JOB DESCRIPTION FRONT OFFICE SUPERVISOR FRONT OFFICE OPERATIONAL MANAGER BERTANGGUNG JAWAB PADA KELANCARAN DAN EFISIENSI

PELAYANAN C/I DAN C/O, PELAYANAN INFORMASI, OPERATOR, REESERVATION, URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. Memeriksa log book, pesan dan informasi lainnya, serta mengkoordinasikan pekerjaan yang belum tuntas 2. Mengawasi pelaksanaan selling room, memastikan selling technique dapat dilakukan dengan baik oleh bawahannya, serta mengambil inisiatif dalam menawarkan discount sesuai P & P yang berlaku 3. Memastikan bahwa semua data / informasi penting dari tamu telah dicatat dalam file dengan tepat 4. Mengawasi pelayanan registrasi tamu untuk VIP, repeater guest dilakukan Pre-register agar bisa express c/I serta memastikan bahwa proses registrasi tamu di reception berjalan lancar 5. Mengawasi pelayanan informasi, mails, messages dan keys service / function dari event lainnya yang terjadi di hotel serta mampu melatih bawahannya untuk bisa memberikan informasi akurat 6. Memeriksa dengan cermat persiapan ; a. Blocking room untuk arrival hari ini, special request disesuaikan dengan permintaan reservasi b. Blocking room untuk showing room setiap hari c. Blocking Groups 7. Menindaklanjuti laporan dari bawahannya seperti ; room discrepancy report, laporan kerusakan kamar / fasilitas hotel agar bisa ditangani oleh department berwenang 8. Aktif melatih dan mengawasi bawahannya dalam upselling skill dan berpartisipasi dalam menawarkan product hotel kepada tamu, baik menjual kamar, special function dan produt hotel lainnya 9. Mengetahui procedure reservasi, berpartispasi dan kerjasama dengan reservasi untuk mengoptimalisasikan tingkat hunian kamar 10. Mengawasi kelancaran operasi telepon operator 11. Membuat jadwal pemutaran house movie bekerjasama dengan telepon operator 12. Menghadiri meeting management dan pertemuan lainnya 13. Memeriksa penampilan / kesiapan bawahannya dalam melaksanakan tugas serta mengawasi dan kerapihan area kerja 14. Melaksanakan tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan

GUEST SERVICE AGENT FRONT OFFICE FRONT OFFICE SUPERVISOR BERTANGGUNG JAWAB PADA AKTIFITAS PENERIMA TAMU TIBA. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasannya . menangani registrasi tamu dan memastikan bahwa formulir A telah diisi dengan lengkap dan benar 2. meletakkan message itu pada key hole dan copynya dikirim kekamar 13. Menangani Pre-register terhadap tamu VIP maupun repeater guest memeriksa kamar kamar yang disiapkan untuk tamu tersebut. Memberikan layanan kunci kamar kepada tamu yang telah pasti identitasnya menginap dihotel kita 11. Membantu menyiapkan kedatangan group ( meal. Etc ) 16. MEMBERIKAN PELAYANAN INFORMASI MENGENAI FASILITAS HOTEL URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. Menyiapkan laporan-laporan harian front office ( guest in the house. etc ) 18. Menjaga kebersihan dan kerapihan area kerja 17. coupon. flowers dan arrangement lainnya sesuai permintaan tamu 9. Memeriksa HK report yang dibandingkan dengan room discrepancies kepada atasannya 6. Menyiapkan bill tamu ( open bill ) untuk FO cashier 7. Memberikan layanan informasi baik terhadap aktifitas hotel maupun informasi umum diluar hotel 10. mengalokasikan kamar-kamar showing room setiap hari ( Night Receptionist ) 4. sesuai dengan keadaan tamu in/out 3. korek ) 15. Menangani surat masuk. Mengatur kembali slips pada informasi racks. Menjaga akurasi data tamu c/i/out dan dicatat pada suatu buku 5. Menerima dan mencatat reservation untuk restaurant dan outlet lainnya untuk segera disampaikan kepada outlet dimaksud 14. c/o dan special arrangements 8. expected arrival/departure. brosur. dengan mengikuti procedur yang ada 12. kelengakapan fruit basket. Menerima dan mencatat telephone calls dan pesan lainnya untuk tamu yang tidak ada tempat. Bertugas menjual kamar. Memeriksa kelengakapan material yang dibutuhkan direceptionist ( office stationary. pesan. Mengambil inisiatif untuk mengalokasikan kamar untuk tamu yang tiba hari ini. Menginformasikan department terkait bila ada perpindahan kamar.

