El estilo de direccin ms extendido es el del "jefe gaviota".

Un directivo te asigna una tarea, se esfuma y slo aparece de nuevo cuando has cometido un error; entonces regresa volando, hace un ruido ensordecedor, se te echa encima, y vuelve a levantar el vuelo. Si usted lee el libro de Donna Genett sobre delegacin, esos vuelos intiles dejarn de ser necesarios.
Ken Blanchard, coautor de El consejo del jardinero y de El manager al minuto

DELEGA!
UN MODELO PARA CREAR EQUIPOS DE

ALTO RENDIMIENTO
DONNA M. GENETT

Ttulo original: If You Want It Done Right, You Don't Have to Do it Yourself Editor original: Quill Driver Books/Word Dancer Press, Inc., California Traduccin: Carlos Martnez Rueda Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente prohibida, sin la autorizacin escrita de Los titulares del Copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin parcial o total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografa y el tratamiento informtico, as como La distribucin de ejemplares mediante alquiler o prstamo pblicos. 2004 by Donna M. Genett Los derechos de publicacin de la presente obra fueron negociados Inc., New York y Ute Krner Literary Agent, S.L, Barcelona. 2005 by Ediciones Urano. S. A. Aribau, 142, pral. - 08036 Barcelona www.empresaactiva.com www.edicionesurano.com ISBN: 84-95787-77-6 Depsito legal: B - 24.770 - 2005 Fotocomposicin: Ediciones Urano, S. A. Impreso por Romany Valls, S. A. - Verdaguer, 1 - 08786 Capellades (Barcelona) Impreso en Espaa - Printed in Spain

travs de Rights Unlimited,

EMPRESA ACTIVA Argentina - Chile - Colombia - Espaa Estados Unidos - Mxico - Uruguay Venezuela

ndice
ndice .................................................................................................................................................... 3 Agradecimientos................................................................................................................................... 4 Introduccin .......................................................................................................................................... 5 1. Les presento a Jones y a James: tan parecidos pero tan distintos .................................................. 6 2. James se apunta al curso de cmo delegar con eficacia ................................................................. 9 3. La hora de dar el segundo paso ..................................................................................................... 15 4. James define la autoridad .............................................................................................................. 19 5. Otro tropiezo, aunque bien est lo que bien acaba ........................................................................ 25 6. Al trabajar con su jefe, James aplica los pasos para una delegacin eficaz de una forma nueva . 30 7.Por qu est silbando James? ...................................................................................................... 32 Acerca del autor ................................................................................................................................. 35

Agradecimientos
Quiero agradecer a mis clientes, que han compartido conmigo sus anhelos y temores, sus retos y sus xitos. Ha sido y sigue siendo un enorme placer trabajar con ellos. He aprendido tanto de vosotros! Agradezco a mi familia y amigos por su apoyo y su nimo. Dedico un agradecimiento especial a aquellos que leyeron los primeros borradores de este libro y que me dieron sus impresiones y aliento: Aleta Edwards, Michael Dennis y Frank Hagel. Gracias a Greg Winston y Warren Farrell por proporcionarme mis primeras nociones acerca de la edicin de un libro. Un agradecimiento enorme para la responsable de la edicin de este libro, Joyce Quick, por su ayuda y direccin, y por darle vida a mi propuesta inicial. Espero que sta sea slo la primera de muchas otras colaboraciones futuras. Y por ltimo, gracias a Stephen Blake Mettee, director de la editorial, por tomar la decisin y por hacer la llamada de telfono que hicieron de este libro una realidad. Espero con ilusin participar con vosotros en esta aventura.

Introduccin

He dedicado los ltimos quince aos a ayudar a ejecutivos a desarrollar todo su potencial. Cada uno de ellos se pona en contacto conmigo con unas pretensiones y unos objetivos diferentes. Los problemas que ellos (o sus organizaciones) me exponan eran tan dispares como los ttulos de sus cargos. Inevitablemente, en algn punto del proceso de asesoramiento, acab ensendoles a todos y cada uno de ellos a mejorar su capacidad para delegar. Todos mis pupilos se mostraron agradecidos, aliviados y dispuestos a intentarlo. Pero yo no llegu a ser consciente de la increble trascendencia y utilidad de todo ello hasta una semana del mes de marzo de 2002. A lo largo de esa inolvidable semana trabaj con veinte personas. Como era habitual, cada uno de mis clientes se present con unas preocupaciones distintas, ya fueran el sentimiento de exceso de trabajo o el anhelo de conseguir que sus equipos aprendieran a relacionarse con los empleados ms complicados. Pareca que, independientemente de los sntomas, la cura era siempre la misma: aprender a delegar ms eficazmente. Yo ofrezco varios tipos de servicios de consultora, por lo que no me resulta habitual encontrarme con una situacin tan centrada en un solo mbito como ocurri en este caso. Pero lo ms revelador fue ver cmo tanta gente responda de una forma parecida al proceso de delegacin que les haba enseado. Comentarios como: Ojal hubiera aprendido esto hace aos, Esto cambiar mi vida! y Por qu no ensean este tipo de cosas en los cursos de postgrado? eran habituales. Pero el ms comn de todos era: Todos los directivos podran sacar partido de esto. Es un mtodo excelente! Debera escribir un libro! As que segu su consejo. Dado que yo misma he desempeado responsabilidades directivas, tena claro que quera escribir un libro cuya lectura fuera rpida y formativa, y que adems ofreciera algo capaz de generar un impacto positivo desde el mismo momento en que se llega a la ltima pgina. Un libro simple y prctico, pero que al mismo tiempo fuera capaz de cambiarle la vida al lector, si lleva a la prctica su mensaje. Espero que ustedes respondan ante este poderoso proceso de la misma forma que mis clientes. Feliz delegacin!

1
Les presento a Jones y a James: tan parecidos pero tan distintos
John Jones Jr. y John James Jr. no eran unos primos tpicos. Crecieron en la misma ciudad, en la misma calle, puerta con puerta uno del otro. Sus madres eran gemelas idnticas y amigas inseparables, y se casaron con John Jones y John James prcticamente al mismo tiempo. Sorprendentemente, los dos hombres tambin eran grandes amigos desde la infancia. Y lo que es todava ms extraordinario, los dos John Jniors nacieron el mismo da, en el mismo hospital, y a sus madres les correspondi compartir la misma habitacin doble. Dado que con cuatro Johns en un crculo tan prximo se creaba un gran lo, en la familia a los primos los llamaban Jones y James. Con el tiempo, todo el mundo acab adoptando esos nombres. Nadie saba con certeza si el gran parecido de los dos primos era atribuible a sus madres gemelas. Pero eso no importaba; los primos parecan y se comportaban como si fueran gemelos. Antes de ir a la guardera, los dos cros ya haban descubierto el arte de confundir aposta a la familia y a sus amigos. En la escuela an perfeccionaron ms esa habilidad. En el instituto pasaban casi todo el tiempo juntos, iban a las mismas clases y practicaban los mismos deportes. Estaban igualmente dotados tanto para los estudios como para los deportes. Los dos primos se matricularon en la misma universidad y siguieron asistiendo a las mismas clases. A pesar de que haba quien los criticaba por ello, cualquiera que se fijara con atencin poda darse cuenta de que no hacan nada de esto a causa de algn tipo de dependencia. Lo cierto es que realmente disfrutaban haciendo las mismas cosas y que les encantaba hacerlas juntos, por decirlo de alguna forma. Cuando acabaron la universidad, siguieron su costumbre de dejar maravillado a todo el mundo (a estas alturas ya nadie se sorprenda de nada, simplemente les pareca divertido y curioso) y se casaron con dos hermanas gemelas en una ceremonia conjunta. Tuvieron hijos al mismo tiempo. Empezaron a trabajar en la misma empresa, y compraron sus casas en la misma manzana. Y lo que es ms, los dos desempeaban satisfactoriamente sus respectivos trabajos. Todos eran felices. El futuro era prometedor. Y todo iba bien, hasta que Jones y James fueron ascendidos a puestos directivos. Sus despachos no se encontraban en la misma planta, as que, al principio, apenas se vean, y durante un cierto tiempo ambos supusieron que el otro segua, como era costumbre, una trayectoria igual a la suya. Y, sin embargo, ya no se trataba de una suposicin cierta. James empez a percibir una diferencia. Y no se trataba de algo insignificante. Y lo que era peor an, le pareca que iba en aumento! Lo que ocurra es que Jones sala de su casa despus de haber tomado un buen desayuno y regresaba temprano para poder cenar con su familia. Los horarios de James no eran ni de lejos tan regulares. De hecho, la agenda de james pareca haber sufrido una explosin. Con frecuencia se saltaba el desayuno para poder llegar a su despacho un poco ms temprano. La hora de regreso a casa estaba en funcin de la cantidad de incendios que tuviera que apagar cada da y del montn de cosas que tuviera pendientes sobre su mesa.

No slo eso; Jones todava poda hacer las cosas que le gustaban; jugaba al golf, fabricaba muebles, lea libros sobre la Guerra Civil, iba con sus hijos de camping, James, por su parte, tena tantas cosas que deba hacer que pocas veces dispona del tiempo para aquellas que simplemente deseaba hacer. La mujer de Jones le regal para su cumpleaos un viaje para los dos a Hawai. La mujer de James apenas le diriga la palabra, algo que le llegaba muy dentro tanto de su corazn como de su mente. Jones tena un aspecto excelente: buena salud y una buena forma fsica. Gracias probablemente al golf y al sol. Todava sala a correr entre tres y cuatro veces por semana. Cuando James diriga su mirada hacia abajo, vea su barriga, y adems se senta fatigado con ms frecuencia de lo que hubiera querido reconocer. La permanente falta de energa que senta le provocaba una gran dependencia del caf, que l pensaba que lo espabilaba, pero que en realidad slo le provocaba malhumor. En el trabajo, pareca que Jones estaba siempre charlando y riendo con los miembros de su equipo, y sola tomar parte en diferentes actividades, tanto dentro de la empresa como en su comunidad. Era evidente que le gustaba ensear a los dems, y no escatimaba su tiempo. James, por el contrario, no dispona de tiempo para nadie. Adems, incluso si hubiera sido capaz de encontrar tiempo libre, tampoco hubiera dispuesto de la energa necesaria. Cada vez ms, lo nico que deseaba era terminar su jornada, regresar a su casa y meterse en la cama. James haba odo decir que el jefe de Jones era un excelente director de equipo. Ciertamente, pareca relajado y contento entre su tropa. De hecho, todo el mundo en el departamento de Jones pareca estar contento y relajado. No era de extraar. Cumplan, e incluso superaban sus objetivos, hacan bromas y salan a la hora. Por desgracia, el departamento de James se estaba quedando cada vez ms rezagado. No estaban alcanzando sus objetivos. El jefe de James era una persona preocupada y al acecho. El equipo de James estaba nervioso y quisquilloso, y su familia estaba, bueno, nerviosa y quisquillosa tambin. Adems, ltimamente James no se acababa de encontrar bien del todo. A veces tena dolores de cabeza y molestias en el cuello, y estaba empezando a perder la esperanza de seguir la estela de Jones. No le pareca justo. Como su primo, James haba sido siempre un gran trabajador. Mientras no haba tenido a nadie ms de quien preocuparse, haba sido capaz de alcanzar todo lo que se haba propuesto. Ahora que era un directivo, no slo tena que hacer su trabajo, sino que tena tambin que lograr que su equipo cumpliera. Y el trabajo tena que estar a la altura de las exigencias de la empresa. Si no lo estaba, tena que ocuparse l de solucionarlo. Y cada vez le costaba ms contar con la colaboracin de su gente. Daba la impresin de que no saban lo que tenan que hacer, y cuando lo hacan, les llevaba demasiado tiempo. El trabajo suplementario que tena que asumir un directivo le pareca enorme. Tena informes que escribir y otros que supervisar. Memorndums y revistas profesionales que leer. Reuniones a las que deba asistir. Y adems de todo esto, tena que cumplir labores administrativas: evaluaciones de empleados, contrataciones, despidos, y con ms frecuencia de la que le gustara, reprimendas.

A los odos de James haban llegado algunas quejas, relacionadas sobre todo con su falta de disponibilidad, pero tambin con el mal genio que mostraba con excesiva facilidad. Pero, con toda su carga de trabajo, no dispona del tiempo suficiente para estar con su gente, y con frecuencia se encontraba tan agotado y estresado que olvidaba comportarse con tacto. Su jefe le sugiri que delegara ms, pero cada vez que James intentaba pasar parte de su carga de trabajo a alguien, acababa teniendo ms cosas que hacer y no menos. Normalmente la tarea no estaba bien hecha, y le tocaba a l arreglar el desastre consiguiente. James siempre haba pensado, como sola decir su padre, que si quieres que algo salga bien, tienes que hacerlo t mismo. Pero ahora se estaba empezando a cuestionar la sensatez de esta desconfianza, propia de un vaquero. Qu ocurre cuando uno no puede hacerlo todo, cuando la tarea es tan ingente que requiere de varias personas, incluso de mucha gente? Estaba empezando a plantearse si el dinero que iba aparejado con el ascenso vala el precio que l y su familia estaban pagando. Sin embargo, no quera perder ni esos ingresos ni las oportunidades que conllevaba esa promocin. Se senta paralizado. Un da, mientras regresaba en coche a su casa, despus de haberse saltado la cena con la familia por culpa de un problema en el trabajo, James lleg a una conclusin. Tena que acabar con esa parlisis y hacer algo. Algo diferente. Quizs algo que incluso nunca hubiera hecho hasta entonces. Quiz ms de una cosa. Algunas de esas cosas podran resultar dificultosas, otras aburridas. Pero nada de eso le preocupaba. Estaba harto de sentirse cansado, y estaba dispuesto a hacer lo que fuera para conseguir unos resultados diferentes. Esos resultados que justamente reconoca cuando observaba a Jones. Cuando entr en el aparcamiento de su casa, los puntos cruciales relacionados con el cambio que rondaba por la cabeza de James ya no afectaban al cundo o al si, sino al cmo y al qu.

2
James se apunta al curso de cmo delegar con eficacia
James siempre haba sido capaz de resolver bien sus problemas, al menos hasta haca poco. Lleg a la conclusin de que la mejor forma para empezar a cambiar su situacin era hablar con Jones. Por su parte, Jones haba estado algo preocupado por James. En los ltimos meses haba observado que James daba la impresin de estar sobrecargado de trabajo y estresado, pero tambin conoca bien a su primo. En su familia no se reciban bien los consejos no solicitados. A ninguno de los dos primos le gustaba ni darlos ni recibirlos. Jones haba decidido que era mejor mantenerse al margen y esperar a que James se acercara. As que cuando james le propuso comer juntos, algo para lo que James pareca no tener nunca tiempo ltimamente, Jones reaccion como si no pasara nada extraordinario. Pero era seguro que se trataba de algo relevante; en realidad era muy extraordinario. Era la primera vez en sus vidas que vivan algo muy diferente. Bueno, Jones dijo James, dando a su primo un golpe amistoso en el hombro, como solan hacer cuando eran nios. Cmo te va? Te gusta ser un directivo? Jones sonri. Tuve mis dudas al principio, pero ahora me gusta. Me satisface, y tengo la impresin de que lo hago bien. Me gusta estar al frente. Es muy gratificante. James le devolvi la sonrisa. Gratificante no era precisamente la palabra que l escogera. Haba Llegado el momento de profundizar un poco ms. Pero, ms concretamente, qu es lo que te gusta? Jones inclin ligeramente su silla hacia atrs, balancendose suavemente. Esa es una buena pregunta, y en realidad, le estoy dando vueltas ltimamente. Creo que una de las razones es que me gusta contribuir a que la gente crezca y se desarrolle. Sabes, darles la oportunidad de que destaquen. Me encanta construir un equipo que sea capaz de triunfar y observar lo bien que esto le sienta a todo el mundo. Me gusta asumir nuevos retos y compartirlos con todos, el equipo al completo, y bueno, movilizarlos, por decirlo de alguna forma. Jones hizo una pausa y prosigui. En mi experiencia, hay pocas cosas que satisfagan ms que ser parte de un equipo que triunfa.

Se inclin hacia delante, y ya con las cuatro patas de la silla en el suelo, se qued mirando a James, que estaba pensativo. No parece que tengas una carga excesiva de trabajo dijo James. Jones asinti. Entonces, cul es tu secreto? Cmo te las arreglas? Tienes un clon en algn lugar que se presenta un par de veces a la semana mientras duermes y se encarga de hacer tu trabajo? Jones se ri. Dime dnde puedo encontrar uno de esos! No, no tengo ningn clon, pero mi equipo y yo compartimos equitativamente la carga de trabajo. Funciona de maravilla. Analizo los puntos fuertes y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y tambin tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en funcin de las conclusiones. Yo delego. Jones temi haber hablado como dando un sermn. Todo eso parece demasiado fcil dijo James, y ahora se le haba despertado la curiosidad. Parece sacado de un manual de una escuela de negocios. Mira, se trata de m. Dime la verdad. Cuando le encargas a alguien que haga algo, no suele aparselas siempre para hacerlo mal? Delegar no implica simplemente que despus tendrs ms trabajo que corregir? Jones sonri. S, por supuesto, eso puede pasar, sobre todo al principio. Yo pensaba que se deba a que en el equipo todos eran unos vagos o estaban desmotivados, o a que sencillamente no eran lo suficientemente competentes. Pero Jennifer, que depende directamente de m, me sac de mi error. Ahora s que James estaba interesado de verdad. Bromeas? Cmo pudo hacerlo? Quiero decir, por qu necesitabas que te corrigiera? Bueno, ahora resulta hasta gracioso le explic Jones, pero en aquel momento me sent avergonzado. Podra decir que desconcertado. Vamos, cuntamelo dijo James, dando una palmada a Jones. Como en los viejos tiempos. Est bien dijo Jones, preparndose para entrar en materia. No recuerdo exactamente cundo ocurri, pero fue poco despus de que empezara a dirigir el departamento. Le ped a Jennifer que hiciera un encargo sencillo. A m me pareca que todo estaba claro y me dio la impresin de que ella haba entendido de qu se trataba lo que le estaba pidiendo que hiciera. As que me fui tranquilamente a mi despacho y esper a que ella me dijera algo. Al cabo de un rato, ese mismo da, ella me trajo algo totalmente diferente de lo que yo esperaba. Yo no estaba contento en absoluto e intent transmitrselo, con suavidad, porque no quera herir sus sentimientos. Vaya, creo que fall estrepitosamente! Qu ocurri? Por alguna razn, James se senta mejor cuando oa a Jones explicar que se haba equivocado. Jones tambin es humano, pens. Est bien recordarlo. Fue muy impresionante. De verdad se despach a gusto conmigo! Jones volva a sonrer de nuevo. Cmo? Ests bromeando! Le permitiste que se saliera con la suya?

Bueno, eso es lo que resulta gracioso, al menos en retrospectiva. Ella dio de lleno en el blanco! Realmente me traspas. Lo que yo consideraba que haba sido un error suyo, en realidad era mo! Y esa conversacin, que yo esperaba que iba a servir para amonestar a Jennifer, acab por ponerme a m en mi lugar. Tena razn en todo lo que me dijo! No poda discutirle nada. Fue una autntica cura de humildad. James trag saliva y se aclar la garganta. Cmo era posible que James encontrara tan divertido que le humillaran? Pero, qu es lo que te dijo, si no es indiscrecin preguntar? En absoluto. Lo nico que dijo fue la pura verdad. Me dijo que el problema no radicaba en su incapacidad para llevar a cabo esa tarea. Yo saba que ella era capaz, porque de otro modo no se lo habra pedido. El problema estaba en mi falta de claridad acerca de lo que yo realmente quera. Cmo? Tu falta de claridad? Explcamelo otra vez. Yo le haba pedido algo que ella no haba hecho nunca. Le ped que preparara un prospecto para nuestra nueva campaa. Saba que tena habilidades artsticas y pens que le gustara tener una oportunidad para utilizar su creatividad. Pero lo que me trajo no se pareca en nada a lo que yo haba imaginado o deseado. No responda al carcter de nuestra imagen corporativa. Y no slo eso, sino que tampoco su contenido era correcto. Ella haba hecho un prospecto, es verdad, y eso era exactamente lo que yo le haba pedido, pero no cumpla los objetivos ni de lejos. Cuando empec a hablar y explicarle todo lo que no haba hecho bien, ella me interrumpa a cada momento. "No dijiste que tena que ser de ese modo", "no dijiste que tuviera que tener ese formato", "no me especificaste que deba explicar eso". Al final, levant las manos y dijo: "Si me hubieras dicho todo esto desde el principio, yo habra hecho lo que me pedas, y nos habras ahorrado a los dos un montn de tiempo, por no mencionar esta desagradable conversacin11. Cuando me recuper del susto, me di cuenta de que tena razn. Para m no haba resultado agradable decirle que se haba equivocado, y a ella tampoco le hizo mucha ilusin escucharlo. Y lo que agravaba el tema era saber que ella poda haber hecho un trabajo excelente si yo hubiera sido ms claro en relacin con los detalles. Quedamos de acuerdo en que a partir de ese momento los dos intentaramos estar seguros de que ella haba entendido con claridad lo que yo esperaba. Ahora, cuando delego una tarea en Jennifer, soy muy claro y detallista. Incluso le pido que repita lo que le he dicho para confirmar que me ha odo perfectamente. Es una garanta. James permaneci en silencio un momento, asimilando todo esto. Vaya dijo por fin, es sencillo, pero tremendamente importante. La verdad es que yo nunca me lo haba planteado de esta forma. Jones sonri y le dio una palmada en el brazo a James. Yo tampoco lo haba hecho, viejo amigo. Yo tampoco. Mientras James se diriga hacia su despacho, rebas mentalmente algunas de las tareas que haba asignado ltimamente. Haba cometido el mismo error en todos los casos: no haba sido lo

suficientemente explcito. Ahora comprenda, desde el punto de vista de su gente, por qu hacan lo que hacan. Antes lo nico que vea era que no haban cumplido lo que l quera. Una vez en su despacho, escribi la siguiente frase en su pizarra, en la que sola apuntar sus reflexiones ms importantes:

Definir claramente y explicar cada tarea Ser explcito Pedir que lo repitan para garantizar que han comprendido lo que se espera de ellos

Esa tarde, James llam a Jason a su despacho. James le haba estado dando vueltas a un encargo reciente que le haba hecho a Jason. No haba salido nada bien. La conversacin que se produjo despus tampoco haba ido por buen camino, y desde entonces se perciba cierta tensin entre los dos. Durante las ltimas horas haba tratado de ver la situacin desde la perspectiva de Jason, para comprobar si lo que haba aprendido haca muy poco poda explicar lo que haba sucedido entre los dos, y quiz tambin a mejorar la situacin. Jason dijo James. Te acuerdas del trabajo que te asign la semana pasada? Sobre el que discutimos ms tarde? Jason mir hacia la ventana. Claro que me acuerdo. Cmo haba de olvidarlo? James prosigui, intentando no enojarse. Crees que realmente habas comprendido lo que yo quera cuando te hice el encargo? Por favor, s sincero. Jason mir a James y luego hacia la ventana otra vez. Bueno, no, creo que no lo comprend del todo. Pero pens que podra averiguarlo por m mismo. Pero no lo logr, como ya me informaste. Por qu quieres saberlo? James sonri, intentando que Jason se sintiera cmodo. Bien, he estado dndole vueltas intentando comprender lo que ocurri. As que djame hacerte otra pregunta. Si no entendiste del todo lo que yo quera, por qu no me pediste que te lo aclarara? Porque dijo Jason con tono de voz elevado, que sorprendi a los dos. Baj el volumen y prosigui no quera que pensaras que soy un ignorante. Adems, estaba casi seguro de haber entendido, en general, lo que esperabas. Sencillamente, no me di cuenta de esos detalles hasta que t me los sealaste.

Ya veo. James se frot la barbilla, que necesitaba un afeitado. Ahora se daba cuenta. Desde el punto de vista de Jason, deba ser realmente duro pedir explicaciones. Tena miedo de parecer no suficientemente inteligente, as que supuso que saba lo suficiente como para poder avanzar. Por supuesto, no era as. Cmo poda Jason saber lo que James no se haba tomado la molestia de explicar? Gracias, Jason. Eso es todo por ahora. Te agradezco tu colaboracin. De nada dijo Jason, dirigindose hacia la puerta sin comprender muy bien de qu iba todo aquello. Otra cosa, Jason aadi James levantando la mano. S? Lo siento. Jason se qued petrificado, aunque slo durante un momento. Gracias, jefe dijo suavemente, mientras estrechaba la mano de James. Cuando Jason sali de su despacho, James esboz una amplia sonrisa. Se senta bien por primera vez despus de mucho tiempo. Todava sonrea cuando sali del edificio y se dirigi al estacionamiento, saludando a la gente mientras caminaba. Segua sonriendo cuando lleg a casa y todo el mundo le sonrea a l. Estaban encantados al ver a James sonrer de nuevo. Haba pasado tanto tiempo... Al da siguiente, James todava se senta bien. Se prepar para poder delegar con ms eficacia. Busc entre los montones de papeles sobre su mesa, y prepar pequeos grupos para cada miembro de su equipo y uno para l mismo. Organiz cada pila en funcin de su dificultad. Haba decidido empezar por las tareas ms pequeas y simples, en parte porque era consciente de que tena tanto que aprender acerca del proceso de delegar como su equipo acerca de las cosas que l se dispona a delegarles. Antes de delegarlas, reflexion profundamente sobre cada uno de los encargos. Si tena la intencin de delegar con claridad esos trabajos, antes que nada deba tenerlos l mismo muy claros. Qu esperaba exactamente? Cmo deba ser el resultado final? El hecho de estar bien preparado antes de reunirse con su gente le haca sentirse ms seguro. James se dirigi a su pizarra, y encima de lo que haba apuntado el da anterior, escribi:

Prepararse con antelacin

Cuando dieron las cinco y media de esa tarde, James ya se haba reunido con codos los miembros de su equipo. Les haba explicado con total claridad lo que quera que hicieran y cules eran los resultados que esperaba. Fue muy especfico a la hora de definir aquellos aspectos de los trabajos en los que se poda aplicar la creatividad y la flexibilidad, y aquellos que deban hacerse de un modo determinado. Despus de haber explicado a cada uno sus tareas, les pidi que repitieran de nuevo lo que haban escuchado. En algunos casos, la persona lo haba entendido a la primera. En otros, fue necesario aclarar algunos detalles secundarios, Se daba cuenta, con pesar, de hasta qu punto haba sido poco claro con anterioridad, y aprendi una leccin nueva acerca de la razn por la que su gente sola defraudarle. A pesar de ello, conservaba su sonrisa. Al final de esa semana, todos haban finalizado los trabajos delegados a la perfeccin. James se senta tan contento y agradecido que estaba exultante. Se haba quitado un gran peso de encima. Se senta alegre, igual que los miembros de su equipo. Haca mucho tiempo que la gente de su departamento no estaba tan sonriente. Se senta orgulloso de lo que haban logrado hacer juntos. Esa tarde, cuando lleg a casa, su mujer se le qued mirando con curiosidad. Notaba algo diferente. James daba la impresin de estar relajado, contento con la perspectiva del fin de semana. Como de costumbre, haba llevado su cartera a casa, pero esta vez estaba medio vaca, y l segua sonriendo. Su familia era un poco escptica en cuanto a la permanencia de este nuevo estado de nimo, pero les gustaba.

3
La hora de dar el segundo paso
La siguiente semana no result tan tranquila. El lunes James repas las nuevas tareas de cada una de las pilas de temas pendientes y procedi a delegarlas, una a una. Esto resultaba ahora ms difcil que la semana anterior y le llev ms tiempo dado que los cometidos ms sencillos ya estaban resueltos. Era lgico, porque tena que darle ms vueltas. Antes que nada, quera aclararse l mismo lo que deseaba exactamente. Esta vez dedic ms tiempo a cada uno de sus empleados para estar seguro de que cada encargo quedaba claro. En ocasiones tena que variar su modo de explicar las cosas para adaptarlo al estilo concreto de una persona, pero eso no le incomodaba. De hecho, esa parte funcion bastante bien. Sin embargo, a medida que la semana avanzaba, fue surgiendo un problema que acab siendo ineludible. El equipo no estaba cumpliendo los plazos de sus cometidos. James se plante si quiz la causa estaba en que notaban la carga extra de trabajo. Si era as, eso representaba un contratiempo serio, y su equipo no estaba preparado para afrontar nuevas dificultades, sobre todo justo cuando haban comenzado a aparecer nuevas esperanzas en el horizonte. Era el momento de tomarse un respiro. Necesitaba hablar con Jones. Buenos das, compaero dijo imitando lo mejor que pudo el acento australiano, mientras entraba en el despacho de Jones y se sentaba en una de las sillas dispuestas para las visitas. Oh exclam Jones, con un fuerte deje escocs. Mi corazn se alegra al verte de nuevo tan temprano., muchacho. Cmo va todo? Nada especial. De hecho he estado descargando en mi equipo parte del trabajo que tena sobre mi mesa esta semana. Estoy contento. Jones comprendi que esa era la manera que tena su primo de agradecer su colaboracin, dndole a entender que haba puesto en marcha los planteamientos de los que haban hablado. Magnfico! Y qu tal est funcionando, viejo amigo? dijo escogiendo un acento aristocrtico. James se levant, se acerc a la pared y enderez una foto en blanco y negro del puente de Brooklyn. En realidad, todo empez muy bien. De hecho, yo crea que el proceso iba bien. Pero ahora mi gente no est cumpliendo los plazos previstos. Mir a Jones, que asinti y sonri. Ah, claro dijo Jones. Qu quiere decir., Ah, claro? Tambin a ti te ocurri? Yo crea que todo se haba solucionado con Jennifer despus del incidente. Una oficina feliz desde entonces. Jones neg con la cabeza. Uy. Para nada. se fue slo el principio.

 Slo el principio? Eso no suena demasiado alentador. Pues, mira por dnde, s que lo fue! Pero no de forma inmediata. No. Todava tuve que aprender algunas cosas ms de Jennifer antes de llegar a delegar con eficacia. Pero al principio todo fue bastante bien. Despus de nuestra primera conversacin, de la que ya te habl, yo estaba satisfecho con ella y conmigo mismo. Eso dur unos cuantos das, hasta que le encargu el proyecto Simpson. Y qu es, si se puede saber, el proyecto Simpson? Bueno, digamos que era un tema muy importante y que el plazo de entrega era crucial. Se lo adjudiqu a Jen porque estaba seguro de que sera capaz de llevarlo a cabo. Le expliqu con claridad lo que quera, aquello que deba hacerse de un modo especfico, y aquello para lo que ella tena autonoma. Le ped que repitiera lo que le haba dicho y los dos quedamos convencidos de que haba quedado claro. Hasta el final del da siguiente no supe nada ms de ella, as que decid acercarme a su mesa y ver cmo le iba. Me respondi con una palabra: Bien. Me sent reconfortado y me limit a repetir: Bien. Bueno, y qu? Dnde estaba el problema? A James no se le ocurra qu era lo que poda estar fallando. Todava no haba ningn problema. O eso es lo que pareca en todo caso. Despus de repetir bsicamente la misma escena durante otros dos das ms, ya no me pude aguantar. Le ped a Jennifer que viniera a mi despacho, dispuesto a actuar con claridad y firmeza. Llegu incluso a ensayar lo que iba a decir. Tom notas. Mira, me senta profundamente decepcionado. Y as se lo transmit a ella. Le dije: Jennifer, despus del gran esfuerzo que hemos hecho para que todo quedara claro cuando te delego algo, no puedo creer que re ests dejando en la estacada de este modo. James se volvi a sentar y se mir la palma de la mano. Es decir..., le dijiste. Por supuesto eso era lo adecuado. Le lanz una mirada a Jones, y volvi a dirigir la vista hacia la palma de su mano. Uh, y por supuesto, no estabas en absoluto enfadado, verdad? Jones se ri. Oh, no. Yo, no. Pero, escucha, Jennifer estaba hecha una fiera. Dejarte en la estacada? dijo mirndome como si yo acabara de tirar zumo de zarzamora encima de su alfombra blanca recin comprada. Por favor, explcate, y por lo que ms quieras, s concreto. Tengo que admitirlo, en ese momento me llegu a preocupar, pero en definitiva enfrentarse con empleados poco productivos es parte del trabajo de un directivo, no es as? As que se lo expliqu directamente. Le dije que estaba seguro de que hubiera podido acabar con el encargo en un da, o dos a lo sumo. Le volv a repetir que estaba muy decepcionado. Le record que esa tarea tena un plazo ineludible. De acuerdo, y...

Bueno, en ese momento, ella explot y me hizo ver otra nueva y deslumbrante muestra de lo evidente. Te lo confieso, me sent como si me hubieran golpeado con un globo lleno de agua. Recuerdo sus palabras con exactitud. Dijo: De hecho, eso yo no lo saba. T nunca me dijiste que se trataba de algo urgente, y no me sealaste una fecha lmite. Qu esperabas, que fuera capaz de leerte la mente? Lo nico que pude articular fue: Ouch! Tena razn. Lo que en principio pareca un fallo suyo, en realidad era mo por no haber sabido transmitirle con claridad mis expectativas., y ahora ambos lo sabamos. James forz una sonrisa. Vaya. Qu es lo que hiciste finalmente? Jones se encogi de hombros. Qu es lo que poda hacer? Lo discutimos e incluimos los plazos de tiempo a la lista de elementos que yo deba comunicar a la hora de delegar. James asinti, sonri, se levant y le dio a Jones dos fraternales palmadas en la espalda. Esto no es como la tecnologa espacial, verdad? Jones neg con la cabeza. No. Pero s es necesario recapitular. Y has de aprender a perfeccionar tus cohetes a medida que vas avanzado. Aprendemos de nuestros errores, no es cierto? De vuelta a su despacho, James se sinti satisfecho porque estaba aprendiendo no slo de sus propios fallos, sino tambin de los de Jones. Escribi en su pizarra bajo la anotacin anterior:

Establecer con claridad los plazos en los que se debe finalizar una tarea

Mientras escuchaba su disco favorito en su ordenador, James repas una a una las tareas que haba distribuido a lo largo de la semana. Algunas eran urgentes. Estas eran las que provocaban ms preocupaciones y generaban ms estrs. Sin embargo, se haba concentrado de tal manera en

garantizar que las lneas maestras de cada encargo estuvieran claras y fueran correctas, que haba obviado sealar los plazos. Ni siquiera se lo haba planteado. James estableci los plazos para cada uno de los encargos y volvi a hablar con todos los miembros de su equipo, dejando claras las fechas lmite. Se sorprendi al ver que nadie se haba dado cuenta de que el tiempo era esencial. Y todos agradecieron esa nueva informacin. Las cosas parecan volver a funcionar sin sobresaltos en su departamento. James volva a sonrer. Se enfrasc en su propio trabajo, sintiendo plena confianza en que las tareas que haba delegado estaran resueltas de forma correcta y a tiempo. Una vez ms se dio cuenta de que su carga de trabajo iba disminuyendo, y se dedic a pensar durante unos minutos lo que esto poda implicar. Se senta bien. Muy bien. Esa tarde y durante el resto de la semana, James sali de la oficina una hora antes de lo que sola ser habitual. El viernes, durante la cena, cuando su mujer quiso saber qu era lo que haba cambiado para poder llegar a casa antes, l se levant, se acerc a su lado y le dio un gran abrazo, y le contest: Yo. James disfrut del mejor fin de semana en meses. Sin la omnipresente carga de trabajo que le esperaba sobre su mesa en el despacho agobindole mentalmente, se pudo relajar. De hecho, se senta ms ligero y ms alegre. El sbado, se dedic a reparar y lijar un bello arcn antiguo que haba adquirido en un mercadillo haca aos. Le ense a su hija el mejor modo de lijar la madera hasta dejarla suave como el satn. El domingo al medioda invitaron a los Jones a su casa para hacer una barbacoa. Era el primer domingo despus de mucho tiempo que no tena que esforzarse para estar preparado para el lunes. Sabes? Tienes un aspecto excelente, James le dijo Jones mientras se serva su tercera racin de ensalada de patatas. Haca tiempo que no te poda decir esto. James tir una aceituna al aire y la cogi con la boca. Gracias, Jones sonri. Por todo.

4
James define la autoridad
El departamento de James inaugur la semana con la moral alta. Todo el mundo pareca encontrarse bien. James saba que las tareas que les esperaban a todos eran ms difciles que las asignadas hasta el momento, as que una vez ms se concentr en sus deberes antes de despachar con cada uno de ellos. Tal y como haba hecho con anterioridad, defini claramente los aspectos ms flexibles y aquellos que deban tratarse de un modo determinado. Especific los plazos para finalizar cada encargo y traz las fechas lmite. Sin embargo, James todava se senta ligeramente inquieto debido al tiempo que le llevaba preparar todo esto. Una parte de s se inclinaba a simplemente lanzarse y hacerse cargo de esas tareas l mismo, o sencillamente encargrselas a alguien y confiar en que todo saliera bien. Pero ya saba a dnde le conduca ese camino. Y acordaba perfectamente la ansiedad y (a frustracin que padeca antes y las palabras que le haba dicho a su hija ese fin de semana mientras los dos estaban lijando juntos el viejo arcn. Cuanto mejor es la preparacin de una tarea, ms rpido se lleva a cabo y ms satisfecha te sientes una vez finalizada. Cuando lo tuvo todo a punto, James se reuni individualmente con cada miembro de su equipo para comunicarles los nuevos trabajos. Tuvo la impresin de que esas charlas haban ido bien. Cada empleado haba repetido lo que haba entendido en relacin con lo que l le haba comunicado, y la mayora pareca haber entendido bien lo que se esperaba de ellos. Cuando haba dudas, James discuta con cada uno el proyecto hasta que los dos estaban seguros de que todo haba quedado claro. Todo el mundo daba la sensacin de estar muy ilusionado con estos nuevos retos. Se pregunt si lo estaran considerando como un voto de confianza, porque, en realidad eso es lo que era exactamente. James sonri al recordar cmo Jason haba entrado en su despacho aquella maana simplemente para contarle que tena la impresin de que ltimamente el departamento funcionaba cada vez ms como un equipo y que l se senta como una parte activa del mismo. Qu reaccin tan estupenda! Este tipo de cosas no pasaba con excesiva frecuencia, verdad?. La euforia de James dur hasta la reunin que mantuvo con Josh el mircoles, fecha en la que deba finalizar su encargo, Para su sorpresa, Josh haba sobrepasado los lmites de lo que James quera que hiciera. Haba tomado una decisin que tena unas graves consecuencias. Las consecuencias afectaban a la reputacin de todo el departamento, y sobre todo de Josh. Por lo que afectaba a James, no senta vergenza sino confusin. Cmo haba podido ocurrir todo aquello? Haba sido tan cuidadoso. Haba dedicado tanto tiempo a aleccionar a Josh, y l le haba repetido la leccin perfectamente. Haba sido claro y concreto. Haba establecido unos plazos y una fecha lmite. Esta vez pas primero por la cafetera para comprar dos cafs americanos y dos bollos antes de dirigirse al despacho de Jones. No senta vergenza por el error cometido involuntariamente por un miembro de su equipo, y an menos se iba a avergonzar de comentarlo con Jones.

No lo comprendo dijo antes incluso de sentarse o abrir el paquete de la cafetera. Dime qu es lo que he hecho mal. Le expliqu con claridad a Josh su tarea. Le comuniqu los plazos de los que dispona. Me repiti todo lo que yo le haba pedido, y lo haba entendido todo a la perfeccin. De acuerdo? Sin embargo, Josh se extralimit mucho ms all de lo que le haba asignado. Tom una decisin para la que no estaba autorizado. Como es natural, la gente se ha dado cuenta, y no les ha hecho mucha gracia. Ah, eso dijo Jones mirando dentro de la bolsa de la cafetera. No me vengas con ah, eso protest James. Da la impresin de que no te parece un problema grave. Siempre surgen errores. En este caso no se han producido daos irreparables, verdad? Los rumores de la calle apuntan a que la empresa lograr sobrevivir. Y, ahora en serio, eso mismo me ocurri a m. Pero mi incidente tuvo lugar con... adivina con quin? Jennifer. Ests bromeando, no es cierto? S que has tenido problemas con ella. Es posible, pero de igual forma podras sacar la conclusin de que es ella la que ha tenido problemas conmigo! James dio un mordisco a su bollo, asinti y le hizo gestos con la mano que tena libre para que siguiera con la historia. Bien, a medida que fui delegando ms cosas en Jennifer, ella sigui haciendo su trabajo de maravilla, y pareca estar satisfecha con el incremento de sus responsabilidades. No pas mucho tiempo hasta que le adjudiqu un proyecto considerable, mucho ms complicado que cualquier otro que ella hubiera dirigido con anterioridad. Cuando se lo expliqu, yo era consciente de que deba ser muy claro acerca de los detalles y las fechas lmite. Ella pareci comprender todo lo que yo le haba transmitido. Cuando volvi con los resultados, casi me caigo de la silla! Haba adquirido compromisos para los que no tena ninguna autoridad y haba involucrado a personas que no tenan nada que ver. Era un desastre. James trag saliva y se limpi los labios. Y por lo que veo la empresa tambin sobrevivi. Pero qu es lo que hiciste? Qu dijiste? Bueno, puedes estar seguro de que no tena la ms mnima intencin de reproducir las conversaciones como las que ya habamos tenido, as que adopt una estrategia diferente. Le ped a Jen que me repitiera todo lo que recordara de la conversacin que mantuvimos cuando le encargu el proyecto por primera vez. Ella lo recordaba todo perfectamente, as que haba comprendido bien su misin. A continuacin le pregunt por qu haba asumido esos compromisos para los que no estaba autorizada y haba involucrado a toda esa gente sin antes consultarlo conmigo. Dijo que, basndose en lo que yo le haba dicho, ella haba sacado la conclusin de que se trataba de un proyecto suyo desde el principio hasta el final y de que tena que hacer todo lo que fuera necesario para que llegara a buen puerto. Dijo que tena la impresin de que los compromisos que haba adquirido y las personas a las que haba involucrado eran necesarios. Yo no estaba de acuerdo, pero qu es lo que poda decir? Una vez ms, ella tena toda la razn. Esta vez se me haba olvidado dejar claro cul era su nivel de autoridad para llevar a cabo ese trabajo. Tengo la sensacin de que t has cometido el mismo error, no te parece?

James permaneci en silencio. Era verdad? Despus de todo el esfuerzo para resultar lo ms claro posible, haba fallado en este detalle tan importante? Durante unos instantes se sinti incmodo, casi culpable, pero luego se le pas. Sonri abiertamente. -Ciertamente. Por supuesto, tienes razn, Jones. Eso es exactamente lo que ha ocurrido. Sinti una sensacin de alivio. La solucin era fcil. Todava estaba en el buen camino; se haba producido un ligero desvo, nada ms. Cuando lleg a su despacho escribi en su pizarra:

Determinar el nivel de autoridad en relacin con la tarea

Pero cmo se define la autoridad? Se pregunt si no existan niveles diferentes y distintos tipos de autoridad. Reflexion sobre Josh y Jen y sobre otros proyectos que debera delegar. Debajo de sus anotaciones anteriores aadi:

 La autoridad de HACER RECOMENDACIONES. Analizar alternativas y proponer la mejor opcin. Emplear este nivel cuando deseo recibir impresiones antes de tomar una decisin. La autoridad para INFORMAR Y PONER EN MARCHA. Analizar y escoger la mejor forma de actuar; informarme a m de por qu es lo mejor; poner en marcha la opcin escogida. Emplear este nivel cuando quiero que alguien me informe antes de pueda emprender ninguna accin, para que yo pueda interceptar problemas potenciales. La autoridad para ACTUAR. Autoridad plena para actuar en relacin con la tarea o el proyecto. Emplear este nivel cuando tengo confianza en las capacidades de la persona y los riesgos son bajos.

James ide un cuadro que le ayudara a escoger el nivel de autoridad en funcin de la importancia del trabajo, los peligros inherentes al proyecto, y los conocimientos y la experiencia de la persona que recibira el encargo. Este es el cuadro que dise:

Elevados Medios Bajos

Conocimientos y experiencia del empleado Elevados Medios Bajos Informar y poner en Hacer recomendaciones Hacer recomendaciones marcha Informar y poner en Actuar Hacer recomendaciones marcha Informar y poner en Actuar Actuar marcha

Esa tarde James llam a Josh a su despacho. Josh pareca sentirse incmodo, como preparado para lo peor. Evitaba el contacto visual. Josh... empez James. Por un instante le pareci que Josh se espantaba, pero quiz se tratara slo de una impresin. Sintate. Tranquilzate. Creo que s qu es lo que no funcion bien con el proyecto que te encargu. Oh, oh. Lo fastidi dijo Josh. No, en realidad creo que fui yo quien lo fastidi. Josh se qued de piedra. T? Espera un momento. Quiero hacerte antes unas preguntas para ver si estoy bien encaminado. Explcame lo que entendiste en nuestra charla cuando te adjudiqu el proyecto. Josh recordaba detalles que incluso James haba olvidado. De acuerdo. Estupendo. Y qu es lo que pensabas que tenas que hacer para poder finalizar el proyecto dentro del plazo? Qu quieres decir? Todo lo que fuera necesario, por descontado. Ah! Exclam James, golpeando la mesa con la palma de su mano para sorpresa de Josh. Lo que fuera necesario! As que, por lo que t entendiste, estabas poniendo todo tu empeo para completar el proyecto dentro del plazo sealado en funcin de lo que habamos hablado, es as? Es bsicamente eso contest Josh despacio. Se estaba empezando a sentir como si estuviera delante de un tribunal. Y los tribunales no le hacan ninguna gracia. As que, con todo el respeto debido, a dnde quieres ir a parar? No entiendo por qu has dicho que fuiste t el que se equivoc. Fui yo quien meti la pata, Sabas que nos estabas metiendo en un lo cuando tomaste las decisiones que tomaste? pregunto James. Bueno, no. Por supuesto que no, de otro modo nunca hubiera...

Importancia del trabajo y/o peligros del proyecto

James puso una mano en el hombro de su colaborador. Escucha. Cuando te adjudiqu el proyecto, no determin tu nivel de autoridad. No te dije hasta dnde podas llegar t solo. Hiciste todo lo que pudiste partiendo de la informacin de la que disponas. Si yo hubiera sido ms claro, habras venido a consultarme antes de tomar esas decisiones que acabaron por meternos en este lo. Seal su pizarra. Echa un vistazo a esto. A medida que Josh iba leyendo lo que estaba escrito en la pizarra, se le fue dibujando una sonrisa en el rostro. De acuerdo, me has convencido. Fuiste t el que la fastidi. James se ri. Estamos en paz. Josh tambin se ri durante unos segundos y luego se puso serio. No s si ya te lo he dicho, pero siento realmente el lo que he montado. Esa fue la mejor semana de James desde que haba asumido su nuevo puesto. Sala de su casa para ir al trabajo por la maana a una hora razonable y regresaba con su familia tambin a una hora razonable por la tarde. Las pilas de trabajo pendiente encima de SU mesa iban disminuyendo progresivamente, al mismo tiempo que la moral en su departamento iba mejorando. Vea que la gente rea y sonrea ms. Y no haba ninguna duda de que su contribucin iba en aumento. Tal como lo haba explicado de forma tan convincente y directa Jason, estaban trabajando como un equipo, y esto les encantaba. Tambin a James le gustaba. Sus conversaciones con la gente con la que trabajaba eran ms breves pero ms frecuentes, y las disfrutaba ms. La tensin que haba padecido en su cuerpo todos los das durante tanto tiempo que ni tan siquiera era capaz de recordar cundo haba aparecido, desapareca ahora durante perodos prolongados. En ocasiones incluso llegaba a confiar en que no regresara jams. Haba dos cosas ciertas. Ya no estaba encerrado en su despacho todo el tiempo, y eso a su equipo pareca agradarle. Y haba descubierto que le gustaba ofrecer palabras de nimo y elogio y escuchar lo que la gente deca sobre cmo solucionar problemas y alcanzar mejores resultados. En su hogar, su familia segua percibiendo esos cambios. Antes, cuando James llegaba a casa, sola abrir una cerveza, sentarse en el sof y cerrar los ojos. Si alguien de la familia quera charlar con l, el mejor momento era en la mesa, suponiendo que fuera uno de los pocos das que haba llegado a casa a tiempo para poder cenar con su familia. Despus de la cena lo nico que quera era leer el peridico o ver la televisin y acostarse. Ahora pasaba el rato jugando a los aros con su hijo y ayudando a su hija con los deberes. Los cuatro salan de vez en cuando a comer una pizza, algo que no haban hecho desde haca mucho tiempo, y l y su mujer solan dar un paseo nocturno por el barrio antes de irse a dormir. Eran cosas muy normales, pero le hacan sentir tan bien! Ya no era un hmster que corra encima de una rueda para no caer. Ahora ya se poda medir con Jones, si quera, Y hablando de Jones, qu gran tipo! Qu maestro tan estupendo! Qu amigo tan maravilloso!

5
Otro tropiezo, aunque bien est lo que bien acaba

Dos semanas ms tarde, cuando James estaba empezando a pensar que lo tena todo controlado, surgi otro problema. Esta vez se trataba de Jessica. Haca dos semanas que haba delegado el ltimo de los proyectos de la pila de pendientes de su mesa. Todos estaban ahora en proceso, incluyendo los de Jessica. Se trataba de los proyectos ms grandes y complejos que haba delegado hasta la fecha. Cuando Jessica entr para rendirle cuentas, estaba exultante. Su proyecto implicaba una serie de pasos en un perodo de tiempo, y ella estaba convencida de que haba prestado atencin a todos y cada uno de ellos. Pero cuando James vio el resultado final, casi se pone enfermo. Intent mantener el entusiasmo para no desinflar el nimo de su colaboradora, pero los resultados eran tan desastrosos que se qued de piedra. Intentando ganar tiempo le dijo: Gracias, Jessica. Tengo otro tema del que debo ocuparme ahora, as que dame tiempo para estudiar tu informe sobre el proyecto. Te dir algo en cuanto pueda. Necesitaba el consejo de Jones. Ahora mismo. Mientras sala del despacho, Jessica no pudo evitar que su cuerpo delatara la desilusin que senta. Se consol pensando que al menos James no pareca estar enfadado. Y si lo estaba, no lo demostraba. Despus de todo el esfuerzo que haba dedicado a este proyecto, no se esperaba esa desilusin y no le gustaba nada lo que presagiaba. Mientras se diriga al despacho de Jones, James se dio cuenta de que estaba tratando de averiguar qu es lo que haba hecho mal esta vez. Se sorprendi al ver este cambio en su actitud. Antes, se habra dedicado a intentar averiguar por qu ese empleado haba fallado. Ahora, se estaba planteando si una vez ms no sera l el que no haba sido claro. Gran lo esta vez dijo James mientras llamaba a la puerta del despacho de Jones y entraba. Tienes un minuto? Por supuesto. Qu sucede? James guard sus documentos y se retir de la pantalla de su ordenador. Bueno, le encargu un proyecto importante a Jessica hace dos semanas. Se trataba del ltimo de los que tena pendientes y era el ms difcil. Yo estaba convencido de que ella estaba preparada. Y tambin pensaba que lo podra gestionar. Pero lo que me ha entregado no sirve. En absoluto. Hemos perdido dos semanas, y eso no es bueno para nada. Se tendr que repetir. Y un servidor tendr que ser el encargado de hacerlo. Un momento dijo Jones haciendo nfasis con la palma de la mano. No hay motivo para que asumas t el proyecto. Tus opiniones sobre las personas suelen ser acertadas. Siempre lo han sido. Jessica es capaz de manejar esto. Quiz lo nico que necesita es ms direccin.

 De m? Ms direccin? S. Te toca a ti. Jennifer tambin lo necesit cuando increment la dimensin de sus proyectos la primera vez. No, Jennifer otra vez, no! gru James mirando hacia el techo. No puedo evitarlo se ri Jones. En cierto modo, fue ella la que me ense todo lo que s sobre cmo delegar. Si ella no hubiera estado dispuesta a asumir algunos riesgos, yo quiz no habra llegado a aprender cmo hacerlo bien. Estara todava trabajando como un loco y haciendo el problema cada vez mayor. En cambio, este departamento cumple y, con frecuencia incluso supera sus objetivos, tanto colectivos como individuales. Mi equipo est motivado y contento. Este sistema de delegacin ofrece un proceso integrado para potenciar a las personas, apoyarlas y dirigirlas. Y dado que tenemos xito, tengo motivos para poder reconocer pblicamente el esfuerzo de la gente, algo que me encanta. Y si resulta necesario, tambin dispongo de pruebas claras de desempeos poco satisfactorios, aunque esto slo es importante en el momento en el que necesitas pedir a alguien que mejore su dedicacin o que se vaya. James, amigo mo, Jen hizo de m un directivo mejor. Se lo debo a ella! S, ya lo veo fue todo lo que James pudo articular por el momento. Entonces record por qu estaba all. De todos modos, creo que me dej algo en el tintero cuando le encargu este proyecto a Jessica. Imagino que t sabes exactamente lo que es, as que. primo, por favor, ilumname. Soy todo odos. S, tienes toda la razn, te olvidaste de algo. Igual que yo con Jennifer. Cuando un trabajo o un proyecto se hace ms grande y complejo, es importante colocar barreras de control. Eso te ayudar a confirmar que todo va en la direccin adecuada. Los controles deberan ser ms frecuentes al principio del proyecto. Ms adelante, cuando la persona haya demostrado su capacidad y confirmado que se encuentra en el camino correcto, esos controles se pueden ir haciendo cada vez ms espordicos. De esta forma no dejas que el proyecto est durante mucho tiempo fuera de tu supervisin. Si las cosas no siguen el curso adecuado, siempre puedes intervenir antes de que sea demasiado tarde. James asinti. Parece lgico. Si lo hubiera hecho as, le podra haber ahorrado a Jessica un montn de tiempo y de energa. Por no hablar de... ...salvar su puesto de trabajo. De hecho, probablemente habras garantizado su xito, no crees? Eso es verdad dijo James, y nuestra conversacin habra resultado mucho ms gratificante que la breve charla que mantuvimos, eso seguro. Creo que finalmente lo has comprendido, por fin! brome Jones.

James esboz una sonrisa, pero haba algo que necesitaba saber y que le haba estado carcomiendo desde haca un rato. Jones, por qu diablos no me dijiste todo esto desde el principio? Por qu me diste primero un poco, dejaste que me equivocara y luego me ofreciste otro poco? Tengo que decirte que me lo podas haber puesto mucho ms fcil. T crees? Piensas que hubiera resultado mucho ms fcil?pregunt Jones arqueando las cejas. Recuerdas la primera vez que viniste a hablar conmigo acerca de las desgracias de un puesto directivo? No estabas en una actitud especialmente receptiva, por lo que recuerdo. James intent recordarlo. Eso seguramente es verdad. Pero de todos modos, me lo podas haber explicado todo en aquel momento. No lo comprendo. Quiz s. Quiz debiera haberlo hecho. Pero yo pienso que a veces es mejor empezar por lo sencillo y lograr algunos pequeos xitos antes de seguir con algo ms grande. De esta forma resulta mucho ms convincente partiendo del interior de la persona, sabes lo que quiero decir? Introduccin a la Naturaleza Humana: tenemos la tendencia a abrirnos a cuestiones nuevas y ms complejas cuando antes hemos tenido xito con otras ms pequeas y sencillas. Igual que sucede con la delegacin. Lo comprendo. Pero a veces se me olvida. A m tambin. En realidad, todo esto ha supuesto un excelente repaso. Los dos se quedaron en silencio durante unos instantes, cada uno concentrado en sus propias reflexiones. Cuando Jones vio que James comenzaba a esbozar una sonrisa, dijo: Una cosa ms, amigo... S? De qu se trata? Todava no has acabado con el proceso de delegacin. No me digas. No te preocupes. Falta un elemento fundamental. Ahora te lo puedo explicar porque s que ests preparado. Ests seguro de que no echars de menos el ver cmo me doy de bruces? Jones ri, como era de esperar. Escucha. Cuando el empleado haya finalizado cualquier tarea que t le hayas encargado, realiza siempre una revisin con l. Una revisin? Eso suena como en la milicia. S un poco ms concreto, por favor. Bueno, yo suelo revisar tres cosas: lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar y lo que hemos aprendido. Solicito a mi colaborador sus impresiones sobre cada uno de los puntos y le ofrezco las mas. Esto me permite pasar de ser el jefe a ser un coach. Intento identificar reas de crecimiento, potenciar el desarrollo que ya est teniendo lugar, y reconocer el xito. En ocasiones

necesito la revisin para destacar claramente reas de desempeo que estn por debajo de lo esperable, y exponer mis expectativas y sugerencias para mejorar. A m todo esto me suena a las evaluaciones de desempeo en los puestos de trabajo. Odio esas cosas, t no? Jones se ri y movi la cabeza. No te preocupes. Se trata de una de las partes ms valiosas en todo el proceso. A la larga, e incluso en el corto plazo, facilita tu trabajo y contribuye a que todo funcione con suavidad. Por lo general, hace que la gente se sienta bien. Tambin ayuda cuando llega el momento de las evaluaciones de desempeo. Vas tomando notas de todo, as que todo tiene fecha y est documentado. James no saba muy bien qu decir. Extendi la mano y dijo: Jones, mi amigo en los buenos y los malos momentos, quiero que sepas que esto es realmente importante para m. S que suena a una frmula, pero todo esto est cambiando mi vida. Mi departamento. Tambin mi familia. Cmo te lo podra agradecer? Jones tom la mano que le ofreca James, se aproxim y le dio un breve abrazo, Bueno, una chuleta o dos a la brasa quiz sean suficientes. O algunas de las hamburguesas que haces con cebollas dulces. Hecho. Qu tal el viernes? A las seis? Ven con todos. Haremos una fiesta. James se fue a toda prisa a su despacho para poder escribir sus notas en la pizarra:

Convocar sesiones de control para saber lo que est ocurriendo y marcar pautas si fuera necesario. (Convocarlas pronto y con frecuencia al principio, y disminuir gradualmente.)

Se detuvo un momento, intentando recordar la ltima cosa que Jones le haba sealado. Ah, s! murmur para sus adentros, y escribi otra nota en la pizarra:

 Concluir el proceso de delegacin con una sesin de revisin para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podra mejorar y lo que se ha aprendido.

James observ todo lo que haba escrito en la pizarra mientras pensaba cmo, en realidad, esas palabras haban cambiado su vida, tal y como le haba comentado a Jones. Le pareci increble, aunque en realidad era bien simple.

6
Al trabajar con su jefe, James aplica los pasos para una delegacin eficaz de una forma nueva
Mientras examinaba lo que haba escrito en la pizarra, pens en tantos directivos agobiados de la empresa que podran obtener algn provecho de este proceso. Se empez a preguntar cmo podra compartir con ellos lo que Jones le haba transmitido a l. Mientras pensaba en todo esto, son el telfono. Era su jefe, Jack, que le peda que fuera a su despacho. Esto en muy pocas ocasiones era un buen augurio. James! Empez Jack tan pronto como James entr en su despacho. No te sientes, esto ser breve. No s qu es lo que te ha pasado a lo largo de este ltimo mes aproximadamente, pero sea lo que sea, me gusta. Sigue as! De hecho, estoy tan impresionado con lo que est ocurriendo en tu departamento que quiero ofrecerte un proyecto. Hace un mes no me hubiera sentido del todo seguro hacindote este encargo. Ahora, s. Bueno, gracias respondi James, sin saber bien qu pensar ni qu decir. No se esperaba eso. Haba estado tan ocupado con su equipo trabajando el tema de la delegacin que no se haba parado a pensar si su jefe notara el cambio, y si lo notaba, qu podra comportar. Es estupendo. Cul es el proyecto? Jack le dio una rpida explicacin general, y despus le entreg una pila de archivadores y papeles. Aqu tienes le dijo. A James le pasaron rpidamente por la cabeza una docena, dos docenas de preguntas. No saba lo que esperaban de l exactamente o de cunto tiempo dispona. En realidad no estaba seguro de prcticamente nada. Si formulaba sus dudas, podra eso implicar que no estaba del todo preparado para acometer esta tarea? Se qued all de pie, sujetando la pila de papeles, pensando que sa sera precisamente la sensacin que deban tener los miembros de su equipo antes de que l aprendiera a delegar. Podra aplicar lo que haba aprendido hacia arriba, cuando le encargaban a l un trabajo, igual que hacia abajo, cuando l delegaba algo? Se acord de Jones y Jennifer y se decidi a asumir el riesgo. Jack, me gustara poder hablar ms acerca de este proyecto, para estar seguro de que he comprendido realmente lo que deseas dijo James. Bien, s, claro. Jack pareca estar ligeramente sorprendido, pero bien dispuesto. Qu quieres saber? James se acerc a la pizarra de Jack y tom un rotulador. Te importa?

En absoluto. Adelante. Jack senta curiosidad y se le notaba. De acuerdo. Esto es lo que quisiera. James escribi rpidamente una versin resumida de las notas que tena en su propia pizarra:

Resultados esperados de este proyecto. Plazos para su finalizacin. Mi nivel de autoridad. Controles de evaluacin.

Comentaron cada uno de los pasos, comprobando que James comprenda con claridad lo que Jack esperaba. James escuchaba y despus repeta lo que haba entendido, preguntando en toda ocasin: Correcto?. Si la respuesta era afirmativa, seguan adelante. Si no, lo aclaraban. James finaliz diciendo: Creo que ya entiendo todo, as que te dejar en paz. Gracias por tu confianza. Jack le pas el brazo por los hombros a James mientras le acompaaba a la puerta. Bien, quiero que sepas que ahora tengo todava ms confianza en ti que antes. Este repaso que has hecho ha sido un trabajo excelente. Perfecto! James saba que tendra xito con este proyecto. Cmo poda fallar? Por fin haba comprendido lo que significaba trabajar con la inteligencia y no con la fuerza. Si las cosas seguan as, pronto le subiran el sueldo, o incluso lo promocionaran. Esa tarde se par en una floristera y compr un ramo de lirios para su mujer. Vaya! Dijo ella cuando l le ofreci el ramo y le dio un fuerte abrazo. Te sientes culpable por algo o te acaban de comunicar que has heredado? Y le ofreci una gran sonrisa. No, no hay nada de lo que deba sentirme culpable dijo James, mientras colgaba su chaqueta en el armario de la entrada. Al contrario, es posible que acabe de pactar unas condiciones excelentes para una nueva vida.

7
Por qu est silbando James?
El viernes por la tarde James estaba preparndose para salir de la oficina y empezar su fin de semana. Se sent durante unos minutos aprovechando la tranquilidad y repas los cambios que haba experimentado a lo largo de las ltimas semanas. Estaba agradecido a Jones, y tal y como le haba prometido, esa tarde le compensara con el mejor filet mignon que se pudiera comprar. Ser estupendo reunir a las dos familias en una celebracin. James mir alrededor de su despacho. Tena muchas cosas que celebrar, ahora poda ver la superficie de su mesa. Las pilas de papeles haban desaparecido prcticamente, algunas se encontraban en carpetas, otras archivadas, y otras en las mesas de otras personas. Poda or a algunos miembros de su equipo riendo ah fuera. Ellos tambin estaban deseando que llegara el fin de semana. Sus relaciones con el resto de las personas de su departamento haban pasado del contacto mnimo al trabajo en equipo. James disfrutaba otra vez en el trabajo. Sus jornadas laborales eran ms cortas y le dejaban ms tiempo para estar con su mujer e hijos. Le encantaba pasar el rato con ellos, satisfecho de no sentir que estaba abandonando sus obligaciones. Lo cierto es que se senta como una persona nueva, ms ligera, ms feliz, ms exitosa y ms realizada. Haba dejado de sentir el estrs de intentar combinar sus diferentes responsabilidades en la vida. Ahora tena una sola vida, era mucho mejor. Y todo gracias a haber aprendido el sencillo arte de la delegacin eficaz. Quin lo hubiera pensado! Tena delante los documentos correspondientes al proyecto que su jefe le haba encargado. Estaba seguro de que en este caso despuntara con l. Miraba su trabajo con un entusiasmo y una confianza renovados. Se acerc otra vez a su pizarra. Cogi un rotulador azul brillante. Mientras silbaba, hizo una lista de todos los beneficios que haba obtenido aprendiendo a delegar con eficacia. Tena ms de los que haba llegado a imaginar. Ahora que dispona de ms tiempo, quizs se podra dedicar a ayudar a los dems a obtener los beneficios de la delegacin eficaz tambin! Escribi lo siguiente:

o BENEFICIOS DE DELEGAR CON EFICACIA: Me aporta tiempo para m! Me ayuda a concentrarme en lo ms importante! Permite que mi equipo desarrolle sus capacidades y su confianza! Facilita que yo acte como coach y consejero de mi gente! Crea oportunidades para manifestar el para reconocimiento del trabajo de los otros! Permite documentar claramente el trabajo mal realizado! Asegura unos resultados de xito!

Ayude a los dems a beneficiarse de la delegacin eficaz: comparta este libro con un amigo o un compaero.

eficaz: Los seis pasos de la delegacin eficaz: 1. Prepararse con antelacin. 2. Definir claramente y explicar cada tarea. Ser muy especfico. Pedir a la persona a la que se delegue que repita la informacin para garantizar que ha entendido perfectamente. 3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea. 4. Definir los niveles de autoridad que la persona puede emplear en su tarea. Nivel 1: La autoridad para HACER RECOMENDACIONES Nivel 2: La autoridad para INFORMAR Y PONER EN MARCHA Nivel 3: La autoridad para ACTUAR 5. Establecer controles peridicos para reunirse con la trabajo persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Programe estas reuniones con cierta frecuencia al principio para hacerlas ms espordicas a medida que la tarea est bajo control. 6. Convocar una sesin de revisin para comentar lo que funcionado ha funcionado bien, lo que se podra mejorar y lo que se ha aprendido

Acerca del autor

Donna M. Genett es doctora en psicologa, consultora en temas de desarrollo organizativo, y presidenta de GenCorp Consulting, una firma nacional de consultora. Ha dedicado los ltimos quince aos a promover cambios positivos y profundos en diferentes organizaciones y en la; personas que trabajan en ellas. Su trabajo como consultora se centra en las mejoras en el funcionamiento, la productividad y la rentabilidad mediante un enfoque sistmico. Sus reas de especializacin incluyen el coaching ejecutivo, la mejora del trabajo en equipo, el diseo y estructuracin de organizaciones, la evaluacin, acreditacin y mejora de los procesos, la planificacin estratgica, la preparacin de sucesiones y la formacin y el desarrollo. Sus dinmicos y amenos seminarios y conferencias que versan sobre el liderazgo, la delegacin, la eficacia y el desarrollo de equipos son al mismo tiempo densos en sus contenidos y muy entretenidos. La larga lista de sus clientes incluye a empresas como Boeing, Weyerhaeuser, el Puerto de Seattle, Nextel, International Paper y la Best Coffee de Seattle. Donna Genett vive en el sur de California y es aficionada a viajar por todo el mundo, al esqu, al golf, a la remodelacin de casas y a competir en triatln.

Vistenos en la web: www.empresaactiva.com

No son las malas hierbas del campo las que ahogan la buena semilla, sino la negligencia del campesino.
Confucio

Delegar con eficacia genera innumerables ventajas. Genett nos propone seis sencillos pasos para solucionar este antiqusimo problema.
Patricia Crull Responsable de Formacin, Toys R Us; Presidenta, Sociedad Americana para la Formacin y el Desarrollo

Se trata de una habilidad imprescindible para ejercer una direccin eficaz. Donna Genett ha escrito un libro fantstico sobre cmo aprender a delegar inmediatamente!
Brian Tracy. Autor de Trguese ese sapo!

Genett nos proporciona seis pasos prcticos para potenciar la implicacin en las organizaciones, la mejor forma para mejorar el rendimiento en el trabajo y la fidelidad de los empleados.
Donald O. Clifton. Ph. D.. Presidente, Gallup International Research and Education Center

ISBN 84-95787-77-6