JOB DESCRIPTION FRONT OFFICE SUPERVISOR FRONT OFFICE OPERATIONAL MANAGER BERTANGGUNG JAWAB PADA KELANCARAN DAN EFISIENSI

PELAYANAN C/I DAN C/O, PELAYANAN INFORMASI, OPERATOR, REESERVATION, URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. Memeriksa log book, pesan dan informasi lainnya, serta mengkoordinasikan pekerjaan yang belum tuntas 2. Mengawasi pelaksanaan selling room, memastikan selling technique dapat dilakukan dengan baik oleh bawahannya, serta mengambil inisiatif dalam menawarkan discount sesuai P & P yang berlaku 3. Memastikan bahwa semua data / informasi penting dari tamu telah dicatat dalam file dengan tepat 4. Mengawasi pelayanan registrasi tamu untuk VIP, repeater guest dilakukan Pre-register agar bisa express c/I serta memastikan bahwa proses registrasi tamu di reception berjalan lancar 5. Mengawasi pelayanan informasi, mails, messages dan keys service / function dari event lainnya yang terjadi di hotel serta mampu melatih bawahannya untuk bisa memberikan informasi akurat 6. Memeriksa dengan cermat persiapan ; a. Blocking room untuk arrival hari ini, special request disesuaikan dengan permintaan reservasi b. Blocking room untuk showing room setiap hari c. Blocking Groups 7. Menindaklanjuti laporan dari bawahannya seperti ; room discrepancy report, laporan kerusakan kamar / fasilitas hotel agar bisa ditangani oleh department berwenang 8. Aktif melatih dan mengawasi bawahannya dalam upselling skill dan berpartisipasi dalam menawarkan product hotel kepada tamu, baik menjual kamar, special function dan produt hotel lainnya 9. Mengetahui procedure reservasi, berpartispasi dan kerjasama dengan reservasi untuk mengoptimalisasikan tingkat hunian kamar 10. Mengawasi kelancaran operasi telepon operator 11. Membuat jadwal pemutaran house movie bekerjasama dengan telepon operator 12. Menghadiri meeting management dan pertemuan lainnya 13. Memeriksa penampilan / kesiapan bawahannya dalam melaksanakan tugas serta mengawasi dan kerapihan area kerja 14. Melaksanakan tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan

Menjaga kebersihan dan kerapihan area kerja 17. mengalokasikan kamar-kamar showing room setiap hari ( Night Receptionist ) 4. sesuai dengan keadaan tamu in/out 3. Etc ) 16. meletakkan message itu pada key hole dan copynya dikirim kekamar 13. Menjaga akurasi data tamu c/i/out dan dicatat pada suatu buku 5. Mengambil inisiatif untuk mengalokasikan kamar untuk tamu yang tiba hari ini. flowers dan arrangement lainnya sesuai permintaan tamu 9.GUEST SERVICE AGENT FRONT OFFICE FRONT OFFICE SUPERVISOR BERTANGGUNG JAWAB PADA AKTIFITAS PENERIMA TAMU TIBA. Menerima dan mencatat telephone calls dan pesan lainnya untuk tamu yang tidak ada tempat. Menerima dan mencatat reservation untuk restaurant dan outlet lainnya untuk segera disampaikan kepada outlet dimaksud 14. coupon. Menginformasikan department terkait bila ada perpindahan kamar. c/o dan special arrangements 8. Menangani surat masuk. expected arrival/departure. Mengatur kembali slips pada informasi racks. Membantu menyiapkan kedatangan group ( meal. dengan mengikuti procedur yang ada 12. menangani registrasi tamu dan memastikan bahwa formulir A telah diisi dengan lengkap dan benar 2. etc ) 18. Memberikan layanan kunci kamar kepada tamu yang telah pasti identitasnya menginap dihotel kita 11. Menyiapkan laporan-laporan harian front office ( guest in the house. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasannya . MEMBERIKAN PELAYANAN INFORMASI MENGENAI FASILITAS HOTEL URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. Memeriksa HK report yang dibandingkan dengan room discrepancies kepada atasannya 6. pesan. kelengakapan fruit basket. Memberikan layanan informasi baik terhadap aktifitas hotel maupun informasi umum diluar hotel 10. brosur. korek ) 15. Menangani Pre-register terhadap tamu VIP maupun repeater guest memeriksa kamar kamar yang disiapkan untuk tamu tersebut. Bertugas menjual kamar. Menyiapkan bill tamu ( open bill ) untuk FO cashier 7. Memeriksa kelengakapan material yang dibutuhkan direceptionist ( office stationary.

