STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN ARSIP

1. Tujuan: SOP (Standard Operating Procedure) Pelayanan Arsip bertujuan untuk menyeragamkan prosedur pelayanan arsip di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo. 2. Pengertian: a. Arsip dimaksud adalah segala bentuk naskah yang disimpan di Subag. Tata Usaha BAUK dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi universitas antara lain: 1) SK Rektor 2) SK Pemerintah 3) Arsip surat dinas 4) Lembar pengantar surat (LPS) 5) Risalah rapat senat UNG 6) Kaset rapat senat UNG 7) Buku pidato Rektor di beberapa event 8) Buku laporan tahunan Rektor 9) Buku agenda surat di Subag. Tata Usaha b. Peminjam arsip adalah civitas akademika dan pihak Depdiknas yang telah disetujui Ka.BAUK yang dilayani keperluannya untuk jenis arsip yang diperkirakan sesuai wewenangnya untuk diketahui. c. Arsip Universitas Negeri Gorontalo mengenal dua jenis pengarsipan, yaitu: 1) Arsip Aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah (di UNG adalah unit kerja masing-masing)

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

107

Tata Usaha mencatat arsip dan dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya.2) Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan. i. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan ditempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. Subag. j. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Subag. Subag. Subag. g. b. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 108 . Kebijakan pimpinan universitas 4. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. Subag. UHTP setiap bulan. Buku Pedoman Kerja Ketatausahaan Depdikbud. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip memberi tanda pada tempat arsip yang diambil h. Prosedur: a. Tata Usaha menerima arsip dari sekretariat pimpinan universitas. Biro Tata Usaha tahun 1996. f. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman arsip tersebut. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. c. b. Ketentuan: a. d. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam dan menentukan tanggal pengembalian. 3. e. Petugas arsip di Subag.

TU V V 6 7 1 hari 1 hari Petugas arsip Petugas arsip Kasubag. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan di tempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil. TU V 4 5 1 hari 1 hari Petugas arsip LPS Petugas arsip Kasubag.Tabel: 25 PELAYANAN ARSIP NO 1 KEGIATAN Subag Tata Usaha menerima arsip terdaftar dari sekretariat pimpinan universitas. Subag. TU V V 8 1 hari Petugas arsip Kasubag. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman tersebut. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam WAKTU 1 hari PELAKSANA Petugas arsip TANGGUNG JAWAB Kasubag. Petugas arsip di Subag. TU Kasubag. TU FORMULIR ADA TDK V KET Yang ada daftar arsip dibuat pemberi arsip 2 1 hari Petugas arsip Kasubag. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip. Subag. Tata Usaha mencatat arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. TU V 3 1 hari Petugas arsip Kasubag. Subag. TU V SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 109 . Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. TU Kasubag.

UHTP setiap bulan. TU V V SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 110 .9 10 dan menentukan tanggal pengembaliannya. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. TU Kasubag. 1 hari 1 hari Petugas arsip Petugas arsip Kasubag. Subag.

ALUR PELAYANAN ARSIP UNIT KERJA SEKRET. Menerima arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isi disposisi (1 hari) KABAG. UHTP Menyimpan arsip diurutkan sesuai tahun pembuatan dan arsip LPS dalam box per tahun (1 hari) Menerima arsip dan mengembalikan arsip yang dipinjam Memberikan arsip yang dipinjam dan menerima pengembalian sesuai tanggal kembali yang ditentukan (1 hari) Membuat laporan 1 bulan sekali (1 hari) Menerima laporan (1 hari) SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 111 . PIMPINAN Memberikan arsip dan daftar (1 hari) Dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip yang dipinjam dan wajib mengisi buku pinajaman KASUBAG T.U.