Anda di halaman 1dari 13

ADMINISTRASI KEUANGAN KELOMPOK USAHA BERSAMA (KUB) PENERIMA BLM PUMP PERIKANAN TANGKAP TAHUN 2011

Direktorat Pengembangan Usaha Penangkapan Ikan Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2011

KATA PENGANTAR Dalam rangka peningkatan kemampuan Kelompok dalam mengelola BLM PUMP Perikanan Tangkap sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Perikanan Tangkap Nomor : KEP.15/DJ-PT/2011 tentang Pedoman Teknis PNPM Mandiri Kelautan dan Perikanan dalam rangka pelaksanaan PUMP bidang Perikanan Tangkap Tahun 2011, perlu ditetapkan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) oleh Kepala Dinas Kabupaten/Kota agar BLM PUMP Perikanan Tangkap dapat berkembang dan berkelanjutan. Pengadministrasian keuangan KUB terkait dengan paska pencairan dana BLM-PUMP Perikanan Tangkap oleh KUB, diperlukan pedoman untuk diatur lebih lanjut oleh Kepala Dinas Kabupaten/kota penerima PUMP Perikanan Tangkap dalam Juklak. Dengan adanya Pedoman Pengelolaan administrasi keuangan KUB ini dan Petunjuk Pelaksanaannya oleh Kepala Dinas Kabupaten/Kota, diharapkan KUB penerima PUMP Perikanan Tangkap dapat menjalankan fungsi melayani Pembiayaan usaha bagi nelayan anggotanya. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada Kelompok Kerja PUMP Perikanan Tangkap yang telah menyelesaikan Pedoman ini sebagai acuan bagi Tim Teknis Kabupaten/Kota dalam membuat Petunjuk Pelaksanaanya agar BLM PUMP Perikanan Tangkap berkembang dan berkelanjutan sesuai dengan kondisi dan budaya masyarakat setempat.

Jakarta, 11 Maret 2011 Direktur Pengembangan UsahaPenangkapan Ikan

A. BAMBANG SUTEJO

A. PENDAHULUAN 1. Pengertian a. Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok; b. Pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematik; c. Administrasi Organisasi adalah segala pencatatan yang berkaitan dengan organisasi secara umum. Ini penting dibuat untuk mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya; d. Administrasi keuangan atau pembukuan keuangan, adalah catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu); e. Administrasi keuangan juga dapat diartikan sebagai pencatatan yang berkaitan dengan kekayaan kelompok. Sangat penting untuk mengetahui keadaan kekayaan kelompok dengan jelas/transparan dan sebagai alat untuk pengawasan dalam pengelolaan permodalaan kelompok. Sedemikian pentingnya administrasi keuangan ini sehingga dapat dikatakan bahwa nilai administrasi keuangan ini setara dengan nilai uangnya atau bahkan lebih daripada itu. 2. Manfaat Administrasi / Pembukuan Manfaat administrasi adalah untuk tersedianya informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun pihak luar (Dinas, Tim Teknis, intansi terkait dan lain-lain) Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai a. alat kontrol b. alat dokumentasi c. alat / bahan pengambilan keputusan pengurus kelompok d. alat untuk memonitor perkembangan kelompok e. alat untuk evaluasi f. alat untuk memupuk kepercayaan anggota

B. ADMINISTRASI KELOMPOK Administrasi kelompok meliputi 2 (dua) yaitu: a. Administrasi Organisasi b. Administrasi Keuangan 1. Administrasi Organisasi Dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut: a. Buku daftar pengurus dan anggota b. Buku notulen pertemuan c. Buku tamu dan bimbingan d. Buku surat keluar dan Surat masuk e. Buku kegiatan / pertemuan f. Buku daftar hadir kegiatan Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh sekretaris. 2. Administrasi Keuangan Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk: a. Alat monitor perkembangan keuangan; b. Alat pengendalian keuangan; c. Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan d. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan 2.1. Prinsip pembukuan keuangan a. Pembukuan harus dilakukan secara sistematis Transaksi yang terjadi di kelompok akan dicatat dalam dokumen sumber. Contoh dokumen sumber atau bukti transaksi diantaranya adalah kuitansi pembayaran atau penerimaan kas, faktur pembelian, faktur penjualan, dan lain-lain. b. Pembukuan harus dilakukan secara kronologis Transaksi yang terjadi dalam suatu periode dicatat menurut urutan kejadiannya dalam sebuah buku. Pencatatan ini lazimnya disebut dengan membuat jurnal. Buku yang digunakan untuk mencatat transaksi atau membuat jurnal ini disebut dengan buku harian. Disebut buku harian karena pencatatan dalam buku ini harus dilakukan menurut urutan kejadiannya (kronologisnya) yang umumnya dilakukan setiap hari

