Anda di halaman 1dari 8

MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL

1. Menentukan Tema

Proses penentuan tema, selalu diawali terlebih dulu dengan menelusuri latar belakang permasalahan yang timbul dalam pekerjaan, melalui pengamatan terhadap : Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah Pencapaian sasaran organisasi atau keluhan pelanggan; Kelanjutan dan kegiatan perbaikan sebelumnya; Hambatan atau Kendala Lainnya. ditetapkan sebelumnya;

Permasalahan tersebut harus berada dalam jangkauan atau kendali yang bersangkutan agar penelurusan permasalahan dimaksud memenuhi sasaran, maka fokus perhatiannya adalah pada situasi dan kondisi penyimpangannya (Weakness Orientation). Identifikasi masalah dapat dengan beberapa cara yaitu : 1. Kuesioner; 2. Observasi; 3. Data Catatan Harian/Mingguan/Bulanan; 4. Membuat data acak (check sheet) yang belum distratifikasi dalam tabel; 5. Membuat stratifikasi masalah (tabel); Adapun tahapan penentuan TEMA adalah sebagai berikut : a. Kumpulkan data-data yang sudah tersedia melalui pengamatan di lapangan atau lokasi kerja, untuk itu diperlukan syarat-syarat mutlak yang harus dipenuhi antara lain : 1. Data harus berasal dari FAKTA, bukan hasil rekayasa; 2. Data harus dapat diukur; 3. Data harus dapat dipercaya (Reliable); 4. Data tidak kadaluwarsa. Tujuan mengumpulkan data : 1. Mengendalikan dan memonitoring kegiatan; 2. Menganalisa penyimpangan atau ketidaksesuaian; 3. Melakukan pemeriksaan atau inspeksi;

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

10

b. Lakukan analisa terhadap data yang telah dikumpulkan, dengan menggunakan alat bantu yang tepat dan cara pembandingan yang berimbang, sehingga dapat diperoleh prioritas masalah yang harus segera diselesaikan; c. Berikan penjelasan yang menggambarkan alasan pemilahan prioritas masalah tersebut. Sebagai pedoman, dibawah ini adalah hal-hal yang mempengaruhi penentuan prioritas masalah, antara lain : Tingkat kesulitan untuk penanggulangan; Berhubungan dengan target atau rencana kegiatan; Waktu penyelesaian; Hasil yang diharapkan; Tingkat pemahaman dan pengetahuan; Tingkat kepentingan atau darurat; Kebijakan baru.

Untuk mempermudah tema yang akan diangkat, KBK dapat melakukan inventarisasi masalah terlebih dahulu, seperti contoh berikut : Contoh Tabel Inventarisasi Masalah : KBK No : Masalah Usulan Anggota Sumber Data :.............Tanggal .......... BulanTahun.

Permasalahan pada tabel diatas merupakan hasil brainstroming (sumbang saran) dari kelompok budaya kerja.

Contoh Tabel Stratifikasi untuk penentuan tema : KBK :

Sumber Data : .............Tanggal .......... BulanTahun.


No Permasalahan Frek Frek.Kum % % Kum Rank

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

11

Jika prioritas masalah utama telah ditentukan serta dibuat diagram pareto maupun diagram pie chart sesuai jumlah permasalahan yang diambil, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai contoh berikut : KESIMPULAN : Berdasarkan Analisa Pareto/Pie Chart diatas, maka KBK TERSEBUT menentukan tema : Menurunkan Sisa Makan Pasien dengan Diet Lunak di RANAP ALASAN PEMILIHAN TEMA : Bila sisa makan pasien dengan diet lunak tinggi maka pelayanan gizi kurang optimal sehingga memperpanjang hari perawatan. Dibawah ini adalah contoh-contoh kalimat TEMA : a. b. c. d. Tema : Tema : Tema : Tema : Menurunkan jumlah keluhan pelanggan Menurunkan frekuensi kecelakaan kerja Menurunkan jumlah produk gelas yang cacat Mengurangi keluhan konsumen puskesmas sehati

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

12

Berikut contoh data sheet, diagram pareto dan diagram pie chart :

Penyebab Penurunan Jumlah Pengunjung RSSG Periode : 26 30 Maret 2004 Sumber Data: Kuesioner Responden Penanggung Jawab : Armando

Check Sheet

Kumpulkan data dengan menggunakan check sheet, kemudian buat tabel, dan cantumkan nama data dan sumber data

J u m la h OE J e n is Sh C acat
Cara membuat Diagram Pareto
Jenis Kerusakan
(sumbu X)

Tabel data Cacat Produk


Periode Januari 2004 No Jumlah
Persen (sumbu Y)

