Anda di halaman 1dari 36

LAPORAN PERANCANGAN STRATEGI INVENTORY DAN PURCHASING DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE ORACLE

OLEH : Nindya Shannaz Pragustien (0101508011) Masud (0101508024) Riyana Susanti (0101508025)

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

JAKARTA 2011
BAB I PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

PT. Rayagraha Intibuana merupakan anak perusahaan dari PT. Vision Operation yang berpusat di Orlando, AS. Sejak mereka memperkenalkan dan memasarkan produknya di Indonesia, mereka memiliki posisi yang sangat baik dipasar dengan pencapaian jumlah pelanggan melebihi 10.000 konsumen. PT. Rahagraya Intibuana di Indonesia berkantor pusat di Kawasan Industri Pulogadung, Jakarta Timur, dan telah memiliki 7 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, yakni di Pontianak, Makassar, Surabaya, Medan Yogyakarta, Bandung dan Solo. Cabang-cabang tersebut berfungsi sebagai kantor regional yang membantu dalam memperlancar arus distribusi produk mereka kepada konsumen. Dengan peningkatan jumlah konsumen dari waktu ke waktu, PT. Rahagraya Intibuana berencana untuk menerapkan modul oracle inventory untuk mendukung pergerakan bisnisnya. Oracle, sebagai salah satu produk database yang berbasis enterprise telah memberikan suatu lingkungan yang cukup lengkap dalam menangani masalah data dan keamanan. Oracle dapat memungkinkan organisasi bisnis menjalankan analisis mereka lebih cepat dari sebelumnya, menyediakan analisis visual secara real-time, dan memungkinkan beragam tipe aplikasi analisis baru untuk digunakan. Oracle juga memungkinkan organisasi bisnis untuk membuat keputusan dengan lebih cepat dalam konteks kondisi bisnis yang cepat sekali berubah. Dengan visualisasi yang interaktif, Oracle mampu mengubah setiap pengguna menjadi seorang analis. Implementasi dalam penerapan oracle inventory ini harus dilakukan dengan baik dan benar agar program dapat beroperasi sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh PT Rahagraya Intibuana.

II. Permasalahan

1. Langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan oleh PT. Rahagraya Intibuana cabang

Makassar untuk menerapkan modul inventory pada software Oracle?


2. Apa strategi inventori yang baik yang dapat meningkatkan proses bisnis PT.

Rahagraya Intibuana Cabang Makassar?

III.

Tujuan
1. Mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan oleh PT. Rahagraya

Intibuana cabang Makasaar untuk menerapkan modul inventory pada software Oracle? 2. Mengetahui strategi inventori seperti apa yang baik untuk PT. Rahagraya Intibuana cabang Makassar untuk meningkatkan proses bisnisnya.

BAB II ISI PT. Rayagraha Intibuana merupakan anak perusahaan dari PT. Vision Operation yang berpusat di Orlando, AS. Seiring dengan jumlah konsumen yang semakin meningkat dari waktu ke waktu, PT. Rahagraya Intibuana berencana untuk menerapkan modul oracle inventory demi mendukung proses bisnisnya. Penerapan oracle inventory ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas bagian gudang dari PT. Rahagraya Intibuana. PT. Rahagraya Intibuana memiliki 7 (tujuh) cabang yang tersebar diseluruh Indonesia yang berfungsi sebagai kantor regional yang membantu memperlancar arus distribusi produkproduknya kepada konsumen. Salah satunya terletak di pulau Sulawesi yang tepatnya berada di ibukota provinsi Sulawesi Selatan yaitu kota Makassar. Berdasarkan rencana PT. Rahagraya Intibuana untuk menerapkan modul Oracle inventory, sehingga setiap bagian dari PT. Rahagraya Intibuana perlu melakukan Setting sesuai dengan modul Oracle yang digunakan tidak terkecuali PT. Rahagraya Intibuana cabang Makassar. Berikut ini adalah langkah-langkah proses Setting yang harus dilakukan oleh PT. Rahagraya Intibuana cabang Makassar pada modul Oracle inventory :
2.1

Setting Lokasi Pada bagian ini, PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar menentukan lokasi perusahaan dan memberikan alamat secara detail pada modul Oracle inventory. Selain itu, juga ditentukan luang lingkup perusahaan dimana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar merupakan perusahaan dalam lingkup global karena perusahaan tersebut adalah perusahaan internasional. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar berlokasi pada Kawasan Industri Makassar yang beralamat di Jalan Perintis Kemerdekaan Km. 15 daya Makassar Sulawesi Selatan 90242. Zona waktu yang diterapkan PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar adalah GMT + 08.00 sama seperti zona waktu di negara Hongkong. Seperti yang ditunjukkan oleh gambar 2.1 yang menunjukan alamat lengkap (Address detail) dari PT. Rahagraya Intibuana cabang Makassar.

