Anda di halaman 1dari 46

Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: FLOWCHART

Deskripsi Materi: Konsep dasar flowchart Tipe Flowchart Simbol flowchart Membuat flowchart

Pendahuluan
- Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi

yang sering digunakan, yaitu:


y Data flow diagrams y Flowcharts
-Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:
Flowchart Dokumen (Document flowcharts ) menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen-departemen dan unitunit. Flowchart System (System flowcharts) menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi Flowchart Program (Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program

FLOWCHARTS
- Merupakan teknik analisa yang digunakan untuk

menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. - Menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemprosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem. - Setiap simbol dalam flowchart menggambarkan input, output, pemprosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan.

Simbol Flowchart
Simbol Input/Output Mewakili alat atau media yang merupakan input atau output dari suatu proses

Simbol Proses

Mewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses data (manual/komputerisasi) Mewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistem Mewakili aliran data atau barang Mulai atau selesai dari flowchart Keputusan Penjelasan Simbol Flowchart

Simbol Penyimpanan Simbol Aliran adan simbol lainnya

FLOWCHART DOKUMEN
y Mengilustrasikan arus dokumen dan informasi

diantara area tanggung jawab dalam suatu perusahaan. y Menunjukkan:


y tempat asal setiap dokumen y distribusinya y tujuan penggunaannya y tujuan akhirnya y segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut

mengalir melewati suatu sistem.

FLOWCHART DOKUMEN
y Dokumen flowchart melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi

y Dapat digunakan sebagai alat pengendalian internal: y Aliran komunikasi yang tidak sesuai y Aliran dokumen yang tidak perlu y Prosedur-prosedur yang dapat menyebabkan penundaan

Membuat Flowchart
Pahami sistemnya, yaitu dengan cara: - wawancara para pemakai, pembuat sistem, auditor, dan pihak manajemen - Kuisioner - Baca seluruh deskripsi naratif sistem - Praktekkan seluruh transaksi sistem Identifikasi departement yang akan menggunakan

sistem, arus dokumen dan informasi, serta proses yang dilaksankan atas dokumen-dokumen tersebut. Ketika membaca naratif coba beri tanda dengan simbol-simbol flowchart

Membuat Flowchart
y Gunakan kolom yang terpisah untuk aktivitas-

aktivitas dari setiap entity.


y misal jika terdapat 3 departemen atau fungsi yang

berbeda yang melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu sistem maka gunakan 3 kolom yang berbeda dalam flowchart yang Anda buat

What are the entities in this flowchart?

Membuat Flowchart
- Buat flowchart untuk arus normal operasi perusahaan, untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses berada dalam urutan yang sesuai. Jika ada pengecualian, identifikasikan dengan menggunakan simbol anotasi. - Desain flowchart sedemikian rupa agar dimulai dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kanan - Gunakan simbol flowchart yang standart, dan gambarlah dengan pola atau komputer - Beri nama seluruh simbol dengan jelas. Tulis deskripsi input, proses, output di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi

Membuat Flowchart
Tunjukkan dari mana asal setiap dokumen, dan

perlihatkan pula tujuan akhirnya y Ketika membaca narasi, tentukan: y One approach you can use is to read through the narrative and for each step define:
y Apa inputnya y Apa proses yang terjadi y Apa outputnya

Identifikasi asal input

Input

Proses

Output yang Disimpan/ diarsip

Input utk Proses berikutnya

Proses

Output

Membuat Flowchart
Setiap proses manual harus memiliki setidaknya satu

input dan output y Data yang dimasukkan atau diambil dari file komputer harus melalui proses Jangan menunjukkan simbol proses untuk:
- Meneruskan suatu dokumen ke departemen yang lain - Filling suatu dokumen

Meneruskan Dokumen

Menyimpan dokumen

Membuat Flowchart
y Jangan menghubungkan 2 dokumen

secara langsung, kecuali jika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lainnya.
y

Ketika sebuah dokumen dipindahkan ke kolom lainmemperlihatkan dokumen tersebut di ke-2 kolom

y Beri nomor di pojok kanan atas dokumen

jika menggunakan multiple document

Tampilkan dokumen yang diteruskan di kedua kolom

Membuat Flowchart
y Gunakan on-page connector dan nama

untuk menghindari kelebihan garis arus y Gunakan off-page connector jika alirannya beroindah ke halaman lain

Membuat Flowchart
Jika flowchart menggunakan lebih dari satu halaman, maka penomoran halamannya adalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst. Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan didalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat diperlihatkan perpindahannya ke kolom lainnya untuk pemprosesan lebih lanjut Gambar sketsa kasar sebagai langkah awal Buktikan keakuratan dari flowchart dengan menanyakannya pada users Beri nama, tanggal, dan nama yang membuat flowchart

FLOWCHART SISTEM

Let s change topics.

