Aspek Pengetahuan Manajemen Proyek (3)

Rengga Asmara, S.Kom.

rengga@eepis-its.edu
2006
Lessons
Manajemen ntegrasi (prev lesson)
Manajemen Ruang Lingkup (prev lesson)
Manajemen Waktu (prev lesson)
Manajemen Biaya (prev lesson)
Manajemen Kualitas (prev lesson)
Manajemen Sumber Daya Manusia (prev lesson)
Manajemen Komunikasi
Manajemen Resiko
Manajemen Pengadaan
Manajemen Komunikasi
Chapter 7
Overview
Untuk proyek skala menengah dan besar,
faktor komunikasi antar anggota proyek
sangatlah penting, mengingat banyaknya
individu yang terlibat dan seringkali
mereka semua tersebar di beberapa
tempat atau bahkan area geografis yang
berbeda.
Overview - con't
PMBOK menerangkan tentang
manajemen komunikasi proyek yang terdiri
dari:
Communications Planning,
Information Distribution,
Performance Reporting, dan
Administrative Closure.
Manajemen Komunikasi Proyek
Diagram: Project Communication Management (PMBOK, 2000)
Manajemen Komunikasi - con't
Komunikasi diperlukan tidak saja untuk
kebutuhan interaksi, kolaborasi, dan
kooperasi antara anggota tim proyek,
namun lebih jauh lagi untuk membantu
meyakinkan project manager dan segenap
project leader bahwa aktivitas proyek dari
hari ke hari sesuai dengan rencana yang
ada (on the right track).
Manajemen Komunikasi - con't
Pada awal mulanya dahulu, proses
komunikasi sulit dilakukan karena belum
tersedianya teknologi informasi seperti
pada era moderen saat ini sehingga para
anggota tim harus secara berkala rapat
atau bertatap muka untuk membahas
kemajuan dan status proyek.
Manajemen Komunikasi - con't
Namun dengan dukungan teknologi informasi,
sejumlah cara dapat dilakukan untuk
berkomunikasi; dari yang sederhana seperti
memanfaatkan electronic mail, mailing list,
chatting, forum/discussion, sampai dengan
menggunakan aplikasi manajemen proyek
khusus berbasis web (internet) seperti Project
Management Central, Artemis, Primavera, dan
lain sebagainya.
PeniIaian Efektivitas Komunikasi
Diagram: Penilaian Efektivitas Kanal Komunikasi (PMBOK, 2000)
KanaI Komunikasi Proyek
Stakeholders Document Name Document
Format
Contact Person Due
Customer
Management
Monthly Status
Report
Hard copy Gail Feldman,
Tony Silva
First oI month
Customer
Business StaII
Monthly Status
Report
Hard copy Julie Grant,
JeII Martin
First oI month
Customer
Technical StaII
Monthly Status
Report
E-mail Evan Dodge,
Nancy Michaels
First oI month
Internal
Management
Monthly Status
Report
Hard copy Bob Thomson First oI month
Internal
Business and
Technical StaII
Monthly Status
Report
Intranet Angie Liu First oI month
Training
Subcontractor
Training Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/1999
SoItware
Subcontractor
SoItware
Implementation
Plan
E-mail Barbara Gates 6/1/2000
Diagram: Contoh Kanal Komunikasi Proyek (PMBOK, 2000)
Manajemen Resiko
Chapter 8
Overview
Seperti halnya dalam bisnis, tidak ada proyek
yang tidak mengandung resiko.
Berubahnya requirements,
naik turunnya nilai tukar dolar terhadap rupiah,
bergantinya teknologi,
bangkrutnya vendor teknologi informasi
Hal diatas hanyalah merupakan contoh
fenomena yang merupakan resiko yang biasa
dihadapi proyek teknologi informasi.
Overview - con't
PMBOK menerangkan tentang
manajemen resiko proyek yang terdiri dari:
Risk Identification,
Risk Quantification,
Risk Response Development, dan
Risk Response Control.
Manajemen Resiko
Diagram: Project Risk Management (PMBOK, 2000)
Hipotesa Manajemen Resiko
Hasil penelitian memperlihatkan bahwa
sangat sedikit mereka yang perduli dengan
resiko tersebut khususnya bagi para
praktisi manajemen proyek sistem
informasi.
Tingkat Kematangan
Resiko Proyek
Diagram: Hasil Kajian Tingkat Kematangan (PMBOK, 2000)
Tingkat Kematangan
Resiko Proyek - con't
Resiko sulit kalau tidak dapat dikatakan mustahil
untuk dihilangkan, karena sifatnya yang kerap
eksternal atau diluar kendali proyek.
Oleh karena itu, tujuan dari pengelolaan resiko
bukanlah untuk menghilangkannya, namun
untuk sedapat mungkin mengurangi dampak
yang dapat ditimbulkan olehnya dengan cara
melakukan tindakan-tindakan preventif.
Contoh Manajemen Resiko
Contohnya adalah dengan
mempelajari jenis resiko yang mungkin muncul dan
penyebabnya,
mencari jalan pemecahan atau solusi agar yang
bersangkutan dapat diatasi atau bahkan dicegah,
mengkaji bagaimana mengurangi probabilitas
kemunculan resiko tersebut,
menganalisa cara untuk meminimalisasi terjadinya
resiko tersebut,
dan lain sebagainya.
Manajemen Resiko
Untuk mempermudah melakukan hal itu,
banyak referensi dan perangkat aplikasi
yang dapat dipergunakan oleh para
praktisi proyek yang ingin melakukan
pengelolaan resiko secara efektif.
Tingkat KegagaIan Proyek
Diagram: Probabilitas Kegagalan Proyek (PMBOK, 2000)
Tingkat KegagaIan Proyek - con't
Diagram: Probabilitas Kegagalan Proyek (PMBOK, 2000)
Manajemen Pengadaan
Chapter 9
Overview
Banyak sekali produk atau perangkat (bahkan
jasa) yang diperlukan oleh sebuah proyek agar
dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Mulai dari perangkat untuk melaksanakan
proyek itu sendiri, seperti:
kertas,
komputer,
aplikasi,
alat-alat kantor,
bensin/transportasi,
akomodasi, dan lain-lain
Overview - con't
Termasuk juga material atau bahan-bahan yang
diperlukan untuk menciptakan output yang ingin
dihasilkan, misalnya
kabel,
router,
switch,
komputer server,
telecommunication provider,
komputer, dan
modem untuk membangun sebuah jaringan WAN.
Overview - con't
PMBOK menerangkan tentang
manajemen pengadaan proyek yang terdiri
dari:
Procurement Planning,
Solicitation Planning,
Solicitation,
Source Selection,
Contract Administration, dan
Contract Close-Out
Diagram Manajemen Pengadaan
Diagram: Project Procurement Manajemen (PMBOK, 2000)
Manajemen Pengadaan
Untuk itulah diperlukan sebuah
mekanisme manajemen yang efektif untuk
mengadakan dan mengelola akan barang-
barang tersebut, seperti terlihat pada
diagram di bawah ini.
SikIus Pengadaan DaIam Proyek
Diagram: Siklus Pengadaan dalam Proyek (PMBOK, 2000)
Question?
End of Session