G o r e s a n IIII III
Kumulatif

1
2 3 4 5

B C D Lain2
Total

60 20 15 10 5 110

55% 18% 14% 9% 5% 100%

55% 73% 86% 95% 100%

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

B e r l u b a n IgI I I I I I
13

2. Gambarlah balok masing pada dihubungkan Tuliskan Judul Paretodari titik masing faktorkanan ukuran lebar 5. Tuliskan masing-masing jumlahperpotongan serta mengopi Tarik garistitik kumulatif masingpadasebelah atas denganx danbalok/ kumulatif horizontal ( bagian dengan Tentukanpersentase kumulatif nol ygfaktorfaktor, sumbu membentuk Buat Garisvertical danDiagram masing (kerusakan) diatas y) Pembuatan Diagram Pareto selesai yang sama danvertical. berurutan samping balok secara besarnyagaris mengacu skala tentukan skalanya sudut seperti pada gambar dan garis vertical

y110
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 DIAGRAM PARETO JUMLAH KERUSAKAN MESIN 95 % % 86 % 73 % 55 %

6 0

2 0

1 5

1 0

Lain2

Penyelesaian Soal Pie Chart Kumpulkan data masing masing Faktor dan masukan kedalam data sheet secara lengkap
Produk PT TRETES 2004 Periode Januari 2004
No

Jenis Kerusakan MESIN B MESIN D MESIN A MESIN C Total

Jumlah 1.950 625 573 325 3.474

Persen

Derajad 202o 65o 59o 34o 360o

1 2 3 4

56% 18% 17% 9% 100%

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

14

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

15

Penyelesaian Soal Pai Chart


PIE DIAGRAM - PRODUKSI PT.TRETES JANUARI 2004
9% 17% Mesin B Mesin D Mesin A 56% 18% Mesin C

2. Menentukan Judul Pada umumnya sebuah tema perbaikan mempunyai cakupan yang cukup luas sehingga agak sulit untuk diambil tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap masalah yang prioritas tersebut. Oleh sebab itu diperlukan pemilahan lebih lanjut dari Prioritas Masalah tersebut agar diperoleh persoalan spesifik yang harus diperbaiki dan tidak perlu direpotkan oleh berbagai hal yang sebetulnya tidak perlu diperbaiki. Inilah yang biasa dinamakan dengan prinsip azas prioritas. Melalui pemilahan terhadap Prioritas Masalah ini akan ditemukan persoalan spesifik yang benar-benar harus ditangani segera, dengan suatu Sasaran atau Target perbaikan yang ingin dicapai. Sasaran atau Target perbaikan inilah yang disebut dengan JUDUL. Yaitu kalimat tertulis yang mengungkapkan upaya untuk MENGURANGI/MENEKAN/MENIADAKAN PENYIMPANGAN ATAU DEVIASI. Pemilihan judul tidak boleh menyimpang dari tema. Oleh sebab itu JUDUL haruslah mengandung 3 (tiga) unsur pokok yang akan menentukan arah perbaikan, yaitu : Hasil yang akan direncanakan untuk dicapai (target hasil kuantitatif); Batas waktu yang diperlukan untuk keseluruhan proses perbaikan Menentukan Initial Gold (target awal minimal 70%).

(target waktu penyelesaian, sesuai dengan jadwal rencana perbaikan). Untuk menentukan jumlah target awal (hasil yang direncanakan) dalam menentukan judul menggunakan INITIAL GOAL. Sedangkan penentuan besaran
jumlah initial goal tergantung pada kesepakatan kelompok.

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

16

KESIMPULAN : Berdasarkan Analisa Pareto/Pie Chart seperti di atas, maka KBK ............... Menentukan Judul sebagai berikut : MENURUNKAN BUBUR SISA MAKAN PASIEN DENGAN DIET LUNAK DI RANAP SEBESAR .......% DALAM WAKTU........BULAN/MINGGU Dibawah ini adalah contoh-contoh kalimat Judul : Judul Judul Judul : Menekan keterlambatan pelayanan konsumen oleh petugas loket 70% selambat-lambatnya 4 bulan. : Mengurangi jumlah goresan pada gelas, sekurang-kurangnya 77% dalam waktu 3 bulan : Menurunkan bubur sisa makan pasien dengan diet lunak di Ranap sebesar 80 % dalam waktu 23 minggu Ket : 1. Lamanya waktu (bulan/minggu) yang ditentukan pada judul harus sesuai dengan jadwal (sampai langkah 5). 2. Kalimat yang digunakan untuk menentukan tema dan judul boleh berkonotasi negatif atau positif. Tetapi kalimat pada kepala ikan harus berkonotasi negatif.

Fasilitator ................................................. NIP. ......................................... Komentar Fasilitator:

Ketua KBK ................................. .................................................. NIP. ..........................................

Pimpinan SKPD .................................................. NIP. ..........................................

Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja

17