Gambar 2.1 Address Detail

Gambar 2.2 Shipping Details

Pada gambar 2.2 memperlihatkan bahwa perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang berfungsi sebagai organisasi inventori dimana kegiatan yang dilakukan PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar antara lain sebagai pusat pengangkutan barang dan penerimaan barang dari kantor pusat serta dapat menerima barang juga dari PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar sendiri.
2.2

Setting Kalender Pada bagian ini, PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar menentukan hari kerja dan hari libur pada kalender yang terdapat di dalam software Oracle. Dimana hari kerja di Setting dengan nama cerdas dan hari kerja pada perusahaan tersebut dimulai sejak Desember 2011 dengan jumlah hari kerja 5 hari per minggu dengan 2 hari libur. Seperti yang terlihat pada gambar 2.3.

Gambar 2.3 Kalender Hari Kerja Selain menentukan jumlah hari kerja tiap minggu, PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar juga menetapkan hari libur nasional dimana ditetapkan pada tanggaltanggal tertentu sebagai hari libur. Hari libur di perusahaan tersebut di Setting dengan nama Pandai.Seperti yang terlihat pada gambar 2.4 dan 2.5

Gambar 2.4 Kalender Hari Libur

Gambar 2.5 Calender Dates

Setelah menentukan waktu kerja dan waktu libur, langkah selanjutnya yaitu mengaktifkan kalender tersebut di dalam software tersebut dengan mengklik Exception List kemudian akan didapatkan ID untuk mengaktifkannya, setelah itu ID tersebut dimasukkan ke dalam Request ID kemudian klik Find. Maka template kalender yang telah dibuat telah aktif. Seperti yang terlihat pada gambar 2.6 dan 2.7

Gambar 2.6 ID untuk Mengaktifkan Hari Libur

Gambar 2.7 Proses Pemasukan ID kalender


2.3

Setting Organisasi Pada bagian ini, dilakukan penSettingan organisasi dengan melakukan pengisian pada setiap kolom seperti detail organisasi dan klasifikasi organisasi dengan mengisi kolom tersebut yaitu Inventory dimana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar tidak memproduksi barang akan tetapi mempunyai fungsi sebagai perusahaan inventory. Seperti yang terlihat pada gambar 2.8

Gambar 2.8 Setting Organisasi Inventory Setelah melakukan penyetting organisasi inventory, langkah selanjutnya adalah melakukan Setting Accounting Information dengan meng-klik others kemudian memilih Accounting Information dan mengisi kolom yang ada dengan Vision Operation dikarenakan PT. Vision Operation merupakan perusahaan pusat dari PT. Rayagraha Intibuana yang mempunyai cabang di seluruh Indonesia salah satunya adalah PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar. Seperti yang terlihat pada gambar 2.9.

Gambar 2.9 Accounting Information Langkah selanjutnya adalah melakukan Setting parameter inventory dengan mengklik others dan memilih Inventory Information dan klik OK. Setelah itu, informasi inventory yang pertama kali diisi adalah Inventory Parameters dimana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar mempunyai kode organisasi 212 dengan angka 2 didepannya dikarenakan cabang Makassar merupakan cabang kedua yang ada di Indonesia, mengisi kolom item master organization dengan Vision Operation agar item yang berada di PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar dapat dilihat oleh perusahaan cabang lainnya, pada kolom calender diisi dengan template kalender yang telah dibuat sebelumnya dan dimulai dari bulan Desember 2011, kegiatan move order yang dilakukan pada perusahaan tersebut memliki rentang waktu paling lambat 30 hari dan secara langsung akan diterima oleh gudang yang bersangkutan dan gudang tersebut tidak memiliki locator control. Seperti yang terlihat pada gambar 2.10

