P. 1
Job Description

Job Description

|Views: 1,822|Likes:
Dipublikasikan oleh Imaama Nur Maulina Hollies

More info:

Published by: Imaama Nur Maulina Hollies on Jan 03, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/19/2012

pdf

text

original

JOB DESCRIPTION FRONT OFFICE SUPERVISOR FRONT OFFICE OPERATIONAL MANAGER BERTANGGUNG JAWAB PADA KELANCARAN DAN EFISIENSI

PELAYANAN C/I DAN C/O, PELAYANAN INFORMASI, OPERATOR, REESERVATION, URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. Memeriksa log book, pesan dan informasi lainnya, serta mengkoordinasikan pekerjaan yang belum tuntas 2. Mengawasi pelaksanaan selling room, memastikan selling technique dapat dilakukan dengan baik oleh bawahannya, serta mengambil inisiatif dalam menawarkan discount sesuai P & P yang berlaku 3. Memastikan bahwa semua data / informasi penting dari tamu telah dicatat dalam file dengan tepat 4. Mengawasi pelayanan registrasi tamu untuk VIP, repeater guest dilakukan Pre-register agar bisa express c/I serta memastikan bahwa proses registrasi tamu di reception berjalan lancar 5. Mengawasi pelayanan informasi, mails, messages dan keys service / function dari event lainnya yang terjadi di hotel serta mampu melatih bawahannya untuk bisa memberikan informasi akurat 6. Memeriksa dengan cermat persiapan ; a. Blocking room untuk arrival hari ini, special request disesuaikan dengan permintaan reservasi b. Blocking room untuk showing room setiap hari c. Blocking Groups 7. Menindaklanjuti laporan dari bawahannya seperti ; room discrepancy report, laporan kerusakan kamar / fasilitas hotel agar bisa ditangani oleh department berwenang 8. Aktif melatih dan mengawasi bawahannya dalam upselling skill dan berpartisipasi dalam menawarkan product hotel kepada tamu, baik menjual kamar, special function dan produt hotel lainnya 9. Mengetahui procedure reservasi, berpartispasi dan kerjasama dengan reservasi untuk mengoptimalisasikan tingkat hunian kamar 10. Mengawasi kelancaran operasi telepon operator 11. Membuat jadwal pemutaran house movie bekerjasama dengan telepon operator 12. Menghadiri meeting management dan pertemuan lainnya 13. Memeriksa penampilan / kesiapan bawahannya dalam melaksanakan tugas serta mengawasi dan kerapihan area kerja 14. Melaksanakan tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan

Memberikan layanan informasi baik terhadap aktifitas hotel maupun informasi umum diluar hotel 10. meletakkan message itu pada key hole dan copynya dikirim kekamar 13. pesan. etc ) 18. Menginformasikan department terkait bila ada perpindahan kamar. Menjaga akurasi data tamu c/i/out dan dicatat pada suatu buku 5. korek ) 15. Memeriksa HK report yang dibandingkan dengan room discrepancies kepada atasannya 6. c/o dan special arrangements 8. Memeriksa kelengakapan material yang dibutuhkan direceptionist ( office stationary. Menyiapkan laporan-laporan harian front office ( guest in the house. brosur. Menangani Pre-register terhadap tamu VIP maupun repeater guest memeriksa kamar kamar yang disiapkan untuk tamu tersebut. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasannya . Menyiapkan bill tamu ( open bill ) untuk FO cashier 7. Menangani surat masuk. MEMBERIKAN PELAYANAN INFORMASI MENGENAI FASILITAS HOTEL URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. kelengakapan fruit basket. dengan mengikuti procedur yang ada 12. sesuai dengan keadaan tamu in/out 3. Menjaga kebersihan dan kerapihan area kerja 17. coupon. mengalokasikan kamar-kamar showing room setiap hari ( Night Receptionist ) 4. Memberikan layanan kunci kamar kepada tamu yang telah pasti identitasnya menginap dihotel kita 11. expected arrival/departure. Etc ) 16. menangani registrasi tamu dan memastikan bahwa formulir A telah diisi dengan lengkap dan benar 2. Menerima dan mencatat reservation untuk restaurant dan outlet lainnya untuk segera disampaikan kepada outlet dimaksud 14. Mengambil inisiatif untuk mengalokasikan kamar untuk tamu yang tiba hari ini. Mengatur kembali slips pada informasi racks. flowers dan arrangement lainnya sesuai permintaan tamu 9. Membantu menyiapkan kedatangan group ( meal. Bertugas menjual kamar.GUEST SERVICE AGENT FRONT OFFICE FRONT OFFICE SUPERVISOR BERTANGGUNG JAWAB PADA AKTIFITAS PENERIMA TAMU TIBA. Menerima dan mencatat telephone calls dan pesan lainnya untuk tamu yang tidak ada tempat.

