Anda di halaman 1dari 35

PROSES BISNIS PROKUREMEN SUMBER DAYA MANUSIA

&

Proses bisnis bisnis Proses prokuremen bisnis prokuremen prokuremen

Prokuremen

Prokuremen merupakan

proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa.

Dengan kata lain, prokuremen=pembelian


Proses Bisnis Prokuremen>>>

Prokuremen
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) memiliki kemampuan memproses dan menyimpan sejumlah besar informasi yang berkaitan dengan proses bisnis pengeluaran.

SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material dengan cara sistem online. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3:
Permintaan pembelian Permintaan untuk quotation Quotation Pesanan pembelian Perjanjian ringkas Kontrak Perjanjian penjadwalan Pencatatan informasi pembelian Setiap dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen.

Prokuremen

Proses Bisnis

01 Menentukan Kebutuhan

Permintaan pembelian dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Sistem Materials Requirements Planning (MRP) dapat melakukan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi. Setelah selesai, permintaan akan dikirim secara elektronik ke supervisor untuk disetujui.

Prokuremen

Proses Bisnis

02 Memilih Sumber Daya

R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok (yang dituju) untuk menyediakan suatu item yang dimintajika ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta.

Prokuremen

Proses Bisnis

03 Permintaan untuk Quotation

Langkah berikutnya, R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation), yang dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau butuh penawaran (berdasarkan kebijakan perusahaan).

Prokuremen

Proses Bisnis

04 Memilih Pemasok

R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan.

Prokuremen

Proses Bisnis

05 Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen Pesanan Pembelian mengindentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. R/3 memroses beberapa tipe pesanan pembelian:
- Pesanan Pembelian Standar - Pesanan Pembelian Subkontrak - Pesanan Pembelian Konsinyasi - Pesanan Pembelian Pihak Ketiga - Pesanan Pembelian Transportasi Pembelian

Prokuremen

Proses Bisnis

06 Penerimaan Barang

Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan. Dokumen penerimaan barang dapat dipersiapkan dengan 3 cara:
Sistem manajamen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanan sementara. Dokumen penerimaan barang disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. Barang yang diterima diposting ke dalam inspeksi kualitas. Jika barang lolos, posting transfer dimasukkan untuk memindahkannya dari inspeksi barang ke persediaan yang tersedia.

Prokuremen

Proses Bisnis

07 Verifikasi Faktur

Proses verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi.

Prokuremen

Proses Bisnis

08 Pembayaran Kepada Pemasok

Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok.
______________________________________Record

Master>>> Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek menggabungkan fieldfield yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian.

PENGENDALIAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN SIKLUS SIKLUS SIKLUS TRANSAKSI DAN TRANSAKSI DAN TRANSAKSI DAN PROKUREMEN PROKUREMEN

PROKUREMEN

Permintaan Pembelian Penerimaan Penyimpanan

Hutang Dagang

Permintaan A.
(penyimpanan)
Menyiapkan permintaan Menyiapkan permintaan

>>>> Permintaan Pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

Verifikasi Barang Verifikasi Barang

Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan Pengiriman Pengiriman


Penerimaa n

Database Pembelian Database Pembelian Pemrosesan permintaan Pemrosesan Penerimaan Barang Pemrosesan permintaan Pemrosesan Penerimaan Barang

Permintaan pembelian Permintaan pembelian

Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan

Pembelian

Hutang Dagang

Pembelian B.

>>>> Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Tata cara pembelian tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembeliaan di perusahaan.

Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian

Memilih pemasok Memilih pemasok

Faktur Faktur
Pemasok Pemasok

Database Pembelian Database Pembelian Verifikasi Verifikasi Pemrosesan Pesanan Menyiapkan pesananPemrosesan Pesanan Menyiapkan pesanan faktur faktur

Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian

Faktur Faktur

Pemasok Pemasok

Hutang Hutang Dagang Dagang

Penerimaan C.
>>>> Fungsi Penerimaan lebih baik bersifat independen (blind count) dari fungsi penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pengiriman dari pemasok. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan/atau menyiapkan laporan penerimaan.

Pemasok

Database Pembelia Database Pembeli Mencocokkan dengan pesanan pembelian Mencocokkan dengan pesanan pembelian Pengiriman Pengiriman

Verifikasi Verifikasi Memasukkan Penerimaan Memasukkan Penerimaan faktur faktur

Pengiriman Pengiriman

Faktur Faktur

Gudang

Hutang Dagang

Penyimpanan D.
>>>> Verifikasi independen penerimaan pembelian merupakan ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan melanjutkan ke hutang dagang.

Jika ada barang yang tidak melalui dep. Penyimpanan (langsung ke departemen yang meminta), supervisor departemen tsb mengakui barang yang diterima itu pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang.

D. Hutang

Dagang
Sistem voucher untuk mendukung pembayaran digunakan sebagai pengendalian dari proses bisnis prokuremen. Sistem voucher teknik pemeriksaan untuk memastikan dokumen-dokumen terkait telah dikumpulkan, diverifikasi dan diperiksa sebelum pembayaran faktur sesungguhnya.

>>>> Hutang dagang merupakan kewajiban pembayaran kepada pemasok. Terdapat 4 dokumen yang mendokumentasikan pembelian (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur) yang digunakan untuk mengendalikan hutang dagang menggunakan sistem voucher.

Integritas Proses Bisnis Prokuremen


Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-penjual. Penyimpangan hubungan pembeli-pemasok yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen:
Suap Kickback Konflik kepentingan

Banyak perusahaan membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen.

Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok

Langkah-langkah:
Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tk kepentingan dan objektivitasnya. Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada esetiap atribut Menjumlahkan evaluasi individu

Proses bisnis Proses bisnis pengeluaran pengeluaran kas kas

01 Hutang Dagang
Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Laporan Penerimaan Faktur Faktur Pemrosesan Voucher Pemrosesan Voucher Hutang dagang Hutang dagang Register voucher Register voucher Pada saat jatuh tempo Menyiapkan voucher Menyiapkan voucher

Dokumen diterima Cek Voucher Dokumen diterima Cek Voucher

Voucher Voucher

Ayat Jurnal Ayat Jurnal Buku besar

Database Pembelian Database Pembelian Pengeluaran kas

02 Pengeluaran Kas
Cek voucher Cek voucher Hutang Dagang Cek ditanda-tangani Cek ditanda-tangani Voucher Voucher Membatalkan voucher setelah cek ditandatangani Cek voucher Cek voucher Voucher Voucher

Register cek Register cek

Posting Posting

Total Pengen-dalian Total Pengen-dalian Cek voucher Cek voucher Dilanjutkan langsung ke Penerima Uang Buku Besar

03 Buku Besar
Total Pengendalian Total Pengendalian Pengeluaran Kas Membandingkan posting Membandingkan posting Cek voucher Cek voucher

Pemrosesan Buku Besar Pemrosesan Buku Besar

Buku Besar Buku Besar

Total Pengendalian Total Pengendalian

Ayat Jurnal diterima dari hutang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar.

Cek voucher Cek voucher

03 Audit Internal
Pengeluaran Kas Secara Independen Membatalkan cek Membatalkan cek Rekonsiliasi Bank Rekonsiliasi Bank Laporan Bank Laporan Bank

Rekonsiliasi Bank Rekonsiliasi Bank

Register cek Register cek

Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

04 Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran=pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Sistem voucher terpusat pada voucher, yang dapat terdiri dari berbagai bentuk. Hal-hal yang tercantum pada voucher pada umumnya: a.Nama b.Alamat pemasok c.Deskripsi faktur d.Total/jumlah bersih jatuh tempo e.Rekening yang akan dibebankan (distribusi)

05 Posting Hutang Dagang


Secara khusus, register voucher digunakan untuk pengendalian numerikal ketika faktur-faktur dibukukan pada saat disetujui. Banyak perusahaan menggunakan build-up voucher system yang lebih efisien. Build-up voucher system= akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Tiga file yang diperlukan: a.File yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan b.File faktur yang telah dibayar (biasanya berdasarkan numerikal) c.File pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang diurutkan menurut kode pemasok.

Proses bisnis Proses bisnis Proses bisnis

Manajemen Manajemen Sumber Daya Daya Sumber Manusia Manusia

Pemrosesan SDM pada SAP R/3


Komponen Modul sumber daya manusia berfungsi menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. Terdapat 2 Modul SDM dalam SAP R/3: Modul Administrasi personel (HR-PA), berisi tentang pengelolaan karyawan Modulperencanaan dan pengembangan personel (HR-DP), yang menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Komponen-komponen yang digunakan dalam Modul SDM:: K. Manajemen waktu K. Penggajian K. Biaya Perjalanan dari HR-PA

Struktur Data SDM


Data Master Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Sistem informasi SDM difokuskan pada pengelolaan record data. Organisasi Data Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel. Objek/ Tujuan Sumber Daya Manusia Tipe objek SDM diidentifikasikan dengan 1 atau 2 huruf sebagai identifikasi. (semacam kode untuk tiap jenis objek)

Pengendalian Pengendalian Pengendalian Siklus Transaksi Siklus Transaksi pada Siklus Transaksi pada

Proses Proses Proses pada Penggajia Penggajian Penggajian n

Bank

Pengelua- Pencatat Distribu Penggaran Kas Waktu si Biaya jian

Hutang Dagang

Buku Besar

Audit Personel Produksi Internal


Rekrutmen karyawan, menghenti Otorisasi & Pemberi-tahuan kan,Tarif, Potongan

Otorisasi & Pemberi-tahuan Ringkasan Jam Kerja

Untuk Direkonsil Ditandata iasi ngani, Diperiksa Voucher Journal Voucher Journal & Didistrib Menyiapkan Kartu Gaji Slip pencatat Waktu Karyawan. usikan gaji Pembayaran gaji membandingk IndependenUntuk an 2 Kartu pencatat Waktu Karyawan. Voucher ditandatang Register Penggajian ani, Cek ditarik ke Rekening Deposit Meneliti Penggajian dalam Register Penggajian& Rekenin menyiapka Cek g n Penggaj Voucher/Ce Cek Review ian k Slip Gaji 1 Imprest 1 Voucher Rekonsi Voucher liasi 2

Ringkasan Jam Kerja

Ringkasan Jam K

Slip setor an

Slip setor an

n Bank Penggajian

Laporan Bank Penggajian

Fungsi-fungsi dalam PEMROSESAN PENGGAJIAN


Terdapat pemisahan fungsi sebagai upaya pengendalian siklus transaksi dalam Proses Bisnis Penggajian: a.Personel (karyawan) b.Pencatat waktu c.Akuntan penggajian d.Buku besar

PERSONEL
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran.

PENCATAT WAKTU
Pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dikumpulkan dan dikelola, kemudian direkonsiliasi dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi.

Penggajian
Departemen Penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan dan menyiapkan penggajian.

END
Facebook.com/bening0008

Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia