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Unidad Didctica

Documentacin del Servicio de Mantenimiento

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Depsito Legal

Unidad Didctica Documentacin del Servicio


de Mantenimiento
Los trabajos de mantenimiento se basan en un completo conocimiento de los equipos y en el control continuo del estado en que se encuentran. La eficacia de estos trabajos depender de que todos estos conocimientos estn recogidos en una serie de documentos que puedan ser consultados en todo momento. La documentacin tcnica y de mantenimiento de la mayora de las mquinas se agrupa en tres tipos de ficheros: el inventario de las mquinas, el dossiermquina y el histrico de averas de la mquina.

El dossier-mquina rene toda aquella informacin que permite conocer el equipo, tanto su tecnologa como su comportamiento. Por su parte, el histrico recoge toda la informacin referente a la salud de una mquina, es decir, desde sus fallos y averas hasta las reparaciones que haya tenido. En esta unidad estudiaremos los contenidos de todos estos documentos.
En esta unidad se tratarn los siguientes apartados: Documentos para organizar el mantenimiento. Inventario de mquinas. Dossier-mquina.

Fichero histrico de la mquina.

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Al final de esta unidad sers capaz de:

Tus objetivos

Diferenciar los tipos de documentacin que se utilizan para organizar el mantenimiento. Enumerar los datos habituales que se renen en un inventario de mquina. Describir las partes en las que se divide un dossier-mquina. Distinguir la documentacin tcnica del dossier-mquina que suministra el constructor de una mquina.

Definir cul es la funcin de un fichero histrico y enumerar los datos habituales que se recogen en l.

Esquema de estudio
DOCUMENTOS

EL MANTENIMIENTO

PARA ORGANIZAR

INVENTARIO DE

DOCUMENTACIN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO

MQUINAS

DOSSIER-MQUINA

Documentacin de un dossier-mquina: 1. Dossier del constructor. 2. Dossier interno. Documentacin tcnica suministrada por el constructor: 1. Libro de caractersticas. 2. Libro de instrucciones de uso. 3. Libro de mantenimiento mecnico. 4. Libro de implantacin y puesta a punto. 5. Libro de automatismos.

FICHERO HISTRICO
DE LA MQUINA

Utilidad de los histricos.

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Documentos para organizar el mantenimiento


Para desarrollar un plan de mantenimiento es preciso disponer de toda la informacin necesaria que permita realizar un estudio completo de la mquina que se debe reparar. La documentacin que se utiliza normalmente como apoyo a esta labor se recoge en tres tipos de ficheros: El inventario de mquinas: ofrece los datos referentes al nmero de mquinas existentes en la planta y sus caractersticas.

El histrico de averas de cada mquina: recoge la informacin referente a todas las acciones correctivas realizadas en una mquina determinada desde su puesta en marcha.

El dossier-mquina: recopila toda la informacin de una mquina en particular, detallando todas las partes que la componen, sus caractersticas tecnolgicas y su funcionamiento.
Fig. 1 El mantenimiento debe estar correctamente documentado.

Todos estos documentos deben mantenerse actualizados y disponibles en cualquier momento. Para ello, es preciso tenerlos adecuadamente organizados, clasificando el material por grupos y debidamente codificado. De esta forma, ser ms fcil establecer prioridades entre las mquinas a la hora de realizar las correspondientes labores de mantenimiento.

Relaciona con flechas las siguientes definiciones: 1. Informacin sobre las labores de mantenimiento correctivo llevadas a cabo sobre una mquina determinada. 2. Informacin de las partes y caractersticas de cada mquina. a. Dossier-mquina.

)+6181,),

b. Fichero histrico. c. Inventario.

3. Datos sobre el nmero de mquinas y las caractersticas de cada una de ellas.

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Inventario de mquinas
El servicio de mantenimiento suele encargarse de una serie equipos dentro de una fbrica. Este equipamiento se puede dividir en tres grupos: mquinas de produccin, material perifrico e instalaciones. Cada uno de los equipos debe contener una divisin estructural, segn cuatro niveles: Nivel 1: grupos funcionales. Nivel 2: mdulos. Nivel 3: unidades de montaje. Nivel 4: piezas.

