P. 1
Sop 3 - Subag Tata Usaha - Pelayanan Arsip

Sop 3 - Subag Tata Usaha - Pelayanan Arsip

|Views: 2,701|Likes:
Dipublikasikan oleh Edwin Al-ashari

More info:

Published by: Edwin Al-ashari on Jan 08, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/16/2014

pdf

text

original

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PELAYANAN ARSIP

1. Tujuan: SOP (Standard Operating Procedure) Pelayanan Arsip bertujuan untuk menyeragamkan prosedur pelayanan arsip di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo. 2. Pengertian: a. Arsip dimaksud adalah segala bentuk naskah yang disimpan di Subag. Tata Usaha BAUK dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi universitas antara lain: 1) SK Rektor 2) SK Pemerintah 3) Arsip surat dinas 4) Lembar pengantar surat (LPS) 5) Risalah rapat senat UNG 6) Kaset rapat senat UNG 7) Buku pidato Rektor di beberapa event 8) Buku laporan tahunan Rektor 9) Buku agenda surat di Subag. Tata Usaha b. Peminjam arsip adalah civitas akademika dan pihak Depdiknas yang telah disetujui Ka.BAUK yang dilayani keperluannya untuk jenis arsip yang diperkirakan sesuai wewenangnya untuk diketahui. c. Arsip Universitas Negeri Gorontalo mengenal dua jenis pengarsipan, yaitu: 1) Arsip Aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah (di UNG adalah unit kerja masing-masing)

SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo

107

Subag. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam dan menentukan tanggal pengembalian. f. Kebijakan pimpinan universitas 4. b. Subag. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman arsip tersebut. Tata Usaha mencatat arsip dan dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 108 . UHTP setiap bulan. 3. g. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip memberi tanda pada tempat arsip yang diambil h. Subag. Subag. Prosedur: a. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. d. b. Tata Usaha menerima arsip dari sekretariat pimpinan universitas. i. Ketentuan: a. Subag. Biro Tata Usaha tahun 1996. j. Buku Pedoman Kerja Ketatausahaan Depdikbud. c. e. Petugas arsip di Subag. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan ditempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan.2) Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan.

TU V V 8 1 hari Petugas arsip Kasubag. Tata Usaha mencatat arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isinya. Petugas arsip di Subag. TU V SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 109 . Tata Usaha mengambil arsip yang akan dipinjam dan memberi tanda pada tempat arsip yang diambil. Unit kerja ataupun perorangan dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip apa yang dipinjam dan untuk keperluan apa peminjaman tersebut. Tata Usaha menyimpan arsip sesuai dengan jenis arsip yang ada di TU dan di tempatkan terpisah serta sesuai dengan urutan tahun pembuatan. TU V V 6 7 1 hari 1 hari Petugas arsip Petugas arsip Kasubag. TU Kasubag. TU FORMULIR ADA TDK V KET Yang ada daftar arsip dibuat pemberi arsip 2 1 hari Petugas arsip Kasubag. Peminjam diwajibkan mengisi buku peminjaman arsip. TU Kasubag. TU V 4 5 1 hari 1 hari Petugas arsip LPS Petugas arsip Kasubag.Tabel: 25 PELAYANAN ARSIP NO 1 KEGIATAN Subag Tata Usaha menerima arsip terdaftar dari sekretariat pimpinan universitas. Tata Usaha menyimpan arsip LPS dalam box pertahun. Subag. TU V 3 1 hari Petugas arsip Kasubag. Petugas menentukan apakah arsip atau foto kopinya yang boleh dipinjam WAKTU 1 hari PELAKSANA Petugas arsip TANGGUNG JAWAB Kasubag. Subag. Subag.

Subag. TU Kasubag. Tata Usaha membuat laporan kepada Kabag. UHTP setiap bulan. Peminjam diharuskan mengembalikan peminjaman arsip tepat pada tanggal yang ditentukan. TU V V SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 110 .9 10 dan menentukan tanggal pengembaliannya. 1 hari 1 hari Petugas arsip Petugas arsip Kasubag.

UHTP Menyimpan arsip diurutkan sesuai tahun pembuatan dan arsip LPS dalam box per tahun (1 hari) Menerima arsip dan mengembalikan arsip yang dipinjam Memberikan arsip yang dipinjam dan menerima pengembalian sesuai tanggal kembali yang ditentukan (1 hari) Membuat laporan 1 bulan sekali (1 hari) Menerima laporan (1 hari) SOP Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri Gorontalo 111 . Menerima arsip untuk dimasukkan dalam daftar dan ditempel di tempat arsip sesuai dengan isi disposisi (1 hari) KABAG.ALUR PELAYANAN ARSIP UNIT KERJA SEKRET. PIMPINAN Memberikan arsip dan daftar (1 hari) Dapat meminjam arsip dengan menyebutkan arsip yang dipinjam dan wajib mengisi buku pinajaman KASUBAG T.U.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->