NOTULEN RAPAT DIVISI BULANAN JANUARI 2012

Rapat divisi bulanan manager dilaksanakanan pada Hari / Tanggal Waktu Tempat Jenis Rapat Pemimpin Peserta Notulensi Agenda Rapat : Senin / 2 Januari 2012 : 10.00 ± 14.30 WIB : Ruang Rapat : Rapat Koordinasi : : Semua Manager Divisi :

:

: 1. Evaluasi kegiatan bulan Desember 2011 dan Rencana kegiatan bulan Januari 2012 dari setiap divisi 2. Diskusi permasalahan lembaga

Isi Rapat : 1. Evaluasi Kegiatan bulan Desember 2011 dan Rencana Kegiatan bulan Januari 2012 Divisi MIS Kegiatan di bulan Desember 2011 - Kegiatan MIS lebih banyak dilakukan di kantor pusat - Support software untuk kantor cabang Takengon dan Keutapang. Berkaitan dengan fix asset dan deliquency - Pembekalan staf MIS Regional di kantor pusat - Inventarisasi smart card yang berkaitan dengan permintaan smart card baru, hilang dan rusak kepada SAI, agar tidak ada yang dobel smart card - Support instalasi windows untuk cabang dan pusat - Melakukan support ke caban untuk pembetulan data cabang yangbermasalah seperti klien, aset, dan jasa tabungan Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 - Menyelesaikan laporan bulan Desember 2011 untuk semua cabang khususnya cabang-cabang yang bermasalah atau revisi. - Training basic pemrograman MIS dengan diikuti 6 MIS (3 MIS pusat dan 3 dari regional) - Rapat semua Divisi untuk pembahasan Sofware persiapan Mdis On-Line, akan dilaksanakan tanggal 20 Januari 2012

Ngasem.Divisi Operasional Kegiatan di bulan Desember 2011 .Membuat kalender . karena bulan Januari .Kunjungan dan monitoring di Regional C (Jawa tengah.  Melaksanakan keputusan manajemen pusat dimana ada beberapa staf yang tidak diperpanjang kontraknya lagi per Januari 2012 sebanyak 6 orang .... Beureuneun.107. .Kegiatan rutin mengadaan kartu dan cetakan untuk cabang Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 .Mencatat laptop inventaris .Buat stok tas dan jaket ..  Menyelesaikan masalah Kota Juang. Dengan total kurang lebih Rp. Divisi umum Kegiatan di bulan Desember 2011 . bekerjasama dengan Sari Project untuk pembukaan cabang di Cirebon .Launching/pencairan Pinjaman Pendidikan di Cabang Cariu sebanyak 3 orang Karena Software MDIS belum bisa support untuk produk pinjaman ini maka pelaporan dan input data masih menggunakan excel . Keutapang. Bandung Barat dan koordinasi degan ... Bantul..Pengadaan Inventaris kendaran untuk PO. .samapi saat inibelum di lakukan upload ke website Vittana dan direnvanakan minggu pertama ulan januari 2011 akan dilakukan upload data tersebut.. tidak terlalu jauh dari kantor lama. . Kota Juang. Takengon.250.Melakukan perekapan WO Ada 10 cabang yang mengajukan WO yaitu Darussalam.Pembukaan satu cabang baru di daerah Rajamanggala. Cikalong. .. Jawa timur dan Jogja). Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 .308. Polman.Memperpanjang kantor cabang Cileungsi .Asuransi mobil .untuk 479 anggota Rencana minggu pertama bulan Januari pengajuan ACC ke Bpk Slamet Riyadi.Minggu pertama dan kedua di regional Aceh.Meminta cabang untuk memberikan informasi masa kontrak kantor.Kantor Bojongpicung pindah. Kalitidu.Mencari kontrakan untuk kantor cabang Mega Mendung . agenda yang dilakukan antara lain :  Memperkenalkan/sosialisasi ke seluruh cabang mengenai Rgm Aceh yang baru  Selain itu mengecek PAR di Keutapang dan Lhong Raya dan memilah manakah yang bisa ditarik dan mana yang bisa di WO. dimana 1 staf FO melarikan diri ke Malaysia pada tanggal 2 Desember 2011 dengan membawa uang kurang lebih 26 juta rupiah . dan pergantian Inventaris kendaraan cabang Cikalong dan Mande.

Tanggal 22 Desember 2011 melakukan tutup buku audit dengan Plan untuk daerah Grobogan.Audit tahunan di Tegalwaru tidak terlaksana Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 . Dan melakukan sosialisasi cara tutup buku dari cabang Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 .Tutup buku .Pembuatan naratif untuk PKM dan TDH .Kegiatan rutin laporan bulanan (bulan Desember 2011) .Rutinitas PPI Rencana kegiatan di bulan januari 2012 .Tanggal 14 ± 16 Desember 2011 Rapat evaluasi dan penyusunan cash flow divisi internal audit . terutama cabang Dander. Palang dan Soko.Workshop dengan TDH dan launching buku pada tanggal 18 Januari 2012 .Audit khusus di Takengon . Bogor .Tanggal 11 ± 13 Desember 2011 di Grobogan.Rapat tahunan dan penyusunan cash flow Kantor Pusat di Megamendung. Jawa Tengah berkaitan dengan masalah Plan.Menyelesaikan hasil audit Plan. Jawa Tengah.Menyelesaikan permasalahan data inventaris Lhong Raya karena ada selisih .Training dengan GT pada tanggal 24 ± 26 Januari 2012 di Puncak . Kulonprogo.Audit tahunan di Cipanas.Pembuatan narasi dari training bulan November 2011 . Bantul dan Blora . . Divisi Internal Audit Kegiatan di bulan Desember 2011 .Audit surprise di 1 cabang Divisi Training & Reporting Kegiatan di bulan Desember 2011 .Training untuk anggota di wilayah Bojonegoro.Tanggal 1 ± 10 Desember 2011 kegiatan rutin laporan bulanan (bulan November 2011) .Meminta update data terbaru karyawan yang lepas masa magang untuk diikutsertakan training GB .Audit tahunan di Regional C ada 3 cabang di Regional B .Audit tahunan di Regional A ada 1 cabang .Divisi Accounting Kegiatan di bulan Desember 2011 . memeriksa bukti kas .Audit tahunan di Regional B ada 2 cabang .