Ejemplo:

Un ascensor est compuesto por varios grupos funcionales como son: cabina, panel de mando, sistema motor-freno, cableado, etc. El panel de mando suele estar dividido en varios mdulos: potencia elctrica, control electrnico, seguridad, etc. Los paneles de control electrnico estn compuestos por varias unidades de montaje: tarjetas de circuito impreso y placa madre. La placa madre, a su vez, se compone de piezas: resistencias, condensadores, circuitos integrados, etc. Para efectuar las tareas de mantenimiento, hay que conocer bien el material con que se trabaja, para lo cual es necesario hacer una recopilacin de datos sobre todo el material y equipos disponibles. Este estudio se realiza mediante el inventario de mquinas. El inventario recoge datos sobre el nmero de mquinas, as como sobre las caractersticas de cada una de ellas. Los datos de cada mquina se detallan en una ficha nica. Algunos de estos datos son: Nmero de referencia de la mquina en la empresa. Denominacin de la mquina dentro de la empresa. Lugar de emplazamiento de la mquina. Caractersticas bsicas de la mquina. Fecha de adquisicin. Nombre del constructor. Referencia del fabricante. Coste de adquisicin del equipo y complementos. Recomendaciones del fabricante sobre lubricacin.

Fig. 2 Inventario de equipos y de materiales.

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Es muy til que cada apartado del inventario est identificado internamente mediante un cdigo alfanumrico (nmeros y/o letras). Esta codificacin permite realizar cmodamente la gestin, tanto tcnica como econmica, del servicio de mantenimiento.

El dossier-mquina es un fichero que recoge toda la informacin perteneciente a un determinado equipo o mquina, dnde se detallan todas sus partes, caractersticas tecnolgicas y comportamiento a la hora de funcionar.

Dossier-mquina

Este dossier debe proporcionar una clara y completa descripcin de todos los detalles y caractersticas importantes de la mquina y de todos sus sistemas. stos sern de utilidad al equipo de mantenimiento para llevar a cabo cualquier reparacin o estudio de la mquina. La informacin no debe ser excesiva ni demasiado escueta, ya que resultara poco prctica. Los dossiers-mquina suelen tener un formato determinado. Todos los esquemas, planos, fotos, memoria y dems informacin que contengan han de estar claramente separados para facilitar la tarea de los preparadores y del personal de mantenimiento.
Fig. 3: Dossier-mquina.

Cada dossier-mquina estar clasificado segn el nmero de inventario de la mquina. Ya que no todas las mquinas tienen la misma importancia en un proceso productivo, normalmente se les asigna un ndice de criticidad que permita determinar las prioridades que se tendrn a la hora de ordenar y describir las preparaciones de mantenimiento del equipo. Ejemplo:

Una mquina cuyo ndice de criticidad sea 16 tendr prioridad sobre otra cuyo valor sea 7, a la hora de establecer el dossiermquina y preparar las acciones de mantenimiento.

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1. Documentacin de un dossier-mquina
El dossier-mquina se divide en dos partes: Dossier del constructor: Comprende la documentacin tcnica del equipo, la correspondencia intercambiada y los documentos del contrato entregados por el constructor. Dossier interno: Comprende toda la documentacin seleccionada y mantenida al da por la oficina de mtodos*. A. Dossier del constructor

El dossier del constructor rene todos los documentos suministrados por el constructor en el momento de la recepcin del equipo, tanto los documentos relativos a la venta como la documentacin tcnica de la mquina. La documentacin del constructor est formada por la documentacin comercial y la documentacin tcnica del equipo: Documentos comerciales:

Son todos aquellos documentos utilizados durante la gestin comercial de un equipo, como son: Intercambio de correspondencia (oferta, transporte,...). Documentos del contrato con las condiciones de garanta. Recepcin y certificado de aceptacin. Referencias del servicio posventa.

Fig. 4 Documentos comerciales.

Documentos tcnicos:

Es toda la documentacin tcnica del equipo que se debe exigir durante las negociaciones de compra. Esta informacin ser muy til para el servicio de mantenimiento en sus intervenciones. Se recopila en los formatos adecuados y se clasifica en una serie de libros: Libro de caractersticas. Libro de instrucciones de uso. Libro de mantenimiento. Libro de implantacin y puesta a punto. Libro de automatismos.