MEMERIKSA DENGAN TELITI CORRESPONDENCE UNTUK TAMU YANG AKAN DATANG KE ESOKAN HARI. MENGINFORMASIKAN KEPADA FO SUPERVISOR BILA ADA BOOKING VIP. SECARA TERATUR MEMERIKSA CORRESPONDENCE. MEMERIKSA CORRESPONDENCE UNTUK GROUP DAN MENINDAKLANJUTI GROUP BOOKING SESUAI PROCEDURE YANG BERLAKU 9. DICOCOKAN DENGAN ARRIVEL LIST 8. MENYIMPAN DENGAN BAIK RESERVATION CORRESPONDENCES SESUAI ATURAN SEHINGGA MUDAH DICARI OLEH STAFF FO. APABILA PERMASALAHAN PEMESANAN KAMAR 3. MENERIMA DAN MEMPROSES DALAM KOMPUTER DAN KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR BAIK MELALUI FAXIMILE. MENYIAPKAN STATUS BOOKING REPORT UNTUK MENGETAHUI SITUASI BOOKING KAMAR UNTUK PERIODE MENDATANG 5. MENGAWASI DENGAN CERMAT SITUASI BOOKING SETIAP SAAT. KHUSUSNYA PADA PERIODE HIGH SEASON DAN PADA SAAT NAMPAK OVERBOOK 10. PERUBAHAN GROUP DAN PERMINTAAN KHUSUS LAINNYA 12. APABILA TERJADI CANCELLATION. MENGIRIM SATU SET CORRESPONDENCE UNTUK OM 4. UPDATING DATA RESERVASI.GUEST SERVICE AGENT FRONT OFFICE ASST FO SUPERVISOR BERTANGGUNG JAWAB PADA AKTIFITAS PENERIMAAN PROSES DAN KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. MEMASUKKAN KE DALAM KOMPUTER ACTUAL ARRIVAL/DEPARTURE 6. NO SHOW DAN MENIDAKLANJUTI SESUAI PROCEDURE YANG TELAH DITETAPKAN 11. AMENDEMENT. WALK IN. TELEPHONE.SEHINGGA LAPORAN YANG DIKELUARKAN SELALU AKURAT DAN UP TO DATE 7. SURAT TELEX ATAU CABLE 2. MELAKSANAKAN TUGAS LAIN YANG DITUGASKAN OLEH ATASAN .

MEMERIKSA DENGAN TELITI SETIAP PRINT OUT KOMPUTER TELEPHONE OPERATOR DAN MELAPORKAN APABILA TERJADI KEJANGGALAN 9. SEANDAINYA TERJADI KEBAKARAN SEGERA BERITAHU GM. MENGETAHUI DENGAN BAIK TELEPHONE COURTESSY 2. FAX PENTING PADA BOX II AGAR SEGERA DIKIRIM DAN FAX BIASA ( REGULER ) PADA BOX III DIKIRIM SESUADH PUKUL 22. MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG MUNGKIN DILIMPAHKAN KEPADANYA OLEH ATASAN . MELAYANI MORNING CALL TAMU SECARA AKURAT 6. ASST FO MANAGER DAN HUBUNGI PEMADAM KEBAKARAN 10. MEMASUKKAN INFORMASI DATA TAMU KE KOMPUTER OPERATOR DAN SELALU UP TO DATE 3. KARYAWAN TIDAK DIPERKENANKAN MELAKUKAN LONG DISTANCE CALL TANPA PERSETUJUAN GM 5. MELAYAN I PERMINTAAN LONG DISTANCE CALL DARI TAMU DAN MEMASUKKAN BIAYA ITU KE REKENING TAMU DENGAN TEPAT 4. MENERIMA KIRIMAN FAXIMILE DAN MELETAKKAN DENGAN RAPI PADA BOX PALING ATAS. KONTROL ATAS LONG DISTANCE CALL.00 8. ENGINEERING SUPERVISOR. MELAYANI PESAN / MESSAGE TAMU DENGAN BAIK 7.GUEST SERVICE AGENT ( OPERATOR ) FRONT OFFICE FO SUPERVISOR MENGOPERASIKAN TELEPHONE SWITCHBOARD DAN MELAKSANAKAN PENGIRIMAN FAXIMILE URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1.

GREET CUSTOMER .OPENS OFFICE PROMPTLY AT 08. PROFESSIONAL MANNER . HELPFUL.PROVIDES ACCURATE INFORMATION . .00 AM .SECURES BACK-UP FOR TIMES OF ABSENCES FROM DESK 2.CONSISTENTLY CONVEYS FRIENDLY.EXAMPLE OF PERFORMANCE STANDART FOR A RECEPTIONIST 1.DEMONTRATES A CUSTOMER SERVICE ORIENTATION .