STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN ARSIP

1. Tujuan: SOP (Standard Operating Procedure) Pelayanan Arsip bertujuan untuk menyeragamkan prosedur pelayanan arsip di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo. 2. Pengertian: a. Arsip dimaksud adalah segala bentuk naskah yang disimpan di Subag. Tata Usaha BAUK dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi universitas antara lain: 1) SK Rektor 2) SK Pemerintah 3) Arsip surat dinas 4) Lembar pengantar surat (LPS) 5) Risalah rapat senat UNG 6) Kaset rapat senat UNG 7) Buku pidato Rektor di beberapa event 8) Buku laporan tahunan Rektor 9) Buku agenda surat di Subag. Tata Usaha b. Peminjam arsip adalah civitas akademika dan pihak Depdiknas yang telah disetujui Ka.BAUK yang dilayani keperluannya untuk jenis arsip yang diperkirakan sesuai wewenangnya untuk diketahui. c. Arsip Universitas Negeri Gorontalo mengenal dua jenis pengarsipan, yaitu: 1) Arsip Aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah (di UNG adalah unit kerja masing-masing)

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

107

Subag. c. Buku Pedoman Kerja Ketatausahaan Depdikbud. Tata Usaha menerima arsip dari sekretariat pimpinan universitas. 3. b. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan ditempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. f. Subag. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. Petugas arsip di Subag. b. UHTP setiap bulan. penyelenggaraan administrasi sehari-hari. e. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. Tata Usaha mencatat arsip dan dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. Subag. Biro Tata Usaha tahun 1996.2) Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan. i. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman arsip tersebut. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam dan menentukan tanggal pengembalian. Prosedur: a. Ketentuan: a. Kebijakan pimpinan universitas 4. j. Subag. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip memberi tanda pada tempat arsip yang diambil h. g. Subag. d. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 108 .

Subag. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam WAKTU 1 hari PELAKSANA Petugas arsip TANGGUNG JAWAB Kasubag. Subag. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil. TU V V 6 7 1 hari 1 hari Petugas arsip Petugas arsip Kasubag. Petugas arsip di Subag. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan di tempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. TU Kasubag. TU FORMULIR ADA TDK V KET Yang ada daftar arsip dibuat pemberi arsip 2 1 hari Petugas arsip Kasubag. Tata Usaha mencatat arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. TU Kasubag. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman tersebut. Subag. TU V 3 1 hari Petugas arsip Kasubag. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip.Tabel: 25 PELAYANAN ARSIP NO 1 KEGIATAN Subag Tata Usaha menerima arsip terdaftar dari sekretariat pimpinan universitas. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. TU V 4 5 1 hari 1 hari Petugas arsip LPS Petugas arsip Kasubag. TU V SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 109 . TU V V 8 1 hari Petugas arsip Kasubag.

Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan.9 10 dan menentukan tanggal pengembaliannya. TU V V SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 110 . TU Kasubag. UHTP setiap bulan. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. Subag. 1 hari 1 hari Petugas arsip Petugas arsip Kasubag.

Menerima arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isi disposisi (1 hari) KABAG. UHTP Menyimpan arsip diurutkan sesuai tahun pembuatan dan arsip LPS dalam box per tahun (1 hari) Menerima arsip dan mengembalikan arsip yang dipinjam Memberikan arsip yang dipinjam dan menerima pengembalian sesuai tanggal kembali yang ditentukan (1 hari) Membuat laporan 1 bulan sekali (1 hari) Menerima laporan (1 hari) SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 111 .ALUR PELAYANAN ARSIP UNIT KERJA SEKRET. PIMPINAN Memberikan arsip dan daftar (1 hari) Dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip yang dipinjam dan wajib mengisi buku pinajaman KASUBAG T.U.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful