Anda di halaman 1dari 20

BAB I PENDAHULAUAN

Sistem informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari sistem informasi manajemen. Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengolahan transaksi yang ada di perusahaan. Pada saat ini di era yang kompetitif perusahaan harus memiliki sistem yang baik dalam pengolahan data transaksinya untuk menunjang kemajuan usaha perusahaan. Karena ada diberbagai bagian fungsi organisasi sudah sewajarnya kalau sistem informasi akuntansi memiliki porsi yang paling besar di dalam sistem informasi manajemen. Pada awalnya sistem pengolahan transaksi atau sistem informasi akuntansi merupakan bagian terpisah dari sistem informasi manajemen. Sistem tersebut menyajikan informasi bagi sistem informasi manajemen untuk diolah kembali menjadi informasi lebih lanjut. Sesuai dengan perkembangan teknologi, situasi dan kondisi saat ini sistem pengolahan transaksi atau sistem informasi akuntansi diintegrasikan ke dalam sistem informasi manajemen sehingga menjadi bagian terpadu dalam sistem informasi manajemen yang menjalankan aktivitas manajemen tingkat bawah dalam bentuk pengolahan data transaksi. Sistem pengolahan transaksi merupakan komponen paling terstruktur di dalam sistem informasi manajemen. Tujuan dari pengolahan transaksi adalah mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data-data yang berasal dari aktivitas organisasi sehari-hari. Beberapa aktivitas pengolahan data transaksi dilakukan sebelum digunakan secara efektif untuk memenuhi kebutuhan atau peraturan yang berlaku. Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengolahan transaksi, transaksi yang terjadi adalah transaksi keuangan baik yang berasal dari dalam atau luar organisasi perusahaan. Karena itu sistem informasi akuntansi dapat juga didefinisikan sebagai kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan dibidang keuangan. Informasi hasil sistem informasi akuntansi digunakan oleh manajemen tingkat bawah, diatasnya dan pihak eksternal perusahaan. Makalah ini akan menjelaskan tentang sistem informasi akuntansi dan siklus pengolahan transaksi dengan menggunakan diagram arus. Pembahasan dipecah menjadi beberapa sub pembahasan yang memfokuskan kepada sistem pengolahan transaksi serta aktivitas-aktivitas yang dilakukannya berdasarkan siklus transaksi tertentu.

BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2.1 Sistem Informasi Manajemen

2.1.1 Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani system yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Sistem menurut para ahli : L. James Havery Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. John Mc. Manama Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien. C.W. Churchman Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. J.C. Hinggins Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan. Edgar F Huse dan James L. Bowdict Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

Syarat -syarat sistem : 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem 4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem 5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen Klasifikasi sistem Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya

sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).

Karakteristik  Sistem Komponen-komponen Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa : Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer. Batas sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. Lingkungan luar sistem Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem . Penghubung Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukkan Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi

yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.  Keluaran Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Pengolah Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sasaran atau tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.2 Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan disini yaitu : 1. Informasi merupakan hasil pengolahan data 2. Memberkan makna atau arti 3. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian Sedangkan menurut Mc Leod mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri : 1. Akurat Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya 2. Tepat Waktu Informasi harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi. 3. Relevan Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisai tersebut. 4. Lengkap

