Expenditure cycle, threats and control

Kelemahan

Threat yang muncul

Prosedur Kontrol

Petugas account payable hanya fokus dalam mencocokkan nama dari dokumendokumen yang diotorisasinya, dan informasi yang lain diperiksa dengan cara skimming

Terdapat potensi terjadi kesalahan dalam mengeluarkan disbursement dan journal voucher. Kesalahan dapat berupa jumlah ammount yang dimasukkan tidak match antara PO, PR, dan invoice

Menerapkan ERS atau software yang bisa melakukan verivikasi akurasi dari invoice secara otomatis

Kelemahan

Threat yang muncul

Prosedur Kontrol

Tidak ada pemisahan tanggung jawab (segregation of duty) dari kasir yang ada pada treasury departement. Seorang kasir menyiapkan dan menandatangani cek lalu kasir juga yang menyiapkan bank rekonsiliasi

Terjadinya pencurian cash yang dilakukan oleh kasir yang ditutupi dengan bank rekonsiliasi

Adanya pemisahaan tanggung jawab, antara yang menyiapkan cek, yang menandatangani, dan yang membuat bank rekonsiliasi. Misalnya yang menyiapkan cek ialah petugas dari A/P departement, lalu ditanda tangani kasir, dan yang membuat bank rekonsiliasi ialah petugas yang tidak ikud bertanggung jawab dari penandatangan cek

 Teknologi

informasi yang bisa digunakan ialah EDI, electronic data interchange, dengan menggunakan EDI dapat menurunkan biaya dengan mengeliminasi pekerjaan printing dan mailing dokumen Selain itu, penggunaan software supplier invoice approval sistem dapat meningkatkan akurasi dari pencocokan dokumen, invoice dikirim melalui EDI, dan sistem secara otomatis akan melakukan mencocokan PO,RR, dan Invoice, dengan begitu proses akan berjalan lebih efisien

 Proses

pencocokan dokumen yang ditampilkan dalam sistem flowchart di figure 11-12 dapat digantikan dengan traditional three-way match atau ERS dalam kondisi tertentu, dan penggunaan software supplier invoice approval sistem harus dikonfigurasi sesuai dengan salah satu pendekatan tersebut yang dipilih untuk digunakan.