SURAT KEPUTUSAN

No.: ………… Tentang:

PEDOMAN SURAT-MENYURAT SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA

Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta: MENIMBANG : 1. Bahwa untuk tertib administrasi kesekretariatan di sekolah/madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta perlu diatur dengan pedoman surat-menyurat. 2. Bahwa pedoman surat-menyurat perlu ditetapkan dengan surat keputusan. MENGINGAT : 1. Anggaran Dasar Muhammadiyah Bab III Pasal 6 dan 7. 2. Anggaran Rumah Tangga Muhammadiyah Pasal 3. 3. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 138/KEP/I.0/B/ 2008 tentang Pedoman Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Muhammadiyah. 4. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 244/KEP/I.0/B/ 2010 tentang Perubahan Nomenklatur Unsur Pembantu Pimpinan Persyarikatan Periode 2010-2015. 5. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 255/KEP/I.0/B/ 2010 tentang Penetapan Kode Indeks Surat Organisasi Untuk Periode 2010-2015. 6. Surat Instruksi PDM Kota Yogyakarta Nomor 145/INS/III.0/A/2011 ten-tang Pelaksanaan Keputusan PDM Kota Yogyakarta Nomor 047/KEP/III.0/ A/2011 tentang Tanfidz

Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta

1

Keputusan Musyawarah Yogyakarta Tahun 2011.

Daerah

Muhammadiyah

Kota

MEMPERHATIKAN : 1. Surat dari Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor: 017/III.4/A/ 2012 tertanggal 17 Shafar 1433 H/ 11 Januari 2012 M perihal Permohonan SK PDM tentang Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/ Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 2. Hasil keputusan Pimpinan Daerah Muhammadiyah Yogyakarta pada rapat hari Jumat, 13 Januari 2012. Kota

MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PEDOMAN SURAT-MENYURAT SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA.

BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1 Ketentuan Umum Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan: (1) Pimpinan Daerah Yogyakarta. adalah Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota

(2) Majelis adalah Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta. (3) Sekolah adalah semua amal usaha yaitu: Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), dan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Muham-madiyah di Kota Yogyakarta. (4) Madrasah adalah Madrasah Tsanawiyah (MTs) Muhammadiyah Karangkajen, MTs Muham-madiyah Gedongtengen, dan Madrasah ‘Aliyah (MA) Muhammadiyah Gedongtengen. (5) Surat adalah pernyataan tertulis yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disam-paikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain atas nama organisasi/instansi/kantor/ sekolah/madrasah.

Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta

2

(6) Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar, meliputi: penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar. (7) Kop surat atau kepala surat adalah bagian surat yang dicantumkan di sisi atas kertas dan amplop untuk menunjukkan identitas majelis, sekolah, dan madrasah. (8) Nomor surat adalah nomor berturut-turut yang ditulis pada setiap surat keluar dimulai dari angka 1 pada awal tahun takwim (1 Januari) sampai dengan angka terakhir pada tutup tahun takwim (31 Desember). (9) Kode indeks surat adalah kode-kode yang ditulis setelah nomor surat. (10) Stempel adalah identitas majelis, sekolah, merupakan tanda keabsahan dan keaslian surat. dan madrasah sekaligus

BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 2 Maksud (1) Sebagai kebijakan dasar dan acuan dalam pelaksanaan kegiatan surat menyurat di sekolah dan madrasah. (2) Sebagai landasan untuk menyusun petunjuk teknis surat-menyurat. (3) Menunjang tertib administrasi surat-menyurat.

Pasal 3 Tujuan Agar pengelolaan sekolah dan madrasah dapat berjalan dengan sebaik-baiknya.