FLOWCHART SISTEM
y Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara

input, proses, dan output dari suatu SIA


y Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input

yang memasuki suatu sistem. Dapat berupa

Input dapat berupa:


Data baru Data yang disimpan & digunakan lagi Keduanya

FLOWCHART SISTEM
y Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara

input, proses, dan output dari suatu SIA


y Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input

yang memasuki suatu sistem. y Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkahlangkah yang dilaksanakan atas data

Jika prosesnya terkomputerisasi, maka logika dari program komputer akan ditunjukkan dalam flowchart program

FLOWCHART SISTEM
y Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara

input, proses, dan output dari suatu SIA


y Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input

yang memasuki suatu sistem. y Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkahlangkah yang dilaksanakan atas data y Proses itu sendiri diikuti oleh output, yaitu berupa informasi Output dapat :
Disimpan & digunakan lain waktu Ditampilkan di layar/screen Dicetak/print Input untuk proses berikutnya

y System Flowchart

Shown in Figure 3-11 in your textbook y Can you spot the input process output pattern?

FLOWCHART PROGRAM

Let s change topics.

Flowchart Program
Program flowchart mengilustrasikan urutan proses

logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program. Dalam program flowchart juga terdapat pola input proses - output

The program flowchart from Figure 3-11 in your textbook is shown on the right.

Note that the program flowchart details the logic of processes performed by the computer.

This flowchart becomes the programmer s blueprint for writing the actual computer program.

FLOWCHARTS VS. DFDs


y Now that we ve examined both flowcharts and DFDs,

it may be useful to discuss the differences again. y DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of a system. y Flowcharts place more emphasis on the physical characteristics of the system. y An example may be useful.

FLOWCHARTS VS. DFDs


Kantor registrasi dari suatu universitas menerima formulir pendaftran dari mahasiswa. Formulir kemudian diurutkan dan disimpan berdasarkan abjad dan kemudian file catatan mahasiswa di-update untuk menunjukkan kelas yang baru. Mereka juga menyiapkn daftar kelas dari data yang sama. Formulir pendaftaran yang sudah diurutkan di teruskan ke kantor bendaharawan untuk tujuan penagihan pembayaran. Kemudian daftar kelas dikirimkan ke fakultas.

Students
Enrollment Forms

Here s a DFD that goes with the story.

1.0 Update Student Records


Enrollment Forms

Student Records

2.0 Prepare Class Lists


Class Lists

Bursar
Enrollment Forms

Faculty

Registrar s Office Students


Enrollment Forms

Student s

Enrollment Forms

Sort Forms

1.0 Update Student Records


Enrollment Forms

A Student Records

Update Student Records Sorted Enrollment Forms

Sorted Enrollment Forms

2.0 Prepare Class Lists


Class Lists

Prepare Class Lists Sorted Enrollment Forms

Bursar
Enrollment Forms

Here s a flowchart that goes with the story

Class Lists

Faculty

Faculty

Bursar

FLOWCHARTS VS. DFDs


y Misal para mahasiswa mendaftar secara online. Maka

kantor registrasi/pendaftaran akan mengirimkan tape file dari data pendaftran tersebut ke bandaharawan kmpus dan mengirimkan daftar kelas ke fakultas.

Students
Enrollment Forms

Original DFD

Students
Enrollment Data

Here s the revised DFD. How has it changed?

1.0 Update Student Records


Enrollment Forms

Student Records

1.0 Update Student Records


Enrollment Data

Student Records

2.0 Prepare Class Lists


Class Lists

Bursar
Enrollment Forms

2.0 Prepare Class Lists


Class Lists

Bursar
Enrollment Data

Faculty

Faculty

Registrar s Office Stude nts Enrollment Forms Sort Forms Studen ts

Registrar s Office Enrollment Data

Update Student Records Sorted Enrollment Forms

Sorted Enrollment Forms Prepare Class Lists Sorted Enrollment Forms

Enrollment Data

Update Student Records

Bursar Student Records

Prepare Class Lists Class Lists

Class Lists

Here s the revised flowchart. How has it changed?

Original Flowchart

Facult y

Bursar Faculty

FLOWCHARTS VS. DFDs


y Moral of the story: Changes in the physical

characteristics of the process do affect the flowchart but have little or no impact on the DFD. y The DFD focuses more on the logic. y When deciding which tool to employ, consider the information needs of those who will view it.