Anda di halaman 1dari 46

FAIL MEJA

ORGANISASI : UNIT :

PEJABAT PELAJARAN DAERAH KOTA MARUDU

UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING

NAMAPEGAWAI : KHAIRUDDIN BIN JAMAL @ JASLEY BIN JAMARI FAIL JABATAN : JP(sb)/D1-04/14325 JAWATAN : KAUNSELOR ORGANISASI

Nama Agensi : PEJABAT PELAJARAN DAERAH KOTA MARUDU Alamat : PETI SURAT 297 89108 KOTA MARUDU No.Telefon No.Faks E-mail : 088-661205 / 661178 : 088-662582 : khairuddinjj@hotmail.com

MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA : KHAIRUDDIN BIN JAMAL @ JASLEY BIN JAMARI

FAIL JABATAN : JP(sb)/D1-04/14325 JAWATAN GRED JAWATAN UNIT TARIKH LANTIKAN : PEGAWAI KAUNSELING/KAUNSELOR PENTADBIR : GRED DG41 (KUP DG44) : UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING : 01 MEI 2010

1.0

CARTA ORGANISASI SEKTOR PSIKOLOGI DAN KAUNSELING

PENGARAH PELAJARAN

TIMBALAN PENGARAH PELAJARAN

KETUA SEKTOR SEKTOR PSIKOLOGI DAN KAUNSELING TUAN HJ. MOHD MAKHTAR B HJ. NOR GRED 48 (TERBUKA) KAUNSELOR PENTADBIR LILY JOHNNY@ SOFIAH BT JOHARI GRED 41 (TERBUKA)

PEGAWAI TADBIR ROHANI BT MAKSIN N 41

PEMBANTU TADBIR SUHANDI B JITIR N 17 PEMANDU ABD HADI B JAAFAR R3

PEMBANTU TADBIR HARTINI DIWI BT AG DAMIT N 17

2.0

LATAR BELAKANG SEKTOR/UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING 3

Jawatankuasa Keutuhan di Peringkat Kabinet telah memutuskan supaya semua Kementerian menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan dan Pemulihan untuk membantu menangani masalah salahlaku di kalangan kakitangan. Sehubungan itu, Kementerian Pelajaran Malaysia telah bertindak dengan menubuhkan Unit Kaunseling dan Keutuhan pada tahun 2002 di bawah Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan selaras dengan SPP Bilangan 1/1999. Selaras dengan arahan tersebut, maka Jabatan Pelajaran Sabah telah melantik Kaunselor Pentadbir dan menubuhkan Unit Kaunseling Dan Keutuhan pada 16 Oktober 2003. Unit Kaunseling Dan Keutuhan di setiap Pejabat Pelajaran Gabungan (PPG) telah diwujudkan dengan perlantikan secara pentadbiran Pegawai Kaunseling PPG di lapan (8) PPG di Sabah mulai 16 Mac 2005. Agensi Pusat telah meluluskan Penstrukturan Semula Jabatan Pelajaran Negeri Fasa-1 melalui Surat Kementerian Kewangan B(6.00)202/1/2/-24 JD.25(5) bertarikh 27/12/2006 berkuatkuasa mulai pada 01 Januari 2007. Unit Kaunseling Dan Keutuhan telah diluluskan 1 jawatan Ketua Unit Gred 48 (Terbuka) dan 1 jawatan Kaunselor Gred 41 (Terbuka). Berdasarkan Carta Organisasi (Cadangan JPA), Unit Kaunseling Dan keutuhan diletakkan terus di bawah Pengarah Pelajaran Negeri. Melalui Penstrukturan Semula Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM), maka bermula pada 01 Mac 2008, telah diwujudkan satu bahagian baru di KPM iaitu Bahagian Psikologi Dan Kaunseling (BPsK), KPM di mana semua Sektor Kaunseling Dan Keutuhan, Jabatan Pelajaran Negeri diletakkan di bawah pengurusan bahagian tersebut (sebelum ini di bawah pengurusan Bahagian Sumber Manusia, KPM).

Selaras dengan nama baru Bahagian Psikologi Dan kaunseling (BPsK) KPM, maka BPsK, KPM bersetuju semua Sektor Kaunseling Dan 4

Keutuhan di Jabatan Pelajaran Negeri juga diselaraskan dan dikenali sebagai Sektor Psikologi Dan Kaunseling (SPsK), Jabatan Pelajaran Negeri Sabah. Sehubungan itu, Unit Kaunseling Dan Keutuhan yang terdapat di Pejabat Pelajaran Daerah Kota Marudu (PPD Kota Marudu) sebelum ini juga diselaraskan dan dikenali sebagai Unit Psikologi Dan Kaunseling (UPsK).

3.0

OBJEKTIF SEKTOR/UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING Untuk memastikan supaya individu dalam perkhidmatan Jabatan Pelajaran Negeri Sabah khususnya di PPD Kota Marudu dapat mempertingkatkan produktiviti dengan menggunakan sepenuhnya potensi diri secara positif dan proaktif melalui perkhidmatan psikologi dan kaunseling.

4.0

MISI SEKTOR/UNIT PSIKOLOGI DAN KAUNSELING Membimbing anggota perkhidmatan Jabatan Pelajaran Negeri Sabah khususnya di PPD Kota Marudu untuk mencapai keunggulan peribadi berteraskan nilai-nilai diri yang positif, berkeyakinan, bermoral tinggi, beretika dan mempunyai ketahanan fizikal dan mental berlandaskan etika kaunseling.