BAB III
FUNGSI SURAT Pasal 4

Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta

3

surat ini berisi informasi sekedar tembusan. Pasal 6 Penggolongan Berdasar Perihal Surat Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 4 . surat ini tidak boleh dibuka kecuali oleh yang bersangkutan sesuai tujuan surat. cukup perlu diselesaikan berdasar urutan kedatangannya. di sampul/amplop harus ditulis “Rahasia” atau “SR”. jika terjadi perselisihan antar organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. (3) Bukti sejarah. memperkenalkan organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. disingkat SR. (5) Pedoman. dapat dijadikan sebagai pedoman atau kerja. untuk mengetahui hal-hal yang sudah disepakati atau disetujui bersama atau merupakan suatu hasil keputusan. surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian dengan cepat. nama dan alamat tujuan surat harus jelas. surat ini harus dilak atau dilem secara rapatrapat. tindak lanjut dilakukan seperlu-nya. (4) Surat tembusan. (2) Surat penting. (4) Duta organisasi. dalam melaksanakan tugas (6) Promosi. dapat dijadikan sarana promosi. surat juga berfungsi sebagai: (1) Alat bukti tertulis. dapat mencerminkan kondisi internal dari suatu organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. surat ini berisi informasi yang memerlukan tindak lanjut atau jawaban atau penyelesaian dengan segera. (2) Alat pengingat. BAB IV PENGGOLONGAN SURAT Pasal 5 Penggolongan Berdasar Sifat Surat (1) Surat rahasia. merupakan bahan untuk mengetahui aktivitas organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah di masa lalu. (3) Surat biasa.Di samping mempunyai fungsi utama sebagai alat komunikasi.

karena untuk mengabulkan berisi suatu (5) Surat usulan. yaitu surat yang diedarkan. (4) Maklumat. (3) Surat undangan. tidak terikat pada orang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. yaitu surat yang berisi pengumuman untuk khalayak umum yang luas. (2) Surat instruksi. berisi masukan. (2) Surat pemberitahuan. permintaan. (7) Surat laporan. (6) Surat pengangkatan. misalnya: surat jadwal UKK. saran.(1) Surat izin. berisi butir-butir hasil putusan. dan/atau ketetapan yang menetapkan seseorang atau sekelompok orang. dan usulan tentang suatu hal. atau termasuk surat izin adalah surat untuk mengajikan izin melakukan atau tidak melakukan suatu pekerjaan dengan disertai alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. (4) Surat permohonan. berisi keterangan bahwa pemegang surat itu diberi izin untuk melakukan suatu pekerjaan. (8) Surat-surat lain yang bersifat kondisional dan situasional sesuai perihal yang akan disam-paikan. berisi ketetapan pengangkatan untuk memangku suatu jabatan. Pasal 7 Surat Bentuk Khusus (1) Surat keputusan. dibuat untuk memberitahukan sesuatu yang dituju-kan kepada banyak orang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. berisi pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang atau kelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu pertemuan/ rapat/ sidang/ pelatihan/ acara-acara lain di suatu tempat dan pada waktu yang ditentukan. yaitu surat yang dikeluarkan oleh pimpinan majelis atau kepala sekolah/ madrasah. Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 5 . berisi melaporkan suatu peristiwa/ kejadian/ pelaksanaan pekerjaan yang dapat dipertanggungjawabkan. dan lain-lain. yaitu surat yang dikeluarkan oleh pimpinan majelis atau kepala sekolah/ madrasah. disebut juga surat permohonan kepada pimpinan di atasnya permintaan. surat pendaftaran peserta didik baru. (3) Surat edaran. berisi pemberitahuan kepada semua orang di lingkungan kerja agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu diketahui. Surat instruksi ditujukan kepada banyak orang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. berisi perintah dan petunjuk-petunjuk yang bersumber pada peraturan dan ke-bijakan pimpinan.

