JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 1/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN 1.

(i) Permohonan Mengujudka n Panjar 1. Pastikan permohonan pembukaan panjar adalah tepat mengikut jenis panjar . Tafsiran Panjar Wang Runcit AP 3

Sejumlah wang yang diberi kepada pegawai perakaunan untuk membolehk annya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan kecuali untuk membayar tuntutan perjalanan. 2. Pastikan permohonan adalah lengkap dengan butiran-butiran berik ut : a) b) c) d) e) f) g) h) Tujuan Panjar Justifik asi Permohonan Pemegang Panjar merupakan Pemegang Waran Anggaran Perbelanjaan Bulanan Amaun Had Panjar Pengesahan Peruntukan Tahunan PTJ Kod Pejabat Perakaunan dimana Rekupmen akan dibuat. Mak lumat Penerima Bayaran Borang GFMAS i. ii. iii. iv. Nama Pemegang Panjar Kod Jabatan/ PTJ Alamat/ No telefon/ Fax dan email Maklumat Akaun Transit (jika berkenaan) AP 112 (a) SPP 2/2002

Lampiran Borang GFMA S

3. Pastikan permohonan mengujudkan panjar yang telah lengkap dik emukak an melalui Ketua Jabatan/ JMS ke BPOPA, JANM. 4. Pastikan k uasa menunaikan cek dan mengeluarkan wang dari akaun transit yang telah dilulusk an oleh Pejabat Perakaunan dikemukakan ke bank.

AP 111

Contoh Surat Kuasa

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 2/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

1. Pastikan Pemegang Panjar mengemukakan permohonan yang lengkap dengan butiran berikut : a. Justifikasi Permohonan b. Amaun tambahan/ kurangan Pastikan amaun tambahan/ kurangan tidak melebihi had yang telah ditetapkan mengikut peringkat PTJ. c. Penyata Perbelanjaan Sebenar 3 bulan sebelum. d. Pengesahan Peruntukan Tahunan PTJ 2. Pastikan permohonan tambahan/ kurangan had panjar yang telah lengkap dik emukak an melalui Ketua Jabatan/ JMS ke BPOPA JANM. 3. Setelah menerima kelulusan daripada BPOPA, JANM semak amaun tambahan/ kurangan yang diluluskan dan kod panjar yang berkenaan. 4. Pemegang Panjar perlu memastik an menyediak an baucar bayaran untuk tambahan/ kurangan had melalui proses penyediaan apungan panjar. (Rujuk bil 2 Apungan Panjar )

(ii)

Tambahan/ kurangan Had Panjar

SPP 2/2002

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 3/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

2. Apungan Panjar Panduan Pengguna PTJ eSPKB PK0307 AK0312

1. Pastik an jenis baucar yang disediakan mengik ut modul dan jenis: a. Baucar eSPKB Modul Apungan Panjar(Jenis KX) b. Baucar Manual (Jenis KY) 2. Pastik an tahun kewangan semasa. 3. Semak surat kelulusan permohonan panjar. Pastikan butir-butir di dalam surat kelulusan dari JANM adalah s ama dengan maklumat di baucar bayaran seperti berikut: a. b. c. d. Kod Jabatan/ PTJ, kod amanah panjar dan kod vendor. Had apungan. Nama penerima bayaran s ama dengan surat kelulusan. perihal baucar bayaran 20 digit pertama selaras dengan surat arahan BPOC, J ANM

Surat rujukan ANM(OC) 07/3 Jld.3(11) bertarikh 31 Disember 2007

4. Pantau status baucar bayaran yang disediak an. 5. Pastik an akaun bank yang digunakan merupakan akaun bank transit Pejabat Perakaunan masing-masing. 6. Pastik an pegawai yang mengesah dan memungut tunai di kaunter bank adalah pegawai yang telah diberi kuasa. 7. Pastik an pegawai pemungut tunai di kaunter bank membawa bukti pembayaran oleh Pejabat Perakaunan seperti notis eMaklum atau surat pengesahan dari Pejabat Perakaunan. 8. Pastik an wang apungan yang diterima direkodk an dalam Runcit. Buk u Wang AP 113 (d) i Lampiran Buku Wang Runcit

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 4/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

3. Pembayaran Melalui PWR 1. Pastik an kebenaran berbelanja diperolehi daripada Pemegang Panjar sebelum perolehan dibuat. 2. Pastik an amaun tuntutan : a) Tidak melebihi RM500.00 bagi setiap bil. b) Jika melebihi RM500.00 di mana ianya prak tik dan berfaedah, justifikasi perlu diberik an. 3. Pastik an resit pembelian yang dikemukakan : a) Asal b) Diakui atas urusan rasmi 4. Pastik an baki tunai PWR dan peruntukan bagi objek berkenaan adalah mencukupi bagi tujuan pembayaran. 5. Pastik an bayaran k epada pemohon dibuat melalui Baucar Kecil (Kew 50 Pin. 1/80) yang dilengkapkan dengan butiran berikut : AP 97 (d) SPP 2/2002

AP 54

a) b) c) d) e) f) g) h)

Nama penerima Nombor Baucar Kecil Tarikh Bekalan Peruntukan Kod Objek Butir-butir Perbelanjaan Banyaknya amaun tuntutan Tandatangan penerima bayaran dan Pegawai Pembayar Perak uan sebagai saksi.

Contoh Baucar Kecil (Kew 50 Pin.1/80)

6. Sekiranya tuntutan tidak disokong dengan resit, perak uan oleh pegawai yang menuntut perlu dibuat di Baucar Kecil (Kew 50 Pin. 1/80). 7. Rekodkan butir-butir bayaran dalam Buku Wang Runcit.

AP 99 (c) AP 113 (b) AP 113 (d) i

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 5/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

4. (i) Rekupmen 1. Pastikan baucar bayaran disediak an mengikut modul dan jenis : Berkala a) Baucar eSPKB Modul Panjar Wang Runcit (Jenis K4) b) Baucar Manual Jenis K5 2. Pastik an tahun kewangan semasa. 3. Pastik an butiran pada bauc ar bayaran yang disediakan adalah lengkap. SPAN M 1/2008 AP 113 (b) ii Panduan Pengguna PTJ eSPKB PK0307 AK0312

4. Pastik an dok umen berikut disertakan : a) Helaian asal yang berkenaan Buku Wang Runcit yang mengandungi butiran berikut: i. ii. iii. iv. v. vi. Tarikh Nombor Baucar Kecil (Kew 50 pin 1/80). Pin1/80) Butir-butir bayaran Kod Perbelanjaan Jumlah Ringkasan perbelanjaan mengikut objek sebagai

b) Baucar Kecil (Kew 50. Pin1/80) berserta dokumen sokongan.

5. Pantau status baucar bayaran yang disediakan. 6. Rekodkan penerimaan rekupmen di Buku Wang Runcit dan wang tunai tersebut disimpan selamat.

AP 113 (d) i

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 6/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

1. Pastik an Buku Wang Runcit ditutup dengan tepat dan betul pada s etiap 31 Disember setiap tahun. ( ii ) Akhir Tahun 2. Pastik an hanya satu ( 1 ) rekupmen akhir sahaja yang disediakan oleh PTJ. 3. Pastik an baucar bayaran yang disediakan mengikut modul dan jenis : a) Baucar eSPKB Modul Panjar Wang Runcit (Jenis K4) b) Baucar Manual (Jenis K5) 4. Pastik an tahun kewangan AKB. 5. Pastik an dok umen-dokumen berik ut disertakan : a) Helaian asal yang berkenaan Buku Wang Runcit yang mengandungi butiran berikut: i. Tarikh ii. Nombor Baucar Kecil (Kew 50 pin 1/80). Pin1/80) iii. Butir-butir bayaran iv. Kod Perbelanjaan v. Jumlah vi. Ringkasan perbelanjaan mengikut objek sebagai b) Baucar Kecil (Kew 50. Pin1/80) berserta sokongan. 6. Pantau status baucar bayaran yang disediakan. 7. Pastik an sijil perakuan panjar disediakan. 8. Sekiranya tiada rekupmen yang dibuat dalam tempoh AKB, Pemegang Panjar hendaklah juga menyediakan Sijil Perakuan Panjar dan k emukak an ke Pejabat Perakaunan. 9. Semua Pemegang Panjar hendaklah menyediakan sekurang-kurangnya tiga (3) salinan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit Seperti Pada 31 Disember yang lengk ap dan kemukakan dua (2) salinan k e Pejabat Perak aunan. 10. Pejabat Perakaunan perlu memastik an : i. Semua sijil dikemukakan oleh setiap Pemegang Panjar dan dibuat semakan. ii. Penyediaan Penyata Penyesuaian akaun PWR bagi penyata yang disatukan dari PTJ dengan laporan JANM. iii. Mengemuk akan dokumen ( i ) dan ( ii ) k e BPOC dengan surat litup disalinkan ke BPOPA. dokumen Surat Pekeliling yang dikeluark an oleh Pejabat Perak aunan AP 113 (f)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : PANJAR TAJUK KECIL : PANJAR WANG RUNCIT RUJUKAN DOKUMEN : SSP (PANJAR) 101701 MUKA SURAT : 7/7 KELU ARAN : 1 PIND AAN : 0 TARIKH UBAHSUAI : 1 DIS 2008 TARIKH KUATKU ASA : 31 DISEMBER 2008

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

1. Sediakan surat permohonan berserta dengan justifikasi penutupan akaun dan kemuk akan melalui Ketua Jabatan/ JMS untuk dihantar ke BPOPA, JANM. 2. Setelah mendapat kelulusan daripada BPOPA, JANM, pastikan baki tunai di tangan adalah sama dengan amaun had apungan yang telah diluluskan. Sekiranya baki berbeza, rekupmen hendaklah dibuat. 3. Pastikan tunai di tangan diak aunkan ke akaun PWR yang berk enaan melalui penyata pemungut manual jenis D6 bagi tujuan mengsifark an akaun PWR dan catatkan kod vendor. 4. Kemukak an dok umen-dokumen berik ut kepada BPOPA, JANM : i. Salinan Penyata Pemungut ii. Laporan Terperinci Amanah bagi kod amanah PWR bagi PTJ berkenaan berbak i sifar.

5.

Penutupa n Akaun Panjar

AP 113 (g)