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B. Dossier interno

Una vez recibida toda la documentacin de la mquina, la oficina de mtodos de mantenimiento se encarga de seleccionar y clasificar aquella informacin que se considere ms til para el servicio de mantenimiento. Esta oficina tambin se ocupa de elaborar documentacin complementaria a la recibida y de realizar las modificaciones que crea oportunas en la documentacin existente.

Toda esta documentacin, tanto la de origen como la complementaria, debe estructurarse en apartados debidamente codificados, y de forma estndar, para establecer lo que va a ser la parte interna del dossier.

Esta misma oficina es la encargada de mantener dicha informacin al da, fcilmente localizable e identificable. Esto es esencial, ya que todas las modificaciones realizadas en el equipo (circuito elctrico, diseo de la mquina,...) deben ser aadidas inmediatamente a la documentacin. Ejemplo:

Fig. 5 El dossier interno se confecciona en la oficina de mantenimiento a partir de toda la documentacin obtenida.

Los contenidos de un dossier interno pueden ser los siguientes: REFERENCIA


00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Sumario. Contrato de pedido, garanta y servicio posventa. PV de recepcin. Caractersticas, fichas tcnicas. Divisin estructural (codificacin). Planos de conjunto, detalles y esquemas. Instrucciones de instalacin y puesta en servicio. Instrucciones de utilizacin. Normas de seguridad. Instrucciones de lubricacin. Instrucciones de entretenimiento de ronda.

APARTADOS

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En el siguiente esquema se muestra la seleccin de toda esta documentacin.


Documentos comerciales Documentos tcnicos

Constructor

PARTE DEL CONSTRUCTOR

Oficina de mtodos

Documentos bsicos tiles Modificaciones

PARTE INTERNA

Fig. 6: Estructura del dossier-mquina.

Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

)+6181,),

a. La documentacin que suministra el constructor de una mquina es nicamente de carcter tcnico.

V F
o o o o o o o o

b. El dossier-mquina no puede ser modificado una vez elaborado con los documentos del constructor.

c. Cada mquina dispone de un nico dossier-mquina para ella sola. d. Los dossiers-mquina no tienen por qu tener una estructura estndar, sino que sta depende del tipo de mquina que describan.

e. La oficina de mtodos de mantenimiento utiliza, para sus estudios y preparaciones, solamente el dossier del constructor, ya que la parte interna del dossier slo se utiliza para introducir modificaciones.

o o

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2. Documentacin tcnica suministrada por el constructor


Hemos visto que la documentacin tcnica que proporciona el constructor de la mquina se clasifica en una serie de libros. La informacin que suele detallarse en cada uno de ellos es la siguiente: A. Libro de caractersticas

Es la documentacin que permite conocer el equipo industrial. En l se incluyen los siguientes datos: Tipo de operacin que realiza la mquina. Descripcin de los elementos del equipo. Caractersticas generales. Parmetros de fiabilidad-mantenibilidad-disponibilidad. Condiciones tcnicas y comerciales (periodo de garanta). Condiciones de aprovisionamiento de repuestos. Condiciones de funcionamiento (climatizacin, energa, etc.). Condiciones y normas de seguridad. Caractersticas ergonmicas.

B. Libro de instrucciones de uso

Es la documentacin que indica cmo utilizar el equipo, tanto en condiciones normales como excepcionales. Est compuesto de: Instrucciones de uso. Imperativos de funcionamiento. Imperativos de seguridad. Actuaciones rutinarias de rearme y puesta en marcha. Modo de seleccin de los diferentes ciclos. Programacin de parmetros. Preparacin y reglajes. Instrucciones ante anomalas en su funcionamiento.

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C. Libro de mantenimiento mecnico

Esta documentacin proporciona la informacin necesaria para poder mantener el equipo en buen estado. Indica cmo realizar su mantenimiento (preventivo, correctivo, automantenimiento, instrucciones de lubricacin,...). Est compuesto de: Planos de conjuntos y despieces de la mquina. Denominacin de los conjuntos y componentes. Instrucciones de mantenimiento y seguridad. Instrucciones sobre tiles y equipos especiales complementarios. Listado de piezas de recambio. Planes de mantenimiento preventivo y predictivo.

