AUDITUL CALITATII Cadrul conceptual Termenul de audit provine din latinescul ,,audio, care nseamna ,,a asculta.

Introdus mai nti ca instrument de verificare a conturilor si nregistrarilor, auditul a devenit n prezent si un instrument de progres n sprijinul managementului pentru implementarea n firme a calitatii totale. n domeniul managementului calitatii, termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unei ntreprinderi sau a sistemului calitatii in ansamblu. Standardul ISO 9000/2000 defineste auditul calitatii ca reprezentnd o examinare sistematica si independenta efectuata de una sau mai multe persoane, pentru a determina daca activitatile si rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispozitiilor prestabilite, daca aceste dispozitii sunt efectiv implementate si corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor. Auditurile calitatii reprezinta examinari "sistematice" ale activitatilor si rezultatele acestora, referitoare la calitate, fiind planificate si programate n functie de natura si importanta activitatilor respective. Ele sunt examinari "independente , n sensul ca trebuie conduse persoane care nu au responsabilitati directe n domeniile auditate. Auditurile calitatii se realizeaza n raport cu criteriile de audit prestabilite, pentru a stabili n ce masura sunt respectate criteriile de audit. Criteriile de audit sunt: - procedurile aplicabile, - cerintele specificate n standarde si specificatii tehnice, - politica firmei n domeniul calitatii Dovezile de audit reprezinta informatii relevante pentru criteriile de audit stabilite si care sunt verificabile. Metode de obtinere a dovezilor de audit sunt: - Interviuri cu persoanele implicate n domeniul auditat - Examinarea documentelor referitoare la calitatea produselor sau proceselor - Observarea directa a activitatilor Eficacitatea auditurilor calitatii depinde foarte mult de competenta auditorilor. Auditor n domeniul calitatii este persoana care are competenta necesara pentru a efectua audituri ale calitatii. El trebuie sa fie autorizat pentru efectuarea unui anumit tip de audit. Scopul auditului calitatii este de a evalua actiunile corective necesare pentru eliminarea neconformitatilor si posibilitatile de mbunatatire a sistemului de management al calitatii firmei, a produselor si serviciilor, si a proceselor. Prin auditurile calitatii se evalueaza: - sistemul calitatii ntreprinderii n ansamblu sau elemente ale acestuia; - procesele ntreprinderii; - rezultatele proceselor (produse, servicii). Aceasta evaluare se realizeaza n raport cu "dispozitiile prestabilite (standardele aplicabile, manualul calitatii, proceduri, instructiuni, specificatii tehnice etc.), pentru a stabili n ce masura ele sunt respectate. Auditul calitatii nu se rezuma numai la stabilirea acestei corespondente, ci urmareste

evaluarea eficacitatii dispozitiilor n realizarea obiectivelor propuse n domeniul calitatii. Pe baza rezultatelor auditului calitatii vor fi definite actiunile corective necesare. Aceste actiuni au n vedere identificarea si eliminarea cauzelor neconformitatilor constatate, n scopul prevenirii repetarii lor. TIPURI DE DOCUMENTE UTILIZATE N SISTEMELE MANAGEMENTULUI CALITII Structura generala a documentelor Un sistem al calitii trebuie dezvoltat i implementat n conformitate cu seria de standarde ISO 9000. ISO 9000: 2000 cuprinde cteva clauze care ajut la mai buna nelegere a structurii de documente avut n vedere de noua familie de standarde. Astfel, clauza 2.7.1 Valoarea documentaiei menioneaza faptul c documentaia sistemului de management al calitii i aduce contribuia la: realizarea conformitii cu cerinele clientului i la mbuntirea calittii, furnizarea unei instruiri adecvate, asigurarea repetabilitii i trasabilitii, furnizarea de dovezi obiective, evaluarea eficacitii sistemului i continuei adecvri a sistemului de management al calitii. Tipuri de documente utilizate n sistemele de management al calitii: Documente care furnizeaz informaii consistente, att intern ct i extern, despre sistemul de management al calitii Manualul calitii Documente care descriu modul n care sistemul de management al calitii se aplic unui anumit produs, proiect sau contract Planul calitii Documente care definesc cerine Specificaii Documente care definesc recomandri sau sugestii Linii directoare Documente care furnizeaz informaii despre modul n care s se efectueze cu consecven activitile i procesele Proceduri, instruciuni de lucru i desene Documente care furnizeaz dovezi obiective despre activitile efectuate sau rezultatele obinute nregistrri Primul nivel al documentaiei sistemului calitii este constituit din Manualul Calitii. Acesta ar trebui s cuprind cel puin: Pagina de gard care va fi n aa fel conceput astfel nct s reflecte imaginea instituiei (manualul poate fi folosit i n scopuri de promovare pe via). Aceasta pagin poate de asemenea s indice dac exemplarul respectiv este controlat sau nu. O introducere n care se explic n ce fel este construit manualul, cum se folosete, cum se menine sub control i cum se conjug cu celelalte niveluri ale documentaiei sistemului calitii. Un sistem de meninere la zi i de evident a reviziilor. Un cuprins care, pe lng lista subiectelor din manual, poate s indice i capitolele din

