Buku Manual

Pengelolaan
Digital Library
Soft-@! Inc.

Daftar Isi

DAFTAR ISI 2

PENGANTAR 4

FUNGSIONALITAS 4
KELEBIHAN SISTEM 5
PRASYARAT SISTEM 5
SKEMA IMPLEMENTASI 6
INSTALASI SISTEM 7

LAYANAN PUBLIK 11

AKSES KE SITUS 11
MELIHAT KOLEKSI BARU 12
PENCARIAN KOLEKSI 14
MELIHAT KATALOG KOLEKSI 15
BERITA 16

LAYANAN MEMBER 18

REGISTRASI MEMBER 18
MENJADI EDITOR 19
MENG-UPLOAD KOLEKSI 20

MODUL ADMIN 21

AKSES KE HALAMAN ADMIN 21

PERMINTAAN EDITOR 21
FILE MANAJEMEN 22
ORGANISASI 22
MEMBUAT KATEGORI KOLEKSI 23
MENGELOLA BERITA 24
MEMBATASI UKURAN FILE 25
JANGAN LUPA LOGOUT !! 25

MENGUPDATE DATABASE 26

UPDATE ONLINE 26
UPDATE OFFLINE – BATCH PROCESS 26

Manual Digital Library Server Halaman 2

Soft-@! Inc.

PENUTUP 31

TIPS MENGELOLA LAYANAN DLS 31

KONTAK SELANJUTNYA 32

Manual Digital Library Server Halaman 3

Soft-@! Inc.

Pengantar

Digital Library Server (DLS) adalah perangkat lunak berbasis web yang dirancang untuk
memenuhi kebutuhan akan akses terhadap dokumen digital dalam berbagai format data.
Format umum dokumen seperti PDF, DOC atau pun PPY dapat dimasukkan ke dalam server
sehingga memudahkan user dalam pencarian datanya.
Digital Library yang telah online di internet dapat diakses oleh user dari lokasi manapun
pada waktu kapan pun sesuai kebutuhan user. Di samping fasilitas untuk user, telah
disiapkan pula fasilitas untuk Admin yang bertanggung jawab secara penuh mengelola isi
situs DLS. Dengan isi yang selalu diupdate, user akan tertarik untuk kembali menjenguk
situs DLS dan mencari informasi yang diperlukannya.

Untuk memanfaatkan DLS, diperlukan persyaratan di server sebagai berikut :

PC Server (P4 Dual Core, RAM 512MB, HD 80GB, CDRW)

Sistem operasi Windows atau Linux

Web Server Apache

Database Server MySQL

PHP Engine

Sedangkan untuk klien, dapat menggunakan PC dengan spesifikasi minimum sbb.:

PC Klien (P3-1 GHz, RAM 256MB, HD 40GB)

Sistem operasi Windows atau Linux

Internet Browser (IE, Mozilla, Netscape)

Adobe Acrobat Reader

MS Office (optional)

Fungsionalitas
DLS dirancang untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut :
• Pengelolaan data rujukan kategori e-book, organisasi dan rujukan lainnya.
• Pengelolaan anggota DLS
• Pengelolaan koleksi e-book dalam berbagai format
• Monitoring akses terhadap koleksi e-book yang ada.

Manual Digital Library Server Halaman 4

Soft-@! Inc.

Kelebihan Sistem
Disamping fungsi utama yang ada, DLS memiliki sejumlah kelebihan sebagai berikut :
• Web-based system
Sistem dirancang pada lingkungan web (internet/intranet) sehingga memungkinkan
pengguna memanfaatkan langsung tanpa perlu melakukan instalasi sistem di PC-nya.
Dengan cara ini, pemeliharaan sistem akan jauh lebih mudah dilakukan. Sistem ini juga
memungkinkan dipasang di lingkungan jaringan lokal (intarnet) atau pun jaringan
global (internet).
• Multi-users system
Sistem mendukung banyak pemakai sekaligus. Jumlah pemakai tidak dibatasi. Masing-
masing pemakai dapat memanfaatkan fasilitas yang ada sesuai kategorinya.
• Multi-levels security system
Keamanan akses dilakukan secara berjenjang dengan menerapkan konsep pemilahan
kategori user dan mekanisme password.
• Community portal
Portal khusus bagi lingkungan disiapkan untuk mendukung penyampaian informasi ke
pengguna sistem. Fasilitas yang disiapkan adalah berita seputar layanan.

Prasyarat Sistem
Untuk dapat menggunakan sistem DLS diperlukan prasyarat perangkat keras dan
perangkat lunak sebagai berikut :
Server
Perangkat Keras :
Processor : Pentium 4 – 2.0 GHz,
Memori : RAM 128 MB
Harddisk : 40 GB
Monitor : SVGA Resolusi 1024 x 768.
Backup : CDWriter

Perangkat Lunak :
Sistem operasi : Windows/Linux
Web server : Apache
RDBMS : MySQL
Engine : PHP
Aplikasi : DLS

Manual Digital Library Server Halaman 5

Soft-@! Inc.

Client
Perangkat Keras :
Processor : Pentium 2 – 400 MHz
Memori : RAM 64 MB
Harddisk : 10 GB
Monitor : SVGA Resolusi 1024 x 768.

Perangkat Lunak :
Sistem operasi : Windows/Linux
Browser : MS Explorer/Netscape/Opera
Reader : Acrobat Reader, MS Office

Skema Implementasi

Implementasi DLS dalam lingkungan lokal (intarnet) dapat dilakukan sebagai berikut :

Web+Data Server
Switch/Hub
Data

User_1 User_2 User_n

Skema implementasi

Penerapan pada lingkungan ini dapat dilakukan untuk mendukung layanan intranet.
Dengan adanya koneksi jaringan lokal, maka setiap PC yang tersambung dalam jaringan
dapat mengakses DLS yang terpasang di web server.

Manual Digital Library Server Halaman 6

Soft-@! Inc.

Instalasi Sistem
DLS diinstal melalui serangkaian tahapan sebagai berikut :
1. Instalasi Web Server Apache, RDBMS MySQL dan Engine PHP
Web server Apache, RDBMS MySQL dan Engine PHP pada umumnya dikemas
bersamaan dalam sebuah installer. Dalam hal ini, direkomendasikan menggunakan
paket instalasi XAMPP yang di dalamnya sudah memuat semua perangkat lunak yang
disiapkan. Ikuti petunjuk instalasi pada XAMPP.
• Jalankan file XAMPP yang disertakan dalam CD. XAMPP hanya akan berjalan
dengan baik dalam sistem operasi Windows NT atau XP. Untuk pemakaian di Linux,
gunakan paket instalasi yang sesuai.
• Ikuti proses sampai selesai. Sistem akan otomatis aktif setelah instalasi selesai.

Instalasi XAMPP : Apache, MySQL dan PHP

• Edit file PHP.INI pada direktori XAMPP\apache\bin\ dengan file NOTEPAD.EXE. lalu
ubah setting sbb.:

Manual Digital Library Server Halaman 7

Soft-@! Inc.

Setting PHP.ini

Setelah itu, restart Apache melalui XAMPP Control Panel :

XAMPP Control Panel

Manual Digital Library Server Halaman 8

Soft-@! Inc.

2. Instalasi Aplikasi DLS

Aplikasi menyiapkan dua bagian, bagian pertama yaitu script PHP yang disimpan dalam
sejumlah direktori. Bagian kedua adalah file database MySQL untuk akses data.
Lakukan sebagai berikut (pada Windows dengan Winlamp).
• Salin seluruh file-file PHP pada direktori AplikasiDLS dalam CD yang diberikan ke
dalam direktori htdocs pada Web Server Apache dalam PC Anda. Gunakan nama
direktori yang sudah diberikan sebagai default.

Lokasi aplikasi SIM Diklat di web server Apache

• Salin seluruh file database MySQL pada direktori AplikasiDLS dalam CD yang
diberikan ke dalam direktori mySQL\data dalam PC Anda.

Manual Digital Library Server Halaman 9

Soft-@! Inc.

Lokasi database DLS di RDBMS MySQL

• Setting koneksi dengan mengedit file conf_all.php dengan file text editor di
..\htdocs\DLS\dir_conf\ koneksi pada PC Anda. Masukkan nama user dan password
sesuai dengan definisi MySQL yang Anda gunakan. Biarkan lainnya dengan nilai
default. (dalam kondisi default, isiannya sudah benar !!)

Setting koneksi ke MySQL

• Setelah selesai, maka jalankan web browser dengan alamat http://localhost/DLS

sehingga muncul tampilan sbb. :

Manual Digital Library Server Halaman 10

Soft-@! Inc.

Tampilan muka

Bila tampilan di atas telah muncul, proses instalasi berarti telah berjalan dengan baik. Anda
dapat mengaksesnya baik dari server maupun klien. Untuk akses dari klien di lingkungan
intranet, lakukan dengan menuliskan nama server sbb. :

http://<nama_server>/DLS

Layanan Publik

User dapat mengakses situs DLS dan memanfaatkan berbagai layanan yang disediakan.
Fasilitas apa saja yang disediakan diberikan pada bagian selanjutnya dari manual ini.

Akses ke Situs
User dapat mengakses situs pada alamat resmi (misal www.dls.ditplb.or.id) yang aktif 24
jam. Jika telah aktif, akses dapat dilakukan dari lokasi manapun, baik melalui dial up atau
warnet.

Manual Digital Library Server Halaman 11

Soft-@! Inc.

Halaman depan situs

Melihat Koleksi Baru

Pada situs terdapat informasi koleksi terbaru yangselalu muncul di halaman depan
tampilan. Dari daftar tersebut, publik dapat melihat judul dan deskripsi koleksi. Jika
diperbolehkan oleh pemiliknya, maka koleksi dapat dibaca isinya oleh publik.

Manual Digital Library Server Halaman 12

Soft-@! Inc.

Koleksi terbaru

Deskripsi koleksi

Manual Digital Library Server Halaman 13

Soft-@! Inc.

Isi detil koleksi (format PDF)

Pencarian Koleksi
Data koleksi yang telah masuk, dapat dicari sesuai dengan kebutuhan. Parameter
pencarian dapat ditentukan bila pencarian lebih spesifik.

Kotak pencarian

Hasil pencarian

Manual Digital Library Server Halaman 14

Soft-@! Inc.

Untuk parameter yang lebih spesifik, Anda dapat menggunakan pencarian lanjut. Klik menu
Pencarian sehingga muncul dialog plihan sbb.:

Pencarian global

Pencarian beradasar field tertentu

Pencarian detil

Hasil pencarian dapat diberikan setelah tombol Cari diklik. Anda dapat memilih mode
pencarian sesuai dengan pilihan yang diberikan.

Melihat Katalog Koleksi

Untuk melihart daftar koleksi sesuai kategorinya, maka menu Katalog dapat dipilih.
Selanjutnya Anda dapat melihat semua kategori atau memilih katgori tertentu saja.

Manual Digital Library Server Halaman 15

Soft-@! Inc.

Katalog koleksi

Berita
Pengunjung dapat membaca berita, baik yang terkait dengan lembaga atau berita umum
lainnya, melalui daftar berita yang muncul di halaman depan situs. Untuk melihat detil
berita, pengunjung dapat meng-klik daftar berita yang diinginkan. User juga dapat melihat
berita melalui menu Berita pada situs.

Berita

Manual Digital Library Server Halaman 16

Soft-@! Inc.

Detil Berita

Manual Digital Library Server Halaman 17

Soft-@! Inc.

Layanan Member

DLS dapat menerima registrasi member yang memiliki hak akses lebih luas dibandingkan
publik biasa. Dari posisi sebagai member biasa, dapat memintak hak akses kepada admin
untuk dapat memasukkan koleksi digital sendiri. Dalam kondisi tersebut, status member
Anda kemudian menjadi Editor.

Registrasi Member
Untuk melakukan registrasi, klik menu Registrasi sehingga muncul dialog pengisian dta
sebagai berikut :

Registrasi member

Memberi akan mendapatkan konfirmasi melalui emailnya. Oleh karena itu, member yang
memberikan alamat email tidak valid, tidak akan diproses lebih lanjut. Fitur ini diiberikan
untuk memastikan member adalah mereka yang memang memasukkan data dengan
benar.
Kode validasi harus dimasukkan saat melakukan login pertama kali. Setelah itu, member
dapat mengakses fasilitas yang diberikan.

Manual Digital Library Server Halaman 18

Soft-@! Inc.

Konfirmasi email validasi

Setelah melakukan login untuk pertama kalinya, maka akan muncul dialog pengisian kunci
registrasi. Masukkan sesuai dengan info di email Anda.

Proses validasi registrasi

Kode registrasi dapat dilihat pada email yang dikirimkan. Setelah dimasukkan, klik tombol
Submit_regkey. Setelah proses tersebut, Anda resmi menjadi member dari layanan ini.
Beberapa fasilitas yang disiapkan di antaranya : Edit member, Ganti password dan
Menjadi editor.

Menjadi Editor
Agar dapat mengupload koleksi digital, Anda dapat meminta status sbagai editor. Pilih
menu Menjadi Editor sehingga muncul dialog sbb.:

Permintaan menjadi editor

Selanjutnya, Admin Sistem akan memproses lebih lanjut permintaan Anda.

Manual Digital Library Server Halaman 19

Soft-@! Inc.

Meng-upload Koleksi
Bila persetujuan menjadi Editor sudah dilakukan, maka Anda dapat memasukkan koleksi
digital ke dalam server DLS. Lakukan login ulang setelah status Anda menjadi Editor
sehingga muncul menu-menu yang lebih bervariasi, terutama File Manajemen dan
Organisasi.
Untuk meng-upload koleksi digital, pilih menu File Manajemen sehingga muncul dialog
sbagai berikut :

Isian koleksi

Untuk mengisinya, lakukan sbb.:

1. Pilih kategori koleksi (kategori diset oleh Administrator)
2. Isi judul, penulis, abstrak, penerbit, tahun terbit.
3. Pilih file digitalnya, gunakan tombol browse untuk mencarinya
4. Isi tanggal update
5. Tentukan mode aksesnya, apakah umum (semua orang bisa) atau terbatas pada
member saja (member)
6. Klik Upload_file untuk simpan.

Manual Digital Library Server Halaman 20

Soft-@! Inc.

Modul Admin

Untuk mendukung aspek dinamis situs, telah disiapkan modul Admin yang dapat mengelola
data yang ada.

Akses ke Halaman Admin

Halaman admin dapat diakses melalui isian login yang sama tetapi dengan nama khusus
useradmin@localhost.com. Masukkan passwordnya sehingga muncul menu-menu untuk
admin.

Untuk kelompok menu Administrator Akses, dapat dipilih sub-menu sbb.:

Permintaan Editor
Untuk melayani permintaan member biasa menjadi Editor sehingga ybs. bias memasukkan
koleksi digital ke dalam server. Dialog untuk permintaan menjadi Editor diberikan di bawah
ini.

Manual Digital Library Server Halaman 21

Soft-@! Inc.

Validasi Editor
Bila persetujuan dilakukan, klik isian Pilih lalu klik tombol Validasi. Melalui proses ini,
maka member biasa akan menjadi Editor.

File Manajemen
Sub-menu yang memberikan fasilitas bagi admin untuk memasukkan koleksi digital sesuai
dengan kategori yang ada.

Up-load koleksi digital

Organisasi
Data organisasi terkait dapat dimasukkan ke dalam aplikasi ini. Klik menu Organisasi
sehingga muncul dialog isiannya.

Manual Digital Library Server Halaman 22

Soft-@! Inc.

Isian organisasi

Membuat Kategori Koleksi

Koleksi digital dapat dikelompokkan ke dalam berbagai kategri sesuai kebutuhan. Klik
menu ini untuk membuat kategorinya.

Kategori koleksi

Manual Digital Library Server Halaman 23

Soft-@! Inc.

Mengelola Berita
Berita terkait dengan koleksi digital dapat dibuat melalui menu Utilitas | Info Terbaru
sehingga muncul dialog sbb.:

Isian info erbaru

Manual Digital Library Server Halaman 24

Soft-@! Inc.

Daftar info terbaru

Membatasi Ukuran File

File koleksi digital dapat dibatasi agar saat akses tidak membebani bandwidth. Pilih menu
Utilitas | Batas Kapasitas File sehingga muncul dialog sbb.:

Isian batas kapasitas file

Disarankan untuk pemakaian di internet agar ukuran file tidak lebih dari 1 MB agar akses
tetap cepat saat loading file.

Jangan lupa LogOut !!

Jangan lupa untuk keluar dengan cara logout setelah selesai menggunakan system. Hal ini
diperlukan agar tidak dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama bagi PC
yang sering dipakai bersama).

Manual Digital Library Server Halaman 25

Soft-@! Inc.

Mengupdate Database

Pada situs dengan layanan database, update database sangatlah penting. Admin harus
memperhatikan hal ini untuk memastikan data selalu up to date. Update data dapat
dilakukan melalui 2 cara sbb. :

Update online
Update online dilakukan bila Admin merasa hanya perlu menambahkan beberapa item
data. Lakukan melalui halaman Admin seperti telah dijelaskan di bagian sebelumnya.

Update offline – batch process

Bila data yang akan di-update cukup banyak, maka Admin dapat meng-entry dahulu secara
ofline pada situs lokal yang disiapkan (intranet/LAN). Data kemudian diekspor ke disket
yang kemudian dimasukkan ke dalam database MySQL di situs. Prosedur ini dilakukan baik
untuk keseluruhan database atau pun pada tabel tertentu saja. Langkah-langkahnya
diberikan di bawah ini.

• Entry data pada situs lokal

• Ekspor data melalui fasilitas Ekspor di phpMyAdmin lokal
• Simpan data di disket (terkompresi)
• Koneksi ke internet dan akses halaman phpMyAdmin yangdisediakan oleh Hosting
Company (ISP)
• Jalankan prosedur impor untuk tabel/data yang diiinginkan.

Berikut ini diberikan contoh untuk situs yang menggunakan MySQL dan dihosting pada
komputer lokal dengan layanan PhpMyAdmin. Modul PhpMyAdmin dapat diaktifkan dari
komputer lokal dengan mengakses alamat sbb. :

http://localhost/phpmyadmin

Bila web server dan modul PhpMyAdmin terlah terpasang, maka akan muncul dialog
PhpMyAdmin.

Manual Digital Library Server Halaman 26

Soft-@! Inc.

Tampilan phpMyAdmin di lokal

Untuk dapat memanfaatkan phpMyAdmin, di komputer Anda harus terpasang :

• Web server Apache dengan MySQL
• Modul PhpMyAdmin

Perangkat lunak tersebut dapat Anda install dari paket installer XAMPP, Winlamp atau pun
WampServer yang dapat didownload secara gratis dari internet.

Untuk melakukan backup data dari database MySQL yang ada, pilih tabel tertentu atau
bahkan seluruh tabel dapat diekspor ke file teks.

Manual Digital Library Server Halaman 27

Soft-@! Inc.

Ekspor data lokal

Perhatikan, untuk ekspor data, pilihlah tabel yang akan diekspor dan klik pilihan sesuai
contoh. Anda dapat menyimpannya dalam format normal atau terkompresi (zip atau gzip).
Dialog simpan akan diberikan. Simpan pada lokasi direktori yang Anda inginkan.

Dialog save

Manual Digital Library Server Halaman 28

Soft-@! Inc.

Untuk mengupload data hasil ekspor tadi, koneksilah ke internet dan akses halaman
PhpMyAdmin di situs online. Setelah Anda memasukkan user id dan password, dialog
phpMyAdmin akan muncul persis seperti tampilan di komputer lokal.
Pilih menu SQL sehingga tampil dialog sbb. :

Dialog
menu SQL

Masukkan nama file hasil ekspor sebelumnya dengan menekan tombol Browse. Pilih nama
file sesuai dengan hasil ekspor (bisa di disket atau harddisk).

Pilih file yang akan diimpor

Manual Digital Library Server Halaman 29

Soft-@! Inc.

Hasil impor data ditunjukkan, termasuk berapa jumlah record yang ada. Dengan cara yang
sama, Admin dapat mengupdate tabel-tabel lain sesuai keperluan seperti data berita dan
absensi.

Bila proses ekspor/impor berlaku untuk seluruh tabel yang ada, maka Anda dapat memilih
semua tabel saat melakukan ekspor. Sehingga saat impor data, semua tabel akan
dimasukkan ke dalam tabase di internet.

Manual Digital Library Server Halaman 30

Soft-@! Inc.

Penutup

Pemeliharaan layanan DLS menjadi elemen penting untuk bisa menarik pengunjung.
Dengan situs yang dimiliki, lembaga dapat memanfaatkannya tidak hanya informasi umum,
tetapi juga untuk mendukung bisnisnya.

Tips Mengelola Layanan DLS

Situs yan telah online seringkali ditinggalkan pengunjung karena informasinya tidak sering
diupdate. Oleh karena itu, untuk menjadmin update dapat dilakukan secara rutin, berikut
ini tips yang perlu dilakukan :

• Bentuk tim pencari berita. Berita bisa berasal dari lingkungan lembaga, liputan
kegiatan atau pun merujuk dari berita lain di kantor berita online (www.kompas.co.id
atau www.republika.co.id misalnya).
• Organisasi pengelola sistem harus dibentuk secara jelas agar penanggung jawab berita
dan informasi lainnya dapat lebih nyaman bekerja sesuai penugasan sekolah.
• Untuk berita rujukan, cukup copy paste dan masukkan di bagian pengisian berita baru.
Jangan lupa sertakan sumber berita agar Anda tidak terkena delik pelanggaran hak
cipta.
• Melalui search engine di internet, Anda dapat memperoleh koleksi ebook yang dapat
dimasukkan untuk memperkaya layanan DLS ini.

Manual Digital Library Server Halaman 31

Soft-@! Inc.

Kontak Selanjutnya

Untuk pertanyaan dan modifikasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami melalui
alamat sebagai berikut :

Soft-@! Inc.
Kantor :
Jl. Saturnus Utara V Blok O No 18 Margahayu Bandung Telp 022-70781730

Situs/Email :
www.solusipintar.com
info@solusipintar.com

Manual Digital Library Server Halaman 32