D. Libro de implantacin y puesta a punto

Esta documentacin presenta toda la informacin que permite preparar y asegurar la puesta a punto de un equipo. Normalmente est compuesto de: Plano de implantacin (amarre, fijacin, dimensiones, etc.). Plano de ejecucin de obra civil (trazado, emplazamiento, etc.).

Planos de conjunto, despiece, esquemas y nomenclaturas de los tiles y aparatos especficos. Necesidades del equipo (fuentes de energa, climatizacin, etc.). Relacin de herramientas, aparatos y tiles necesarios para el reglaje, preparacin y puesta a punto. Instrucciones tcnicas complementarias de funcionamiento de los equipos y aparatos auxiliares. Caractersticas de los fluidos recomendados. Consignas de seguridad. Instrucciones para la prueba y regulacin del equipo. Estudio de la calidad obtenida con el equipo en estudios realizados por el fabricante.

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E. Libro de automatismos

Esta documentacin permite conocer y controlar los circuitos neumticos, hidrulicos, elctricos y electrnicos, as como manejar los programas informticos. Este libro debe estar compuesto de: Planos de instalacin y montaje. Esquemas de los circuitos. Planos de disposicin geogrfica de los circuitos. Denominacin de los materiales. Lista de piezas de recambio. Instrucciones de mantenimiento. Diagrama de secuencias. Diagrama de caudales. Documentos relativos a los depsitos sometidos a presin. Consignas de seguridad. Programas de mantenimiento preventivo. Programa informtico y procedimientos de programacin.

Relaciona la siguiente documentacin tcnica con el libro correspondiente del dossier-mquina al que se refiere. 1. Actuaciones de rearme y puesta en marcha. 2. Descripcin de los elementos del equipo. 4. Planos de conjunto de la mquina. 3. Instrucciones para la regulacin del equipo. 5. Esquemas de los circuitos hidrulicos. 6. Planes de mantenimiento preventivo. 7. Diagrama de secuencias. 8. Imperativos de funcionamiento 10. Plano de implantacin. a. Libro de caractersticas. b. Libro de instrucciones de uso. c. Libro de mantenimiento.

)+6181,),!

d. Libro de implantacin y puesta a punto.

9. Parmetros de fiabilidad y mantenibilidad.

e. Libro de automatismos.

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Fichero histrico de la mquina


El histrico es un fichero, elaborado en la oficina de mantenimiento, que describe cronolgicamente todas las intervenciones correctivas sufridas por una mquina desde su puesta en servicio. Toda esta informacin se obtiene de los partes de averas que se confeccionan durante la reparacin. En el histrico se anotan todos los fallos que originan una orden de trabajo correctivo, pero no las intervenciones preventivas. Para cada mquina se elabora una nica ficha. En ella se pueden anotar los tiempos de parada y de reparacin con el fin de conocer la disponibilidad y el tiempo de preparacin de un trabajo de reparacin. Tambin se pueden anotar los costes que genera cada orden de trabajo. Algunos de los datos habituales que se registran en el fichero histrico de una mquina son: Fecha y nmero del parte de averas. rgano donde se produjo la avera (cdigos). Descripcin de la reparacin. Tiempos de parada y reparacin. Importe de la reparacin (mano de obra, materiales, recambios,...). Nombre y referencia de los recambios utilizados. HISTRICO DE MQUINA
Mquina Cdigo Puesta en servicio

FECHA

N. PARTE RGANO AVERAS AVERIADO

DESCRIPCIN DE LA INTERVENCIN

A ......................... E ......................... B ......................... F ......................... C ......................... G ......................... D ......................... H ......................... Parada TIEMPOS Reparacin M.O.

RGANOS PRINCIPALES

Criticidad

IMPORTES Material

Total

N. de plano

Ref. comercial

RECAMBIOS

Denominacin

Proveedor

Fig. 7: Modelo de fichero histrico de una mquina.

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La oficina de mtodos de mantenimiento debe tener actualizada la documentacin del histrico, anotando los datos de todas las acciones correctivas realizadas (cdigo de la mquina, tipo de reparacin, partes de intervencin, tiempos empleados, repuestos utilizados, anlisis de fallos, etc.). Toda esta informacin podr ser utilizada posteriormente como apoyo para el estudio de otras intervenciones similares. La informacin que proporciona el histrico de averas, permite desarrollar un estudio sobre la vida probable de los distintos elementos (periodicidad de desgastes, roturas, fallos,...) para implantar un plan de mantenimiento preventivo sistemtico fiable. En la figura 8 se muestra la relacin entre los tipos de mantenimiento y el histrico.
Mantenimiento

Preventivo Sistemtico Duracin Condicional Estado del equipo Operaciones TPM Automantenimiento
Limpieza Control Visita Inspeccin

Correctivo Fallo Reparacin

Mant. programado
Cambios piezas Reparaciones Mejoras Modificaciones

Reglajes

Cambios herram.

Histrico Fig. 8 Recopilacin de datos en el histrico a partir de acciones de mantenimiento.

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Habitualmente las causas de los fallos y averas se representan en el histrico mediante cdigos. La siguiente tabla recoge una serie de cdigos utilizados con frecuencia:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 0 1 2 Accidente imprevisible. Causa intrnseca detectable. Causa intrnseca no detectable. Defecto de entretenimiento. Mala intervencin anterior. Manejo defectuoso. Normas no respetadas. Fallo segundo. Otras causas. Origen mecnico. Origen elctrico. Origen electrnico. Origen hidrulico. Fallo crtico. Fallo mayor. Fallo menor.

Causas de fallo

Naturaleza Gravedad

Tabla 1: Tabla de cdigos de imputacin.

Utilidad de los histricos


Los histricos de mquinas parecidas se pueden agrupar para realizar una investigacin nica. sta puede hacerse en cuatro niveles: Anlisis de un parque de mquinas estandarizadas. Anlisis global de una mquina. Anlisis por grupos funcionales. Estudio de los mdulos y de los rganos frgiles.

Mediante el histrico de una mquina se puede deducir cules son sus caractersticas de funcionamiento habitual: fiabilidad, disponibilidad, evolucin de los fallos, duracin de los elementos, periodicidad de las intervenciones, etc.

Todo ello facilita la seleccin de aquellos rganos que sufren averas con ms frecuencia con objeto de someterlos a mayor control. Este fichero proporciona tambin una realcin de los repuestos ms utilizados, para gestionar adecuadamente las existencias del almacn. Los datos sobre costes y tiempos de intervencin permiten elegir el mtodo de mantenimiento que mejor se adapte al equipo.

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Completa el texto con las palabras siguientes:

)+6181,),"

partes de averas, cronolgicamente, disponibilidad, histrico, reparaciones, plan de mantenimiento, mantenimiento, paro. El ............................ es un fichero que se elabora en la oficina de ............................., que describe ................................ todas las ................................ efectuadas en una mquina. La informacin registrada en este documento se extrae de los ..................................... elaborados durante la reparacin. En un fichero histrico se pueden anotar los tiempos de .......................... y reparacin para conocer la ................................... de un equipo. La informacin de este documento es muy til para desarrollar el estudio de un ................................... preventivo en una mquina.

Si consideras que has concluido el estudio de esta unidad, intenta responder a las siguientes cuestiones de autoevaluacin.

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Cuestiones de autoevaluacin

Describe qu tipo de informacin se recoge en los siguientes documentos de mantenimiento: Inventario.

Dossier-mquina. Histrico.

Escribe algunos de los datos que se recogen en un inventario de mquina.

Cul es la diferencia entre el dossier del constructor y el dossier interno de un dossier-mquina?

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"

Cita los diferentes libros donde se recoge la documentacin tcnica de un dossier-mquina.

Un fichero histrico de una mquina se elabora con datos basados en:


o o o o

a. El plan de mantenimiento preventivo. b. El dossier-mquina.

c. Las intervenciones de reparacin de la mquina. d. La experiencia del constructor de la mquina.

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4 4

Respuestas a las actividades )+6181,),

La relacin correcta es la siguiente: 1. - b; 2. - a; 3. - c.

)+6181,),

a. Falsa: El constructor suministra tanto la informacin tcnica de la mquina como los documentos utilizados en la gestin comercial.

b. Falsa: La parte interna del dossier puede sufrir las modificaciones que se crean oportunas sobre los datos de la mquina. c. Verdadera. d. Falsa: Todos los dossiers deben tener la misma estructura en la medida de lo posible. e. Falsa: Las operaciones de mantenimiento se basan en la informacin registrada en el dossier interno, ya que en l se recoge la informacin til y las modificaciones puestas al da.

4 4

)+6181,),!

La relacin correcta es: 1.-b; 2.-a; 3.-d; 4.-c; 5.-e; 6.-c; 7.-e; 8.-b; 9.-a, 10.-d.

)+6181,),"

En un fichero histrico se pueden anotar los tiempos de paro y reparacin para conocer la disponibilidad de un equipo. La informacin de este documento es muy til para desarrollar el estudio de un plan de mantenimiento preventivo en una mquina.

El histrico es un fichero que se elabora en la oficina de mantenimiento, que describe cronolgicamente todas las reparaciones efectuadas en una mquina. La informacin registrada en este documento se extrae de los partes de averas elaborados durante la reparacin.

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Respuestas a las cuestiones de autoevaluacin


Inventario: Recoge todos los datos acerca del nmero de mquinas de la planta y sus caractersticas.

Histrico: A partir de los datos recogidos en los partes de averas, se elabora este documento que presenta toda la informacin relacionada con las reparaciones realizadas en la mquina desde su puesta en servicio. Un inventario de mquinas rene, entre otros, los siguientes datos: Nmero de referencia de la mquina. Denominacin de la mquina. Lugar de emplazamiento de la mquina. Caractersticas bsicas. Fecha de compra. Referencia del fabricante. Coste de adquisicin.

Dossier-mquina: Recopila toda la informacin tcnica y comercial de una mquina determinada, describiendo sus elementos, caractersticas y funcionamiento.

El dossier del constructor recopila ntegramente toda la informacin suministrada por ste, mientras que el dossier interno contiene slo aquella informacin que pueda ser til al servicio de mantenimiento, adems de la informacin complementaria y las modificaciones incorporadas por la oficina de mtodos. La documentacin tcnica de un dossier-mquina se guarda en los siguientes libros: Libro de caractersticas. Libro de instrucciones de uso. Libro de mantenimiento mecnico. Libro de implantacin y puesta a punto. Libro de automatismos.

La respuesta correcta es la c.

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Resumen de Unidad
Documentos para organizar el mantenimiento Un plan de mantenimiento necesita apoyarse en una serie de documentos para llevar a cabo el estudio de la mquina que se desea reparar. Esta documentacin se recoge en tres ficheros: Inventario de mquinas. Dossier-mquina. Histrico de averas. Inventario Dossier-mquina Es un fichero donde se recogen todos los datos referentes al nmero de mquinas que hay en la planta y las caractersticas de cada una de ellas. Es un fichero donde se recopila toda la informacin perteneciente a una mquina, detallando las partes que la componen, sus caractersticas tecnolgicas y su funcionamiento. Este fichero se divide en dos partes: Dossier del constructor: Es la documentacin, tanto tcnica como comercial, suministrada por el constructor de la mquina. La documentacin tcnica se dividen en cinco libros: Libro de caractersticas. Libro de instrucciones de uso. Libro de mantenimiento mecnico. Libro de implantacin y puesta a punto. Libro de automatismos.

Histrico

Dossier interno: Es la documentacin seleccionada por la oficina de mtodos, junto con las modificaciones y la informacin coomplementaria realizadas por ella misma, para ser utilizada posteriormente por el servicio de mantenimiento. Es un fichero elaborado en la oficina de mantenimiento a base de la informacin recogida de los partes de averas de cada reparacin. Este fichero describe todas las intervenciones realizadas en una mquina desde su puesta en servicio.

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Notas

Vocabulario
Oficina de mtodos: es la encargada de realizar el anlisis y la preparacin de los trabajos de mantenimiento y de administrar toda la documentacin tcnica necesaria para ello.

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