standardul de referin acoperite de fiecare subiecte n parte. O declaraie a politicii n domeniul calitii. Aceasta va fi declarat i semnat de persoana din cadrul managementului cu responsabiliti executive, care rspunde pentru formularea politicilor i strategiilor, precum i pentru implementarea i mbuntirea acestora. O structur organizatoric a instituiei (de obicei sub forma unei organigrame) Un rezumat al responsabilitilor i autoritilor pentru toate funciile implicate n realizarea i asigurarea calitii. O serie de declaraii n care s fie definite i rezumate politicile prin care se realizeaz asigurarea calitii. Aceasta se poate face fie lund ca referin cerintele din standardul aplicabil din seria ISO 9000, fie fa de procedurile pe baza crora ntreprinderea i desfoar activitatea. n acest ultim caz, se poate include o matrice prin care s se demonstreze modul n care procedurile interne acoper cerinele capitolelor relevante din standardul de referin. Cerine referitoare la documentaie Manualul calitii va preciza documentaia sistemului de management al calitii (documente i nregistrari) care trebuie inut sub control. Controlul principalelor documente interne i externe presupune c: Documente trebuie analizate i aprobate de personal autorizat. Ediiile valabile ale documentelor trebuie s fie disponibile n toate locurile unde se execut activiti care influeneaz calitatea. Documentele perimate trebuie retrase din toate punctele de difuzare sau utilizare. Documentele perimate pstrate n scopuri juridice i / sau de conservare a cunosintelor sunt identificate n mod corespunztor. Modificrile documentelor trebuie analizate i aprobate de aceleai funcii care au analizat i aprobat documentele iniial. Din manual trebuie s rezulte c exist una sau mai multe proceduri pentru inerea sub control a documentelor i o list de referin care s indice stadiul reviziilor n vigoare. Permanent trebuie s existe dovada c au fost respectate toate dispoziiile prevzute pentru realizarea produsului / prestarea serviciului. Manualul calitii va preciza modul n care sunt inute sub control nregistrrile: Proceduri i / sau instruciuni, Identificarea, indexerea, ndosarierea, arhiverea i eliminarea, Protejarea mpotriva accesului neautorizat i mpotriva modificrii, n ce condiii sunt puse la dispoziia clientului, Sub ce form sunt pstrate / arhivate. Angajamentul managementului Manualul calitii va preciza modul n care: managementul la nivelul cel mai nalt este angajat n dezvoltarea, implementarea i mbuntirea continu a eficacitii sistemului de management al calitii, se asigur c cerinele clientului sunt identificate i satisfacute, se asigur c politica n domeniul calitii este neleas i aplicat n toate sectoarele de activitate.

Planificare Din manualul calitii trebuie s rezulte: Care sunt principalele obiective ale calitii, dar i faptul c sunt stabilite pentru funcii relevante i la nivelurile relevante ale organizaiei, C exist o planificare a sistemului de management al calitii astfel nct s se asigure atingerea obiectivelor i meninerea integritii sistemului cnd apar schimbri. Responsabilitate, autoritate si comunicare n manual vor fi prezentate responsabilitile, autoritatea i relaiile tuturor persoanelor care conduc, efectueaz i verific sarcinile legate de calitate. Pentru aceasta, se vor organiza urmtoarele activiti : 1. Se va prezenta organigrama instituiei si, dac este necesar, organigrame pe compartimente; 2. Se definesc relaiile ierarhice i funcionale; 3. Se definesc responsabilitile pentru toate funciile care influeneaz calitatea, preciznd foarte clar cine: iniiaz aciuni preventive, identific i nregistreaz problemele, iniiaz actiunile corective, verific implementarea i eficacitatea aciunilor corective i preventive, controleaz prelucrarea, livrarea sau montarea ulterioar a produsului neconform. Totodat se vor face precizri referitoare la reprezentantul conducerii care s aib autoritatea necesar pentru implementarea i meninerea unui sistem de management al calitii. Astfel : Reprezentantul conducerii poate avea i alte funcii. Trebuie definite clar responsabilitile i autoritile pentru sistemul calitii i nu trebuie s existe conflicte de interese cu responsabilitile i autoritile pentru celelalte funcii. Proiectare i dezvoltare Din manualul calitii trebuie s rezulte care sunt aspectele la care se aplic funcia proiectare / dezvoltare. Aceste aspecte pot fi: produse, servicii, software precum i proiectare tehnologic asociat cu proiectarea produsului. Manualul calitii precizeaz cum se planific i se tine sub control activitatea de proiectare i dezvoltare: etape (analize, verificri, validri), responsabiliti, autoriti. n concluzie, pentru un sistem de management bine pus la punct este necesar, n primul rnd, ca la conducere s fie un manager de calitate, care s respecte procedurile stabilite, s le adapteze n funcie de structura pe care o conduce, s menin o relaie perfect cu angajaii i s i determine s lucreze n echip i nu n ultimul rnd s fie receptiv la schimbri, ntr-o societate n care informaia se modific din zi in zi.