Informasi harus diberikan secara lengkap. Gelinas selanjutnya mengusulkan ciri-ciri suatu informasi yang lain yang lebih detail dengan apa yang diusulkan oleh MC.Leod. Ciri-ciri tersebut adalah: 1. Efektivitas Informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasul di dalamnya informasi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami. 2. Efisiensi Informasi dihasilkan melalui penggunaan sumber daya yang optimal 3. Confidensial Memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi sensitif yang tidak berwenang. 4. Integritas Informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. 5. Ketersediaan Informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun saat diperlukan. 6. Kepatuhan Informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap undang-undang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab baik terhadap pihak internal maupun pihak eksternal. 7. Kebenaran Informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan benar dan dapat dipercaya sehingga dapat digunakan oleh manajemen untuk mengoperasikan perusahaan. 2.1.3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Menurut Laudon sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan informasi gambaran aktivitas perusahaan. 2.1.4 Manajemen Manajem dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan kehlian orang lain. Bila perusahaan pada suatu saat memiliki suatu keinginan untuk mencapai suatu tujuan tertentu, yang penting dperhatukan disini adalah tujuan tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu dengan jelas sehingga kita dapat menentukan ciri-ciri dari tujuan tersebut yang akan menjadi tolak ukur keberhasilan. Apabila definisi dan tolak ukur dari sistem telah ditemukan langkah selanjutnya adalah merencanakan dengan cara apa tujuan sistem tersebut harus
6

dicapai. Seringkali pencapain tujuan tersebut harus melibatkan banyak orang, dan pada saat itu manajemen akan mengalami kesulitan dalam memantau dan mengkoordinasikan semua aktivitas yang terjadi di perusahaan. Untuk mengkoordinasikan semua aktivitas organisasi manajemen menusun struktur organisasi, menempatkan orang-orang yang kemampuannya sesuai dengan tugas yang harus dilakukannya. Semua yang dilakukan ini merupakan fungsi manajemen, dan yang paling utama adalah diantara fungsi-fungsi tersebut adalah perencanaan pengendalian walaupun kita tahu ini tidak berarti fungsi lainnya tidak penting. 2.1.5 Sistem Informasi Manajemen Dlam melaksanakan fungsinya, manajemen sebagai penggerak dan pengendali suatu organisasi sangat tergantung pada informasi yang diterimanya. Keputusan yang harus diambil saat melaksanakan fungsinya akan sangat beresiko seandainya manajemen tersebut tidak memiliki informasi yang mencerminkan keaadaan perusahan yang sebenarnya. Informasi yang diberikan kepada manajemen disebut informasi manajemen sedangkan sistem informasi yang menghasilkan informasi tersebut disebut sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen adalah kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data yang menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.

2.2 Sistem Pengolahan Data Transaksi 2.2.1 Pengertiam Sistem Pengolahan Transaksi
Sistem pengolahan transaki memperoses data yang berasal dari kejadian atau peristiwa ekonomi sebagai akibat dari operasi atau aktivitas internal perusahaan dan sebagai akibat dari aktivitas perusahaan dengan pihak luar menjadi informasi keuangan/informasi akuntansi keuangan yang berguna bagi manajemen ditingkat operasional dan pihak lain Dengan menggunakan komputer, aktivitas pengolahan transaksi meliputi mengumpulkan, mengirimkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data tentang kejadian atau peristiwa ekonomi yang berasal atau disebabkan oleh operasi perusahaan sehari-hari. Beberapa data setelah diolah menjadi informasi diperlukan oleh pemerintah dan lembaga keuangan seperti informasi akuntansi keuangan. Informasi lainnya yang mungkin diperlukan untuk mengendalikan operasi organisasi perusahaan, pengambilan keputusan taktis, dan perencanaan stategis. Pengolahan transaksi (program) dalam mengolah data transaksi dapat melakukannya secara Batch, secara On-line atau gabungan kedua cara tersebut (Hybrid). Dalam sistem pengolahan data transaksi secara online, pengolahan data

transaksi dilakukan saat transaksi terjadi. Sebagai contoh data transaksi penjualan diolah secara online agar diketahui total penjualan saat itu. Pengolahan data seketika (Real Time) adalah jenis lain dari pengolahan secara online, dalam pengolahan data ini bukan hanya data transaksi yang masuk diolah ketika transaksi terjadi, akan tetapi juga data lainnya seperti persediaan dan piutang dilakukan updating sehinnga dapat diketahui status persediaan dan piutang setiap saat. Dalam pengolahan data secara Batch data terlebih dahulu dikumpulkan sampai pada saat tertentu data tersebut diolah untuk menghasilkan informasi. Dalam praktek, perusahaan biasanya menggunakana dua macam sistem pengolahan data tersebut (hybrid). Perusahaan tidak dapat hanya menggunakan satu sistem pengolahan saja dalam mengolah datanya.

2.2.2 Aktivitas dalam Sistem Pengolahan Transaksi


Pengolahan transaksi terdiri dari rangkaian proses yang dimulai dari pengumpulan, pengiriman dan pemasukan data untuk disimpan atau diproses sehingga menghasilkan output berupa informasi yang berguna bagi pemakai.  Pengumpulan, pengiriman, dan pemasukan data Semua data bernilai ekonomi yang berasal dari aktivitas operasi organisasi dan berpengaruh terhadap posisi keuangan organisasi perusahaan (transaksi) harus dikumpulkan, termasuk di dlamnya data yang berasal dari aktivitas yang berkaitan dengan bahan baku, proses produksi, penjualan, distribusi barang dan jasa. Data transaksi yang diperoleh karena transaksi yang terjadi dikumpulkan atau ditampung ke dalam suatu formulir (formulir bila telah di isi berubah menjadi dokumen), data tersebut selanjutnya dikirim ke bagian pemasukan data untuk dimasukan melalui terminal komputer ke pusat komputer (server) yang selanjutnya disimpan atau diolah lebih lanjut. Data transaksi dapat dimasukan ke dalam komputer dengan menggunakan berbagai macam media input seperti keyboard, mouse, optical caracter recognition, magnetic ink reader dan lain-lain. Semua data yang masuk memerlukan editing, verifikasi dan validasi untuk menjamin bahwa data yang dimasukan lengkar, akurat dan sah. Pengolahan dan manipulasi data Pengolahan data menjadi format yang berarti dan berguna melibatkan beberapa aktivitas termasuk : pengkodean dan pengklasifikasian, penyusunan, perhitungan, dan peringkasan. Sistem klasifikasi harus dibuat untuk menyimpan data agar dapat digunakan secara efektif bagi manajemen. Data harus diberi kode yang benar agar secara logis dapat disusun dan mudah dibaca.

Menyimpan data Ada beberapa cara penyimpanan data yang dapat digunakan seperti penyimpanan data secara berurutan (squensial), acak (random), dengan rumus (hasing), dan urutan yang diindek (indexed squensial). Untuk itu berbagai elemen data yang harus disimpan perlu diketahui, beberapa diantara elemen data yang harus memiliki identitas seperti nomor, nama orang yang melakukan transaksi, apa yang ditransaksikan, tanggal transaksi, bagian yang melakukan transaksi, dan otorisasi.

Melaporkan Produk dari Sistem Pengolahan Transaksi dapat berupa informasi keuangan/akuntansi keuangan bagi manajemen tingkat bawah, dokumen intern organisasi atau bisa juga dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak eksternal. Semua dokumen atau laporan tersebut dapat dicetak kapan saja kedalam kertas atau layar monitor.

2.2.3 Siklus Pengolahan Transaksi


Siklus pengolahan transaksi merupakan prosedur atau urut-urutan subsistem pengolahan transaksi untuk menunjang siklus transaksi dalam aktivitas bisnis perushaan atau siklus aktivitas bisnis perusahan, sehingga anada dapat mengatakan bahwa siklus aktivitas bisnis perusahaan direpresentasiakn oleh siklus/sistem pengolahan transaksi. Di dalam siklus aktivitas atau transaksi bisnis perusahaan terdapat aktivitas atau transaksi investasi modal, pengadaan, konversi dan penjualan.

Gambar 2.1 Siklus aktivitas bisnis perusahaan  Investasi Modal/ Capital Investment Siklus aktivitas bisnis dimulai saat modal diinvestasikan ke dalam perusahaan.Pemberi modal mungkin pemilik perusahaan atau kreditur. Bila pemberi modal merupakan pemilik perusahaan maka investasi yang ditanam tersebut merupakan kekayaan yang menjadi hak pemilik. Bila modal berasal dari kreditur maka investasi yang ditanamkan merupakan hutan jangka pendek atau jangka panjang.

Pada kebanyakan perusahaan, sebagian besar modal digunakan untuk membeli aktiva produktif yang memberikan masa manfaat jangka panjang. Perusahaan membeli aktiva produktif untuk meningkatkan modalnya. Secara periodik perusahaan melaporkan hasil dari operasinya ke sumber atau pemberi modal. Aktivitas investasi untuk memberi modal perusahaan melibatkan dua aktivitas ekonomi (transaksi akuntansi) utama yaitu menambah jumlah modal dan mneggunakan modal tersebut untuk membeli aktiva produktif. Pengadaan / Input Acquition Komponen ke dua dalam siklus aktivitas bisnis adalah pengadaan bahan baku dan perlengkapan pendukung. Pengadaan ini dimaksudkan untuk meningkatkan modal usaha. Cara pasti bagaimana mereka menggunakan bukan merupakan hal penting disini. Mereka digunakan dengan cara yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. Konversi Tahap selanjutnya dalam aktivitas bisnis adalah konversi (produksi) dari bahan baku menjadi barang atau jasa. Perusahaan menjual barang dan jasa ini untuk meningkatkan modal. Perusahaan industri membeli persediaan bahan baku kemudian menggunakan bahan baku tersebut untuk membuat sesuatu yang berbedan dari aslinya dengan menggunakan tenaga kerja dan biaya tidak langsung. Perusahaan jasa merubah permintaan pelayanan menjadi pelayanan dengan bantuan sumber daya mansusia. Semua perusahaan dagang (eceran atau grosisr) membeli persediaan barang, mengepaknya kembali dan memasarkannya. Semua jenis perusahaan yang disebutkan diatas menggunakan perseduaan dan perlengkapan dalam proses konversi mereka. Penjualan Komponen akhir dalam skilus bisnis adalah penjualan barang dan jasa yang merupakan output dari proses konversi. Ketika penjualan ini menghasilkan laba maka modal yang diinvestasikan kedalam perusahaan meningkat. Adapun kelebihan kas dapat digunakan untuk membayar sumber modal dalam dividen atau bunga. Dengan memberi pemberi modala tambahan modal, komponen penjualan melengkapi (mengakhiri) siklus aktivitas bisnis perusahaan.

Siklus aktivitas bisnis merupakan siklus transaksi. Siklus transaksi tersebut menghasilkan data yang akan diolah oleh siklus pengolahan tramsaksi. Jadi siklus aktivitas bisnis atau siklus transaksi ditunjang oleh siklus-siklus pengolahan transaksi sepertis siklus pengolahan tramsaksi penerimaan untuk menunjang aktivitas atau transaksi penjualan, skilus pengolahan transaksi pengeluaran untuk menunjang aktivitas atau transaksi pengadaan, dan lain-lain. Transaksi untuk setiap siklus pengolahan transaksi memiliki beberapa pemasukan (input), pengolahan(processing), penyimpanan (storage), dan informasi (output) yang mungkin sama akan tetapi, tingkat kepentingan untuk setiap siklus bervariasi tergantung kepada jenis organisasi. Beberapa organisasi memeliki terminal
10

penjualan (point-of-sale) yang sangat canggih sedangkan yang lainnya menekankan kepada proses produksi atau sistem perpindahan data secara elektronik (electronic data Interchane/EDI).

2.2.4 Siklus Transaksi Secara Umum


Transaksi dalam suatu aktivitas bisnis seringkali memiliki siklus input, proses dan output yang komplek. Data yang dimasukan seringkali disimpan terlebih dahulu dan kemudian diproses bila diperlukan. Banyak output yang dihasilkan oleh suatu transaksi menunjukan output gabungan dari berbagai transaksi yang berkaitan dan sering pula output tersebut menjadu input bagi transaksi lain melalui sistem. input
Ekternal Input

Ekternal data

simpan

proses tahap 1
internal input

proses

proses tahap 4

proses tahap 2

simpan
internal input

proses tahap 3

Output

output

Gambar 2.2 Model Siklus Transaksi Database untuk setiap data yang dimasukan harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi berbagai macan kebutuhan informasi manajemen dalam mennjalankan fungsinya. Aktivitas-aktivitas operasi dan pengendalian yang dilakukan oleh organisasi perusahaan berdasarkan terjadinya transaksi disebut siklus transaksi.

11

2.2.5 Siklus Penerimaan


Siklus penerimaan (uang) memiliki proses pembuatan order dari pelanggan (sales order), proses penanganan persediaan, dan proses pembuatan faktur, proses penanganan piutang, dan proses penagihan.
Penjualan Rencana Penjualan

Order Penjualan
15 simpan

14

simpan

16 20

Penagihan Piutang Dagang

Penerimaan Barang

19

Bukti Penerimaa Faktur Penjualan

Faktur Jual
18

Pengiriman

17

Ke Bank
21

Konsumen

Bukti penerimaan

Posting

Gambar 2.3 Siklus penerimaan

12

Pembuatan order penjualan Aktivitas yang mengawali pengolahan transaksi pada siklus penerimaan adalah penjualan (13) yang berarti masuknya pesanan (order). Berdasarkan pesanan yang masuk maka dipersiakpakn order penjualan (14). Order penjualan merupakan sumber data yang mengawali siklus penerimaan. Secara umum order penjualan ini dapat berasal dari telepon, purchases order dari konsumen, order penjalan yang diisi oleh tenaga salesman dilokasi konsumen, order penjualan yang dikomunikasikan dengan menggunakan EDI( Elektronik Data Intercharge), dan yang sekarang mulai terkenal adalah memalui e-Commerce. Dengan teknologi e-Commerce ini pelanggan bisa mengisi order penjualan sendiri dengan menggunakan fasilitas internet. Penanganan persediaan Ketika order penjualan dibuat dan disetujui, stock persediaan dicek melalui sistem persediaan secara manual, on line atau internet. Bila order tidak bisa dipenuhu maka akan dibuatkan order kembali (back order) dengan satu tembusan ke gudang yang mengindikasikan bahwa barang akan segera dikirim begitu sampai di gudang. Persediaan barang digudang (16) akan berkurang karena penjualan. Berdasarkan order penjualan dan persediaan yang dikeluarkan dari gudang, maka disiapkanlah Faktur jual yang juga berfungsi sebagai bukti pengiriman (17). Barang kemudian dikirim (18) ke konsumen dengan menggunakan faktur yang harus di tandatangani sebagai bukti penerimaan (19). Penagihan piutang Setelah barang yang dikirim diterima dan faktur ditandatangani, maka langkah selanjutnya adalah proses penagihan piutang (20) berdasarkan faktur yang telah ditandatangani tersebut Piutang dagang Tagihan kepada konsumen akan meningkat karena adanya transaksi. Untuk mengendalikan piutang perusahaan biasanaya memiliki aging schedule yang memberikan informasi tentang aktivitas penagihan piutang, piutang yang akan jatuh tempo. Dengan aging schedule manajemen akan mengetahui kapan taguhan akan bisa ditagih, jumlah tagihan dan kepada siapa saja. Penerimaan kas Siklus penerimaan berakhir ketika konsumen membayar kas (21) atau check untuk barang yang diterimanya. Jumlah kas yang diterima mungkin merupakan pembayaran faktur terkahir atau pembayaran atas semua hutang pembayaran.

13

2.2.6 Siklus Pengeluaran


Siklus pengeluran merupakan tahap-tahap yang melaksanakan proses pengeluran dalam hal ini adalah uang. dilakukan selama

Rencana Penjualan
5

Penjual

Permintaan Pembelian (PP)

Order Pembelian (OP)

simpan
2

simpan
6

Persediaan Bahan Baku

Penerimaan Kopi LP
11

simpan
9

Laporan Penerimaan (LP)

Bandingkan PP, OP, LP dan HUtang


8

Invoice Penjual

OP, PP, LP

Siklus Akunta nsi

10

Check untuk penjual

Gambar 2.4 Siklus pengeluran  Pembelian Rencana penjualan (1) seringkali membantu perencanaan dalam pengadaan barang untuk dijual kembali atau diproduksi. Umumnya order pembelian (OP) dipersiapkan berdasarkan perkiraan/rencana penjulan. Disamping itu, order pembelian juga bisa dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh sistem persediaan yang menunjukan jumlah dibawah atau sama dengan titik pemesanan kembali (reorder point) (2). Dengan input dari sistem

14

persediaan tersebut, permintaan pembelian (PP) (3) dikirim ke bagian pembelian yang selanjutnya akan membuat order pembelian (4) untuk dikirimakan ke penjual atau suplier. Bagian pemebelian harus menentukan penjual mana yang dapat memenuhi barang yang diperlukan. Dalam sistem yang berbasis komputer seringkali OP dikeluarkan secara otomatis sedangkan PP tidak dikeluarkan, hanaya sebagai input untuk dibuat OP. OP dapat dianggap sebagai dokumen dasar yang mengawali siklus pengeluaran. Satu kopi OP disimpan dibagian pembelian (atau cukup disimpan di database) dan yang asli dikirimkan ke penjual (5). Penerimaan barang Ketika barang diterima , bagian gudang membuat laporan penerimaan (7), sebagai buktu bawahwa barang-barang telah diterima, berapa banyak yang telah diterima, dan tanggal terimanya. Kopi LP dan barang diteruskan ke bagian persediaan (12). Transaksi ini dapat juga dilakukan melalui terminal komputer yang terletak pada bagian penerimaan barang, sehingga saldo persediaan dapat di update secepat mungkin. Dalam sistem manual, satu kopi disimpan di bagian hutang , dimana disana dibandingkan dengan PP (3), OP (4), dan faktur dari penjual (8). Hutang dan Pengeluaran Kas Bila semua data komputer termasuk permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan dan faktur dari penjual disetujui (9), maka hutang akan dicatat, penegeluran kas disetujui, dan check (10) ditulis untuk pembayaran kepada penjual.

2.2.7 Siklus Konversi


Sistem pengolahan Transaksi (SPT) pada perusahaan manufaktur sama dengan SPT pada perusahaan dagang kecuali untuk siklus produksi. aktivitas utama dalam siklus produksi meliputi persiapan order pekerjaan daru penjual atau rencana produksi, permintaan bahan, alokasi biaya terhadap produk yang diproduksi, akuntansi biaya tenaga kerja yang dibebankan terhadap produk, dan bertambahnya persediaan barang jadi.  Order Produksi (pekerjaan) Pada awal siklus produksi, order produksi (27) dibuat berdasarkan kepada rencana produksi dan status persediaan yang ada di gudang. Data yang masuk kedalam order produksi berasal dari daftar bahan-bahan dan jadwal produksi. Permintaan bahan baku Transaksi kedua yang diperlukan untuk memproduksi barang adalah permintaan bahan baku (28) atau komponen. Bahan baku yang dibutuhkan kemudian diberikan (29) ke bagian produksi. Permintaan mungkin diproses secara otomatis kalau menggunakan CAM (computer aided manafucturing ) atau sistem MRP.

15

Alokasi biaya produksi Tahap selanjutnya yang harus dilakukan karyawan bagian produksi adalah membuat barang yang dipesan dan mengalokasikan biaya tenaga kerja yang digunakan (30) dan (31) untuk setiap pekerjaan yang dilakukan. Seperti biasanya biaya-biaya ini diringkas dan dirinci pada rincian biaya produk (32).
25

Rencana Pemasaran

Rencana Produksi

Rencana Pengadaan

Order Pekerjaan

27

Daftar Bahan-

bahan
26

Jadwal produksi

Barang jadi

34

Simpan

28

Permintaan bahan baku

Rincian Biaya

tenaga kerja

32 29

30

Bahan baku
yang dipakai

31

Distribusi tenaga kerja

Penggajian

33

Jurnal ke siklus akunansi

Cek Penggajian

Gambar 2.5 Gambar Siklus Konveksi


16

Gaji pembayaran gaji dilakukan berdasarkan perhitungan absensi yang dilakukan oleh kartu absen atau alat absen elektronik yang lain. Berdasarkan kepada jumlah absensi yang tercatat dari setiap karyawan maka dilakukanlah perhutungan biaya gaji yang harus dibayar untuk setiap karyawan. Persediaan Ketika proses produksi selesai, produk yang dihasilkan kemudian ditransfer ke persediaan barang jadi untuk dijual. Persediaan barang jadi akan meningkat setiap ada proses produksi yang selesai.

2.2.8 Siklus Akuntansi Keuangan


Siklus akuntansi keuangan bekaitan dengan siklus sebelumnya, dimana semua dokumen yang digunakan dalam tahap pengolahan transaksi diberi nama untuk pengendalian dan referensi. Siklus ini lebih merupakan proses ringkasa dan posting. Pada proses in buku besar untuk penjualan, biaya penjualan, persediaan, hutang , piutang, kas, gaji, aktiva tetap diposting secara batch dari berbagai jurnal.
22

jurnal penerimaan kas

Setoran Bank

Jurnal penjualan
23 24

Jurnal pembelian

Posting ke buku besar

Buku Besar

Menyiapkan laporan keuangan

Jurnal pengeluaran kas

Buku cek

Cek ke penjual

Laporan Keuangan

Gambar 2.6 Siklus Akuntansi Keuangan

17

Inti dari siklus akuntansi keuangan adalah sistem buku besar (sistem GL) yang meringkas aktivitas organisasi secara keuangan. Buku besar merupakan sumber data untuk laporan keungan dan perencanaankeuangan dalam sistem informasi manajemen. Ketika transaksi terjadi di siklus penerimaan, pengeluaran, dan produksi catatan atas transaksi tersebut kemudian di jurnal (22). Jurnal merupakan penyederhanaan dari aspek keuangan suatu transaksi. Transaksi-tansaksi yang dijurnal kemudian dimasukan (posting) ke buku besar. Berdasarkan data-data yang ada di buku besar ini lah maka dibuat laporan keuangan (24) yang biasanya dibuar per periode tertentu.

18

BAB III KESIMPULAN

Sistem informasi akuntansi pada sadarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengolahan transaksi, Sistem pengolahan transaksi yang merupakan subsistem informasi akuntansi ada diberbagai fungsi operasional organisasi karena itu sistem informasi akuntansi meruoakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen. Sistem informasi akuntansi digunakan perusahaan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan adanya transaksi keungan baik yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Sistem informasi akuntansi mengolah data dalam jumlah besar karena didalamnya meliputi berbagai aktivitas pengolahan transaksi seperti aktivitas pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan dan dokumentasi diberbagai fungsi operasi atau bagian suatu oranisasi.

19

DAFTAR PUSTAKA
Loudon (1998), Manajemen Information System: New Approach to Organization and Technology, 5th, Prentice Hall International, Inc. USA Mc Leod (2001), Manajemen Information Systems:A Study of Computer-Based Information Systems, Macmillan Publishing Company, New York

20