Gambar 2.10 Inventory Parameters Langkah berikutnya adalah mengisi Costing Information, yang mana kolom costing organization diisi dengan nama perusahaan sendiri dan metode pencatatan keuangan yang digunakan yaitu jenis standard serta dengan format laporan buku besar yang berbentuk ringkasan agar pimpinan dapat menilai kinerja bisnis dengan mudah. Untuk angka-angka yang terdapat di kolom valuation accounts telah ditentukan sebelumnya. Seperti yang terlihat pada gambar 2.11

Gambar 2.11 Costing Information Langkah berikutnya adalah Revision, Lot dan Serial yang mana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar menggunakan lot control hanya pada salah satu item yang dianggap paling penting untuk dikontrol dengan masa berlakunya dimulai dengan numeric. Seperti yang terlihat pada gambar 2.12

Gambar 2.12 Revision, Lot dan Serial Langkah berikutnya adalah ATP, Pick dan Item Sourcing. ATP (available to promise) diperhitungkan oleh masing-masing cabang setiap triwulan yang diisi pada kolom ATP defaults. ATP defaults diisi dengan vision DC ATP yaitu with demand and user time fence. Picking defaults kolom rule dipilih revision, subinventory. Setiap item yang didapatkan berasal dari supplier dikarenakan perusahaan tersebut merupakan perusahaan dengan kegiatan pergudangan dan pendistribusian saja. Seperti yang terlihat pada gambar 2.13

Gambar 2.13 ATP, Pick dan Item-Sourcing Langkah selanjutnya adalah Inter-org Information. Dimana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar mempunyai biaya transfer barang antar cabang sebesar 2% sebagai biaya transportasi material. Seperti yang terlihat pada gambar 2.14

Gambar 2.14 Inter-org Information Langkah yang terakhir dalam inventory parameters adalah Other Account. Pada kolom receiving accounts serta profit and loss accounts diisi dengan angka-angka yang telah disediakan sebelumnya. Seperti yang terlihat pada gambar 2.15

Gambar 2.15 Other Accounts Setelah melakukan penyettingan inventory information maka langkah selanjutnya adalah melakukan penyettingan receiving information. Dimana gudang yang terdapat di PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar hanya dapat menerima barang paling cepat 2 hari sebelum jatuh tempo dan maksimal 5 hari kerja selebihnya dari ketentuan yang berlaku akan ditolak oleh sistem. Kelebihan barang yang diakomodir hanya sebesar 5% serta apabila terjadi kelebihan barang akan diberi peringatan terlebih dahulu. Dalam organisasinya setiap cabang dapat melakukan kegiatan sebagai berikut: 1. Memperbolehkan menerima barang pengganti 2. Menerima barang yang tidak di pesan 3. Memperbolehkan transaksi cepat 4. Memperbolehkan penurunan transaksi
5. Menerima penerimaan buta (blind receiving)

Gambar 2.16 Receiving Information Setelah melakukan Setting organisasi secara keseluruhan dan mengisi kolom klasifikasi organisasi dengan Inventory Organization karena perusahaan tersebut merupakan perusahaan inventory maka secara tidak langsung akan mengisi kolom yang berada pada saat melakukan Setting lokasi yaitu other details dengan nama organisasi inventory yang telah diSetting sebelumnya. Seperti yang terlihat pada gambar 2.17

Gambar 2.17 Other Details pada Location


2.4

Setting Sub-Inventory Pada bagian ini, dilakukan penyettingan sub-inventory dimana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar yang merupakan perusahaan pergudangan mempunyai tiga buah jenis gudang antara lain gudang barang jadi, gudang barang rusak dan store. Dimana setiap sub-inventory mempunyai parameter yang disesuaikan dengan kebutuhan dari setiap gudang antara lain setiap terjadi pemasukan dan pengeluaran di dalam gudang selalu dicatat dan dimasukkan ke dalam ATP (Available to Promise), selalu menerima pesanan dan untuk setiap gudang tidak mempunyai locator control dimana barang yang disimpan digudang tidak diberikan informasi secara mendetail contohnya barang tersebut tidak dikasih tahu ditempatkan dibagian mana. Seperti yang terlihat pada gambar 2.18 , gambar 2.19 dan gambar 2.20

Gambar 2.18 Sub-Inventory Gudang Bahan Baku

Gambar 2.19 Sub-Inventory Gudang Barang Rusak

Gambar 2.20 Sub-Inventory Store


2.5

Setting Unit of Measure Pada bagian ini, PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar melakukan penyettingan unit of measure terhadap barang yang ada di dalam gudang. Dimana perusahaan tersebut mempunyai dua jenis item yaitu baju dewasa dan baju anak-anak maka unit of measure yang digunakan pada kedua item tersebut adalah piece, lusin dan kodi. Seperti yang terlihat pada gambar 2.21

Gambar 2.21 Unit of Measure Dimana setiap 1 lusin akan terdapat 12 pieces dari item tersebut dan setiap 1 kodi akan terdapat 20 pieces dari item tersebut. Seperti yang terlihat pada gambar 2.22

Gambar 2.22 Konversi dari Unit of Measure


2.6

Setting Item Pada bagian ini, PT. Rayagraha Intibuana melakukan penyettingan dua buah item yaitu baju dewasa dan baju anak-anak. Sebelum melakukan penyettingan item tersebut terlebih dahulu melakukan change organization dengan mengubah organisasi PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar menjadi Vision Operation dikarenakan Vision Operation merupakan perusahaan pusat dari PT. Rayagraha Intibuana dimana PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar adalah perusahaan cabang dari PT. Rayagraha Intibuana. Proses pembuatan template kedua jenis item yaitu dengan cara membuka menu item template kemudian mengisi nama template dari PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar dengan nama RIM 212 kemudian mengisi setiap kolom value yang disesuaikan dengan organisasi dari perusahaan tersebut yaitu organisasi inventory dan disesuaikan juga dengan jenis item yang berada di perusahaan tersebut. Seperti yang terlihat pada gambar 2.23

Gambar 2.23 Proses Pembuatan Template Item

Produk baju dewasa yang merupakan baju untuk pria maupun wanita yang berumur 17 tahun keatas ini dipasarkan dalam bentuk piece dan produk baju anak-anak untuk anak laki-laki maupun perempuan yang berumur dibawah 10 tahun dipasarkan juga dalam bentuk piece. Untuk memasukkan item pertama, masuk ke menu master items, lalu mengisi kolom seperti di bawah. Setelah kolom-kolom diisi untuk produk pertama, lalu masukan item kedua dengan langkah-langkah yang sama dan pengisian yg sama juga karena unit of measure kedua item adalah sama.

Gambar 2.24 Form Main Master Item Produk Baju Dewasa

Gambar 2.24 Form Main Master Item Produk Baju Anak-Anak Kedua produk baju tersebut mempunyai sifat berupa barang yang dapat distok, dapat dipesan dan dapat ditransaksikan.

Gambar 2.25 Form Inventory Master Item Produk Baju Dewasa

PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar merupakan organisasi inventory, bukan merupakan organisasi produksi, sehingga Bill of Material (BOM) tidak diperhitungkan dan memperbolehkan perhitungan pembiayaan dan harga yang telah ditetapkan diberikan kode untuk memudahkan dalam hal input data jika sewaktuwaktu harga dapat berubah.

Gambar 2.26 Form Bill of Material Master Item Produk Baju Dewasa Perusahaan dapat membeli item dari supplier dan dapat dibeli serta memperbolehkan perbaharuan deskripsi item serta item tersebut serta item-item tersebut dapat dilihat dari perusahaan cabang manapun. Penerimaan barang paling cepat 2 hari sebelum jatuh tempo dan maksimal 5 hari kerja selebihnya dari ketentuan yang berlaku akan ditolak oleh sistem. Kelebihan barang yang diakomodir hanya sebesar 5% jika terjadi kelebihan barang akan diberikan peringatan terlebih dahulu. Diizinkan penerimaan barang pengganti dan diizinkan penerimaan barang yang tidak dipesan serta diizinkan unutk melakukan transaksi cepat. Metode perencanaan yang digunakan oleh PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar adalah dengan menggunakan vendor, dimana perusahaan tersebut menyerahkan segala macam perencanaan kepada vendor sehingga perusahaan tersebut hanya melakukan kegiatan inventory dan pendistribusian.

Lead time untuk kedua produk pada PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar adalah 1 hari. Selebihnya untuk processing, postprocessing, fixed, variable, cumulative manufacturing, cumulative total tidak dibutuhkan oleh PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar karena perusahaan merupakan organisasi inventory, bukan merupakan organisasi produksi sehingga leadtime yang dibutuhkan hanya pada lead time lot size. Untuk menu MPS/MRP, dan Work in process tidak diisi karena PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar bukan organisasi produksi. Selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengisi menu Order management. Kedua produk merupakan pesanan pelanggan, dapat dipesan langsung oleh pelanggan, memperbolehkan pesanan internal, dapat ditransaksikan, dan dapat dikirimkan. Produk yang masuk dalam gudang berasal dari eksternal perusahaan yaitu supplier. Pemesanan produk masih menggunakan Available to Promise (ATP). Penagihan dilakukan dengan melakukan penjumlahan atas pembelian produk. Pada kolom sales account telah dimasukkan angka yang merupakan kode dari penjualan produk. Penjualan produk pada PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar ini tidak mempublikasikannya pada penjualan berbasis web
2.7

Setting Purchase Order Saat melakukan penyettingan purchase order, sebelumnya mengubah modul inventory menjadi modul purchase order dengan cara meng-klik gambar topi, lalu pilih purchasing, Vision Operation kemudian memilih menu purchase order. Seperti yang terlihat pada gambar 2.27

Gambar 2.27 Membuka Menu Purchase Order Perusahaan PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar melakukan pembuatan puchase order pada 25 Desember 2011 pukul 03:04 untuk membeli produk berupa baju dewasa sebanyak 27 pieces dengan harga untuk setiap piecesnya seharga $10 dan baju anak-anak sebanyak 735 pieces dengan harga setiap piecesnya seharga $8. Tipe pembelian adalah standard purchase order, yang artinya bahwa setiap perusahaan ingin membeli barang, maka secara manual membuat purchase order. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar membeli barang dari supplier yaitu Industrial Dressler. Pembayaran sejumlah barang yang dipesan ditujukan pada PT. Rayagraha Intibuana pusat dikawasan industri pulo gadung serta total biaya yang harus dibayar sebesar $6150. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.28 Form Purchase Order Baju Dewasa dan Baju Anak-Anak Pada menu shipment yang dilakukan adalah mengisi tujuan pengantaran barang, yaitu ke kawasan industri makassar. Selain tujuan pengantaran, kuantitas, harga dan waktu sampainya item tersebut juga tertera pada menu shipment. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.29 Form Shipment Baju Anak-Anak

Gambar 2.30 Form Shipment Baju Dewasa Setelah melakukan langkah diatas, maka berikut adalah purchase order pembelian produk baju dewasa dan baju anak-anak. Nomor Purchase Order secara otomatis akan keluar. Seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 2.31 Purchase Order Untuk mengetahui status purchase order yang telah dibuat sebelumnya, dapat diketahui dengan cara membuka menu purchase order summary kemudian mengisi kolom Number dengan nomer purchase order yang telah keluar pada purchase order diatas untuk mencari purchase order yang telah dibuat, setelah itu klik find dan pada gambar 2.32 dapat diketahui bahwa pemesanan yang telah dilakukan sudah

diterima dan disetujui oleh supplier dengan adanya status Approved pada kolom Apprival status.

Gambar 2.32 Status Purchase Order

BAB III ANALISIS

3.1

Metode Inventory yang Digunakan PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar Metode inventory yang digunakan oleh PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar adalah dengan menggunakan jasa vendor untuk melakukan segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan inventory. Walaupun akan menambah biaya untuk mempekerjakan jasa vendor akan tetapi perusahaan tersebut tidak perlu mengkhawatirkan perencanaan gudang yang optimal dan efektif sehingga perusahaan tersebut dapat secara optimal dalam membantu memperlancar arus distribusi produk yang ada kepada konsumen.

