Anda di halaman 1dari 27

KELOMPOK 4

 Paramita Annastasia K  Dita Ayu Wastika Sari  Ni Putu Elly Rai Kartika  Kadek Sumaheni  Ratnaningsih

PENGERTIAN
Sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar dapat memberi kemudahan dalam tata cara penyimpanan dan kemudahan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat tersebut sewaktu-waktu di butuhkan.

PENGERTIAN
Sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad, umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

PENGERTIAN
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisahpisahkan.

SISTEM GEOGRAFIS DIKELOLA MNURUT 3 TINGKATAN :


Nama Negara Wilayah Administrasi Negara Wilayah Administrasi Khusus

PENGERTIAN
Cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

CONTOH URUTAN ABJAD KAMUS :


Bonus Cuti Gaji Hukuman Kesehatan Kesejahteraan Keuangan, dll

CONTOH URUTAN ABJAD ENSIKLOPEDIS :


Keuangan Kredit Pajak Personalia Kesejahteraan Bonus Cuti Gaji Kesehatan Koperasi Pensiun Mutasi Hukuman Pangkat Pengangkatan

CONTOH DAFTAR SUBJEK BERKODE :


000 Umum 020 Peralatan 021 Alat tulis 022 Mesin kantor 100 Pemerintahan 110 Pemerintahan pusat 111 Presiden 112 Wakil presiden 190 Hubungan luar negeri 191 Perwakilan asing 195 PBB

DAFTAR KLASIFIKASI
a) Daftar klasifikasi standar Daftar klasifikasi yang telah ditetapkan secara nasional maupun internasional Contoh b) Daftar klasifikasi buatan sendiri Daftar klasifikasi yg dbuat sendiri untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan daftar klasifikasi sendiri.

Contoh pembagian kelas DDC ( Dewey Decimal Classification )/UDC ( Universal Decimals Classification ) : 000 Umum 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu sosial 400 Bahasa 500 Ilmu murni 600 Ilmu terapan 700 Kesenian 800 Kesusastraan 900 Sejarah dan ilmu bumi Notasi DDC adalah angka desimal. Kelas utama dibagi 10 kelas kedua ( divisi ), kelas kedua dibagi lagi 10 kelas ketiga ( seksi ). Contoh : 600 Ilmu terapan, 630 Pertanian, 631 Teknik dan alat pertanian, 631.3 Alat pertanian, 631.31 Mesin pengerjaan tanah, 631.312 Bajak.

PADA SISTEM NOMOR TERDAPAT 3 UNSUR :


File Utama Indeks Buku Nomor

Surat masuk dan keluar dari satu koresponden yang belum lima lembar disimpan dalam file abjad ( file campuran yang berisi map campuran ). Yang sudah mencapai 5 dipindah ke map individu dan disimpan di file nomor

Suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang disusun secara alfabetis sehingga mudah dalam pencarian. Setiap koresponden atau nama memiliki kartu indeks, untuk file kartu maka setiap nama akan dibuatkan kartu indeksnya.

Buku yang berisi nomor koresponden ( nama ) dalam file. Apabila koresponden masih sedikit, sebagai alat bantu mengetahui nomor, bila sudah banyak, menggunakan indeks.

CONTOH HALAMAN BUKU NOMOR :


TANGGAL 12-1-86 10-2-86 3-3-86 7-3-86 9-3-86 11-5-86 20-6-86 INDEKS NAMA Benny Tengker YayasanTrubus Ind. PT. Trakindo Utama ASMI Extension Sekretariat ASEAN LEIDA MUIN PT. Astra Motor Internasional NOMOR FILE 200 201 202 203 204 205 206

PENYIMPANAN SISTEM NOMOR


Map Gantung Map Ordner Kotak

SUSUNAN PENYIMPANAN
Susunan Berurutan Contoh : Kartu nomor 27451, 27452,- 6 terletak pada laci 27000-an bila satu laci berisi 1000 kartu. Susunan Terminal Digit Contoh : Kartu 027451, berarti berada di laci 51, guide II no.74, urutan ketiga ; 00,01,02 berarti kartu didepannya : 017451 dan dibelakangnya 037451. Susunan Middle Digit Contoh : Kartu 027451, berarti berada pada laci no.74, guide 02, urutan ke-51

PENGERTIAN
Sistem penyimpanan arsip yang disimpan berdasarkan kronologi waktu, yaitu tanggal, bulan dan tahun surat /warkat tersebut dikeluarkan pada umumnya sering digunakan pada penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima ( untuk surat masuk ) dan tanggal surat dikirim ( untuk surat keluar ).

FILE TINDAK LANJUT ( FOLLOW-UP FILE )


Suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi : harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

KESIMPULAN
Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai : Sistem Abjad ( Alphabetical Filling System ) Sistem Perihal ( Pokok Isi Surat ) Sistem Nomor Sistem Geografis / Wilayah. Sistem Tanggal ( Chronologis ) Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis warkat / surat.