(6) Surat tugas. (7) Surat keterangan. surat ini berisi pernyataan mengenai keadaan seseorang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah yang ditulis dengan sebenarnya dan dapat dipertang-gungjawabkan. surat ini dikeluarkan oleh pimpinan Majelis. (3) Surat perjanjian. merupakan surat khusus yang dipergunakan secara internal dalam suatu unit organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. atau kepala sekolah/ madrasah yang memberikan rekomendasi kepada seseorang. (2) Surat memo atau nota dinas. surat ini berisi penjelasan yang menerangkan tentang aktivitas seseorang atau menerangkan sesuatu hal.(5) Surat pernyataan. (8) Surat rekomendasi. surat ini dikeluarkan oleh pimpinan Majelis. surat ini harus ada saksi minimal 2 (dua) orang yang menyaksikan adanya suatu perjanjian. Pasal 8 Penggolongan Surat Lain-Lain (1) Surat kuasa. berisi data-data perihal aktivitas dan/atau kinerja dan/atau kepribadian yang positif mengenai seseorang tersebut. berisi pelimpahan wewenang kepada seseorang atau pejabat pimpinan yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri. dan ikut menanda-tangani surat dalam kolom saksi. atau kepala sekolah/ madrasah untuk menugaskan kepada seseorang atau beberapa orang di bawah koordinasinya agar melakukan pekerjaan tertentu yang sifatnya singkat dan jelas. dan lain-lain. perjanjian jual-beli. Surat pernyataan yang berkaitan dengan aspek hukum harus ditandatangani di atas materai. Termasuk dalam perjanjian adalah perjanjian kerjasama. BAB V Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 6 . perjanjian pekerjaan. surat yang mengikat perjanjian antara beberapa pihak.

(b) Nomor surat dan kode indeks surat. (2) Semua surat harus memiliki bagian: (a) Kop atau kepala surat.7 cm x 21 cm). Semua surat keluar sekolah/madrasah. harus berkop di atas kertas A4 (29. Di atas ditulis dengan sistem penangalan Hijriyah dan di bawah ditulis dengan sistem penanggalan Miladiyah. (e) Perihal atau Hal. maka kop surat cukup pada lembar pertama. dan/atau NIP. (i) Salam penutup. (h) Isi surat. Jika surat lebih dari satu lembar. ditulis dalam 2 (dua) sistem penanggalan. (l) Tembusan. jika ada. memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat. Kata “Kepada” pada penulisan alamat tujuan surat tidak wajib dituliskan. (d) Lampiran. (j) Jabatan. (k) Nama penanggung jawab surat/ yang menandatangani surat.” Surat-surat yang ditujukan kepada majelis cukup ditulis “Yth. (f) Alamat tujuan surat. (c) Tanggal surat. lengkap dengan NBM. (g) Salam pembuka. sedangkan surat-surat yang dikeluarkan sekolah/madrasah ditandatangani kepala sekolah/madrasah.” atau “Yth. sedangkan lembar berikutnya menggunakan kertas A4 tidak berkop. Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 7 . untuk surat-surat yang dikeluarkan majelis ditandatangani ketua dan sekretaris. Pimpinan Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta”. melainkan cukup ditulis “Yang terhormat.BAGIAN SURAT Pasal 9 Bagian Surat (1) Bagian surat yang dimaksud dalam Pasal 9 mengikat surat-surat yang tergolong dalam surat sebagaimana disebutkan Pasal 5 dan Pasal 6. dengan ketentuan: Semua surat yang dikeluarkan oleh sekolah/madrasah dan bersifat kebijakan harus ditembuskan kepada Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta.

jika perlu.7 cm x 21 cm). serta alamat website dan e-mail. menggunakan huruf capital dengan jenis huruf Franklin Gothic Heavy ukuran 18 tercetak tebal.(m)Inisial. (2) Dicetak menggunakan tinta warna biru di atas sampul/amplop dan di atas kertas surat dengan ukuran A4 (29. BAB VI KOP ATAU KEPALA SURAT Pasal 10 Kop atau Kepala Surat Sekolah/Madrasah Kop atau kepala surat sekolah/madrasah harus terdapat unsur: (1) Logo Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah di sebelah kiri dan jika sudah memiliki standar sertifikasi. dan kode pos. Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 8 . misalnya: ISO. (f) Baris Keenam : Nomor telepon. provinsi. dan lain-lain. faksimile. khusus SMK ditulis akreditasi dari kompetensi keahlian yang tertinggi. menggunakan huruf kapital dengan jenis huruf Calibri ukuran 12 tercetak tebal. (e) Baris Kelima : Peringkat akreditasi dan tahun ditetapkannya. rintisan bertaraf internasional. dapat mencantumkannya. menggunakan huruf kapital dengan jenis huruf Calibri ukuran 12 tercetak tebal. dapat mencantumkan logo sertifikasi di sebelah kanan. : Jenjang dan nama sekolah/madrasah. (b) Baris Kedua : Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah. misalnya: bertaraf internasional. (e) Baris Kelima : Alamat lengkap yang menunjukkan jalan atau nama kampung (kelurahan dan kecamatan) lengkap dengan nomor tujuan alamat. (3)Kop atau kepala surat sekolah/madrasah ditulis secara berututan: (a) Baris Pertama: Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta. standar nasional. (c) Baris Ketiga (d) Baris Keempat : Bagi sekolah yang sudah mememiliki standar tertentu. kota.

” : Kode unsur pembantu pimpinan. cukup ditulis “4” dan diakhiri tanda titik “ .BAB VII SISTEM PENOMORAN SURAT Pasal 11 Penomoran Surat Keluar Sekolah/Madrasah (1) Nomor setiap surat berisi nomor surat dan sejumlah kode indeks yang dipisahkan dengan garis miring ( / ) dan aturannya engacu SK PP Muhammadiyah Nomor 245/KEP/I. (2) Urutan penomoran sekolah/madrasah (a) Kolom pertama (b) Kolom kedua (c) Kolom ketiga surat untuk surat-surat yang dikeluarkan : Nomor urut surat keluar dan diakhiri tanda garis miring “/” : Kode eselon pimpinan. cukup ditulis “AU” dan diakhiri tanda titik “ .0/B/2010 tanggal 29 Syawwal 1431 H/ 08 Oktober 2010 M tentang Penetapan Kode Indeks Surat Organisasi Untuk Periode 2010-2015. ” (d) Kolom keempat : Kode amal usaha. cukup ditulis “ III ” dan diakhiri tanda titik “. ” dilanjutkan nomor kode amal usaha dan diakhiri tanda “ / ” Nomor kode amal usaha: 101 = SD Muhammadiyah 102 = SD Muhammadiyah 103 = SD Muhammadiyah 104 = SD Muhammadiyah 105 = SD Muhammadiyah 106 = SD Muhammadiyah 107 = SD Muhammadiyah 108 = SD Muhammadiyah 109 = SD Muhammadiyah 110 = SD Muhammadiyah 111 = SD Muhammadiyah 112 = SD Muhammadiyah 113 = SD Muhammadiyah 114 = SD Muhammadiyah 115 = SD Muhammadiyah Bausasran 1 Yogyakarta Bausasran 2 Yogyakarta Danunegaran Yogyakarta Demangan Yogyakarta Gendeng Yogyakarta Jogokaryan Yogyakarta Karangkajen 1 Yogyakarta Karangkajen 2 Yogyakarta Karangwaru Yogyakarta Kauman Yogyakarta Kleco 1 Yogyakarta Kleco 2 Yogyakarta Kleco 3 Yogyakarta Miliran Yogyakarta Notoprajan Yogyakarta Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 9 .

