6.

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF 6.3.1.1 6.3.1.2 6.3.1.3 6.3.1.4 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara). Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna. Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang berhubung dengan SPBT Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SETIAUSAHA SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

6.3.3. SENARAI TUGAS 6.3.3.1. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks Mesyuarat diadakan dua kali, iaitu di awal dan di akhir tahun. Pembahagian tugas pagi/petang Taklimat untuk guru tingkatan Pembahagian tugas pentadbiran; o Buku stok (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran/pengumpulan o Buku stok/hilang o Menubuhkan Pasukan Bertugas SPBT (pelajar) Borang Permohonan SPBT Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT Mesyuarat Jawatankuasa SPBT Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT. Membuat Pesanan Buku Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN. Mencadangkan pertukaran buku jika perlu. Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya. Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual. Pengedaran Mengedarkan mengikut Tingkatan Menentukan tarikh pengedaran Mengesan kelancaran pengedaran Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/ bertukar sekolah Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual. Pengurusan Rekod dan Dokumen Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan Menyimpan rekod buku, hapuskira, rosak, hilang. Pengurusan Keselamatan Buku Memastikan ada bilik khas SPBT Mengurus bilik SPBT Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT

6.3.3.2.

6.3.3.3

6.3.3.4.

6.3.3.5

6.3.3.6

6.3.3.7

 6.3.3.8

Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik

6.3.3.9

6.3.3.10

6.3.3.11

Pengurusan Pemulangan SPBT Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh/Tingkatan Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang proses pemulangan. o Peratus rosak/hilang o Guru bertugas o Hapus kira o Kekurangan/lebihan Pengurusan Stok dan Inventori Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan Menyimpan invois, bil dan pengesahan. Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat. Mengemaskini inventori SPBT Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD. Cadangan Buku Bacaan Tambahan Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan Mata Pelajaran Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan. Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM. Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.

6.3.4. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS 6.3.4.1 Proses Kerja

JAWATAN Pengetua PK(HEM)/ PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan Guru Tingkatan 1. 2. 3. 4. 5. Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT Guru Tingkatan Penyelaras SPBT 6 7. 8. 9. PK (HEM) Pengetua PK(HEM)/PTR

PROSES KERJA
Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT (warganegara sahaja). Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin) Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen.

10. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok. 11. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. 12. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.4.3.2

Carta Alir Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang BMM pelajar untuk tindakan waris. kepada

Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak. Lengkap Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok. PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190 Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Borang-borang dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Tidak

6.4.3.3 Senarai Semak Bil. 1. 2. 3. 4. 5.

Tindakan
Menerima Borang BMM Cetakkan Borang BMM Edar Borang BMM Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris 5.1. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta 5.2. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. Isi Borang Keperluan Buku Teks Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS

Tandakan ()

Catatan

6.

7. 8. 9. 10. 11.

6.3.4.4

Borang Digunakan

i.
ii.

Borang Komputer BTBTR 190 Buku Stok

6.3.4.5

Proses Permohonan Bekalan Buku

Buku Stok

Bilangan buku yang elok dalam stor + di tangan

Bilangan pelajar yang layak

Tidak perlu bekalan tambahan

Bilangan buku yang elok Dalam stor + di tangan

Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan

Isikan Borang Agihan

Permohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 03)

PPD
6.3.5. 6.3.5.1 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS Proses Kerja

JAWATAN Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT 1. 2.

PROSES KERJA
Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Pastikan bahawa: 2.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 2.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik. Penerima mengisi invois dengan: 3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3.2 menulis tarikh penerimaan buku 3.3 meletak mohor sekolah 3.4 mengisi store certificate Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok. 6.1 Cop sekolah 6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

3.

Pembantu Tadbir/ Guru SPBT

4. 5. 6.

PK(HEM)/Penyelaras SPBT

7.

6.3.5.2 Carta Aliran Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Pastikan bahawa: Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.

. Penerima mengisi invois dengan: menurun tandatangan dan KP menulis tarikh penerimaan buku meletak mohor sekolah mengisi store certificate Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. Cop sekolah Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS. Tamat 6.3.5.3 Bil. 1. 2. Senarai Semak

Tindakan
Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Pastikan bahawa: 2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 2.6 Buku - dalam keadaan yang baik. Penerima mengisi invois dengan: 3.5 menurun tandatangan/ KP

Tandakan ()

Catatan

3.

3.6 menulis tarikh penerimaan buku 3.7 meletak mohor sekolah 4. 5. 6. 3.8 mengisi store certificate Serahkan invois yang lengkap pengedar. diisi kepada

Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. 6.3 Cop sekolah
6.4

Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku

7.

Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.

6.3.5.4 Borang Digunakan i. ii. Borang BTBTR 460 Invois/SAP

6.3.6. 6.3.6.1

URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS Proses Kerja

JAWATAN Guru SPBT 1. 2. 3. 4. PK(HEM)/Guru SPBT 5.

PROSES KERJA
Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod.(KEW 300 V). Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak

dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00. Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks PK(HEM)/Penyelaras SPBT Pengetua 6. 7. 8. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan: 8.1 dijual (melalui sebut harga) 8.2 ditanam (Buku Agama) 8.3 dibakar (Buku Agama) 8.4 dihadiahkan kepada pelajar dll Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

9. Guru SPBT 10.

6.3.6.2 Carta Aliran

Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.

Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

Tamat

6.3.6.3 Bil. 1.

Senarai Semak

Tindakan
Asingkan dan ikat: 1.1 Buku teks yang usang/rosak 1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.

Tandakan ()

Catatan

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.

Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam Dihadiahkan kepada pelajar dll) Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.

9. 10.

6.3.6.4 Borang Digunakan

i. ii.

Borang Kew 300 - V Borang Kew 300 - X