagai alat koordinasi kerja. Dengan adanya anggaran semua bagianbagian yang terdapat di dalam perusahan dapat saling menunjang dan bekerja sama dengan baik, untuk menuju pada sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 3) Sebagai alat pengawasan atau pengendalian. Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur (alat pembanding) untuk menilai dan mengevaluasi realisasi kegiatan perusahaan pada masa yang akan datang. c. PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN Ada tiga tahapan besar dalam proses penyusunan budget : 1) penyusunan tujuan perusahaan Tujuan petrusahaan yang telah ditetapkan, selanjutnya dirinci lebih lanjut ke dalam sasaran (goal) dan dibebankan pencapaiannya kepada manajer tertentu dalam proses penyusunan anggaran. Sasaran merupakan target tertentu yang diarahkan untuk mencapai tujuan. Penyusunan anggaran pada hakekatnya merupakan goal setting process dan sekaligus merupakan role setting process. Untuk dapat memerankan pencapaian sasaran yang ditetapkan dalam penyusunan anggaran, manajer diberi tanggungjawab menentukan sumber daya yang diperlukan. 2) implementasi Tahap Implementasi merupakan tahap berikutnya setelah tahap penetapan tujuan. Setelah tujuan ditetapkan dan manajer yang harus bertanggungjawab atas pencapaian sasaran tersebut sudah ditunjuk, manajer tersebut diberi alokasi sumber daya. Selanjutnya komisi anggaran menyusun anggaran secara komprehensif untuk disahkan oleh direksi dan pemegang saham. Anggaran untuk selanjutnya diimplementasikan dan berfungsi sebagai blueprint berbagai tindakan yang akan dilaksanakan selam satu tahun anggaran. Dalam tahap

implementasi

ini,

manajer

bertanggungjawab

untuk

mengkomunikasikan anggaran yang telah disahkan tersebut kepada manajer tingkat menengah dan bawah. Hal ini dimaksudkan agar manajer menengah dan bawah tahu dan bersedia dengan penuh kesadaran untuk mencapai standar yang sudah ditetapkan dalam anggaran. Dalam tahap implementasi ini, juga diperlukan kerjasama dan koordinasi agar anggaran dapat diimplementasikan dengan baik. 3) pengendalian dan evaluasi kinerja Dalam tahap ini, kinerja yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang sudah tercantum dalam anggaran. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui bagian organisasi yang mempunyai kinerja dibawah standar dan untuk mengambil tindakan koreksi bagi bagian tersebut. Untuk mengembangkan suatu anggaran atau perencanaan laba ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan, yaitu : 1) Top manajemen harus memutuskan apa yang menjadi tujuan jangka pendek perusahaan dan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan dibutuhkan sebagai pedoman agar hasil-hasilnya dapat dicapai sedangkan strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan tersebut. 2) Sasaran harus disusun dan sumberdaya-sumberdaya harus

dialokasikan. Sasaran merupakan kuantifikasi jangka pendek dari tujuan, sebagai contoh tujuan suatu perusahaan adalah dapat meraih pangsa pasar yang lebih luas, strateginya dengan melakukan promosi dan iklan di berbagai media cetak dan elektronik, sedangkan sasarannya yaitu meningkatkan penjualan sebesar 10% pada tahun berjalan. 3) Suatu anggaran yang menyeluruh atau perencanaan laba harus disiapkan, disetujui oleh top manajemen, dan dikomunikasikan kepada supervisor dan para karyawan yang terkait 4) Profit planning dan Comprehensive Budget digunakan untuk mengontrol biaya dan menunjukkan permasalahan-permasalahan

organisasi dengan cara membandingkan secara periodik hasil aktual dengan yang apa telah dianggarkan d. KONSEKUENSI PENYIMPANGAN PADA PROSES PENYUSUNAN ANGGRAN Fungsi-fungsi anggaran seperti penentu tujuan, pengawasan, dan mekanisme evaluasi kinerja dapat memicu sejumlah konsekuensi penyimpangan seperti ketidakpercayaan, perlawanan/penolakan, konflik internal, dan akibat sampingan lainnya yang tidak dikehendaki.
1) Ketidakpercayaan