KHUSUSNYA PADA PERIODE HIGH SEASON DAN PADA SAAT NAMPAK OVERBOOK 10. MENERIMA DAN MEMPROSES DALAM KOMPUTER DAN KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR BAIK MELALUI FAXIMILE. PERUBAHAN GROUP DAN PERMINTAAN KHUSUS LAINNYA 12. SECARA TERATUR MEMERIKSA CORRESPONDENCE. MEMASUKKAN KE DALAM KOMPUTER ACTUAL ARRIVAL/DEPARTURE 6. DICOCOKAN DENGAN ARRIVEL LIST 8. MEMERIKSA DENGAN TELITI CORRESPONDENCE UNTUK TAMU YANG AKAN DATANG KE ESOKAN HARI. APABILA TERJADI CANCELLATION. MENGINFORMASIKAN KEPADA FO SUPERVISOR BILA ADA BOOKING VIP. MELAKSANAKAN TUGAS LAIN YANG DITUGASKAN OLEH ATASAN . MENGIRIM SATU SET CORRESPONDENCE UNTUK OM 4. SURAT TELEX ATAU CABLE 2. MEMERIKSA CORRESPONDENCE UNTUK GROUP DAN MENINDAKLANJUTI GROUP BOOKING SESUAI PROCEDURE YANG BERLAKU 9.GUEST SERVICE AGENT FRONT OFFICE ASST FO SUPERVISOR BERTANGGUNG JAWAB PADA AKTIFITAS PENERIMAAN PROSES DAN KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. NO SHOW DAN MENIDAKLANJUTI SESUAI PROCEDURE YANG TELAH DITETAPKAN 11. UPDATING DATA RESERVASI. MENGAWASI DENGAN CERMAT SITUASI BOOKING SETIAP SAAT.SEHINGGA LAPORAN YANG DIKELUARKAN SELALU AKURAT DAN UP TO DATE 7. WALK IN. MENYIAPKAN STATUS BOOKING REPORT UNTUK MENGETAHUI SITUASI BOOKING KAMAR UNTUK PERIODE MENDATANG 5. MENYIMPAN DENGAN BAIK RESERVATION CORRESPONDENCES SESUAI ATURAN SEHINGGA MUDAH DICARI OLEH STAFF FO. AMENDEMENT. TELEPHONE. APABILA PERMASALAHAN PEMESANAN KAMAR 3.

MENGETAHUI DENGAN BAIK TELEPHONE COURTESSY 2. MEMERIKSA DENGAN TELITI SETIAP PRINT OUT KOMPUTER TELEPHONE OPERATOR DAN MELAPORKAN APABILA TERJADI KEJANGGALAN 9. ENGINEERING SUPERVISOR. MELAYANI MORNING CALL TAMU SECARA AKURAT 6. MENERIMA KIRIMAN FAXIMILE DAN MELETAKKAN DENGAN RAPI PADA BOX PALING ATAS.GUEST SERVICE AGENT ( OPERATOR ) FRONT OFFICE FO SUPERVISOR MENGOPERASIKAN TELEPHONE SWITCHBOARD DAN MELAKSANAKAN PENGIRIMAN FAXIMILE URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. MELAYAN I PERMINTAAN LONG DISTANCE CALL DARI TAMU DAN MEMASUKKAN BIAYA ITU KE REKENING TAMU DENGAN TEPAT 4. ASST FO MANAGER DAN HUBUNGI PEMADAM KEBAKARAN 10. FAX PENTING PADA BOX II AGAR SEGERA DIKIRIM DAN FAX BIASA ( REGULER ) PADA BOX III DIKIRIM SESUADH PUKUL 22. SEANDAINYA TERJADI KEBAKARAN SEGERA BERITAHU GM. KARYAWAN TIDAK DIPERKENANKAN MELAKUKAN LONG DISTANCE CALL TANPA PERSETUJUAN GM 5. MELAYANI PESAN / MESSAGE TAMU DENGAN BAIK 7.00 8. MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG MUNGKIN DILIMPAHKAN KEPADANYA OLEH ATASAN . MEMASUKKAN INFORMASI DATA TAMU KE KOMPUTER OPERATOR DAN SELALU UP TO DATE 3. KONTROL ATAS LONG DISTANCE CALL.

CONSISTENTLY CONVEYS FRIENDLY. PROFESSIONAL MANNER .DEMONTRATES A CUSTOMER SERVICE ORIENTATION .PROVIDES ACCURATE INFORMATION .SECURES BACK-UP FOR TIMES OF ABSENCES FROM DESK 2. . GREET CUSTOMER .OPENS OFFICE PROMPTLY AT 08. HELPFUL.00 AM .EXAMPLE OF PERFORMANCE STANDART FOR A RECEPTIONIST 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful