ELABORAO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS y OBJETIVO y REAS ENVOLVIDAS y OBJETIVO DE SE ELABORAR UM PROCEDIMENTO y ORIENTAES PARA ELABORAO DE PROCEDIMENTOS y O QUE TODO

PROCEDIMENTO DEVE TER y REGRAS NA ELABORAO DE PROCEDIMENTOS y REGRAS NA ELABORAO DE PROCEDIMENTOS (FORMATO, TIPO E TAMANHO DA LETRA, CABEALHO, TTULO, VERSO, REGRAS DE ESCRITA, NUMERAO) y TPICOS A SEREM ABORDADOS: OBJETIVO, LEGISLAO, REAS ENVOLVIDAS, DETALHAMENTO DO OBJETO DO PROCEDIMENTO y PROCESSO DO TRABALHO y FORMULRIOS y ANEXOS y VIGNCIA y ASSINATURAS y IMPLANTAO: QUEM PARTICIPA DA ELABORAO, FINALIZAO DO PROCEDIMENTO COM AS REAS ENVOLVIDAS y APROVAES y DIVULGAO y MONITORAMENTO y RELATRIOS y REVISES

MANUAIS ADMINISTRATIVOS Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidas e cumpridas pelos funcionrios da empresa, bem como a forma como estas sero executadas, quer seja individualmente, ou em conjunto. TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS y y y y y Manual de Polticas e Diretrizes Manual de Organizao Manual de Normas e Procedimentos Manual de Instrues Especializadas Manual do Empregado OBJETIVO PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

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Importante e constante fonte de informao sobre os trabalhos na empresa; Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funes administrativas; Ajudam a fixar critrios e padres, bem como uniformizar a terminologia tcnica bsica do processo administrativo; Possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas vrias unidades organizacionais da empresa; Evitam discusses e equvocos, muito frequentes nas empresas onde no se estabeleceu a "verso" oficial da organizao sobre os temas suscetveis de pontos de vista conflitantes; Possibilitam treinamentos aos novos e antigos funcionrios da empresa; Representam um efetivo instrumento de consulta, orientao e treinamento na empresa; Representam uma restrio para a improvisao inadequada que aparecem na empresa nas mais variadas formas; Representam um elemento importante de reviso e avaliao objetivas das prticas e dos processos institucionalizados; PRINCIPAIS DESVANTAGENS DO USO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS

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Quando no so atualizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor; So, em geral, pouco flexveis; Quando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanas pequenas;

REQUISITOS BSICOS A SEREM OBSERVADOS NA ELABORAO

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Ter redao simples, concisa, eficiente, clara e, bem como bom ndice ou sumrio; Ter instrues autnticas, necessrias e suficientes; Ter adequada flexibilidade; Ter um processo contnuo de reviso, atualizao e distribuio. MANUAL DE POLTICAS E DIRETRIZES

O Manual de Polticas tem como objetivo orientar a ao dos executivos responsveis por funes de direo e de assessoramento, estabelecendo o modo de agir da empresa, expresso de maneira geral e filosfica. Em consequncia, os executivos assimilam as polticas e diretrizes gerais estabelecidas pela administrao estratgica e prescrevem os objetivos e metas necessrios ao seu cumprimento. Poltica pode ser considerada um parmetro para a tomada de decises.

Contedo O contedo bsico so as polticas dos vrios nveis da empresa, desde o geral at das diversas reas, tais como:
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Polticas de Marketing (ex.: a poltica da empresa vender pelos preos mais baixos do mercado) Polticas de Recursos Humanos (ex.: a poltica da empresa investir na capacitao e no desenvolvimento de recursos humanos) Polticas de Produo (ex.: a reduo de custo no poder implicar em perda de qualidade do produto) Polticas de Finanas. ( ex.: o percentual de 20% do lucro lquido anual da empresa ser utilizado para promover sua expanso e modernizao).

Quando nos referimos a polticas pensamos na filosofia da empresa, ou seja, a forma de conduo do negcio. Empresas bem sucedida, normalmente, refletem o comportamento alinhado com uma filosofia claramente divulgada, entendida e vivenciada em todos os nveis da estrutura. MANUAL DE ORGANIZAO Tem por objetivo enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como estabelecer os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa. Finalidades
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Identificar de maneira formal e clara como a empresa est organizada; Estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa. MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Tem como objetivo descrever e detalhar o desenvolvimento ou a operacionalizao das atividades que compem os diversos sistemas funcionais da empresa. Finalidades
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Definir critrios e procedimentos que possibilitem a execuo uniforme dos servios; Coordenar as atividades dos departamentos, permitindo a consecuo racional dos propsitos da empresa.

Contedo Os elementos principais que fazem parte do Manual de Normas e Procedimentos so:
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Normas: documentos que contm orientaes e instrues necessrias ao desenvolvimento de determinada atividade que so de interesse e aplicao por todas as unidades administrativas da empresa. Procedimentos: o detalhamento da operacionalizao das atividades que compem um sistema. Formulrios: a indicao dos impressos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao; Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos; Anexos (tabelas, documentos, reprodues de textos, legislao, ou qualquer outra informao referente ao assunto especfico). MANUAL DE INSTRUES ESPECIALIZADAS

aquele que agrupa instrues de aplicao especfica a determinado tipo de atividade ou tarefa. Tem como finalidade possibilitar maior e melhor treinamento e capacitao a determinado grupo de funcionrios no desenvolvimento das atividades. Ex.: Manual do Vendedor, Manual da Secretria, Manual de Operaes, etc. MANUAL DO EMPREGADO aquele que agrupa informaes sobre a empresa, que propiciam ao novo funcionrio um rpido entendimento da organizao, explicitam os deveres e direitos e facilitam seu posterior treinamento. Contedo Usual
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Atividades desenvolvidas pela empresa; Breve resumo histrico; Explicao sobre o sistema de autoridade; Direitos e obrigaes dos funcionrios; Normas de comportamento bsico e de cumprimento; Obrigatrio para todo o pessoal; Servios que a empresa presta aos funcionrios; Regimes de incentivo e de sano e outros. ESTRUTURA DE UM MANUAL

Normalmente um manual pode conter as seguintes partes bsicas:

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Apresentao ndice numrico ou sumrio

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Instrues de uso Contedo bsico Glossrio (dicionrio de termos tcnicos) Bibliografia FASES DE ELABORAO DE UM MANUAL ADMINISTRATIVO

1 - Definio do objetivo do manual e do responsvel pela preparao; 2 - Anlise preliminar da empresa; Entrevistas com o pessoal de nvel superior da empresa; Estudo de documentao como: organogramas, manuais preexistentes e outros. 3 - Planejamento Definio clara do tipo de informao e das fontes; Definio dos recursos materiais e humanos necessrios; Estabelecimento de um cronograma de atividades. 4 - Levantamentos das informaes Principais tcnicas de levantamento das informaes; Entrevistas; Observao direta; Questionrio; Anlise da documentao. 5 - Checagem das Informaes quanto aos aspectos: relevncia e veracidade. 6 - Elaborao Fatores a serem considerados Redao Clara, concisa, evitar ambiguidades, utilizar o tom formal, manter estilo uniforme, no usar terminologias tcnicas a no ser quando absolutamente necessrio, ser especfico, concreto dar preferncia utilizao dos verbos na voz ativa.

Diagramao (distribuio do assunto) Definio do layout (formato, formulrios, capa, cores, etc.) Impresso Observar os aspectos de custo e qualidade atravs dos parmetros; Quantidade de cpias, qualidade de impresso, custo de impresso, vigncia estimada do contedo do manual e outros. Encadernao 7 - Aprovao pela direo superior 8 - Distribuio Normalmente o Manual distribudo aos responsveis pelas unidades administrativas da Organizao. 9 - Instrues para uso 10 - Acompanhamento do uso Tem por objetivo verificar a eficcia e a eficincia do Manual. Normalmente essa verificao feita usando-se as tcnicas da entrevista, observao, elaborao de registros estatsticos e outros. ll. Atualizao do Manual Tem por objetivo manter a validade dos manuais Formas de alterao: reviso ( nova impresso das folhas corrigidas) Re-emisso (nova edio completa, substitui a publicao original) Cancelamento 12- Avaliao dos Manuais