Suatu anggaran mengandung seperangkat sasaran yang spesifik. Meskipun dapat disesuaikan dengan kejadian yang tidak diantisipasi sebelumnya, ia menimbulkan kekakuan/ keterkejutan/

ketidakfleksibelan. Anggaran adalah sumber dari tekanan yang dapat menciptakan kecurigaan/ ketidakpercayaan, permusuhan, dan

menyebabkan penurunan kinerja. Penelitian yang ada menunjukkan bahwa sejumlah kecurigaan terjadi pada proses penyusunan anggaran di tingkat supervisor. Alasan timbulnya kecurigaan/ketidakpercayaan ini didasarkan pada kepercayaan para supervisor bahwa : Anggaran cenderung terlalu menyederhanakan atau mengubah situasi sebenarnya dan gagal memberikan keberagaman faktor eksternal; Anggaran tidak cukup menggambarkan variabel-variabel kualitatif seperti tenaga kerja, kualitas bahan, dan efisiensi mesin; Anggaran menggambarkan secara sederhana apa yang telah diketahui

supervisor; Anggaran secara teratur digunakan untuk menggerakkan supervisor sehingga ukuran-ukuran kinerja dapat diperkirakan; Anggaran melaporkan penekanan pada hasil bukan pada sebab; Anggaran mengganggu gaya kepemimpinan para supervisor; serta Anggaran cenderung memberi tekanan pada kegagalan.
2) Pertentangan

Meskipun anggaran digunakan secara luas dan sangat mendukung, namun tetap ditolak oleh banyak anggota organisasi. Alasan penolakan ini antara lain : a. Anggaran membawa perubahan, dengan demikian mengancam

status quo. Sumber-sumber pustaka ilmu sosial, manajemen, dan bidang ilmu perilaku organisasi dapat menjelaskan fenomena penolakan terhadap adanya perubahan tersebut. Banyak orang

terbiasa untuk melakukan dan memandang sesuatu dengan cara tersendiri dan tidak tertarik untuk melakukan suatu perubahan. Adalah merupakan tantangan bagi manajemen untuk mengatasi penolakan untuk berubah ini dan berhasil memberikan inovasiinovasi yang dapat meningkatkan kinerja organisasi. b. Proses anggaran membutuhkan sejumlah besar perhatian dan menyita banyak waktu. Para manajer atau supervisor merasa gerah dengan adanya kebutuhan perhatian dan waktu ini yang menyebabkan besarnya tanggung jawab hari ke hari. Oleh karena itu, umumnya mereka tidak ingin terlibat dalam proses penyusunan anggaran ini. c. Banyak manajer dan supervisor tidak paham mengenai seluk beluk penyusunan anggaran. Mereka takut atau tidak mau belajar tentang perencanaan dan proses penyusunan anggaran agar dapat memberikan kontribusi yang berarti.
3) Konflik Internal

Anggaran memerlukan interaksi antar orang-orang pada level/ tingkat organisasi yang berbeda. Konflik internal mungkin berkembang sebagai akibat dari interaksi ini, atau akibat dari laporan pelaksanaan yang membandingkan satu departemen dengan departemen yang lain. Gejala konflik yang umum adalah ketidakmampuan untuk mencapai interpersonal dan intergroup perusahaan sepanjang proses pembuatan anggaran.

4) Efek lain yang tidak terkendali

Anggaran dapat memberikan efek samping lainnya yang tidak diinginkan. Salah satu dari ini adalah pembentukan kelompok yang kecil yang bekerja bertentangan dengan tujuan anggaran tersebut. Kelompok karyawan ini pada umumnya terbentuk untuk menyerang konflik yang internal dan anggaranlah yang menciptakan tekanan tersebut. e. KONSEP-KONSEP PERENCANAAN Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan variasi dalam lingkungan perencanaan. Lingkungan perencanaan merujuk pada struktur, proses, dan pola-pola interaksi. Kadang-kadang hal tersebut merupakan budaya atau iklim organisasi. Di dalamnya terkandung tingkatan formalitas dalam interaksi antarmanusia, penerimaan top manajemen terhadap ide-ide baru, prosedur dan perangkat keras untuk melaksanakan pekerjaan, PRILAKU BERKAITAN DALAM

keharmonisan/kesatuan tenaga kerja, dan lain-lain. Ukuran dan struktur suatu organisasi, gaya kepemimpinan, tipe system pengendalian, dan stabilitas lingkungan adalah beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan kerja dimana perencanaan tersebut dibuat. Lingkungan kerja atau budaya organisasi mempengaruhi perilaku dan selanjutnya mempengaruhi proses perencanaan. Perilaku manusia dapat menyesuaikan diri dan berbeda dari satu lingkungan kerja dengan lingkungan kerja lainnya. Sehingga, dalam satu lingkungan, tindakan spesifik dari top manajemen dapat menyebabkan perilaku yang disukai sebaliknya dalam lingkungan lain tindakan tersebut dapat mengakibatkan perilaku yang tidak menyimpang atau tidak disukai. 1) Struktur dan ukuran organisasi Ukuran dan struktur dari suatu organisasi mempengaruhi tingkah laki manusia dan interaksi dalam penentuan sasaran, implementasi, dan pengendalian dan langkah-langkah evaluasi dalam proses