116 = SD Muhammadiyah Ngadiwinatan Yogyakarta 117 = SD Muhammadiyah Ngupasan 1 Yogyakarta 118 = SD Muhammadiyah Ngupasan 2Yogyakarta 119 = SD Muhammadiyah Pakel Yogyakarta 120 = SD Muhammadiyah Pringgokusuman Yogyakarta 121 = SD Muhammadiyah Purbayan Yogyakarta 122 = SD Muhammadiyah Purwodiningratan 1 Yogyakarta 123 = SD Muhammadiyah Purwodiningratan 2 Yogyakarta 124 = SD Muhammadiyah Sagan Yogyakarta 125 = SD Muhammadiyah Sapen 1 Yogyakarta 126 = SD Muhammadiyah Sapen 2 Yogyakarta 127 = SD Muhammadiyah Sokonandi 1 Yogyakarta 128 = SD Muhammadiyah Sokonandi 2 Yogyakarta 129 = SD Muhammadiyah Suronatan Yogyakarta 130 = SD Muhammadiyah Suryowijayan Yogyakarta 131 = SD Muhammadiyah Tegalrejo Yogyakarta 132 = SD Muhammadiyah Warungboto Yogyakarta 133 = SD Muhammadiyah Wirobrajan 1 Yogyakarta 134 = SD Muhammadiyah Wirobrajan 2 Yogyakarta 135 = SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 Yogyakarta 201 = SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta 202 = SMP Muhammadiyah 2 Yogyakarta 203 = SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta 204 = SMP Muhammadiyah 4 Yogyakarta 205 = SMP Muhammadiyah 5 Yogyakarta 206 = SMP Muhammadiyah 6 Yogyakarta 207 = SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta 208 = SMP Muhammadiyah 8 Yogyakarta 209 = SMP Muhammadiyah 9 Yogyakarta 210 = SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta 301 = SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta 302 = SMA Muhammadiyah 2 Yogyakarta 303 = SMA Muhammadiyah 3 Yogyakarta 304 = SMA Muhammadiyah 4 Yogyakarta 305 = SMA Muhammadiyah 5 Yogyakarta 306 = SMA Muhammadiyah 6 Yogyakarta 307 = SMA Muhammadiyah 7 Yogyakarta 401 = SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 10 .

Dakwah/Tabligh. urut)/INS/III. Perlengkapan/Perbekalan D = Personalia E = Keagamaan. dan Kemasyarakatan I = Hukum.AU. urut)/KEP/III. urut)/MLM/III. Hak Asasi Manusia J = Hubungan Luar/Masyarakat K = Wakaf dan ZIS L = Pemberdayaan Masyarakat M = Kepustakaan dan Informasi N = Seni Budaya dan Olahraga O = Lain-lain (f) Kolom keenam : Tahun takwim ditulis lengkap empat digit. penomoran surat ditambah dengan kode huruf menurut kekhususan masing-masing: (a) Surat Keputusan = …(no.AU. urut)/EDR/III. …/…(pokok masalah)/…(tahun Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 11 .4. dsb) G = Perekonomian H = Kesehatan.402 403 404 501 502 503 (e)Kolom kelima = = = = = = SMK Muhammadiyah 2 Yogyakarta SMK Muhammadiyah 3 Yogyakarta SMK Muhammadiyah 4 Yogyakarta MTs Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta : Kode pokok masalah dan diakhiri tanda garis miring “ / ” Kode pokok masalah: A = Umum dan Tata Usaha B = Organisasi C = Keuangan.AU. (3) Untuk surat-surat bentuk khusus sebagaimana disebut Pasal 7. Penelitian. …/…(pokok masalah)/…(tahun = …(no. Perundang-Undangan. …/…(pokok masalah)/…(tahun = …(no. dan Latihan (Darul Arqam.4. …/…(pokok masalah)/…(tahun takwim) (b) Surat Instruksi takwim) (c) Surat Edaran takwim) (d) Maklumat takwim) = …(no.AU.4. dan Penyiaran F = Pendidikan.4. Sosial.

AU. (c) Nama sekolah/madrasah. …/…(pokok masalah)/… (tahun takwim) BAB VIII STEMPEL DINAS Pasal 12 (1) Stempel dinas sebagai identitas sekaligus tanda keabsahan dan keaslian surat. (g) Kota Yogyakarta. (d) Logo Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah. ditulis ditengah. BAB IX WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT Pasal 13 Penandatanganan Surat Keluar Sekolah/Madrasah Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 12 . …/…(pokok masalah)/…(tahun takwim) (h) Surat Rekomendasi = …(no. melingkar di atas.4. melingkar di bawah.4. (f) Peringkat Akreditasi. (e) Jenjang sekolah/madrasah.5 cm. …/…(pokok masalah)/…(tahun takwim) (g) Surat Keterangan= …(no. urut)/TGS/III. urut)/REK/III. (4) Stampel berwarna ungu.(e) Surat Pernyataan = …(no. urut)/KET/III. (b) Tulisan Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah.AU. (2) Stempel dinas untuk sekolah/madrasah harus memuat: (a) Tulisan Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta.4. …/…(pokok masalah)/…(tahun takwim) (f) Surat Tugas = …(no. urut)/PER/III. (3) Ukuran stempel dinas dengan garis tengah 4.4.AU.AU.

pengarahan. (2) Melalui tahapan penerimaan. harus mendapat surat tugas dari Majelis Dikdasmen PDM Kota untuk SD. dan SMK.(1) Semua surat keluar sekolah/madrasah. dan MTs. serta dari Majelis Dikdasmen PWM DIY untuk SMA. Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 13 . selanjutnya surat dianalisis oleh kepala sekolah/madrasah. harus mendapat surat rekomendasi dari Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta atau Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta (4) Jika Pelaksana Tugas (Plt.).) PNS. dan penyampaian surat. pencatatan. (4) Prosedur tata kerja pengurusan surat masuk selanjutnya diatur oleh sekolah/madrasah. penyortiran. surat menyurat (3) Jika Pelaksana Tugas (Plt. MA. ditandatangani oleh kepala (2) Dalam hal kepala sekolah/madrasah berhalangan.) Kepala Sekolah/Madrasah dari Persyarikatan. BAB X PENGURUSAN SURAT MASUK Pasal 14 Pengurusan Surat Masuk Sekolah/Madrasah (1) Semua surat masuk sekolah/madrasah harus melalui proses dan tahapan pengurusan surat masuk. (3) Surat yang sudah didisposisi dan mendapat keputusan selanjutnya di arsip. SMP. BAB XI PENGURUSAN SURAT KELUAR Pasal 15 Pengurusan Surat Keluar Sekolah/Madrasah (1) Semua surat keluar sekolah/madrasah harus melalui proses dan tahapan pengurusan surat keluar. ditandatangani oleh Pelaksana Tugas (Plt. sekolah/madrasah.

penomoran surat keluar sekolah/madrasah dimulai dari nomor 001 sampai dengan tanggal 31 Desember 2012. menyampul surat. pemberian stempel dinas.(2) Melalui tahapan pembuatan konsep. penandatanganan. persetujuan konsep. selanjutnya nomor 001 akan dimulai lagi pada setiap awal tahun takwim (1 Januari). Sekretaris. pengurusan surat keluar selanjutnya diatur oleh BAB XII PENUTUP Pasal 16 Penutup (1) Ketentuan yang ada dan bertentangan dengan pedoman ini dinyatakan tidak berlaku lagi. Ditetapkan di Pada tanggal : YOGYAKARTA : …… Shafar 1433 H. mengirim dan menyimpan arsip. …… Januari 2012 M. (3) Pada tahun pertama terhitung mulai tanggal ditetapkannya pedoman ini. pengetikan. melipat surat. (2) Pedoman ini berlaku mulai tanggal ditetapkan. Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 14 . Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta Ketua. (3) Prosedur tata kerja sekolah/madrasah. pencatatan surat. pemeriksaan pengetikan.

PCM se-Kota Yogyakarta. Telp.com Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 15 . Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta. 7.Pd. Majelis Dikdasmen PWM Daerah Istimewa Yogyakarta. Para pengawas sekolah/madrasah. 3. Marwan DS. 670. PP Muhammadiyah di Yogyakarta dan Jakarta. Kotagede. Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta. 899. (0274) 7493937 E-mail : sdm_kleco@yahoo. : al …… Januari 2012 M. Para Kepala sekolah/madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta. 9.225 Tembusan Yth. 10.966 H. 6.: 1.Aris Madani. CONTOH KOP SURAT DAN STEMPEL DINAS SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Contoh I: Kop Surat SD Muhammadiyah Kleco 3 PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH SD MUHAMMADIYAH KLECO 3 Terakreditasi A Tahun 2007 Alamat: Jalan Nyi Pembayun 20. LAMPIRAN 1 SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Nomor : ……… Tangg …… Shafar 1433 H. PWM Daerah Istimewa Yogyakarta. NBM. Kepala UPT Pengelola SD/TK se-Kota Yogyakarta. NBM. 4. 2. Prenggan. S. 5. 8. Yogyakarta 55172.I.

Lampiran : … . Lampiran : … . (0274) 381504 Website : http://sdmuhsuronatan. Yogyakarta 55262. Notoprajan.Nomor :….sch..id/ E-mail : sdm_suronatan@yahoo. Perihal :…...com Nomor :….H .. Perihal :….H . ..M Stempel Dinas SD Muhammadiyah Kleco 3 Contoh II: Kop Surat SD Muhammadiyah Suronatan PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH SD MUHAMMADIYAH SURONATAN Terakreditasi A Tahun 2011 Alamat: Suronatan NG II/834. Telp. .. Ngampilan.M Stempel Dinas SD Muhammadiyah Suronatan Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 16 ...

Perihal :….H . Telp./Fax. .net SMP MUHAMMADIYAH 1 YOGYAKARTA Nomor :…. PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH Terakreditasi A Tahun 2008 Alamat: Purwodiningratan NG I/902 B.Contoh III: Kop Surat SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta telah memperoleh penghargaan sebagai Sekolah Adiwiyata Mandiri 2011.id/ E-mail : smpmuhiyk@gmail. Lampiran : … ....M Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 17 .sch.. dapat mencantumkan logo adiwiyata pada kop surat di bagian sebelah kanan. (0274) 589624 Website : http://smpmuhiyog. Yogyakarta 55261.

H .. . Telp. Yogyakarta 55252.id/ E-mail : smp_3muh@yahoo. Yogyakarta 55252.sch.M Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 18 .com Nomor :…. PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH SMP MUHAMMADIYAH 3 YOGYAKARTA SEKOLAH STANDAR NASIONAL (SSN) Terakreditasi A Tahun 2008 Unit I : Jalan Kapten Piere Tendean 19. Lampiran : … .. Wirobrajan. Telp../Fax (0274) 375158 Unit II : Gang Ontoseno 30..Stempel Dinas SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta Contoh IV: Kop Surat SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta merupakan Sekolah Standar Nasional (SSN). (0274) 382735 Website : http://smpmugayogya. dan memiliki dua unit lokasi.

.M Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 19 . Yogyakarta 55153 Telp.H . Perihal :…. Mergangsan. Lampiran : … . Stempel Dinas SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta Contoh V: Kop Surat MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH MTs MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN Terakreditasi B Tahun 2008 Alamat: Jalan Sisingamangaraja..Perihal :….. .. Fax (0274) 412458 Nomor :…. (0274) 412238. Gang Kalijaga 4.

Stempel Dinas MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta Contoh VI: Kop Surat SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta merupakan Internasional dan telah bersertifikat ISO. (0274) 519533 Homepage : http://www. Karangwaru.sch. Tegalrejo.sch. Petinggen.smumuhi-yog. Fax. (0274) 563739.id/ info@smumuhi-yog. Rintisan SMA Bertaraf SMA MUHAMMADIYAH 1 YOGYAKARTA Alamat: Jalan Gotongroyong II. Yogyakarta 55241 Telp.id E-mail : PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH RINTISAN SEKOLAH BERTARAF INTERNASIONAL (RSBI) Terakreditasi A Tahun 2008 Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 20 .

smkmuh4-yog...Nomor :…. Yogyakarta 55141. . Lampiran : … ..H . Perihal :…..com Nomor :…... ..id/ E mail : smkmuh4yk@gmail.sch. Lampiran : … ..M Stempel Dinas SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta Contoh VII: Kop Surat SMK Muhammadiyah 4 Yogyakarta PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH SMK MUHAMMADIYAH 4 YOGYAKARTA Terakreditasi B Tahun 2009 Alamat: Suryodiningratan MJ II/862. (0274) 384992 Website : http://www. Telp.M Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 21 .H . Perihal :….

Telp.H .wordpress...Stempel Dinas SMK Muhammadiyah 4 Yogyakarta Contoh VIII: Kop Surat MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH MA MUHAMMADIYAH GEDONGTENGEN Terakreditasi A Tahun 2010 Alamat: Jalan Dagen 82.com Nomor :….. . (0274) 510092 Website : http://mtsgedongtengen. Lampiran : … .M Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 22 . Perihal :…. Yogyakarta 55271.com/ E-mail : mtsmuhgt@yahoo..

