SEKRETARIS adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan o Memperlancar lalu lintas dana distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. o Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi o Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C.
Fungsi Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan Sebagai pusat dokumentasi
1) Peran Startegis
yaitu peran yang diharapkan dapat memberi pengaruh positif pada status dan pernformasian organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaranarus informasi baik kedalam maupun keluar.
2) Peran Teknis
yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat sangat membantu dan menfasilitasi pimpinan unutk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
3) Peran Pendukung
yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
Pre Service Training Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi : a. Pendidikan formal yang diselenggarakan umum. b. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja. 2. In Service Training Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
1.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal : 1. Menambah pengetahuan 2. Menambah keterampilan 3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu : 1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien. 2. Kepribadian yang menarik 3. Kemauan untuk bekerja.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS : Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya Watak keras kepala dan menang sendiri Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain Dan lain sebagainya
Memahami Fungsi dan Peranan Humas (Public Relation) Istilah yang sering digunakan dalam hubungan masyarakat (Public Relation) : 1. Komunikasi 2. Media Komunikasi 3. Public 4. Peristiwa public
Fungsi Public Relation Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi masyarakat; Memberikan nasihat tentang sesuatu yang sebaiknya dikehendaki oleh public; Mengusahakan hubungan yang memuaskan antara public dengan petugas pemerintah; Memberikan penerangan atau penjelasan tentang lingkup kerja suatu Dinas Pemerintah.
B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris antara lain : Keterampilan kesekretarisan; Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis; Ingatan yang baik; Memperluas wawasan; Ketelitian; Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan; Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.
C. Penampilan Diri Sekretaris Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya : 1. Mampu mengaktualisasikan diri; 2. Mampu melihat secara objektif; 3. Memiliki pandangan hidup; 4. Menghargai orang lain; 5. Peka akan tujuan; 6. Memiliki rasa humor.
D. Sikap yang berhubungan dengan Kepribadian 1. Handal; 2. Jujur; 3. Ketekunan dan kerajinan; 4. Sikap membawa diri; 5. Pandai menyesuaikan diri; 6. Memperhatikan dan menjaga kerapian diri.
TERIMA KASIH .