PIAGAM PELANGGAN

Membangunkan sumber manusia melalui pendekatan psikologi dan kaunseling kepada anggota perkhidmatan Jabatan Pelajaran Negeri Sabah di PPD Kota Marudu secara efektif dan efisien berteraskan prinsip, etika dan piawaian amalan yang ditetapkan. Memberi perkhidmatan bimbingan dan rundingan berkaitan perkhidmatan psikologikal secara efektif selaras dengan etika yang telah ditetapkan. Mengurus dan menyediakan perkhidmatan kaunseling secara sistematik dan beretika selaras dengan Akta Kaunselor 1998. Memelihara segala rahsia dan maklumat peribadi klien kecuali perkara-perkara yang melibatkan keselamatan diri klien atau orang lain dengan keizinan klien itu sendiri bersesuaian dengan Akta Kaunselor 1998. Memproses permohonan bagi mendapatkan perkhidmatan kaunseling dalam tempoh 3 hari bekerja selepas permohonan diterima. Membantu dan memberi khidmat rundingcara berhubung dengan pengurusan dan pembangunan sumber manusia dalam aspek psikologikal kepada warga Jabatan Pelajaran Negeri Sabah di PPD Kota Marudu secara tepat, cepat dan efisien. Menjalankan Program Peningkatan Kemahiran atau Pembangunan Kendiri kepada warga Jabatan Pelajaran Negeri Sabah di PPD Kota Marudu yang memerlukan. Mengutamakan kebahagiaan klien dalam perkhidmatan kaunseling serta menerima klien dengan penuh penghormatan dan seadanya tanpa syarat.

5.0

SENARAI TUGAS

5.1 Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling keluarga dan kaunseling krisis. 5.2 Merancang, memberi rundingcara. dan merekod khidmat konsultasi atau

5.3 Merancang, mengurus dan meningkatkan kemahiran ke arah kesejahteraan hidup kepada warga Jabatan Pelajaran Negeri Sabah di PPD Kota Marudu. 5.4 Menyelaras dan menyelia kes pegawai/staf berprestasi rendah dan pegawai bermasalah mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan SPP 4/1998. 5.5 Merancang, mengurus dan memberikan khidmat bakti dan khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan BadanBadan Kerajaan). 5.6 Merancang, mengurus dan membina Modul Program Bimbingan dan Kaunseling bersama Bahagian Psikologi Dan Kaunseling (BPsK), Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) (mengikut keperluan/jika perlu). 5.7 Merancang, mengurus dan melaporkan penyelidikan mengikut isu semasa di mana dapatan sebagai panduan bertindak bersama BPsK, KPM (mengikut keperluan/jika perlu). 5.8 Memberikan perkhidmatan mediator kepada anggota Jabatan Pelajaran Negeri Sabah di PPD Kota Marudu (jika perlu). 5.9 Mengurus dan menjayakan Seminar Kaunseling Peringkat Kebangsaan anjuran BPsK, KPM (mengikut keperluan/jika perlu). 5.10 Memartabatkan profesionalisme diri kaunselor (mendaftar diri sebagai Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor, menjadi Ahli Badan/Persatuan Professional, menghadiri Seminar Peringkat Kebangsaan/Antarabangsa dan membentangkan kertas kerja). 5.11 Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa yang berkaitan dengan bimbingan dan kaunseling dan tugas-tugas keutuhan.

7.0

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN 7

7.1

Merancang, memberi dan merekod khidmat kaunseling kepada anggota Jabatan Pelajaran Negeri Sabah yang memerlukan dalam bentuk kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling keluarga atau kaunseling krisis Tugas dan Tanggungjawab 1. Merancang,memberi Kuasa Yang Di beri
Memberi perkhidmatan yang profesional dan beretika:

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


1. Penolong Pengarah Unit Perkhidmatan 2. Penolong Pengarah Unit Tatatertib 3. Unit Pentadbiran 4. Pembantu Tadbir Rendah 5. Ketua Sekor/ KPP

dan merekod khidmat kaunseling kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu yang 1. Akta Kaunselor 1998 memerlukan perkhidmatan ini dalam 2. Etika bentuk kaunseling Kaunseling individu, kaunseling kelompok, kaunseling 3. Menerima klien keluarga atau tanpa syarat kaunseling krisis i. Melaksanakan program outreach menyebarkan maklumat tentang perkhidmatan kaunseling ii. Menjalankan sesi kaunseling iii. Membuat laporan kes/ sesi (jika perlu) 4. Merekod kehadiran dan sesi kaunseling 5. Mengendalikan fail-fail SULIT klien

6. Pegawai
Pelajaran Daerah (PPD)

7.2

Merancang, memberi dan merekod khidmat konsultasi/rundingcara kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu yang memerlukannya.

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab 2. Merancang, memberi


dan merekod khidmat konsultasi/ rundingcara kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu yang memerlukannya i. Memberi khidmat konsultasi/ rundingcara berhubung pengurusan dan pembangunan sumber manusia dalam aspek psikologikal ii. Melaksanak ujian/ inventori psikologi bagi yang berkenaan

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Pegawai yang memerlukan perkhidmatan

7.3

Merancang, mengurus dan memberi peningkatan kemahiran ke arah kesejahteraan hidup kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu.

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab 3. Merancang, mengurus


dan memberi peningkatan kemahiran ke arah kesejahteraan hidup kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu i. Membentuk AJK PERASA (Pembimbing Rakan Sekerja) di Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu (mengikut keperluan /jika perlu) ii. Menyelaras dan melaksanakan kursus PERASA di peringkat PPD (Jika ada) iii.Melaksanakan program Motivasi ke arah kecemerlangan diri staf (jika perlu) iv.Menjalankan program Perkembangan Staf (jika perlu)

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


1. Ketua Sektor/ KPP 2. PPD 3. Ketua Unit

4. Pegawai
/Penyelia Pelajaran

10

7.4

Menyelaras dan menyelia kes pegawai/staf berprestasi rendah dan pegawai bermasalah mengikut SPP 4/1998 kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu.

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab


4. Menyelaras dan menyelia kes pegawai/ staf berprestasi rendah/ bermasalah mengikut SPP 4/1998 i. Menerima klien tanpa syarat

Kuasa Yang Di beri


Memberi perkhidmatan yang profesional dan beretika: 1. Akta Kaunselor 1998

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


1. Ketua Sektor/ KPP 2. PPD 3. Ketua Unit

2. Etika ii. Membuat penyeliaan Kaunseling kes 3. Menerima klien iii. Merekod kes klien tanpa syarat iv. Mengurus kes mengikut Garis Panduan Mengurus Kes mengikut SPP 4/98 4. Merekod/ menfailkan kes klien 5. Mengendalikan fail-fail SULIT klien 6. Mengurus kes mengikut garis panduan mengurus kes SPP 4/98

4. Pegawai /
Penyelia Pelajaran

v. Memantau kes dan


program pemulihan (jika ada) vi. Membuat laporan kes/ sesi (jika perlu) vii.Mengurus kes mengikut SPP 4/98 di POOL

viii.

Mesyua rat dan merujuk kes yang sudah 2 tahun dalam POOL untuk tindakan seterusnya (jika ada)

11

7.5

Merancang, mengurus dan memberi khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan Badan-Badan Kerajaan)

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD) 5.

Tugas dan Tanggungjawab


Merancang, mengurus dan memberi khidmat bakti serta khidmat psikososial kepada komuniti (kerjasama dengan NGO dan Badan-Badan Kerajaan yang berkaitan Jika diperlukan / Jika ada)

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Menyediak an laporan program (jika perlu)

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


1. Pegawai Eksekutif Kanan Unit Pentadbiran 2. Pengetua/ Guru Besar 3. Persatuan PIBG 4. NGO

Motivasi Pelajar ii. Motivasi Ibu bapa iii. Motivasi Staf

5. Badan-badan Kerajaan

12

7.6

Merancang, mengurus dan membina modul bagi program bimbingan dan kaunseling (kemahiran khusus untuk Kaunselor JPN/PPD bersama BPsK,KPM Jika diperlukan)

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab 5. Merancang, mengurus


dan membina modul bagi program Bimbingan dan Kaunseling (kemahiran khusus untuk Kaunselor JPN/PPD bersama BPsK/KPM Jika diperlukan) i. Modul untuk Kursus Motivasi Staf

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Menyediakan laporan program (jika perlu)

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Kaunselor Pentadbir JPN BPsK, KPM

ii. Instrumen
Penyeliaan Kaunselor JPN/PPD iii. Pemurnian Modul Mengurus Kes SPP 4/1998

13

7.7

Merancang, mengurus dan menjalankan kajian/penyelidikan mengikut isu-isu semasa di mana dapatan kajian digunakan sebagai panduan bertindak (Jika Perlu).

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab 6. Merancang, mengurus


dan menjalankan kajian/penyelidikan mengikut isu-isu semasa bersama BPsK, KPM di mana dapatan kajian digunakan sebagai panduan bertindak i. Bengkel penulisan kajian tindakan ii. Bengkel penulisan kemurungan di kalangan guru

Kuasa Yang Di beri


1. Penyelidikan secara saintifik dan/atau empirikal 2. Akta Kaunselor 1998 3. Etika Kaunseling 4. Menyediakan laporan penyelidikan (jika perlu)

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Kaunselor Pentadbir JPN Kaunselor PPD BPsK/KPM

14

7.8

Memberi perkhidmatan mediator kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah Di PPD Kota Marudu (Jika perlu/ada keperluan).

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab 7. Memberi


perkhidmatan mediator kepada warga Jabatan Pelajaran Sabah di PPD Kota Marudu i. Memberi khidmat sebagai mediator ii. Menjadi orang tengah menangani konflik antara dia pihak

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Merekod/ menfailkan kes/klien 4. Mengendalikan fail-fail SULIT klien

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Pegawai yang memerlukan perkhidmatan

15

7.9

Mengurus dan menjayakan Seminar Kaunseling Peringkat Kebangsaan Anjuran BPsK,KPM (Jika tenaga diperlukan).

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab 8. Mengurus dan


menjayakan Seminar Kaunseling Peringkat Kebangsaan anjuran BPsK, KPM (Jika diperlukan) i. Menjadi AJK Induk Peringkat Kebangsaan ii. Membentang kertas kerja (jika berkaitan)

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Menyediakan laporan/ postmortem seminar (jika perlu)

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Penolong Pengarah Unit Kewangan PPD Pengetua/ Guru Besar Pembantu Tadbir

iii.

Memilih dan menghantar peserta dari PPD Kota Marudu untuk menghadiri seminar (Jika diminta)

16

7.10

Memartabatkan profesionalisme diri kaunselor dan profesion kaunseling

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor

Tugas dan Tanggungjawab


9. Memartabatkan profesionalisme diri kaunselor dan profesion kaunseling i. Berdaftar sebagai Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor ii. Menjadi ahli persatuan profesional iii. Menghadiri seminar peringkat Negeri/ Kebangsaan/ luar Negara iv.Membentangkan kertas kerja dalam seminar peringkat Negeri/Kebangsaan / Luar Negara

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling 3. Sijil Amalan Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor (jika berkenaan)

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Kaunselor Pentadbir JPN Unit Kewangan

17

7.11 Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa yang berkaitan dengan kaunseling dan psikologi.

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

Tugas dan Tanggungjawab


10. Menjalankan tugastugas yang diarahkan dari semasa ke semasa yang berkaitan: i. Kaunseling dan psikologikal ii. Tugas lain yang diarahkan

Kuasa Yang Di beri


Perkhidmatan yang profesional dan beretika mengikut: 1. Akta Kaunselor 1998 2. Etika Kaunseling

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Kaunselor Pentadbir JPN Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir

18

8.0

PROSES KERJA 8.1 PROSES KERJA BAGI MENGENDALIKAN SESI KAUNSELING 8.1.1 KES RUJUKAN (KLIEN DIRUJUK)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Ketua Sektor / PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Akta Kaunselor 1998 Etika Kaunseling SULIT

1. 2.

Menerima kes rujukan daripada Ketua Jabatan/wakil Meneliti kes dan mendapatkan maklumat lengkap daripada pihak-pihak berkaitan (jika perlu) Menetapkan temujanji sesi (tarikh, masa dan tempat). Klien dimaklumkan melalui surat rasmi Mengisi Borang Biodata Klien (BK 5) dan Pernyataan Masalah (BK 6) Sesi Kaunseling dijalankan secara beretika Merekod temubual sesi dalam Borang Ringkasan Temubual Pertama ( BK 7) Menetapkan temujanji sesi seterusnya (jika perlu) Menyediakan Laporan Sesi/ Kemajuan Sesi menggunakan Borang BK 8 (jika berkaitan) Sediakan Laporan Maklumbalas Sesi (BK 9) untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan/pihak berkaitan (jika perlu)

3.

4. 5. 6. 7. 8.

Fail Klien disimpan dalam kabinet besi berkunci (SULIT)

9.

Kaunselor Pentadbir 10. Mewujud dan mengendalikan fail klien (SULIT) - Kod klien direkod dan dicatat

19

8.1.2

KES SUKARELA (WALK-IN)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Akta Kaunselor 1998 Etika Kaunseling SULIT

1. 2.

Klien mengisi borang temujanji / membuat temujanji melaui telefon Klien mengisi borang persetujuan mengadakan sesi kaunseling (inform consent) Mengisi Borang Biodata Klien (BK 5) dan Pernyataan Masalah (BK 6) Sesi Kaunseling dijalankan secara beretika Merekod temubual sesi dalam Borang Ringkasan Temubual Pertama ( BK 7) Menetapkan temujanji sesi seterusnya (jika perlu) Memberikan surat perakuan kepada klien tentang kehadirannya di bilik kaunseling Menyediakan Laporan Sesi/ Kemajuan Sesi menggunakan Borang BK 8 (jika berkaitan) Sediakan Laporan Maklumbalas Sesi (BK 9) untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan/pihak berkaitan (jika perlu) Mewujud dan mengendalikan fail klien (SULIT) - Kod klien direkod dan dicatat

3. 4. 5. 6. 7.

Fail Klien disimpan dalam kabinet besi berkunci (SULIT)

8.

9.

10.

Kaunselor Pentadbir

20

8.2

PROSES KERJA MEMBERIKAN KHIDMAT KONSULTASI / RUNDINGCARA DAN UJIAN PSIKOLOGI

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

1. 2.

Menerima permohonan rasmi daripada pihak yang memerlukan perkhidmatan Menetapkan temujanji untuk perbincangan awal berkaitan konsultasi /rundingcara yang diperlukan Perbincangan dijalankan dan jenis perkhidmatan telah dikenal pasti dan dipersetuui Menetapkan tarikh, masa dan tempoh konsultasi yang akan dilaksanakan Perkhidmatan konsultasi/rundingcara dijalankan secara beretika mengikut jenis perkhidmatan yang diminta Jenis perkhidmatan yang ditawarkan ialah Perkhidmatan Psikologi dan Kepakaran Umum Perkhidmatan Psikologi i. Menentukan instrumen/alat ujian yang sesuai dengan keperluan

3.

Kaunselor Pentadbir

4. 5.

6.

ii. Ujian dijalankan mengikut prosedur manual instrumen yang digunakan iii. Mentadbir ujian dengan melakukan proses berikut: scoring profiling analisis interpretasi membuat membuat membuat membuat Kaunselor Pentadbir

21

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

iv. Melaporkan dapatan ujian kepada pihak yang berkenaan (pemohon/klien) merangkumi: individu tindakan perincian ramalan individu cadangan

v. Perbincangan dengan klien bagi menentukan program yang sesuai dengan dapatan dan keperluan Kepakaran Umum i. Membuat diagnosis menggunakan indicator yang relevan dengan dapatan dan keperluan

ii. Membuat keputusan menentukan jenis program khusus yang akan dilaksanakan iii. Klien melaksanakan program yang dirancang (atau bersama Kaunselor) iv. Mendapatkan maklumbalas dan mengkaji keberkesanan program 7. 8. 9. v. Melaksanakan program penambah baikan (jika perlu) Menyediakan laporan terperinci tentang program yang dilaksanakan Perkhidmatan konsultasi/rundingcara ditamatkan (dengan persetujuan klien) Laporan diserahkan kepada Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor (jika perlu)

22

8.3

PROSES KERJA MEMBERIKAN PENINGKATAN KEMAHIRAN KE ARAH KESEJAHTERAAN HIDUP KEPADA WARGA JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 Mematuhi peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

1.

Merancang dan menyediakan kertas kerja kursus/program yang akan dilaksanakan (kursus PERASA, motivasi atau perkembangan staf) Surat edaran kepada Sektor/Bahagian/ Unit// PPD/Sekolah bagi mencalonkan pegawai/staf/guru ke program yang akan dijalankan Surat jemputan kepada penceramah/ fasilitator Menerima pencalonan peserta dan surat persetujuan penceramah Mendapatkan kotasi/sebutharga tempat kursus dan memilih tempat kursus Penyediaan pakej dan mendapatkan kelulusan daripada Unit Kewangan Surat pengesahan kepada penceramah, surat panggilan peserta dan surat pengesahan tempat kursus Persediaan segala kemudahan/ bahan yang diperlukan untuk tujuan program Pelaksanaan kursus/program seperti di rancang (URUSETIA memastikan program berjalan lancar)

2.

3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

Urusetia Kursus 10. Menyediakan laporan pelaksanaan kursus/program untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan (jika perlu)

23

8.4

MENYELARAS DAN MENYELIA KES PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH DAN PEGAWAI BERMASALAH MENGIKUT SPP 4/98

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

1. 2.

Menerima surat/maklumat/rujukan berkaitan kes Perbincangan dengan Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor berkaitan kes Memohon kebenaran untuk lawatan kerja menyelia kes daripada Ketua Jabatan Memaklumkan urusan lawatan kepada PPD/Pengetua/Guru Besar Menjalankan penyeliaan kes termasuk menjalankan ujian/pemerhatian/penilaian klien Mengadakan perbincangan dengan PPD/Pengetua/Guru Besar - konsultasi tentang situasi klien yang diselia Memberi cadangan tindakan susulan terhadap klien samada perlu: diberi kaunseling dirujuk kepada pakar psikiatris lain-lain yang difikirkan perlu

3.

Ketua Sektor/PPD

4. 5.

Kaunselor Pentadbir

6.

7.

8.

Menyediakan laporan penyeliaan kes untuk diserahkan kepada Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor (jika perlu) Menyedia, merekod dan mengendalikan fail klien (Kod Klien direkod - SULIT) Kaunselor Pentadbir

9.

24

8.4.1 MENGURUS KES SPP 4/98 PROSEDUR KE LEMBAGA PERUBATAN DAN PERMOHONAN KE JAWATAN KUMPULAN POOL

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999

1.

Perbincangan dengan pihak pengurusan berkaitan kes Perbincangan dengan klien Mendapatkan dokumen berkaitan klien: Laporan Cuti Pengesahan Perubatan Laporan Prestasi Laporan Ketua Jabatan Menilai dokumen dan maklumat berkaitan Jika memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan dan Perintah Am Bab F, kes dibawa ke Mesyuarat JKMGKB Keputusan dibawa ke Lembaga Perubatan Dimajukan ke Unit Perkhidmatan untuk penubuhan Lembaga Menghantar permohonan jawatan POOL ke CKK/BSM Memantau dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien Proses jawatan POOL tamat

2. 3.

4. 5.

6. 7. 8. 9.

Penolong Pengarah (Unit Perkhidmatan)

Kaunselor Pentadbir

10. 11.

25

12.

Mewujud dan mengendalikan fail klien

SULIT

8.5

MEMBERI KHIDMAT BAKTI PSIKOSOSIAL KEPADA KOMUNITI (NGO DAN BADAN-BADAN KERAJAAN)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Memberikan perkhidmatan yang profesional dan beretika

1.

Menyediakan kertas konsep program yang lengkap Mengemukan kertas konsep program untuk kelulusan pihak pengurusan Perbincangan dengan NGO/pihak berkaitan mengenai program yang akan dilaksanakan Mesyuarat bersama NGO/pihak berkaitan bagi persediaan melaksanakan program Pelaksanaan program Membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan program Mendapatkan maklumbalas daripada NGO/Pihak berkaitan Menyediakan laporan lengkap pelaksanaan program untuk dikemukakan kepada pihak pengurusan (jika perlu)

2. 3.

Kaunselor Pentadbir

4.

5. 6. 7. 8.

Kaunselor Pentadbir

26

8.6

MEMBINA MODUL PROGRAM BIMBINGAN DAN KAUNSELING BERSAMA BPsK, KPM

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999

1.

Menerima surat jemputan menghadiri mesyuarat/bengkel pembinaan modul daripada BPsK,KPM Mendapatkan kelulusan menghadiri mesyuarat/bengkel daripada pihak pengurusan Menghadiri mesyuarat/bengkel berkenaan Mesyuarat/bengkel pembinaan modul berlangsung dalam tempoh seperti yang ditetapkan Menyediakan deraf modul mengikut isu/ perkara yang telah ditetapkan Mesyuarat pemurnian modul Mencetak dan mengedarkan Modul kepada semua Kaunselor Pentadbir JPN oleh pihak BPsK, KPM sebagai urusetia Memberikan taklimat berkaitan modul kepada pihak pengurusan Mengaplikasi modul dalam pengurusan berkaitan dari semasa ke semasa Mesyuarat pemantapan dan penambahbaikan modul seperti yang ditetapkan dari semasa ke semasa

2.

3. 4.

5. 6. 7.

Urusetia BPsK, KPM Kaunselor Pentadbir

8. 9. 10.

Urusetia BPsK, KPM

27

8.7

MENJALANKAN KAJIAN/PENYELIDIKAN MENGIKUT ISU-ISU SEMASA BERSAMA BPsK, KPM

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Kajian dijalankan secara beretika

1.

Menerima surat jemputan menghadiri mesyuarat/bengkel menjalankan kajian daripada BPsK, KPM Mendapatkan kelulusan menghadiri mesyuarat/bengkel daripada pihak pengurusan Menghadiri mesyuarat/bengkel menjalankan kajian berkenaan Mesyuarat/bengkel pembinaan instrumen kajian berlangsung dalam tempoh seperti yang ditetapkan Mengenalpasti kaedah/pendekatan kajian dan instrumen yang akan digunakan Menjalankan kajian/penyelidikan seperti tema/isu yang dipilih Mengumpul data/maklumat kajian Mesyuarat penyediaan laporan kajian bersama BPsK, KPM Memaklumkan hasil dapatan kajian kepada pihak pengurusan Membincangkan tindakan susulan berkaitan dapatan kajian Melaksanakan program menangani isu seperti dapatan kajian bagi penambah baikan dari semasa ke semasa

2.

3. 4.

Urusetia BPsK, KPM

5.

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Kaunselor Pentadbir

Kaunselor Pentadbir/ Urusetia BPsK,KPM

28

8.8

MEMBERIKAN KHIDMAT MEDIATOR KEPADA WARGA JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH DI PPD KOTA MARUDU

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Perkhidmatan secara profesional dan beretika

1.

Menerima rujukan kes daripada pihak pengurusan/menerima permohonan daripada pihak yang memerlukan khidmat mediator Perbincangan awal dengan pihak pengurusan berkaitan kes Mengenal pasti tahap krisis yang berlaku dan mendapatkan maklumat terperinci Memaklumkan kepada pihak terbabit (organisasi dan klien) berkaitan khidmat mediator yang akan dilaksanakan Mendapatkan persetujuan organisasi dan klien bagi menjalankan khidmat mediator Perkhidmatan mediator dimulakan temubual individu/pihak pertama temubual individu/pihak kedua menemukan kedua-dua klien/pihak iv. penamatan krisis/perdamaian/ penyelesaian masalah dengan persetujuan semua pihak

2. 3. 4.

5.

6.

Kaunselor Pentadbir/ Klien/ Pihak terlibat

7.

Menyedia dan mengemukan laporan kepada pihak pengurusan dan organisasi berkaitan Memantau kemajuan khidmat mediator bersama organisasi berkenaan Khidmat mediator TAMAT (dengan persetujuan bersama)

Kaunselor Pentadbir

8. 9.

29

8.9

MENGURUS DAN MENJAYAKAN SEMINAR KAUNSELING KEBANGSAAN ANJURAN BPsK, KPM

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Seminar Profesional Berkualiti

1.

Menerima surat jemputan menghadiri pra-mesyuarat JK Induk Seminar daripada penganjur Mendapatkan kelulusan menghadiri mesyuarat daripada pihak pengurusan Menghadiri pra-mesyuarat: Menyediakan kertas kerja seminar ii. Menubuhkan JK Pelaksana dan senarai tugas iii. Menetapkan tarikh dan aturcara seminar iv. Menetapkan perasmi dan senarai jemputan v. Membincangkan hal kewangan/pakej

2. 3.

Kaunselor Pentadbir/ Urusetia Induk BPsK, KPM

4.

Mesyuarat JK Induk/Pelaksana Seminar Melantik JK Kerja dan AJK Kecil ii. Menetapkan aturcara, senarai jemputan dan perasmi

5. 6. 7. 8. 9.

Melaksanakan semua persiapan mengikut JK dan senarai tugas Pelaksanaan Seminar Mesyuarat post-mortem pelaksanaan seminar Menyediakan laporan pelaksanaan seminar Mengemukan laporan pelaksanaan kepada pihak pengurusan (jika perlu) Kaunselor Pentadbir Urusetia Induk BPsK, KPM Kaunselor Pentadbir

30

8.10

MEMARTABATKAN PROFESIONALISME DIRI KAUNSELOR DAN PROFESION KAUNSELING

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor PPD Ketua Sektor PPD Kaunselor Pentadbir

UNDANGUNDANG PERATURAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 tahun 1999 Akta Kaunselor 1988 Etika Kaunseling

1.

Menerima jemputan menghadiri seminar peringkat negeri/kebangsaan/luar negara atau Memohon untuk menghadiri seminar Mendapatkan kelulusan untuk menghadiri seminar daripada pihak pengurusan Menyediakan kertas kerja untuk dibentangkan dalam seminar (jika berkaitan) Menghadiri seminar sebagai peserta/ pembentang kertas kerja Menjadi ahli persatuan profesional seperti PERKAMA (Persatuan Kaunseling Malaysia) dan sebagainya Berdaftar sebagai Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor Menghadiri kursus-kursus dalam perkhidmatan dari semasa ke semasa untuk peningkatan ilmu Sentiasa menjaga Etika Perkhidmatan dalam segala urusan berkaitan Menyedia dan mengemukan laporan berkaitan seminar/kursus/kertas kerja yang dibentang kepada pihak pengurusan (jika perlu)

2.

3.

4. 5.

6. 7.

8. 9.

31

8.11

MENJALANKAN TUGAS-TUGAS YANG DIARAHKAN OLEH KETUA JABATAN DARI MASA KE SEMASA (BERKAITAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING)

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK


Pengarah Timbalan Pengarah Ketua Sektor Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

UNDANGUNDANG PERATURAN
Melaksanakan tugas secara profesional dan beretika

1.

Menerima arahan daripada Pengarah/ Timbalan Pengarah/Ketua Sektor berkaitan tugasan yang diamanahkan Mengadakan perbincangan awal dengan pihak pengurusan Mengadakan mesyuarat/menubuhkan Jawatankuasa bertindak (jika perlu) Menghubungi/perbincangan dengan pihak berkaitan (jika perlu) Melaksanakan tugasan seperti di arah Menyedia dan mengemukakan laporan pelaksanaan tugasan kepada pihak pengurusan Menjalankan tindakan susulan jika berkaitan (bergantung kepada arahan pihak pengurusan) dari semasa ke semasa Sentiasa menjaga Etika Perkhidmatan dalam segala urusan berkaitan Menyedia dan mengemukan laporan berkaitan seminar/kursus/kertas kerja yang dibentang kepada pihak pengurusan (jika perlu)

2. 3. 4. 5. 6.

Kaunselor Pentadbir

7.

8. 9.

32

9.0

CARTA ALIRAN KERJA Rajah 9.1 : Carta Alir PROSEDUR MENGENDALIKAN SESI KAUNSELING

1. 2.

Menerima kehadiran klien dirujuk/datang sendiri (walk-in) Pra Sesi i. Tandatangan borang inform consent ii. Borang biodata (BK 5) iii. Pernyataan masalah (BK6)

3.

Sesi Kunseling dijalankan i. ii. iii. iv. v. vi. Bina Hubungan Penerokaan Kenal pasti masalah Mencari alternatif Membuat keputusan Melaksanakan tindakan

4. 5. 6. 7. 7

Penamatan Sesi (jika selesai) dan Sesi Lanjutan (jika perlu) Sesi Kaunseling Lanjutan Penamatan Sesi Menyediakan Laporan Sesi i. ii. iii. iv. Ringkasan Temubual (BK 7) Laporan Sesi (BK 8) Laporan Maklumbalas Sese (BK9) Mengendalikan Fail Klien (Kod Klien direkod) - SULIT

* Merujuk klien kepada pakar (jika perlu) 33

Rajah 9.2 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI KHIDMAT KONSULTASI

1. Berbincang dengan pihak yang meminta khidmat konsultasi i. Kenalpasti isu/program yang akan dilaksanakan Menetapkan tarikh, masa dan tempoh pelaksanaan

ii.

2. Khidmat Konsultasi/rundingcara dilaksanakan i. dilaksanakan oleh klien (pemohon) atau ii. dilaksanakan bersama kaunselor

3. Pemantauan/penilaian khidmat dibuat bersama 4. Penilaian/Keputusan dibuat i. Program Susulan ii. Program Tamat

6 5. Program Susulan dilaksanakan 7 6. Program/Khidmat Konsultasi TAMAT 7. Mendapatkan maklumbalas penilaian program daripada klien (pemohon) 8 8. Menyedia dan melaporkan hasil khidmat konsultasi / program yang dilaksanakan kepada pihak pengurusan dan pihak klien (pemohon)

34

Rajah 9.3 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI PENINGKATAN KEMAHIRAN KE ARAH KESEJAHTERAAN HIDUP WARGA JABATAN

1. 2.

Memohon kelulusan kursus/program yang akan dilaksanakan Mendapat kelulusan/tidak 3a - Tidak diluskan 3b - Diluluskan

Tidak

2 2

Lulus

3.

3a Tamat 4

3b

4.

Mengurus semua hal sebagai persiapan menjalankan kursus i. ii. iii. iv. v. Tempat kursus/pakej hotel Kewangan/Waran Surat panggilan peserta Surat jemputan penceramah Urusetia Kursus

5. 6.

Kursus/program dilaksanakan Mendapatkan maklumbalas dan penilaian kursus i. Borang penilaian kursus ii. Maklumbalas lisan

7. 7 8. 8

Menyedia dan melaporkan pelaksanaan kursus/program kepada pihak pengurusan Merekod dan mengendalikan fail kursus/program

Rajah 9.4 : Carta Alir PROSEDUR MENYELIA KES PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH DAN BERMASALAH MENGIKUT SPP 4/1998 35

Kenalpasti staf/klien yang akan diselia i. Klien dirujuk atau ii. Melalui Borang Maklumbalas 2. Perbincangan dengan majikan klien dan mendapatkan maklumat terperinci tentang kes klien 3. Memaklumkan kepada PPD/ Majikan tarikh lawatan penyeliaan 4. Membuat lawatan penyeliaan terhadap klien: i. Mengenalpasti tahap masalah ii. Memutuskan kaedah rawatan yang perlu dibuat 5. Memaklumkan hasil penyeliaan dan cadangan rawatan kepada majikan samada perlu: i. diberi kaunseling (6) ii. dirujuk kepada Doktor/Pakar Psikiatris (7) 6. Kes Kaunseling Temujanji sesi kaunseling diatur 6a. Sesi Kaunseling dijalankan 7. Kes dirujuk kepada Doktor/Pakar Psikiatris

7 5

7a

6a

7b

7a. Klien menjalani pemeriksaan Doktor 7b. Dapat pengesahan Doktor/Pakar i. disahkan sakit kronik / schizophrenia ii. disahkan sihat

8. Perakuan Doktor/Pakar 36

i. 6a sihat 7b ii.

SIHAT dicadang untuk Kaunseling (6a) Sakit Kronik/Schizophrenia dicadang untuk ke POOL (7c)

6a

sakit 6b 7c 6c TAMAT SESI 7e

9. (6a). Sesi Kaunseling dijalankan (6b). Sesi Kaunseling Lanjutan (jika perlu) (6c). Penamatan Sesi (TAMAT) 10. (7c). Dapatkan dokumen lengkap klien i. Laporan cuti ii. Pengesahan perubatan iii. Laporan Prestasi iv. Laporan majikan 11. (7d). Dibawa ke Mesyuarat JKMGKB i. cadangan ke jawatan POOL ii. hantar permohonan ke BSM 12. (7e). Menerima kelulusan ke jawatan POOL 13. (7f). Membuat pemantauan dan program pemulihan klien POOL dalam masa 2 tahun 14. (7g). Proses Jawatan POOL tamat

7d

7f

7h

sihat

7g sakit 7i

Keputusan Pemantauan i. ii. Sihat diperaku untuk kembali bertugas Masih Sakit diberi pilihan bersara awal / diberhentikan

15. (7h). Diperaku untuk kembali bertugas 16. (7i). Diberi opsyen bersara awal / diberhentikan

Rajah 9.5 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI KHIDMAT BAKTI DAN PSIKOSOSIAL KEPADA KOMUNITI (NGO ATAU BADAN-BADAN KERAJAAN) 37

1. Perbincangan awal dengan pihak yang inginkan khidmat (pemohon) 2. Memaklum dan memohon kebenaran daripada pihak pengurusan 3. Lulus: Mengadakan perbincangan susulan dengan pemohon bagi mengenalpasti jenis khidmat: i. Tentukan jenis khidmat/program ii. Tetapkan tarikh, masa, tempoh iii. Tentukan tempat yang sesuai (Peruntukan disedia oleh pemohon) 4. Program khidmat bakti/psikososial dilaksanakan 5. Membuat pemantauan dan penilaian program semasa program berlangsung

6. Mendapatkan maklumbalas dan penilaian daripada pihak pemohon 7. Menyedia dan melaporkan pelaksanaan khidmat bakti/psikososial kepada pihak pengurusan (jika perlu)

5 7

Rajah 9.6 : Carta Alir PROSEDUR MEMBINA MODUL PROGRAM BIMBINGAN DAN KAUNSELING (BERSAMA CKK/BSM/KPM)

38

1. 2.

Menerima surat jemputan menghadiri mesyuarat/bengkel membina modul Mendapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan untuk hadir mesyuatat/bengkel Menghadiri mesyuarat/bengkel membina modul Mesyuarat/bengkel berlangsung i. ii. bengkel membina deraf modul menyediakan deraf modul

2 3. 3 4. 4 5. 5 6.

Mesyuarat pemurnian deraf modul Draf yang telah dimurnikan diserahkan kepada Urusetia (BPsK, KPM) untuk cetakan dan edaran Menggunakan modul sebagai rujukan bagi urusan berkaitan Membuat penilaian keberkesanan modul (untuk penambahbaikan)

7. 8.

Rajah 9.7 : Carta Alir PROSEDUR MENJALANKAN KAJIAN/PENYELIDIKAN MENGIKUT ISU-ISU SEMASA SEBAGAI PANDUAN BERTINDAK

39

1.

Menerima surat jemputan menghadiri mesyuarat/bengkel menjalankan kajian/penyelidikan Menghadiri mesyuarat/bengkel persediaan menjalankan kajian Mesyuarat/bengkel berlangsung i. Menetapkan kaedah kajian ii. Membina instrumen kajian iii. Menetapkan tarikh, tempoh dan lapangan kajian

2. 3.

4 4. 5

Melaksanakan kajian / Pengumpulan data

5. Mesyuarat/bengkel penulisan hasil kajian (bersama BPsK, KPM) - menyediakan laporan hasil kajian 6. Merancang program penambahbaikan berdasarkan hasil kajian Melaksanakan program yang dirancang Menilai dan melaporkan pelaksanan program

7. 8.

Rajah 9.8 : Carta Alir PROSEDUR MEMBERI KHIDMAT MEDIATOR KEPADA WARGA JABATAN PELAJARAN NEGERI SABAH

40

1. 2. 3.

Menerima permohonan daripada pihak yang inginkan khidmat Perbincangan awal dengan pihak pengurusan dan mohon kelulusan Mengadakan perbincangan dengan pihak-pihak terbabit i. Menetapkan temujanji ii. Mendapatkan persetujuan pihak terlibat Menjalankan khidmat mediator i. Pertemuan dengan pihak pertama ii. Pertemuan dengan pihak kedua iii. Menemukan/mendamaikan kedua pihak terlibat Menilai keberkesanan i. Berdamai pergi ke alir (6) ii. Masik berkonflik pergi ke alir (7) Perdamaian tercapai tamat Berbincang untuk mencari alternatif lain/ pelan tindakan susulan Melaksanakan pelan baru atau khidmat ditamatkan

4.

damai

konflik

5. 6 7 6. 7. 8 8.

Rajah 9.9 : Carta Alir PROSEDUR MENGURUS DAN MENJAYAKAN SEMINAR KAUNSELING PERINGKAT KEBANGSAAN ANJURAN BPsK, KPM

41

1. 2.

Menghadiri pre-mesyuarat JK Pelaksana bersama BPsK, KPM Pre-Mesyuarat berlangsung membincangkan persiapan dalam semua hal Penubuhan JK Kerja dan bidang tugas masing-masing JK Kerja melaksanakan tugas Mesyuarat penyelarasan dan melaporkan perkembangan kerja setiap AJK Seminar berlangsung seperti tarikh ditetapkan Mesyuarat post-mortem pelaksanaan seminar Menyedia dan mengemukakan laporan seminar kepada pihak pengurusan.

2 3. 3 4. 4 5.

6. 7.

6 8.

Rajah 9.10 : Carta Alir PROSEDUR MEMARTABATKAN PROFESION KAUNSELING

PROFESIONALISME

DIRI

DAN

42

1. 2.

Memastikan diri menjalankan tugas dengan profesional dan beretika Patuh Akta Kaunselor 1998 dan Etika Kaunseling Menjadi Kaunselor Berdaftar dengan Lembaga Kaunselor Menjadi ahli persatuan profesional (contoh: PERKAMA) Menghadiri Seminar Kaunseling Peringkat Negeri/Kebangsaan/ Luar Negara Menjadi penceramah/pembentang kertas kerja Mengikuti kursus-kursus dalam perkhidmatan ke arah peningkatan ilmu dan kemahiran dari semasa ke semasa Mengaplikasi ilmu dan kemahiran dalam amalan/tugas kaunseling secara lebih efektif

2 3. 3 4. 5.

6. 7.

8. 7

Rajah 9.11 : Carta Alir PROSEDUR MENJALANKAN TUGAS-TUGAS YANG DIARAHKAN DARI SEMASA KE SEMASA BERKAITAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING

43

1.

Menerima arahan/ tugasan daripada Pengarah/Timbalan pengarah/Ketua Sektor Perbincangan dengan pihak pengurusan berkaitan tugasan Berurusan dengan pihak-pihak terlibat berkaitan tugasan Melaksanakan arahan/tugasan dengan sebaik mungkin Menyedia dan mengemukakan laporan atau tugasan yang diarah kepada pihak pengurusan Mendapatkan komen i. ii. Jika SETUJU ke (7) Jika TAK SETUJU ke (8)

2. 3.

3 4. 4 5.

6.
Tak setuju

Setuju

6 7. 8. 7 8 9. 9

Arahan/Tugasan Selesai Semak komen dan buat pembetulan dan serahkan kepada pihak pengurusan (pewaia yang mengarah) Arahan/tugasan selesai.

10.0

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG PERLU DIPATUHI

A. B. C.

Perintah Am Bab A, C, D Arahan Perbendaharaan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 1991

44

Mengendalikan kes-kes Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang dikenal pasti Sakit Jiwa. D. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1993 Prosedur membersarakan Pegawai atas sebab Kesihatan. E. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1998 Penempatan dan Pengurusan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang mengalami masalah sakit berpanjangan melebihi 6 bulan, ke dalam jawatan kumpulan. F. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998 Garis panduan menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan Pegawai yang Bermasalah G. Arahan Y.A.B Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia. H. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 Panduan Mewujudkan Perkhidmatan Kaunseling di Agensi Awam. I. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 13 Tahun 1969 Pakaian Guru-guru Sekolah. J. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 5 Tahun 1999 Larangan terhadap penglibatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan, Staf Sokongan dan Murid sekolah dalam Kegiatan Politik Anti Kerajaan. 11.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

A. B.

BK 3 BK 5

Borang Kebenaran Berjumpa Kaunselor Borang Biodata Klien 45

C. D. E. F. G. H. I. J.

BK 6 BK 7 BK 8 BK 9 BK 10 BK 11 BK 12 BK 13

Borang Pernyataan Masalah Ringkasan Temubual Pertemuan Pertama Laporan Sesi / Kemajuan Sesi Laporan Maklumbalas Sesi Borang Laporan Guru Dan Kakitangan Sokongan Yang Bermasalah Borang Maklumat Pegawai Dan Staf Sokongan Yang Bermasalah (Sakit Jiwa) Butir-Butir Peribadi Pegawai Berprestasi Rendah/Bermasalah Laporan Pemantauan Kes Oleh Pengetua

46