DICOCOKAN DENGAN ARRIVEL LIST 8. MENYIMPAN DENGAN BAIK RESERVATION CORRESPONDENCES SESUAI ATURAN SEHINGGA MUDAH DICARI OLEH STAFF FO. NO SHOW DAN MENIDAKLANJUTI SESUAI PROCEDURE YANG TELAH DITETAPKAN 11. MENGAWASI DENGAN CERMAT SITUASI BOOKING SETIAP SAAT. MELAKSANAKAN TUGAS LAIN YANG DITUGASKAN OLEH ATASAN . MEMASUKKAN KE DALAM KOMPUTER ACTUAL ARRIVAL/DEPARTURE 6. AMENDEMENT. MEMERIKSA CORRESPONDENCE UNTUK GROUP DAN MENINDAKLANJUTI GROUP BOOKING SESUAI PROCEDURE YANG BERLAKU 9. PERUBAHAN GROUP DAN PERMINTAAN KHUSUS LAINNYA 12. APABILA PERMASALAHAN PEMESANAN KAMAR 3. APABILA TERJADI CANCELLATION. MENGIRIM SATU SET CORRESPONDENCE UNTUK OM 4. MENERIMA DAN MEMPROSES DALAM KOMPUTER DAN KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR BAIK MELALUI FAXIMILE. MEMERIKSA DENGAN TELITI CORRESPONDENCE UNTUK TAMU YANG AKAN DATANG KE ESOKAN HARI.SEHINGGA LAPORAN YANG DIKELUARKAN SELALU AKURAT DAN UP TO DATE 7. KHUSUSNYA PADA PERIODE HIGH SEASON DAN PADA SAAT NAMPAK OVERBOOK 10. MENGINFORMASIKAN KEPADA FO SUPERVISOR BILA ADA BOOKING VIP. SECARA TERATUR MEMERIKSA CORRESPONDENCE.GUEST SERVICE AGENT FRONT OFFICE ASST FO SUPERVISOR BERTANGGUNG JAWAB PADA AKTIFITAS PENERIMAAN PROSES DAN KONFIRMASI PEMESANAN KAMAR URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. TELEPHONE. UPDATING DATA RESERVASI. MENYIAPKAN STATUS BOOKING REPORT UNTUK MENGETAHUI SITUASI BOOKING KAMAR UNTUK PERIODE MENDATANG 5. WALK IN. SURAT TELEX ATAU CABLE 2.

GUEST SERVICE AGENT ( OPERATOR ) FRONT OFFICE FO SUPERVISOR MENGOPERASIKAN TELEPHONE SWITCHBOARD DAN MELAKSANAKAN PENGIRIMAN FAXIMILE URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. ASST FO MANAGER DAN HUBUNGI PEMADAM KEBAKARAN 10. KONTROL ATAS LONG DISTANCE CALL.00 8. MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG MUNGKIN DILIMPAHKAN KEPADANYA OLEH ATASAN . MEMERIKSA DENGAN TELITI SETIAP PRINT OUT KOMPUTER TELEPHONE OPERATOR DAN MELAPORKAN APABILA TERJADI KEJANGGALAN 9. MELAYANI MORNING CALL TAMU SECARA AKURAT 6. FAX PENTING PADA BOX II AGAR SEGERA DIKIRIM DAN FAX BIASA ( REGULER ) PADA BOX III DIKIRIM SESUADH PUKUL 22. MENERIMA KIRIMAN FAXIMILE DAN MELETAKKAN DENGAN RAPI PADA BOX PALING ATAS. MENGETAHUI DENGAN BAIK TELEPHONE COURTESSY 2. MEMASUKKAN INFORMASI DATA TAMU KE KOMPUTER OPERATOR DAN SELALU UP TO DATE 3. ENGINEERING SUPERVISOR. MELAYANI PESAN / MESSAGE TAMU DENGAN BAIK 7. KARYAWAN TIDAK DIPERKENANKAN MELAKUKAN LONG DISTANCE CALL TANPA PERSETUJUAN GM 5. MELAYAN I PERMINTAAN LONG DISTANCE CALL DARI TAMU DAN MEMASUKKAN BIAYA ITU KE REKENING TAMU DENGAN TEPAT 4. SEANDAINYA TERJADI KEBAKARAN SEGERA BERITAHU GM.

00 AM .PROVIDES ACCURATE INFORMATION . GREET CUSTOMER .DEMONTRATES A CUSTOMER SERVICE ORIENTATION .OPENS OFFICE PROMPTLY AT 08.CONSISTENTLY CONVEYS FRIENDLY. PROFESSIONAL MANNER .SECURES BACK-UP FOR TIMES OF ABSENCES FROM DESK 2. . HELPFUL.EXAMPLE OF PERFORMANCE STANDART FOR A RECEPTIONIST 1.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->