Mengaktifkan kembali Monday Morning Briefing setiap hari Senin Jam 8. ke seluruh cabang.Serah terima jabatan antara . dengan total penerimaan staf sebanyak 18 orang. HRD juga meminta foto calon staff. dan . di minggu kedua . Diskusi Permasalahan Lembaga  Pihak HRD memberikan update data karyawan terutama lepas masa magang.Staf Internal Audit melibatkan manajer IA ataupun Accounting  Masukan dari Divisi Umum : Setiap melakukan tes perekrutan staf. MIS dan seluruh FO .Divisi HRD Kegiatan di bulan Desember 2011 .Evaluasi tahunan seluruh staf cabang dan regional. ......Divisi Umum untuk membuat name tag. Adm. Setiap cabang hendaknya mencantumkan .  Update staf cabang secara keseluruhan. Evaluasi paling akhir masuk pada tanggal 26 Desember 2011 .Pelaksanaan interview dilakukan secara berkala minggu ke 2 dan minggu ke3. Mulai pelaksanaan dari bulan November 2011..Membuat checklist kelengkapan surat lamaran dari cabang sebelum dikirimkan ke kantor pusat .Divisi Training & Reporting untuk mengetahui staf yang akan mengikuti training GB .Update data karyawan . Dilakukan dengan membuat format baru di setiap alamat email cabang.Nomor telepon kantor . Karena hal ini diperlukan oleh .Divisi Keuangan & Akunting untuk laporan keuangan . Rencana kegiatan di bulan Januari 2012 .Staf MIS melibatkan manajer MIS ..Menyelesaikan pembuatan SPK 2.00 ... (perlu dilengkapi pula foto) ..Tanggal 2 Januari 2012 dilaksanakan Rapat Kerja Divisi Bulan Januari . Target untuk memenuhi kebutuhan penambahan staf di tiap cabangnya dan kebutuhan penambahan staf karena akan dibukanya 15 cabang .Tes seleksi dan interview staf dilaksanakan sebanyak 6 kali.Membuat checklist standarisasi kelengkapan isi dari map gantung di filing cabinet .Alamat kantor ..Sosialisasi form exit interview dan checklist kelengkapan surat lamaran.Nomor telepon seluruh staf mulai dari BM. .Pembuatan Surat Perjanjian Kerja Total yang dibuatkan SPK sebanyak 198 orang dan total yang ditangguhkan sebanyak 156 orang.Divisi Internal Audit untuk pengecekan audit Termasuk juga update staf yang tidak diperpanjang kontrak maupun staf yang keluar mendadak  Pelaksanaan interview staf hendaknya melibatkan manajer yang bersangkutan .

Divisi MIS akan melakukan persiapan online 2.Pendidikan calon BM . Divisi Operasional akan melakukan persiapan pembukaan cabang baru 6.Pendidikan akan dilaksanakan di training centre Cikalongkulon .Tes seleksi (tes tertulis.Progres Audit (kelengkapan pekerjaan) .Materi yang akan diberikan berkaitan dengan software.  Rencana RAT akan dilaksanakan bulan Maret 2012  Untuk persiapan calon BM di cabang baru . Salah satu syarat menjadi karyawan (Ijazah di tahan oleh lembaga selama menjadi staf). Divisi Training & Reporting akan melakukan training berkala dan pembuatan naratif PPI 3. Divisi Accounting akan melakukan pengecekan laporan bulanan dan penutupan akhir tahun 7. akuntansi. Untuk persiapan calon BM akan dilakukan penyaringan secara bertahap dan akan diberikan pendidikan calon BM Mengetahui Pimpinan rapat Jakarta.Minimal 70 untuk nilai kumulatif . tes grafis. setelah selesai masa magang menyerahkan Ijazah ke lembaga. Divisi HRD akan melakukan perekrutan staf secara marathon 8.Setiap calon karyawan.Interview dengan Direksi  Untuk pendidikan calon BM . Divisi Training & Reporting membutuhkan 1 staf  Divisi Internal Audit membutuhkan 1 staf.Diberikan post test dengan sistem passing grade . leadership dan operasional lapang . KESIMPULAN : Agenda Rapat Divisi Bulan Januari 2012 membahas: 1.Minimal 50 untuk per paket  Masukan dari semua Divisi: . Divisi Umum akan melakukan pencarian rumah untuk kantor cabang 5. dan target bulan Maret sudah bisa dilepas. tes kepribadian) dan interview dengan HRD dan Operasional . Divisi Audit akan melakukan audit tahunan di Regional A. 3 Januari 2012 Notulensi . B dan C 4.

5. 1.Lampiran Peserta : No. 2. 8. 6. 3. 4. Nama Jabatan Staff HRD Manager Training Manager Umum Manager Audit Manager Operasional Manager Keuangan Manager MIS Notulen . 7.