perencanaan. Ukuran organisasi mungkin terkait dengan jumlah

karyawan, nilai gedung, volume penjualan, jumlah kantor cabang, atau ukuran kwantitatif lain yang membedakan organisasi. 2) Gaya Kepemimpinan Gaya kepemimpinan juga mempengaruhi suatu perencanaan

organisasi. Gaya kepemimpinan otoriter secara jelas memudahkan koordinasi dan pengendalian kegiatan/ aktivitas, terutama ketika tanggung jawab untuk tugas tersebut adalah jelas. 3) Stabilitas lingkungan organisasi Faktor lain yang mempengaruhi lingkungan/ ruang lingkup

perencanaan adalah lingkungan eksternal, meliputi keadaan politik dan iklim ekonomi, ketersediaan persediaan, struktur industry yang melayani organisasi, persaingan yang alami, dan seterusnya. Lingkungan yang stabil dibatasi resiko dan membolehkan proses penentuan tujuan/ sasaran menjadi partisipatif dan demokratis, yang secara cepat mengubah lingkungan, yang mengakibatkan situasi resiko tinggi. Perubahan secara dramatis dalam tingkat bunga, perubahan tingkat fluktuasi pertukaran mata uang, dan peningkatan persaingan luar negeri merupakan poin permasalahan. Untuk menahan/mengatasi perubahan ini, harus dibuat keputusan yang cepat dan meyakinkan. Penyesuaian sasaran dan atau strategi secara teratur akan sangat diperlukan untuk gaya kepemimpinan yang demokratis partisipatif.

C. KESIMPULAN Penyusunan anggaran adalah pekerjaan teknis. Anggran umumnya berhubungan dengan angka-angka dan estimasi serta menghubungkannya dengan hal yang berkaitan dengan keuangan. Meskipun penyusunan ini, seperti disinggung sebelumnya, merupakan tugas teknis namun tidak dapat dipungkiri bahwa dibalik itu semua adalah unsur manusia yang paling berperan. Manusia yang membuatnya dan mereka pula yang akan menggunakannya. Keberhasilan anggaran terutama akan ditentukan oleh cara pembuatan anggaran itu sendiri. Program anggaran yang paling berhasil harus melibatkan manajer dalam tanggungjawab pengendalian biaya untuk membuat estimasi anggaran mereka sendiri. Pendekatan dalam penyediaaan data anggaran ini penting terutama apabila anggaran tersebut akan digunakan untuk mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas seorang manajer. Pendekatan penganggaran yang dianggap paling efektif adalah anggaran yang dibuat dengan kerjasama dan partisipasi penuh dari manajer pada semua tingkatan. Proses penyusunan budget meliputi: penyusunan tujuan perusahaan, implementasi, dan pengendalian dan evaluasi kinerja. Interaksi manusia dibutuhkan dalam setiap langkah proses penganggaran ini. Oleh karenanya aspek-aspek perilaku dalam penganggaran harus benar-benar dipahami dalam rangka menghindari efek samping-efek samping tidak berfungsinya hubungan antar manusia dalam proses penganggaran. Beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan kerja dimana perencanaan dibuat adalah ukuran dan struktur suatu organisasi, gaya kepemimpinan, tipe sistem pengendalian, dan stabilitas lingkungan. Anggaran yang berhasil merupakan alat untuk memotivasi yang membantu orang bekerja sedemikian rupa, sehingga mengarah pada tujuan dan perbaikan perusahaan. Anggaran yang dapat meningkatkan komunikasi dan koordinasi, merupakan peran penting ketika perusahaan semakin besar ukurannya.

D. DAFTAR PUSTAKA http://kumpulan-artikel-ekonomi.blogspot.com/2009/07/anggaranbudgeting.html http://nellymasnila.multiply.com/journal/item/26 Suryadi. Aspek Perilaku dalam Penganggaran dan Perencanaan Laba. Jurnal Ilmiah DERIVATIF Fakultas Ekonomi UM Metro: 56-64.