: al …… Januari 2012 M.Stempel Dinas MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta LAMPIRAN 2 SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Nomor : ……… Tangg …… Shafar 1433 H. CONTOH PENGGUNAAN SISTEM PENOMORAN SURAT SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Contoh I : Surat berasal dari: SD Muhammadiyah Sagan Yogyakarta Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 23 .

AU. . .Ditujukan kepada : Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Perihal/masalah : Undangan Resepsi Milad Penomorannya : .124/O/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Contoh II : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Perihal/masalah : Penomorannya : SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 Yogyakarta Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta Permohonan Pinjaman Uang Pembangunan Gedung .4. /III.4. .AU. . /III.4.135/C/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Contoh III : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Perihal/masalah : Penomorannya : SMP Muhammadiyah 2 Yogyakarta Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Usulan Kenaikan Pangkat GTY dari III. . .202/D/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 24 . /III. .AU.a. ke IV.d.

Perihal/masalah : Pembelajaran Penomorannya : SMP Muhammadiyah 5 Yogyakarta Bapak/Ibu Guru dan Karyawan di SMP Muhammadiyah 5 Keputusan Kepala Sekolah tentang Pembagian Tugas . /KEP/III. .kode pokok masalah tahun takwim Contoh IV : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Yogyakarta. .4.205/L/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim kode surat bentuk khusus Contoh V : Surat berasal dari: SMA Muhammadiyah 3 Yogyakarta Ditujukan kepada : Bapak/Ibu Guru dan Karyawan di SMA Muhammadiyah 3 Yogyakarta. Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 25 .AU.

.AU. /III.4.Perihal/masalah : Instruksi Shalat Dhuhur Berjamaah di Masjid. . . .AU. dan Mengadakan Pengajian Guru dan Karyawan Rutin minimal tiga bulan sekali. /INS/III. Penomorannya : .304/N/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 26 .303/E/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim kode surat bentuk khusus Contoh VI : Surat berasal dari: SMA Muhammadiyah 4 Yogyakarta Ditujukan kepada : Camat Kotagede Perihal/masalah : Pemberitahuan kegiatan pentas Tapak Suci Putera Muhammadiyah yang dilombakan bagi para pelajar tingkat SMP se-Kota Yogyakarta Penomorannya : .4.

Ag. /REK/III.401/C/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 27 . Sihabudin. .Contoh VII : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Yogyakarta) Perihal/masalah : Kepala Sekolah Penomorannya : SMA Muhammadiyah 7 Yogyakarta Sdr. /III.4. Februari. (seorang guru SMA Muhammadiyah 7 Rekomendasi Berkelakuan dan Berkepribadian Baik dari . .AU. S. .4.AU. .307/D/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim kode surat bentuk khusus Contoh VIII : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Perihal/masalah : Penomorannya : SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Laporan Keuangan Triwulan (Januari. Maret 2012) .

Dagen.AU.403/M/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Contoh X : Surat berasal dari: MTs Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta Ditujukan kepada : Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta Perihal/masalah : Permohonan Segera Menyelesaikan Masalah Tanah di Madrasah Tsanawiyah Muhammadiyah Gedongtengen.4. .501/K/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 28 .4. /III. . Penomorannya : . /III. Jl.AU. . .tahun takwim Contoh IX : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Perihal/masalah : Penomorannya : SMK Muhammadiyah 3 Yogyakarta Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta Permohonan Bantuan Buku .

AU.4. /III. .AU.502/L/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Contoh XII : Surat berasal dari: MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta Ditujukan kepada : Direktur Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta Perihal/masalah : Permohonan kerjasama dalam membangun program madrasah peduli kesehatan dan lingkungan yang bersih Penomorannya : .503/H/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 29 .kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Contoh XI : Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Perihal/masalah : Penomorannya : MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Permohonan Pengesahan Komite Sekolah/Madrasah . . /III.4. . .

unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta 30 .