c. Pembukuan harus dilakukan secara informatif Agar dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan; d. Pembukuan harus dilakukan secara auditable Catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah. e. Pembukuan harus dilakukan secara Accountable, Buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau ketentuan akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan; 2.2. Buku Keuangan Model pembukuan keuangan yang digunakan kelompok adalah model yang sederhana, mudah dipahami sehingga diharapkan akan sangat membantu pengurus/ bendahara dalam mempertanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya. Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah : a. Buku kas harian (Contoh pada lampiran 1) b. Buku tabungan anggota (Contoh pada lampiran 2) c. Buku pinjaman / Kredit anggota (Contoh pada lampiran 3) d. Laporan rugi laba (Contoh pada lampiran 4) e. Neraca (Contoh pada lampiran 5) Diupayakan Pengurus Kelompok bisa mengerjakan seluruh adminstrasi keuangan ini dengan baik dan benar, mengingat pentingnya manfaat yang akan diperoleh. Buku Kas, adalah laporan perubahan nilai uang kas yang dimiliki oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Laporan aliran kas memberikan informasi kepada kelompok tentang ketersediaan uang tunai yang dapat digunakan untuk operasional kegiatan kelompok. kelompok perlu mengetahui aliran uang kas baik penerimaan dan pengeluaran untuk dapat mengontrol dan mengelola kebutuhan atas uang tunai sehingga tidak akan kekurangan dana operasional ataupun terlalu banyak uang tunai yang disimpan sehingga merugikan kelompok karena uang tersebut tidak produktif. Dapat diformulasikan sebagai berikut: Penerimaan Pengeluaran = Surplus/ defisit Laporan rugi laba adalah laporan yang memberikan informasi tentang jalannya operasional kelompok dalam satu periode tertentu yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban kelompok sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. Dapat diformulasikan sebagai berikut: Pendapatan Biaya = Laba/ Rugi

Laporan Neraca adalah laporan yang menggambarkan posisi keuangan suatu kelompok pada suatu periode tertentu. Neraca memperlihatkan keseimbangan antara nilai aktiva (kekayaan) kelompok dengan nilai Pasiva (berisi hutang dan modal yang disetor). Diformulasikan sebagai berikut: Aktiva (Kekayaan) = Pasiva ( Hutang kelompok + Modal kelompok) 2.3. Memilih Penulis Pembukuan Keuangan Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang penulis sebagai pengelola dan penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam kelompok (anggota kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota kelompok), dengan syarat: a. jujur; b. mudah dijumpai; c. dapat diterima oleh semua anggota kelompok, d. tidak mengintervensi dinamika kelompok, e. transparan; dan f. bisa menulis pembukuan. Kelompok juga harus dapat memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu berhenti. 2.4. Pemantauan Penulis Pembukuan Keuangan Supaya efektif memantau penulis pembukuan keuangan kelompok, beberapa kiat yang dapat digunakan kelompok adalah sebagai berikut : a. Kelompok harus yakin bahwa penulis tidak pernah memegang uang; b. Anggota kelompok harus selalu memeriksa catatan-catatan sebelum mereka tanda tangan; c. Jika penulis bukan anggota kelompok, dia tidak boleh ikut campur dalam kegiatan kelompok. Kelompok harus dapat mengontrol/mengendalikan keuangan umum. Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh kelompok untuk tetap mengendalikan keuangan umum adalah sebagai berikut: a. Siapapun penulis pembukuan keuangan tidak pernah memegang uang; b. Anggota mengawasi secara normal jumlah total dan komposisi uang kelompok pada setiap waktu; c. Jumlah total biasanya diumumkan pada pertemuan atau ditulis pada papan;

d. Anggota mengawasi catatan tabungan individu mereka dan status kredit dalam kelompok; e. Anggota menyuruh penulis untuk membacakan catatan pertemuan pada hari itu juga sebelum mereka tanda tangan; f. Anggota kelompok memastikan bahwa buku selalu diperbaharui; g. Anggota memastikan bahwa penulis mempunyai semua perlengkapan yang diperlukan untuk menulis buku keuangan kelompok; h. Anggota kelompok memastikan bahwa pemeliharaan dan penyimpanan buku mereka tidak bercampur dengan buku penulis jika dia anggota kelompok. 2.5. Audit Keuangan Dalam Kelompok Audit adalah pemeriksaan buku keuangan secara sistematis, oleh orang di luar kelompok (bukan penulis atau anggota kelompok). Tujuan audit adalah untuk memeriksa kesalahan dan kelalaian dalam membuat perhitungan, untuk meralat adanya kesalahan, dan untuk pencegahan kesalahan di masa mendatang. Audit dibutuhkan baik untuk manfaat kelompok sendiri dan untuk membangun kredibilitas operasional kelompok kepada dunia luar. Tujuan dari audit pembukuan keuangan kelompok antara lain adalah: a. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangannya; b. Menemukan dan meralat kesalahan dan kelalaian dalam menyusun pembukuan; c. Memperkuat keberadaan sistem akunting dalam kelompok; d. Menjelaskan pendapatan, pengeluaran, kekayaan dan pertanggungjawaban; e. Membangun kepercayaan dalam kelompok sebagai sebuah lembaga yang mengarah ke berkesinambungan, pengakuan dan kredibilitas; f. Mengambil keputusan-keputusan anggaran dan pendanaan.

C. PENUTUP Administrasi organisasi dan administrasi keuangan kelompok penerima BLM PUMP Perikanan Tangkap harus dipantau dan diperiksa secara berkala oleh Tenaga Pendamping dan Tim Teknis agar pelaksanaannya sesuai dengan yang diharapkan.

Lampiran 1.

CONTOH BUKU KAS HARIAN Bulan : Januari 2010

Lampiran 2.

CONTOH BUKU TABUNGAN ANGGOTA

CONTOH REKAPITULASI TABUNGAN ANGGOTA

Lampiran 3.

CONTOH BUKU PINJAMAN ANGGOTA

CONTOH BUKU REKAPITULASI PINJAMAN

Lampiran 4.

CONTOH LAPORAN RUGI LABA

Lampiran 5.

CONTOH NERACA 31 Desember 20..