3.2

Setting Lokasi dan Kalender PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar yang berlokasi di kawasan Industri Makassar merupakan anak cabang dari perusahaan PT. Rayagraha Intibuana yang berlokasi di kawasan Industri Pulo Gadung serta mempunyai kantor pusat yaitu perusahaan Vision Operation. Oleh karena intu, perusahaan tersebut mempunyai ruang lingkup global dikarenakan perusahaan tersebut merupakan perusahaan internasional. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar merupakan perusahaan inventory dikarenakan kegiatan yang terjadi antara lain pengangkutan dan penerimaan barang dari pabrik pusat serta dapat menerima barang dari cabang sendiri. Akan tetapi proses penagihan dilakukan oleh perusahaan pusat yaitu PT. Rayagraha Intibuana pusat serta penambahan perusahaan cabang ini juga dapat membantu memperlancar arus distribusi produk-produknya kepada konsumen. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar melakukan penyettingan kalender untuk hari kerja maupun hari libur dimana perusahaan tersebut mempunyai hari kerja sebanyak 5 hari dan hari libur selama 2 hari dalam satu minggu serta mempunyai beberapa hari libur nasional.

3.3

Setting Organisasi PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar merupakan perusahaan organisasi inventory dimana pengaturan organisasi dimulai pada bulan Desember 2011.

Pada accounting information, kumpulan buku, legal entity, dan unit operasi diatur oleh Vision Operation, hal ini dikarenakan Vision Operation merupakan pusat PT. Rayagraha Intibuana Pusat di seluruh dunia. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar yang memiliki kode 212 dikarenakan merupakan perusahaan cabang kedua dan memiliki kegiatan move order yang dilakukan antar cabang memiliki rentang waktu paling lama 30 hari dan dapat diterima secara otomatis oleh gudang yang bersangkutan. Gudang yang bersangkutan tidak memiliki locator control. Metode pencatatan keuangan yang digunakan adalah jenis standard dan format laporan buku besar hanya dalam bentuk ringkasa untuk memudahkan pimpinan dalam menilai kinerja bisnis masing-masing cabang. Lot control digunakan hanya pada salah satu item yang dianggap penting untuk dikontrol masa berlakunya. Keputusan lot control akan digunakan pada produk yang mana akan ditentukan oleh pimpinan perusahaan. dimulai berdasarkan numeric. ATP (available to promise) diperhitungkan oleh masing-masing cabang setiap triwulan yang diisi pada kolom ATP defaults. ATP defaults diisi dengan vision DC ATP yaitu with demand and user time fence. Picking defaults kolom rule dipilih revision, subinventory. Sumber produk didapat dari supplier. Transfer barang antar cabang dapat dikenakan biaya sebesar 2% sebagai biaya atas transportasi material. Oleh karena itu, sebagai seorang manajer pemasaran diharapkan dapat membuat suatu keputusan yang terbaik dalam menentukan jumlah produk yang akan dikirim sehingga dapat mengurangi biaya transfer barang. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar mempunyai gudang dengan ukuran yang terbatas. Oleh karena itu, setiap cabang hanya dapat menerima barang paling cepat 2 hari sebelum jatuh tempo dan maksimal 5 hari kerja selebihnya dari ketentuan yang berlaku akan ditolak oleh sistem. Kelebihan barang yang diakomodir hanya sebesar 5% dan apabila terjadi kelebihan barang akan diberikan peringatan oleh sistem. Dalam organisasinya setiap cabang dapat melakukan kegiatan sebagai berikut: Memperbolehkan menerima barang pengganti Menerima barang yang tidak di pesan Lot control cabang Makassar

Memperbolehkan transaksi cepat Memperbolehkan penurunan transaksi Menerima penerimaan buta (blind receiving)

3.4

Setting Sub-Inventory dan Unit of Measure PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar yang merupakan perusahaan inventory sehingga mempunyai tiga sub inventory yaitu gudang barang jadi, barang rusak, dan store yang bertipe sebagai tempat penyimpanan (storage). Barang pada masingmasing gudang dapat ditelusuri jumlahnya, dan merupakan asset sub inventory. Barang pada masing-masing gudang masuk ke dalam sistem ATP dan dapat dipesan. Unit of Measure yang digunakan oleh produk yang terdapat pada PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar antara lain piece, lusin dan kodi. Penggunaan ketiga unit of measure tersebut dikarenkan produknya adalah baju dewasa dan baju anak-anak. Dimana setiap satu lusin terdapat 12 pieces dan setiap satu kodi terdapat 20 pieces.

3.5

Setting Item PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar mempunyai dua produk yaitu baju dewasa dan baju anak-anak. Unit pengukuran kedua produk ini adalah piece. Kedua produk ini bersifat barang yang disimpan yang dapat di stok, dapat dipesan, dan dapat di transaksikan. Pada kedua produk ini, tidak ada lot expiration control, lot control, dan locator control. PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar merupakan organisasi inventory, bukan merupakan organisasi produksi, sehingga Bill of Material tidak diperhitungkan. Kedua produk memperbolehkan adanya perhitungan biaya pada item tersebut. Perusahaan dapat membeli item dari supplier dan dapat dibeli serta memperbolehkan perbaharuan deskripsi item. Pembelian barang tidak dikenai pajak, dan request for quotation tidak diizinkan pada kedua produk tersebut. Penerimaan barang paling cepat 2 hari sebelum jatuh tempo dan maksimal 5 hari kerja selebihnya dari ketentuan yang berlaku akan ditolak oleh sistem. Kelebihan barang yang diakomodir hanya sebesar 5% dan apabila terjadi kelebihan barang akan diberikan peringatan oleh sistem. Diizinkan penerimaan barang pengganti diizinkan penerimaan barang yang tidak dipesan, dan diizinkan transaksi cepat. Penerimaan

barang dengan sistem standar tanpa diperiksa terlebih dahulu untuk mengurangi biaya pemeriksaan. Lead time untuk kedua produk pada PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar adalah 1 hari. Selebihnya untuk processing, postprocessing, fixed, variable, cumulative manufacturing, cumulative total tidak dibutuhkan oleh PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar karena perusahaan merupakan organisasi inventory, bukan merupakan organisasi produksi. Untuk menu MPS/MRP, dan Work in process tidak diisi karena PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar bukan organisasi produksi. Kedua produk merupakan pesanan pelanggan, dapat dipesan langsung oleh pelanggan, memperbolehkan pesanan internal, dapat ditransaksikan, dan dapat dikirimkan. Produk yang masuk dalam gudang berasal dari eksternal perusahaan yaitu supplier. Pemesanan produk masih menggunakan Available to Promise (ATP). Penjualan produk pada PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar ini tidak mempublikasikannya pada penjualan berbasis web. 3.6 Setting Purchase Order PT. Rayagraha Intibuana cabang Makassar membuat puchase order pada tanggal 25 Desember 2011 pukul 03:04 untuk membeli produk berupa baju dewasa sebanyak 27 pieces dengan harga untuk setiap piecesnya seharga $10 dan baju anak-anak sebanyak 735 pieces dengan harga setiap piecesnya seharga $8. Tipe pembelian adalah standard purchase order, yang artinya bahwa setiap perusahaan ingin membeli barang, maka secara manual akan membuat purchase order. Selain tipe standar, terdapat juga Blanket Purchase Agreement yang artinya ketika perusahaan mengetahui detail dari barang atau jasa yang akan dibeli dari pemasok tertentu dalam suatu periode, tapi perusahaan belum tahu detail dari jadwal pengiriman. Perusahaan membuat blanket Purchase Order untuk menentukan harga negosiasi untuk item sebelum benar-benar membeli barang yang dipesan. Contract Purchase Agreement, membuat perjanjian pembelian kontrak dengan pemasok untuk menyetujui syarat dan ketentuan khusus tanpa menunjukkan barang dan jasa yang akan dibeli. Planned Purchase Order ,membuat purchase order yang direncanakan ketika perusahaan ingin membuat perjanjian jangka panjang dengan pemasok sumber tunggal dengan komitmen untuk membeli barang atau jasa. Status penerimaan purchase order yang ditunjukkan dari

purchase order summary yaitu Approved yang berarti pemesanan yang telah dilakukan sudah diterima dan disetujui oleh supplier.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Langkah-langkah dalam melakukan Setting modul inventory pada software Oracle adalah sebagai berikut :
o o o o o o

Setting Lokasi Setting Kalender Setting Organisasi Setting Sub-inventory dan Unit Of Measure Setting Item Setting Purchase Order

Metode inventory yang digunakan oleh PT. Rahagraya Intibuana cabang Makassar adalah dengan menggunakan vendor dimana proses penentuan jumlah pemesanan dan julah pemesana kembali dilakukan oleh vendor.

5.2 Saran Pada penelitian kali ini, seharusnya untuk pengambilan keputusan perlu digunakan software ERP atau tidak dilakukan dengan prosedur pengambilan keputusan yang terstruktur dan mempertimbangkan untung serta ruginya bagi perusahan.